Bilag 1 - Kravspecifikation Rammeaftale vedrørende SAP konsulent bistand. Marts 2018

Transkript

1 Bilag 1 - Kravspecifikation Rammeaftale vedrørende SAP konsulent bistand Marts 2018

2 Bilag 1: Kravspecifikation Rammeaftale vedrørende SAP konsulentbistand 1. Introduktion Vejdirektoratet varetager drift og vedligehold af Danmarks Statsvejnet. Vejdirektoratet har hovedsæde i København, med tjenestesteder for delt på syv tjenestesteder geografisk fordelt i Danmark. Tjenestestederne findes i Aalborg, Skanderborg, Middelfart, Næstved, Fløng, København (2 lokationer). IT funktionen er placeret i Fløng, hvor langt den overvejende aktivitet relateret til SAP foregår, og dette vil også være den primære tjenestested under den kommende rammeaftale. Vejdirektoratet har ca. 750 medarbejdere omsætter for omtrent 4,6 mia. DKK årlig. Den nuværende SAP planform er baseret på en SAP ECC implementering som ligger mere end 20 år tilbage samt en nyere, men moden BI løsning som også indeholder IP. Løsningen er løbende blevet vedligeholdt og udbygget. Dette er sket i takt udvidelse af procesunderstøttelsen, dog er der stadig adskillige klassiske processer, som, enten ikke understøttes eller, kun understøttes delvist. Der er overvejelser i gang om hvilken strategi Vejdirektoratet skal have gående fremad vedrørende brugen og udbredelse af SAP til f.eks. at understøtte indkøbsprocesser, projektstyring, samt drift og vedligehold. Dette er dog på nuværende tidspunkt uafklaret. 2. Opgavebeskrivelse Vejdirektoratets SAP enhed varetager som udgangspunkt 3 hovedopgaver, hvilke består af 1) Systemdrift, 2) Support og 3) Udvikling/Projekter. Systemdriften varetages separat, mens support og udvikling/projekter er indeholdt i denne opgave. Det er som udgangspunkt en forretningsrepræsentant (bruger eller system/procesejer) som opretter supportsager eller udviklingsopgaver. SAP enheden har derefter ansvaret for leverancesiden hvor er tæt samarbejde mellem interne og eksterne SAP konsulenter. Forretningsrepræsentanten er efterfølgende ansvarlig for test og udrulning. Alle SAP-relaterede anmodninger, oprettes af brugerne/opgavebestillere i et sagsadministrationssystem, som varetages af en SAP-team medarbejder. Det vurderes af Vejdirektoratets SAP medarbejder hvilke opgaver, der internt varetages og hvilke, der overdrages til leverandørens SAP konsulenter. Omfanget af de løbende driftsstøtteopgaver, forventes at have et omfang svarende til ca. 1-2 fuldtidsressourcer og det forventes, at driftsopgaverne løses af fasttilknyttede ressourcer, som evt. kan have deres daglige gang hos Vejdirektoratet. Dertil vil der være gode muligheder for at varetage opgaver f.eks. (simple eller rutine) fra distance, f.eks. ved brug af offshore/nearshore ressourcer. For Projekter og udviklingsopgaver (RFC Request For Change) udføres opgaven som udgangspunkt af fasttilknyttede ressourcer, men kan også videreformidles til andre af Leverandørens ressourcer. Det forventes at arbejdsomfanget for RFC er og Projektet svarer til yderligere 2-3 fuldtidsressourcer. 1

3 For Projekter og RFC er skal udarbejdes et estimat på hver opgave. Leverandøren honoreres ikke for udarbejdelse af estimatet. Estimatet ligger til grund for opgavebestillers vurdering af om opgaven skal igangsættes. Hvis estimatet undervejs viser sig som ikke korrekt, foretages der en re-estimering som forelægges opgavestiller, der herefter afgør om opgaven skal fortsætte eller afsluttes. Alle timer tilgået til opgaven faktureres til opgavestiller, når opgaven er enten afsluttet eller afbrudt på opgavestillers foranledning (løbende). Som en del af de faste opgaver i SAP-kompetencecentret er deltagelse allerede fra analyse og design fasen forventet og gennemgang af projektønsker med henblik på påvirkninger på eksisterende og udarbejdelse af best practice processer. Ligeledes kan der på foranledning af Vejdirektoratet afholdes workshops med gennemgang af nye teknologier, løsninger eller forslag til projekter. Disse typer af opgaver estimeres og faktureres på linje med opgaver stillet via helpdesksystem efter enten timeafregning eller fast pris. Der lægges fra Vejdirektoratets side stor vægt på at leverandøren påtager sig en rådgivende rolle og leverer anbefalinger og vejledning mod at optimere brugen af SAP løsningen. Projekter, der initieres, skal eksekveres ifølge statens projektmodel og vil i udgangspunktet blive tilbudt leverandøren indenfor de applikationsområder som indeholdes i rammeaftalen. 3. Kravspecifikation Vejdirektoratet har behov for SAP kompetencer, der indenfor nedenstående områder kan bistå Vejdirektoratets SAP kompetencecenter med vedligehold og udvikling af SAP applikationerne. Arbejdet omfatter udarbejdelsen af løsningsforslag til såvel RFC er som incidents, samt udvikling af løsninger på udviklingsmiljøer, test og overførsel til produktion. Det forudsættes at konsulenterne indgår i det daglige arbejde på linje med de faste medarbejdere og med direkte reference til lederen af SAP enheden. På projektsiden forudsættes det, at konsulenterne er i stand til at faciliteter løsningsbeskrivelser og varetage den konkrete systemopsætning samt forestå projektgennemførsel i samarbejde med projektledere. Vejdirektoratet skal have mulighed for at udvide scope af SAP understøttede processer og teknologier og leverandøren skal dertil kunne bidrage konstruktivt i rådgivnings- og procesdesignopgaver. Det er et krav at Leverandørens, kan stille konsulenter til rådighed, som har dokumenteret erfaring med Vejdirektoratets SAP understøttede aktiviteter a. Standard ECC kompetencer a. FI / CO / MM / SD / PM / PS b. Human Resources a. HCM, SLS / GAVID Nem-refussion/SKS c. Business Intelligence a. BW / BI / BO / Lumira / Integrated Planning d. Rolle- og autorisationsstyring e. Tekniske kompetencer a. Solution Manager b. ABAP, Workflow c. Fiori d. Single-sign-on og certifikatstyring I tillæg til de allerede eksisterende processer som understøttes i SAP, så forventes øget aktivitet i forbindelse med udvikling af SAP. 2

4 4. Kravspecifikation ID Kategori Mindstekrav Sikkerhed Dokumentation Leverance Hardware Kompetencer Leverandørens eget it-miljø: Leverandøren skal ved brug af eget udstyr sikre Sikring mod uautoriseret adgang Opdateret virusbeskyttelse og 3.parts programmer Løbende backup Leverandørens konsulenter skal løbende udarbejde dokumentation for de opgaver, som udføres. Dette skal gøres i henhold til Vejdirektoratets standard. En udviklingsopgave betragtes ikke som færdiggjort, før test af systemet er godkendt samt dokumentation er udarbejdet og godkendt af Vejdirektoratet. Dokumentationen skal følge Vejdirektoratets gældende standarder og anvisninger. Al kommunikation mellem Vejdirektoratet og Leverandøren skal som udgangspunkt foregå på dansk, dog kan kommunikation vedrørende specifikke tekniske opgaver efter Vejdirektoratets godkendelse foregå på engelsk. Vejdirektoratet stiller hardware til rådighed for leverandøren og det påkræves at dette anvendes under arbejdet. Alle konsulenter som stilles til rådighed skal opfylde følgende kriterier - Dokumenteret erfaring med leverancer iht. ITIL processen - Specialiseret indenfor mindst 2 af Vejdirektoratets SAP understøttede aktiviteter Kompetencer Rådgivende SAP konsulent: - 10 års dokumenteret erfaring med relevant SAP baggrund - Dokumenteret erfaring indenfor strategiformulering og ledelsesrådgivning - Dokumenteret erfaring med anbefalinger vedrørende tekniske løsningsudformninger - Velformuleret i engelsk og dansk - Erfaring med coaching og vejledning af mindre erfarne medarbejdere - Dokumenteret erfaring med projektgennemførsel iht. standard proces (f.eks. ITIL) SAP-Konsulent - 7 års dokumenteret erfaring med relevant SAP baggrund - Dokumentret teknisk erfaring med SAP løsninger og funktionalitet 3

5 - Dokumenteret erfaring med varetagelse af drifts- og supportopgaver samt programmering/konfigurering - Velformuleret i engelsk og dansk - Erfaring med coaching og vejledning af mindre erfarne medarbejdere - Dokumenteret erfaring med projektgennemførsel iht. standard proces (f.eks. ITIL) Juniorkonsulent - Mindst 2 års dokumenteret erfaring med relevant baggrund - Velformuleret i engelsk - Erfaring med standardopgaver som f.eks. Service request, master data opdateringer, LSMW, overvågning, rapportering osv. Systemopdateringer Samarbejde Samarbejde Kvalitet Leverandør er ansvarlig for løbende at holde NemRefussions løsninger opdateret samt have de fornødne kompetencer til at implementere/teste dette. Leverandør skal udpege navngiven opgavefordeler Leverandøren skal udpege en navngiven kundeansvarlig. Denne person vil også være Vejdirektoratets eskalationspunkt i tilfælde af eventuelle tvister Alt materiale som leveres til Vejdirektoratet skal på forhånd været kvalitetssikret af leverandøren 5. Samarbejde Det ønskes fra Vejdirektoratets side at indgå i et konstruktivt og enkelt samarbejde med leverandøren og dermed sikre det mest fordelagtigt samarbejde for alle parter. Opgaver overdrages fra Vejdirektoratets SAP enhed enten til leverandørens opgavefordeler eller direkte til konsulenten. Selve udførelsen sker i samarbejde mellem Vejdirektoratet og den/de tilknyttede konsulenter, og det forventes at konsulenten informerer i tilfælde af tidsfrister overskrides eller der opstår andre uventede situationer. Fra leverandørens kundeansvarlige forventes det at denne påtager sig en drivende rolle i at sørge for at der løbende informeres om samarbejdets status, evaluering af projekter og konsulenter, samt overblik over økonomiske forhold i samarbejdet. Der skal som minimum forefindes o Månedligt statusmøde mellem leverandørens kontaktperson og Vejdirektoratets leder af SAP enheden. o Afsluttende evaluering på opgaver udført af leverandørens konsulenter fra Vejdirektoratets ordreansvarlige for opgaver > 10 mandedage. Vejdirektoratet er i gang med at opbygge en leverancemodel for RFC er og projekter og dertil ligger dokumentationskrav som bla. indeholder Funktionelle designs, tekniske designs, test scripts og det forventes at leverandøren udarbejder relevante opgaver i overensstemmelse med Vejdirektoratets 4

6 standarder, samt at der foretages kvalitetssikring af udarbejdede dokumenter internt hos leverandøren. Leverandøren er herudover forpligtet til i nødvendigt omfang at bistå Vejdirektoratet i forbindelse med overlevering af de i rammeaftalen omfattede ydelser til en evt. ny leverandør efter afslutningen af nyt udbud. Leverandøren vil blive honoreret for medgået tid i forbindelse med overleveringen. Vejdirektoratet sigter mod at forbedre deres løsning og forventer at leverandøren bidrager til at identificere nye muligheder for anvendelse af SAP samt deler erfaringer fra andre kunder/projekter som inspiration. 5

7 Vejdirektoratet har lokale kontorer i: Aalborg, Fløng, Middelfart, Næstved og Skanderborg samt hovedkontor i København Find mere information på vejdirektoratet.dk Vejdirektoratet Havnegade København K Telefon vd@vd.dk vejdirektoratet.dk