Status på fase 2: 300 mio.kr. med effekt fra Bestyrelsesmøde nr. 84, den 8. juni 2016 Pkt. 6. Bilag 1. Købehavns Universitets bestyrelse

Transkript

1 KØBENHAVNS UNIVERSITET Bestyrelsesmøde nr. 84, den 8. juni 2016 Pkt. 6. Bilag 1 Købehavns Universitets bestyrelse SAGSNOTAT 24. MAJ 2016 Vedr. Status på tilpasningsplanen ved Q Sagsbehandler Koncern-økonomi KONCERN-ØKONOMI ØKONOMISTYRINGSSEKTIONEN Med bestyrelsens godkendelse af budget 2016 d. 8. december 2015 blev de overordnede præmisser for en samlet tilpasningsplan (fase 1) på 500 mio.kr. i 2019 samtidig godkendt. Tilpasningsplanen er fordelt med 300 mio.kr. i årlig omkostningsreduktion med effekt fra 1. januar 2017 (fase 2) og yderligere tiltag for minimum 200 mio.kr. med fuld i effekt i 2019 (fase 3). Dette notat gør økonomisk status på tilpasningerne i forbindelse med fakulteternes indmelding 1. kvartalsprognose 2016 (Q1 2016). Der skal generelt tages forbehold for, at de endelige tal først kan opgøres i regnskab 2017, når tilpasningerne er endeligt implementerede. Hovedkonklusionerne er: Fase 2 tilpasning på 300 mio.kr. fra 2017 er opfyldt Enkelte fakulteter har tilpasset yderligere på grund af opbremsning i forbrug af opsparing Enkelte fakulteter har tilpasset deres økonomi frem til 2019 som følge af Forventning om TAKST1 bortfald Nedgang i offentlige råd og fonde NØRREGADE 10 POSTBOKS 2177 DK KØBENHAVN K TLF MOB makj@adm.ku.dk REF: MAKJ Status på fase 2: 300 mio.kr. med effekt fra 2017 I fase 2 blev tilpasningsmålet på 300 mio.kr. opdelt mellem A. Administration og tværgående aktiviteter (støttefunktioner til faglige aktiviteter samt forskellige strategiske initiativer) (50%, 150 mio.kr)

2 B. Forskeruddannelse (ph.d.) (35%, 105 mio.kr.) C. Forskning og uddannelse (faglige aktiviteter) (15%, 45 mio.kr.) Organisatorisk blev tilpasningsmålet fordelt med 75 mio.kr. til KU s centrale niveau (dvs. Fællesadministrationen, Bestyrelsens Strategiske Pulje og KU fælles aktiviteter) og med 225 mio.kr. til det decentrale niveau på fakulteter og institutter. Flere fakulteter har i fase 2 foretaget yderligere lokale strukturelle tilpasninger, som følge af lokal udvikling i indtægter og omkostninger, f.eks. forventet nedgang i forskningsbevillinger fra offentlige råd og fonde og/eller reduceret træk på opsparing. Der er samlet gennemført tilpasninger for 500 mio.kr., hvorved KU samlet tilpasser med mere end de 300 mio.kr. der er udmeldt i fase 2. Heraf er de 388,8 mio.kr. på almindelig virksomhed (DR10) og 115,4 mio.kr. ekstern virksomhed(dr50) Oversigt over effektuerede tilpasninger (fase 2) SIDE 2 AF 7 mio. kr OMKOSTNINGER Tilpasningsmål - A. Administration LØN -8,5-91,2-91,4-91,4 - A. Administration DRIFT -16,0-58,6-58,4-58,4 - B. Forskeruddannelse (reduceret ph.d. optag) LØN -30,0-63,4-69,4-69,4 - B. Forskeruddannelse (reduceret ph.d. optag) DRIFT -1,9-6,4-7,4-7,4 - C. Forskning/uddannelse LØN 2,2-35,7-55,6-55,6 - C. Forskning/uddannelse DRIFT 0,7-9,7-17,8-17,8 Generel fakultetstilpasning (fase 2, 300 mio.kr.) -53,5-265,0-300,0-300,0 Lokal fakultetstilpasning (heltidsudd. Takst-1 bortfald, forskningsskrænt 2019 og div.) DR10: Andre tilskud og indtægter LØN -2,7-10,1-8,2-9,6 DR10: Andre tilskud og indtægter DRIFT -0,4-0,7-1,1-4,0 Lokal fakultetstilpasning til andre finanslovsrisici -3,0-10,8-9,2-13,5 Lokal fakultetstilpasning for at opnå reduceret træk på egenkapital DR10: Reduceret træk på egenkapital LØN -11,2-44,0-29,7-28,2 DR10: Reduceret træk på egenkapital DRIFT -7,3-16,8-12,3-9,4 Lokal fakultetstilpasning til andre risici -18,5-60,8-41,9-37,5 Lokal tilpasning som følge af nedgang i offentlige forskningsråd DR50: Nedgang i offentlige forskningsråd (Frie Forskningsråd og Innovationsfonden) LØN -18,1-81,2-80,7-80,5 DR50: Nedgang i offentlige forskningsråd (Frie Forskningsråd og Innovationsfonden) DRIFT -8,9-35,2-35,0-34,9 DR10: Nedgang i overhead som følge af nedgang i offentlige forskningsråd LØN - -15,4-19,9-24,2 DR10: Nedgang i overhead som følge af nedgang i offentlige forskningsråd DRIFT -0,6-8,2-11,0-13,7 Lokal tilpasning som følge af nedgang i offentlige forskningsråd -27,6-139,9-146,6-153,2 Samlede effektuerede tilpasninger i FASE 2 (januar 2017) -102,6-476,5-497,7-504,2 Den fremtidige nedgang i ph.d. ansættelser (69,4 mio.kr.) samt fremtidig forventet nedgang i offentlige råd på tilskudsfinansieret virksomhed (80,5 mio.kr. i løn og 34,9 mio.kr. i drift i 2019) har ikke direkte/konkret effekt pt. Der er tale om midlertidige ansættelser, der ikke vil blive forlænget eller indlejret samt nyansættelser der ikke vil finde sted. Det svarer samlet til 184,8 mio.kr. Når man ser bort fra dette, ses en nedgang på godt 210 mio.kr. i løn og 110 mio.kr. i drift.

3 Med en antagelse om ca. 0,5 mio.kr. pr. årsværk, harmonerer dette meget godt med de i alt 437 stillinger der er nedlagt i forbindelse med tilpasningerne. Der er dog også indmeldt vakante stillinger der ikke genbesættes 1. Det seneste tal herfor er 56, nøjagtigheden skal dog tages med forbehold, ift at en del vakante stillinger kan holdes åbne indtil økonomien er faldet helt på plads. At der konkret ikke er indregnet samlet ph.d. besparelse på 105 mio.kr. i 2019 skyldes, at enkelte fakulteter allerede havde nedjusteret/ indregnet nedgang i ph.d. optaget før finanslov SIDE 3 AF 7 Herunder følger fakulteternes egne indmeldinger om fase 2 tilpasningerne: HUM HUM fik på sit møde med universitetsdirektøren i november 2015 et sparemål på 35 mio. kr. i Derudover havde HUM i 2014 og 2015 trukket 20 mio. kr. om året af sin opsparing, som ligeledes skulle findes ved udgiftsreduktioner. HUM har i alt tilpasset økonomien med 55 mio. kr. i fase 2. Af de 55 mio. kr. er 15 mio. kr. fundet ved reduceret ph.d.-optag. De øvrige 40 mio. kr. er fundet ved nedlæggelse af faste stillinger (30 mio. kr.) og reduceret DVIP/DTAP, drift samt mindre indtægtsforbedringer (10 mio. kr.). Mere konkret er de 40 mio. kr. fundet ved at dekanen har krævet, at alle institutter udviser et 0-resultat i 2017 og fremefter. Der er stor variation i hvorledes de enkelte institutter er ramt af nedskæringen. JURA Med nedgangen i indtægterne og et behov for at genopbygge egenkapitalen, står fakultetet over for et samlet tilpasningsbehov på 18 mio. kr. frem mod 2018, svarende til 9 % af bevillingen. Fakultetet har derfor gennemført en balanceret tilpasning, med en omkostningsreduktion ved ophør af særlige lønmidler knyttet til 2016-bevillingerne, en reduktion på ph.d.-området samt en reduktion i DVIP- og censor udgifterne. I driften er der foretaget en reduktion i forhold til IT, biblioteksdrift, bygningsdrift, indkøb samt rådighedsbeløbet. Herudover er der foretaget en mindre reduktion i lønudgifterne til VIP (2,4 % af lønudgifterne) og TAP-AS (5,4 % af lønudgifterne). SAMF Der er sket tilpasninger både i fast-vip-gruppen og blandt DVIP. Tilpasningerne er primært sket ved indgåelse af aftaler om frivillig fratrædelse. I forbindelse med tilpasningerne arbejdes der generelt på 1 Bestyrelsen fik opgørelse over årsværk tilpasninger på mødet d. 27. april 2016.

4 ændringer og ensretninger af normsystemer på tværs af fakultetet, hvilket formentlig vil indebære, at den enkelte VIP skal undervise mere end i dag. Nedlæggelse af VIP-stillinger vil endvidere på visse institutter medføre bortfald/lukning af konkrete forskningsområder. Tilpasninger på TAP-siden er primært sket ved indgåelse af frivillige fratrædelsesordninger og ved beslutning om nedlæggelse af vakante og midlertidige stillinger. Der er indgået et større antal aftaler i Campus Service City, hvilket skal ses i sammenhæng med overvejelserne omkring etablering af et fælles driftsområde for SAMF, JUR, TEO, HUM og FA, når JUR og TEO flytter til Søndre Campus. De øvrige tilpasninger vil generelt over hele fakultetet medføre et lavere serviceniveau inden for alle søjler og over for såvel VIP som studerende. Der er alle steder netop nu arbejder i gang sammen med medarbejderne, hvor det fastlægges, hvilke opgaver der skal bortfalde/nedskaleres. SIDE 4 AF 7 SCIENCE Der er på SCIENCE gennemført en tilpasningsrunde primo Behovet for tilpasninger er sket som en total gennemgang af institutter og øvrige enheders langsigtede budgetter. Tilpasningerne skyldes overvejende de centralt udmeldte tilpasningskrav samt fald i overheadindtægter som følge af forventede fald i bevillinger fra forskningsråd mm. Herudover lå der allerede før tilpasningerne en planlagt aktivitetsreduktion pga. udløb af strategiske midler (2015-fond, fyrtårne mm.). I en række tilfælde har SCIENCE sagt ja til ønske om frivillig fratræden ud fra en samlet vurdering, men det skønnes nødvendigt, at man i flere tilfælde er nødt til at genbesætte. Dette er indregnet i SCIENCE decentrale budgetter. Den samlede tilpasning i aktiviteten på almindelig virksomhed (DR10) som følge af tilpasningerne i fase 2 er i niveauet mio. kr. fra 2017 og frem. På ekstern virksomhed (DR50) var allerede ifm. budget 2016 indlagt en ikke konkret udmøntet forventning om reduceret aktivitet, som nu er budgetteret på de enkelte enheder. Det er vanskeligt at kvantificere effekten på DR50 præcist, men en reduktion i niveauet 25 mio. kr. i 2016 og 75 mio. kr. fra 2017 i forhold til det ellers planlagte aktivitetsniveau vurderes at være realistisk. Sammenlagt er der således tale om en reduktion samlet på mio. kr. årligt fra SUND SUND har gennemført følgende besparelser på 24 mio. kr. i 2016, 19 mio. kr. i 2017, og 35 mio. kr. i hhv og Ved udgangen af 2019 vil SUND således have sparet 97 mio. kr., dvs. mere end den pålagte besparelse på 88 mio. kr.

5 I forhold til nedgang i bevillinger fra offentlige forskningsråd forventer SUND at dette kan påvirke indtægter på ekstern virksomhed (DR 50) med maksimalt 100 mio. kr. pr. år. Overhead kan i worst case falde med 30 mio. kr. Forventningen er dog at SUND vil være i stand til at oppebære en overhead indtægt på omkring 100 mio. kr. i alle årene. SIDE 5 AF 7 TEO Det bemærkes, at TEO har taget højde for bortfald af takst 1 STÅ i forbindelse med implementering af fase 2 besparelserne. På den baggrund indgår fase 3 besparelsen i fase 2. TEO har nedjusteret forventninger til overhead fra offentlige danske fonde. Udover dette arbejder TEO løbende på at optimere deres indtægter, løn- og driftsudgifter. Fællesadministrationen og tværgående aktiviteter FA og tværgående puljer er blevet reduceret med 75 mio.kr. fra BSP er reduceret med 34,0 mio.kr. Der har primært været tale om driftsmidler, heraf en stor del udisponerede til nye strategiske satsninger. De personalemæssige konsekvenser er begrænsede. EU-præmineringspuljen er reduceret med 6,0 mio. kr. KU Fælles aktiviteter (puljen) er dels reduceret med 3,5 mio.kr. som følge af bortfald af elev overhead, dels med 3,0 mio.kr. ved en 8 % s reduktion af diverse tilskud og driftsposter. Der vurderes at være personalemæssige konsekvenser for ca. 1,2 mio.kr. Endelig er Fællesadministrationen (FA) reduceret med i alt 28,5 mio.kr. Da der dog samtidig var behov for udvidelser i FA bl.a. som følge af itlicenser og forskningsnet, samt generel FA-medfinansiering af it-puljen på 5,0 mio.kr., blev det samlede tilpasningsmål for FA s basisbudget på 36 mio.kr, heraf er de 20,3 mio.kr TAP løn. Status på fase 3: Mindst 200 mio.kr. med effekt i 2019 KU s Ledelsesteam (LT) godkendte 13. april 2016 en mere detaljeret plan for fase 3 indenfor rammen af den overordnede tilpasningsplan, som KU s bestyrelse godkendte 8. december Tilpasningsmålet på 200 mio.kr. i fase 3 er fokuseret på 6 temaområder 1. Bedre og billigere indkøb 2. Mere effektiv brug af lokaler og bygninger 3. Øge administrative indtægter fra overhead, afkast på KU s penge og refusioner

6 4. Optimering af støttefunktioner (arbejdsprocesser, digitalisering og administrativ opgavedeling) 5. Øge forskningsdækning fra fonde og myndighedsbetjening 6. Reducere uddannelsesomkostninger og øge uddannelsesindtægter Planen for fase 3 indeholder en overordnet tidsplan (road map) for hvad der skal ske over de næste 6 måneder og frem til 2019 samt en beskrivelse af roller og ansvar for de enkelte indsatser i planen. Figur. Overordnet tidsplan (road map) for fase 3 SIDE 6 AF 7 Hvert indsatsområde konkretiseres i en mere operationel plan, som består af:

7 Gevinst-plan. Planen viser hvornår gevinsterne bliver realiseret, og er grundlag for løbende økonomiopfølgning Projekt-plan. Planen viser hvilke initiativer, som gennemføres inden for indsatsen og hvornår det sker. Projektplanen er et road map for indsatsen Governance-plan. Planen viser vigtige beslutninger, som skal træffes, og hvem som træffer beslutningerne. Desuden præciserer planen hvilke personer/enheder, som har hvilke roller og ansvar (procesejer, beslutter, udfører, rådgiver). Kommunikationsplan. Planen viser hvilke budskaber, som skal kommunikeres til hvilke interessenter hvornår. For at sikre en bred forankring i KU s ledelse af de forskellige indsatser er der udpeget et LT-medlem med ansvar for at sammensætte en arbejdsgruppe, som kan levere et samlet forslag til en KU plan. Bestyrelsen vil løbende blive holdt orienteret. SIDE 7 AF 7