Bestyrelsesmøde nr. 86 d. 6. december 2016 Punkt 5. Bilag 2. Københavns Universitets bestyrelse. Vedr. Status på tilpasningsplanen pr

Transkript

1 KØBENHAVNS UNIVERSITET Bestyrelsesmøde nr. 86 d. 6. december 2016 Punkt 5. Bilag 2. Københavns Universitets bestyrelse SAGSNOTAT 24.NOVEMBER Vedr. Status på tilpasningsplanen pr Sagsbehandler Koncern-økonomi KONCERN-ØKONOMI ØKONOMISTYRINGSSEKTIONEN Med bestyrelsens godkendelse af budget 2016 d. 8. december 2015 blev de overordnede præmisser for en samlet tilpasningsplan (fase 1) på 500 mio.kr. i 2019 samtidig godkendt. Tilpasningsplanen er fordelt med 300 mio.kr. i årlig omkostningsreduktion med effekt fra 1. januar 2017 (fase 2) og yderligere tiltag for minimum 200 mio.kr. med fuld i effekt i 2019 (fase 3). Tilpasningen i fase 2 svarer til den sikrer nedgang i KU s finanslovsindtægter, som følge af årligt omprioriteringsbidrag (2%) og bortfald af huslejetilskud til KUA. Tilpasningen i fase 3 er mere langsigtede strukturelle tiltag, som skal give KU et øget økonomisk råderum, såfremt nogle af de mange risici (fx studiefremdriftsbøde, bortfald af takst 1-forhøjelse) materialiserer sig i Fase 3 kan betragtes som en forsikringsordning, hvor gevinsten (øget økonomisk råderum) vil blive udmøntet, hvis KU inden for de næste år oplever markante nedgange i indtægtsgrundlaget. I en situation hvor disse risici ikke materialiserer sig i vil KU med fase 3 have skabt et øget økonomisk råderum, som kan anvendes på anden vis til forskning og uddannelse. Bestyrelsen blev på mødet d. 8. juni 2016 orienteret om den økonomiske status, som følge af fakulteternes indmeldinger. Hovedkonklusionen dengang var, at fase 2 tilpasningen på 300 mio.kr. fra 2017 er opfyldt, og at enkelte fakulteter har tilpasset yderligere, som følge af opbremsning i forbrug af opsparing, risiko for TAKST1 bortfald samt nedgang i de offentlige råd og fonde NØRREGADE 10 POSTBOKS 2177 DK KØBENHAVN K TLF MOB makj@adm.ku.dk REF: MAKJ

2 Dette notat opsummerer kort den økonomisk status på tilpasningerne fra fase 2 samt giver status på de strategiske pejlemærker i fase 3 SIDE 2 AF 8 Status på fase 2: 300 mio.kr. med effekt fra 2017 I fase 2 blev tilpasningsmålet på 300 mio.kr. opdelt mellem A. Administration og tværgående aktiviteter (støttefunktioner til faglige aktiviteter samt forskellige strategiske initiativer) (50%, 150 mio.kr) B. Forskeruddannelse (ph.d.) (35%, 105 mio.kr.) C. Forskning og uddannelse (faglige aktiviteter) (15%, 45 mio.kr.) Organisatorisk blev tilpasningsmålet fordelt med 75 mio.kr. til KU s centrale niveau (dvs. Fællesadministrationen, Bestyrelsens Strategiske Pulje og KU fælles aktiviteter) og med 225 mio.kr. til fakulteter. Foruden fakulteternes tilpasningsmål på 225 mio.kr. har flere fakultetet foretaget yderligere tilpasning i fase 2. Det skyldes det enkelte fakultets lokale forhold, bl.a. som følge af fakultetets forventede nedgang i forskningsbevillinger (og afledt overhead) fra offentlige råd og fonde og reduceret træk på fakultetets opsparing. Som bestyrelsen blev orienteret om 8. juni 2016 har KU samlet gennemført tilpasninger for 504,2 mio.kr. i fase 2. Heraf er de 388,8 mio.kr. på almindelig virksomhed (DR10) og 115,4 mio.kr. ekstern virksomhed (DR50) Tilpasningerne af omkostningerne på DR10 er effektueret allerede med indgangen til 2017 selvom KU s finanslovsindtægter først falder med ca. 300 mio.kr. i Den hurtigere tilpasning af omkostningerne betyder at der genereres budgetmæssige overskud i 2017 og Således er der konkret ved budget indmeldt et overskud på 101 mio.kr. i 2017 og 26 mio.kr. i 2018, jf. Budget Status på fase 3: Mindst 200 mio.kr. med effekt i 2019 Fase 3 skal skabe et økonomisk råderum på mindst 200 mio.kr. om året i Det er hensigten at gennemføre fase 3, selv om KU allerede har tilpasset økonomien med 504,2 mio.kr. i fase 2. Det skyldes, dels at en del af fakulteternes tilpasning i fase 2 vedrører ekstern virksomhed (DR50), som KU s ledelse har besluttet ikke tæller med i fase 3-målet om 200 mio.kr., og dels at enkelte fakulteter i fase 2 også har måttet tilpasse deres økonomi udover det udmeldte tilpasningsmål, fordi fakulteterne havde et træk på deres opsparing.

3 Proces SIDE 3 AF 8 Bestyrelsen blev på mødet i juni præsenteret for de 6 temaområder, der fokuseres på i fase 3, nemlig 1. Bedre og billigere indkøb 2. Mere effektiv brug af lokaler og bygninger 3. Øge administrative indtægter fra overhead, afkast på KU s penge og refusioner 4. Optimering af støttefunktioner (arbejdsprocesser, digitalisering og administrativ opgavedeling) 5. Øge forskningsdækning fra fonde og myndighedsbetjening 6. Reducere uddannelsesomkostninger og øge uddannelsesindtægter For at sikre en bred forankring i KU s ledelse af de forskellige indsatser er der udpeget et Ledelsesteam(LT)-medlem med ansvar for at sammensætte en arbejdsgruppe, som kan levere et samlet forslag til en KU plan for indsatsen. De nedsatte arbejdsgrupper arbejder med forskellige deadlines frem mod årsskiftet. Hvert indsatsområde skal konkretiseres i en mere operationel plan, der består af: Gevinst-plan. Planen viser hvornår gevinsterne bliver realiseret, og er grundlag for løbende økonomiopfølgning Projekt-plan. Planen viser hvilke initiativer, som gennemføres inden for indsatsen og hvornår det sker. Projektplanen er et road map for indsatsen Governance-plan. Planen viser vigtige beslutninger, som skal træffes, og hvem som træffer beslutningerne. Desuden præciserer planen hvilke personer/enheder, som har hvilke roller og ansvar (procesejer, beslutter, udfører, rådgiver). Kommunikationsplan. Planen viser hvilke budskaber, som skal kommunikeres til hvilke interessenter hvornår. Den overordnede road-map skitserer det igangværende arbejde med kvalificering af tiltagene i fase 3, med planer og milepæle for de enkelte indsatser frem mod årsskiftet.

4 Figur. Overordnet tidsplan (road map) for fase 3 SIDE 4 AF 8 Status for de 6 indsatser De 6 temaområder er kort beskrevet nedenfor. 1. Bedre og billigere indkøb Temaet har fokus på ændret indkøbsadfærd, -organisering og opfølgning. Business case på indkøb: Minimum 75 mio.kr. KU forventer at kunne reducere de årlige driftsomkostninger med min 75 mio.kr. i 2019 (svarende til 7,5 procent på almindelig virksomhed (DR10)) ved en årlig investering på 4 mio.kr. Reduktion af de årlige driftsomkostninger sker ved øget brug af statens og KU s indkøbsaftaler (øget compliance), øget indgåelse af indkøbsaftale og udbud, skærpet controlling og opfølgning og en mere fokuseret indkøbsorganisation med færre og mere dedikerede indkøbere/bestillere. Der er udarbejdet en KU-plan for indsatsen. 2. Effektiv brug af bygninger Opsigelse af lejemål: Initiativerne retter sig mod opsigelse af lejemål. I forbindelse med de økonomiske reduktioner på KU som følge af finanslov 2016 vil der ske tilsvarende reduktioner i KU s kerneaktiviteter. Tilpasningerne er på et niveau, der forventeligt vil medføre, at KU kan og skal opsige og fraflytte ejendomme for dermed at reducere omkostningerne til husleje, ejendomsskat

5 og drift. Campus Service og fakulteterne har igangsat en analyse af det fremtidige lokalebehov. Bestyrelsen godkendte d. 25. oktober 2016 et mandat til KU s ledelse om at gennemføre markante reduktioner på bygningsområdet. SIDE 5 AF 8 3. Øge administrative indtægter 3.1. Dækning af følgeomkostninger på private midler Dække følgeomkostninger på private EV-kilder. Traditionelt giver private fonde et lavt bidrag (gennemsnitlig 2,3 procent) til at dække følgeomkostninger, når KU udfører eksternt finansierede projekter. Et fælles fokus på KU skal sikre, at alle ansøgninger til private fonde i videst muligt omfang dækker omkostninger til administrativ støtte (lønafløftning) og til driftsaktiviteter og infrastruktur. Det vil skønsmæssigt kunne øge KU s indtægter med ca. 10 mio.kr. i Initiativet er langsigtet og kræver stort fokus på KU. Der er udarbejdet KU-plan for indsatsen Formueplacering Med henblik på at opnå et bedre afkast af Københavns Universitets frie likviditet har bestyrelsen i december 2015 godkendt et ændret mandat for kapitalforvaltning. KU s likviditet kan således spredes på andre finansielle aktiver end de hidtidige danske obligationer med kort varighed. Det kan både øge KU s afkast og reducere den samlede investeringsrisiko. Der er udarbejdet KU-plan for indsatsen og der gennemføres frem til 1. kvartal 2017 udbud af kapitalforvaltningsopgaven Øget refusion fra SKAT KU har gennem flere år hentet refusioner fra SKAT på moms- og afgiftsområdet. Det er sket i form af refusioner for energiafgifter. Koncernøkonomi (ØKO) vurderer, at KU i de kommende år vil kunne øge refusioner fra SKAT på moms- og afgiftsområdet yderligere, svarende til ca. 13. mio.kr. pr. år fra 2019 ved en investering på 1 mio. kr. om året. Der er udarbejdet KU-plan for indsatsen. 4. optimere støttefunktioner Indsatserne retter sig mod at sikre mere effektiv og fokuseret administrativ opgaveløsning på tværs af KU via gevinstrealisering, øget digitalisering og ændret administrativ opgavedeling mellem institutter, fakulteter og fællesadministration/ku Effektive ledelses- og inddragelsesorganer Indsatsen dækker over, at effektivisere KU s mange organer i forhold til antal møder og deltagere. Der er udarbejdet KU-plan for indsatsen.

6 4.2. Effektiv adm. Søjle HR Efter forudgående analyse har KU's Ledelsesteam besluttet, at HR-arbejdet på KU pr. 1. juni 2017 organiseres i tre HR-centre samt et mindre, men mere specialiseret Koncern HR. Der pågår arbejder over de næste 6 måneder med at etablere centrene, hvorefter det vil tage et par år før gevinsterne er realiseret. SIDE 6 AF Effektiv adm. Søjle F&I Forskning og Innovation (F&I). Der er gennemført en foranalyse med anbefaling af yderligere analyser. Det er besluttet at foretage yderligere analyser af ph.d.-området og post-award. Ph.d. analyse: Der er i Q gennemført en analyse af ph.d.- områdets administration. Analysen bekræfter efter styregruppens mening antagelsen af, at der kan opnås en effektivisering på op til %. Fase 3-indsatsen for på KU-niveau at effektivisere ph.d.- områdets administration ved at fokusere på forenkling af administrationen af procestrin i ph.d.-forløb og etablere fælles itundersøttelse. Der vil nu blive udarbejdet en business-case for projektet, der bl.a. andet skal afdække hele projektet med henblik på vurdering af risici, gevinster, udgifter og tidsplan. Post-award: Der er gennemført foranalyse af post-award (administration af projektbevillinger), som peger på at der kan hentes produktivitetsgevinster. Der er endnu ikke truffet beslutning om at igangsætte en egentlig analyse på områder, da der pågår mange andre organisationsanalyser Effektiv adm. Søjle US Det var i Q planlagt at gennemføre en foranalyse af uddannelsesadministrationen med fokus på benchmark med Aarhus Universitet. Som følge af KU s arbejde med akkreditering og andre igangværende organisationsanalyser er start af foranalysen indtil videre udskudt Effektiv adm. Søjle IT Der er ved Q foretaget foranalyse ved brug af ekstern bistand (PWC). Analysen er bl.a. koblet til indsatser i forbindelse med ajourføring af digitaliseringsstrategien, vurdering af opgaveløsning på it-området (fx serverdrift) og vurdering af behovet for styrke KU s it-sikkerhed. Analysen skal nu nærmere gennemgås og frem mod Q drøftes i relevante ledelsesfora med henblik på udarbejdelse af konkret business-case for området.

7 5. Øge indtægter fra forskning og myndighedsbetjening 5.1. Øge andel af private fondsmidler Som følge af nedgang i de offentlige råd og fonde er det sat fokus på at øge hjemtaget af private fondsmidler. Initiativet handler om fortsat forøgelse af KU s andel af private fondsmidler til konkurrenceudsatte forskningsprojekter. Der er udarbejdet en KU-plan for indsatsen. SIDE 7 AF Øge andel af EU-midler Initiativet handler om fortsat forøgelse af KU s andel af EU-midler til konkurrenceudsatte forskningsprojekter. Der er udarbejdet KU-plan for indsatsen Øge myndighedsbetjening Der er potentiale for øgede indtægter fra myndighedsbetjening. Disse indtægter kan give bedre mulighed for forskningsdækning. Der er udarbejdet KU-plan for indsatsen. 6. Reducere uddannelsesomkostninger og øge uddannelsesindtægter Temaet retter sig mod ændrede undervisnings- og eksamensformer, brug af intern/ekstern censur samt reduktion i frafald / forøgelse af gennemførsel. Der er udarbejdet analyse af Reduktion i frafald, implementering af 12- mandsudvalgets aftale om SFR, fælles katalog over KU-eksamensformer og mindre censur. Der er igangsat en foranalyse vedrørende studieordningsgenerator, og der er nedsat en LT-arbejdsgruppe, der efter planen skal fremlægge KU-plan med opdaterede gevinstpotentialer i december Samlet gevinstpotentiale ultimo oktober 2016 Den foreløbige oversigt gevinstpotentialer på tværs af indsatsområder peger på samlet 361 mio.kr. KU s Ledelsesteam har besluttet at indsatserne vedr. at øge KU s hjemtag fra private fondsmidler (85,4 mio.kr.) og EU-midler (28,5 mio.kr.) ikke tæller med i de samlede potentialer. Korrigeret herfor udgør det samlede gevinstpotentiale indtil videre ca. 247 mio.kr. Der arbejdes stadig på at kvalificere enkelte af potentialerne

8 SIDE 8 AF 8 Mio.kr. Årlig gevinst Område DR Finansgruppe Initiativ Indkøb: Business case Minimum 75 mio.kr i 2019 (A.3.1.1) - 9,8 39,1 97,7 Administrative indtægter: Formueplacering: Aktiv mandat: 10% i aktier (A.7.3) 2,0 4,0 6,0 8,0 Administrative indtægter: Øge refusioner fra SKAT (moms og afgifter) (A.7.8) 0,3 2,1 5,5 12,0 Forskning: Øge KU's hjemtag af private fondsmidler (C.2.2.) ,4 Forskning: Øget hjemtag af EU-midler frem til 2019 (C.2.3.) 7,1 14,3 21,4 28,5 Potentialer i alt (LT 29. juni 2016) 9,4 30,2 72,0 231,5 Øge dækning af følgeomkostninger på private EV kilder (A.7.1-1) - 3,3 6,7 10,0 Øge myndighedsbetjening minimum 15 mio. kr. i 2019 (C.2.5) 0,3 1,7 17,0 18,5 HR-analyse (A ) 15,0 Ph.d.-analyse (A ) 15% effektivisering (10% giver potentiale på ca. 2,47 mio.kr.) 3,7 Analyse på uddannelse (C.3.3/C.3.11) ,5 Potentialer i alt (LT 5. oktober 2016) 0,3 5,0 23,7 110,7 Effektive ledelses- og inddragelsesorganer (A ) - - 2,0 IT-analyse (A ) Minimum potentiale 19 mio.kr. (maximum potentiale 41 mio.kr.) 19,0 Potentialer i alt (LT 26. oktober 2016) ,0 Foreløbige samlede potentialer 9,7 35,1 95,6 361,2