Effektivisering af kørsel til læge

Transkript

1 Effektivisering af kørsel til læge Udarbejdet af: Sagsnummer: Alice Judith Bekker Dato: Version nr.: S

2 Effektivisering af kørsel til læge Indholdsfortegnelse 1. Indledning Nuværende kontrakthaver Faktaboks Økonomi og antal af kørsler i Udvikling lægekørsel Udvikling speciallægekørsel Udvikling kørsel til afprøvning af kropsbårne hjælpemidler Igangværende tiltag inden for lægekørsel... 7 a) Tildeling af midlertidig bevilling... 7 b) Fokus på kørsel til nærmeste speciallæge... 7 c) Nedbringelse af forgæves kørsler... 7 d) Henvisning til teletaxiordningen i stedet for bevilget kørsel... 8 e) Overvejelser ved godtgørelsesprincippet... 8 f) Digitalisering Hvem udfører lægekørslen i de andre fynske kommuner Effektiviseringsmuligheder a) Re-visitering b) Skriftlig visitering c) Effektivisering af arbejdsgange d) EU-udbud Sammenfatning Sammenligning af forslag A2 vs. nærværende notat Bilag 1: Andre kommuners erfaringer Bilag 2: Turlængder Bilag 3: KLs nøgletal for kørsel til læge og speciallæge i Bilag 4: Antal af kørsler fordelt på måneder Side 2

3 1. Indledning Dette notat har til formål at komme med forslag til effektiviseringer af kørsel til læge og speciallæge samt kørsel til afprøvning af kropsbårne hjælpemidler. Kørselsområderne varetages af aftaleområdet Borgerservice under Social & Arbejdsmarked. Forslagene tilsigter såvel en økonomisk besparelse som en forøgelse af kvaliteten, herunder optimering af administrative arbejdsgange. På baggrund af stigende fokus på befordringsopgaven iværksatte Faaborg-Midtfyn Kommune i 2013 i samarbejde med konsulentfirmaet A2 en analyse, som skulle beskrive mulighederne for at effektivisere på befordringsområdet. Resultatet af analysen viste et effektiviseringspotentiale på ca. 2,0 mio. kr. fordelt på alle kørselsområder - en besparelse, der er budgetlagt fra Der er som følge af anbefalingerne i rapporten ansat en befordringskoordinator i Økonomistaben, der har til opgave at fastholde mulighederne for at effektivisere driften. Økonomistaben har som aftalemål for 2015 at analysere fordele og ulemper ved at anvende trafikselskabet Flextrafik contra anvendelse af udbud på de kørselsområder, hvor der er mulighed for at vælge leverandør. På baggrund heraf er der udarbejdet et notat, hvor der argumenteres for i hvilken rækkefølge, de forskellige kørselstyper skal analyseres. Direktion og Koncernledelse har godkendt at analysere læge- og speciallægekørsel i Dette begrundes i en forventning om, at der her vil kunne effektiviseres både i forhold til økonomi og kvalitet. Under kørsel til læge, hører kørsel til speciallæge samt kørsel til afprøvning af kropsbårne hjælpemidler. Kørsel til læge og speciallæge fylder mest i notatet, mens kørsel til afprøvning af kropsbårne hjælpemidler qua sit begrænsede omfang og mindre budget udgør en mindre del heraf. 2. Nuværende kontrakthaver FynBus drifter kørslen (koordinerer og planlægger sam- og kædekørsel samt udbyder kørslen til taxiselskaber), hvor Faaborg-Midtfyn Kommune fastlægger omfanget af kørslerne, definerer vilkårene (kvalitetsstandard og retningslinjer) samt betaler for kørslen. FynBus håndterer både den Kollektive Trafik og Flextrafik. Kørsel til læge, speciallæge og til afprøvning af kropsbårne hjælpemidler hører under Flextrafik. Flextrafik varetager også andre flexkørsler, såsom kørsel til genoptræning på kommunale centre, kørsel til vedligeholdende træning, kørsel til genoptræning på sygehuset samt handicapkørsel. Disse kørsler benævnet under ét sundhedskørslerne senere i notatet. Vi modtager månedsvis omfattende kørselsstatistikker på samtlige kørselsordninger fra Flextrafik, hvilket giver en god helhedsorientering. Samarbejdet med Flextrafik fungerer godt, og der opleves en høj grad af service. Side 3

4 3. Faktaboks Lovgrundlag Læge- og speciallægekørsel: Sundhedslovens 170 beskriver at Kommunalbestyrelsen yder godtgørelse for nødvendig befordring til/fra alment praktiserende læge samt nærmeste speciallæge til personer, omfattet af sikringsgruppe 1, og som modtager social pension. Kørsel til afprøvning af kropsbårne hjælpemidler: Servicelovens 112 beskriver at kommunen skal yde støtte til hjælpemider til personer med varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne når hjælpemidlet kan afhjælpe varige følger, lette dagligdagen eller er nødvendig for at borgeren kan udøve et erhverv. Kvalitetsstandard Målgruppe Kørslerne er således kan-ydelser mens der skal ydes godtgørelse til kørsel til læge. Faaborg-Midtfyn Kommune yder leveret kørsel til borgere, der visiteres til kørselsordningerne efter bevillingsgrundlaget i kvalitetsstandarderne. Læge- og speciallægekørsel: Personer der modtager social pension og ikke kan transportere sig selv på grund af helbredsmæssige årsager. Kørsel til afprøvning af kropsbårne hjælpemidler: Personer der i forbindelse med afprøvning af kropsbårne hjælpemidler ikke er i stand til at køre selv eller benytte offentlig transport. Leverandør Flextrafik Kørselstype Individuel variabel kørsel. Der køres typisk i tidsrummet kl Visitering Via telefon til Borgerservice der benyttes ikke tjeklister eller ansøgningsskemaer ved visitering, men laves opslag i IT-systemer og gives en afgørelse med det samme. Der visiteres ca. 25 borgere om måneden og det estimeres at det tager ca minutter pr. visitering. Bevilling Læge- og speciallægekørsel: Permanent bevilling/midlertidig bevilling/afslag. Bevilling indtastes i WebSolen og journaliseres i KMD-sag af Borgerservice. Bestilling Kørsel til afprøvning af kropsbårne hjælpemidler: Bevilling gives i den konkrete sag og journaliseres i Care af Borgerservice. Læge- og speciallægekørsel: Kørslen bestilles af borgeren direkte hos Flextrafik via telefon. Kørsel til afprøvning af kropsbårne hjælpemidler: Kørslen bestilles af Borgerservice via mail til Flextrafik. Egenbetaling Ingen. Antal visiterede Læge- og speciallægekørsel: Årligt antal kørsler Lægekørsel: Ca stk./1,9 mio. kr. og omkostninger Speciallægekørsel: stk./ kr. Kørsel til afprøvning af kropsbårne hjælpemidler: 175 stk/ kr. Side 4

5 4. Økonomi og antal af kørsler i Opgørelse lægekørsel 2014 Antal ture Antal km Forgæves kørsler Udgifter til forgæves kørsler excl. fællesudgifter Bruttoudgift Egenbetaling* Netto kørselsudgift Fællesudgifter Faaborg-Midtfyn Kommune betalte totalt Kilometerpris alt inkl. beregnet ud fra ovenstående tal Opgørelse speciallægekørsel 2014 Antal ture Antal km Forgæves kørsler Udgifter til forgæves kørsler excl. fællesudgifter Bruttoudgift Egenbetaling* Netto kørselsudgift Fællesudgifter Faaborg-Midtfyn Kommune betalte totalt Kilometerpris alt inkl. beregnet ud fra ovenstående tal Opgørelse afprøvning af kropsbårne 2014 Antal ture Antal km Forgæves kørsler Udgifter til forgæves kørsler excl. fællesudgifter Bruttoudgift Egenbetaling* Netto kørselsudgift Fællesudgifter Faaborg-Midtfyn Kommune betalte totalt Kilometerpris alt inkl. beregnet ud fra ovenstående tal [Stk.] & [kr.] stk km 477 stk kr kr kr kr kr kr. 33,36 kr./km [Stk.] & [kr.] stk km 62 stk kr kr kr kr kr kr. 15,83 kr./km [Stk.] & [kr.] 149 stk km 1 stk. 43 kr kr. 57 kr kr kr kr. 13,75 kr./km Sammentælling af kilometre er ikke præcis, da Flextrafiks IT-system altid runder ned til nærmeste antal. Dvs. at der godt kan være flere kilometre i især lægekørslerne, der har mange ture. Dette kan være en af forklaringerne på, at kilometerprisen er noget højere på lægekørslen sammenlignet med fx kørsel til speciallæge. En anden forklaring er, at turene til speciallæge generelt er længere og kan koordineres med kørsel af borgere fra andre kommuner samt at der kan være en vis usikkerhed omkring statistisk materiale. Det undersøges i øjeblikket om/hvordan Flextrafiks IT-system kan arbejde med 2 decimaler for et mere præcist billede af kørselsomfanget på alle kørselsordninger. 1 Tal oplyst via kvartalsopgørelser fra FynBus *Der er som oplyst ikke egenbetaling på lægekørsel dette beløb stammer fra betaling fra medrejsende Side 5

6 5. Udvikling lægekørsel År Forventet budget pr Turantal [stk.] Regnskab [kr.] Udvikling speciallægekørsel År Forventet budget pr Turantal [stk.] Regnskab [kr.] Udvikling kørsel til afprøvning af kropsbårne hjælpemidler Forventet År budget pr Turantal [stk.] Regnskab [kr.] Samlet set forventes der fra et mindreforbrug på ca kr. på disse tre kørselsordninger. Dette tilskrives de tiltag, der allerede er i gang fx fokus på kørsel til nærmeste speciallæge, henvisning til teletaxi, kørselskontrol etc. Generelt har vi qua den løbende kørselskontrol bedre mulighed for at budgettere tættere på virkeligheden samt skride hurtigere ind over for afvigelser i forhold til det forventede. Grunden til at der ikke umiddelbart kan ses en sammenhæng mellem turantal og regnskab over årerne er, at der i 2012 var en omlægning af de administrative omkostninger. Side 6

7 8. Igangværende tiltag inden for lægekørsel Der er qua Befordringsrapporten allerede fokus på effektivisering af lægekørsel se tiltagene herunder. a) Tildeling af midlertidig bevilling I visiteringsprocessen er visiteringspersonalet opmærksomme på muligheden for at tildele midlertidig bevilling frem for varig bevilling, hvor det er muligt. b) Fokus på kørsel til nærmeste speciallæge I efteråret 2014 blev der opdaget tilfælde, hvor der blev kørt til ikke-nærmeste speciallæge, som kvalitetsstandarden ellers foreskriver. Dette affødte øget opmærksomhed på kun at køre borgere til nærmeste speciallæge fra Flextrafiks side, hvorfor de nu på foranledning af Borgerservice, aktivt tjekker afstanden til speciallæger via Dette mærkes ved øget henvendelse fra borgere, der oplever at blive afvist af Flextrafik til kørsel til den speciallæge de ellers normalt anvender. Ved sådanne henvendelser fastholder Borgerservice, at der kun gives kørsel til nærmeste speciallæge. Ved stikprøvekontrol i maj 2015 blev samtlige udvalgte kørsler foretaget til nærmeste speciallæge. Dette passer overens med de tal, der ses i kørselsprognoserne; kørselsomfanget på speciallægekørsel har været faldende fra c) Nedbringelse af forgæves kørsler Ved nærmere gennemgang af forgæves kørslerne fra 2014 blev det bemærket at inden for lægekørsel, opstod forgæves kørslen i 75 % af tilfældene (360 stk.) hos lægen. Dette kan opstå, hvis der fx er ventetid hos lægen. I Faaborg-Midtfyn Kommune har alle lægehuse 30 minutter fra patients ankomst til en hjemkørselstaxi er bestilt på nær Nr. Lyndelse lægehus, der har udbedt sig om 45 minutter inden patienten bliver afhentet 2. Ved en udvidelse af ventetiden i kvalitetsstandarden vil der være en mulighed for, at forgæves kørslerne kan reduceres yderligere. I de tilfælde, hvor der kun køres med urinprøver, skal der naturligvis ikke være en returkørsel fra lægen. Det undersøges i øjeblikket, om det i bestillingsøjeblikket bliver tydeligt registreret at der er tale om en envejskørsel. Der har i foråret 2015 været fokus på forgæves kørsler via kørselskontrol og der ses nu et lille fald i disse; i 2014 var der gennemsnitlig 40 forgæves kørsler om måneden inden for lægekørsel i 2015 har der i skrivende stund gennemsnitlig været 34 forgæves kørsler om måneden altså et mindre fald på 15 % fra Dette er beløbsmæssigt ikke meget, men vigtigst er det, at tendensen er faldende og at der er fokus på området. Det pointeres, at forgæves kørsler pt. ikke udgør et stort problem; udgiften til dette udgør ca. 1,3 % af den samlede omkostning, og det vurderes, at der altid vil forekomme et vist antal forgæves kørsler. 2 Jf. kvalitetsstandarden vil afhentning i lægehus tidligst ske 30 minutter fra bestillingstidspunktet. Side 7

8 d) Henvisning til teletaxiordningen i stedet for bevilget kørsel Hvor det er muligt henvises til teletaxiordningen. Der har i 2015 gennemsnitligt været 70 månedlige kørsler inden for teletaxiordningen, hvor formålet med kørslen har været lægeeller speciallægebesøg - svarende til et forbrug på teletaxiordningen på ca kr. 3 månedligt. Kørsel til speciallæge udgjorde kun en mindre del heraf. Om disse teletaxikørsler ville have været visiterede lægekørsler er ikke muligt at sige. Måske ville borgere der bruger teletaxi til læge ikke have fået visiteret kørsel, og kørslen har dermed ikke sparet på lægekørselsbudgettet, men har derimod karakter af privat kørsel i stedet for. Dog ses der en sammenhæng mellem faldet i antallet af lægekørsler og stigningen i antallet af teletaxikørsler til lægehuse. Kommunen er opdelt i 12 teletaxiområder. Turene der køres til læge er forholdsvis korte og mange vil typisk kunne holde sig inden for 1-2 områder. Kørsel til speciallæge er typisk længere, og teletaxi vil ikke være relevant at henvise til, da kørslen tit ikke vil kunne holdes inden for de 1-2 områder. En kørsel med teletaxi er billigere for kommunen end en lægekørsel; Kørselsadministrationen varetages af borgeren selv, omkostninger til forgæves kørsler er gennemsnitligt lavere og der er egenbetaling på kørsel med teletaxi. Besparelseseksempel ved at henvise til teletaxi i stedet for at bevilge lægekørsel: En gennemsnitlig tur til lægen kostede 4 i kr. og en tur teletaxi 147 kr. Køres 5 % af lægekørselsturene med teletaxi svarende til 550 ture pr. år - spares der ca kr. Det belaster teletaxibudgettet med ca kr., men sparer lægekørselsbudgettet for ca kr. Dertil kommer, at der er mindre administration af en teletaxikørsel jf. ovenstående. e) Overvejelser ved godtgørelsesprincippet Faaborg-Midtfyn Kommune har valgt at bevilge kørsel til de borgere, der ikke selv kan komme til læge og som opfylder betingelserne i kvalitetsstandarden. Da kørsel til læge er en kan-kørsel kunne kommunen i princippet vælge at overgå til godtgørelse. Ved overgang til godtgørelsesprincippet slipper kommunen for eventuelle klager over kørsel, ligesom der heller ikke vil forekomme forgæves kørsler. Der vil derimod være administrativ behandling af alle indsendte kvitteringer til udbetaling, hvilket antages at være et omfattende administrativt arbejde. Borgere skal lægge penge ud for kørsel, og der vil sandsynligvis være nogle der aldrig får indsendt deres bonner. Dermed kan økonomien være svær at forudsige. Ved visiteret taxikørsel vil leverandøren have mulighed for at koordinere kørslen med andre kørsler det har de ikke, hvis borgeren kører som privatkunde, der får refunderet udgifterne. Det er primært de store byer, der har valgt godtgørelsesløsningen, hvorfor det er svært at drage en sammenligning til Faaborg-Midtfyn Kommune. 3 1 gennemsnitlig telekørsel kostede i kr. alt inkl. 4 Baseret på regnskab og turantal Side 8

9 f) Digitalisering Faaborg-Midtfyn Kommune tog i 2014 hul på digitalisering af kørsel, da medarbejdere i Borgerservice begyndte at indtaste visiteringer i Flextrafiks IT-system WebSolen. Tidligere tastede Flextrafik disse oplysninger. Indtastninger af visiteringer i WebSolen giver en lettere administration hos Flextrafik, og tilføjer ikke ekstra administration hos Faaborg-Midtfyn Kommune. Flextrafik stiller som forudsætning for at reducere de variable administrative udgifter på lægekørsel, at også bestillingen af kørslen hjemtages, eller at når muligheden for borgernes selvbetjening i slutningen af 2016 kan implementeres, så prioriteres dette. Det er allerede nu muligt at hjemtage bestillingen af kørslen, således at bestillingen af lægekørsel kan ske via et bestillingssted i kommunen. Hjemtagelse af kørselsbestilling kræver at Faaborg-Midtfyn Kommunes medarbejdere introduceres og oplæres i IT-systemet. Det kan ikke med sikkerhed siges, hvad omkostningen ville være ved oplæringen. Ved at hjemtage bestillingen af kørslen vil vi på den ene side have en besparelse på de variable omkostninger samt udgifter i forbindelse med forgæves kørsler. På den anden side vil der tilgå en omkostning til administration af kørselsbestillingen se opstilling herunder. Lægekørsel Spec. lægekørsel Variabel omk. [kr./tur] 9,07 9,07 Antal ture [stk.] Årlig variabel omk. [kr.] Omk. forgæves kørsel i lægehuse [kr.] Besparelse [kr.] Samlet besparelse [kr.] Udgifter ved at hjemtage kørselsbestilling Lægekørsel Spec. lægekørsel Antal ture pr. år [stk.] Antal ture pr. dag [stk.] 52 7 Antal telefonminutter pr. dag Samlet tid [min.] 147 Samlede udgifter 8 [kr.] Samlet set giver det ikke en besparelse at hjemtage kørselsbestillingen tværtimod vil dette gå nogenlunde lige op såfremt der kun modtages kørselsbestillinger og ikke bruges tid på klager, ombestillinger, aflysninger mv. Pt. kan der bestilles kørsel hos Flextrafik alle ugedage fra klokken Hvis bestillingen af kørslen skal ske via Faaborg-Midtfyn Kommune skal tidsrummet, for kørselsbestillingen ændres til kommunens åbningstid, hvilket betyder serviceforringelse for borgerene også i forhold til at kunne køre til vagtlæge efter lægehusets åbningstid. Flextrafiks IT-system er omkostningsfrit både at implementere og benytte. Det kan tilgås via 5 Baseret på 2014-tal og forudsat at forgæves kørslerne elimineres 6 Det vurderes, at det primært vil mindske forgæves kørslerne fra lægehusene at hjemtage kørselsbestillingen 7 Forudsat at returkørslen bestilles samtidig og et opkald tager 5 min. 8 Forudsat at administrativ medarbejder skal have ,- årligt + 20 % i sociale omkostninger Side 9

10 log-in på nettet og kan således benyttes af alle medarbejdere med et log-in og adgangskode. Der spares arbejdsgange og risikoen for fejl minimeres jo færre hænder en bestilling skal igennem. Tidsforbruget ved at indtaste kørsel formindskes, hvis borgerne får mulighed for selv at bestille deres kørsel via nettet. Dette skal derfor prioriteres når det er muligt ultimo Hvem udfører lægekørslen i de andre fynske kommuner I andre fynske kommuner håndteres læge- og specialkørsel som nedenstående 9 : Kommune Assens Kommune Flextrafik Faaborg-Midtfyn Kommune Flextrafik Kerteminde Kommune Flextrafik Langeland Kommune Flextrafik Middelfart Kommune Flextrafik Nordfyns Kommune Flextrafik Nyborg Kommune Flextrafik Odense Kommune Overgået til godtgørelsesprincippet Svendborg Kommune Taxi Fyn Ærø Kommune Flextrafik Der henvises til bilag 1, hvor udvalgte effektiviseringstiltag hos andre kommuner beskrives. 10. Effektiviseringsmuligheder Herunder beskrives muligheder i forbindelse med effektivisering af lægekørsel. Mulighederne er beskrevet med de konsekvenser og effektiviseringer de forventes at generere. Det bemærkes at der fra allerede er set effekt af de igangværende tiltag, og at der i den periode forventes et mindreforbrug på kr. inden for kørsel til læge, speciallæge og til afprøvning af kropsbårne hjælpemidler. a) Re-visitering Gennemgang af alle 10 visiteringer i læge- og speciallægekørselsordningen. Re-visiteringen anbefales udført via genansøgning om optagelse i ordningen, hvor borgeren skal skrive under på, at de opfylder kriterierne for visitering samt at kommunen må indhente yderligere oplysninger. Brugerfrekvensen 11, der er beregnet til 8,03 % af KL, er forholdsvis høj til sammenligning ligger flere fynske kommuner i samme periode på en brugerfrekvens på 5-6 %. Spændet i brugerfrekvensen går i Region Syddanmark fra 1,28-10,88 %. Dette kan være tegn på, at Faaborg-Midtfyn Kommune har en mere lempelig visitering, at kommunen dækker et større geografisk område, eller at vi har svagere borgere end andre kommuner. 9 Trukket fra Flextrafik dagsordensreferat årsregnskab fra 9. marts Der var pr. juni 2015 visiteret ca til læge-og speciallægekørsel 11 Fra KL s nøgletal for 2. halvår Side 10

11 Konsekvens: Der vil formentlig være borgere, der ikke får genansøgt om kørsel, og som først opdager, at de mangler denne service, når de står og skal bruge kørselsordningen, hvorfor der kan forventes en del sagsbehandling umiddelbart efter re-visiteringen. Effektivisering: Re-visiteringen vil formentlig resultere i færre visiterede til kørselsordningen, ligesom det forventes at processen medfører en strammere visitering efterfølgende. Opleves samme frafald som Odense kommune, betyder det at 45 % af brugerne af nuværende kørselsordning ikke får fornyet bevillingen. Heriblandt er der dog inkluderet borgere, der ikke ansøgte om optagelse i ordningen samt borgere der var naturligt udtrådt af ordningen ved enten fraflytning eller død. Reelt var der i Odense Kommune 9 % der fik afslag altså borgere, der ville have gjort brug af ordningen, men qua re-visiteringen ikke længere var med i ordningen. Oplever vi ligeledes 9 % afslag, så svarer det til ca kr. årligt baseret på et gennemsnit. A2 kom frem til samme resultat i befordringsrapporten. Der vil i en overgangsperiode skulle afsættes ressourcer til re-visiteringen. Der er ikke beregnet på behovet herfor. b) Skriftlig visitering I dag foregår visitering via telefonsamtale med Borgerservice. Der benyttes ikke skabelon/tjekliste ved samtalen. En anden løsning kunne være at borgerne ansøger om kørsel via et ansøgningsskema på hjemmesiden, hvorefter dette behandles, og der sendes en skriftlig afgørelse til borgeren og ansøgningen journaliseres. Denne arbejdsgang ses allerede hos andre kommuner se tabel for de fynske herunder. Illustration over hvordan, der visiteres til lægekørsel i de fynske kommuner Kommune Visitationsgrundlag Assens Kommune Telefonisk samtale Faaborg-Midtfyn Kommune Telefonisk samtale Kerteminde Kommune Skriftligt ansøgningsskema Langeland Kommune Skriftligt ansøgningsskema Middelfart Kommune Telefonisk samtale Nordfyns Kommune Skriftligt ansøgningsskema Nyborg Kommune Telefonisk samtale Odense Kommune Skriftligt ansøgningsskema Svendborg Kommune Telefonisk samtale Ærø Kommune Telefonisk samtale Flere kommuner giver udtryk for at de påtænker at overgå til skiftlig visitering. Rent lovgivningsmæssigt er det jf. Forvaltningsloven ikke et krav, at en afgørelse skal gives skriftligt med mindre den enkelte borger kræver dette. Jf. Lov om offentlighed i forvaltningen, er der notatpligt uanset om afgørelsen giver medhold eller afslag på ansøgningen. Digitaliseringsstyrelsen har med fokus på digitaliseringsstrategi for et mål om en effektiv og værdigskabende offentlig sektor blandt andet via automatisering af offentlige sagsgange digitaliseringsstrategi Side 11

12 Dette kan blandt andet være digital ansøgning om kørsel via nettet. Kvalitetsstandarden for lægekørsel beskriver udelukkende tilbuddet vedrørende kørsel ikke hvordan, der skal søges om dette. En ændring i måden at ansøge på har således ikke noget med serviceniveauet på kørsel at gøre. Konsekvens: Der vil være borgere, der finder det er kompliceret at udfylde ansøgningsskemaet og ikke er vant til det digitale. Omvendt er der meget andet, der også skal søges digitalt i dag via som fx sundhedskort, folkepension, førtidspension, hjælpemidler mv. Ved skriftlige ansøgninger bortfalder muligheden for dialog om andre muligheder, ligesom borgeren skal vente på et skriftligt svar. I dag kan der ikke ansøges om lægekørsel uden for Borgerservice åbningstid, og borgeren må vente til næste dag med at ansøge. Med et ansøgningsskema vil borgere kunne ansøge om denne service på hvilket som helst tidspunkt af døgnet, og ansøgningsskemaet vil ankomme i en mailboks straks efter afsendelse fra borgeren. Effektivisering: Skriftlig ansøgning vil ensarte visiteringer og vil kunne bruges som dokumentation for den givne bevilling. Mange andre kommuner behandler allerede ansøgninger således og med succes. I Odense Kommune skal der fremsendes en skriftlig ansøgning for at opnå bevilling. c) Effektivisering af arbejdsgange I dag administreres sundhedskørslerne i Faaborg-Midtfyn Kommune således: Borgerservice Kørsel til læge Kørsel til speciallæge Kørsel til afprøvning af kropsbårne hjælpemidler Sundhed og Handicap Kørsel til genoptræning på sygehuse (under TAR 13 ) Kørsel til vedligeholdende træning (under TAR) Kørsel til genoptræning på de kommunale centre (under TAR) Handicapkørsel Der er via kørselsstatistikker identificeret en del overlap af borgere inden for netop sundhedskørslerne hvis man er bruger fx handicapkørsel, så gør man sandsynligvis også brug af lægekørselsordningen. Fx var der i maj stk. lægekørsler, hvor brugerne også gjorde brug af handicapkørsel. Dette skal ses i lyset af, at ikke alle kørselsordninger benyttes hver måned. I Borgerservice er arbejdsopgaverne med lægekørsel blandt andet; Vejledning om kørselsordningen, håndtering af fakturaer fra leverandør, visitering, om-visiteringer, udmeldelser af ordningen, generelle forespørgsler vedrørende fx nærmeste speciallæge samt udbetaling af godtgørelse til kørsel til de borgere der ansøger om dette. 13 TAR: Træning, Aktivitet og Rehabilitering Side 12

13 Der er for at komme en identificering af selve arbejdsgangene for ovenstående kørselsordninger nærmere, afholdt et møde med medarbejdere fra Sundhed og Handicap samt Borgerservice. Dette viste både et overlap af arbejdsgange og at det er samme IT-systemer, der anvendes. Der er sammenfaldende arbejdsgange, der udføres begge steder fx skal en borger der skal om-visiteres i handicapkørsel (fx til forsæde) efter deres opkald til Sundhed og Handicap efterfølgende ringe til Borgerservice for også at få om-visiteret lægekørslen eller omvendt. Dette kunne gøres i én arbejdsgang, da det er samme system de to afdelinger benytter. Under alle omstændigheder virker det ikke optimalt at borgeren skal ringe to steder hen for at få ændret én ting. Det er vigtigt at det kun er kørselsordninger, der udelukkende håndteres administrativt, der sammentænkes. I TAR er der fx qua træningen direkte kontakt med brugerne af kørselsordningerne (kørsel til vedligeholdende træning samt genoptræning). Her følges brugerne, og behovet for transport vurderes løbende og justeres efter behov. Det vil derfor ikke være fordelagtigt at flytte administrationen af disse kørsler væk fra fagområdet. Det er derfor kun følgende kørselsordninger, der vurderes eventuelt at kunne samles administrativt: Lægekørsel Speciallægekørsel Kørsel til afprøvning af kropsbårne hjælpemidler Handicapkørsel Handicapkørsel forventes analyseret i 2017, hvor der forventeligt også vil være et bedre overblik over opgaverne i de to fagområder efter organisationsændringen. Herefter kan en vurdering af opgaveplaceringen foretages. Konsekvens: Hvis opgaven flyttes fra ét fagområde til et andet vil der være overdragelse og oplæring, da begge områder i dag har nøglepersoner, med stor viden om de enkelte kørselsordninger. En samling af opgaven med visitering vil skulle ses i sammenhæng med de øvrige opgaver i den enkelte afdeling. Borgerservice oplyser, at det er vigtigt at fastholde det nuværende antal medarbejdere for at kunne opretholde den gode og effektive service i hele åbningstiden og pr. teleton. Effektivisering: Ved samling af opgaven med administration af kørselsordningerne, får borgerne én indgang til kommunen når det drejer sig om kørsel, og man kan omvendt drage fordel af et eventuelt forhåndskendskab til borgeren. Der vil alt andet lige være en synergieffekt i, at det er samme IT-systemer der anvendes samt samme arbejdsgange der udføres. Begge aftaleområder har omfattende erfaring med administration af kørselsordningerne, og kender mange af brugerne kørselsordningerne imellem. d) EU-udbud Udbud anbefales kun på lægekørslen, hvilket begrundes i geografi; Der er mange speciallæger, der er placeret uden for kommunegrænsen, og Flextrafik har en fordel ved at kunne lave samkørsel med borgere fra andre kommuner. Det samme gælder for kørsel til afprøv- Side 13

14 ning af kropsbårne hjælpemidler. Der er allerede meldt antal ture ind til Flextrafiks budget for 2016, så et udbud vil tidligst kunne løbe fra d. 1. marts Konsekvenser: Den største konsekvens ved at udbyde kørslen er, at Flextrafik har en volumenfordel på tværs af kommuner, og dér hvor der køres over kommunegrænsen kan der laves sam-og kædekørsel med borgere i andre kommuner. Der var i 2014 en samlet koordineringsgrad på 90 % jf. nøgletal fra KL. Ved at trække kørsel til læge ud af kørselspuljen hos Flextrafik, risikeres suboptimering på andre kørselsordninger. Ved et udbud mister vi adgang til omfattende kørselsdata samt mulighed for yderligere digitalisering via Flextrafik; Visiteringer indtastes i dag i Flextrafiks IT system WebSolen. Vælger vi at stoppe samarbejdet skal vi overveje, hvordan en leverandørs adgang til bevillinger fremover skal tilgås. Udbydes kørslen skal dette ske gennem et EU-udbud. En tommelfingerregel siges det, at et udbud efter Udbudsdirektivet koster kr. at gennemføre. Dette er vel at mærke såfremt processen forløber gnidningsfrit. Vinder en anden leverandør opgaven, er der nogle administrative udfordringer, som vil overgå fra Flextrafik til os/den nye leverandør. Disse omfatter, men begrænser sig ikke til, kontakt til vognmænd, optimering af ruter, fakturakontrol, behandling af klager og digitalisering af processerne. Disse opgaver vil kunne blive medtænkt i opgavevaretagelsen gennem udbudsmaterialet, men dette vil også betyde en højere pris i sidste ende. Erfaringen viser; des flere krav der stilles til tilbudsgivere i en udbudsrunde, desto højere vil de tilbudte priser blive. Det ovenstående taget i betragtning, og det faktum at en udbudsrunde reelt er en tilbudsindhentning, må det ikke forventes, at der vil foreligge en besparelse på området når et eventuelt udbud er gennemført. Dette beror sig bl.a. på, at markedets priser altid er i bevægelse, hvilket i sidste ende kan medføre højere priser end Flextrafiks. Udbudsprocessen varer i omegnen af et halvt år. Effektivisering: Det er ikke muligt at give et bud på, hvorvidt det vil være økonomisk fordelagtigt, at kommunen selv vælger at udbyde kørselsområdet, da det er umuligt at forudse, hvilke priser taxiselskaberne vil byde ind med eller hvilke taxiselskaber der byder ind. Det er i Økonomiudvalget d. 31. august 2015, anbefalet at vente med en beslutning om udbud af flexkørslerne til både kørsel til vedligeholdende træning, lægekørsel samt kørsel til genoptræning er analyseret. Da kørsel til vedligeholdende træning allerede er analyseret og politisk behandlet afventer vi derfor med en egentlig anbefaling af eventuelt udbud af lægekørsel til også kørsel til genoptræning er analyseret. Dette er planlagt udført ultimo marts 2016, hvorefter de 3 kørselsområder vil blive sammenholdt med hensyn til muligheden for EU-udbud. Side 14

15 11. Sammenfatning Gennemgang af kørselsområdet giver anledning til følgende bemærkninger: a) Re-visitering: Re-visitering ved genansøgning om optagelse i ordningen. Effektivisering: Opnås samme succesrate som Odense Kommunes re-visitering vil dette resultere i en besparelse på ca kr. b) Skriftlig visitering: Ansøgning om optagelse i kørselsordningen via ansøgningsskema på for nye brugere af ordningen. Effektivisering: Strammere og mere ens visitation og dermed færre til ordningen. Dokumentation for bevilling. c) Effektivisering af arbejdsgange: Vurdering af, om det vil være mere hensigtsmæssigt at samle administrationen af sundhedskørslerne hos ét område. Dette afventer indtil en analyse af handicapkørsel foreligger i Effektivisering: Synergieffekt af samling af viden og opgaver samt at reducere borgerens indgang til kørsel inden for sundhedsområdet til ét sted. d) EU-udbud: Udbud af kørslen. Dette tages særskilt op når en analyse af genoptræningskørsel foreligger i Effektivisering: Der vil blive evalueret på eventuet udbud samlet på flexkørslerne. 12. Sammenligning af forslag A2 vs. nærværende notat Notatet Effektivisering af kørsel til læge har blandt andet taget udgangspunkt i A2s analyse af befordring i Faaborg-Midtfyn Kommune. A2 foreslog med Befordringsrapporten en mere aktiv henvisning til teletaxiordningen, fakturakontrol, tidsbegrænsede bevillinger, strammere visitering samt re-visitering. Gennemgangen af kørselsområdet bekræfter at alle ovenstående punkter er relevante at arbejde videre med, men også vurdering af arbejdsgange, øget digitalisering, godtgørelsesordning samt indførelse af kvalitetsmål på kørselsordningen bliver i dette dokument berørt. Side 15

16 Bilag 1: Andre kommuners erfaringer Odense Kommunes re-visitering Odense Kommune har i 2014/2015 gennemført re-visitering af deres læge- og speciallægekørselsordning. Processen for re-visiteringen har været som nedenstående: 1. Informationsbrev til alle borgere i ordningen samt ansøgningsskema til at ansøge om optagelse i ordningen på ny. I ansøgningen skulle borgeren give tilladelse til at kommunen måtte indhente oplysninger fra andre afdelinger i kommunen samt hos Flextrafik 2. 8 ugers periode hvor borgere kunne indsende ansøgning 3. Behandling af ansøgninger og indsamling af yderligere oplysninger 4. Afslutning af re-visitering Re-visiteringen i Odense Kommune har resulteret i: Ca. 53 % fik bevilget kørsel igen Ca. 2 % fik en midlertidig bevilling Ca. 30 % indsendte aldrig en ansøgning Ca. 9 % fik afslag på optagelse i kørselsordningen Ca. 6 % var udtrådt af ordning ved død eller fraflytning Processen har taget ca. 1 år med re-visiteringer med 2-3 medarbejdere. Odense Kommune visiterer kun efter skriftlig ansøgning Det er i Odense Kommune kun muligt at blive visiteret til kørselsordningen, hvis der fremsendes en skriftlig ansøgning (findes på kommunens hjemmeside), hvor der besvares en række spørgsmål, redegøres for, hvorfor man skal tildeles befordring, samt skrives under på, at kommunen må indhente yderligere oplysninger. Denne ansøgning gemmes sammen med bevillingen. Odense Kommunes godtgørelse af taxiordning 14 I Odense Kommune bestiller borgeren selv turen til læge hos det lokale taxiselskab, hvorefter udgiften refunderes af kommunen. I denne model ringer (visiteret) borger til det lokale taxiselskab, som booker en vogn til et aftalt tidspunkt. Borgeren betaler for turen og medbringer kvitteringen til lægehuset, der stempler kvitteringen. Efter konsultationen bestiller lægehuset eller borgeren selv en taxi til turen hjem. Borgeren indsender herefter taxikvitteringerne til Odense Kommune med påført navn og cpr-nummer. Odense Kommune kontrollerer taxikvitteringen samt borgerens bevilling og udbetaler godtgørelsen på borgerens NemKonto. Borgeren kan vælge at samle kvitteringer for flere ture sammen, inden de indsendes til Odense Kommune. Da kørslen i denne model tilrettelægges som almindelig taxikørsel (solokørsel), kan borgeren selv vælge at tage én eller flere pårørende med på turen. Borgeren kan også selv vælge, om han/hun vil sidde på forsædet eller bagsædet. Med denne ordning er der en række administrative opgaver, der bortfalder for Odense Kommune det drejer sig bl.a. om håndtering af klager over rettidighed, ændring af visite- 14 Jf. sagsresumé fra dagsorden v. By- og Kulturforvaltningen Odense Kommune 28. januar 2015 Side 16

17 ringer, opfølgning på forgæves ture og adresseændringer. Modsat afstedkommer godtgørelsesordningen en ekstra administrativ arbejdsgang i Odense Kommune, idet borgernes kvitteringer skal behandles. Alt i alt betyder denne model, at der bortfalder en administrativ opgave med bestilling af ture, mens der tilgår en administrativ opgave med at håndtere indsendte kvitteringer. Med baggrund i ovenstående forventer Odense Kommune, på sigt at godtgørelsesordningen vil betyde en reduktion i udgifterne til lægekørsel. Udviklingen i prisniveauet i godtgørelsesordningen følger prisindekset for taxikørsel. Odense Kommune låner stadig Flextrafik kundekartotek WebSolen til at holde styr på, visiteringer til ordningen Århus og Københavns Kommuner m.fl. afvikler i dag lægekørselsordningen med godtgørelse svarende til Odense Kommunes model. Det er primært de store byer, der har valgt godtgørelsesløsningen, hvorfor det er svært at drage en sammenligning til Faaborg-Midtfyn Kommune. Svendborg Kommunes udbud af lægekørsel Svendborg Kommune valgte at udbyde kørsel til læge og speciallæge, da de havde en forventning om, minimum at spare, hvad der svarede til administrationsbidraget til Flextrafik. Svendborg Kommune har oplyst, at det efterfølgende er konstateret, at der ved årlige lægekørsler er sparet ca kr. ved udbuddet. Kørslen i Svendborg Kommune varetages i dag af Taxi Fyn, som borgeren bestiller kørslen direkte hos. Svendborg Kommune oplevede hverken at det var tungt at udbyde kørslen eller at den efterfølgende administration har været uoverskuelig. Deloitte har hjulpet Svendborg Kommune med at gennemgå aftaler og kontrakter vedrørende kørsel. Omkostningen til dette er ikke oplyst. Svendborg Kommune udfører re-visitering i 2016 Svendborg Kommune har oplyst, at de efter planen skal igennem en re-visitering af lægekørslen i Der er i skivende stund ikke truffet beslutning om niveau for og udførelsen af re-visiteringen. Odsherred Kommunes funktionsvurdering i forbindelse med visitering 15 Borgere, der kan selv skal selv derfor gennemgår de ved visitering til læge- og speciallægekørsel i Odsherred Kommune en funktionsvurdering på et af kommunens træningscentre. Her foretages gang- og balancetest, og efter vurderingen tildeles borgeren eventuelt kørsel. Ved re-visitering i Odsherred Kommune viste det sig at 40 % af borgerne i kørselsordningen var i stand til at benytte kollektiv trafik, 20 % kunne benytte teletaxi mens 40 % fortsat blev tilbudt kørsel. Slagelse Kommune udøver stram visitation 16 I Slagelse Kommune skal borgeren ringe ind og have godkendt hver enkelt tur til lægen; det kræver to faste medarbejdere, der betjener kørselstelefonen og spørger ind til kørslen. 15 Kommunal Befordring effektiviseringskatalog s Kommunal Befordring effektiviseringskatalog s. 20 Side 17

18 Bilag 2: Turlængder 17 Der blev i 2014 kørt til lægehus geografisk placeret i Faaborg-Midtfyn Kommune i 96 % af tilfældene resten kørte til en læge over kommunegrænsen. De korte ture til læge passer fint i tråd med KL s nøgletal, der viser en gennemsnitlig turlængde på kørsel til læge og speciallæge på 15 minutter. 17 Baseret på kørselsstatistik fra 2014 Side 18

19 Udgifter pr. indbygger +65 år (kr.) Udgift pr. bruger (kr.) Befolkningstæthed Gns. varighed af rejser Brugerfrekvens (%) 18 Udnyttelse 19 Udgift pr. direkte rejseminut (kr.) 20 Samlet koordineringsgrad (%) Andel rejser med samkørsel (%) Andel rejser med kædekørsel (%) Omvejskørsel (%) Andel rettidige afhentninger (%) Andel rettidige afleveringer (%) Bilag 3: KLs nøgletal for kørsel til læge og speciallæge i 2014 Overordnede udgifter Rammevilkår/geografi Serviceniveau Effektiv tilrettelæggelse Kvalitet 1. halvår 2. halvår 80, ,6 6 9, , , , Det er ikke mulig at offentliggøre alle kommuners tal, men ud fra nøgletal fra KL må det konkluderes at Faaborg-Midtfyn Kommune ligger relativt højt vedrørende udgifter pr. indbygger over 65 samt udgifter pr. bruger. Dette kan vurderes demografisk bestemt. Faaborg-Midtfyn Kommune har med en gennemsnitlig turlængde på 15 minutter forholdsvis korte ture kun to kommuner på Fyn har kortere gennemsnitlige ture til lægen. Dette bekræftes af månedsstatistikker fra Flextrafik. Til gengæld er brugerfrekvensen forholdsvis høj til sammenligning er der kommuner, der har en brugerfrekvens på 5-6% på Fyn. Dette kan være tegn på, at Faaborg-Midtfyn Kommune har en mere lempelig visitering til kørslen eller at vi har svagere borgere end andre kommuner, hvor brugerfrekvensen er lavere. Koordineringsgraden og kvaliteten af turene er på niveau med de andre fynske kommuner. 18 Brugerfrekvens =Andelen af borgere i den potentielle målgruppe, som modtager befordring. 19 Udnyttelse = Det gennemsnitlige antal rejser pr. bruger. 20 Direkte rejseminutter er et udtryk for, hvor lang tid en tur tager, hvis borgeren er kørt direkte fra A-B uden koordineret kørsel Side 19

20 Bilag 4: Antal af kørsler fordelt på måneder Side 20