BESKRIVELSE FOR LEDELSESINFORMATIONSPROJEKTET

Transkript

1 BESKRIVELSE FOR LEDELSESINFORMATIONSPROJEKTET Den administrative forandringsproces Projektbeskrivelse 1

2 1. Dokumentkontrol 1.1 Ejer Per Lindblad Johansen 1.2 Versionering Version Dato Navn Thomas Damgaard Per Lindblad Johansen Per Lindblad Johansen 1.3 Revisionshistorik Ændrings- Initialer dato Hvad er der blevet ændret Plj Ajourført efter udført survey hos interessenter i fællesadministrationen 1.4 Distribution Navn Titel Dato Version Styregruppen Interessenter Fællesadministrationen Styregruppen Den administrative forandringsproces Projektbeskrivelse 2

3 Projektbeskrivelse for Ledelsesinformationsprojektet Projektleder: Per Lindblad Johansen 2. Baggrund På AU eksisterer der forskellige ledelsesrapporter centreret omkring funktionsområder, såsom personale, økonomi og studieområdet. Indsamling af data sker for 8000C i vidt omfang via fælles systemer, men for de nye hovedområder er data oftest blevet leveret via manuelle ad hoc opgaver og projekter. Herudover samler ledelsesrapporteringen ikke data på tværs af systemerne, hvorfor det er svært at få en dybere indsigt i årsagssammenhænge på tværs af funktionsområder. Der har i længere tid eksisteret et nøgletalsudvalg på AU. Udvalget har til opgave at beskrive og fastlægge definitioner, kildesystemer og beregningsmetoder, for kendte og anvendte nøgletal, til hhv rektorkollegiets statistikberedskab, udviklingskontrakten, universitetets strategiopfølgning samt indberetninger til ministerier og styrelser. Udvalget har identificeret og beskrevet et meget stort antal nøgletal, og arbejder på at kvalificere og reducere disse. Økonomisporet samt studieområdet har påpeget og identificeret behov for ledelsesinformation. Der eksisterer i meget varierende omfang decentrale nøgletal på de enkelte hovedområder, primært svarende til lokal ledelsespraksis. Nuværende praksis på AU har altså den svaghed, at ledelsesinformation ikke er tværgående på funktionsområderne, at indsamlingen af data på tværs af hele organisationen ikke er systemunderstøttet og det ikke er muligt at lave ad hoc analyser på data. På den anden side er AUs klare styrke at der er et erkendt behov for moderne ledelsesinformation og flere stærke parter der arbejder for at tilvejebringe grundlaget herfor. 3. Formål Formålet med projektet er at tilvejebringe et bedre beslutningsgrundlag ved hjælp af ledelsesinformation - både på centralt niveau og på de enkelte hovedområder. Projektet skal være med til at skabe et systematiseret og standardiseret ledelsesinformationssystem, der danner grundlag for mere effektivitet i indsamlingen af data på tværs af funktionsområder. Dermed kan hastigheden og kvaliteten øges i informationsindsamlingen. Formålet med projektet er også at digitalisere processer indenfor ledelsesinformation - og i den forbindelse formindske manuelle og ad hoc indsamlinger på usikkert definitionsgrundlag. 4. Afgrænsning Der er ikke på nuværende tidspunkt klare afgrænsninger, der skal beskrives. 5. Resultater Projektet skal udkomme med: 1) Datagrundlag for automatiske ledelsesrapporter samt mulighed for ad hoc-analyser på konsistente tværgående data, herunder a. Input til ændringer i andre systemer for at sikre data der kan sammenkøres på tværs b. Klarlægning af databrugssystematikker, dvs kortlægning af behov for hhv dagligt opdaterede data og statiske historiske data. Den administrative forandringsproces Projektbeskrivelse 3

4 c. Relevante og meningsfulde datasamlinger d. Retningsliner for sikkerhed vedr. adgang til data. 2) Standardrapporter, 3) EDB-værktøjer for såvel drift som brug af data, herunder a. Indstilling om systemvalg b. Indkøb c. Indstilling om organisatorisk indplacering af systemdrift d. svejledning 4) Indstilling om beslutning vedr bemanding og organisatorisk indplacering af en enhed til vedligeholdelse af data. 6. Løsningsmodel Et centralt ledelsesinformationssystem implementeres med standard it-løsning. Løsningen vælges på baggrund af indstillingerne fra delprojekt D. Der etableres en enhed til vedligehold af data på baggrund af indstilling fra delprojekt C. Datastrukturer til ledelsesinformation implementeres på baggrund af indstilling fra delprojekt A. Der igangsættes et delprojekt med mere udbygget decentral ledelsesinformation på baggrund af arbejdet i delprojekt B. 7. Leverancer Leverance Mål Dato 8. Overdragelse Der er endnu ikke besluttet en plan for overdragelse, dette afhænger i høj grad af resultaterne i de enkelte delprojekter. 9. Delprojekter Projektnavn Projekt A: Top down - Ledelsesinformation baseret på kendte fælles nøgletal Projektindhold Projekt A tager udgangspunkt i de allerede identificerede nøgletal fra nøgletalsudvalget, andre rapporteringer fra studieområdet, personale- og lønrapporteringer samt økonomisporets allerede opbyggede datawarehouse. Projektet får til opgave at: Rangordne kendte nøgletal mhp at kunne reducere og prioritere antallet af nøgletal der skal indbygges i et ledelsesinformationssystem Identificere behov for nye rapporteringsbehov i universitetsledelsen med udgangspunkt i de nye muligheder der er opstået gennem forandringsprojektets systemimplementeringer Identificere kildesystemer, fælles krydsreferencer i kildesystemerne og Den administrative forandringsproces Projektbeskrivelse 4

5 dataudtræk til opbyggelse af ledelsesinformationssystemets database På baggrund heraf, at specificere relevante datasamlinger til ledelsesinformation Vejlede systemejere i eventuelle data- og registreringsudvidelser mhp at få data til at hænge sammen på tværs af kildesystemer. Specificere standardrapporter, -udtræk og -analysemuligheder. Identificere typiske ad-hoc analysesituationer. Projektet skal arbejde tæt sammen med projekt D, mhp identifikation af teknologiske muligheder og barrierer. Projektet bemandes med medarbejdere med indblik i nøgletalsudvalgets arbejde, fra ledelsessekretariatet, IT-området, systemenheden i studieadministrationen og fra økonomisporet. Projektet understøttes med IT konsulenter med nøglekompetence i strukturering af ledelsesinformationssystemer. Projektleder indhyres fra PwC Projekt B: Bottom up Ledelsesinformation til hovedområdernes egne interne formål Projekt B tager udgangspunkt i hovedområdernes behov for lokalt baseret ledelsesinformation. Denne ledelsesinformation vil være forskellig fra hovedområde til hovedområde og i visse tilfælde sågar fra institut til institut, baseret på forskellige styrings- og ledelsesprincipper i de forskellige områder. Det forudses, at data fra fælles centrale datakilder skal kombineres med lokale decentrale datasystemer. Man kan forestille sig, at nogle hovedområder vil være tilfredse med at muligheden for ledelsesinformation baserer sig på en aftale med en central ledelsesinformationsenhed (se projekt C) hvorimod andre hovedområder vil opbygge egne ledelsesinformationsenheder. Projektet skal understøtte begge modeller. Projektet får til opgave at: Delprojekt B1: Identificere hovedområder der kan nøjes med en central vedligeholdt udvidelse af projekt As ledelsesinformation. Identificere nøgletals-udvidelsesbehovet for denne ledelsesinformation pr hovedområde. Identificere decentrale kildesystemer, fælles krydsreferencer i kildesystemerne og dataudtræk til opbyggelse af ledelsesinformationssystemets database Vejlede systemejere i eventuelle data- og registreringsudvidelser mhp at få data til at hænge sammen på tværs af kildesystemer. Specificere standardrapporter, -udtræk og -analysemuligheder. Delprojekt B2: Identificere hovedområder der ønsker at opbygge eller har egne ledelsesinformationsenheder, og bistå disse med adgang til projekt As ledelsesinformation. Herudover får projektet til opgave at udbrede kendskabet til lokale løsninger på tværs af AU, med henblik på afklaring af best praktice og ideudveksling. Det anbefales, at dette projekt først opstartes når 1) projekt A er tilfredsstillende langt, 2) projekt C har beskrevet og muliggjort bemanding af en central enhed for ledelsesinformation. Projektet bemandes primært med medarbejdere fra den centrale enhed for ledelsesinformation samt for delprojekt B1 med medarbejdere fra de pågældende hovedområder. Det skal afklares Den administrative forandringsproces Projektbeskrivelse 5

6 om delprojekt B1 skal grenopdeles pr deltagende hovedområde eller en fælles løsning udarbejdes til alle. For delprojekt B2 henvises til efterfølgende driftsorganisation. Projekt C: Organisering af en central enhed til vedligeholdelse af LIS Projekt D: Valg af system og planlægning af systemdrift Projekt C skal udarbejde beslutningsgrundlag for ledelsesstrengen mhp organisering og bemanding af en enhed til vedligeholdelse af ledelsesinformationssystemet. Fra rapporteringsbehov over kildesystemer til registreringspraksisser ændrer grundlaget for ledelsesinformationssystemet sig konstant. Nye rapporteringsbehov skal imødekommes, kildesystemerne omlægges/udbygges/ændres og data skifter over tid betydning i forhold til udviklingen i registreringspraksisser. Over tid kommer nye kildesystemer og nye afledede rapporteringsmuligheder. Ledelsesinformationssystemets data og indre sammenhænge samt rapporteringsmuligheder skal derfor kontinuerligt vedligeholdes. Tillige skal uddannelse af brugerne af ledelsesinformationssystemet institutionaliseres. Projekt har derfor til opgave: At beskrive enhedens formål og opgaver Fastlægge kompetencebehov i enheden Anbefale normering Anbefale organisatorisk indplacering af enheden. At forberede processen fra forandringsprojekt til driftssituation Projektet bemandes primært med eksterne konsulenter med indblik i best practice for organisering af sådanne enheder, samt medarbejdere fra ledelsessekretariatet og IT-området. Da der er lavet et vist forarbejde i økonomisporet, forventes delprojektet at kunne gennemføres på meget kort tid, hvorefter enheden kan bemandes og overgå til drift, herunder støtte de øvrige delprojekter. Projektleder er endnu uafklaret. Projekt D skal identificere mulige systemvalg og kvalificere indstilling til ledelsesstrengen om anskaffelse heraf. Projektet skal tillige tilvejebringe grundlaget for en indplacering af systemdriften. Det skal overvejes om selve anskaffelsesforretningen sker i projektet eller i systemdriftsenheden. Projekt har derfor til opgave: At identificere mulige database- og rapporteringssystemer, herunder: o At beskrive og afveje muligheder for en fælles koncernmodel o At vurdere brugervenlighed og letheden i adgang til valide data for slutbrugeren At lave en beregning af drifts-, vedligeholdelses- og anskaffelsesomkostninger for de mulige systemer. Afveje relationer til IT-strategi og eksisterende systemplatforme. At lave en indstilling om hvilke systemer der skal indkøbes og implementeres på AU. Tilvejebringe et grundlag for beslutning om organisering af anskaffelsesforretning Den administrative forandringsproces Projektbeskrivelse 6

7 Afklare placering og krav til systemdrift, herunder ServiceLevelAgreements (SLA). Evt. selve anskaffelsesforretningen, dvs udbud/indkøb, implementering og aflevering til systemdriftsorganisation, herunder: tilvejebringelse af driftsmanualer. Projektet bemandes med medarbejdere fra IT-området og brugerkredsen, herunder ledelsessekretariatet og Økonomiforvaltningen. Der må forventes brug af konsulenthjælp. Delprojektet ledes af IT-området 10. Estimater 1. Grovestimat Interne årsværk (Årsværk) Øvrige omkostninger (DKK, Millioner) Detaljeret estimat Interne årsværk (Årsværk) Øvrige omkostninger (DKK, Millioner) Den administrative forandringsproces Projektbeskrivelse 7

8 3. estimat Interne årsværk (Årsværk) Øvrige omkostninger (DKK, Millioner) Akkumuleret Samlede omkostninger (DKK, Millioner) Interne årsværk (700 tdkk per årsværk) Øvrige omkostninger Samlede omkostninger 11. Tidsplan Periode Aktivitet Udkast 0,2 godkendt af styregruppe Ultimo april 09 Delprojektgruppe A, C og D etableret Opstartsseminar for alle projektdeltagere - 9:00 til 11:00 Ultimo juni 09 Slutrapportering fra delprojekt C Ultimo juni 09 Tidsplan fra delprojekt A fremlægges for styregruppen Sept 09 Indstilling vedr. systemanskaffelse fra delprojekt D 12. Organisering Projektet etableres som et tværgående projekt direkte under styregruppen. Den administrative forandringsproces Projektbeskrivelse 8

9 Projektleder for hele projektet er Per Lindblad Johansen fra DPU. Der er på nuværende tidspunkt ikke etableret yderligere organisering af Ledelsesinformationsprojektet. Det er dog hensigten, at der hurtigst muligt vil blive udpeget projektledere til de enkelte delprojekter, og der vil blive etableret referencegruppe til projektet. 13. Grænseflader Ledelsesinformationsprojektet er karakteriseret af at være et tværgående projekt, der har forgreninger til alle spor under Den Administrative Forandringsproces. Der vil derfor skulle etableres tæt kontakt til de enkelte spor i forandringsprocessen, for at få klarlagt snitflader og interessesammenfald. 14. Særlige hensyn Der er på nuværende tidspunkt ikke identificere særlig hensyn. 15. Godkendelse af projektbeskrivelsen Styregruppen har godkendt projektbeskrivelsen og justeringer til projektbeskrivelsen. Udgave Dato Den administrative forandringsproces Projektbeskrivelse 9