Redegørelse til Byrådet 18. november 2015 vedr. spørgsmål fra Byrådsmedlem Jens Rohde

Transkript

1 Redegørelse til Byrådet 18. november 2015 vedr. spørgsmål fra Byrådsmedlem Jens Rohde 1. Hvad er ifølge borgmesteren forklaringen på, at en række udbud i Viborg Kommune har resulteret i problemer med udførelsen af den efterfølgende service. Tegner der sig et entydigt billede? Det er forvaltningens vurdering, at der er to udbud/konkurrenceudsættelser, der har givet anledning til problemer, nemlig rengøring i 2013 og kørsel i indeværende år. Det er forvaltningens vurdering, at omfanget af problemer er meget forskellige og også årsagerne hertil, og dermed er der ikke noget entydigt billede af årsagerne. Det er endvidere forvaltningens vurdering, at problemerne i konkurrenceudsættelsen af rengøring i 2013 primært skyldes, at leverandøren, som vandt udbuddet ikke var i stand til at løfte opgaven. Derfor gennemgås neden for de økonomiske krav og den vægtning mellem pris og kvalitet, der er anvendt i de gennemførte konkurrenceudsættelser. Og i besvarelsen af spørgsmål 5 samles op på de erfaringer og den læring, som efter forvaltningens opfattelse kan uddrages. Siden kommunesammenlægningen er der gennemført omkring 200 udbud af varer og tjenesteydelser i Viborg Kommune og sparet mere end 120 mio. årligt på indkøb. Disse udbud har ikke tidligere været løst af Viborg Kommunes egne medarbejdere. Derudover er der gennemført konkurrenceudsættelser på nedenstående opgaver, der tidligere er løst af egne medarbejdere. Udbud og genudbud af Rottebekæmpelse indgår ikke i opgørelsen. Tabel 1: Oversigt over gennemførte konkurrenceudsættelser og tildelingskriterier Område Tildelingskriterium Underkriterier Vægtning Rengøring i Rådhuset i 60 % % Rengøring i 2013 Samarbejdsorganisation Organisering 10 % 65 % 25 % 10 % Rengøring i % 50 % Danskundervisning i % 35 % Madservice i 2013 Laveste pris 100 % Park og Vej i 2014 Tilbudt opgaveløsning 70 % 20 % Praktisk hjælp i 2013 Tilbudt udvikling Samarbejde ssikring Der er afgivet kontrolbud på alle ovenstående, og kun rengøring bliver pt. løst af private leverandører. Tabel 2: Oversigt over besparelser og ressourceforbrug på gennemførte konkurrenceudsættelser. 10 % 60 % 20 % 20 % Område Budget i mio. kr. Besparelse i mio. kr. Besparelse i % Ressourceforbrug i mio. kr. (**) Danskundervisning 12 3,4 27 0,4 Rengøring 2015 (*) 47 9,6 20 4,3 Madservice 15 1,8 12 1,7 Park & Vejservice 55 7,0 12 4,8 Praktisk Bistand 15 0,1 1 0,3 I alt , ,5 1

2 Noter: (*) Den årlige besparelse er korrigeret efter resultatet af det nye udbud på rengøring gennemført i De afsluttede konkurrenceudsættelser har givet en samlet kommunal besparelse på 21,9 mio. kr. (**) Ressourceforbruget angiver udgiften til ekstern konsulentbistand på både bestiller- og udførersiden samt intern ressourceforbrug. For rengøring er tillagt de forventede udgifter i forbindelse med de to konkurser. Tabel 3: Oversigt over krav stillet i forbindelse med de seneste to store tværgående udbud på hhv. rengøring og kørsel. Rengøring 2015 Kørsel Udbudsform Begrænset udbud med Offentlig udbud prækvalifikation Kontraktlængde 4 år år 5 år år Opsigelse 6 mdr. eller øjeblikkelig ved Øjeblikkelig ved misligholdelse misligholdelse Økonomisk og finansiel formåen Nøgletal for de senest 3 afsluttede regnskabsår, revisorpåtegnet Nøgletal for de senest 3 afsluttede regnskabsår, revisorpåtegnet Omsætning 2*omsætning pr. delaftale 1-2*omsætning pr. delaftale Soliditet Ingen krav Min. 10% i senest afsluttede regnskabsår Egenkapital Minimum positiv i senest afsluttede regnskabsår Minimum positiv i senest afsluttede regnskabsår Garantistillelse Nej, men månedsvis bagud betalt. Garantistillelse til dækning i en 14- dages periode ved 1 delaftale. Progressivt ved flere delaftaler Månedsvis bagud betalt Opdeling 4 geografiske områder (samt område 5 fra 2013) 5 geografiske områder 2. Er Terndrup Taxa blevet gjort bekendt med et særligt ansvarskodeks over for børn og andre udsatte grupper? Der er indskrevet følgende i kontrakten: Hente og bringe Aflevering af elever skal ske til tredje person, medmindre andet er aftalt. Hvis ikke der er en tredjemand tilstede, skal chaufføren kontakte bestilleren af den pågældende kørselsopgave for aftale om det videre forløb. Præcisering under specialskolekørsel Specialskolekørsel er kørsel af elever/børn, der af den ene eller anden grund ikke kan benytte almindelig kollektiv trafik eller de lukkede skoleruter til befordring. Nogle af eleverne er enten fysisk eller psykisk handicappede eller har forskellige adfærdsmæssige problemer, og har måske forskellige hjælpemidler, der skal medtages under befordringen. Der er børn, der f.eks. kan få krampe under kørsel. Andre er 100% selvhjulpne. Eleverne er meget forskellige, og opfatter og bearbejder oftest indtryk fra omverdenen anderledes end andre mennesker. De kan miste situationsfornemmelse og kan have svært ved at kontrollere sig selv. Det 2

3 anbefales derfor generelt, at chaufføren optræder stille og roligt og afholder sig fra at opdrage og rette på eleverne. Chaufførerne skal derfor være opmærksomme på, at eleverne kan være meget forskellige, og at de skal behandles med respekt for deres eventuelle handicaps. Opstår der problemer i forhold til elevernes adfærd i forbindelse med befordringen, er det meget vigtigt, at Tilbudsgiver og dennes chauffører søger råd og vejledning hos den pågældende institutions personale. De fejl, der har været, er blevet håndteret omgående, herunder de to sager der har været i pressen, hvor børn er blevet afleveret uden kontakt til en voksen. Vognmanden har beklaget situationerne og det er efterfølgende blevet præciseret, at der skal afleveres til 3. mand med mindre andet er aftalt skriftligt med forældrene. Dette afføder nogle andre problemstillinger, idet chaufførerne nogle gange oplever, at de skal vente lang tid på at forældre viser sig for chaufføren, hvilket går ud over den planlagte kørsel. Ligeledes har nogle forældre udtrykt utilfredshed over, at de skal være hjemme, når barnet bliver sat af. 3. Hvordan kan det lade sig gøre, at børn ved flere lejligheder bliver sat af på forkert adresse? Fejlkilderne er flere, da der er tale om et meget kompliceret udbud. Der er gennemført et samlet udbud på al borgerrettet kørsel. Det er en opgave som Kommunen traditionelt altid har fået løst ved private vognmænd. Udbuddet blev gennemført ved udløb af de tidligere kontrakter, og Kommunen skulle efter EU's udbudsregler gennemføre et nyt udbud. Udgiften er efter det nye udbud på 37,5 mio. kr. årligt og svarer til niveauet efter de gamle kontrakter, men budgettet til borgerrettet kørsel er blevet reduceret på grund af økonomiaftalen mellem KL og regeringen, og derfor skal der fremad hentes en besparelse på området. Besparelsen, der er er lagt ind i budgettet, er på ca. 3,5 mio. kr. i løbet af de næste to år. Den samlede budget er på 34 mio. kr. Hver dag transporteres ca borgere i Viborg Kommune. De er børn. Heraf køres 400 til specialskole eller specialinstitution. De resterende 300 borgere er især ældre borgere, der køres til aktivitet, genoptræning og aflastning. Det er de enkelte enheder (skoler, ældrecentre mv.) der bestiller kørslen. Der er ca. 100 bestillere. I forhold til tidligere kørselsudbud er der denne gang foretaget et tværgående udbud for al kommunens borgerkørsel delt op i 5 geografiske områder. Baggrunden for dette er anbefalinger fra Kommunernes Landsforening og efter en model, der er afprøvet med positivt resultat i Varde Kommune. Der er på specialområdet indført en anden afregningsmetode, så der bliver betalt pr. direkte kilometer borgeren skal køres. Tidligere blev der afregnet efter fast takst pr. borger. Ændringen giver Kommunen bedre mulighed for at påvirke kørselsomfanget. Som konsekvens af den ændrede udbudsform og ændringen i afregningssystem er indført et nyt bestillingssystem, som gør det nemmere at foretage og kontrollere afregningen, og giver bedre ledelsesinformation om kørselsomfang mv. Mange chauffører er de samme, som kørte for de tidligere vognmænd. Mange borgere møder derfor kendte ansigter i busserne. Terndrup Taxa & Turistbusser varetager kørslen i distrikt 1-4 og De Blaa Busser i distrikt 5. Den ændrede afregningsmetode betyder, at kørslen overvejende skal ske gennem det nye bestillingssystem, og at den direkte dialog mellem borgere og vognmænd om ændring af tidspunkter m.v. skal minimeres. Kun akut afbud og fejl ved kørslerne skal meddeles direkte til vognmændene. Det vil af nogle borgere opleves som om, der ermindre fleksibilitet i de nye aftaler end tidligere. 3

4 Siden 1. august hvor nye kørselsaftaler er startet op og særligt siden 10. august, hvor skolebørnene startede efter sommerferien, har en gruppe borgere oplevet forsinkelser og fejl, der hos nogle desværre har gentaget sig. Det skyldes efter forvaltningens opfattelse flere forhold, som der i det følgende redegøres for. I forbindelse med en bestilling kan der opstå fejl flere steder: Hvis forældre ikke giver skolen korrekte oplysninger Hvis skolen indberetter forkert i bestillingssystemet Hvis vognmanden indberetter forkert i deres system Hvis chaufføren kører til den forkerte adresse. Endvidere har forvaltningen undervurderet de udfordringer, som udviklingen af et IT-systemet gav. Det begyndte med et afregningssystem, men udviklede sig til både at være et bestiller- og afregningssystem, og det betød, at der ikke blev fornøden tid til test og oplæring hos bestillere og vognmænd. Herudover var oplevelsen i starten, at der kom rigtig mange rettelser til kørslen. Det betød, at når bestillingen af kørslen var fremsendt torsdag kl. 12 og vognmanden begyndte at planlægge ruter, kom der mange rettelser til bestillingerne ind på mail og telefon i de følgende dage. Det betød at planlægningen af kørsler til den kommende uge blev vanskeliggjort. Dette har også været med til at lave fejl i de afviklede kørsler. Samtidig blev der i stort omfang lavet aftaler om ændringer mellem borgeren og chaufføren om tidspunkter/aflysninger, som aldrig kom videre til institution eller til vognmanden, der planlagde kørslen. Der har særligt være udfordringer med kørsel af børn til og fra specialskole og institution. Det er også her de mest komplicerede kørsler findes. Et barn i special kan på en uge have op til 8 forskellige kørsler ud af 10 kørsler når der ses på tidspunkt og adresse, og kørslerne kan i den følgende uge se helt anderledes ud. Nogle af disse børn kan have flere aflastningsadresser samt kørsel til aktiviteter som ridning, svømning osv. Tabel 4: Eksempel på ugekørsel for et barn i special Afhentningstidspunkt Adresse Aktivitet Hjemkørselstidspunkt Adresse Mandag 6.20 Hjem SFO Aflastning 1 Tirsdag 7.58 Aflastning 1 Klub Hjem Onsdag 6.20 Hjem SFO Hjem Torsdag 6.20 Hjem SFO Aflastning 2 Fredag 7.55 Aflastning Hjem I eksemplet i tabel 4 køres barnet med den samme chauffør, undtaget er en kørsel om ugen, når barnet skal hentes fra den ene aflastning, så har barnet en anden chauffør. Derudover har barnet forskellig aflastningsplan, så hver anden fredag skal barnet køres til en anden adresse. Herudover kan der også findes eksempler på børn med to hjemadresser, en hos mor og en hos far, som køres skiftevis i lige/ulige uge. Denne komplicerede kørsel har givet anledning til fejl i en indkøringsfase. 4. Hvad vil borgmesteren gøre for at rette op på de kritisable forhold? Der har ved kontraktstart været fuld fokus på den store opgave med at få de nye kørselsaftaler til at fungere godt så hurtigt som overhovedet muligt. For at imødekomme problemerne med afvikling af kørslen blev der etableret en hotline på Rådhuset for at få lokaliseret problemstillingerne og få dem løst. Hotlinen var også i drift i uge 34 og 35 i tidsrummet Hotlinen havde også til formål at afklare spørgsmål for borgere, der oplevede problemer, og at give de 4

5 akutte kørselsproblemer videre til vognmanden. På den måde sikredes vognmændene ro til at planlægge og udføre deres kørsel og til at rette op på konstaterede fejl. Der blev endvidere igangsat en lang række initiativer for at forbedre kørslen, herunder Viborg Kommune og Vognmand har fra starten været i tæt dialog om problemstillingerne og holdt i starten daglige dialogmøder Nyt it-bestillingssystem forbedres løbende, så bestillingerne kan ske nemt og uden fejl Kørselsplanlægningen på skolerne er, der hvor det har vist sig nødvendigt, understøttet endnu mere systematisk bl.a. på Rosenvænget Skole (specialskole), som der stadig er fokus på Bedre interne procedurer for bestillinger Der er lavet ekstra tjek af ruterne i samarbejde mellem skoler og busselskab for at sikre, at bestillingerne er korrekte Skolerne har set på hvordan afgangene fra skole og SFO om eftermiddagen kunne tilrettelægges anderledes, så planlægningen af hjemturene blev gjort mere overskuelig. Det er vurderingen, at 1-2 hjemture på de fleste skoler vil være tilstrækkeligt. Dette er baseret på erfaringer fra de skoler, hvor der fra starten har været en meget præcis udmelding til forældrene om hvornår der var mulighed for kørsel til og fra skole, hvor der ikke været de store problemer med kørslen Der er arbejdet med en tydeligere besked til forældre om afhentnings- og afleveringstidspunkter Tilbud om kurser for chauffører, der kører med demente borgere Fokus på effektive kommunikationsveje mellem parterne Fra uge 37 begyndte de tiltag der var indført at bære frugt og langt de fleste kørsler med børn og ældre er herefter sket planmæssigt. Der arbejdes dog stadig på at forbedre kørslen, og fremadrettet er der fokus på dialog og forventningsafstemning med skoler, forældre og vognmænd. Der vil også være fokus på harmonisering af området bl.a. i forhold til hvor mange afgange der tilbydes fra den enkelte skole om eftermiddagen. Endvidere arbejdes med fortsat forbedring af bestillingssystemet til fordel for vognmænd og Kommunens bestillere. 5. Hvordan vil borgmesteren sikre, at fremtidige udbud sikrer tryghed mod utilsigtede svigt i den kommunale service? Forvaltningens vurdering er som nævnt, at der har været problemer med to udbud, rengøring i 2013 og kørsel i indeværende år, og at der er tale om forskellige typer af problemer i de to udbud både hvad angår art og omfang. Problemerne i kørselsudbuddet er primært indkøringsvanskeligheder som skyldes, at der har været for lidt tid til at planlægge og gennemføre omlægningen, som denne gang er temmelig stor på grund af den ændrede udbudsform, afregningsmetode, bestillingssystem mv.. I det første rengøringsudbud skyldes problemerne ifølge forvaltningens skøn, at den leverandør der vandt udbuddet viste sig ikke at være i stand til at løfte opgaven. Dermed bør de krav som stilles til leverandørerne og vægtning af pris/kvalitet overvejes nærmere. KL, DI (Dansk Industri) og Dansk Erhverv er i august 2015 blevet enige om, at følgende fem anbefalinger vil bidrage til at forebygge og begrænse negative effektive effekter ved fremtidige konkurser (udarbejdet specielt med fokus på ældreplejeområdet): Krav til virksomhederne om sund økonomi. Bl.a. krav til virksomhedernes soliditet og egenkapital Sikkerheds eller garantistillelse Dialog og samarbejde Konkrete beredskabsplaner 5

6 Dialog om unormalt lave DI har endvidere i september 2015 udsendt pressemeddelelse om, at kommunerne i forbindelse med udbud på rengøring fokuserer for meget på pris og at kvalitet bør vægtes højere. En række af anbefalingerne har indgået ved både kørselsudbuddet og det fornyede udbud på rengøring, men der kan være anledning til at Økonomi- og Erhvervsudvalget drøfter, hvilke krav der stilles fremadrettet, herunder vægtningen af pris/kvalitet. Den 18. november Klaus Christiansen / Tina Bjørnholt / Benedicte Wriedt Direktør Udbuds- og Indkøbschef Chef for Facility Management 6