Bilag 1 Kommunikationsplan for Tandplejeprojektet

Transkript

1 Bilag 1 Kommunikationsplan for Tandplejeprojektet Hvem skal have hvad at vide? Af hvem? Hvornår? Via hvilke kanaler? Dato (Hvornår aktiviteten skal være afviklet eller plan udarbejdet) Fra uge 32 den 10. august 2011 Milepæle (Hvad sker der i projektet) Målgruppe (Hvem er aktiviteten interessant for?) Primært brugerne Alle tandplejere i DK. Budskab (Hvad har målgruppen brug for at vide) Frederiksberg er foran og vi øger serviceniveauet for borgerne. Kanal (Hvor møder jeg naturligt målgruppen?) Pressemeddelelse Fagblade (Tandlægebladet, Tandplejerbladet, DOFT, Kommunerne, Danske kommuner) Kommunens hjemmeside TV2-Lorry, Frederiksbergkanalen Aktivitet (Hvad er den konkrete opgave?) Pressedækning. Ansvar -lig De skal modtages den 15. august 2011 Telefonsvarerbeskede r ændres den 15. august infosøjler i kommunen Mandag den 15. august Fra den 15. august og frem Udarbejdes efter 15. august Forventes klar gange årligt i hvert netværk første gang i september Skrivelserne er færdige 1 juli. Tekst er udarbejdet 1. juli Infoplakater udarbejdes senest 1. juli Lancering af ny løsning Alle børn og unge på Frederiksberg samt disses forældre. Do. Do. Alle brugerne, men også personalet. Forældrene til børn samt unge på Frederiksberg. Do. Kollegaer i DK (andre tandplejer) At de skal bruge den nye løsning. At man på telefonsvareren gør folk opmærksom på, at de skal betjene sig selv via den nye løsning. At der er ny løsning til rådighed, som man fordel kan bruge. At det er dagen, hvor løsningen bliver tilgængelig. Fejring At reklamere for den nye løsning. At hjælpe til at bruge den nye løsning Postmand Per Børnehaverne - fysisk Skoleintra Telefonen Infosøjler i kommunen Vuggestuer Børnehaver Skoler On location: Dvs. Tandklinikken på Finsensvej Post Fysisk overlevering på den enkelte klinik Informationsskrivelser til hhv. børnehaver, kommunens skoler og private skoler. At ændre telefonsvarerbeskeden. Hver klinik vedligeholder sin egen svarer. At udarbejde en reklameplakat for den nye løsning. Et arrangement skal stables på benene, og hvis Margit Ørsted skal deltage, så skal dette forberedes. Visitkort udsendes sammen med skrivelsen de der ikke får skrivelsen fysisk får den udleveret på den enkelte klinik Bente Hjemmesiden og TandplejeIntra Instruktionsvideo At udbrede den gode løsning Talerøret Reklame via ERFA og faggrupper

2 Bilag 1 Kommunikationsplan for Tandplejeprojektet Pressemeddelelse Nu bliver det nemmere at holde dit barns tænder sunde Som de første i landet får forældre på Frederiksberg nu direkte adgang til deres barns tandjournal. Med kommunens nye selvbetjeningsløsning bliver det endnu nemmere for forældrene at holde børnenes tænder sunde. Fra den 15. august kan forældre til børn på Frederiksberg følge med i barnets tandjournal, booke tider, se tanddiagram, læse beskeder fra Tandplejen og ajourføre helbredsoplysninger, der er relevante for tandbehandlingen. Det hele foregår nemt og sikkert via kommunes hjemmeside på adressen: tandplejen.frederiksberg.dk. Forældrene har både adgang til den originale version af barnets tandjournal og en oversat udgave. Så man behøver ikke være fagmand for at læse og forstå, hvad der står i journalen. Børn på Frederiksberg har en rigtig god tandsundhed. Når vi har fokus på børnene, er det fordi, tænderne helst skal holde hele livet. Med den nye selvbetjeningsløsning bliver det endnu nemmere for forældrene at passe godt på børnenes tænder. Vi har i det hele taget stor succes med vores digitale løsninger. Derfor udvider vi løbende kommunens service på nettet, så vi på flere og flere områder kan holde åbent 24 timer i døgnet, siger borgmester Jørgen Glenthøj (C). En undersøgelse blandt Tandplejens brugere fra 2007 viser, at forældrene er meget interesserede i at få web-adgang til journalen. Blandt de mest efterspurgte funktioner er muligheden for at booke tider. Brugerne efterspørger i høj grad digitale løsninger, og vi er meget glade for, at vi nu kan efterkomme ønskerne. Samtidig gør den nye løsning vores daglige arbejde nemmere. Forældrene får eksempelvis automatisk besked om at læse barnets journal, når vi har undersøgt børnehavebørnenes tænder i Tandbussen, siger overtandlæge Esmark fra Frederiksberg Kommunes Tandpleje. Fakta Frederiksberg er den første kommune i landet, der giver forældrene adgang til både barnets originale journal og en oversat version begge dele via internettet. Ved hjælp af tanddiagrammet kan forældrene nemt og hurtigt danne sig et overblik over deres børns tænders helbred. Udviklingen er sket med økonomisk støtte fra Finansministeriets ABT-fond. Frederiksberg Kommune har videreudviklet den elektroniske journal, som Tandplejen har anvendt i de sidste 15 år. Selvbetjeningsløsningen: tandplejen.frederiksberg.dk er nyeste skud på stammen i den løbende udvikling af det digitale kommunekontor på kommunens hjemmeside som har åbent 24 timer i døgnet. Her kan borgerne bl.a. ændre adresse, ansøge om børnebidrag og anmode om p-licens - og nu også følge journalen i den kommunale børnetandpleje. Kontakt: Overtandlæge Esmark på

3 Kære forældre Vi har gjort det nemmere for dig og dit barn at have kontakt med Tandplejen. Frederiksberg Kommune har udviklet et intranet for Tandplejen, hvor du kan: følge med i dit barns tandsundhed (du kan f.eks. læse oplysninger fra dit barns besøg hos Tandplejen), se tanddiagram og se om det er tid til undersøgelse eller behandling. få en påmindelse om dit barns tandlægetid på sms og . Kender vi dit barns mobilnummer, så kan I begge få en huske-sms. booke tider til dit barns tandlægebesøg. holde Tandplejen orienteret om dit barns helbred. læse nyt fra Tandplejen og få seneste nyt om tandpleje i almindelighed på eller sms. Til børnene: Få en sjov ringetone til din mobil På din profilside kan du downloade en sjov tandringetone til dit barns telefon. Hvis du ønsker det, kan dit barn få en huske-sms dagen før et tandlægebesøg. Huske-sms er hjælper større børn til at lære at planlægge, og til yngre børn er ordningen praktisk, hvis barnet eksempelvis passes af bedsteforældre så følger tandlægetiden automatisk med barnet. Husk at kontrollere dine oplysninger på profilsiden Brug TandplejeIntra på tandplejen.frederiksberg.dk. Du skal anvende dit NemID til at logge ind, da jeres oplysninger er fortrolige og bliver dækket af sikkerheden fra NemID. Første gang skal du kontrollere dine oplysninger på profilbilledet og vælge de services, du ønsker. Klik på ret profil øverst på forsidebilledet. Unge med eget NemID kan selv logge sig på. Vi håber, at du får glæde af TandplejeIntra det er nemt og sikkert. Venlig hilsen Tandplejen Frederiksberg Kommune Tlf.: Sådan gør du gem huskekortet fra Tandplejen: TandplejeIntra en service til børn og forældre i Frederiksberg Kommune 1. Gå på tandplejen.frederiksberg.dk 2. Log på med dit NemID 3. Juster dine oplysninger på profilbilledet (Gælder kun første gang og ved nyt mobilnummer og ny adresse). 4. Vælg de services, du ønsker så er du i gang. Hvis du senere ønsker at fravælge en service eller vælge en ekstra til (f.eks. huske-sms til dit barn), så gør du det også her. Book tid Her kan du bestille en ny tid, flytte en tid eller aflyse en tid. Se journal Her kan du se fremtidige aktiviteter og journal. Dato Mødetid Navn Mødestatus Behandling Klinik Klik her for at booke en ny tid se beskeder Her kan du se beskeder og breve fra Tandplejen. Se helbredsskema > Her kan du se og rette helbredsoplysninger der er vigtige for tandbehandling. Ved akutte tandskader kontakt din tandklinik telefonisk (klik her for klinikkens nummer). Frederiksberg Kommunes Tandpleje Frederiksberg Rådhus 2000 Frederiksberg Tlf.: tandplejen@frederiksberg.dk NORDISK MILJØMÆRKNING 541 TRYKSAG 457 Tandplejen for Børn og Unge Rådhuset, DK-2000 Frederiksberg, telefon: , tandplejen@frederiksberg.dk,

4 tandplejen.frederiksberg.dk TandplejeIntra Log ind via NemID Din Frederiksberg Kommune Bruger-id Cpr-nr., NemID-nr. eller selvvalgt bruger-id Adgangskode Næste kontakt til Tandplejen 24 timer i døgnet LEO LØBETAND Så nem er din kontakt til Tandplejen book tid se beskeder Her kan du bestille en ny tid, flytte en tid eller aflyse en tid. Her kan du se beskeder og breve fra Tandplejen. se journal se helbredsskema Her kan du se fremtidige aktiviteter og journal. Her kan du se og rette helbredsskema der er vigtige for tandbehandling. Tandplejen for Børn og Unge

5 SnitkerGroup Bilag 2 Spørgeguide testperson 3 Test af tandplejesider på Frederiksberg Kommunes hjemmeside 2. testrunde 25. oktober 2010 af brugervenlighedsspecialist Steen Filskov Andersen, SnitkerGroup, sfa@snitkergroup.com, tlf Formål med testen At afdække brugernes adfærd på og oplevelse af de nye sider, herunder: Kan brugerne løse deres opgaver og finde gennem siderne? Primær opgave: At bestille tid til et eller flere børns undersøgelse hos Tandplejen. Forstår brugerne de tilsendte sms er, og bliver de hjulpet godt i gang på siderne? Er der en passende sammenhæng mellem hvad siderne leverer og hvad brugerne behøver? Forstår brugerne terminologien på siderne? SnitkerGroup ApS Nytorv 17 CVR DK-1450 Copenhagen info@ snitkergroup.com

6 SnitkerGroup Introduktion (ca. 1 minut) Introduktion til testen ved testleder (prototypen, spejlet, optagelsen m.m.) Forinterview (ca. 10 minutter) - Hvor mange børn har du, der er tilknyttet tandplejen, hvor gamle er de og hvilken klinik bruger de? Børn og klinik? - Hvordan er du i kontakt med tandplejen i dag (telefonisk , sms, hjemmeside etc)? Kontakten har været meget begrænset - afkrydsningsskema - Hvad synes du om den kontakt (hvad er godt/mindre godt og hvordan kunne det forbedres)? Hvis hun ville ha forældre med, så måtte hun ringe. - Har du brugt Frederiksberg Kommunes hjemmeside til at finde oplysninger om tandplejen? o Hvordan var det (hvad er godt/mindre godt og hvordan kunne det forbedres)? Hun har aldrig være på kommunens hjemmeside - Hvilke funktioner, synes du, at der skal være på Tandplejens hjemmeside? Man kan få gode råd, og måske bestille tid det kunne da være meget smart. Opgaver (ca. 45 minutter) 1. Du er på Frederiksberg Kommunes hjemmeside gået til forsiden af tandpleje-siderne. Hvad ville du gøre for at komme videre og f.eks. bestille en tid? Hun har endnu ikke fået NemID a) Hvad er dit indtryk af forsiden, når du er logget ind? Nyheder booke tid ved ikke hvad helbredsskema er. b) Hvilke muligheder har du her? Journaloplysninger har hun forstået fuldstændig korrekt. c) Spørg ind til terminologien Booking vs. Tidsbestilling Kan bedst li bestilling, men book er vel også efterhånden en del af det danske sprog. Nyheder beskeder umiddelbart det samme. 2. Du modtager denne sms (vis SMS besked 1 Du skal booke ny tid til William Andersen hos Tandplejen. Du kan gøre det på ) på din telefon. Hvad vil du gøre? Man kan ikke se, at man kan vælge en tid vælg tid? Undersøgelse, behandling, rutine Det er rart med en bekræftelse. a) Spørg ind til om det forstås at der kan vælges flere børn, hvis behandlingen er den samme. b) Foretrækkes sideskift eller scrollbar i listen/listerne? >>> Er dette den korrekte ordlyd i sms en at teste med? <<< 3. Da du ser, at bekræftelsen sendes til din mobil og , kommer du i tanker om, at du gerne vil opdatere disse oplysninger. Find stedet, hvor dette gøres. Vil gerne have sms om nye eller ændrede tider, men ikke generelle beskeder. Tror ikke det vil ha synderligt effekt, at datteren får sms, men det kunne da være meget belærende a) Hvilke af mulighederne nederst på siden ville du krydse af? b) Til hvilke numre/adresser vil du gerne have tilsendt bekræftelser på tidsbestillinger? c) Hvad er den bedste måde at få besked om, at en tid er aflyst? 4. Du har glemt adressen på den klinik, hvor William skal til undersøgelse find adressen. SnitkerGroup ApS Nytorv 17 CVR DK-1450 Copenhagen info@ snitkergroup.com

7 SnitkerGroup 5. Find ud af, hvornår XXX bliver indkaldt til undersøgelse næste gang. >>> Indsæt navn fra prototype på det nye barn <<< Ser det under allerede bookede tider, men ville ellers forvente at kunne finde det under book tid. 6. Du har glemt, at William har temadag i skolen d. 11. april, så ryk tiden en uge frem til d. 21. april Book tid flyt tid har ingen problemer med næste hun bliver i tvivl om, hun bare kan flytte dato ved at vælge en ny dato nedenfor. Der står ikke tydeligt, at man er inde på flyt tid. Det ligner, at man er ved at booke endnu en tid, men med bekræftelsenvirker det. >>> Datoer skal stemme overens med datoer i prototypen, der gerne må afspejle virkeligheden altså indeholde fremtidige realistiske datoer. <<< 7. Uheldigvis har Stine fået en allergi, der kan påvirke hendes næste besøg hos Tandplejen. Hvad vil du gøre? Klikker på helbredsskema meget logisk 8. Du bliver ringet op fra skolen, der fortæller, at William er faldet og har knækket et lille stykke af en tand. Hvad vil du gøre? Hun ville bare suse derhen 9. Find ud af, hvad William fik lavet sidste gang han var hos Tandplejen. Vælger journalen forventer at kunne bestille tid ½ år frem. Vælg beskeder pr. person giver det mening? Skal alle beskeder slås sammen i samme menu, men opdelt? Efterinterview (5 minutter) 1. Hvordan oplevede du siderne i forbindelse med at løse opgaverne? Generelt gik det rigtig fint, pænt og overskueligt 2. Hvad gik godt og hvad gik ikke godt? 3. Har du forslag til at forbedre siderne? 4. Afrunding ved testleder. SnitkerGroup ApS Nytorv 17 CVR DK-1450 Copenhagen info@ snitkergroup.com

8 SnitkerGroup SMS besked 1 Du skal booke ny tid til William Andersen hos Tandplejen. Du kan gøre det på SnitkerGroup ApS Nytorv 17 CVR DK-1450 Copenhagen info@ snitkergroup.com

9 Bilag 3 Registrering af tidsforbrug i uge Kliniknavn: 1. Dannelse af ringekort fra rapporten køres til alle kortene er udskrevet og der i alle kontinuationer er skrevet sendet ringekort: Tidsforbrug: Antal kort gennemsnit Søerne Minutter La Cour ,91 Omsorg 20 6 Due sæt streger Tid i alt Gennemsnit min min 2 Tidsaftaler via tlf FV 9 reception FV Tandreg Adilsvej 2 8 La Cour Lindevang Søerne Duevej Sofus 4 1 Sum ,66 3 Tidsaftaler via mail (læse mailen+opret aftale+besvar mail) FV 9 reception FV Tandreg 10 1 Sum ,8 4 Indhentelse af helbredsoplysning og overførelse til TK2 FV9 1 Adilsvej 4 La cour 4 Lindevang 1 Søerne D duevej 1 Sofus 4 Sum ,36 5 Udredning af helbredsoplysning fx kontakt til læge 6 Udfyldelse af forældreorientering (De "farvede A4"+"dem til og 4 kl.) Adilsvej 24 La Cour 3 Lindevang 17 Søerne 30 1 Duevej 19 Sofus 20 Sum ,23 7 Udfyldelse af udskrivningsbrev La Cour Duevej 2 Sofus 1 1 Sum ,14 8 Udskrivningsbrev sendes til privatpraktiserende tandlæge Basis Jette Sum ,08 9 Ajourføring af mobiltlf., etc FV9 reception FV9 reception 2 1 Tandreg Adilsvej 1 La Cour Søerne 2 3 Sofus 7 6 sum ,45

10 Bilag 4 Registrering af tidsforbrug i uge Kliniknavn: 1. Dannelse af ringekort fra rapporten køres til alle kortene er udskrevet og der i alle kontinuationer er skrevet sendet ringekort: Tidsforbrug: Antal kort gennemsnit Søerne 29 min 23 1 min 15 sec Minutter La Cour 11 min 9 1 min. 13 sek. Duevej min Lindevanf 4 nin 2 2 min Sofus 155 min sec Adilsvej 18 min 9 2 min sæt streger FV9 61 min sec Tid i alt Gennemsnit Antal sek min 2 Tidsaftaler via tlf FV 9 reception FV9 1 Adilsvej Søndermarken La Cour Nyelandsvej Lindevang Søerne Duevej Sofus 5 27 Basis Sum I minutter m. 44 sek. 3 Tidsaftaler via mail (læse mailen+opret aftale+besvar mail) FV 9 reception FV 9 3 Duevej 2 Tandreg 3 Lindevang 1 Søndermarken 11 4 Nyelandsvej 1 1 Søerne Basis Adilsvej 5 1 Sum I minutter m. 28 sek. 4 Indhentelse af helbredsoplysning og overførelse til TK2 FV Adilsvej 5 1 La cour 1 Søndermarken 4 Lindevang Søerne Duevej 2 Sofus Sum I minutter min. 32. sek. 5 Udredning af helbredsoplysning fx kontakt til læge Søerne (opringning til forældre) 2 Sum 2 2 I minutter min. 6 Udfyldelse af forældreorientering (De "farvede A4"+"dem til og 4 kl.) Adilsvej La Cour Lindevang Søerne 1 Duevej Sofus Sum 1 1 I minutter min 7 Udfyldelse af udskrivningsbrev La Cour Nyelandsvej Duevej Sofus Sum I minutter min. 30 sek. 8 Udskrivningsbrev sendes til privatpraktiserende tandlæge Basis Sum I minutter min. 48 sek. 9 Ajourføring af mobiltlf., etc FV9 reception FV Adilsvej 4 Søndermarken 2 2 Nyelandsvej 1 1 Duevej 7 6 La Cour Søerne Sofus sum I minutter min. 20 sek.