Midsommer Festival er med til at inspirere til mere sammenhold, mere åbenhed, mere glæde og mere håb.

Transkript

1 Dette skema skal udfyldes ved ansøgning til Udviklingsog markedsføringspuljen. Der må gerne vedlægges bilag, men ansøgningsskemaet skal give et kort, præcist, samlet overblik over projektet. Journalnummer (udfyldes af Vordingborg Kommune) 1. Projektets titel Midsommer Festival Beløb der søges finansieret af Hvilket beløb søges fra : d.kr. Hvor stor en procentdel af projektets samlede budget udgør ovenstående beløb? 20 % 3. Oplysninger om ansøger Foreningen Midsommer Festival Adelgade 126, 4720 Præstø v/elias Irgens Seidler Telefon: [email protected] Er ansøger en del af Vordingborg Kommunes organisation? Sæt kryds, hvis ja CVR: Projektets forventede start- og slutdato Startdato: 17. Juni 2016 Slutdato: 19. Juni 2016 NB! Der arbejdes med projektet året rundt Er projektet igangsat på ansøgningstidspunktet? Sæt kryds, hvis projektet er igangsat 5. Projektets formål Vores store inspiration er den måde, hvorpå vi flere gange har set hvordan mennesker uanset alder igennem musik og samvær kan skabe en helt særlig stemning. Midsommer Festivalen har på ganske få år etableret sig som et årligt samlingspunkt i Præstø med deltagere fra hele i Danmark og vi vil gerne blive ved med at lave denne festival, fordi vi kan mærke at de her to dage gør en stor forskel for, hvordan vi møder hinanden i lokalområdet og fordi vi tror på arrangementer udenfor storbyerne. Midsommer Festival er med til at inspirere til mere sammenhold, mere åbenhed, mere glæde og mere håb. Vi præsenterer vores gæster for musik af høj kunstnerisk kvalitet, fortrinsvis fra upcoming musikere, som ellers kun sjældent får mulighed for at præsentere deres musik for et nyt publikum under topprofessionelle forhold. Det er desuden en prioritet for os at præsentere både helt unge og mere etablerede lokale eller ex-lokale kunstnere; dels for at vise hvad der rører sig i lokalområdet, dels for at inspirere de lokale unge til at tage del i områdets musikalske udvikling. 1af 6

2 6. Baggrund for projektet Med afsæt i en stærk tradition og relation gennem de sidste 3 års festval og en engageret og målrettet indsats fra styregruppen er grundlaget nu lagt og skal udvikles og næres igennem forberedelserne og gennemførelsen af Midsommer Festival Festivalen trækker på erfaring helt tilbage til 2008, hvor midsommeren i Præstø blev fejret af venner og familie i dengang lidt mindre rammer. Kærlighed til musikken og mennesker er drivkraften og vil fortsat være i centrum for udviklingen af festivalen. Frem til 2012 var Midsommer Festival en lille privat havefest i anledning af Sankt Hans samt at sommeren kommer. I 2013 blev det en noget større havefest med stor scene, 10 bands, bar og omkring 100 gæster. I 2014 tog Midsommer Festival det første skridt som officiel festival med offentligt billetsalg mv. og ud over den store scene, kom nu en lille intim scene på terrassen ved hovedhuset. Hertil flere artister og 140 betalende festivalgæster over 2 dage. Midsommer Festival 2014 blev afviklet med stor succes. En fantastisk stemning blandt publikum og artister var hoved ingrediensen der manifesterede den intime festival i Præstø. Sammen med overraskende høj kvalitet i det propfyldte musikprogram og en uvurderlig indsats fra frivillige, samlede vi folk i fælles kærlighed til musikken og hinanden. Trods successen I 2014 gav festivalen underskud til stor frustration for styregruppen, men man valgte alligevel ved hjælp at private midler fra styregruppen at holde festivalen i live. I 2015 kunne festivalen til stor glæde slå dørene op for ca. 220 festivalgæster, 20 bands og 70 frivillige blev året, hvor festivalen løb rundt båret af Vordingborg Kommunes underskudsgaranti på kr Det er derfor med fornyet energi og en økonomisk tro på fremtiden at planlægning af Midsommer Festival 2016 er i fuld gang. Har været til dette fremragende arrangement gennem mange år, og har set hvordan det har udviklet sig fra en guitar omkring bålet, til to dage med anderkendte musiknavne, professionel afvikling og engagerede frivillige. Gå ikke glip af en helt og aldeles altomfavnende midsommerstemning i Præstø, hvor intim festivals stemning, naturskønhed og plads til alle, på smuk vis forenes. Citat: Jacob Fischer, Festivalgæst 7. Beskrivelse af projektet Midsommer Festival er en festival med brede rammer og plads til alle, fra gymnasieeleven, børnefamilien og den voksne. Der stræbes efter at give alle en god oplevelse, og den gode stemning er sat i højsædet. Midsommer Festival afvikles d. 17. og 18. juni 2016, i Præstø på adressen Adelgade 126. I løbet af fredag og lørdag vil vi præsentere en række forskellige artister på den store scene i haven samt på en mindre intim scene på terrassen. Festivalen er sat i verden med målet om at fremme livemiljøet i Vordingborg Kommune og bidrage til en levende sommer i Præstø by. Festivalen er bygget på frivillighed og engagement, fra ledelsesplan til fodfolket er det hovedingrediensen i tilblivelse og afviklingen af Midsommer Festival, hvor fokus ligger på den unikke live oplevelse i rammer, hvor musikken og fællesskabet forenes og manifesteres i festivaloplevelsen. Formålet med Midsommer Festival er, at kunne forene alle fra de helt unge til den ældre generation omkring i musikken og fællesskabets navn. Den brede målgruppe skaber udfordringer og tvinge os til at tænke ud af boksen, men skaber samtidig den alsidige målgruppe med gode muligheder i den sociale synergi og den gensidige respekt som opstår når generationerne mødes til kulturelle begivenheder som denne. Der vil være musik til enhver smag, når programmet offentliggøres i løbet af foråret. Til festivalen er "den gode stemning" og fællesskabet sat i højsædet. Hvilket ikke sætter en aldersbegrænsning, men inviterer det sociale og musikelskende publikum. Dette er en bred målgruppe, men erfaringen fra Midsommer Festival I 2013, 2014 og 2015 gør, at vi i hjertet af Præstø - netop skaber værdi for alle aldersgrupper. 2af 6

3 8. Faseopdelt aktivitets- og tidsplan Styregruppen startede planlægningen af Midsommer Festival 2016, d. 1/ Der har siden været ca. 1-3 møder om måneden, og efter behov. Mødeaktiviteten vil fortsætte på same niveau frem til april/maj, hvor aktiviteten intensiveres op til afviklingen af Midsommer Festival I februar vil de første artister blive offentliggjort og intensiteten af vores markedsføring vil stige. I lighed med tidligere år vil vores forespørgsler om tilladelser til diverse myndigheder vil senest blive sendt ud i starten af foråret, så vi har alle godkendelser klar i god tid. Ugen op til festivalen vil festivalhaven blive klargjort af et arbejdshold, som vil være med hele ugen og sørge for at rammerne for festivalen er i orden når vores gæster ankommer fredag. Tidsplan for Festival dagene: Fredag den 17. juni 2016 kl 16:00 åbner festivalen med musik til kl 00:00. Lørdag den 18. juni 2016 kl 12:00 starter musikken og spiller skiftevis på stor og lille scene, indtil kl 00:00. Søndag den 19. juni 2016 ingen musik - morgenmad til de overnattende og ellers farvel omkring middag. 9. Forventede, dokumenterbare effekter i forhold til erhverv, bosætning og markedsføring af Vordingborg Kommune Midsommer Festival profilere Præstø som en aktiv by med fokus på musik, kultur, kreativitet og iderigdom. Midsommer Festival bidrager aktivt i sit virke som festival i Præstø by ved at tilføre synergi til området med eksempelvis overnatningsmuligheder i løbet af festivalen, indkøb lokalt og restaurationer i området, som vil opleve øget aktivitet i perioden afledt af Midsommer Festival. Midsommer Festival har en kulturelle indvirkning på Præstø og Vordingborg Kommune, der kan profilere sig med endnu en festival i området og det dertilhørende liv omkring en sådan begivenhed. Fremadrettet vil festivalen også bidrage til Præstøs image og bredde indenfor kulturoplevelser, når byen overvejes som muligt tilflytningssted for både erhverv og private. 10. Formidling, evaluering og målopfølgning Hvordan formidles projekt og resultater, hvordan evalueres og hvordan følges op på om målene er nået? Midsommer Festival vil blive formidlet gennem tilgængelige medier og eksponeringsmuligheder. Vi vil benytte os af pressen, vores hjemmeside og sociale medier. Vi vil yderligere gøre brug af disse medier: Stars magasin, By-tavler i Præstø, Sjællandske, Sydsjællandske Tidende, Ugebladet Præstø, Vordingborg.nu, Vordingborg.in, Facebook, Twitter etc. samt synlighed andre steder i bybilledet i primært, Præstø, Vordingborg, Næstved og Stege. På national plan har festivalen en god dialog med Soundvenue, Gaffa og Politiken/I byen og forventer I 2016 langt større dækning af festival på nationale medier og festival guides. Styregruppen vil umiddelbart efter festivalen mødes og holde et evalueringsmøde. Her færdiglaves regnskab og slut evaluering af festivalen. Dette resultat kan afleveres til Vordingborg Kommune efter nærmere aftale. 11. Projektorganisation Beskriv projektorganiseringen forankring, deltagere, kompetencer, styregruppe, arbejdsgruppe etc. Hvis der anvendes ekstern konsulentbistand i projektet angives navn på konsulent/konsulentfirma herunder. Midsommer Festival er organiseret i en forening, udelukkende bestående af en bestyrelse på 7 medlemmer. Hvert bestyrelsesmedlem indgår i festivalledelsen og står som ansvarlig for forskellige arbejdsgrupper i forbindelse med gennemførelsen af festivalen. Udover styregruppen er der udpeget forskellige ansvarspersoner, som engageres I sparring og hjælp til planlægningen og afviklingen af festivalen. Hele Midsommer Festival organisationen er drevet frivilligt. Der arbejdes indenfor følgende 8 områder: 3af 6

4 Administration: Har det økonomiske overblik og overholdelse af budget. Ligeledes er det også her at det overordnede ansvar ligger, det er administrationen der agere tovholder for den samlede festival og sørger for, at de enkelte arbejdsgrupper overholder deres deadlines. Samt almindeligt organisatorisk arbejde; tidsplaner, frister, mødeindkaldelse, referater og den samlede ledelse af foreningen i henhold til vedtægterne. Yderligere er det også administrationen der står for det overordnede ansvar iht. fundraising og sponsorater. Medarbejderkoordination: Har ansvaret for at der er samlet et passende antal medarbejdere til at bemande de poster som de andre grupper har brug for. Det er ligeledes medarbejderkoordinatoren der har ansvaret for at indhente tilstrækkelig information fra de andre arbejdsgrupper om hvad det er der kræves og forventes af medarbejderne for at kunne varetage de forskellige opgaver. Pre-produktion: Pre-produktionsgruppen står for at etablere de fysiske rammer for festivalen. Herunder el, vand, toiletter, hegn, scener, telte, campingområder, parkering samt PA. Herunder også containere, mandskabsvogne og køkkenvogne. Det er også pre-produktionsgruppen der i samarbejde med musik & booking sørger for at festivalen lever op til de krav som stilles til de tekniske faciliteter for en festival i dennes størrelse. Catering: Cateringgruppen sørger for at festivalens udbud af fødevarer lever op til fødevaremyndighedens krav. Det er også cateringgruppen der står for at koordinere udbuddet af mad sammen med både interne og eksterne leverandører samt at tage stilling til hvilke retter der skal sælges på festivalen. Bar: Bargruppen står for al etablering og drift af festivalens barer. Herunder indgåelse af samarbejds, leverandør og sponsorataftaler mht. drift af baren. Det er også bargruppen der står for etableringen af barerne på festivalen i samarbejde med event og udsmykning. Det foregår i samarbejde med pre-produktionsgruppen mht. strøm. Event & udsmykning: Event & udsmykning står for at skabe de visuelle rammer om festivalen, i samarbejde med pre-produktion, bar og madgruppen. Samt at samle det mandskab der skal til dette, i samarbejde med medarbejderkoordination. Booking & musik: Booking & musiks primær er at booke kunstnere der er i overensstemmelse med festivalens ånd. Samtidig med at budget overholdes og at der indgås juridisk korrekte kontrakter med kunstnerne. Desuden står booking & musik også for at planlægge programmet for festivalen. Booking & musik sørger for at administrere transporten af kunstnere samt overnatning. Dette i samarbejde med administrationen. I forlængelse heraf er det booking & musik der indsamler antal af kunstnere og crew og videregiver dette til administrationen. PR & Markedsføring: PR & markedsføring står festivalens ansigt udadtil. Herunder planlægning og udarbejdelse af grafisk design, pressemeddelelser, flyers, hjemmeside og facebook opdatering. Samtidig står PR & markedsføring også for merchandise. Bestyrelsen består af: Elias Irgens Seidler Formand Peder Irgens Seidler Kassér Christina Seidler Bestyrelses medlem Noah Irgens Seidler Bestyrelses medlem Carsten Jull Andersen Bestyrelses medlem Cecilie Sneding Rohde Bestyrelses medlem Marc Facchini Madsen Bestyrelses medlem 4af 6

5 12. Budget Aktivitet Årstal I ALT 2016 Artist Honorering Teknik, Scene, Leje mm Øl & Vand Vin & Spiritus Markedsføring og PR Administration Forplejning artist og frivillig I ALT Finansieringsplan Status Beskriv den samlede finansiering af projektet. I status skrives ansøges, ansøgt eller tilsagn Beløb ud for hver linje. Dokumentation for tilsagn vedlægges i bilag. ansøgt Vordingborg Kommune Billetter(280 solgte) Salg(på festivalen) I ALT Bilagsoversigt Angiv hvilke bilag, som er fremsendt sammen med ansøgningsskemaet *) Budget, Midsommer Festival 2016 **) Motivering for evaluering og plan for fremtidig støtte 15. oplev.vordingborg.dk I vurderingen af projektet lægges vægt på, at ansøger erklærer sig villig til at støtte op om oplev.vordingborg.dk, som er Vordingborg Kommunes fælles brandingportal. Det betyder blandt andet at offentlige aktiviteter i projektet annonceres på siden og at oplev.vordingborg.dks logo fremgår tydeligt på annoncer og markedsføringsmateriale vedrørende projektet. JA TAK, DET VIL MIDSOMMER FESTIVAL GERNE(KUNNE IKKE SÆTTE KRYDS) Ansøger er villig til at støtte op omkring oplev.vordingborg.dk i overensstemmelse med retningslinjerne for Udviklings- og markedsføringpuljen i Vordingborg Kommune. 16. Dato og underskrift 5. februar 2016 Dato Underskrift: Elias Irgens Seidler 5af 6

6 Ansøgning sendes til: Ansøgning og bilag sendes via til: 6af 6