Lean på OUH. Målrettet satsning på kvalitet og effektivitet. Lean-staben

Transkript

1 Lean på OUH Målrettet satsning på kvalitet og effektivitet Lean-staben

2 OUH ganske kort fortalt Odense Universitetshospital er et af landets tre største hospitalscentre med opgaver inden for behandling, forskning og uddannelse. På behandlingsområdet har OUH en række højt specialiserede funktioner. Samtidig behandler vi patienter, primært fra Fyn, for en række almindelige sygdomme. Patienter fra resten af Danmark og i nogle tilfælde fra udlandet behandles for komplicerede lidelser som for eksempel hjerte/karsygdomme, kræft og replantationer af fingre, hænder m.v. Andre områder, hvor OUH er førende, er allergi, vanskelige sår, diabetes, pædiatri, behandling af lidelser i spiserøret, infektionssygdomme samt gigt- og bindevævssygdomme. Læger fra flere højtspecialiserede afdelinger arbejder ofte sammen om at behandle én patient, og tanken om at samle flere behandlinger under ét for at forstærke et behandlingstilbud har ført til flere centerdannelser, som har vakt opmærksomhed, nationalt og internationalt. Antallet af indlæggelser på OUH har været svagt stigende gennem de seneste år, mens antallet af ambulante forløb og besøg er forøget i endnu højere grad. Nettobudget 2006 Lønninger Øvrig drift I alt mio. kr. 741 mio. kr mio. kr. Ansatte 2006 Antal ansatte (personer) Indlæggelser 2006 Antal indlæggelser i Ambulante besøg i Udgivet af OUH, september 2007 Redaktion: Lean-staben på OUH Tekstarbejde og tilrettelægning: arkitekst kommunikation Grafisk tilrettelægning: Inge Karrebæk Tryk: one2one 2

3 Ledelsesinitieret og medarbejderbåret I 2006 besluttede Odense Universitetshospital at give sig i kast med leanmetoden. Lean er med succes anvendt i mange andre brancher og også i forbindelse med mindre projekter inden for sundhedssektoren. OUH s beslutning indebærer imidlertid, at vi som det første hospital vil anvende lean i fuld skala på hele hospitalet og ikke i et tidsbegrænset projekt, men som en integreret del af OUH s forandringskultur. Baggrunden for dette er, at hele grundtanken i lean harmonerer fornemt med OUH s egne intentioner om at skabe fortsat udvikling til gavn for såvel patienter som personale. Lean er ledelsesinitieret og båret af medarbejdernes idéer og engagement. Det er medarbejdernes indsigt i styrker og svagheder i arbejdsprocesserne, som ved hjælp af leanteknikkerne bliver til forslag til forbedringer og konkrete tiltag i hverdagen. Et andet særkende ved lean som arbejdsmetode er den tætte kontakt mellem teori og praksis, tanke og handling. Vi ser lean som andet og mere end et redskab, der anvendes i projektøjemed. Hos OUH er lean en del af vores hverdag, fuldt integreret i vores måde at tænke og handle på. Første skridt ind i leanalderen blev for OUH et pilotprojekt, hvor tre afdelinger - Røntgendiagnostisk Afdeling, Hjertemedicinsk Afdeling og Ortopædkirurgisk Afdeling - fik deres første erfaringer med de nye arbejdsmetoder. Med udgangspunkt i dette projekt traf vi i forsommeren 2007 beslutning om en udrulningsplan, der over tid vil omfatte hele hospitalet. Den plan er vi netop nu ved at gøre til virkelighed. I denne pjece fortæller vi lidt om, hvordan vi anvender leanmetoderne på OUH, og hvilke resultater vi allerede har opnået. Jens-Otto S. Jeppesen Hospitalsdirektør 3

4 Små skridt til store forbedringer Møde ved kaizentavlen på Hjertemedicinsk Afdeling. Medarbejderekspertise, konstruktiv kritik og mange bække små lean er dagligdagens vækst- og udviklingsværktøj. Når en virksomhed er lean, er alt overflødigt spild fjernet. På et sygehus er det overflødige spild alle former for arbejdsgange, der ikke direkte eller indirekte giver værdi for patienten. Det kan for eksempel være dobbeltarbejde eller uhensigtmæssigheder i arbejdsgange, der er med til at give ventetider i behandlingen. Patienten har hovedrollen I lean er patienten i fokus. Man kortlægger, hvad der skaber værdi for patienten. Alle arbejdsgange analyseres, og spild afdækkes. Det sker blandt andet ved at følge en patient eller en patientgruppes vej gennem en afdeling på sygehuset. 4 Spild kan for eksempel også være spildtid, når personalet leder efter bestemt udstyr. Her kan system og synlighed i indretningen gøre det af med spildtiden. Spild kan også være, at personalet ikke rettidigt modtager de relevante oplysninger fra andre afdelinger eller sygehuse. Her kan standardiserede arbejdsprocesser betyde, at de rigtige oplysninger er, hvor de skal være til rette tid. Man ordner, sorterer og standardiserer! Man skriver journaler på samme måde. Lean udnytter dermed, at mange små ændringer kan give flere behandlede og mere tilfredse patienter. Løbende forbedringer Spild fjernes ved, at medarbejderne selv kommer med forslag til forbedringer af arbejdsgangene. Forslagene samles på opslagstavler, de såkaldte kaizentavler. En gang om ugen mødes man for at diskutere forslagene og for at aftale, hvordan man sætter dem i værk. En vigtig del af lean er netop at afprøve tingene hurtigt og at tage de små skridt til store forbedringer. Med lean bliver man aldrig helt færdig med at forbedre arbejdet, man er hele tiden undervejs mod det perfekte. Lean - et udviklingsværktøj Lean på OUH er således et vækst- og udviklingsværktøj. Medarbejderne får indflydelse på deres arbejde, og de forskellige medarbejdergrupper finder løsninger i fællesskab. Så lean giver ikke blot flere behandlede og mere tilfredse patienter, men også et bedre arbejdsmiljø.

5 Fra afdeling til afdeling Hver afdeling på OUH er en selvstændig arbejdsplads med sine egne opgaver, ansvar og arbejdsgange. Alle afdelinger skal i gang med lean, men det er umuligt at tage fat over det hele på én gang. Fra 2006 til 2007 gjorde de første tre OUH-afdelinger deres positive erfaringer med lean. På basis heraf bliver flere og flere afdelinger sat i gang, og til sidst er alle med. Sideløbende med udbredelsen fra afdeling til afdeling bliver lean taget i anvendelse i de mange samarbejdsrelationer på tværs af afdelingerne. Udbredelsen af lean bliver hjulpet på vej af hospitalets egne konsulenter fra Lean-staben. Udrulningen af lean Lean tager tid, kræver grundighed og strategi, og derfor er det begrænset, hvor mange nye afdelinger der kan sættes i gang på samme tid. Vigtigt er det først og fremmest, at afdelingerne har direkte adgang til den bedst mulige support i den første periode i deres eget leanprojekt. Hvilke afdelinger der begynder samtidigt, afhænger blandt andet af deres indbyrdes berøringsflader. Lean på afdelingerne I den enkelte afdeling indledes leanarbejdet med en projektperiode, der strækker sig over knapt et år. I denne periode får afdelingen support af OUH s leankonsulenter, og der bliver blandt andet lagt stor vægt på information og uddannelse, ligesom afdelingen bliver guidet til at fastsætte sine egne konkrete mål for leanarbejdet. Inden for projektperioden får afdelingens egne medarbejdere deres første erfaringer med lean, og efter et år er afdelingen klar til at anvende lean som et fast udviklingsværktøj i hverdagen. Videndeling og lean efter projektperioden For at skabe en god videndeling på tværs af afdelingerne sørger en OUH-projektgruppe for kontakt og videndeling på tværs. Undervejs bliver der også lagt vægt på at hente inspiration, for eksempel ved erfaringsudveksling med andre virksomheder og andre sygehuse, nationalt såvel som internationalt. Lean på indkøbsfunktionerne Sideløbende med afdelingernes leanarbejde bliver hospitalets indkøb kortlagt og koordineret. Det sker for at effektivisere indkøbsprocesserne, og på lidt længere sigt for også at optimere lagerstyringen i forhold til hospitalets drift. 5

6 Enkle metoder, store forandringer Der er mange gode eksempler på, at indsatsen har rykket ved arbejdsgangene på Ortopædkirurgisk Afdeling. - Med lean går vi direkte til sagen. Vi stiller hinanden de svære spørgsmål - eller leankonsulenten gør det, siger projektleder, overlæge Søren Larsen. Hvorfor gør vi sådan og ikke sådan? På den måde udfordrer vi vaner og rutiner og kaster os direkte ud i forandringerne. Resultaterne er heller ikke udeblevet. Af de mange, der letter hverdagen, kan nævnes standardjournaler, der sørger for, at der ikke er spildtid forbundet med at lede efter oplysninger i journaler. I sekretariatet skrives der nu journaler fra dag til dag, så man undgår arbejde, der hober sig op, og undgår afbrydelser i arbejdet på grund af rykkere. I ambulatoriet har en fuldstændig omstrukturering af undersøgelserne i form af et drop-in-system skåret kraftigt i patientens ventetid. Tæt på praksis - Og så har vi erfaret, at lean meget gerne må være sjovt og motiverende, siger oversygeplejerske Marianne Lundegaard. - Med den tilgang opstod blandt andet vores projekt i ambulatoriet med plastikrør med røde og grønne responsbolde. Patienterne lægger bolde i røret, alt efter om de er tilfredse eller ej, og de kan uddybe deres kritik. Medarbejderne snakker om inputtene på de såkaldte bold-møder, og det har givet inspiration til mange gode tiltag. Afdelingen er indstillet på at følge op på de første gode resultater af leanarbejdet. - Vi fortsætter naturligvis, siger ledende overlæge Niels Dieter Röck. - Vi har mange idéer og problemstillinger at arbejde videre med, og i princippet bliver vi jo aldrig færdige. 6

7 Resultater, der overrasker På Røntgendiagnostisk Afdeling glæder man sig over synlige forbedringer, som både kan mærkes af patienter og personale. Når Hjertemedicinsk Afdeling med glæde kastede sig over leanprojektet, var det, fordi der ikke var tale om effektiviseringer for effektiviseringernes egen skyld, men for kvalitetens. Overlæge Anders Junker tøver ikke med at pege på, hvad der er fordelen ved lean frem for så mange andre effektiviseringsværktøjer. Det handler om kvalitet! - Generelt er det en stor fordel ved lean, at der ikke er langt fra ide til handling, fastslår han. - Man kan hurtigt afprøve ideerne, og beslutningerne sker på medarbejderplan. Netop den brede involvering af medarbejderne har været en vigtig del af projektet. Derfor har vi både Øget kapacitet på ultralydsscanninger. Det er bare et af de meget konkrete resultater af leanprojektet på Røntgendiagnostisk Afdeling. Og der er mange andre. - På en måde er jeg overrasket over det, vi har opnået, erkender ledende overlæge Jens Karstoft. - Han indrømmer gerne, at han ikke var overbevist om leans fortræffeligheder fra dag 1. - Det kan umiddelbart virke lidt mystisk, men faktisk er det jo ganske enkelt sund fornuft. I bund og grund går det ud på, at man forholder sig kritisk til det, man gør, og at man hele tiden overvejer muligheder for at gøre det bedre. Det er det, lean giver os plads til, og det giver selvfølgelig gode resultater. Motivationen i orden Afdelingsledelsen er overbevist om, at en del af medarbejdernes motivation ligger i, at arbejdet med redskaber, som er ude i alle funktioner, og vi har arbejdet mere snævert med særlige projekter, hvor vi kunne se et behov for det. Skal afdelingsledelsen fremhæve, hvor lean har skabt særligt gode resultater, er det i arbejdet med ekko-undersøgelserne og henvisning og behandling af kranspulsåre. Ved ekko-undersøgelserne er der for eksempel opnået betydelige resultater med reduktion af ventetiden og en forøgelse af antallet af udførte undersøgelser. Og den øgede effektivitet er langt fra hele historien. Der er samtidig skabt rum for bedre læring for de yngre læger i kraft af, at supervision i forbindelse med ekko-undersøgelserne er blevet styrket. gevinsten ved leanprojektet skal kunne måles i form af bedre tid til for eksempel efter- og videreuddannelse. - Det er projektet på CT-scanneren et godt eksempel på, fortæller Jens Karstoft. Halvdelen af det, der er vundet ved projektet, er gået til at reducere ventetiden, den anden halvdel konverteres til en faglig opkvalificering af de medarbejdere, der er beskæftiget ved scanneren. Effektivisering - og en hel del mere Der er allerede taget skridt til afdelingens videre arbejde med lean, og afdelingen mener at være selvkørende nu. - Vi vil arbejde meget fokuseret med kortlægning af patientens vej gennem sygehuset og slå ned på de centrale og mest givtige steder, siger oversygeplejerske Anette Pedersen. - Vi vil lægge stor vægt på at definere de mål, vi går efter, og at dokumentere resultaterne. Vi skal både sætte nogle overordnede og meget konkrete mål, og vi skal kunne nedbryde målene, så de er relevante for de enkelte funktioner i afdelingen. 7

8 OUH og Lean Målrettet satsning på kvalitet og effektivitet I 2006 traf OUH s ledelse beslutning om at tage lean i anvendelse på hele hospitalet i løbet af en årrække. Første led i udbredelsen var et leanprojekt på tre afdelinger i Her gjorde OUH sine første erfaringer med leanmetoden. Pilotprojektet resulterede i mange meget positive resultater, og på baggrund heraf er lean under udbredelse til hele hospitalet. Denne udbredelse er sat i gang i efteråret 2007.