Archiving. SaaS Archiving. Brugervejledning Udgave D

Transkript

1 Brugervejledning Udgave D SaaS Archiving Archiving Archiving er en skybaseret tjeneste, der automatisk arkiverer din mail på et sikkert centralt sted. Desuden giver Archiving dig mulighed for at søge i arkiverede mails, så du hurtigt kan finde og hente dine meddelelser, når du behøver dem. Figur 1 Arkitekturen i Archiving 1

2 Søgning i arkivet Du kan finde, få vist og eksportere mails, der i øjeblikket gemmes i arkivet. Du kan oprette en søgning ved at skrive, hvad du kender til meddelelsen (eller meddelelserne) i kriteriefelterne og klikke på Søg. Forbedring af søgeresultaterne Du kan forbedre dine søgeresultater ved at følge bedste praksis og nogle få retningslinjer. Brug den rigtige kombination af søgeord og filtrering for hurtigt at finde de mails, du skal bruge. Grundlæggende søgeregler Udfyld mindst ét søgefelt for at starte en ny søgning. Jo flere felter, du udfylder, jo mere specifik bliver søgningen, og antallet af resultater bliver derfor mere begrænset. Der skelnes ikke mellem store og små bogstaver i søgefelter. En søgning efter Salgsrapport er det samme som salgsrapport. Vælg dine søgeord med omhu. Brug ord og udtryk, der er entydige for de meddelelser, du ønsker at finde. Undgå at bruge almindelige ord eller udtryk, som f.eks. en, et og den/det. Yderligere regler for komplekse søgninger De fleste specialtegn (herunder +-&!><) tolkes som klartekst, når de indgår i et ord eller udtryk. Andre specialtegn (herunder #) ignoreres. Der kan bruges jokertegn i form af efterstillet stjerne (*) og spørgsmålstegn (?) til søgninger. I en søgning med en stjerne søges der efter et eller flere tegn. I en søgning med et spørgsmålstegn søges der efter et enkelt tegn. Du kan søge efter mailadresser enten ved hjælp af hele adressen, kun domænet eller en del af adressen. Vælg Frase, Ethvert ord eller Alle ord for at bestemme, hvordan den tekst, du skriver, skal tolkes i søgningen. Retningslinjer for specialtegn Brug ikke specialtegn alene. Visse specialtegn er tilladte og kan tolkes som klartekst, når de indgår i en alfanumerisk streng. Specialtegn i starten eller slutningen af en streng ignoreres ofte. Tabel 1 Specialtegn, der tolkes som klartekst Specialtegn Navn + Plustegn - Bindestreg & Og-tegn Lodret streg! Udråbstegn ) Højre parentes ( Venstre parentes { Venstre krøllet parentes 2

3 Tabel 1 Specialtegn, der tolkes som klartekst (fortsat) Specialtegn Navn } Højre krøllet parentes [ Venstre firkantet parentes ] Højre firkantet parentes ^ Cirkumfleks " Anførselstegn ~ Tilde : Kolon Søgninger med jokertegn I arkivsøgning understøttes to typer jokertegn, stjerne (*) og spørgsmålstegn (?), når de placeres inde i en streng eller i slutningen af strengen. Et jokertegn kan ikke placeres i starten af en tekststreng. Det er bedst at undgå at placere et jokertegn i starten af et søgeord eller at bruge det sammen med for få tegn. En søgning med f.eks. hest* vil give bedre og hurtigere resultater end h* eller h*s. Jokertegn kan ikke benyttes til søgning efter frase. Hvis jokertegn kombineres med specialtegn, kan det føre til inkonsekvente søgeresultater. F.eks. giver.doc* og doc* forskellige resultater. Eksempler med jokertegnet stjerne (*) I en søgning med stjerne (*) søges der efter ét eller flere tegn. Tabel 2 Eksempler med jokertegnet stjerne (*) Søgeord Returnerer... greg* greg, gregs, gregg, gregory, gregorian gre* greg, gregs, gregg, gregory, gregorian grey, green, greenhouse gr*n *gre grin, green, grain, groan Er ikke tilladt Eksempel med jokertegnet spørgsmålstegn (?) I søgninger med jokertegnet spørgsmålstegn (?) søges der efter et enkelt tegn. Tabel 3 Eksempel med jokertegnet spørgsmålstegn (?) Søgeord Returnerer... greg? gregs, gregg gre? greg, grey gr?n grin gr??n green, grain, groan?gre Er ikke tilladt 3

4 Mailadresser Felterne Fra og Modtager gør det muligt at søge efter mailadresser i brevhovedets til- og fra-felter. Du kan søge efter en komplet mailadresse som f.eks. John.Smith@example.com, bare den lokale del (John.Smith) eller bare domænet (example.com). Desuden kan du søge i den lokale del og domænet ved at bruge dele af hver frase, f.eks. John, Smith, example eller com. Brug de forskellige søgemuligheder strategisk til at udvide eller indsnævre søgeresultaterne. Brug den fulde adresse for at begrænse resultaterne til en bestemt adresse. Brug den lokale del til at finde alle de meddelelser, der er knyttet til en bestemt brugerkonto eller et bestemt navn. Brug domænedelen til at finde alle de meddelelser, der er knyttet til et bestemt domæne. Brug kun dele af en adresse for at udvide søgningen og finde alle adresser, der er knyttet til et eller flere ord. Du kan søge i en mailadresse med en hvilken som helst del eller ord, der findes, fordi der skiftes mellem små og store bogstaver eller teksttype. Tekst separeret af specialtegn. Skift mellem store og små bogstaver. Skift mellem alfabetiske og numeriske tegn. Du kan bruge jokertegn sammen med søgeord i en mailadresse. Du kan ikke søge med en vilkårlig kombination af søgeord, der ikke udgør en komplet lokal del, domæne eller adresse. Tabel 4 Søger efter mailadressen: JohnH.Smith7@sub.example.com Søg efter dele af mailadressen... Den komplette mailadresse Gyldige søgeord omfatter... Ugyldige søgeord omfatter... JohnH.Smith7@sub.example.com JohnH.Smith7@sub.example Smith7@sub.example.com Den lokale del JohnH.Smith7 Smith John 7 H JohnH Smith7 JohnH.Smith Domænet sub.example.com sub example com sub.example example.com I visse tilfælde vises der et kaldenavn sammen med mailadresserne. Det kan f.eks. være John Smith <admin@example.co. Her finder en søgning efter fornavnet John eller efternavnet Smith meddelelser, der er forbundet med John Smith og mailadressen admin@example.com. 4

5 Eksempler på søgninger efter mailadresser Tabel 5 Eksempler på søgninger efter mailadresser Søgeord Returnerer... greg Greg Brown <greg@virksomhed.c o Gregory Smith <greg.smith@andet. co Greg Smith <gsmith@test.co Greg Jones <greg99@test.co GregJones <gj99@speciel.co Joe Smith <greg111@speciel.co Joe Jones <joe.jones@greg.co greg smith Greg Brown <greg@virksomhed.c o Gregory Smith <greg@other.co Greg Smith <gsmith@test.co Greg Jones <greg99@test.co GregJones <gj99@speciel.co Joe Smith <greg111@speciel.co Joe Jones <joe.jones@greg.co Joe Smith <jsmith99@test.com > John Smith <jsmith@virksomhed. co FredS <fred_smith@andet. co Joe Brown <j.brown@smith.co company.com sub.company.com Greg Brown <greg@virksomhed.co John Smith <jsmith@virksomhed.co Greg Brown <greg@sub.company.co John Smith <jsmith@sub.company.co 5

6 Tabel 5 Eksempler på søgninger efter mailadresser (fortsat) Søgeord Returnerer... greg@company.com Greg Brown <greg@virksomhed.co Tom Jones <greg@company.co gr* GregJones <gj99@speciel.co Gram Carter <gc@test.co Joe Smith <greg111@speciel.co Bob Grey <grey333@virksomh ed.co Joe Jones <joe.jones@greg.co Monk Williams <mwilliams@gregori an.co Søgning efter frase, ethvert ord eller alle ord Arkivsøgning giver dig mulighed for at søge efter bestemte ord eller fraser i en mail. Du kan desuden anvende regler i visse tekstfelter for at filtrere resultaterne Hvis du angiver flere søgeord i et tekstfelt, kan de opfattes enten som en bestemt frase, individuelle ord eller en gruppe af ord. Undgå at bruge almindelige ord som f.eks. en, et og den/det i søgningerne. Søgningen ignorerer typisk almindelige ord. Brug i stedet ord og fraser, som er specifikke for de mails, du vil have vist eller hente. Søgning på frase Finder mails, der indeholder en bestemt frase i en bestemt rækkefølge. Søgning på ethvert ord Finder mails, der indeholder et eller flere ord, uanset deres rækkefølge. Søgning på alle ord Finder mails, der indeholder alle ord i vilkårlig rækkefølge. Det er ikke muligt at benytte jokertegn i en søgning efter frase. Eksempler på søgning efter frase, ethvert ord eller alle ord Søgning efter ordene phoenix giver forskellige resultater, afhængigt af hvordan du anvender reglerne. 6

7 Tabel 6 Søgninger efter phoenix med frase, ethvert ord eller alle ord Regel Returnerer teksten... Men ikke... Frase tirsdag phoenix phoenix feedback phoeni x transp ort transp ort denver denver transp ort for phoeni x Ethvert ord tirsdag phoenix denver denver transport phoenix feedback for phoenix phoenix transport transport Alle ord tirsdag phoenix phoenix feedback phoenix transport for phoenix denver denver transport transport Undgåelse af stopord Stopord omfatter almindelige ord, der ignoreres af systemet, når du foretager en søgning, fordi det ikke er sandsynligt, at de returnerer entydige resultater. Når du vil lave en søgning, skal du bruge ord og fraser, der er specifikke for de mails, du vil finde, og du skal undgå at bruge generiske og meget brugte ord og fraser. Archiving understøtter flere sprog og opretholder en liste over stopord for hvert sprog. Visning af en meddelelse Åbn og få vist mails for at læse indhold, åbne vedhæftede filer og gennemse oplysninger i overskriften og metadata. Før du starter Du skal først foretage en søgning og derefter sortere resultaterne for at finde den mail, du vil have vist. 7

8 Åbn meddelelsen fra panelet Resultater ved at gøre et af følgende: Dobbeltklik på meddelelsen for at få vist meddelelsen i vinduet Meddelelse. Vælg en indstilling i menuen Eksempelvisning for at åbne meddelelsen i panelet Meddelelse. Hvis du valgte Eksempelvisning, vises meddelelsen i panelet Meddelelse. Ellers vises meddelelsen i et separat vindue. Visning af en arkiveret mail Du kan åbne og få vist en mail, der er gemt i arkivet, direkte fra panelet med søgeresultaterne. Både eksempelvisningen af meddelelsen og meddelelsesvinduet giver dig mulighed for at få vist meddelelsens indhold, meddelelsesoverskrifter og eventuelle vedhæftede filer, der er knyttet til meddelelsen, samt mulighed for at arkivere bestemte oplysninger som f.eks. id og udløbsdato. Søgning efter mails Brug søgeformularen til at finde mails på baggrund af mailadresser, et tidsrum eller tekst. Følg disse retningslinjer: Udfyld et felt for at finde meddelelser, der stemmer overens med en enkelt værdi. Udfyld flere felter for at finde meddelelser, der stemmer overens med alle værdierne. Kombiner yderligere felter med en søgning efter Meddelelsestekst for at filtrere resultaterne i en søgning efter Frase, Ethvert ord eller Alle ord. Det er ikke muligt at benytte jokertegn, når du har valgt en søgning efter Frase. Opgave Du kan få vist en definition af indstillinger ved at klikke på Hjælp i brugergrænsefladen. 1 Vælg Archiving Arkiverede meddelelser. Søgning vises som standard. 2 Udfyld et eller flere af følgende felter: Fra Modtager Datoområde Meddelelsestekst 3 Klik på Søg. Mails, der passer til dine søgekriterier, vises i panelet Resultater. Eksempler på søgninger I følgende eksempler sammenlignes resultaterne af to tilsvarende søgninger: Den ene ved hjælp af en Frase og den anden ved hjælp af Ethvert ord i en søgning efter Meddelelsestekst. 8

9 Tabel 7 Eksempler på søgninger Kriterier Returnerer... Ikke... Modtager: joe@domæne.com Datoområde: til Meddelelsestekst med Frase: phoenix Mail, der blev sendt til Joe mellem juli og oktober 2009, som indeholder frasen phoenix. Mail, der blev sendt til Joe i juni 2009, som indeholder frasen phoenix. Mail, der blev sendt til Joe i august 2009, som indeholder frasen for phoenix. Mail, der blev sendt til Steve mellem juli og oktober 2009, som indeholder frasen phoenix. Modtager: joe@domæne.com Datoområde: til Meddelelsestekst med Ethvert ord: phoenix Modtager: joe@domæne.com Datoområde: til Meddelelsestekst med Alle ord: phoenix Mail, der blev sendt til Joe mellem juli og oktober 2009, som indeholder ordene phoenix eller, herunder: phoenix tur til phoenix denver Mail, der blev sendt til Joe mellem juli og oktober 2009, som indeholder ordene phoenix og, i emnelinjen, herunder: phoenix til kontor i phoenix om software i phoenix Mail, der blev sendt til Joe i juni 2009, som indeholder ordene phoenix eller, herunder: phoenix, tur til phoenix,denver. Mail, der blev sendt til Steve mellem juli og oktober 2009, som indeholder ordene phoenix eller, herunder: phoenix,tur til phoenix,denver. Mail, der blev sendt til Joe i juni 2009, som indeholder begge ordene phoenix og i emnelinjen, herunder: phoenix og til kontor i phoenix. Mail, der blev sendt til Joe mellem juli og oktober 2009, som kun indeholder et af ordene phoenix eller i emnelinjen, herunder: konvention i phoenix, tur til phoenix, denver. Mail, der blev sendt til Steve mellem juli og oktober 2009, som indeholder begge ord i emnelinjen, herunder phoenix, til kontor i phoenix og om software i phoenix. Mail, der blev sendt til Joe mellem juli og oktober 2009, som indeholder ordet phoenix i emnelinjen og i meddelelsesteksten. 9

10 Eksport af meddelelser Du kan hente en eller flere af de meddelelser, du finder i en søgning, og få dem vist i en mailklient. Når du eksporterer meddelelser, komprimeres de i en ZIP-fil. Meddelelser kan eksporteres enten fra panelet Resultater eller fra visningen Meddelelser. Retningslinjer for ZIP-filer Reglerne, der gælder for den ZIP-fil, du henter, når du eksporterer meddelelser, bestemmer den samlede filstørrelse (herunder mails), hvordan mailfilerne navngives samt mailformatet. Den samlede størrelse af den fil, du henter, må ikke overstige 2 GB. Hvis søgeresultatet er større, bør du ændre søgekriterierne og begrænse antallet af resultater. Systemet kører den oprindelige søgning igen under overførslen. Dette medfører, at meddelelserne i ZIP-filen kan være forskellige fra de oprindelige resultater pga. ændringer i arkivet. Meddelelserne gemmes som.eml-filer. Hvert filnavn stemmer overens med meddelelsens entydige arkiv-id. Formatet af hver mail varierer i forhold til din brugerrolle: Brugerrollen modtager den oprindelige meddelelse. Rollen Kundeadministrator modtager den omfattende journal samt de oprindelige meddelelser, der medfølger som en vedhæftet fil. Der kræves et hjælpeprogram til ZIP-filer for at kunne pakke mailfilerne ud. Visning af.eml-filer De mailfiler, du henter, bruger.eml-filformatet og kræver en kompatibel mailklient. McAfee anbefaler Microsoft Outlook Express eller en ny version af Microsoft Outlook. Tabel 8 Mailklienter til visning af.eml-filer Operativsystem Foreslåede mailklienter omfatter... Mac OS Microsoft Outlook 2011 Apple Mail Mozilla Thunderbird Windows Microsoft Outlook 2010 Microsoft Outlook 2007 med KB Du kan finde flere oplysninger på Microsoft Outlook Express Microsoft Windows Live Mail Mozilla Thunderbird Linux Mozilla Thunderbird 10

11 Eksport af meddelelser Du kan hente mails fra arkivet og få dem vist i din mailklient. Denne indstilling er både tilgængelig fra panelet Resultater (for flere meddelelser) og fra meddelelsesvisningen (for enkelte meddelelser). Før du starter Du har brug for følgende: Et hjælpeprogram til ZIP-filer til at pakke mailene ud, når de er hentet En mailklient, der kan vise.eml-filer. Opgave Du kan få vist en definition af indstillinger ved at klikke på Hjælp i brugergrænsefladen. 1 Foretag en søgning fra panelet Kriterier. 2 Udfør en af følgende handlinger for at vælge meddelelser, der skal hentes: Indstilling Eksportér alle fra panelet Resultater Definition Klik på Eksportér Eksportér alle for at hente alle søgeresultaterne. Eksportér valgte fra panelet Resultater Eksportér fra visningen Meddelelse Klik på afkrydsningsfeltet ud for hver meddelelse, og klik på Eksportér Eksportér valgte for at hente udvalgte søgeresultater. Dobbeltklik på meddelelsen, eller vælg meddelelsen, og klik på Eksempelvisning. Klik derefter på Eksportér for at hente den enkelte meddelelse. Der vises herefter en dialogboks i browseren. 3 Følg vejledningen i browseren for at åbne eller gemme filen. Filen gemmes på dit lokale system. 4 Find filen, og åbn den med hjælpeprogrammet til ZIP-filer. ZIP-filen og indholdet vises. 5 Pak meddelelserne ud fra ZIP-filen, og gem dem i en mappe. De enkelte meddelelser er nu gemt på dit lokale system. Herfra kan du åbne og få vist meddelelser i din mailklient. 11

12 Copyright 2014 McAfee, Inc. Må ikke kopieres uden tilladelse. McAfee og McAfee-logoet er varemærker eller registrerede varemærker tilhørende McAfee, Inc. eller McAfees datterselskaber i USA og andre lande. Andre navne og varemærker kan tilhøre andre ejere. 12 SEWS-ARC- UG-8.1.0D26