Ordinært afdelingsmøde. i selskabslokalet, Dahliahaven 134

Transkript

1 Til beboerne Side 1 af BIG 1712 / Lejer : :00 Hermed referat af. Ordinært afdelingsmøde 6. marts 2018 kl. 19:00 i selskabslokalet, Dahliahaven 134 Dagsorden: 1. Valg af dirigent, referent og stemmeudvalg Jørgen Nielsen bød velkommen og forestod herefter valg af dirigent og referent. Rolf Bille fra afdelingsbestyrelsen blev valgt som referent, mens Hans Henrik Barfoed (DAB) blev valgt som dirigent. Dirigenten takkede for valget og gik herefter over til konstatering om afdelingsmøde var lovligt indvarslet og dette blev konstateret at formalia er overholdt. I stemmeudvalget blev: Vibeke Møller, Mogens Christensen og Jørgen Pedersen valgt. Herefter gav dirigenten ordet til formanden for aflæggelse af bestyrelsens beretning: 2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste afdelingsmøde. Formanden redegjorde for de nye samarbejdsformer i bestyrelsen, hvor større opgaver nu har fået mere projektkarakter, og hvor der desuden arbejdes i grupper/udvalg. De fleste opgaver drives af en tovholder, hvis fornemste opgave det er at sikre fremdrift. Det er én af forklaringerne på, at der i det forgangne år er behandlet et meget stort antal opgaver. Bestyrelsen deltager også i kurser bl.a. i økonomi. Der er en relativt høj mødefrekvens både til bestyrelsesmøder og temamøder. Der er også ny organisation på ejendomskontoret, hvor der arbejdes mere i selvstyrende grupper. Der er en grøn gruppe med ansvar for de grønne områder og en driftsgruppe med ansvar for bygninger og boliger. Bemandingen er også øget. Der er nu 8 medarbejdere samt 1 elev tilknyttet ejendomskontoret, som jo også vedligeholder bl.a. flere ple-

2 Side 2 af 5 jehjem i en såkaldt samdrift. Der er i det forgangne år ansat en ny havearkitekt/gartner, en gartner samt en fuldtids rengøringsmedarbejder. Der er indgået ny aftale med Yousee om levering af TV-signaler og mulighed for Gigabit Internet. Parkering er en stor udfordring på Virumgaard. Der foregår en masse uhensigtsmæssig parkering på vejene, i de grønne områder og sågar på handicapparkeringspladserne. Og det er til stor gene og i øvrigt ødelæggende for de grønne arealer og kantstene. Plejehjemmet er en stor knast med hensyn med parkering. Vi er dialog med kommunen om parkering ved både plejehjemmene og daginstitutionen på Virumvej, hvor parkeringen også er til stor gene ved afhentning af børn og ved aftenmøder. Byggeriet på politigrunden skaber også problemer med parkering og der arbejdes ligeledes på en dialog for bedring heraf. Karnapperne er færdiggjort dog udestår nogle få efterreparationer. Karnapperne i Dahliahaven er også blevet renoveret. Vort nøglesystem er ved at løbe tør for koder, så der arbejdes på nyt system, som vil omhandle løbende udskiftning af nøgler primært i forbindelse med fraflytninger. Alle fællesrum forsynes snart med nye elektroniske låse, som vi kender det fra vaskerierne. Der arbejdes videre med den Grønne Vision, som blev udarbejdet for et par år siden, og som handler om en udvikling af de grønne områder. Arbejdstitlen er Virumgaards haver, der primært skal indikere, at vi arbejder i retning af mere have og mindre park. Der arbejdes p.t. på en samlet handlingsplan for hele området. Vi arbejde desuden på en større grad af digitalisering, herunder mere selvbetjening. Nick Hartmann er den drivende kraft i videreudviklingen af bl.a. vores hjemmeside. Bestyrelsen har i længere tid arbejdet med forsøge at få nedbragt støjniveauet fra omfartsvejen. Også på dette område er bestyrelsen i dialog med kommunen. Der er nedsat en arbejdsgruppe, der har udarbejdet et forslag til forbedring af adgangsforholdene til de hævede stræder, hvor boligerne ligger i 1. sals højde. Der er udarbejdet et konkret forslag om etablering af elevatorer/lifte, og også dette drøftes p.t. med kommunen.

3 Side 3 af 5 Der arbejdes med standarder i form af positivlister -for, hvordan beboerne må renovere køkkener og badeværelser - her afventes juridisk tilbagemelding fra DAB, med hensyn til evt. retableringspligt samt økonomiske vilkår. Der er opsat nye cykelstativer i hele bebyggelsen, som er mere skånsomme for cyklerne end de tidligere stativer. Der er opsat hjertestartere ved vaskerierne, som er ved at blive registreret i den offentlige oversigt, så de kan findes via hjertestarter appen. Genhusning af beboerne i Højhusene er gået godt, og beboerne har været glade for at bo på Virumgård. Enkelte af dem bor nu fast på Virumgaard. Motionsklubben her er der 150 medlemmer, og det kører godt. Staten har pålagt alle almennyttige boligselskaber at effektivisere for i alt 2,3 milliarder frem til Vi har i flere år arbejdet med effektiviseringer, og dette arbejde fortsætter naturligvis. Der arbejdes med løsningsmuligheder for kildesortering, herunder opsamling/opbevaring i vores køkkener. Trapperne til de forhøjede adgangstræde i Dahliahaven forventes udskiftet indenfor et års tid. Belysningen på kommunens stier forventes udskiftet med nye LED standere i det kommende år. 3. Drøftelse/beslutning vedrørende afdelingens fremtidige varmeforsyning. Fjernvarme til Virumgård er lagt på is fra det offentliges side og en evt. ny fælles varmecentral på Virumgård er for dyr og derfor ikke realistisk, da det ville indebære dramatiske huslejestigninger. Loven påbyder os desuden at ændre aftrækkene fra gasfyrene fra de nuværende vandrette aftræk til nye lodrette. Bestyrelsen præsenterede et forslag om, at vi fortsætter med den nuværende varmeløsning, men udskifter alle gasfyr løbende til mere økonomiske fyr samtidigt med, at aftrækkene ændres. Beboerne vedtog bestyrelsens forslag. 4. Fremlæggelse af regnskab for perioden 1. juli 2016 til 30. juni 2017 til efterretning.

4 Side 4 af 5 Det fremlagte regnskab blev taget til efterretning af beboerne. 5. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for perioden 1. juli 2018 til 30. juni Det fremlagte driftsbudget for 1. juli 2018 til 30 juni 2019 blev godkendt af beboerne. 6. Indkomne forslag Forslag A. Forslag om tagudhæng over hoveddøre. Forslagsstiller: Henriette Nørbæk Det vil koste ca kr. pr. bolig eller ca kr. i alt, der i givet fald skulle lånefinansieres. Bestyrelsen kunne ikke anbefale dette, da det vil påvirke huslejen. Forslaget blev forkastet af beboerne. Bestyrelsen vil undersøge, om det er muligt at finde en løsning, hvor de enkelte beboere selv betaler. Forslag B. Forslag om ændring af fællesareal fra park til naturgrund. Forslagsstiller Signe Bischott Bestyrelsen foreslog, at idéen om naturgrund som enkelt element i den nye plan for de grønne områder overvejes. Dette blev vedtaget af beboerne, men det oprindelige forslag blev forkastet. Forslag C. Forslag om Flytning af steler/afspærringssten, og opsætning af skiltning. Forslagsstillere: Anne A. Gantzler, Jens Eriksen, Rune W. Christensen m.fl. Bestyrelsen redegjorde ved foto dokumentation, hvorfor det vil være for farligt at flytte afspærringssten og dermed muliggøre biltrafik på gang- og cykelstierne. Desuden redegjorde bestyrelsen for, at ambulancer ikke har brug for at køre på stierne og, at de i øvrigt kører efter GPS og ikke vore vejskilte. Forslaget blev forkastet. Forslag D. Forslag om beboernet med mulighed for billigere internet.

5 Side 5 af 5 Formanden henviste til, at bestyrelsen igennem langvarige forhandlinger har fået de bedst mulige priser hos YouSee og, at kontrakten ikke kan ændres yderligere så længe den løber. Når kontrakten udløber forventer vi, at en hel ny teknisk løsning med streaming m.m. skal findes. Bestyrelsen kunne derfor ikke anbefale forslaget. Forslaget blev forkastet af beboerne. 7. Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen På valg er: Annette Strand og Nick Hartmann Begge blev genvalgt for en 2. årig periode. 8. Valg af suppleanter til afdelingsbestyrelsen På valg er Rolf Bille, der blev genvalgt. Anne Lise Payberg blev valgt som ny suppleant. 9. Valg af repræsentantskabsmedlemmer/suppleanter t har tidligere besluttet, at afdelingsbestyrelsen vælger repræsentantskabsmedlemmer for Virumgård. t ønskede ikke at ændre på denne beslutning. 10.Eventuelt a) Det var forespørgsel om opsætning af stik til EL bil. Bestyrelsen ser på sagen b) Der var spørgsmål om rensning af tage. Ejendomskontoret svarer, at rensning af tage ikke indgår i vedligeholdelsen og i øvrigt frarådes af fagfolk. c) Spørgsmål om overdækning af cykelparkering. Dette er ikke muligt, da kommunen ikke vil godkende det p.g.a. brandrisiko. d) Spørgsmål om beskæring af træer. Dette vil ejendomskontoret se på. Dirigenten og formanden takkede for mødet.