Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Udenrigsministeriet

Transkript

1 Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Udenrigsministeriet I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed fastsættes: 1 Område Bestemmelserne gælder for arkivalier, som er registreret i gruppe 104 i Udenrigsministeriets arkivsystem i perioden Bestemmelserne gælder ikke for elektroniske arkivalier. For sådanne udstedes særskilte bestemmelser. 2 Arkivalier som skal bevares eller kasseres 2.1 Generelle bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier i gruppe 104 I alle undergrupper bevares og kasseres følgende typer af arkivalier, jf. bilag 1, uanset de specifikke bestemmelser i bilag 2 om bevaring og kassation af arkivalier i de enkelte undergrupper: 1) Personalesager Personalesager kasseres, bortset fra sager, som vedrører ansatte, der er født den 1. i en måned, eller som vedrører ansatte med ledende funktioner. Dog kasseres alle personalesager, som vedrører stipendiater eller studenter. 2) Personalerekruttering Alle sager om personalerekruttering kasseres. 3) Regnskabsmateriale Regnskabsmateriale kasseres, bortset fra årsregnskaber og afsluttende projektregnskaber. 4) Sager om rutinemæssig intern administration Sager, som vedrører rutinemæssig intern administration, kasseres. 5) Sager om rutinemæssig sagsbehandling Sager, som vedrører rutinemæssig sagsbehandling i øvrigt, kasseres. 6) Sager, som ikke har givet anledning til sagsbehandling Sager, som ikke har givet anledning til sagsbehandling, kasseres. 7) Sager om evaluering Sager, som vedrører evaluering, bevares. RAJ. nr , Udenrigsministeriet , gruppe 104, side 1

2 2.2 Specifikke bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier i de enkelte undergrupper til gruppe 104 Arkivalier, som er registreret i gruppe 104, bevares og kasseres i øvrigt efter anvisningerne i bilag 2 om bevaring og kassation i enkelte undergrupper. 3 Kassation af arkivalier som ikke skal bevares Arkivalier, som ikke skal bevares i henhold til afsnit 2, kasseres, når opbevaringspligt efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter Udenrigsministeriets egen vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning. 4 Ikrafttrædelse mv. Bestemmelserne træder i kraft straks, og træder i stedet for alle tidlige bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier i gruppe 104 i perioden Arkivalierne skal i øvrigt behandles efter de almindelige retningslinjer, som er anført i Arkivhåndbogen En brugervejledning til offentlige myndigheder,samt de løbende ajourførte retningslinjer på Statens Arkivers hjemmeside, Rigsarkivet den 9. december 2005 Kirsten Villadsen Kristmar Arkivchef RAJ. nr , Udenrigsministeriet , gruppe 104, side 2

3 BILAG 1 Generelle begreber, jf afsnit 2.1 Rutinemæssig sagsbehandling Sagsbehandling der følger et på forhånd bestemt mønster, "ekspeditionssager", f.eks. Soliditetsoplysninger Firmahenvendelser på "samlesager". Personalerekruttering Dokumentation i relation til rekruttering af personale, herunder "generel oplæring" fx sprogundervisning, f.eks. Opslag af ledige stillinger Reflektioner på ledige stillinger Udgifter i forbindelse med rekruttering: Lægeundersøgelser Interviewudgifter (herunder transport ophold og diæter) Sprogtests I forbindelse med udsendelse Sprogundervisning Specifik briefing af medarbejdere Rutinemæssig intern administration Dokumentation af den løbende administration af fagområdet, f.eks. Materiale vedrørende valutakurser og veksling af valuta. Dokumentation for udgifter vedrørende husleje og boligudgifter i øvrigt Litterære bidrag til periodika EDB-lister/-udprint Personaleoversigter Konkrete forsikringsforhold Forsendelsesdokumentation og -omkostninger Personalefaciliteter i udlandet: Fx oversigter over læger/tandlæger Udlånsadministration af fx oplysningsmateriale Dokumentation vedrørende anskaffelse af udstyr og driftsmidler Regnskabsmateriale Omfatter materiale, der strækker sig fra samlede regnskaber over årsregnskaber og budgetter til underbilag for dokumentation af løbende transaktionsomkostninger, f.eks. Kursusregnskaber Forsendelsesdokumentation og -omkostninger Valutaoverførsler, vekslekurser/-forhold Beløbsfrigivelser Dokumentation vedrørende betaling for udstyr og driftsmidler Projektregnskaber: -"- Afsluttende regnskaber -"- Årsregnskaber -"- Månedsopgørelser med underbilag RAJ. nr , Udenrigsministeriet , gruppe 104, side 3

4 Sager af typen "evaluering" Defineres som sager hvor ordet "evaluering" eller forkortelser heraf indgår i sagens journalnummer eller i sagstitel. Sagsnumre, der ikke har givet anledning til sagsbehandling Sagsnumre, der er oprettet på foranledning af en henvendelse, der ikke har ført til sagsbehandling Personalesager Personale i ledenende funktioner som f.eks. projektledere og projektkoordinatore på udviklingsprojekter eller ledere af kursusaktiviteter med videre. RAJ. nr , Udenrigsministeriet , gruppe 104, side 4

5 Bilag 2 Specifikke bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier i de enkelte undergrupper til gruppe 104 Arkivalier, som er registreret i de enkelte undergrupper til gruppe 104 bevares og kasseres efter de følgende retningslinier. jf. dog også bestemmelserne i afsnit 2.1 ovenfor. Undtagelserne fra bevaring eller kassation af de enkelte grupper (104 + litra) gælder kun for de udtrykkeligt anførte undergrupper. 104.A. (Generelle spørgsmål. Nordisk Samarbejde) 7. med undernumre 9. med undernumre 15. med undernumre 104.B. (Multilaterale konferencer og overenskomster) 25. med undernumre 104.C. (Internationale organisationer og institutioner) Bevares, dog kasseres sager vedrørende organisationer, som Danmark ikke er medlem af 104.D. (Danmarks Bilaterale aftaler) Bevares 104.Dan. (Danmarks lovgivning) Bevares, dog bevares og kasseres følgende undergrupper således: 4. i henhold til anvisningerne i bilag 3 6. i henhold til anvisningerne i bilag E. (Andre landes bilaterale aftaler) Kasseres. 104.I. (Kurser og seminarer) Alle personsager vedrørende ansatte ved internationale organisationer 104.K. (Stipendiater under multilaterale programmer) Kasseres dog bevares: 1.a. med undernumre 104.L. (Eksperter) Alle personsager vedrørende eksperter ansat ved internationale organisationer RAJ. nr , Udenrigsministeriet , gruppe 104, side 5

6 104.M. (Særlige danske projekter) 27.b.1 årstal 104.N. (Institutioners, foreningers og privates deltagelse i udviklingssamarbejdet) Bevares. 104.O. (Økonomisk hjælp til udviklingslandene) 8.Landet.(Statslån nr.)/, som vedrører delfrigivelse Landet 10.Landet/ Firma 27./landet/nr./undernummer 104.P. (Stipendiater under Danmarks bilaterale bistandsprogram. Andre landes bilaterale programmer) 2.b til 2.k/undernummer 3.land/undernumre 4/land e med undernumre 104.Q. (Presse og informationsarbejde) 9.e 18/ S. (Teknisk bistand under OECD) 3.a/nummer 6/land, undtagen 6/Danmark 104.V. (UNDP United Nations Development Programme) 15/Land RAJ. nr , Udenrigsministeriet , gruppe 104, side 6

7 104.X. (Projekter: Generelle spørgsmål. Indkøb) Kasseres, dog bevares: /Land Y. (DANIDA s personaleakter) Kasseres, dog bevares: 1 2 2/undernummer for personer født den 1. i måneden 3 3/undernummer for personer født den 1. i måneden 4. 4/undernummer for personer født den 1. i måneden 5. 5/undernummer for. personer født den 1. i måneden 6 med undernumre Landet./Int. organisation. 1. (generelt) med undernumre bevares. 2 ff. (projekter) med undernumre bevares, dog kasseres sager om internationale organisationers projekter uden dansk deltagelse. Sager på projektnummer vedrørende bistandsmissioner bevares og kasseres efter de samme retningslinier, som for UM s øvrige repræsentationer, jfr. B&Kbestemmelse af , gruppe 3.F.Byen med undernumre. RAJ. nr , Udenrigsministeriet , gruppe 104, side 7