Regel Udgiftsgodtgørelse eksterne personer på AAU

Transkript

1 Angiv afdeling Regel Udgiftsgdtgørelse eksterne persner på AAU Dkument dat: Dkumentansvarlig: Senest revideret: Senest revideret af: Jan Walther Beck Dat fr næste revisin: Gdkendt dat: Gdkendt af: Antnin Castrne Sagsnr.: Regel m udbetaling af løn, hnrar g udgiftsgdtgørelse til persner, med faglig tilknytning til AAU, der phlder sig på Aalbrg Universitet. FORMÅL OG AFGRÆNSNING Frmålet med denne vejledning er at tydeliggøre reglerne fr udbetaling af løn, hnrar g udgiftsgdtgørelse til persner, med faglig tilknytning til AAU, der phlder sig på Aalbrg Universitet. INDHOLDSFORTEGNELSE Regel Udgiftsgdtgørelse eksterne persner på AAU... FORMÅL OG AFGRÆNSNING... INDHOLDSFORTEGNELSE... INDHOLD Frmål Ikke udtømmende afgrænsning 2 2. Typer af phld Oversigt ver eksempler af udbetalinger af løn, hnrar g udgiftsgdtgørelser: Ikke et retskrav fr persnen Eksempler på typer af persner på AAU (ej udtømmende):... 4 OPRINDELSE, BAGGRUND OG HISTORIK... 4 OVERORDNEDE RAMMER... 4 KONTAKT / ANSVAR... 5 BEGREBSDEFINITIONER... 5 BILAG... 5

2 INDHOLD. Frmål Frmålet med denne vejledning er at tydeliggøre reglerne fr udbetaling af løn, hnrar g udgiftsgdtgørelse til persner, med faglig tilknytning til AAU, der phlder sig på Aalbrg Universitet... Ikke udtømmende afgrænsning Følgende er eksempler (ej udtømmende) på persner sm enkeltvis eller i firmaregi ikke er mfattet af denne vejledning: Persner sm enkeltmandsvirksmheder yder knsulentydelser eller sælger varer til AAU Persner sm på vegne af deres firma (CVR-/VAT-nummer) yder knsulentydelser eller sælger varer til AAU (kan være håndværksfirmaer, knsulentfirmaer sv.) Fælles fr disse er, at alle skal fakturere AAU fr deres ydelser, eller varesalg jf. gældende regler herfr. 2. Typer af phld Persner, med faglig tilknytning til AAU, kan tilbringe tid på AAU på 3 frskellige måder/vilkår Persnen ansættes på AAU (i det følgende kaldet Ansat ). Persnen kan men skal ikke nødvendigvis være ansat på et andet universitet eller i en anden rganisatin g mdtage løn derfra g samtidig være gæst på AAU (i det følgende kaldet Gæst ). Persnen er studerende på AAU (indskrevet på AAU) (i det følgende kaldet Studerende ). Persner der phlder sig på g udfører arbejde fr AAU (g ikke er studerende) skal sm hvedregel ansættes sm medarbejder på AAU. Såfremt persnen ikke ansættes på AAU, betragtes persnen sm Gæst. Ved vurderingen af m persnen skal ansættes eller betragtes sm Gæst skal følgende frhld tages i betragtning Ophldets varighed (permanent i hele periden, hvr persnen er tilknyttet AAU, eller kun af g til) Frmålet med phldet/pgavens karakter Størrelsen af de mkstninger, sm AAU skal afhlde. Generelt gælder, at j længere g mere sammenhængende et phld er, j større tendens i retning af, at der skal ske ansættelse. Hvis der ikke skal ske en ansættelse, skal det i højere grad pririteres, at der udbetales et hnrar, end at der gøres brug af udgiftsgdtgørelse. Det er i mdstrid med skattelvgivningen, hvis lønindkmst erstattes af udgiftsgdtgørelse. Pririteringen er således følgende:. Ansættelse 2. Udbetaling af hnrar 3. Udgiftsgdtgørelse Fr gæster skelnes mellem m gæstens phld har en varighed på under eller ver tre måneder. 2

3 3. Oversigt ver eksempler af udbetalinger af løn, hnrar g udgiftsgdtgørelser: Udgiftstype Ansat på AAU Gæst <=3 måned Løn Hnrar Schlarship - Stipendium Løn Hnrar Se nte 0) Betaling af transprtmkstninger ifm. ansættelsessamtale på AAU Rejsemkstninger fr persnen persnligt (ved ankmst g afrejse) Rejsemkstninger fr persnens medfølgende familie (ved ankmst g afrejse) Flyttemkstninger Ja Eksterne kandidater Gæst > 3 måned Hnrar Se nte 0) Ja Ja Ja Betaling af Husleje i Danmark Ja Studerende Schlarship/ Stipendium Time- g dagpenge Ophldsudgifter i Danmark (frplejning efter regning) Transprtmkstninger mellem vernatningssted i Danmark g campus (fx bybus i Aalbrg) Udgift til gebyr ved anmdning m Ophlds- g arbejdstilladelse ifm. rekrutteret videnskabeligt persnale fra 3. lande. Ja (se nte 2) Ikke aktuel. Hvis tjenesterejse se nte 2) Ikke aktuel. Hvis tjenesterejse se nte 2a) Ja se dg nte 3 Ja Ja Nte 0: Udbetaling af hnrar er betinget af, at gæsten g gæstefrhldet lever p til de krav, der er specificeret på blanketten Hnrar fr gæstefrelæsning/bivejledning g at betalende enhed kan stå inde fr, at der ikke er tale m ansættelseslignende frhld. Find blanketten på: Nte : Ifølge finanslven fr 206 (BV 2..) kan universitetet i frbindelse med udstatinering af ansat videnskabeligt persnale samt ved ansættelse af videnskabeligt persnale, der er rekrutteret i udlandet, afhlde dkumenterede rimelige udgifter til rejse- g flyttemkstninger mv. (fx jbsamtale g eller ved tiltrædelse) i frhld til den pågældende medarbejder g i begrænset mfang dennes evt. medfølgende familie. Kntakt Øknmiafdelingen fr nærmere infrmatin m indhentning af tilbud fra flyttefirmaer (gerne 2-3 tilbud), fakturering g lignende administrativ supprt. Gdtgørelsen af disse udgifter er jf. SKAT skattepligtige fr den nyansatte, hvrfr der skal afleveres kpi af udgiften til Bghlderiet, sm indberetter det sm B-indkmst. Nte 2: Time- g dagpenge ifm. tjenesterejse kan udbetales til ansatte iht. AAU s interne tjenesterejsecirkulære Nte2a: Regler fr transprt på tjenesterejse fr ansatte ses i AAU s interne tjenesterejsecirkulære Nte 3: Udgift til gebyr ved anmdning m Ophlds- g arbejdstilladelse ifm. rekrutteret videnskabeligt persnale fra 3. land (Finanslv 205 BV 2..). Der er truffet beslutning m, at Aalbrg Universitet betaler fr sagsmkstningerne i frbindelse med rekruttering af nye, internatinale medarbejdere, således at medarbejderen ikke selv har udgifter til ansøgning m phlds- g arbejdstilladelse. Det er tjenestestedet, sm medarbejderen ansættes ved, der er ansvarlig fr at afhlde udgifterne. 3

4 Fakultetet/instituttet kan endvidere selv beslutte, m man i den enkelte ansættelsessag tillige ønsker at afhlde udgifter til sagsmkstningerne fr evt. medfølgende familiemedlemmer. Det er dg en frudsætning, at de pågældende familiemedlemmer rejser sammen med medarbejderen ved ansættelsens start. Samtidig er der truffet beslutning m, at AAU ikke betaler udgifter til sagsmkstninger fr internatinale medarbejdere (ej heller familiemedlemmer), sm allerede er ved AAU. Det inkluderer bl.a. stillingsfrlængelse eller stillingsskifte. 4. Ikke et retskrav fr persnen Der ligger ikke i venstående et retskrav fr persnen til at mdtage de nævnte udbetalinger. Det er i alle tilfælde det enkelte fakultet, institut eller afdeling, sm kan vælge eller fravælge at fretage udbetalingerne. 5. Eksempler på typer af persner på AAU (ej udtømmende): Eksempler på typer af persner sm kan tilbringe tid på AAU på 3 frskellige måder/vilkår Persnen ansættes på AAU (i det følgende kaldet Ansat(te) ). VIP (hel- eller deltidsansat) herunder ph.d.-stipendiat DVIP Hel- eller deltidsansat TAP Studentermedhjælpere Eksempler på andre ansatte Censr Eksamenstilsyn Persnen kan men skal ikke nødvendigvis være ansat på et andet universitet eller i en anden rganisatin g mdtage løn derfra g samtidig være gæst på AAU (i det følgende kaldet Gæst(er) ). Ulønnede gæstefrskere, der i øvrigt ikke har indgået aftale m aflønning med universitetet Gæstefrelæsere Adjungerede lektrer g prfessrer Emeritus Persnen er studerende på AAU (indskrevet på AAU) (i det følgende kaldet Studerende ). Almindelige studerende Ph.d.-studerende sm ikke er ansat men indskrevet på AAU. OPRINDELSE, BAGGRUND OG HISTORIK Reglerne er udarbejdet i , ved et samarbejde mellem HR- g Øknmiafdelingen. Reglerne har frinden været sendt i høring hs øknmicentrene. Periden fr gdtgørelse af gæsters phld ved AAU er revideret den til 3 mdr. OVERORDNEDE RAMMER 4

5 KONTAKT / ANSVAR Er der spørgsmål til regelsættet, kan Øknmiafdelingen kntaktes jwb@adm.aau.dk lkal 9529 BEGREBSDEFINITIONER BILAG 5