Indhold. WorkZone Find 2013

Transkript

1 2013 Onlinehjælp

2 WorkZone Find 2013 Indhold WorkZone Find Onlinehjælp 3 Søgning 5 Søgning 8 Søg med joker og operatorer 11 Filter 14 Avanceret søgning 16 Feltsøgning 19 Opsætning - Åbn filer i Microsoft Office 21 Vilkår og betingelser 22 2

3 Onlinehjælp WorkZone Find Onlinehjælp Du kan starte med at søge med det samme. Skriv dit søgeord og start søgningen; eller vælg en term fra virksomhedens ordliste og start søgningen. Gør søgning med jokertegn og søgeoperatorer til den normale måde at søge på. Du kan bevare og dermed opsamle søgekriterier, medens du søger, og således fremfinde dokumenter med større præcision. Til slut kan du med filtrering fokusere på netop de dokumenter, der er vigtigst. Du kan forfine dine søgninger med felt søgning, fuzzy søgning, term boosting og meget, meget mere. Gå på opdagelse i ibox Search Help og gør søgning endnu lettere. GÅ PÅ OPDAGELSE I HJÆLPEN Søgning - lær alle de basale ting om søgning med WorkZone Find. Lav en enkelt søgning og fortsæt søgningen ved at tilføje søgekriterier, organisér søgeresultatet, and nulstil alt for at starte på en frisk. Søg med joker og operatorer - Søg med jokertegn og operatorer - lær at forfine dit søgeudtryk. Brug jokertegn til at erstatte flere * tegn eller et enkelt? tegn. Brug operatorerne AND, OR eller NOT. Filter - lær at fokusere på delmængder af resultatlisten. Brug metadata termer til at filtrere delmængder ud til gennemsyn, og vend tilbage til det oprindelige søgeresultat. Avanceret søgning - lær at søge med datointervaller og specialisere dine søgninger. Lær at snævre søgning ind ved at bruge datointervaller, lær hvordan du søger på særlige tegn, og hvordan du gør en søgning til en Internet Explorer favorit. Feltsøgning - lær at søge ud fra feltdata. Søg med data fra metadatafelter, søg med flere felter på en gang og lav intervalsøgninger i feltdata. KOM GODT I GANG Trin Start med at søge Start med en frittekstsøgning: Handling Skriv de ønskede søgekriterier d.v.s. søgeord i søgefeltet. Ignorer metadata vist nedenfor søgefeltet. Klik på søge knappen. Gennemse resultatet Fortsat søgning Søgeresultatet er vist: Klik på Række visning eller Panel visning for at vælge, hvordan søgeresultatet skal vises. Fortsæt søgningen med metadata: Skriv flere søgekriterier i søgefeltet. Medens du skriver, bliver tilsvarende metadata termer vist i en dropdown boks. Klik på den metadata term, du vil føje til søgekriterierne. Udfør søgningen Filtrering af søgeresultatet Klik på søgeknappen. Søgningen bliver udført på basis af alle de søgekriterier, du har akkumuleret indtil nu både fritekst og metadata søgekriterier. Brug filterfunktionen til at indsnævre søgningen: Filtrets metadata kategorier er vist yderst til højre. 3

4 WorkZone Find 2013 Trin Handling Klik på plusset for at åbne de relevante metadata kategorier og afmærk de termer, der skal bruges som filtre. Klik på Filter knappen. Det filtrerede resultat vises. Returner til det oprindelige søgeresultat Nulstil alt - start en ny søgning Tøm checkboksene ved alle de metadata termer, du har afmærket. Klik på Filter knappen. Klik på nulstil alt knappen for at starte på en frisk. INDSTIL HVORDAN DOKUMENTER VISES Indstil hvordan et dokument præsenteres afhængig af, hvordan du normalt arbejder med dokumenter fundet med WorkZone Find. 4

5 Onlinehjælp Søgning Du kan starte her, når du skal lære at brugeworkzone Find. Læs vejledningen nedenfor, så er du godt klædt på, når du skal bruge WorkZone Find. Gå igang med at søge Skriv dine søgekriterier f.eks. et ord i søgefeltet. Søgningen ser bort fra store og små bogstaver. 1. Skriv den tekst, du vil finde, i søgefeltet. Mens du skriver vises de tilsvarende metadata termer: Metadata søgning 1 - hvis du vil søge v.h.a. en metadata term, skal klikke på en term vist i rullelisten. Fritekst søgning 2 - skriv dit søgekriterie f.eks. et enkelt ord. Fortsat søgning 2. Klik på knappen Søg eller tryk på tasten Retur. Resultatet vises. Når du har udført en søgning, kan du tilføje nye søgekriterier. På denne måde kan du indsnævre resultatet ved at kombinere søgekriterierne. Eksempel 1. Du har allerede udført en søgning. Resultatet er vist. 2. Skriv nye søgekriterier i søgefeltet. 3. Klik på knappen Søg eller tryk på tasten Retur. Listen med det nye resultat bliver vist. kaffe mælk sukker Genbrug søgekriterier Du kan udføre en fortsat søgning bestående af flere på hinanden gentagne søgninger indtil, du klikker på knappen Nulstil alt. Du kan genbruge et hvilken som helst sæt af søgekriterier i din næste søgning. Du har, for eksempel, udført tre fritekstsøgninger efter "kaffe", "mælk" og til slut "sukker". Nu vil du gerne se, hvad resultatet ville være blevet med "mælk" alene. 1. Markér afkrydsningsfeltet ved det første søgekriterie f.eks. "kaffe", så det bliver tomt - "sukker".. Gør det samme ved det næste søgekriterie, som du vil udelukke f.eks. 1 Du kan vælge metadata termer i søgefeltets listeboks og tilføje termen som et søgekriterie. Når du søger med metadata, finder du alle individer f.eks. dokumenter og mapper, der er tagged med den metadata-term, du har valgt. Metadata termer er defineret i virksomhedens informations model og brugt som tags for at lette fremfinding. 2 Du kan søge ved at bruge en fritekst-streng, for at finde f.eks. dokumenter, der indeholder særlige ord eller sætninger. En fritekst-streng kan f.eks. være et eller flere ord. 5

6 WorkZone Find Nu har det/de søgekriterier, som skal bruges et grønt flueben Klik på knappen Søg. Resultatet bliver vist. Gennemse resultatet Resultatet af en søgning vises nedenunder søgefeltet: Visningsmåde - klik på nedenstående knapper for at skifte mellem den måde, resultatlisten vises på (= panelvisning) eller (=rækkevisning). Sortering - klik på Sorter efter. Du kan sortere i enten faldende eller stigende orden. Som standard er listen sorteret efter relevans Sorter efter relevans. Denne metode sorterer resultatet efter hvor mange gang søgekriterierne forekommer dokumentet, dokumentets længde, boosting (se Avanceret søgning), og en række andre faktorer. Åbn dokumentet - klik på dokumentets navn for at åbne det og eventuelt gemme en kopi af dokumentet. - Klik på denne knap for at udvide række visningen så individets metadata-tags bliver vist. Location - klik på linket location for at åbne filen i stifinderen. Nulstil søgefeltet - start en ny søgning 1. Klik på knappen Nulstil alt. 2. Alle akkumulerede søgekriterier, som du tidligere har tilføjet, bliver fjernet. 3. Nu kan du starte forfra med at søge. Søg efter enkelte ord eller sætninger Du kan fritekstsøge efter både enkelte ord og hele sætninger: For at søge efter enkelte ord, skal du blot skrive det eller de ord, du vil søge efter. Du kan skrive et, to eller flere ord f.eks. tulipan rose. Som standard udføres søgningen som om, du har skrevet tulipan OR rose. Og den finder alle individer f.eks. dokumenter med "tulipan", "rose" eller begge ord. For at søge efter hele sætninger skal du sætte sætningen i citationstegn: "have med tulipaner og roser" Ekskludér / inkludér / ignorer søgekriterier Når du udfører en fortsat søgning, akkumulerer du søgekriterier. Hvert akkumuleret søgekriterie har tilknyttet et afkrydsningsfelt, som giver dig 3 muligheder - f.eks. mælk sukker. Klik i afkrydsningsfeltet for at ændre eller helt fjerne markeringen: Inkludér. Alle søgeresultater skal indeholde dette kriterie. kaffe Ekskludér. Ingen søgeresultater må indeholde dette kriterie. Ignorer. Dette søgekriterie skal forbigås ved den næste søgning. 6

7 Onlinehjælp Fortsat søgning med Og eller Eller Når du udfører en fortsat søgning, kan du benytte de indbyggede Og eller Eller operatorer til de akkumulerede søgekriterier. Til højre for søgekriterierne er der alternativknapper, hvor du kan vælge Og eller Eller. 1. Klik på knappen for at vælge Og eller Eller. 2. Husk også at klikke i de enkelte søgekriteriers afkrydsningsfelter for at inkludere, ekskludere eller ignorere dem. 3. Klik på knappen Søg. Resultatet bliver vist. Søgefanerne Hvis der er søgefaner til rådighed, er de vist direkte over søgefeltet. Med disse faner kan du vælge, at søgningen skal foregå indenfor et særligt område. Antallet og indholdet af søgefanerne skal sættes op specielt og afhænger af, hvordan WorkZone Find er installeret i den virksomhed. Som standard er der ikke vist nogen søgefaner. For eksempel kan din virksomhed vælge at søge dokumenter i filsystemet - så kunne de tilgængelige søgefaner f.eks. være Filer, Mapper og Alle. ScanJour Captia - så ville du måske se faner med navne som Dokumenter, Sager, Navne etc. Sådan bruger du søgefanerne: 1. Klik på den relevante fane f.eks. Filer. 2. Skriv søgekriterierne i søgefeltet. 3. Klik på knappen Søg. Det viste søgeresultat viser kun filer. Note: Du kan også filtrere søgeresultaterne, der er vist på den tilsvarende fane, ved at anvende filteret i højre rude. Derved bliver det muligt at filtrere resultaterne efter for eksempel filer, mapper, Captia adressater osv. Søgeeksempler Skriv dette tulipan tulipan rose "tulipan og rose" tusindfryd "tulipan og rose" "kaffe med mælk" "tulipaner og roser" for at finde individer der indeholder "tulipan", "TulipAn", "TULIPAN" o.s.v. Bemærk: WorkZone Find skelner ikke mellem store og små bogstaver. individer der indeholder "tulipan", "rose" eller begge. Men ikke nødvendigvis i denne rækkefølge. individer der indeholder sætningen "tulipan og rose". individer der indeholder ordet "tusindfryd" og sætningen "tulipan og rose" eller begge. individer der indeholder sætningen "kaffe med mælk", sætningen "tulipaner og roser" eller begge. 7

8 WorkZone Find 2013 Søgning Du kan starte her, når du skal lære at brugeworkzone Find. Læs vejledningen nedenfor, så er du godt klædt på, når du skal bruge WorkZone Find. Gå igang med at søge Skriv dine søgekriterier f.eks. et ord i søgefeltet. Søgningen ser bort fra store og små bogstaver. 1. Skriv den tekst, du vil finde, i søgefeltet. Mens du skriver vises de tilsvarende metadata termer: Metadata søgning 1 - hvis du vil søge v.h.a. en metadata term, skal klikke på en term vist i rullelisten. Fritekst søgning 2 - skriv dit søgekriterie f.eks. et enkelt ord. Fortsat søgning 2. Klik på knappen Søg eller tryk på tasten Retur. Resultatet vises. Når du har udført en søgning, kan du tilføje nye søgekriterier. På denne måde kan du indsnævre resultatet ved at kombinere søgekriterierne. Eksempel 1. Du har allerede udført en søgning. Resultatet er vist. 2. Skriv nye søgekriterier i søgefeltet. 3. Klik på knappen Søg eller tryk på tasten Retur. Listen med det nye resultat bliver vist. kaffe mælk sukker Genbrug søgekriterier Du kan udføre en fortsat søgning bestående af flere på hinanden gentagne søgninger indtil, du klikker på knappen Nulstil alt. Du kan genbruge et hvilken som helst sæt af søgekriterier i din næste søgning. Du har, for eksempel, udført tre fritekstsøgninger efter "kaffe", "mælk" og til slut "sukker". Nu vil du gerne se, hvad resultatet ville være blevet med "mælk" alene. 1. Markér afkrydsningsfeltet ved det første søgekriterie f.eks. "kaffe", så det bliver tomt - "sukker".. Gør det samme ved det næste søgekriterie, som du vil udelukke f.eks. 1 Du kan vælge metadata termer i søgefeltets listeboks og tilføje termen som et søgekriterie. Når du søger med metadata, finder du alle individer f.eks. dokumenter og mapper, der er tagged med den metadata-term, du har valgt. Metadata termer er defineret i virksomhedens informations model og brugt som tags for at lette fremfinding. 2 Du kan søge ved at bruge en fritekst-streng, for at finde f.eks. dokumenter, der indeholder særlige ord eller sætninger. En fritekst-streng kan f.eks. være et eller flere ord. 8

9 Onlinehjælp 2. Nu har det/de søgekriterier, som skal bruges et grønt flueben Klik på knappen Søg. Resultatet bliver vist. Gennemse resultatet Resultatet af en søgning vises nedenunder søgefeltet: Visningsmåde - klik på nedenstående knapper for at skifte mellem den måde, resultatlisten vises på (= panelvisning) eller (=rækkevisning). Sortering - klik på Sorter efter. Du kan sortere i enten faldende eller stigende orden. Som standard er listen sorteret efter relevans Sorter efter relevans. Denne metode sorterer resultatet efter hvor mange gang søgekriterierne forekommer dokumentet, dokumentets længde, boosting (se Avanceret søgning), og en række andre faktorer. Åbn dokumentet - klik på dokumentets navn for at åbne det og eventuelt gemme en kopi af dokumentet. - Klik på denne knap for at udvide række visningen så individets metadata-tags bliver vist. Location - klik på linket location for at åbne filen i stifinderen. Nulstil søgefeltet - start en ny søgning 1. Klik på knappen Nulstil alt. 2. Alle akkumulerede søgekriterier, som du tidligere har tilføjet, bliver fjernet. 3. Nu kan du starte forfra med at søge. Søg efter enkelte ord eller sætninger Du kan fritekstsøge efter både enkelte ord og hele sætninger: For at søge efter enkelte ord, skal du blot skrive det eller de ord, du vil søge efter. Du kan skrive et, to eller flere ord f.eks. tulipan rose. Som standard udføres søgningen som om, du har skrevet tulipan OR rose. Og den finder alle individer f.eks. dokumenter med "tulipan", "rose" eller begge ord. For at søge efter hele sætninger skal du sætte sætningen i citationstegn: "have med tulipaner og roser" Ekskludér / inkludér / ignorer søgekriterier Når du udfører en fortsat søgning, akkumulerer du søgekriterier. Hvert akkumuleret søgekriterie har tilknyttet et afkrydsningsfelt, som giver dig 3 muligheder - f.eks. kaffe mælk sukker. Klik i afkrydsningsfeltet for at ændre eller helt fjerne markeringen: Inkludér. Alle søgeresultater skal indeholde dette kriterie. Ekskludér. Ingen søgeresultater må indeholde dette kriterie. Ignorer. Dette søgekriterie skal forbigås ved den næste søgning. 9

10 WorkZone Find 2013 Fortsat søgning med Og eller Eller Når du udfører en fortsat søgning, kan du benytte de indbyggede Og eller Eller operatorer til de akkumulerede søgekriterier. Til højre for søgekriterierne er der alternativknapper, hvor du kan vælge Og eller Eller. 1. Klik på knappen for at vælge Og eller Eller. 2. Husk også at klikke i de enkelte søgekriteriers afkrydsningsfelter for at inkludere, ekskludere eller ignorere dem. 3. Klik på knappen Søg. Resultatet bliver vist. Søgefanerne Hvis der er søgefaner til rådighed, er de vist direkte over søgefeltet. Med disse faner kan du vælge, at søgningen skal foregå indenfor et særligt område. Antallet og indholdet af søgefanerne skal sættes op specielt og afhænger af, hvordan WorkZone Find er installeret i den virksomhed. Som standard er der ikke vist nogen søgefaner. For eksempel kan din virksomhed vælge at søge dokumenter i filsystemet - så kunne de tilgængelige søgefaner f.eks. være Filer, Mapper og Alle. ScanJour Captia - så ville du måske se faner med navne som Dokumenter, Sager, Navne etc. Sådan bruger du søgefanerne: 1. Klik på den relevante fane f.eks. Filer. 2. Skriv søgekriterierne i søgefeltet. 3. Klik på knappen Søg. Det viste søgeresultat viser kun filer. Note: Du kan også filtrere søgeresultaterne, der er vist på den tilsvarende fane, ved at anvende filteret i højre rude. Derved bliver det muligt at filtrere resultaterne efter for eksempel filer, mapper, Captia adressater osv. Søgeeksempler tulipan Skriv dette for at finde individer der indeholder "tulipan", "TulipAn", "TULIPAN" o.s.v. tulipan rose "tulipan og rose" tusindfryd "tulipan og rose" "kaffe med mælk" "tulipaner og roser" Bemærk: WorkZone Find skelner ikke mellem store og små bogstaver. individer der indeholder "tulipan", "rose" eller begge. Men ikke nødvendigvis i denne rækkefølge. individer der indeholder sætningen "tulipan og rose". individer der indeholder ordet "tusindfryd" og sætningen "tulipan og rose" eller begge. individer der indeholder sætningen "kaffe med mælk", sætningen "tulipaner og roser" eller begge. 10

11 Onlinehjælp Søg med joker og operatorer Brug jokertegn og operatorer til mere krævende søgeopgaver. Hvis du ikke er sikker på stavemåden, kan du bruge jokertegnet * som erstatning for bogstaver (tegn) eller hele ord m.v. Hvis to ord må og skal være en del af teksten i nogle dokumenter, kan du bruge AND -operatoren mellem ordene. Skriv bare løs i søgefeltet, søgningen skelner ikke mellem store og små bogstaver. JOKERTEGN - ERSTAT BOGSTAVER OG TAL Som joker bruges en stjerne *. Den erstatter et eller flere tegn. Du kan bruge jokertegnet inden i eller efter et ord eller en sætning aldrig foran ordet eller sætningen. Du kan bruge mere end en joker i det samme søgeudtryk. Eksempel: Skriv vild* for at finde "vildkat", "vildnis", "vildsvin" og så videre. Erstat et tegn Et spørgsmålstegn? erstatter et tegn. Du kan bruge det inden i eller efter et ord eller en sætning aldrig foran ordet eller sætningen. Du kan bruge flere? i det samme søgeudtryk. Eksempel Skriv pe?ersen for at finde "petersen", "pedersen" og så videre. Du kan kombinere * og?, for eksempel: Skriv pe*ers?n for at finde "petersen", "pettersen", "peterson", "petterson" og så videre. Fuzzy søgning find lignende termer Hvis du ikke er sikker på, hvorledes et ord staves, kan du brugefuzzy søgning 1 ved at skrive en tilde ~ efter ordet. Eksempel Med denne søgning vil du finde ord, der staves på lignende måde. Skriv petersen~ for at finde "pedersen", "peterson" og lignende. Du kan også bestemme, hvor meget de fundne skal ligne søgeordet. Du kan skrive en værdi mellem 0 og 1. Jo højere en værdi du skriver, desto mere skal resultatet ligne søgeordet. Hvis du intet skriver og søger som ovenfor, benyttes standardvædien 0,5. Jo lavere værdi du skriver, desto mere afviger stavemåden fra det oprindelige søgeord, for eksempel: Skriv petersen~0.2 for at finde "poulsen", "ejlersen" og lignende. Den ELLER den Brug OR (= eller), hvis du vil søge efter mere end et ord. Når du bruger OR, finder søgningen individer, der indeholder et, flere eller alle de ord, du har skrevet i søgefeltet. Bemærk: Operatoren OR gør forskel på store og små bogstaver. Når du skriver mere end et ord i søgefeltet, benyttes denne søgeoperatororsom standard: Skriv tulipan rose for at finde individer, der indeholder ordet tulipan, rose eller begge. Du kan skrive "rød rose" OR "hvid tulipan" for at finde individer, der enten indeholder "rød rose", "hvid tulipan" eller begge. 1 Fuzzy søgning kan oversættes med Cirka søgning. Du søger altså efter noget, der f.eks. staves på cirka samme måde. 11

12 WorkZone Find 2013 I stedet for OR, kan du skrive to pipetegn. Hold tasten ALT Grnede, mens du trykker på tasten umiddelbart til venstre forbackspace. Den OG den Brug AND (= og), når du skal finde individer, som indeholder alle de termer, du har skrevet i søgefeltet. Bemærk: Operatoren AND gør forskel på store og små bogstaver. Skriv tulipan AND rose for at finde individer, der samtidig indeholder både ordet "tulipan" og ordet "rose". I stedet for AND kan du bruge to og-tegn && for eksempeltulipan && rose. Denne IKKE den Brug NOT (=ikke), når du vil udelukke individer, der indeholder et særligt ord. Skriv tulipan NOT rosefor at finde de indvider, der indeholder "tulipan", men ikke "rose". Bemærk: Operatoren NOT gør forskel på store og små bogstaver. Du kan også skrive tulipan! rose eller tulipan -rose. Note: Brug aldrig NOTsammen med et enkelt ord, for eksempelnot tulipan. Dette søgeudtryk finder ingenting. NOT skal benyttes sammen med mindst to ord. Krævede ord Hvis du skal finde individer, for eksempel dokumenter, som skal indeholde et særligt ord, skal du bruge + foran det krævede ord. Skriv +tulipan rose for at finde individer, som skal indeholde "tulipan" og kan indeholde "rose". Gruppering med parentes Du kan bruge parenteser i dit søgeudtryk. På den måde kan du dele søgeudtrykket op i logiske dele. Skriv (te AND mælk) AND (kaffe OR sukker) for at finde individer, som indeholder "te og mælk og kaffe" eller "te og mælk og sukker". Søgeeksempler sol* be*ytte b?n rum~ popul~ Skriv dette For at finde individer, der indeholder "sol", "soldat", "solde" og så videre. Stjernen * erstatter et eller flere tegn. Du kan placere den inde i eller efter et ord aldrig foran. individer, der indeholder "benytte", "beskytte" og så videre. individer, der indeholder "ben", "bøn", "banden", "brønden" og så videre. individer, der indeholder "rum", "dum", "sum" og så videre. individer, der indeholder "populær", "populere", "populist" og så videre. 12

13 Onlinehjælp Skriv dette boar~ kaffe OR te "kaffe med mælk" OR "te med sukker" "kaffe med mælk" OR (te AND sukker) tulipaner AND roser "kaffe med mælk" AND "te med sukker" mælk AND (kaffe OR te) (mælk AND kaffe) OR (mælk AND te) tulipan AND roser AND tusindfryd +tulipan rose kaffe NOT mælk te && mælk kaffe! sukker te AND mælk -sukker "kaffe med mælk" NOT "te med sukker" (kaffe AND mælk) NOT sukker For at finde individer, der indeholder "soar", "boar", "bear", "boars" og så videre. individer, der indeholder "kaffe" eller "te" eller begge. individer, der indeholder sætningen "kaffe med mælk" eller sætningen "te med sukker" eller begge. individer, der indeholder sætningen "kaffe med mælk" eller de to ord "tea" og "sukker", eller både sætningen og de to ord. individer, der indeholder ordene "tulipaner" og "roser" samtidig. individer, der indeholder sætningen "kaffe med mælk" og sætningen "te med sukker" samtidig. de individer, der fremfindes, skal indeholde ordet "mælk" og skal yderligere indholde mindst et af ordene "kaffe" eller "te". de individer, der fremfindes, skal indeholde både ordet "mælk" and "kaffe", eller både ordet "mælk" og "te", eller alle ordene. individer, der indeholder alle ordene "tulipan", "roser" og "tusindfryd" samtidig. de individer, der fremfindes, skal indeholde "tulipan" og kan samtidig indeholde "rose". individer, der indeholder ordet "kaffe" men ikke "mælk". individer, der indeholder "te" og "mælk" eller "kaffe" eller begge, men ikke "sukker". individer, der indeholder "te" og "mælk", men ikke "sukker". individer, der indeholder sætningen "kaffe med mælk", men ikke sætningen "te med sukker". individer, der indeholder ordene "kaffe" og "mælk", men ikke ordet "sukker". 13

14 WorkZone Find 2013 Filter Du skal bruge filter-funktionen til at filtrere delmængder af søgeresultatet ud i en ny liste. Du kan vende tilbage til det oprindelige resultat og så filtrere en ny delmængde ud. Sådan kan du blive ved med at analysere et søgeresultat. Når du har udført en søgning, bliver alle de tags, der er sat på de fundne, vist i Filter-delen yderst til højre. Efter hvert enkelt tag (metadata term) er et tal i parentes. Dette tal fortæller dig, hvor mange fundne, der har fået tilført det pågældende tag. Filtrér søgeresultatet Når du har udført en søgning og vil arbejde videre med resultatet, kan du bruge filterfunktionen. Du arbejder altid inden for det oprindelige søgeresultat indtil du klikker på nulstil-knappen og starter en ny søgning. Med filterfunktionen kan du: inkludere delmængder af det originale søgeresultat. Det vil sige udelukkende se individer, der indeholder den pågældende term. exclude ekskludere delmængder af det originale søgeresultat det vil sige udelukkende se individer uden denne term. Afmærke flere metadata-termer samtidig på denne måde. Afmærke metadata fra flere forskellige kategorier af metadata, for eksempel både Forfatter, Industri og Subject. Udføre filtreringen med operator Og eller Eller AND benyttes som standard. Vende tilbage til det oprindelige søgeresultat tøm alle de afkrydsningsfelter, du har udfyldt. Med knappen Filter sætter du selve filtreringen i gang. Filtrér med inkludér og Og Eksempel: Du har udført en fritekstsøgning med søgekriterierne kaffe OR te og har fundet 84 dokumenter. Nu ønsker du at bruge filtret for at se dokumenter tagget med Forfatter "ABC" og Subject "Sukker og mælk" Forfatter og Subject er metadata-kategorier i filtret. 1. Klik på udvid-knappen for at udvide den relevante kategori, for eksempel Forfatter (84). 2. Afmærk de relevante metadata-termer, for eksempel ABC Klik på udvid-knappen for at udvide næste kategori, for eksempel Subject (84). 4. Afmærk de ønskede emner, for eksempel Sukker og Mælk Kontrollér, at radioknappen Og er valgt. 6. Klik på filter-knappen. Returnér til det oprindelige søgeresultat 14

15 Onlinehjælp Når du har filtreret en søgning, kan du vende tilbage til det oprindelige søgeresultat på denne måde: 1. Nulstil afkrydningsfelterne ved de valgte metadata i filtret. 2. Kontrollér, at Og-radioknappen er valgt. 3. Klik på knappen Filter. Bemærk: Hvis du har valgt mange kriterier i filtret, kan det være lettere at nulstille alt herefter bruge de oprindelige søgekriterier igen. Filtreringseksempler og For eksempel skal du filtrere med metadata-termerne "mælk" og "sukker", der tilhører kategorien "Subject". Filtrér på denne måde inkludér Mælk ekskludér Sukker inkludér Mælk, ekskludér Sukker, vælg And inkludér Mælk, inkludér Sukker, vælg And inkludér Mælk, inkludér Sukker, vælg Or for at få individer med tagget "Mælk". individer fra det oprindelige søgeresultat minus individer med tagget "Sukker". individer med tagget "Mælk" minus individer med tagget "Sukker". individer med taggene "Mælk" og "Sukker". individer med tagget "Mælk", individer med tagget "Sukker", og individer med begge tags. 15

16 WorkZone Find 2013 Avanceret søgning Nedenfor kan du læse om nogle nyttige funktioner placeret under knappen Avanceret søgning og nogle avancerede søgemetoder, for eksempel hvordan man prioriterer (booster) termer m.v. Knappen Avanceret søgning Knappen Avanceret søgning åbner for indtastning i felter for datoer datoer og datointervaller. Som standard står to systemdatoer til rådighed, nemlig Modified date (ændringsdato) og Oprettet (oprettelsesdato). Antallet af tilgængelige systemdatoer afhænger af den måde, systemet er sat op hos jer se Avanceret søgning. Du kan bruge systemdatoer alene for eksempel for at finde dokumenter oprettet inden for de tre foregående dage, eller i kombination med søgefeltet for eksempel for at finde dokumenter, der indeholder sætningen "kaffe med sukker", som er oprettet i oktober måned, eller i en fortsat søgning til at indsnævre dit søgeresultat yderligere. Når du bruger systemdatoerne i kombination med søgefeltet, bruger WorkZone Find som standard søgeoperatoren AND mellem disse mellem søgefeltets kriterier og systemdatoerne. Eksempel Du søger efter individer (f.eks. dokumenter og mapper), som indeholder ordene "kaffe" og "sukker" samtidig. Men du finder alt for mange. De individer, du har brug for, er oprettet inden for de foregående 30 dage gør sådan: 1. Klik på Avanceret søgning. Systemdato-felterne bliver vist. Bemærk: Du skal udfylde både fra-datoen og til-datoen for, at søgningen overhovedet kan udføres. 2. Skriv en dato i Fra-feltet. Skriv datoen direkte i feltet eller brug kalenderknappen. 3. Skriv en dato i Til-feltet. Som standard er dags dato foreslået i feltet. 4. Vælg den ønskede dato i listeboksen, ændret eller Oprettet. 5. Klik på søge knappen. Resultatet bliver vist. Brug knappen Nulstil for at tømme systemdato-felterne for indhold. Bemærk: Det er ikke nok at lukke (skjule) systemdato-felterne. Du skal tømme dem først, hvis du ikke længere skal bruge søgekriterierne. Brug knappen Avanceret søgning når du skal lukke systemdato-felterne igen. Tilpasning vedrørende systemdatoer Antallet af disponible systemdatoer afhænger af din virksomheds opsætning. For eksempel kunne din virksomhed have datoerne Received (= modtaget) og Deadline (= svarfrist) til rådighed for søgning. 16

17 Onlinehjælp ANDRE DATOER Du kan søge med flere forskellige systemdatoer i samme søgning. For eksempel, hvis du ønsker at finde individer med to forskellige datoer: Received (modtaget) mellem den 10. og den 24. juli, og med Deadline (svarfrist) mellem den 1. og den 14. juli. Skriv det i felterne på denne måde: From To Received AND From To Deadline. SAMME DATOER Du kan søge i flere datointervaller for den samme dato. For eksempel, hvis du ønsker at finde alle individer med svarfrist i to forskellige perioder: Svarfrist i marts måned eller Svarfrist i maj måned. Skriv dette i datofelterne på følgende måde: From To Deadline OR From To Deadline. Gem søgning Du kan gemme din søgning, d.v.s. dine søgekriterier med henblik på at bruge dem igen. Når du klikker på Avanceret søgning Du kan brug:, bliver linket Gem søgning vist. Tilføj til favoritter det vil sige gemme søgningen som en Internet Explorer-favorit. Kopier link det vil sige kopiere søgningen som et link og for eksempel sætte det ind i en . Send link det vil sige sende søgningen som et link i en ved hjælp af Microsoft Outlook. Bemærk: Når du gemmer en søgning, bliver en eventuel filtrering ikke gemt samtidig. Klassificeret som Classified as viser de tags (mærkater), som er sat på de fundne individer. Når du bruger Række visning, klik på for at se Klassificeret som og de brugte tags. Panel visning, de benyttede tags bliver vist automatisk. De tags, som vises under Klassificeret som, kan du tilføje som metadata søgekriterier ved din næste søgning. 1. Klik på det tag, som du ønsker at bruge som søgekriterium. Dette tag bliver tilføjet ved siden af søgefeltet som et metadata søgekriterium. 2. Klik på søgeknappen. Resultaterne bliver vist. Særlige tegn Nogle særlige tegn bliver normalt brugt som jokertegn og søgeoperatorer. Et eller flere af disse tegn kan være en del af en sætning, som du ønsker at søge efter. Så skal du sætte et 17

18 WorkZone Find 2013 backslash \ før hvert enkelt af de særlige tegn. Herefter betragter WorkZone Find dem som ganske almindelige tegn. Du kan få WorkZone Findtil at behandle de følgende tegn som almindelige tegn: + - &&! ( ) { } [ ] ^ " ~ *? : \ "I nærheden af" søgning Du kan søge på ord og angive, hvor tæt på hinanden, de skal være i de fundne dokumenters indhold. Dette kaldes en proximity (nærheds) søgning. Brug tilde (~)og et tal i slutningen af søgeudtrykket. Nummeret angiver det mindste antal ord, der skal være mellem søgeordene. Eksempel Hvis du vil finde "eftermiddag" og "te", hvor der er mindst seks ord imellem, skal du skrive: "eftermiddag te"~6 Et søgeresultat kunne være et dokument, der indeholder denne sætning: "..om eftermiddagen serverer vi både vand, kaffe og te." Forstærk en term Du kan afmærke, at et ord eller en sætning skal vægte mere end de andre dele af dit søgeudtryk. Når du på denne måde booster, det vil sige forstærker, en del af dit søgeudtryk, kan du således prioritere de dokumenter, du finder. For at forstærke et ord skal du bruge circumflex^ sammen med et tal kaldet en boostfaktor efter den term, du søger efter. Jo højere boost-faktor du bruger, desto højere prioritet får termen. Eksempel Du søger for eksempel efter "kaffe" og "te". Og du ønsker at prioritere termen "kaffe". Brug ^ og en boost-faktor lige efter "kaffe": kaffe^4 te På denne måde får dokumenter med ordet "kaffe" højere prioritet. Du kan ligeledes forstærke sætninger: "kaffe med sukker"^4 "te med mælk" Bemærk: Som standard er boost-faktoren 1. Du kan også mindske boost-faktoren ved at angive en værdi mindre end 1 (for eksempel 0.2). Hvis du altså ønsker, at de individer, der indeholder et særligt søgekriterium, skal nederst på listen over fundne, kan du give dette søgekriterium en negativ boost-faktor. 18

19 Onlinehjælp Feltsøgning Du kan søge efter data indeholdt i specifikke felter. For at gøre dette skal du indtaste feltets navn og det eller de tilhørende søgekriterier i WorkZone Find-søgefeltet. Når du søger efter data indeholdt i felter, kan du søge efter enkelte ord eller hele sætninger. Desuden kan du bruge jokertegn, operatorer og gruppering. DISPONIBLE FELTER Hvilke felter, du kan benytte, afhænger af den måde, hvorpå WorkZone Find er indført i jeres virksomhed. Bruger din virksomhed for eksempel WorkZone Find til at finde dokumenter i filsystemet, så kan felter som ""Fileextension", "Author", "Title" og så videre. være til rådighed, hvis WorkZone Find skal bruges i forbindelse med Captia Web Client, kan felter som "Sagsgruppe", "Sagstekst", "Oprettet" med videre være til rådighed. Skriv søgekriterier 1. Skriv feltets navn efterfulgt af et kolon, for eksempel titel:. 2. Skriv det ord, du vil søge efter, for eksempel kaffe. Nu har du skrevet følgende: titel:kaffe. 3. Klik Søg. Resultatet bliver vist. Søg i flere felter Du kan søge i flere felter af gangen. For eksempel skal du finde individer med ordet "sukker" i feltet Titel og sætningen "kaffepause om eftermiddagen" i feltet Tekst. 1. Skriv navnet på feltet efterfulgt af et kolon, for eksempel titel:. 2. Skriv fritekst-søgekriteriet, for eksempel sukker. 3. Skriv eventuelt en operator, hvis det er nødvendigt, for eksempel AND. 4. Skriv navnet på det næste felt efterfulgt af et kolon, for eksempel tekst:. 5. Skriv søgekriterierne, for eksempel sætningen "kaffepause om eftermiddagen". Nu har du skrevet følgende i søgefeltet: titel:sukker AND tekst:"kaffepause om eftermiddagen" 6. Klik Search. Resultatet bliver vist. Søgning på intervaller fra og til Som en del af feltsøgning kan du også søge i intervaller, altså fra x til y skrives som x TO y. Du kan skrive søgekriterier vedrørende intervaller for dato-felter for eksempel for at finde alle dokumenter med svarfrist i perioden mellem den 8. og den 21. februar, og for andre felter for eksempel for at finde alle dokumenter, hvor forfatterens navn ligger i et alfabetisk interval fra for eksempel "Andersen" til "Carlsen" - det vil sige navne, som findes i databasen i tabellen Forfatter, og som er sat på dokumenterne som et tag. 19

20 WorkZone Find 2013 Intervaller kan angives på to måder, hvilket afspejles i søgeresultatet: Eksempel: "Fra og med/til og med" intervaller skrives i kantede parenteser [ ]. Det betyder, at begge værdierne i intervallet tages med i søgeresultatet. "Fra og til" intervaller skrives i krøllede parenteser (tuborg) { }. Det betyder, at begge værdierne i intervallet udelukkes fra søgeresultatet. Du skal skrive operatoren TO mellem de to værdier, som afgrænser intervallet. svarfrist:[ TO ] finder dokumenter med svarfrist fra og med den 8. februar, til og med den 21. februar. Dokumenter fra begge dage medtages i resultatet. svarfrist:{ TO } finder dokumenter med svarfrist mellem den 8. og den 21. februar, dokumenter med disse datoer er ikke med i resultatet. Felt gruppering Du kan bruge parenteser, når du søger i felter. På denne måde kan du gruppere de enkelte dele af dit søgeudtryk for eksempel brug parenteser (), hvis du ønsker at søge i felter, som indeholder både dette AND dette, i denne særlige rækkefølge. Eksempel For at finde dokumenter med en titel, som indeholder både ordet "kaffe" og sætningen "te med mælk og sukker", skal du skrive dette: titel:(+kaffe +"te med mælk og sukker") Eksempel Skriv dette titel:kaffe AND navn:møller titel:"kaffe med sukker" AND tekst:te titel:"kaffe med mælk" AND sukker titel:kaffe sukker mælk svarfrist:{ TO } titel:(kaffe AND mælk) titel:(kaffe NOT mælk) for at finde individer, der indeholder "kaffe" i feltet Titel og "Møller" i feltet Navn samtidig. individer, der indeholder sætningen "kaffe med sukker" i feltet Titel og ordet "te" i feltet Tekst samtidig. individer, der indeholder sætningen "kaffe med mælk" i feltet Titel og ordet "sukker" i selve dokumenternes tekst samtidig. individer med ordet "kaffe" i feltet Titel eller ordene "sukker" eller "mælk" i selve dokumenternes indhold samtidig. individer med en svarfrist i februar måned Begge datoer, der afgrænser intervallet, bliver udelukket fra resultatet. individer med ordene "kaffe" og "mælk" i feltet Titel samtidig. individer med ordet "kaffe" i feltet Titel, men samtidig ikke ordet "mælk". 20

21 Onlinehjælp Opsætning - Åbn filer i Microsoft Office Afhængig af den måde, du normalt arbejder med dokumenter fundet med WorkZone Find, kan du definere hvordan dokumenter vises: Hurtigt overblik: Hvis du hurtigt gennemser dokumenter fundet med WorkZone Find, skal du ikke foretage dig noget. Redigering: Hvis du hovedsageligt redigerer dokumenter, kan du indstille Microsoft Internet Explorer på din PC til at åbne filer i Microsoft Office direkte. Filerne åbnes direkte i, for eksempel, Microsoft Word, Excel, eller PowerPoint. Sådan indstiller du Windows Explorer 1. Åbn Windows Explorer. 2. Klik Værktøjer > Mappeindstillinger. 3. Klik på fanen Filtyper. Under Registrerede filtyper kan du finde filtyper, der kan åbnes direkte i Microsoft Office. 4. For eksempel, begynd med filtypen "DOC": Rul ned for at finde filtypen DOC. 5. Klik på filtypen, DOC, så den fremhæves. 6. Klip på knappen Advanceret. Dialogboksen Rediger filtype vises. 7. Fjern markeringen fra afkrydsningsfeltet Gennemse i samme vindue. 8. Clik OK. Fra nu af åbnes filer af denne filtype i deres oprindelige applikation - for eksempel, DOC filer åbnes i Word - når du åbner dem fra siden Search result. 9. Udfør disse trin for andre filtyper - for eksempel, DOCX (Word), PPT (PowerPoint), XLS (Excel), osv. 21

22 WorkZone Find 2013 Vilkår og betingelser INTELLEKTUEL EJENDOMSRET Dette dokument tilhører ScanJour. Oplysningerne heri må ikke kopieres, bruges eller videregives uden for denne sammenhæng til andet end forretningsmæssige formål eller til teknisk evaluering. Dette forbehold afskærer ikke modtageren fra at bruge oplysningerne, hvis de er fremskaffet på en måde, hvor der ikke er angivet nogen begrænsninger. ANSVARSFRASKRIVELSE Dette dokument er udelukkende beregnet til generel information. Oplysningerne anses for at være korrekte og retvisende, men ScanJour kan ikke garantere for dette. ScanJour forbeholder sig ret til at ændre dokumentet og de beskrevne produkter uden varsel, og ScanJour og dokumentets ophavsmænd fraskriver sig ethvert erstatningsansvar. ScanJour er et indregistreret varemærke, der anvendes af ScanJour A/S på licens. Alle øvrige logoer, varemærker og servicemærker tilhører de respektive tredjeparter. Copyright ScanJour A/S Alle rettigheder forbeholdes. 22