Indledning. Søren Mønsted: Visionsfilm som projektmål 24. november Side 1

Transkript

1 Indledning Alle projekter har et mål. Hvad enten det drejer sig om et personligt projekt om at holde op med at ryge, projektet med at bygge en bro eller projektet med at arrangere en havefest for hele familien. Målet kan være en bestemt situation (jeg ryger ikke længere), et konkret objekt (en Storebæltsbro) eller afholdelsen af en begivenhed (en havefest). Det ligger i et projekts natur, at det er målrettet, for ellers ville man ikke starte projektet. Selvom alle projekter således er målrettede, så er karakteren af målet dog vidt forskellig fra projekt til projekt. I teorier om projektledelse er formuleringen af et mål ofte det første og vigtigste skridt i et projekt, og den måde, hvorpå man definerer målet, er et udtryk for, hvordan man i det hele taget opfatter projektledelse. Et eksempel på, hvordan man kan definere et mål for et projekt, er en såkaldt visionsfilm, som viser et fiktivt fremtidsbillede af den ønskede situation, når projektet er fuldendt. Jeg vil tage udgangspunkt i visionsfilm for to projekter. 1 Det drejer sig om et projekt kaldet Networking Kids omkring børns brug af teknologi i forbindelse med leg og læring, samt et projekt vedrørende udviklingen af intelligente fodboldtrøjer, som kan hjælpe fodboldtrænere med fysisk og taktisk træning. Ved hjælp af to perspektiver om projektledelse vil jeg analysere, hvordan man kan forstå visionsfilm som formulering af projektmål. Først præsenteres to forskellige bud på, hvordan man kan angribe problemstillingen omkring målfastsættelse. Mikkelsen og Riis Projektstyring med enkle midler er udtryk for traditionel projektledelse, hvorimod Christensen og Kreiners Projektledelse i løst koblede systemer repræsenterer det, de selv kalder et kættersk opgør med traditionen indenfor projektledelse. De to forskellige teoretiske perspektiver er udgangspunktet for sidste afsnit, som omhandler de to eksempler på visionsfilm. Da gennemgangen af teorierne om projektledelse har til opgave at danne baggrund for forståelsen af visionsfilm, bliver der kun beskrevet de relevante dele omkring fastsættelse af mål for projekter, og afsnittene kommer derfor ikke til at fremstå som forkromede præsentationer af, hvordan man skal lede projekter. 1 De to eksempler er jeg kommet i berøring med i forbindelse med en opgave om Innovation Lab Katrinebjerg, hvor jeg og to andre lavede etnografiske studier i to uger. Her fik vi indblik i, hvordan de arbejder med projekter hos Innovation Lab. Desuden baseres det på et oplæg af Ole Iversen ( ), som er projektleder for det ene projekt, Networking Kids. Side 1

2 Formulering af et fast mål Mikkelsen og Riis opstiller en model for et projekts forløb, som man kan inddele i fire faser (Mikkelsen og Riis, 1999, s. 20): Erkendelsesfasen. Her opstår idéen om projektet igennem erkendelse af et problem, en mulighed eller et behov. Udviklingsfasen. Her analyseres grundlaget for projektet og der tages beslutning om at gennemføre det. Gennemførelsesfasen. Projektet gennemføres. Drifts-/anvendelsesfasen. Projektet er færdigt og resultatet tages i brug. Selvom faserne ikke rent tidsligt er strengt adskilte, så er der en logisk sammenhæng imellem dem, idet udfaldet af erkendelsesfasen danner baggrund for udviklingsfasen, som igen danner baggrund for gennemførelsesfasen og så videre. I det følgende vil udviklingsfasen blive præsenteret nærmere, idet det er her, fastsættelsen af mål finder sted. Mikkelsen og Riis skriver omkring fastsættelsen af mål: Det er en almindelig opfattelse, at et projekt skal have et klart mål og helst fra begyndelsen. Vi har set, at man tidligt binder sig ubetænksomt eller ubevidst til en bestemt opfattelse af problemløsningen, et bestemt projektomfang eller brug af bestemte ressourcer. (ibid., s. 16). Derfor gælder det om at bruge mange kræfter på at analysere og lave forundersøgelser inden man fastsætter og formulerer, hvad målet med projektet er. Disse aktiviteter i både erkendelses- og udviklingsfasen skal munde ud i en projektformulering, som er et dokument med beskrivelse af målet og de succeskriterier, der knytter sig dertil, samt de faktorer, som kan påvirke gennemførelsen af projektet. Dette dokument er grundstenen i det videre forløb, for det er her, der bliver fastslået, hvad der skal laves. En præcis definition af målet gør det muligt at udarbejde en plan for, hvordan målet skal opnås. Samtidig udgør dokumentet ofte den officielle kontrakt mellem projektets parter, hvis der er flere involveret. På den måde kommer resten af forløbet til at bygge ovenpå projektformuleringen, idet alle fremtidige beslutninger og aktiviteter i princippet udspringer af og kan henføres til dette dokument. (ibid., s. 27). Ud fra ovenstående er det klart, at fastlæggelsen af målet i udviklingsfasen er helt afgørende for projektets form og forløb, og det er derfor kritisk for projektets succes. Side 2

3 Motivation igennem en vision Hvor Mikkelsen og Riis argumenterer for, at det er vigtigt at opstille et præcist mål for projektet, så går Christensen og Kreiner i den modsatte retning og hævder, at man tværtimod skal opstille en løsere vision for projektet: En vision er, også i gængs forstand, ikke realistisk (hvis den var, ville vi næppe tale om en vision). Den kan ikke begrundes på basis af, hvad vi tror er muligt eller sandsynligt. Visionens eneste forankring er det, vi synes ville være ønskeligt eller burde være realistisk. (Christensen og Kreiner, 1991, s. 56). Der er stor forskel imellem en sådan vision og den detaljerede og præcise projektformulering, som den mere traditionelle teori tager udgangspunkt i. Christensen og Kreiners argument er, at det ikke er muligt at forudse, hvad der er ønskeligt, når projektet er færdigt. Verden har ændret sig under projektforløbet, og derfor vil virkeligheden for projektets resultat være en anden, end da man formulerede målet. Med en vision undgår man at binde sig op på et veldefineret mål, som kan være svært at ændre undervejs, idet hele projektet er bygget op omkring denne formulering. I stedet bliver visionen et mere overordnet middel til at motivere projektdeltagerne, så projektet bliver styret i den rigtige retning. Undervejs i forløbet kan man ud fra den aktuelle situation i projektets omgivelser opstille latente projektmål, som til forskel fra traditionelle projektmål er midlertidige og kontekstbestemte, så de afspejler, hvordan verden ser ud lige nu, og ikke da projektet startede. De latente projektmål overtager funktionen som planlægningsgrundlag, der ikke kan undværes, både af praktiske grunde og på grund af omverdenens forventninger til projektet. Det kunne for eksempel være en chef, som afkræver en projektformulering som bevis for, at projektet er seriøst og værd at bruge penge på. 2 Forskellen på det traditionelle og det kætterske perspektiv på målfastsættelse er altså, at den første prøver at forudsige, hvordan verden kommer til at se ud, når projektet er færdigt, og herudfra defineres målet med projektet, hvorimod den anden argumenterer for, at det er umuligt at forudsige dette, og man kan derfor højst sparke projektet i gang i den retning, man ønsker, ved hjælp af en vision, som bliver suppleret med latente projektmål. 2 Det er de såkaldte institutionaliserede bindinger, som Christensen og Kreiner mener står som modvægt til deres idéer ude i virksomhederne (Christensen og Kreiner, 1991, s. 107). Side 3

4 Denne forskel viser også noget om den måde, hvorpå de to teorier opfatter projektledelse generelt. Den traditionelle teori er udtryk for en forholdsvis simpel målmiddel rationalitet, hvor man først fastlægger målet og derefter midlet. Den anden repræsenterer en mere pragmatisk tilgang, hvor man erkender, at verden er foranderlig, og prøver at inkludere det i styringen af projektet. Visionsfilm Mandag den 31. marts 2003 var der en udsendelse på TV2 om et nyt samarbejde mellem blandt andre Innovation Lab, tøjfirmaet Hummel og AGF. Der blev vist klip fra en film, som skulle vise, hvordan Poul Hansen i fremtiden bruger intelligente fodboldtrøjer til at måle spillernes fysiske tilstand både under træning og kamp ved hjælp af sensorer i tøjet. Det bliver koblet sammen med GPS-udstyr, så man på en computer kan følge spillernes bevægelser og sammenholde dem med de informationer, som sensorerne i tøjet sender via en trådløs forbindelse. Filmen viste livagtige sekvenser af, hvordan det vil se ud på computerskærmen. Denne film er blevet udviklet på trods af, at man endnu ikke er startet på at udvikle de intelligente fodboldtrøjer eller den software, som skal bruges. Det er med andre ord en simulering af, hvordan man forestiller sig det vil blive. Ligeledes er der blevet udviklet en visionsfilm for projektet Networking Kids, som er et forskningsprojekt under Århus Universitet, men som har indgået partnerskab med blandt andre Innovation Lab, TDC, Nokia og diverse offentlige organisationer. Her følger man en skoleklasse, som har faget Natur og teknik, hvor de benytter sig af mobiltelefoni med digital billedoverførsel med mere. Også her er der tale om et projekt, hvor man kun har forestillet sig, hvordan det vil komme til at se ud, for teknologien som bliver præsenteret er endnu ikke udviklet, og hele forskningsprojektet går ud på at undersøge børns brug af teknologien. De to visionsfilm kan opfattes som forsøg på at definere mål for to projekter. I stedet for at lave enten en detaljeret projektformulering eller en mere løs vision har man udarbejdet en film, som viser, hvordan man forestiller sig verden vil se ud, når projektet er gennemført. Umiddelbart virker det ret uskyldigt, for det er jo bare ren fiktion, men på sigt har det store konsekvenser, fordi det er igennem filmen, at man får defineret, hvad der skal laves i projektet. Det vil sige, at filmen får lige så stor betydning som visionen og projektformuleringen, og derfor vil det være oplagt at undersøge nærmere, hvordan man Side 4

5 kan opfatte en visionsfilm i lyset af de to teoretiske perspektiver. Lægger den sig op ad den traditionelle projektformulering? Eller skal den, som navnet antyder, snarere opfattes som en vision i Christensen og Kreiners betydning? Svarene på disse spørgsmål er afgørende, for de kan pege på hvilken projektopfattelse, der ligger bag brugen af visionsfilm, og derigennem bliver det muligt at vurdere, hvilke styrker og svagheder en sådan form for målfastsættelse har. Litteratur Christensen, Søren og Kreiner, Kristian (1991): Projektledelse i løst koblede systemer ledelse og læring i en ufuldkommen verden. København: Jurist og Økonomforbundets Forlag. Mikkelsen, Hans og Riis, Jens O. (1999): Projektstyring med enkle midler. Rungsted: Prodevo ApS. Website for projektet Networking Kids: Side 5

6 VISIONSFILM SOM PROJEKTMÅL Synopsis til eksamen i Problemorienteret projektstyring v/ Steen Hejndorff Søren Mønsted ( ), 10. juni 2003 Institut for Informations- og Medievidenskab Indholdsfortegnelse Indledning... 1 Formulering af et fast mål... 2 Motivation igennem en vision... 3 Visionsfilm... 4 Litteratur... 5 Side 6