Potentialeafklaring af konkurrenceudsættelse af Holbæk Kommunes madservice til plejeboliger og caféer. Maj 2014

Transkript

1 Potentialeafklaring af konkurrenceudsættelse af Holbæk Kommunes madservice til plejeboliger og caféer Maj 2014

2 Indhold 1. Baggrund og formål Det lovmæssige grundlag Kommunens politikker og retningslinjer Beskrivelse af opgaven Fremtidige udfordringer Stordriftspotentiale Udbudsscenarier Udbudsform Samarbejdsform Kvalitetsopfølgning, kontrol og fastholdelse af viden Forsyningssikkerhed Vurdering af konkurrencesituationen Kontrolbud Personaleforhold Medarbejderinddragelse og information Sociale klausuler Bygninger og andre fysiske aktiver Økonomi Tidsmæssige perspektiver Fordele, ulemper og opmærksomhedspunkter Vurdering og indstilling

3 Denne potentialeafklaringen vedr. konkurrenceudsættelse af Holbæk Kommunes madservice til ældre i plejeboliger og caféer er en del af kommunens forarbejde, inden der træffes beslutning om hvorvidt der skal gennemføres udbud. Potentialeafklaringen er udarbejdet af Sundheds- og ældreområdet, samt Borger- og Organisationsservice Indkøb og Udbud. 1. Baggrund og formål I 2007 udarbejdede Kommunernes Revision A/S en analyse af madproduktionen til ældre i plejeboliger og caféer i Holbæk Kommune. Analysens formål var at komme med et forslag til en ændret forplejningsmodel som dels sikrede en større ensretning i kommunens tilbud til ældre i plejeboliger og caféer, samt en effektivisering af den daværende storkøkkendrift. Analysen udmundede i en anbefaling af en ny forplejningsmodel for området, samt et forslag til den fremtidige storkøkkendrift. På baggrund af analysen træf Byrådet i Holbæk Kommune i januar 2008 beslutning om at madproduktionen til ældre i plejeboliger skulle konkurrenceudsættes, samt at kommunens Pleje-Omsorgsenhed kunne afgive kontrolbud. Pleje Omsorgsenheden udarbejdede, med bistand fra Kommunernes Revision A/S, et bud som afgives i maj Den 28. maj 2008 træf Byrådet beslutning om at annullere udbuddet, pga. manglende konditionsmæssighed i det indkomne private tilbud i budrunden. Pleje Omsorgsenheden arbejdede herefter med udgangspunkt i deres kontrolbud og påbegyndte en omfattende omlægning af madproduktionen til ældre i plejeboliger og caféer. En omlægning som medførte effektiviseringer på køkkenområdet, samt en væsentlig ændring af køkkenets produktion. Holbæk Kommunes Byråd vedtog december 2011 den reviderede udgave af kommunens udbudsstrategi. Strategien indebærer at alle udbudsegnede områder skal konkurrenceudsættes. Målet er at anvende konkurrenceudsættelse som en drivkraft for udvikling og fornyelse - samt for et skærpet fokus på kvalitet og ressourceanvendelse. Et af målene med konkurrenceudsættelse er at sikre, at opgaverne løses bedst og billigst ved at kommunens egne enheder og private virksomheder kan konkurrere på pris og kvalitet. Det er på baggrund af Udvalget for Voksnes beslutning den 2. april 2013, at der skal foretages en konkret vurdering af, om kommunens madservice til plejecentrene m.m. egner sig til at blive konkurrenceudsat igen. På denne baggrund indeholder 3

4 potentialafklaringen en vurdering af potentialer, opmærksomhedspunkter og begrænsninger vedr. konkurrenceudsættelse af kommunens madservice. 2. Det lovmæssige grundlag Lovgivningen om social service, fødevare og udbudsreglerne er rammesættende for et evt. udbud af kommunens madservice, herunder for, hvordan opgaven kan udbydes og hvilke krav der skal stilles til leverandøren. Lov om social service Madservice i plejeboliger og caféer er omfattet af Lov om social service Kap Betaling/Takster for madservice sker i henhold til Lov om social service Kap Loft over egenbetaling for madservice er fastsat jf. vejledning nr. 94 af 5. december 2006 (pkt Brugertakster)om personlig og praktisk hjælp. Ved beregning af brugertakster må medregnes: Råvarer Materialer Reparation og vedligeholdelse af materiel Afskrivning af materiel Forbrugsudgifter såsom el, vand, varme, gas Rengøringsmidler Personaleudgifter I beregning af brugertakster må ikke indregnes: Udgifter til lokaler Afskrivning og kapitalforrentning af lokaler Udgifter til administration Principperne er således, at de faktiske udgifter må indgå i takstberegningen. Uanset størrelsen på den beregnede takst må denne ikke overstige den fastsatte beløbsgrænse for egenbetaling. Kommunens samlede indtægter må over en 4-årig periode ikke overstige kommunens samlede udgifter til madservicetilbuddet. Levering af madservice til plejeboliger og caféer er ikke omfattet af reglerne om frit valg i Serviceloven, jf. 93, stk. 1. Ved udbud af madproduktionen, betyder det, at Holbæk Kommune ikke er underlagt de reguleringer, der er som følge af fritvalgsreglerne. Lov om fødevare Produktionskøkkenet arbejder efter den gældende fødevarelovgivning(lbk nr. 250 af 08/03/2013) og kontrolleres af den lokale Fødevareregion minimum 2 gange årligt. Begge produktionskøkkener er registreret som engrosvirksomheder i det der ikke sælges 4

5 produkter direkte til kunden, men til et plejecenter eller en café som videredistribuerer maden til andre. Udbudsdirektivet Opgaven er endvidere omfattet af bilag II B i Udbudsdirektivet (Europaparlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF). Dermed er Holbæk Kommune ikke underlagt de detaljerede regler for udbud, som findes i Udbudsdirektivet, men skal udelukkende overholde de grundlæggende principper, samt art. 23 vedr. tekniske specifikationer til beskrivelse af den udbudte opgave og art. 35, stk. 4 om meddelelse til EU om kontraktindgåelse. Dette indebærer, at Holbæk Kommune ikke er forpligtet til at anvende en bestemt udbudsform eller iagttage bestemte frister og kan derfor tilrettelægge processen uafhængigt af Udbudsdirektivets processuelle begrænsninger. EU-Traktaten Udbudsdirektivet bygger på traktatens grundlæggende principper om gennemsigtighed, ligebehandling og proportionalitet i udbudsprocessen, som skal overholdes. Herved er der eksempelvis en pligt til at anvende saglige og ikke-diskriminerende kriterier i udvælgelsen af tilbudsgivere, samt en pligt til ikke at forskelsbehandle tilbudsgiverne. Virksomhedsoverdragelsesloven Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse finder anvendelse. Såfremt opgaven udbydes indebærer det, at kommunens medarbejdere, hvis primære arbejdsopgaver bliver konkurrenceudsat, vil blive virksomhedsoverdraget, såfremt en privat virksomhed vinder udbuddet. Kontrolbud Bekendtgørelse om kommuners og regioners beregning og afgivelse af kontrolbud gælder i situationer, hvor kommunen skal beregne omkostningerne ved egen udførelse af en opgave, som kommunen har besluttet at sende i udbud (kontrolbud). Det kan ud fra gældende lovgivning konkluderes, at der ikke er lovmæssige hindringer for at konkurrenceudsætte Holbæk Kommunes madservice. 3. Kommunens politikker og retningslinjer Den kommunale madservice i plejeboliger og caféer styres efter kommunens to kvalitetsstandarder på madområdet. Derudover reguleres området af den overordnede ældrepolitik, der blev vedtaget i Her lægges der bl.a. vægt på forebyggelse og sundhedsfremme, hvor arbejdet omkring mad og måltider og den rette ernæring hører under. 5

6 De kommunale retningslinjer vedr. konkurrenceudsættelse af kommunens madservice udgøres af Holbæk Kommunes udbudsstrategi. Udover de juridiske forpligtelser har Holbæk Kommune i udbudsstrategien anført, at: Alle udbudsegnede områder konkurrenceudsættes. Dette hurtigst muligt, men i en takt, som sikrer en solid og sikker implementering i organisationen. Det kan i forhold til kommunens politikker og retningslinjer på området konkluderes, at der ikke er noget til hinder for at konkurrenceudsætte kommunens madservice. Det er en fordel, at ydelserne på området er velbeskrevne, og at der er klare kvalitetsstandarder, som kan lægges til grund ved et evt. udbud. 4. Beskrivelse af opgaven Produktionskøkkenerne er organisatorisk placeret under Sundheds- og Ældreområdet og hører under enheden Service og Administration. Den organisatoriske placering giver et godt samarbejde og en god informationskanal, dels til Service og Administrations øvrige afdelinger (caféer, rengøring, kantiner, ældreområdets administration og IT-teknisk service), og dels til det øvrige ældreområde (plejecentre, hjemmepleje og de aktive centre). Produktionskøkkenerne varetager i dag produktionen af det varme måltid - hovedret og biret - til alle kommunens plejecentre og ældrecaféer samt til 3 af kommunens bosteder for handicappede 365 dage om året. Herudover produceres smørrebrød til kommunens ældrecaféer, samt særlige tilbud (berigede supper, mælkemad, energidrik, fromage m.v.) til småtspisende ældre på plejecentrene. Endvidere varetager produktionskøkkenet undervisning, kostvejledning og rådgivning på plejecentrene, som en del af den pris der afregnes for maden. Madproduktionen foregår i kommunens to produktionskøkkener. På Møllevang produceres der i 2013 ca. 118 døgnkostenheder per dag, svarende til ca. 235 portioner. Produktionen er køle-vakuumproduktion (MAP), hvor maden produceres, nedkøles og pakkes i engangsemballage i beskyttet atmosfære. Produktionsformen giver maden en længere holdbarhed (op til 16 dage). Denne produktionsform medfører, at maden kun skal transporteres ud til modtagerne 2 gange ugentligt. Produktionsformen kræver stor nedkølingskapacitet og stor kølerumskapacitet til opbevaring af den færdigproducerede mad inden udbringning. Modtagerne får leveret mad til henholdsvis 3 og 4 dage af gangen. På Stenhusbakken produceres der i 2013 ca. 122 døgnkostenheder per dag, svarende til ca. 245 portioner. Produktionen er køleproduktion uden mulighed for vakuumpakning. Maden produceres, nedkøles og pakkes i engangsemballage lukket med forseglingsfilm. Denne produktionsform uden vakuum giver maden en holdbarheden på max. 72 timer fra 6

7 produktionstidspunkt til serveringstidspunkt. Den kortere holdbarhed bevirker, at maden skal transporteres ud til modtagerne seks gange om ugen. Produktionsformen kræver mindre opbevaringskapacitet end køle-vakuumproduktionen, da der kun skal opbevares mad til max. 3 dage ad gangen. Mad til visiterede hjemmeboende borgere er i dag udliciteret, og vil derfor ikke indgå i nærværende potentialeafklaring. Hvis der træffes beslutning om konkurrenceudsættelse, bør det overvejes at udbyde opgaverne samtidig, i to separate delaftaler, da Holbæk Kommune således sikre sig, at udbyde den størst mulige volumen. Kontrakterne på madservice til visiterede hjemmeboende borgere løber frem til den 30. september Et udbud på begge områder kan godt gennemføres tidligere med det vilkår, at kontrakten vedr. mad til visiterede hjemmeboende borgere først træder i kraft efter udløb af den nuværende kontraktperiode. 5. Fremtidige udfordringer Der er pr- 1.januar 2014 foretaget en reorganisering af aktivitetscenterområdet hvilket betyder, at der nu i stedet er fire dagscentre og et antal aktive centre. Denne ændring har haft, og kan stadig få en indvirkning på det fremtidige cafésalg, da en del ældre ikke længere har den samme base og derved det samme netværk, som de tidligere spiste sammen med. Derudover kan implementeringen af SKATs bekendtgørelse vedr. Momspligt ved Plejecaféers salg af mad og drikke til pårørende, gæster og ikke visiterede personer medføre et yderligere omsætningstab i caféerne, da den enkelte portion som konsekvens heraf, bliver noget dyrere for de i bekendtgørelsen nævnte persongrupper, end den er i dag. Dette kan ligeledes føre til en nedgang i produktionsvolumen. På plejecenterområdet er der visse usikkerhedsmomenter, der kan få indflydelse på den fremtidige produktionsvolumen. Plejecentret Kastanjely i Svinninge drives i dag af Forenede Care. Forenede Care har mulighed for at opsige madserviceaftalen med kommunens produktionskøkkener. Dette kan medføre en nedgang i produktionsvolumen på ca. 20 døgnkostenheder per dag. Som led i Boligstrategien på Ældreområdet skal der opføres et nyt plejecenter i Tølløse som erstatning for plejecentrene Møllevang og Tølløse Ældrecenter. Plejecenteret oprettes som et offentligt-privat partnerskab. Den kommende private leverandør på dette center vil ikke være forpligtet til at modtage madservice fra de kommunale produktionskøkkener. Dette kan medføre en nedgang i produktionsvolumen på ca. 23 døgnkostenheder per dag. Der er etableret et plejehotel med 14 midlertidige boliger i Regstrup. Dette har medført en mindre tilgang til kommunens madserviceordning. I forhold til den produktionsvolumen der er baseret på bosteder på handicapområdet, er denne ligeledes usikker, i det der er indgået kontrakter med de tre institutioner med 7

8 gensidig opsigelsesvarsel på tre måneder. Dette kan betyde en nedgang på ca. 26 døgnkostenheder per dag. 6. Stordriftspotentiale Deloitte har i deres rapport Foranalyse af stordriftspotentiale i kommunerne(januar 2013) påpeget, at der med stor sandsynlighed kan indhentes stordriftsfordele ved at ændre kommunernes madproduktion. I Holbæk Kommunes producerer i dag samlet 240 døgnkostenheder per dag. Deloitte vurderer i deres rapport, at hvis madproduktionen i kommunerne centraliseres mere end den er i dag, således at der kan produceres mellem 400 og 500 døgnkostenheder dagligt, så kan der opnås en besparelse på mellem procent. Dette potentiale er med udgangspunkt i en decentral produktion på mellem 50 og 200 døgnkostenheder per dag. Det må derfor antages, at der ligger et potentiale i at samle Holbæk Kommunes madproduktion et sted. Deloitte vurderer derudover, at en optimal madproduktion som minimum omfatter døgnkostenheder per dag. En sådan volumen kan alene opnås i regi af et fælleskommunalt- eller et privat selskab, der eksempelvis opererer på tværs af flere kommuner og/eller virksomheder. Hvis en sådan volumen opnås, vurderes potentialet at være over 30 procent. 7. Udbudsscenarier Udvalget for Voksne ønsker at få belyst følgende scenarier: Scenarie 1 - Udbud uden lokalitetskrav I dette scenarie får markedet mulighed for at vurdere, hvorvidt det er hensigtsmæssigt at producere i kommunens køkkenfaciliteter, eller om der er eventuelle stordriftsfordele ved at benytte virksomhedens egne faciliteter. På den måde sikre Holbæk Kommune sig, at de indkomne tilbud tager udgangspunkt i den mest effektive produktionsform. Kommunens plejecentre er i dag gearet til at modtage madleverancer udefra. Madproduktion fra andre lokaliteter end kommunens egne vil derfor ikke være problematisk i forhold til modtagerkøkkenernes kapacitet. I dette scenarie vil der ligeledes være mulighed for at etablere en forpagtningsaftale, hvis der er interesse fra evt. mindre private virksomheder i at fortsætte produktionen i 8

9 kommunens nuværende faciliteter. Betingelserne 1 for en sådan forpagtningsaftale skal specificeres inden opgaven udbydes og indgå i udbudsmaterialet. Kontrolbud fra kommunens eget produktionskøkken skal i dette scenarie udarbejdes med udgangspunkt i de nuværende produktionsforhold. Sundhed og Ældre vurderer, at kommunens kontrolbud sandsynligvis ikke vil være konkurrencedygtigt på prisen, da kommunens nuværende produktionsfaciliteter ikke er optimale i forhold til den udbudte opgaveportefølje. Scenarie 2 - Udbud med lokalitetskrav forpagtningsaftale Madproduktionen udbydes med det specifikke krav, at opgaven skal udføres i kommunens nuværende køkkenfaciliteter. Udbuddet skal således indeholde en forpagtningskontrakt. For at Holbæk Kommune kan stille specifikke krav om, at madproduktionen skal foregå i kommunens nuværende køkkenfaciliteter, skal der foreligge en saglig begrundelse for denne restriktion. Det vurderes, at kravet om, at de nuværende køkkenfaciliteter skal anvendes som produktionssted for den kommende madproduktion, vil formindske de evt. stordriftspotentialer der ligger i, at centralisere produktionen jf. ovenstående. Derudover vurderes det, at de store leverandører på markedet ikke vil være interesseret i at drive kommunens produktionskøkkener, hvilket må antages at få betydning for konkurrencesituationen ved et udbud under dette scenarie. Kommunens kontrolbud samt evt. tilbud fra private virksomheder skal i dette scenarie, udarbejdes med udgangspunkt i de nuværende produktionsfaciliteter. 8. Udbudsform De overordnede udbudsmæssige rammer udgøres af Udbudsdirektivet, idet ydelserne er omfattet af direktivets bilag II B. Et udbud kan gennemføres som offentligt eller begrænset udbud, dvs. med prækvalifikation. Ved et begrænset udbud får kommunen en bedre føling med hvilke virksomheder, der vil byde ind på opgaven. Det er dog ikke sikkert, at prækvalifikation er nødvendig, da markedet generelt set er præget af meget få aktører. Det anbefales, at der inden et eventuelt udbud igangsættes, gennemføres en markedshøring, hvor interesserede aktører på markedet inviteres til at give input og påpege særlige opmærksomhedspunkter i forbindelse med udbud af den pågældende opgave. En markedshøring vil ligeledes være en test af, om opgaven overhovedet er interessant for virksomhederne, og om en evt. prækvalifikation er nødvendig. 1 Hvis lokalerne også anvendes til produktion til andre end plejecentrets beboere, skal Holbæk Kommune opkræve en forpagtningsafgift, modsvarende markedslejen for tilsvarende lokaler. 9

10 Det anbefales, at opgaven udbydes efter tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet der i høj grad vil være behov for at fastsætte kvalitative vurderingskriterier i form af fx kvalitetssikring og service, samarbejde m.v. Der er ikke landsdækkende SKI-rammeaftaler eller aftaler i Fælles Udbud Sjælland, der kan benyttes. 9. Samarbejdsform Hvis produktionskøkkenets opgaveportefølje udbydes, bør samarbejdet med den valgte leverandør tilgodese kommunens behov for driftssikkerhed, føling med opgaveløsningen, løbende dialog, udvikling, m.m. Samarbejdsformen kan også have betydning for markedets respons på udbuddet. Valget skal derfor optimere mulighederne for at indhente attraktive tilbud fra markedet og for, at der leveres ydelser af høj kvalitet. Uanset hvilen samarbejdsform der vælges, bør det overvejes, om der kan indarbejdes en incitamentsmodel i kontrakten, således at leverandøren tilskyndes til at optimere arbejdsgang, samarbejdsrelationer, innovative tiltag, m.m. Eventuelle gevinster ved sådanne tiltag kan evt. fordeles mellem leverandør og kommunen efter en nærmere fastlagt model. Den konkrete kontraktkonstruktion, som Holbæk Kommune vælger at benytte, har betydning for samarbejdsmodellen i forhold til en eventuel privat leverandør. Flere kommuner har valgt at benytte OPS-modellen, der er en samarbejdsmodel hvor en privat virksomhed og kommunen opretter et fælles selskab. Ejerskabet deles mellem parterne med den private virksomhed som hovedaktionær. Det har her særlig betydning, at kommunen ressource- og kompetencemæssigt er rustet til et konstruktivt samarbejde med en ekstern leverandør. Hvis OPS-modellen vælges, vil et kontrolbud være overflødigt, da kommunen selv indgår i den fælles selskabskonstruktion. OPS-modellen vil oftest være hensigtsmæssig, hvis det vurderes at være attraktivt, at fortsætte madproduktionen i kommunens nuværende produktionsfaciliteter. Dette vurderes umiddelbart ikke, som den mest hensigtsmæssige produktionsform, hvis der tages udgangspunkt i kommunens nuværende køkkenfaciliteter. Et alternativ til OPS-modellen er samarbejde via en bestiller-udfører-modtager-model, hvor udføredelen varetages af den vindende tilbudsgiver. Dette vil umiddelbart betyde, at 10

11 kommunen fortsætter den kontraktstyringsmodel, der er på området i dag. Denne model er velafprøvet i markedet og benyttes allerede i dag ved udbringning af mad til Holbæk Kommunes visiterede borgere i eget hjem. Det anbefales, at indarbejde dialogværktøjer i kontrakten, så en eventuel privat leverandør og kommunen i fællesskab kan udvikle området. 10. Kvalitetsopfølgning, kontrol og fastholdelse af viden Ved udbud af Holbæk Kommunens madservice er der behov for at kommunen som i dag - foretager kvalitetsopfølgning og gennemfører kontrol. Der kan i en overgangsperiode være behov for en mere intensiv opfølgning og dialog med leverandøren, afhængigt af hvem leverandøren er, samt kvaliteten af overdragelsesforretningen. Fastlæggelse af forholdene vedr. opfølgning og kvalitetskontrol kan håndteres på følgende måder: 1) Kommunen skal sikre sig, at datagrundlaget for de udbudte opgaver er validt. Hvis ikke dette er tilfældet, skal der inden udbuddet igangsættes, afsættes tid og ressourcer til at indsamle og validerer det fornødne datamateriale. 2) I udbudsmaterialet beskrives et forslag til procedure for samarbejdet med leverandøren om kvalitetssikring og opfølgning. I tilbuddet konkretiserer og supplerer leverandøren forslaget. Kvalitetsopfølgningen vil umiddelbart tage udgangspunkt i leverandørens egenkontrol og periodiske driftsmøder i form af menupanel møder minimum 2 gange årligt. Ved menupanel møderne deltager repræsentanter fra ældrerådet, brugerråd, visitationen og leverandøren. Menupanelets opgave er at sikre, at de krav, der er opstillet i kontrakten overholdes af leverandøren, samt muligheden for at spørge ind til specifikke punkter vedr. leverandørens egenkontrol, kvalitetssikring, mv. Endvidere etableres dialog vedr. evt. klager over leverandøren. Denne praksis benyttes allerede i dag. 3) Kravspecifikationen indeholder opfølgningsbare kvalitetskrav. Kontrakten skal indeholde sanktioner ved evt. misligholdelse. 4) Der vil være behov for jævnlige driftsmøder mellem bestiller og leverandøren. Der bør, som det er i dag, være en kontaktperson som varetager den daglige kontakt og opfølgning mellem kunde og leverandør på hvert leveringssted. Det er vigtigt, at der gives mulighed for at arrangere driftsmøder efter behov mellem leverandør og kunde for at forebygge misforståelser og sikre at de korrekte kosttyper leveres til borgerne samt sikre, at der fortsat arbejdes hen imod kommunens mål og krav på mad- og måltidsområdet. 11

12 5) Det bør overvejes, om kontrakten skal indeholde en incitamentsmodel, der tilskynder leverandøren til bl.a. innovative tiltag i kontraktperioden, som kan være en gevinst for både kommunen og leverandøren. Der er behov for, at kommunen fastholder en viden om opgaven både af hensyn til kontrolmulighederne, men også for eksempelvis at have mulighed for en faglig dialog med leverandøren om opgavens udførelse. Alternativt kan controllingopgaver udliciteres til 3. part. Opgaven er i dag veldokumenteret. Såfremt opgaven udbydes, vil der i organisationen være en solid viden om opgaveløsningen, så der efter behov kan føres en dialog og foretages opfølgning i forhold til en evt. privat leverandør. 11. Forsyningssikkerhed Udbudsportalen i KL har oplyst, at spørgsmålet om overdragelse og evt. tilbageførelse af fysiske aktiver i form af maskiner reguleres af virksomhedsoverdragelsesloven og af kommunens beslutninger på området. Ifølge virksomhedsoverdragelsesloven følger personalet med opgaven, uanset om den ligger hos en privat virksomhed eller hos kommunen. Hvad angår fysiske aktiver så er det afgørende, hvilket udbudsscenarie kommunen vælger, da dette valg har betydning for, om lokaliteterne lejes ud eller om faciliteterne stal stå standby eller sælges. Såfremt madproduktionen overtages af en privat leverandør og produktionen kommer til at foregå i leverandørens egne produktionslokaler, er det vigtigt at gøre sig overvejelser om hvordan forsyningssikkerheden sikres i tilfælde af et eventuelt leverandørsvigt. Der bør være opmærksomhed på, at dele af madproduktionen til ældre er kompleks, da den indebærer mange former for specielkost, særlig kost med afvigende konsistens og kost til borgere med særlige behov for forebyggelse af underernæring eller sygdom, samt opernæring efter sygdomsforløb. Denne efterspørgsel kræver en leverandør med erfaring indenfor produktion af mad til målgruppen. Holbæk Kommune har været i kontakt med to store aktører på markedet, der begge tilkendegiver, at de i en situation med akut leverandørsvigt vil kunne overtage Holbæk Kommunes madproduktion til plejeboliger og caféer fra dag til dag, da deres produktionsmetoder og kapacitet muliggør akutleveringer til en hel kommune. Der er dog ingen konkrete erfaringer, hvor det har været nødvendigt at overtage den samlede madproduktion til en kommune fra dag til dag, hvorfor det ikke har været muligt at efterprøve de to leverandørers udsagn i virkeligheden. 12

13 Denne løsning skal betragtes som en midlertidig løsning, indtil kommunen har haft mulighed for at genudbyde opgaven. Det anbefales, at der i udbudsmaterialet opstilles krav vedr. soliditet, samt krav om sikkerhedsstillelse i kontrakten: Specifikke krav til de bydende virksomheders soliditet i selve udbudsfasen vil mindske risikoen for at opgaven overdrages til virksomheder, der ikke er egnet til at løfte opgaven. Kontraktuelt krav om, at den private leverandør stiller sikkerhed på procent af den årlige kontraktværdi i hele kontraktperioden vil sikre, at Holbæk Kommune ved et evt. leverandørsvigt har mulighed for at benytte sikkerhedsstillelsen til at køb mad hos en anden privat leverandør. Nedenfor er opstillet en række alternative tiltag, der i en kort periode kan medvirke til at sikre forsyningssikkerheden: Lave aftaler med andre offentlige produktionskøkkener (regionale/kommunale). Der er dog tvivl om, hvorvidt disse produktionskøkkener har kapacitet til at rumme en akut produktion til Holbæk Kommune. Lade de nuværende køkkenfaciliteter stå standby. Her er det usikkert, om faciliteterne er funktionsdygtige, efter at de har stået ubrugte i længere tid. Derudover skal dette tiltag overvejes i forhold til kommunens arealoptimeringsstrategi. Ovenstående alternative tiltag skal kun ses som et midlertidigt supplement til køb hos en privat virksomhed, hvis dette er nødvendigt. De skal ikke betragtes som en samlet pakke, men som elementer der hver især bør overvejes for at sikre forsyningssikkerheden. Med udgangspunkt i ovenstående vurderes der ikke at være en risiko i forhold til kommunens forsyningssikkerhed, hvis opgaven udliciteres. Risikovurderingen er foretaget på baggrund af en vurdering fra de to største leverandører på markedet af den konkrete problemstilling, da der ikke findes noget fortilfælde for, at en hel kommune står uden madleverandør fra dag til dag. 12. Vurdering af konkurrencesituationen Markedet er præget af to store virksomheder. Det Danske Madhus A/S, der har opkøbt KRAM Madservice A/S og Din private Kok A/S, der er en del af Compass Group A/S. To leverandører, der allerede i dag er godkendte fritvalgsleverandører af mad til Holbæk Kommunens hjemmeboende borgere. Derudover kan der være en række mindre lokale virksomheder, der muligvis kunne være interesseret i at byde på opgaven. 13

14 Der er flere kommuner, der inden for de sidste år har konkurrenceudsat deres madservice. Eksempler på dette er bl.a. Aarhus, Ikast-Brande, Jammerbugten, Lyngby-Taarbæk, Silkeborg, Sorø, Skive, Vejle og Viborg Kommune. Derudover er udbud af den kommunale madservice undervejs i Kalundborg og Køge Kommune. Da markedet er præget af meget få aktører anbefales det, som tidligere nævnt, at der inden et eventuelt udbud igangsættes, gennemføres en markedshøring, hvor interesserede virksomheder inviteres til at give input i forhold til Holbæk Kommunes intentioner på området. 13. Kontrolbud Byrådet har i Udbudsstrategien besluttet, at Holbæk Kommune gennemfører kontroludbud, hvor kommunens nuværende organisering og opgaveløsning tillader den tilstrækkelige sikkerhed i gennemførslen. Et kontrolbud er et tilbud på de fremtidige vilkår ud fra udbudsmaterialet, og det vil i de fleste tilfælde indeholde en aktiv revurdering af den eksisterende opgavevaretagelse gennem effektivisering, tilpasning eller anlæg af nye faciliteter. Et kontrolbud er ikke det samme som en kontrolberegning, der opgør kommunens udgifter til opgaveløsningen på udbudstidspunktet. Det kan være omkostningsfuldt at udarbejde og afgive et kontrolbud, men et kontrolbud kan være med til at skærpe konkurrencen ved udbuddet. Derudover gælder det altid, at den kommunale opgavevaretagelse bør kunne stå sig i konkurrencen med private virksomheder. Om det er tilfældet eller ej kan konstateres gennem et kontrolbud. Et eventuelt kontrolbud skal udarbejdes og afgives i overensstemmelse med Bekendtgørelse nr. 607 af 24. juni 2008 om kommuners og regioners beregning og afgivelse af kontrolbud. Det skal fremgå af udbudsbekendtgørelsen og udbudsmaterialet, at der udarbejdes et kontrolbud. Udbudsforretningen skal tilrettelægges således, at den ikke indebærer en konkurrenceforvridende fortrinsstilling for et kontrolbud. Hvis kontrolbuddet er det mest fordelagtige annulleres udbudsforretningen, og kommunen beholder opgaven in-house. Forudsætningerne i kontrolbuddet realiseres og opgaven styres via en intern kontrakt. 14. Personaleforhold Normeringen i de to produktionskøkkener er som følger: 14

15 Køkkenassistenter: 547,5 t/uge fordelt på 16 medarbejdere, hvor af 3 er ansat i tidsbegrænsede stillinger, samt en ferie vikar. To ledende økonomaer: 74 t/uge Personalets løn- og ansættelsesforhold hos en evt. privat leverandør omfattes af Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse og personalet skal overdrages i overensstemmelse med reglerne. Dette indebærer, at leverandøren umiddelbart indtræder i de pligter, som påhvilede tidligere leverandør i henhold til (1) kollektiv overenskomst og aftale, (2) bestemmelser om løn- og arbejdsforhold, der er fastsat eller godkendt af offentlig myndighed eller (3) individuel aftale om løn og arbejdsforhold. Der er ingen tjenestemænd omfattet af udbuddet. Den private leverandør kan som udgangspunkt varsle ændringer i ansættelsesvilkår som følge af overenskomsten før dennes udløb, men ændringerne kan først få virkning efter overenskomstperiodens udløb. Produktionskøkkenet har på nuværende tidpunkt en ernæringsassistentelev på 37t/uge. Eleven er ikke lønnet af produktionskøkkenet og indgår derved ikke som en del af normeringen. Aflønningen sker fra den pulje hvor SSH- og SSA-elever bliver lønnet fra. Elevpladsen er ikke permanent, men er afsat til produktionskøkkenet i år 2013 til Krav om elevplads kan overføres til ekstern leverandør. Krav til leverandøren med hensyn til overtagelse af personalet fastlægges som led i udarbejdelsen af udbudsmaterialet, herunder krav vedr. sociale klausuler, uddannelse m.v. 15. Medarbejderinddragelse og information Kommunen skal sikre rettidig information til ledelse og personale om den pågældende opgave samt inddrage samarbejdsudvalgene efter gældende regler og retningslinjer. Berørte medarbejdere og MED skal holdes orienteret om drøftelser og beslutninger og inddrages i overensstemmelse med: 1) Lov om virksomhedsoverdragelse 2) Protokollat om medarbejdernes inddragelse og medvirken ved omstilling, udbud og udlicitering af 24. februar 1999 indgået af Kommunale Tjenestemænd og Overenskomstansatte (KTO) og Kommunernes Landsforening (KL) 3) Kommunens MED-aftale 4) Interne retningslinjer i Holbæk Kommune for større omstillingsprocesser 5) Holbæk Kommunes Udbudsstrategi Såfremt Byrådet beslutter at udbyde opgaven, vil de nærmere konkrete forhold vedr. information og inddragelse af evt. berørt personale blive fastlagt som en af de første aktiviteter. 15

16 16. Sociale klausuler En social klausul er et krav i udbudsmaterialet og i kontrakten om, at leverandøren påtager sig en nærmere angivet social forpligtigelse. Målet kan dels være at fastholde personer på arbejdsmarkedet og forebygge nedslidning, dels at integrere personer, der er uden for arbejdsmarkedet. Der kan fx stilles krav om efteruddannelse på arbejdspladsen, beskæftigelse af lærlinge og elever, beskæftigelse af personer med særlige integrationsproblemer m.v. Sociale klausuler skal anvendes under iagttagelse af EU-retten og dansk ret. Det betyder navnlig, at de sociale klausuler ikke må diskriminere udenlandske leverandører og arbejdstagere. De sociale klausuler skal samtidig være gennemsigtige, proportionale, sagligt begrundede og de må ikke stride imod ligebehandlingsprincippet. For så vidt angår tjenesteydelser, der udføres i Danmark, kræves det, at kommunens leverandører følger gældende overenskomstmæssige løn- og arbejdsvilkår på det aktuelle ansættelsesområde eller de vilkår der sædvanligt gælder for tilsvarende arbejde. Kommunerne blev pr. 1. januar 2014 omfattet af statens regler om sociale klausuler vedrørende uddannelses- og praktikaftaler - følg eller forklar- princippet. Princippet indebærer en pligt for offentlige ordregivere til enten at anvende klausuler om uddannelses- og praktikaftaler i relevante udbud eller forklare, hvorfor de ikke gør (fx hvis kontrakten ikke egner sig til en social klausul). Kontrakterne skal have følgende volumen for at kunne betragtes som relevante udbud: Bygge- og anlægskontrakter, hvor kontrakten udføres i Danmark, og har en varighed på minimum 6 måneder og en kontraktværdi på mindst 10 mio. kr. eksl. moms og/eller en lønsum på 4 mio. kr. Tjenesteydelseskontrakter, hvor kontrakten udføres i Danmark, og har et driftselement (fx rengøring eller kantinedrift), en varighed på minimum 6 måneder og en kontraktværdi på mindst 10 mio. kr. eksl. moms og/eller en lønsum på 4. mio. kr. Der kan i øvrigt indsættes klausuler vedrørende uddannelses- og praktikaftaler i kontrakter af mindre volumen/varighed, hvis det er proportionalt. Konkurrenceudsættelse af kommunens madservice vil være omfattet af ovenstående krav, da kontraktvolumen vil overstige 10 mio. kr. En eventuel social klausul bør modsvare kommunens nuværende forpligtelser for driftsopgaven i relation til skånejobs, fleksjobs, revalidering, jobtræning mv. 16

17 17. Bygninger og andre fysiske aktiver Holbæk Kommune skal inden for rammerne af virksomhedsoverdragelsesloven sikre sig, at der findes den optimale løsning for de nuværende fysiske aktiver ved evt. overdragelse af opgaven til en privat virksomhed. Der vil som led i udbuddet skulle udfærdiges en særskilt aftale om bygninger og inventar. Holbæk Kommune er ejer af bygningerne. Der vil derfor skulle indgås en forpagtningsaftale, hvis produktionen skal videreføres af en privat leverandør i de nuværende faciliteter. Det meste af produktionsudstyret i begge køkkener er slidt og det vil formentlig ikke være rentabelt at flytte produktionsudstyret til andre køkkener elle sælge det. Særligt på Stenhusbakken er en del af produktionsudstyret ikke tidssvarende. Der kan i kravspecifikationen stilles krav til det materiel, der skal anvendes. Som led i udarbejdelsen af udbudsmaterialet tages der stilling til, om leverandøren skal anvende eget materiel, eller om kommunen ønsker at virksomhedsoverdrage materiel, alternativt foretage et salg. 18. Økonomi Det forventede potentiale for besparelser og/eller forbedringer skal stå i et rimeligt forhold til omkostningerne ved at konkurrenceudsætte opgaven samt implementering og drift af en efterfølgende kontrakt. Det vurderes, at kommunen ved udbud af opgaven kan opnå en økonomisk gevinst. Størrelsen af det økonomiske potentiale afgøres blandt andet af: Det nuværende omkostningsniveau for opgaven set i forhold til markedsløsninger Omkostningerne til at gennemføre udbuddet (udbudsomkostninger) Omkostningerne efter udbuddet til kontrol og kvalitetsopfølgning (følgeomkostninger). Økonomisk potentiale Der er i 2013 estimeret omkostninger forbundet med madproduktionen i omegnen af 11,7 mio. kr. i de 2 produktionskøkkener. I forbindelse med førstegangsudbud af Holbæk Kommunens madservice til plejeboliger og caféer i 2008 blev der realiseret en besparelse på ca. 9 procent af produktionsomkostningerne. 17

18 Indsamlede erfaringer fra førstegenerationsudbud i fire kommuner 2, der ligeledes har konkurrenceudsat deres madservice til plejecentrene, viser, at de har realiseret en økonomisk gevinst på mellem 10 og 30 3 procent. Med et gennemsnit på ca. 18 procent. Det vurderes, at de realiserede gevinster bl.a. er fundet via konkurrence mellem offentlige og private aktører, nye/forbedrede produktions- og organisationsformer, samt serviceharmonisering. Omlægning af Holbæk Kommunes samlede madproduktion til køle-vakuumproduktion, potentielle stordriftsfordele ved at samle madproduktionen et sted, samt ovenstående udbudserfaringer indikerer, at der stadig er et ikke realiseret økonomisk potentiale i kommunens madproduktion. Med baggrund i de effektiviseringer af produktionen, der blev gennemført ved implementeringen af den nuværende interne kontrakt med produktionskøkkenerne anslås det, at et mere realistisk besparelsespotentiale vil ligge i omegnen af 8 procent. Deloitte indikerer dog, at potentialet i gennemsnit kan overstige 30 procent, hvis stordriftsfordelene høstes ved bl.a. at øge produktionsvolumen til minimum døgnkostenheder per dag. En volumen der alene kan opnås i regi af et fælleskommunalt/privat produktionskøkken, der opererer på tværs af flere kommuner eller andre virksomheder. Procentuelt potentiale 2013-regnskab Umiddelbart potentiale 8 procent Ca kr. Deloittes indikative potentiale ved stordrift > 30 procent > kr. Årlig økonomisk potentiale i kr regnskab I tilfælde af, at de indkomne tilbud overstiger kommunens budgetmæssige restriktioner for madservice til plejecentrene, er kommunen berettiget til at annullere et givent udbud og i stedet vælge at fortsætte med at udføre opgaven selv. Takstregulering Jf. Lov om social service er principperne for beregning af takster på dette område således, at det alene er de faktiske udgifter, der må indgå i takstberegningen. Uanset størrelsen på den beregnede takst må denne ikke overstige den fastsatte beløbsgrænse for egenbetaling. Omkostningerne til madservice, der ligger til grund for takstberegningen skal findes på to områder i organisationen. Produktionskøkkenerne i sig selv generede i 2013 en indtægt på 2 Ikast-Brande Kommune 2009, Jammerbugt Kommune 2010, Lyngby-Taarbæk Kommune 2010, Viborg Kommune En del af opgaverne er overgået til plejehjemmene, så den reelle totaløkonomiske gevinst må vurderes at ligge i underkanten af de 30 procent. 18

19 kr. Det er dog ikke det reelle omkostningsniveau i forhold til produktionskøkkenernes faktiske udgifter til madservice til plejecentre og caféer, da tallet indeholder indtægter fra madleverancer til Tornhøj, Skarridsøhjemmet samt Abildgården, som ligger uden for denne takstberegning. Nettoudgifterne uden de 3 enheder vil være en udgift på kr. ekskl. udgifter til råvarer til denne del af produktionen. Decentrale omkostninger til madservice i modtagerkøkkenerne anslås i 2013 at beløbe sig til kr. Disse omkostninger er i dag ikke indregnet i Holbæk Kommunes takster. Det medfører, at kommunens samlede omkostninger til madservice til plejecentre og caféer beløber sig til en nettoudgift på kr. i Holbæk Kommune er forpligtet til at regulere taksterne ned, hvis kommunens takstindtægter overstiger de samlede omkostninger til madservice opgjort over en 4 årig periode. Med udgangspunkt i Holbæk Kommunes omkostninger til madservice til plejecentre og caféer i 2013, kan kommunen nedsætte produktionsomkostningerne med 4,6 mio. kr. uden at være forpligtet til at sænke taksterne på området. Andre potentialer Hvis der via udbuddet realiseres en økonomisk gevinst kan dette, som beskrevet ovenfor, få direkte indflydelse på kommunens takster. Den økonomiske gevinst kan enten benyttes til at sænke taksterne, til at hæve serviceniveauet eller bibeholde takst- og serviceniveau for på den måde, at sænke kommunens omkostninger til madproduktion. En konkurrenceudsættelse af opgaven kan ligeledes afdække hvad private virksomheder kan tilbyde i forhold til brugerinddragelse, brugeroplevet kvalitet, ernæring, valgmuligheder og variation. Udbudsomkostninger Da dette er et andengenerationsudbud, har kommunen allerede udbudsdokumenter og kravspecifikation fra det tidligere udbud, som vil lette arbejdsbyrden i forhold til at udarbejde de nødvendige udbudsdokumenter. Det må dog forventes, at der skal afsættes tid til at opdatere de gamle udbudsdokumenter. En del kommuner har allerede gennemført tilsvarende konkurrenceudsættelse af deres madservice. Det vil derfor være muligt at indhente inspiration og kvalificerede erfaringer fra disse kommuner, hvilket vil lette arbejdet i forhold til selve udarbejdelsen af det nødvendige udbudsmateriale. Der vil være udgifter forbundet med at afgive kontrolbud. Erfaringer fra Holbæk Kommunes tidligere kontrolbud på opgaven i 2008 beløb sig til kr. excl. udgifter til kørsel. Det må forventes, at udgifterne til et evt. kontrolbud i dag vil være lavere, da opgaven er velbeskrevet og køkkenernes produktionsomkostninger er veldokumenterede. Udgifter til udarbejdelse af udbudsmateriale samt kontrolbud vurderes til, at være en engangsomkostning på ca kr. 19

20 Følgeomkostninger Sundhed og Ældre vurderer, at der er behov for et bindeled mellem køkken og modtager som indgår i undervisning, vejledning og rådgivning i forhold til ledere og medarbejdere, der anretter maden og tilrettelægger spisesituationerne på de lokale centre. I funktionen vil der desuden indgå kontakt til produktionsenheden og controller funktion af indhold og kvalitet med maden. Funktionen svarer til et årsværk og de anslåede årlige omkostninger til ca kr. Der bør ligeledes foretages en vurdering af, om denne ydelse skal konkurrenceudsættes. Samlet økonomisk potentiale Det estimerede økonomiske potentiale er opgjort nedenfor over en firårig periode. Umiddelbart potentiale Deloittes indikative potentiale ved stordrift År 1 År 2 År 3 År 4 Ca kr. Ca kr. Ca kr. Ca kr. > kr. > kr. > kr. > kr. 19. Tidsmæssige perspektiver Erfaringer fra Holbæk, såvel som fra andre kommuner indikerer, at der skal afsættes ca. 1 år fra politisk godkendelse og frem til kontraktstart. Det er eventuelt muligt at fremskynde processen ved øget ressourcededikation. Sundhed og ældre anbefaler af hensyn til driftssikkerheden, at et eventuelt leverandørskifte ikke sker umiddelbart op til eller efter de gængse ferieperioder. Generelt anbefales kontraktstart pr. 1. februar eller 1. oktober. 20. Fordele, ulemper og opmærksomhedspunkter De fordele, der overordnet set kan være ved at foretage et udbud af kommunens madservice til plejeboliger og caféer, kan beskrives som følger: 1) Alle produktionskøkkenets opgaver bliver beskrevet og alle relevante krav fastlagt i kontrakten. Kommunen tager aktivt stilling til de ydelser, som leverandøren skal levere, og til serviceniveauet for opgaven. Eventuelle overflødige delopgaver og uhensigtsmæssigheder skæres bort. Udbud af kontrakten skaber dermed tydelighed og gennemsigtighed omkring ydelser, kvalitet og service. 2) Holbæk Kommune får testet pris og kvalitet i konkurrence med private virksomheder. På den måde kan Holbæk Kommune sikre, at kommunen får ydelserne leveret bedst og billigst. 20

21 3) Holbæk Kommune får afdækket markedet i forhold til hvad private virksomheder kan tilbyde på områder som brugerinddragelse, brugeroplevet kvalitet, ernæring, valgmuligheder og variation. 4) Holbæk Kommune slipper for de omkostninger der er forbundet med investeringer i et nyt og opdateret produktionsapparat, hvis produktionen flyttes ud af kommunens faciliteter. De overordnede ulemper, der kan være ved at foretage udbud af opgaven, kan beskrives som følger: 1) Hvis opgaven vindes af en privat leverandør med produktion i eget storkøkken vil en del de virksomhedsoverdragne medarbejdere med stor sandsynlighed få længere til arbejde. 2) Såfremt kommunen ikke har sit eget produktionskøkken, er kommunen mere sårbar over for et eventuelt leverandørsvigt. I dag fungerer produktionskøkkenet som back up, og vil altid kunne træde til i en nødsituation fx ved svigtende leverance af mad til visiterede ældre borgere i eget hjem. Risikoen for at Holbæk Kommune ikke kan opretholde forsyningssikkerheden, selvom kommunens køkkener lukkes, vurderes dog at være minimal jf. afsnit 11. Det skal dog bemærkes, at denne vurdering udelukkende er baseret på to private leverandørers udsagn og ikke på erfaringer, og ikke på erfaringer, da der ikke findes noget fortilfælde som kan bruges som erfaringsgrundlag. Opmærksomhedspunkter, der skal håndteres ved et evt. udbud af kommunens madservice kan beskrives som følger: 1) Holbæk Kommune skal sikre sig, at der afgives pris på samtlige nødvendige ydelser og produkter. 2) Holbæk Kommune skal tage stilling til, hvordan den ernæringsmæssige undervisningsindsats i enhederne opretholdes. Hvis den kostfaglige ekspertise flyttes ud af egen organisation, giver det umiddelbart ikke de samme muligheder for samarbejde på tværs af køkken og pleje som hidtil. Der skal tages stilling til om vejledning, rådgivning og undervisning skal være en del af kontrakten med en evt. ekstern leverandør, eller om disse skal medtages som tilkøbsydelser. På nuværende tidspunkt er disse ydelser inkluderet i den pris plejecentrene betaler til produktionskøkkenet. Ydelser inden for dette område medfører et væsentligt ressourcetræk i produktionskøkkenerne i dag. Et eksempel herpå er en samlet ernæringsindsats, som er gennemført på hele ældreområdet i perioden maj 2012 til marts Her er ca. 800 medarbejdere fra plejen blevet undervist af 21

22 repræsentanter fra produktionskøkkenet og hjemmeplejen uden, at det har kostet ældreområdet andre udgifter end forplejning til kursusdeltagerne. 3) Det er essentielt, at modtageforholdene stemmer overens med den leveringsfrekvens, som kræves af leverandøren. Eksempelvis kan det ikke lade sig gøre at få leveret kølemad en gang ugentligt til plejecentre og caféer, selv om det vil minimere transportudgifterne, da der på nuværende tidspunkt ikke er kapacitet til at opbevare en sådan madvolumen på plejecentrene. I forbindelse med levering til borgere på Plejehotellet vil der være behov for hurtig omstilling af leveringsfrekvensen, da disse borgere kun vil opholde sig på plejehotellet i en kortere periode. Det er generelt vigtigt at stille krav til, at en evt. privat leverandøren kan foretage hurtige omstillinger ved kostændringer hos nogle borgere. En service de kommunale produktionskøkkener leverer i dag. 4) Hvis kommunens produktionskøkkener lukkes, vil større kostpolitiske tiltag på børne- og ungeområdet, handicapområdet, m.m. fremover ofte kræve, at der skal gennemføres en udbudsforretning. Det er dog usikkert, om de nuværende produktionskøkkener vil have kapacitet til at absorbere en væsentlig volumenforøgelse, som konsekvens af et sådant tiltag. 5) Når madproduktionen er en integreret del af organisationen, er der større fleksibilitet i forhold til nye politiske mål og initiativer på området samt nærhed og tværfagligt samarbejde inden for kommunens enheder. 6) En privat leverandør har umiddelbart ikke mulighed for at deltage i større tværkommunale projekter såsom Bedre mad til alle. Der bruges i dag et relativt stort timeantal på den type projekter. Det bør dog overvejes, hvordan en evt. private aktør kan inddrages i tilsvarende projekter fremover, hvis der er behov for dette. 7) I dag arrangerer caféerne madtemadage og har mulighed for at levere særtilbud til kunderne. Hvis Holbæk Kommune ønsker at opretholde disse tilbud efter et udbud, skal leverancer til disse tilbud indtænkes i udbudsmaterialet. 8) Der skal udføres tilfredshedsundersøgelser med fokus på madens kvalitet hvert 2. år. Byrådet ønsker på nuværende tidspunkt en tilfredshedsgrad på minimum 95 procent. 9) Såfremt madproduktionen flyttes ud af kommunens produktionskøkkener, vil der være en overskudskapacitet, der skal tages stilling til. Størstedelen af inventaret i de to produktionskøkkener er nedslidt, og det vurderes ikke at have den store gensalgsværdi. 10) Det er almindelig praksis, at når en medarbejder fratræder, skal der afregnes ferie. De virksomhedsoverdragede medarbejdere skal fortsat have ferie med løn ved en 22

23 eventuel ekstern leverandør. Derfor udskives der ikke feriekort, men værdien af ferien afregnes i stedet til den eksterne leverandør, der har den fremtidige ferieforpligtelse. 21. Vurdering og indstilling Det er konklusionen på denne potentialeafklaring, at Holbæk Kommunes madservice til ældre i plejeboliger og caféer er udbudsegnet. Der vil være et antal private virksomheder, som vil være interesserede i at byde på opgaven og dermed en konkurrence på pris og kvalitet. Opgaveporteføljen kan beskrives og kravene til opgavevaretagelsen fastlægges i udbudsmaterialet. Hvis kommunens madservice til plejeboliger og caféer konkurrenceudsættes, anbefales det, at dette sker med udgangspunkt i scenarie 1 (nuværende produktionsform uden lokalitetskrav). Det vurderes ikke hensigtsmæssigt at konkurrenceudsætte opgaven med udgangspunkt i scenarie 2 (udbud med lokalitetskrav). Med baggrund i de effektiviseringer af produktionen, der blev gennemført ved implementeringen af den nuværende interne kontrakt med produktionskøkkenerne vurderes det, at et realistisk besparelsespotentiale vil være omkring 8 procent svarende til ca kr. Der vil derudover være engangsomkostninger til udarbejdelse af kontrolbud, datafangst, datavalidering samt til udbuddets forberedelse og gennemførelse. Opgaven er i dag velbeskrevet og køkkenernes produktionsomkostninger veldokumenterede. Der vil derfor primært være omkostninger forbundet med selve udarbejdelsen af kontrolbuddet. For at opretholde en vis ekspertise i egen organisation, og fx kunne indgå i tværfaglige udviklingstiltag vurderer Sundhed og Ældre, at der er behov for at fastholde bindeledet mellem køkken og modtager, som samtidig kan sikre et fortsat stort fokus på ernæringen på områdets centre og varetage controllerfunktionen, hvis opgaven udliciteres. Stillingen vil svare til et årsværk og de anslåede årlige omkostninger til omkring kr. Hvis de indkomne tilbud overstiger kommunens budgetmæssige restriktioner er kommunen berettiget til, at annullere et givent udbud og i stedet vælge at fortsætte med at udføre opgaven selv. Hvis opgaven udbydes, og en privat leverandør overtager opgaven, kan det være til ulempe for de medarbejdere, der arbejder i produktionskøkkenerne i dag, da de sandsynligvis får længere til arbejde. Udbudsafdelingen vil i samarbejde med Arbejdsmarkedsområdet og Sundhed og Ældre vurdere potentiale og målgrupper for at benytte sociale klausuler. 23