Notat om udbud. Status på udbud og indkøbsaftaler på dagtilbudsområdet. Baggrund

Transkript

1 Notat om udbud Status på udbud og indkøbsaftaler på dagtilbudsområdet 21. maj 2014 Dok.nr.: 2014/ Baggrund Frederiksberg Kommune er som offentlig organisation forpligtet til at gennemføre udbud af varer og tjenesteydelser. Derfor udbyder kommunen en lang række varer og ydelser, herunder på dagtilbudsområdet. Formålet er at sikre, at kommunen får varerne og ydelserne leveret bedst og billigst. Der skal således både tages hensyn til, hvordan kommunen kan få den bedste kvalitet og den bedste pris for en vare. Dagtilbudsafdeling Rådhuset 2000 Frederiksberg Det er kommunens Udbuds- og Indkøbsafdeling, der i samarbejde med fagområderne forestår udbuddene. For at sikre, at de varer og ydelser, institutionerne skal købe, lever op til de krav og den virkelighed institutionerne befinder sig i, bliver institutionslederne og/eller andet fagpersonale som oftest inddraget i udarbejdelsen af udbudsmaterialet. Inddragelse af institutionerne sker på forskellig vis alt efter, om det er første gang varen og ydelsen skal udbydes, og alt efter, hvor stort et omfang udbuddet har, og hvor meget indvirkning udbuddet har på institutionernes hverdag. I udbudsmaterialet bliver alle de krav og forventninger, kommunen har til den udbudte vare beskrevet, og det er de krav, en kommende leverandør skal leve op til. Derfor er der i forvaltningen meget stor fokus på, at det er de rette krav, der bliver beskrevet i materialet, lige som der er stor fokus på, hvilke sanktionsmuligheder kommunen har, hvis en leverandør ikke lever op til de krav, kommunen stiller. Så snart udbuddet er afsluttet, og kommunen har indgået kontrakt med en leverandør, følger forvaltningen leverandørens levering af serviceydelsen gennem statusmøder med leverandøren og især også i tæt dialog med institutionerne.

2 Hvem er forpligtiget til at deltage i udbuddene? De kommunale institutioner er forpligtet til at benytte den leverandør, kommunen indgår kontrakt med. For selvejende daginstitutioners vedkommende får institutioner forud for igangsættelse af det pågældende udbud, tilbud om at deltage i udbuddet på samme vilkår som kommunale dagtilbud. Det betyder blandt andet, at de efterfølgende skal benytte den leverandør, der bliver valgt til at levere den pågældende vare for den periode, kontrakten gælder. Ved et genudbud vil de selvejende institutioner på ny blive spurgt, om de ønsker at deltage i udbuddet. Efter udbuddet er afsluttet, og kommunen har indgået aftale med en leverandør, vil budgetterne i såvel de kommunale som de selvejende daginstitutioner blive justeret i forhold til den opnåede prisreduktion. Dette gælder uanset, om institutionen deltager i udbuddet. Denne praksis er besluttet i den politisk vedtagne Handlingsplanen for udbud Konkrete udbud og overvejelser på dagtilbudsområdet Kommunalbestyrelsen godkender hvert år ved budgetforhandlingerne en handleplan for udbud for det kommende budgetår og de følgende overslagsår. I 2013 har der på dagtilbudsområdet været genudbud af: økologiske fødevarer børnebleer levering af frokost til institutioner, der ikke har produktionskøkken forlængelse af kontrakten med leverandøren af vikarydelser buskørsel til institutioner med skovafdelinger. Genudbuddet af buskørslen var ikke kun et udbud på dagtilbudsområdet, men et led i et udbud af kørsel for hele Frederiksberg Kommune. Inden et udbud sættes i gang drøfter Udbud og Indkøb, hvordan udbuddet vil være mest hensigtsmæssigt for institutionen, og hvordan udbuddet samtidig vil give den størst mulige økonomiske gevinst både for institutionen og for kommunen som helhed. 2

3 Er det for eksempel mest hensigtsmæssigt, udelukkende at udbyde bleer på dagtilbudsområdet, og derudover iværksætte udbud af toiletartikler i et selvstændigt udbud for dagtilbudsområdet i samarbejde med andre områder, velvidende at institutionerne ville skulle forholde sig til to leverandører? Dette er en afvejning og drøftelse, der sker i samarbejde mellem Udbud og Indkøb og Dagtilbudsafdelingen, og også i dialog med institutionerne, både inden iværksættelse af et udbud og i øvrigt også bliver drøftet løbende. Generelt om prisen på de udbudte varer Prisen på varerne indgår sammen med en beskrivelse af kommunens krav til kvaliteten som et parameter ved udbuddet. Det betyder også, at kommunen vælger den leverandør, der kan levere både den bedste vare på både pris og kvalitet. Formålet med udbuddet er, at det generelt skal være billigere for institutionerne at købe varer hos den leverandør, kommunen har indgået aftale med, end at handle andre steder. Dog kan der ved et udbud med flere hundrede varer og en tilbudsliste på ca. 300 varer være nogle varer iblandt, som institutionerne eventuelt ville kunne købe billigere andetsteds. For at sikre, at det både for de enkelte varer og også samlet set vil kunne betale sig at handle hos kommunens leverandør af for eksempel fødevarer, optimerer forvaltningen fortløbende udbuddene i samarbejde med institutionerne. Ved nævnte fødevareudbud blev det indføjet i kontrakten, at varerne bliver prisreguleret med forskellige intervaller. Det betyder blandt andet, at sæsonvarerne bliver reguleret oftere end andre varer, så prisen ikke holdes kunstigt oppe i en længere periode. Dette var tilfældet ved forrige udbud. Derudover har forvaltningen i tæt samarbejde med et antal institutioner arbejdet på at sikre, at den mængde og det sortiment af varer, der er blevet udbudt, også modsvarer det, institutionerne efterspørger. 3

4 Bilag - Samlet oversigt over de leverandører dagtilbuddene skal benytte Leverandør Varer/ydelser leveres Aftaleform: eller KAN? Dansk Bletjeneste Børnebleer Multiline Engangsservice, borddækningsprodukter Stadsing Aftørringspapir, håndhygiejne, affaldsposer Stadsing Rengøringsartikler, rengøringsvogne, doseringsanlæg Lyreco Kontorartikler, kopipapir, skoleartikler Merrild Coffee Kaffe, the KAN Systems Meny Kaffe KAN Creativ Company Hobby- og beskæftigelsesmaterialer Oluf Brønnum A/S Storkøkkenudstyr Lekolar A/S Legetøj, inst. møbler og køretøjer Leika Legetøj, inst. møbler og køretøjer Dica Legetøj, inst. møbler og køretøjer Uniqa Institutionsmøbler Babysam Institutionsmøbler Bos Cykelservice Institutionskøretøjer Translation Team Tolkeydelser ( 1. leverandør) Tolkegruppen Tolkeydelser (2. leverandør) Tolkdanmark ApS Tolkeydelser (3. leverandør) Bent Brandt Køkkenartikler (herunder service) Dafolo A/S Konvolutter, visitkort Brdr. Dahl VVS SOS International Psykologisk rådgivning Alliance Plus Graffitirensning 4

5 Synoptik Skærmbriller Leverandør Visma Varer/ydelser leveres Lønadministration Aftaleform: eller KAN? Pædagogisk Vikarbureau Vikarer - daginstitutioner Amager/Øbro Taxikørsel 4x27 AB Catering A/S Fødevarer til daginstitutioner (økologisk) Kokkens Catering Madordning daginstitutioner Bryde & Sønner, Flytteforretninger Brd.Jensen og TLS DBS LYS Belysningsartikler UCC Sjælland Inklusionsforløb Dania Tourist Kørsel af skovbørnehaverne Handicap Befordring Kørsel til Specialinstitutionen Magnoliahuset Pædagogisk Vikarbureau Vikarydelser (daginstitutioner) INFOBA Børneintranet Synoptik Skærmbriller Frederiksberg Trykkeri/Grafiske ydelser Bogtrykkeri Berendsen Måtteservice Rengøring.com, Vaskebjørnen, Elite Miljø, Alliance, Servicefkt. Rengøring og vp af 66 inst (skoler, børneinst.mm.) -aftaler betyder, at institutionerne skal benytte den pågældende leverandør, der er indgået aftale med. KAN-aftaler er frivillige, og institutionerne er ikke forpligtet til at bruge disse. KAN-aftalerne er dog forbundet med en rabat, som institutionerne får, hvis de benytter aftalen. Dette gælder også for de selvejende institutioner. 5