Annoncering. På levering af. Begravelseshjælp. til. Guldborgsund Kommune

Transkript

1 Annoncering På levering af Begravelseshjælp til Guldborgsund Kommune Guldborgsund Kommune Januar

2 1. Generelle betingelser 1.1 Indledning Guldborgsund Kommune udbyder hermed kommunale begravelser og bisættelser i de tilfælde, hvor afdøde ikke har pårørende eller hvor disse ikke kan forestå begravelsen/bisættelsen. 1.2 Kontaktperson Kontaktpersoner er Anne Grethe Brylle og Helle Jensen telefon , agb@guldborgsund.dk Helje@guldborgsund.dk Borgerservice, Guldborgsund Kommune Banegårdspladsen Nykøbing F. Udbudsmaterialet kan rekvireres ved henvendelse til kontaktpersonerne eller afhentes i Borgerservice, Banegårdspladsen 4, 4800 Nykøbing F eller på Guldborgsund kommunens hjemmeside Udbudsbetingelser Udbuddet er som en annoncering i henhold til 15a til 15d i Tilbudsloven.(udbudsdirektivets bilag II B, kategori 27 andre tjenesteydelser). 1.4 Udvælgelseskriterier For at deltage i udbuddet skal tilbudsgiver fremsende følgende dokumentation: 1. Tro og Love erklæring om gæld til det offentlige jf. Bilag Ren straffeattest i underskrevet stand fra dem som udfører bedemandshandlingen. Straffeattesten må bl.a. ikke indeholde domme for bedrageri, dokumentfalsk eller alle andre former for økonomisk kriminalitet. Kravene til dokumentation er ufravigelige. Såfremt tilbuddet ikke indeholder denne dokumentation, vil tilbuddet blive afvist. 1.5 Tildelingskriterier Tildeling af opgaven vil ske til den tilbudsgiver der har afgivet den laveste pris. Kommunen har udarbejdet en tilbudsliste (Bilag 2). Tilbudsgiver skal anvende denne liste. For at muliggøre prissammenligningen er det afgørende, at tilbudsgiver anvender den vedlagte tilbudsliste (Bilag 2) og kun afgiver de priser, der bedes om. Alle ydelser skal være prissat for at komme i betragtning til opgaven. 1.6 Frister og formkrav Frist for afgivelse af tilbud er fredag den 10. april 2015 kl Tilbuddet skal være mærket med Tilbud på begravelseshjælp må ikke åbnes af postafdelingen, Sendes eller afleveres til Borgerservice, Guldborgsund kommune, Banegårdspladsen 4, 4800 Nykøbing F. jfr. afs

3 Tilbud modtaget efter dette tidspunkt, et andet sted eller i en anden form end angivet vil ikke være at betragte som rettidigt indkommet, og vil derfor blive afvist. 1.7 Åbning af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 1.8 Vedståelse fra tilbud Tilbuddet skal være gældende indtil den 1. juli Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk Honorar Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som kommunens ejendom og vil ikke blive returneret Forbehold Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 1.12 således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet med specifikation af forbeholdet og med specificeret angivelse af, på hvilken måde og i hvilket omfang forbeholdet har økonomisk betydning for tilbuddet. Der kan ikke tages forbehold overfor aftalevilkår, jf. Bilag 4. I givet fald vil tilbuddet blive afvist. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at kommunen vil være omfattet af offentlighedsloven og forvaltningsloven Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende dette udbud skal være skriftlige og rettes til kontaktpersonerne, jf. afsnit 1.2. via . Alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive besvaret via og på kommunens hjemmeside jf. afsnit 1.2 ovenfor Rammeaftale Den rammeaftale, der indgår som Bilag 4 i dette udbudsmateriale, betragtes som et udkast til en eventuel rammekontrakt og skal ikke udfyldes af tilbudsgiver Kontraktindgåelse Det forventes at kontraktstart vil være 1. maj

4 2. Kravspecifikation Den udbudte ydelse omfatter kommunale begravelser, dvs. begravelser eller ligbrændinger, hvor afdødes pårørende elle andre ikke forestår begravelsen. Det kan oplyses, at der i 2014 var 40 af denne type bisættelser/begravelser Krav til leverandøren Tilbuddet skal gælde for en etisk korrekt, ordentlig og sømmelig begravelse/ligbrænding. Tilbudsgiver skal iagttage god skik inden for branchen og følge de regler og bestemmelser, der gælder for området. 2.2 Leveringsvilkår Ved dødsfald vil leverandøren telefonisk blive kontaktet af en medarbejder fra Guldborgsund Kommune, som primært vil være en medarbejder fra borgerservice, ydelsesenheden, som vil anmode om begravelse/ligbrænding. Dødsanmeldelser underskrives af en medarbejder fra Borgerservice eller Ydelsesenheden. Ved afhentning af afdøde, skal leverandøren ikke påregne hjælp fra plejecentret, andre institutioner eller private. Afdødes ønsker skal imødekommes, jfr. Begravelseslovens 8 Foreligger der ikke et ønske (testamente/sidste vilje) fra afdødes side om begravelse, bestiller kommunen en bisættelse. Fremkommer nærtstående til afdøde med ønsker vedrørende begravelsen/ligbrændingen, som afviger fra kommunens bestilling, må leverandøren kun imødekomme disse, såfremt kommunen gennem en udtrykkelig ændring af bestillingen giver tilladelse til dette. Leverandøren skal sikre, at begravelsen eller bisættelsen med efterfølgende jordfæstelse af kiste eller urne, sker senest 8 dage efter dødsfaldet, dødsdagen er medregnet. Fravigelse af denne frist kan alene ske på grund af omstændigheder ved dødsfaldet i og/eller konstatering af, at det er umuligt at overholde fristen og med de tilladelser Bedemandsydelser Leverandøren skal levere alle de administrative og praktiske ydelser, som er nødvendige og sædvanlige ved udførelsen af den begravelse/ligbrænding og som normalt udføres af bedemænd. Ydelserne skal leveres i overensstemmelse med kommunens bestilling. De administrative ydelser omfatter: rekvisition af personlige attester vedrørende afdøde, foretagelse af anmeldelse til begravelsesmyndigheden, dødsannonce, kontakt og aftaleindgåelse om begravelses-/bisættelseshandlingen med begravelsesvæsen, krematorium og kirkegård, herunder betaling og administration af udlæg for rekvirerede ydelser hos disse. 4

5 De praktiske ydelser omfatter: iklædning af afdøde i ligbeklædning, ilægning af afdøde i kiste samt lukning af kiste, nødvendig manuel transport af afdøde, herunder afhentning på dødsstedet i forbindelse med transport til opbevaring i forbindelse med højtideligheden i kirke og kapel samt transport af kisten til kirkegård eller krematorium og transport af urnen til kirkegård inklusiv eventuel opbevaring efter behov i denne forbindelse Kontakten til begravelsesmyndigheden Leverandøren skal på vegne af kommunen fremsætte anmodning om begravelse eller ligbrænding til begravelsesmyndigheden, jfr. Begravelsesloven 5 og 6, idet kommunen ved bestilling giver leverandøren fuldmagt til at foretage anmeldelsen og giver leverandøren oplysninger om afdødes bopæl samt eventuelt andre relevante oplysninger, som kommunen er i besiddelse af. Leverandøren varetager herefter den videre kontakt til begravelsesmyndigheden Afhentning af afdøde Leverandøren skal afhente afdøde på det sted, hvor døden indtrådte eller hvortil afdøde midlertidigt er blevet flyttet hen efter dødsfaldet, uanset om dette sted måtte ligge uden for Guldborgsund Kommune, dog begrænset til Region Sjælland og Rigshospitalet. Tidspunktet for afhentning af afdøde aftales i hvert enkelt tilfælde mellem leverandøren og institutionen eller lignende, hvor dødsfaldet er indtruffet. Er dødsfaldet sket i et privat hjem eller andetsteds aftales afhentning med kommunen. Leverandøren skal afhente afdøde umiddelbart efter, at der foreligger en dødsattest, medmindre afdøde kan henligge i et kølerum Iklædning af ligbeklædning Leverandør skal både ved begravelse og ligbrænding iføre afdøde en ligbeklædning, der skal være en lang skjorte eller lignende med lange ærmer eller afdødes eget tøj såfremt dette ønskes. Ligbeklædningen skal være udført i cellstof eller bomuld Kisten Leverandøren skal både ved begravelse og ligbrænding lægge afdøde i en hvidmalet kiste uden foring. Kisten skal i hvert enkelt tilfælde have en passende størrelse i forhold til afdødes længde og vægt. Dermed skal der leveres kister i varierende størrelser. Hvis afdødes vægt og størrelse medfører, at der ikke kan anvendes en standardkiste og det derfor er nødvendigt at bygge en specialkiste, kan der efter skriftlig aftale med kommunen ydes et tillæg til enhedsprisen ud fra et mermateriale- og mertidsforbrug ved kisteproduktion. Endvidere gælder det generelt, at kisten skal være egnet til sit formål. Kisten, som anvendes til begravelse skal således bl.a. kunne modstå jordtrykket på kisten ved nedgravningen samt være udført i nedbrydeligt materiale, som ikke medfører en belastning af miljøet ved nedgravningen i jorden eller ved nedbrydningen heri. Kisten, som anvendes til ligbrændingen skal opfylde kravene til Kistedeklarationen for kister, egnet til brænding, udarbejdet af Danske Krematoriers Landsforening (DKL) i samarbejde med kisteproducenterne og disses brancheorganisationer Kistedekoration 5

6 Leverandøren skal både ved begravelse og ligbrænding forsyne kisten med kistedekoration svarende til et beløb op til kr. 300,00 (fast pris fra kommunen) Urnen Ved ligbrænding skal leverandøren anvende en urne til anbringelse af asken som fremkommer efter ligbrændingen. Urnen skal være en krukke med låg, som skal være tæt og kunne rumme fire liter. Urnen skal være fremstillet af enten træ, bark, keramik eller andet materiale der sædvanligvis anvendes til fremstilling af urner. Urnen må ikke være fremstillet af materialer, som medfører en belastning af miljøet ved nedgravning i jorden eller ved nedbrydningen heri Transport Leverandøren skal ved al transport af afdøde anvende en rustvogn Bisættelse/kremering Leverandøren skal ved ligbrændinger transportere kisten til Østre Kapel, Guldborgsund Kommunes kirkegård, bisættelse forestås i bopælssognet og leverandøren sørger for, at kremering finder sted. Hvis der foreligger andre ønsker vedr. bisættelsen imødekommes disse Jordfæstelsen Leverandøren skal ved begravelser transportere kisten til en af Guldborgsund Kommunes kirkegårde, hvor begravelsen skal finde sted i de ukendtes grav. Leverandøren skal ved ligbrændinger, efter aftale med kommunen, transportere urnen til jordfæstelse i de ukendtes plæne på en af Guldborgsund Kommunes kirkegårde Begravelses- og bisættelseshandlingen Leverandøren skal forestå kontakten til og aftaleindgåelsen med præst, kirkegårdsbestyrelse m.v. vedrørende foretagelsen af begravelses- og bisættelseshandlingen Pris og betaling Administrationshonoraret skal inkludere alle de med opgaven forekommende administrative omkostninger, herunder afhentning af dødsattesten, rekvirering af personlige attester, udfyldelse af papirer og anmeldelser, anmeldelse til begravelsesmyndigheden, ansøge om begravelseshjælp hos Udbetaling Danmark, kontakt til kirke og begravelsesvæsen, krematorium og kirkegård samt udlæg for rekvirerede ydelser. Øvrige administrationsomkostninger nævnt i dette udbudsmateriale skal ligeledes indeholdes i honoraret. Uanset bestiller sker fakturering altid til bestilleren, Borgerservice eller Ydelsesenheden se pkt. 3.6 i rammekontrakt Miljøforhold De kister og urner leverandøren anvender til begravelserne/bisættelserne skal overholde gældende love og regler, jf. pkt. 2.7 og 2.9. Tilbudsgiver skal vedlægge relevante certifikater, herunder miljøcertificering på kistefremstilling. Bilag: 6

7 Bilag 1 - Tro og Love erklæring Bilag 2 - Tilbudsliste Bilag 3 - Tids- og handlingsplan Bilag 4 - Rammekontrakt 7

8 Bilag 1 Tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige TRO OG LOVE ERKLÆRING om ubetalt forfalden gæld til det offentlige I henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede hermed ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende kr. 1, stk. 3 Uanset gældens størrelse kan en ordregiver udelukke en tilbudsgiver fra at deltage i en udbudsforretning under henvisning til, at denne har udbetalt, forfalden gæld til det offentlige. Virksomhedens navn og adresse: Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende kr. Dato og underskrift 8

9 Bilag 2 Tilbudslisten Beskrivelse af ydelse Standardstørrelse Kiste til begravelse/bisættelse, hvidmalet og uden foring som beskrevet i afsnit 2.7. Pris i kr. Medlem af folkekirken med moms Pris i kr. Medlem af folkekirken uden moms Pris i kr. Ikke medlem af folkekirken med moms Pris i kr. Ikke medlem af folkekirken uden moms Ikke standardstørrelse Kiste til begravelse/bisættelse, hvidmalet og uden foring ikke standardstørrelse Urne Som beskrevet i afsnit 2.9 Ligklæde-sæt (cell-stof/bomuld) som beskrevet i afsnit 2.6 Kørselsgebyr for kørsel udenfor Guldborgsund Kommune, uanset afstand (pris pr. kørt km.) Samlet honorar for diverse omkostninger (iklædning, ilægning, flytning, dødsannonce m.v. Se kravspecifikation afsnit 3. Kistedekoration som beskrevet i afsnit 2.8 Op til 300 kr. fast pris fra kommunen Administrationshonorar (fx udlæg for kremering og udgifter til urnenedsættelse) som beskrevet i afsnit 2.14 Begravelse i alt ved standardstørrelse kiste Begravelse i alt ved IKKE standardstørrelse kiste Bisættelse i alt ved standardstørrelse kiste Bisættelse i alt ved IKKE standardstørrelse kiste 9

10 Bilag 3 Tidsplan Offentliggørelse af bekendtgørelse den Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål den kl Sidste frist for udsendelse af svar på spørgsmål senest 6 dage før tilbudsfrist. Sidste frist for modtagelse af tilbud den kl Forventet tilbudsvurdering / beslutning om leverandørvalg uge 16/ Frivillig stand-still periode 10 dage Aftalens forventede ikrafttræden den

11 Bilag 4 Rammekontrakt 4.1. Formål og forudsætninger Formålet med nærværende rammekontrakt med tilhørende bilag m.v. (herefter kontrakten) er på det overordnede plan at regulere forholdet mellem Kommunen og leverandøren i forbindelse med udførelse af kommunale begravelser, herunder at fastlægge de overordnede betingelser og vilkår for ydelsen. Kontrakten indebærer en ret for Kommunen, men ikke en pligt, til at benytte leverandørens ydelser i forbindelse med kommunale begravelser. Rammeaftalen er eksklusiv, således at kommunen skal anvende leverandøren, når der opstår behov for ydelsen Kontraktgrundlaget Grundlaget for kontrakten mellem parterne er kontrakten med følgende bilag anført i prioriteret rækkefølge: 1. Det samlede udbudsmateriale for.2015 med tilhørende bilagsmateriale 2. Leverandørens samlede tilbud givet i Kontraktens omfang Leverandøren er forpligtet til at udføre kommunale begravelser. Kontrakten omfatter samtlige ydelser baseret på denne kontrakts bilag 1 og 2 efter ordre fra Kommunen. Der kan ikke uden særskilt aftale med Kommunen leveres andre produkter end de bestilte Kontaktpersoner Efter kontraktens indgåelse træffes aftale om kontaktperson hos parterne Kontraktperioden Kontraktperioden gælder fra og med den 1. maj 2015 til den 30. april Kontrakten kan gensidigt opsiges med 3 måneders varsel til den 1. i en måned i hele kontraktperioden Pris og betaling Priser fremgår af Tilbudslisten (Bilag 2 i udbudsmaterialet). De anførte priser er gældende i hele kontraktperioden. Frit leveret uden yderligere omkostninger til Kommunen og i øvrigt leveret ifølge instruks. Betalingsbetingelser er løbende måned + 30 dage. Leverandøren skal fremsende elektronisk faktura, jf. lov om offentlige betalinger m.m. Af fakturaen skal som minimum fremgå: Intern Borgerservice, Banegårdspladsen 4, 4800 Nykøbing F. EAN-nr Ydelsesenheden, Skolegade 22, 4800 Nykøbing F. EAN-nr

12 - Den rekvirerendes afdelings/institutions EAN nummer - Ordre- eller rekvisitionsnummer - Person- eller anden reference Leverandøren kan ikke i forbindelse med den elektroniske fakturering opkræve kommunen gebyr eller anden form for godtgørelse Misligholdelse Såfremt én af parterne misligholder sine forpligtelser i henhold til kontrakten er den anden part berettiget til erstatning for ethvert tab efter dansk rets almindelige erstatningsregler. I tilfælde af leverandørens misligholdelse af kontrakten, skal leverandøren uden ugrundet ophold meddele Kommunen dette, og leverandøren skal ved samme lejlighed underrette Kommunen om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad leverandøren vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelser indtræder i fremtiden. Kommunen kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå misligholdelse fremover. Ved gentagne misligholdelser, eller ved væsentlig misligholdelse, kan kontrakten ophæves med øjeblikkelig virkning uden forudgående varsel. Kommunen kan kræve erstatning i henhold til dansk rets almindelige regler. I forbindelse med enhver ophævelse af kontrakten skal leverandøren dække ethvert tab, som leverandørens misligholdelse måtte medføre for Kommunen Overdragelser Leverandøren kan ikke overdrage sine forpligtelser i henhold til kontrakten til tredjemand, hverken helt eller delvist Underleverandører Leverandørens forpligtelser i henhold til kontrakten kan ikke overlades til udførelse af underleverandører uden Kommunens forudgående skriftlige samtykke Insolvens og konkurs Ved konkurs kan kommunen straks hæve kontrakten. Såfremt konkursboet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkursloven, skal konkursboet inden for en frist af 5 arbejdsdage regnet fra og med datoen for afsigelse af konkursdekret give meddelelse om, hvorvidt det vil indtræde. Ovennævnte er tillige gældende ved leverandørens betalingsstandsning eller hvis der åbnes for forhandling om tvangsakkord eller leverandørens økonomiske forhold i øvrigt viser sig at være således, at leverandøren må antages at være ude af stand til at opfylde kontrakten. Er leverandøren et aktie- eller anpartsselskab, kan kommunen hæve kontrakten, hvis dette kræves opløst af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen Tavshedspligt og offentliggørelse Leverandøren og dennes personale har tavshedspligt med hensyn til de oplysninger, de måtte blive gjort bekendt med under udførelse af arbejdet, jf. Straffelovens 152 A og 152 samt Forvaltningslovens

13 Tavshedspligten fortsætter efter kontraktens ophør og efter den enkelte medarbejders fratræden, uanset af hvilken årsag Force majeure Force majeure reguleres af dansk rets almindelige bestemmelser Tvistigheder Enhver tvist med henvisning til kontrakten, skal først søges bilagt ved forhandling. Såfremt dette ikke kan ske, skal tvisten afgøres endeligt ved domstolene. Værneting for denne kontrakt er Retten i Nykøbing F Underskrivelse Kontrakten underskrives i to originale eksemplarer, hvoraf hver part beholder ét eksemplar. Dato: Dato:.. Guldborgsund Kommune. Leverandøren 13