HVAD, HVORFOR OG HVORDAN En brochure om Enterprise Arkitektur i det offentlige Grønland

Transkript

1 EA HVAD, HVORFOR OG HVORDAN En brochure om Enterprise Arkitektur i det offentlige Grønland Udarbejdet af Didde-Marie Højberg, Anja Zimmer og Sarah Ebler Studerende ved IT Universitetet i København April 2009

2 Forord It-sekretariatet har siden december 2008 arbejdet sammen med os, tre specialestuderende fra ITU, omkring en undersøgelse af anvendelsesmulighederne af Enterprise Arkitektur (EA) i det fællesoffentlige samarbejde i Grønland. Dette samarbejde har ført til, at vi har besøgt Grønland af to omgange, for at indsamle informationer og foretage workshops. Efter gennemførelsen af workshops i marts 2009, blev der udtrykt et ønske om et dokument, der kort kunne introducere begrebet EA for de involverede parter. Dette er udmundet i følgende brochure, der gennemgår Enterprise Arkitektur under overskrifterne: Hvad, hvorfor og hvordan. Den endelige rapport, med vores analyse af anvendelsen af EA, samt konkrete værktøjer og modeller er tilgængelig for Hjemmestyre og kommunerne i august 2009.

3 HVORFOR & HVAD Op igennem 80 erne begyndte virksomheder og offentlige organisationer at købe samt udvikle forskellige it-systemer, til at understøtte de enkelte forretningsområders behov. It blev i høj grad introduceret som et redskab og en supportfunktion indenfor både det private og det offentlige. It-systemer og applikationer blev udviklet og indført decentralt i enkelte afdelinger, for at løse konkrete problemstillinger. Det betød at mange virksomheder og offentlige instanser efterhånden fik opbygget et voksende og i høj grad ustruktureret systemlandskab, bestående af vidt forskellige og separate it-systemer. Det betød at mange it-systemer ikke kunne tale sammen, hvilket medførte at medarbejderne i de forskellige afdelinger måtte taste de samme oplysninger ind i mange forskellige systemer, hvilket øgede muligheden for fejlindtastninger og skabte unødigt dobbeltarbejde. De mange forskellige it-systemer var efterhånden blevet hæmmende for forretningen som helhed, i kraft af at det ofte var it-systemerne der afgjorde om en ny forretningsgang var mulig eller ej. It var gået hen og blevet en tung bureaukratisk klods om benet på forretningen. Den adskilte udvikling af de enkelte afdelingers itsystemer, kaldes også for en: Silo-opbygning eller silo-struktur og figuren til højre skal illustrere at forskellige systemer fungerer som siloer med en masse information, hvor det ikke er muligt at udveksle information fra en silo til en anden. EA tankegangen er blandt andet en måde at gøre op med silo-strukturer, som besværliggør og komplicerer arbejdsgange og processer unødigt. Herudover er EA en måde at få it til at understøtte den overordnede forretningsstrategi, således at it og forretning sammentænkes. It må ikke være styrende for hvilke visioner der kan gennemføres. It skal understøtte og muliggøre de visioner forretningen har. EA startede med at blive udviklet i det private, hvor John Zachman (IBM) i 1987 skabte det første rammeværk i EA regi, med det formål at sammentænke it og forretning. Zachman s rammeværk bruges til at kortlægge samt inddele en virksomheds systemer og processer. Sidenhen er der løbet meget vand under broen, og der findes i dag et utal af EA rammeværker og metodologier, udviklet af, og til private og offentlige organisationer. EA er således ikke kun et værktøj indenfor det private erhvervsliv, men anvendes også i høj grad af offentlige organisationer verden over til at mindske bureaukrati, skabe mere interoperabilitet samt en mere sammenhængende offentlig sektor. Denne ustrukturerede udvikling indenfor anvendelsen og udviklingen af it, har i høj grad også præget det offentlige Grønland.

4 It-arbejdet har hidtil været drevet meget decentralt i den grønlandske offentlige sektor, hvilket har betydet at der ikke har været nogen koordinering imellem hvilke it-systemer og processer der blev udviklet og indkøbt i de forskellige afdelinger på tværs af kommuner og Hjemmestyre. Visionen om Bedre Borgerservice og enklere administration, på tværs af kommuner og Hjemmestyret, kræver ændringer indenfor it-anvendelsen. Dette arbejde er man gået i gang med, igennem en række fællesoffentlige projekter, hvor der arbejdes på at effektivisere ressourceudnyttelse og skabe en mere sammenhængende offentlig sektor. Vision og strategi Politikker og lovgivning Regler og forordninger Organisatorisk design, diagrammer og jobbeskrivelser Proceskort- og modeller Applikations-, teknologi- og sevicedesigns EA er ikke kun rammeværker og metodologier - det er en disciplin som påvirker hele organisationen og beslutningsområder, hvilket ses illustreret i figuren nedenfor. Hvis man ser på begrebet: EA, så består det af to ord: Enterprise og Arkitektur. Arkitektur er beskrivelser gennem f.eks. ord og billeder sådanne har de fleste organisationer mange af, det afgørende er derfor hvorvidt disse beskrivelser er sammenhængende, præcise, dokumenterede og komplette, og ikke mindst hvorvidt de faktisk anvendes aktivt i forhold til udarbejdelse af strategi og handlingsplaner. Enterprise er en betegnelse for den organisation eller samling af organisationer der forsøges beskrevet. Det fællesoffentlige Enterprise i Grønland kan beskrives på følgende måde: 7 departementer + 1 direktorat + 4 kommuner = 1 organisation Enterprise Arkitektur betyder således en beskrivelse/kortlægning af Enterpriset, og det kan f.eks. være dokumenter indeholdende: EA er langt mere end en række beskrivelser, disciplinen indeholder både rammeværker, metodologier, best practices, værktøjer og artefakter, der foreskriver hvordan man bedst sikrer at beskrivelserne er ensartede, sammenhængende, præcise, dokumenterede, komplette og opdaterede.

5 HVORDAN Det er vigtigt at understrege at EA er et rammeværk, som er udviklet ud fra best practice, men rammeværket er ikke et endeligt facit, men skal tjene som udgangspunkt og inspiration, da alle virksomheder og organisationer har forskellige behov. Det er derfor vigtigt at man tilpasser EA tilgangen til de specifikke omstændigheder en given organisation befinder sig i. Vi vil i denne brochure ikke gå i dybden omkring tilpasningen af en EA til det fællesoffentlige Grønland, men vi vil beskrive nogle af de metoder og værktøjer der findes indenfor området. DEN TREDIMENSIONELLE EA KUBE EA guruen Scott Bernard, som arbejder for den amerikanske regering, har med inspiration fra Zachman skabt sit eget rammeværk: EA 3 (EA Kuben). Kuben handler om at lave en kortlægning af hele virksomheden, fra det (1) overordnede strategiske niveau, (2) til produkter, processer og services, (3) til data og information, (4) videre til systemer samt applikationer og helt ned til (5) netværk og infrastruktur. Ud fra denne kortlægning af den nuværende arkitektur (Current Architecture), udarbejdes en tilsvarende kortlægning af den fremtidige arkitektur (Future Architecture). Herefter udarbejdes en EA management plan/migreringsplan, for hvordan overgangen fra den nuværende arkitektur til den ønskede fremtidige arkitektur skal nås. Kuben muliggør herudover et differentieret syn på forskellige forretningsområder (lines of business), da det kan være svært at lave en fælles samt ensartet kortlægning af hele virksomheden. Endvidere kortlægges sikkerhed, standarder og workflows på tværs af de forskellige lag. I tillæg til rammeværket (EA 3 ) har Scott Bernard udviklet en tilgang (EA approach), som illustreret i figuren på side 3, således at man ikke kun har et rammeværk, men blandt også en metodologi, som består af 20 konkrete trin, til implementering af en EA.

6 OIO EA METODEN I Danmark har man udviklet et EA rammeværk specielt til det offentlige. Denne model indeholder både et rammeværk såvel som en metodologi. Vi har valgt at anvende denne model, på grund af dens danske terminologier, til at guide læseren igennem vores gennemgang af konkrete EA værktøjer. Modellen vil nedenfor blive gennemgået trin for trin, hvor vi vil fremhæve nogle af de værktøjer vi finder væsentlige i forhold til det fællesoffentlige samarbejde i Grønland. Modellen er bygget op som en cyklus, hvilket illustrerer det iterative forløb en EA proces bør have, idet en organisation ændrer sig løbende og det skal der skal tages højde for i kortlægningsarbejdet. Under samtlige bokse er det på OIO s hjemmeside ( muligt at klikke og få oversigter over metoder og værktøjer samt eksempler på hvorledes de forskellige områder kortægges. De tre bokse; strategi, forretning og teknik viser kortlægningen af en organisations nuværende arkitektur. Den øverste lyseblå boks; tekniske og forretningsmæssige trends skal tjene som input til den løbende kortlægning. Når de tre områder er kortlagt, udarbejdes en fremtidig model af samme tre områder. Hvor vil vi gerne hen? Og hvad er vores mål indenfor de forskellige områder? Herefter udarbejdes en gap analyse af hvor langt der er fra den nuværende arkitektur til den fremtidige arkitektur. Dette gøres på baggrund af en kortlægning af muligheder, udfordringer og restriktioner der kunne påvirke overgangen fra den nuværende arkitektur til den fremtidige arkitektur. Når gap analysen er udarbejdet er det efterfølgende muligt at udarbejde en konkret og realistisk migreringsplan, som er det næste trin. For at sikre at man når hele vejen, uden at miste fokus undervejs, findes der en række styringsværktøjer, som beskrives i den nederste røde bjælke; styring og principper. Her præsenteres hjælpeværktøjer som skal sikre at migreringsplanen kan gennemføres succesfuldt.

7 STRATEGI Som beskrevet ovenfor handler EA om at sikre en bedre udnyttelse af ressourcer ved at sikre en større sammenhæng mellem forretningens behov og anvendelsen af it. Derfor startes de fleste EAtilgange med en analyse af organisationens vision, mission og strategi. Dette skal sikre at alt andet relateres til disse overordnede mål. Kortlægningen af hele organisationen på de forskellige niveauer muliggør det store overblik. Det er dette overblik der skal sikre at it ikke bare indkøbes og udvikles decentralt i de enkelte afdelinger, men at it sammentænkes på tværs af hele organisationen, så det sikres at et system i én afdeling ikke spænder ben for en anden afdeling, og dermed også muliggør genbrug og anvendelse på tværs af forskellige afdelinger. It skal anvendes strategisk, og ikke som brandslukning ved enkelt opståede behov, hvilket vil sige at der skal udarbejdes en fælles overordnet vision/mission for anvendelsen af it. Der udarbejdes først en række overordnede principper, på baggrund af den overordnede vision/mission. Disse principper danner herefter grundlag for principper på de underliggende niveauer, således at der udarbejdes principper for systemer, processer, applikationer osv. Den overordnede vision/mission/strategi skal sikre, at der er et fælles fremadrettet mål med de initiativer som igangsættes, og for at sikre dette anbefales det at der bliver udarbejdet en række principper. Disse principper tjener som nogle overordnede rammer og retningslinjer som alle projekter skal følge. Principperne tjener som rettesnor og sikrer at projekter ikke får deres eget liv og ender i en anden retning end den endelige vision/mission, som man forsøger at nå gennem målarkitekturen (fremtidig arkitektur). I den fællesoffentlige grønlandske sektors tilfælde er dette målet om bedre borgerservice og enklere administration.

8 Det betyder som figuren til højre illustrerer, at der er principper indenfor visioner og pejlemærker, som så igen danner grundlag for de principper, der udvikles på forretningsarkitektur niveau, og videre til informationsarkitektur og endeligt helt ned til den tekniske arkitektur. Denne teknik betyder at den overordnede vision/mission sikres helt ned på appliaktionsniveau. Et eksempel på et princip og opstillingen af dette: Andre eksempler på hvad principper kan omhandle: 1. Genbrug At it-løsninger skal være fleksible og genbrugelige. 2. Interoperabilitet Handler om at få selvstændige systemer til at spille sammen. 3. Løs kobling Kobling er graden af hvor meget hvert program-modul er afhængig af hvert af de andre moduler. Dermed reducerer løs kobling risikoen for at en forandring i et modul vil medføre forandringer i et andet modul. Det skal dog understrejes at alle organisationer har principper, om de så er bevidste og nedskrevet eller uformelle og endda ubevidste.

9 FORRETNING I forbindelse med kortlægningen af forretningen giver det i Grønland ikke nødvendigvis mening at snakke om hverken kommuner eller departementer som selvstændige forretningsområder i forhold til EA. Ofte vil der eksistere tydelige vertikale forretningsområder (Lines of business), såsom forretningsområder i en virksomhed, men i andre tilfælde vil forretningsområder være noget der giver mening i forhold til EA, og som ikke er en etableret organisatorisk adskillelse. I forhold til det fællesoffentlige it-samarbejde vil det umiddelbart give mere mening at snakke om serviceområder, som man f.eks. har gjort i Danmark i forbindelse med FORM (fællesoffentlig FOrretningsReferenceModel). Dette skyldes at det ikke umiddelbart lader sig gøre i forhold til EA at se departementer og kommuner som adskilte segmenter, i og med at nogle forvaltningsområder går på tværs af den lokale og centrale administration, og da kommunerne ikke kan betragtes som adskilte organisationer i forhold til it. I forbindelse med modernisering og digitalisering af den offentlige sektor igangsatte den digitale taskforce FORM-projektet. I FORM indgår 12 serviceområder, der er en gruppering af opgaveområder på tværs af den offentlige sektor i større forvaltningsområder med fælles overordnet formål og faglig/forvaltningsmæssig kunnen. At FORM er en referencearkitektur giver en række fordele, hvor nogle af dem er listet nedenfor: Brugerne kan på længere sigt få mere sammenhængende arbejdsgange, fordi der er en fælles forståelse af arbejdsdelingen mellem systemerne / komponenterne. Siloløsninger bliver mindre udbredte, idet en række vigtige arkitekturbeslutninger i projekterne kan tages ud fra fælles pejlemærker. Funktionalitet og infrastruktur kan udvikles som fælles komponenter, frem for at blive udviklet taktisk fra løsning til løsning (system til system). Det bliver nemmere at etablere arbejdsgange på tværs af organisationer, når integrationer baseres på fælles principper og standarder. Det bliver billigere at vedligeholde løsningerne, når arbejdsdelingen mellem systemerne er mere klar. Genbrug af integrationer og fælles komponenter (baseret på fælles standarder) bliver mulig, hvilket betyder mindre udgifter til integration mellem systemer.

10 TEKNIK Som nævnt i indledningen så handler EA om at få it til at understøtte forretningen. En kortlægning af en organisations it-systemer, er derfor meget nødvendigt hvis man skal skabe sig det ønskede overblik. Hvis det lykkedes at kortlægge organisationens it-landskaber, eksisterer der et stort potentiale for optimering af processer og itsystemer, hvilket kan spare både tid og penge. Alt for mange virksomheder vælger at købe nye store systemer, som skal erstatte de gamle små systemer, i håb om at de får et mere sammenhængene itsystemlandskab, som bedre kan understøtte forretningen. Dette er dog ikke nødvendigvis løsningen, og med en EA er det i stedet essentielt at system- og proceslandskabet kortlægges først således at man i nogle tilfælde får optimeret og effektiviseret de systemer der anvendes i dag, inden man køber nye. Endvidere får man også værktøjerne til fremtidigt at tænke strategisk i forhold til videreudvikling og indkøb af nye systemer. Teknik området i OIO modellen indeholder fire emner, som man kan arbejde med og bør overveje i sin EA proces. Det første områder er informations arkitektur, som handler om at skabe et overblik over de tilgængelige data der befinder sig i organisationen, for derigennem at kunne samle nogle af dem som er overlappende og skabe en fælles dataplatform. I Grønland s tilfælde kunne eksemplet være en sammenlægning af de forskellige registre, som ville resultere i ét eller to fælles registre, i stedet for flere forskellige. Resultatet af konsolideret data, er således at man får mere præcise, fuldkomne og opdaterede data og dette er med til at sikre at der tages bedre og hurtigere beslutninger. Servicearkitektur, er ligeledes et område som man ofte i offentlige organisationer vælger at gøre brug af. Serviceorienteret arkitektur (SOA) er et af eksemplerne indenfor dette område. Det handler om en komponent opdelt arkitektur, som skal sikre en større fleksibilitet i forretningen. FORM er et eksempel herpå, da denne har en serviceorienteret tilgang til de offentlige services, og funktionaliteten af disse services udvikles som komponenter, i stedet for selvstændige it-systemer der ikke kan arbejde på tværs af organisationen eller bruges i andre sammenhænge. Dette er med til at sikre agilitet, fleksibilitet samt genbrug. Applikationsarkitekturen derimod handler om at træffe nogle beslutninger omkring hvordan itsystemer skal kunne snakke sammen. Her kan der tages stilling til om man eksempelvis ønsker at gøre brug af åbne standarder, og om dette vil bringe værdi for organisationen eller ej. Hvis man vælger at

11 benytte sig af åbne standarder, vil man i højere grad være leverandøruafhængig. Det sidste område er teknologiarkitektur. Dette område omhandler organisationens netværk samt infrastruktur. Hvis man ønsker et samarbejde på tværs af organisationen er det vigtigt at få kortlagt datanettet, som vil danne rammen for en bedre platform. FORANDRING OG GAP ANALYSE Efter kortlægningen af den nuværende arkitektur og efter fremstillingen af den fremtidige arkitektur, foretages der en gap analyse. Denne gap analyse muliggør udarbejdelsen af en realistisk migreringsplan fra den nuværende arkitektur til den fremtidige arkitektur. Måden man ofte gennemfører en EA på, er igennem projekter og initiativer. Det vil sige at man kommer fra den nuværende arkitektur til den fremtidige arkitektur ved hjælp af nogle projekter, som man igangsætter. Det som adskiller almindelige projekter og EA projekter, er den konkrete stillingtagen til projekterne, det vil sige udvælgelsen samt prioriteringen af projekter. Man vil lave en analyse af hvorfor de enkelte projekter er vigtige, hvordan de relaterer sig til hinanden samt konsekvenser af disse valg Dermed handler EA i høj grad også om porteføljestyring, hvor der bliver skabt et klart overblik over hvor stort budgettet er, hvilke projekter som er i gang, hvilke projekter som skal sættes i gang samt hvilke projekter som skal afsluttes. Resultatet af porteføljestyring er en prioriteret ressourceallokering, som giver optimeret ressourceforbrug, hvorved organisationen sparer både penge og tid.

12 GOVERNANCE OG STYRING Rundt om hele EA modellen og værktøjerne ligger governance, der består af følgende tre mekanismer: Beslutningsstrukturer Alignmentprocesser (dvs. processer som skal sikre at adfærd sker i overensstemmelse med de beslutninger som er blevet truffet) Kommunikation Det er essentielt at der etableres de nødvendige beslutningsstrukturer, processer samt kommunikationsstrategier, således at det sikres at fælles principper og visioner for den fremtidige arkitektur følges og overholdes på tværs af organisationen. Et eksempel på beslutningsstrukturer i det fællesoffentlige Grønland er den fællesoffentlige itstyregruppe. Et sådant organ er essentielt for et godt samarbejde mellem Hjemmestyret og kommunerne, og skal sikre at visionen om det fællesoffentlige itsamarbejde bliver en succes. Beslutninger er dog ikke nok alene, og må følges op af processer der sikre at beslutningerne overholdes. Et eksempel på dette kan være en finansieringsmodel for at sikre tilstrækkelige midler til de ønskede projekter eller service level agreements (SLA er). Sidst men ikke mindst er en eller flere kommunikationstilgange afgørende for at sikre at en EA bliver integreret samt forankret i organisationen. Her kan man bl.a. gøre brug af uddannelse og af kommunikationsmidler kan man benytte sig af intranet (EA portal), nyhedsbreve og lignende.

13 OPSUMMERING Hvis EA skal anvendes som et styringsværktøj i arbejdet med det fællesoffentlige it, er det vigtigt at alle de involverede parter har det samme udgangspunkt. Med denne brochure har vi forsøgt at skabe fundamentet for en fælles referenceramme. Brochuren skal endvidere fungere som informationsmateriale omkring den mulige anvendelse af EA, samt som en generel introduktion til EA. Den endelige rapport, som er tilgængelig pr. august 2009, indeholder en analyse af anvendelsen af EA i forhold til de udfordringer som det fællesoffentlige it-samarbejde står med. Her præsenterer vi en konkret EA model, der kan skabe værdi for arbejdet med det fællesoffentlige it i Grønland.