BRUGERPORTALSINITIATIVET MØDE FOR BPI- KONTAKTPERSONER

Transkript

1 BRUGERPORTALSINITIATIVET MØDE FOR BPI- KONTAKTPERSONER København den 7. oktober 2016

2 MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER OKTOBER Velkommen og program v/ Kit Roesen, programchef BPI 09:00-09:15 2. Kommunernes anskaffelser af læringsplatform v/ Kit Roesen, programchef BPI 09:15-09:30 3. Arbejdet med standarder v/ Nikolaj Skovmann Malkov, Arkitekt BPI Erfaringer fra kommuner der skifter platform Fremtidig governance og revision af standarder 4. Sikkerhedsprojekt på tværs af BPI v/ Kit Roesen, programchef BPI & Gitte Stoltenberg, projektleder BPI Baggrund og overordnede problemstillinger Præsentation af projektet og indsatsområder Betydning for kommunerne og BPI Pause 10:20-10:30 5. Nyt fra Samarbejdsplatformen v/kombit Status på arbejdet siden sidst Implementeringsplan med fokus på vigtige milepæle og udrulningen af itløsningen til skoler og dagtilbud Strategi for datamigrering fra SkoleIntra til Samarbejdsplatformen Frokost 11:40-12:25 6. Eftermiddagens tema: Læringsplatforme implementeringsstrategi, anvendelse og leverandørhåndtering Introduktion til temaet Panel med oplæg om implementeringsstrategi og de udfordringer der ses i fremtiden Grupper baseret på leverandør Spørgsmål til panelet + drøftelse i plenum Pause 13:50-14:10 09:30-09:40 09:40-10:20 10:30-11:40 12:25-13:50 12:25-12:50 12:50-13:20 13:20-13:50 7. Info om UNI-Login v/styrelsen for IT og Læring 14:10-14:50 8. Afslutning og tak for i dag 14:50-15:00

3 MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER OKTOBER 2016 OPHAVSRET OG LÆRINGSFORLØB

4 OPHAVSRET OG LÆRINGSFORLØB MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER OKTOBER 2016 Ophavsret og læringsforløb På den årlige kongres den september 2016 besluttede Danmarks Lærerforening at anlægge sag mod KL om ophavsret og læringsforløb. KL har endnu ikke modtaget et klageskrift og kender derfor ikke den præcise karakter af sagsanlægget. KL og LC holdt den 1. september 2016 mæglingsmøde om spørgsmålet, hvor organisationerne ikke opnåede enighed. Uenigheden drejer om, at LC er af den opfattelse, at kommunerne ikke kan kræve, at lærere deler læringsforløb digitalt med hinanden. Under mæglingsmødet tilkendegav LC, at det er deres synspunkt, at overenskomsterne på undervisningsområdet bygger på en forudsætning om, at ophavsretten er placeret hos den enkelte lærer, og at kommunerne derfor ikke kan pålægge lærere at dele læringsforløb digitalt.

5 OPHAVSRET OG LÆRINGSFORLØB MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER OKTOBER 2016 KLs vejledning KL mener: At overenskomsterne indeholder på undervisningsområdet ingen forudsætninger om ophavsret. at den ophavsret, der i udgangspunktet måtte tilkomme den enkelte lærer, allerede er overgået til kommunerne og skolerne i nødvendigt omfang. KL ønsker at arbejdet med digital deling af læringsforløb bliver en succes. KL s vejledning til kommunerne er derfor indtil videre: I det omfang deling allerede finder sted i en kommune, og har gjort det i nogen tid, kan dette fortsætte, og lærerne kan pålægges at medvirke. I det omfang dette ikke er tilfældet, og deling af læringsforløb altså ikke har fundet sted, vil det indtil videre være KL s vejledning, at kommunerne respekterer, hvis enkelte lærere ikke vil medvirke til deling af de læringsforløb, som de har udviklet. I tilfælde af, at kommunerne oplever problemer med ovenstående, opfordres I til at tage kontakt til KL. Følgende kan kontaktes: Søren Nielsen, sni@kl.dk Louise Koldby Dalager, lkd@kl.dk Anne Færge Bork, afb@kl.dk

6 MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER OKTOBER 2016 KOMMUNERNES ANSKAFFELSER AF LÆRINGSPLATFORM v/ Kit Roesen, programchef BPI

7 KOMMUNERNES ANSKAFFELSER AF LÆRINGSPLATFORM MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER OKTOBER 2016 Status anskaffelse af læringsplatforme Alle skoler skal have implementeret en læringsplatform inden udgangen af 2017 Status pr. august 2016: 82 kommuner har anskaffet en læringsplatform De resterende er generelt ved at teste løsninger, forventer at træffe valg indenfor kort tid, eller er på anden måde i gang med en anskaffelsesproces LÆRINGSPLATFORM ANSKAFFET

8 KOMMUNERNES ANSKAFFELSER AF LÆRINGSPLATFORM MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER OKTOBER 2016 Opmærksomhedspunkter Leverandørsituationen Det videre fokus ift. implementering og anvendelse af platformene Skift af leverandører og nye kontrakter

9 MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER OKTOBER 2016 ARBEJDET MED STANDARDER v/ Nikolaj Skovmann Malkov, Arkitekt BPI

10 ARBEJDET MED STANDARDER MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER OKTOBER 2016 Erfaringer med eksport/import af læringsforløb KMD og UV Data har fået lavet udvekslingerne i Vejle jf. standarderne, med lidt fortolkning undervejs. Dialog med øvrige leverandører om det samme. Den tekniske POC betragtes som gennemført Fokus leverandørernes evne til at eksportere/importere læringsforløb vha. standarderne. Videre planlægning om pædagogisk afprøvning (POC) Q Fokus på brugerens umiddelbare anvendelighed af et importeret læringsforløb Husk at få kravet om eksport/import af læringsforløb med i kontrakten!

11 ARBEJDET MED STANDARDER MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER OKTOBER 2016 Revision af standarder Igangværende proces med: Revision af dk-profilerne med publicering januar 2017 : DK-LOM DK-Cartridge DK-LTI Fra nu opfordres alle med input til behov for ændringer eller præciseringer i dk-profilerne at melde ønsker ind. Ca. 1. november publiceres forslag til de reviderede dk-profiler i en offentlig høring med høringsfrist ca. 1. december. I december behandles de indkomne høringssvar og der udarbejdes de endelige versioner af de reviderede dk-profiler, der efterfølgende skal godkendes i styregruppen for brugerportalsinitiativet.

12 ARBEJDET MED STANDARDER MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER OKTOBER 2016 Revision af standarder Indhentning af erfaringer og behov ifm. DK-Cartridge standarden mhp. evt. revision og bedre vejledning Analyse af muligheder for at understøtte implementering af DK-LTI for bedre sammenhæng mellem digitale læremidler og læringsplatforme.

13 MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER OKTOBER 2016 SIKKERHEDS- PROJEKT PÅ TVÆRS AF BPI v/ Kit Roesen, programchef BPI & Gitte Stoltenberg, projektleder BPI

14 SIKKERHEDS-PROJEKT PÅ TVÆRS AF BPI MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER OKTOBER 2016 Baggrund for arbejdet med sikkerhed på tværs af BPI Sikkerhedsissues for det samlede program: To-faktor login til børn Der findes ikke to-faktor login til børn Børn skal selv kunne tilgå f.eks. elevplanen, følge egen progression og udvikling af samme, samt i tilfældet af tilfældigt opståede følsomme personoplysninger i elevopgaver. Problemstillingen vedr. både Samarbejdsplatformen og læringsplatformene Behandlingen af personfølsomme data UNI-Login skal fungere som en-faktor login for forældre og pædagogisk personale. Adgang til følsomme personoplysninger sker vha. step-up-model - kobling mellem UNI-Login og NemID. Pt. flere løsninger på håndtering af to-faktor login for medarbejdere, men med hver med sine udfordringer ift. både omkostning og brugervenlighed. Identitetsgaranter Kommunerne er identitetsgaranter og har dataansvaret i forhold til de brugere, der oprettes i UNI-Login Problematisk oprettelse og styring af brugere i bl.a. de elevadministrative systemer, samt uensartethed i forhold til hvilke kilder der er autoritative. Problematik ift. oprettelse og nedlæggelse af brugere, og ift. roller og rettigheder.

15 SIKKERHEDS-PROJEKT PÅ TVÆRS AF BPI MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER OKTOBER 2016 Sikkerhed Juridisk afklaring Omfanget og kategorier af personhenførbare følsomme oplysninger Hvad anses som et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau for hvilke typer af data Hvordan sikkerhedsbehovet kan opfyldes for børn under 15 år. Samspil med initiativet 7.5 i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi Dialog med Digitaliseringsstyrelsen og Justitsministeriets Databeskyttelseskontor. Tilgang hvor anvendelse af to-faktor login vil blive begrænset, af hensyn til brugervenlighed og projektets forretningsmæssige begrundelse Kontroller og mitigerende foranstaltninger der skal øje sikkerheden i løsningerne og i brugernes anvendelse af disse

16 SIKKERHEDS-PROJEKT PÅ TVÆRS AF BPI MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER OKTOBER 2016 Kontroller og mitigerende foranstaltninger RISIKO RISIKO Mere tydelig systemforvaltning vedr. Samarbejdsplatformen på forvaltningsniveau? Mulige systemmæssige tekniske krav til Samarbejdsplatformen Ændring af opmærkning af data i forhold til tid (Kun én faktor adgang til friske data ) Forslag til andre automatiserede (eller manuelle procedurer) Opstramning af anvendelse af UNI-Login: Henvendelse til alle BPI-kontaktpersoner om kommentarer

17 SIKKERHEDS-PROJEKT PÅ TVÆRS AF BPI MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER OKTOBER 2016 Sikkerhedsprojekt på tværs af BPI Samlet sikkerhedsarkitektur på tværs af BPI Skal særligt understøtte med: Beskrivelse af systemlandskab i forhold til sikkerhed Beskrivelse af integrationsmetodikker i forhold til sikkerhed Sikkerhedsforanstaltninger Vejledninger til administratorer og IT-ansvarlige Gøre det lettere og mere overskueligt at arbejde med opsætning og drift af BPI løsningerne i det kommunale systemlandskab. Ønsket er, at den enkelte kommune kan hente vejledning og retningslinjer i forhold til de elementer og problematikker, der er fælles for kommunerne. De vigtigste resultater, som sikkerhedsarkitekturen skal understøtte, er at: Kommunale IT-ansvarlige kan tage oplyste valg i forhold til opsætning af systemer sikkerhed på området Leverandører af læringsplatforme og Samarbejdsplatform kan tage oplyste beslutninger om opsætning og integrationer Medarbejdere, der anvender læringsplatforme og Samarbejdsplatform, kan agere i forhold til at sikre egne og andres data

18 MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER OKTOBER 2016 Sikkerhed Rolle- og rettighedsstruktur for BPI Oversigt over brugeraktører, brugeraktørernes indbyrdes relationer og angivelser af deres beføjelser i det samlede BPI programs systemer. Skal hjælpe IT-ansvarlige og administrative medarbejdere i kommunerne med korrekt rolletildeling, samt til, at leverandører har mulighed for at sikre data på det rette niveau. De vigtigste resultater, som arbejdet skal understøtte, er at: Leverandører af BPI-systemer kan tage oplyste beslutninger om behandling af roller og dataobjekter Leverandører af systemer, der grænser til BPI-systemer, kan tage oplyste beslutninger om integration og behandling af roller og dataobjekter Arbejdsgruppe med KL, KOMBIT og STIL

19 MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER OKTOBER 2016 Sikkerhed Governance, aftaler og ansvar Sikre at systemerne også i fremtiden: Lever op til den til enhver tid gældende lovgivning om datasikkerhed Spiller sammen indbyrdes og med de tilgrænsende systemer Afspejler brugernes behov De vigtigste elementer omfatter: Databehandleraftaler. SLA-er. Governanceplaner. Procedurer for nyudvikling og justeringer af centrale komponenter. Roadmaps for nyudvikling og justeringer af centrale komponenter. Kommunerne har sikkerhed for at BPI systemerne er udviklet og vedligeholdt og bliver supporteret i overensstemmelse med god praksis.

20 MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER OKTOBER 2016 Betydning for kommuner Der kommer : Samlet sikkerhedsarkitektur som kommunerne kan læne sig op ad Ændrede krav til systemforvaltning både ift. organisering, ressourcer og kompetencer Behov for øget awareness ift. brugernes håndtering af data

21 SAMARBEJDSPLATFORMEN BPI kontaktperson-møder 7. og 10. oktober 2016

22 På plakaten i dag Kort siden sidst Implementering og udrulning Strategi for datamigrering Supportmodel

23 Samarbejdsplatformen Siden sidst: Review og deraf følgende tilpasninger af kravspecifikation og andre materialer. Leverandørmodning Mange beslutninger det er jo nu bussen kører!

24 Tidsplan Kravspec. mm. udarbejdes m. kommunerne Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Udbud Kontraktindgåelse Udvikling & test Planlægning, oprydning og budgetlægning Implementering i kommunerne (skoledel) Lancering til forældre og elever (skoledel) Implementering og udrulning i dagtilbud

25 SAMARBEJDSPLATFORMEN IMPLEMENTERING OG UDRULNING STRATEGI FOR DATAMIGRERING SUPPORTMODEL BPI kontaktperson-møder 7. og 10. oktober 2016

26 Implementering og udrulning Hvornår sker det? Hvem skal stå for det? Hvad skal vi gøre i kommunen?

27 Antallet af enheder og brugere Implementering af Samarbejdsplatformen i hele folkeskolen og dagtilbud i 92 kommuner

28 Det tager 12 måneder og 12 uger Det er ikke Big Bang, men en gradvis implementering i store bølger. 11 måneders samlet udrulning for skole begynder september Afsluttet primo august måneder samlet for dagtilbud Begynder august Afsluttet juni piloter + 5 bølger. Ca. 20 kommuner i hver bølge. Planlægning starter 12 måneder før udrulning. Udrulningen varer 12 uger i hver kommune

29 Det tager 12 uger, at rulle løsningen ud Samlet udrulningsforløb for den enkelte kommune på 12 uger. Uddannelse og tekniske klargøring i kommunen: 3 uger Uddannelse og tekniske klargøring på evt. pilot Skoler/dagtilbud: 2 uger Ibrugtagning på pilot: 2 uger Tilretning (buffer): 2 uger Uddannelse og tekniske klargøring på resten af Skoler/dagtilbud: 2 uger Idriftsættelsen tager et par dage Løsningen er nu klar til, at medarbejderne kan tage den i brug. - og så skal elever og forældre på

30 Nøgleroller i implementeringen - kommune Projektleder: Den person, der er ansvarlig for at drive processen med at implementere Samarbejdsplatformen i kommunen. Kommunens administrator: Medarbejder, der varetager administrative opgaver med fælles data og opsætning i Samarbejdsplatformen og dermed har særlige rettigheder i it-løsningen. Har kontakten med Leverandørens support (servicedesk).

31 Udrulningsplan for kommuner Skoler og dagtilbud, version 0.4 Medarbejderne på skoler i 5-10 pilotkommuner er på Samarbejdsplatformen. Mulighed for at forældre og elever også kommer på. Medarbejderne på skolen i ca. 80 kommuner er Samarbejdsplatformen. Mulighed for at forældre og elever til nye 0. kl. kommer på. Alle forældre og elever i skolen på Samarbejdsplatformen De første medarbejdere og forældre i dagtilbud på Samarbejdsplatformen September december 2018 Udrulning og uddannelse pilotskoler i 5-10 kommuner Evaluering, tilretning og erfaringsopsamling Jan. feb Udrulning og uddannelse til resterende skoler i pilotkommuner Januar april 2019 Udrulning og uddannelse Ca. 70 kommuner og deres skoler Marts maj 2019 Maj juni 2019 Medarbejderne tager løsningen i brug Ca. 70 kommuner og deres skoler Juni juli 2019 August 2019 og frem Udrulning og uddannelse til dagtilbud begynder Udrulning og uddannelse kommuner og deres skoler Medarbejderne tager løsningen i brug kommuner og deres skoler

32 Foreløbig udrulningsplan for Samarbejdsplatformen Samlet for skoler, version 0.4 Pilot 1 Ca. 5 kommuner skoler Pilot 2 Ca. 5 kommuner skoler Bølge 1 Resterende skoler i pilotkommuner Bølge 2 Ca. 20 kommuner Bølge 3 Ca. 25 kommuner Bølge 4 Ca. 25 kommuner Bølge 5 Ca. 20 kommuner Uddannelse Administratorer og superbrugere Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Uddannelse Pilot 1 og 2 Ca. 6 hold Pilotimplementering Pilotimplementering Evaluering og tilretning Evaluering og tilretning Uddannelse Bølge 1 og 2 Ca. 55 hold 12 ugers udrulningsforløb pr. kommune, inkl. pilotskole i hver kommune Uddannelse Bølge 3 og 4 Ca. 80 hold Uddannelse Bølge 5 Ca. 40 hold Medarbejdere i gang I drift på skolen Go-live Medarb. Medarb. er uddannet Go-live Forældre og elever Oprette nyt skoleår i Samarbejdsplatformen Kommende bh.kl.-elever og forældre kan begynde Sommerferie

33 Foreløbig udrulningsplan for Samarbejdsplatformen Samlet for dagtilbud, version 0.4 Pilot 3 Ca. 5 kommuner dagtilbud Pilot 4 Ca. 5 kommuner dagtilbud Bølge 6 Resterende dagtilbud i pilotkommuner Bølge 7 Ca. 20 kommuner Bølge 8 Ca. 25 kommuner Bølge 9 Ca. 25 kommuner Bølge 10 Ca. 15 kommuner Uddannelse Administratorer og superbrugere Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Uddannelse Pilot 3 og 4 Ca. 4 hold Pilotimplementering Pilotimplementering Evaluering og tilretning Evaluering og tilretning Uddannelse Bølge 6 og 7 Ca. 40 hold 12 ugers udrulningsforløb pr. dagtilbud, inkl. pilotdagtilbud i hver kommune Uddannelse Bølge 8 og 9 Ca. 65 hold Uddannelse Bølge 10 Ca. 20 hold Medarbejdere i gang I drift i dagtilbud Go-live Medarb. Medarb. er uddannet Go-live forældre

34 Udrulningsplan for kommune Skoler, version Planlægning 2.2 Klargøring og 2.3 idriftsættelse 3.1 I gang Løsning i Pilotdrift Superbrugere uddannet Pilot slut Løsning I drift Go-Live Medarbejdere Medarbejdere uddannet Go-Live Forældre og elever Kommunen Planlægning af udrulning Forberede datamigrering Kommunikation Parathedsundersøgelse Uddannelse Modtage løsning Konfiguration Test Konfiguration Udrulning til skoler Support Support Indhold Processer Kommunikation Udfasning SkoleIntra Kommunens pilotskole Planlægning af udrulning Forberede datamigrering Forandringsledelse Kommunikation Uddannelse 3 Konfiguration Datamigrering Processer Test Indhold Datamigrering Processer Kommunikation Indhold Datamigrering Processer Kommunikation Udfasning SkoleIntra Øvrige skoler i kommunen Planlægning af udrulning Forberede datamigrering Forandringsledelse Kommunikation Uddannelse 3 Opsætning Datamigrering Processer Test Indhold Datamigrering Processer Kommunikation Udfasning SkoleIntra -12 mdr. Målgrupper uddannelse 1: Administratorer 2: Superbrugere 3: Medarbejdere 0 +3 uger +2 uger +3 uger +2 uger +2 uger 3-13 uger 1/8 Kommunal udrulning og uddannelse på 12 uger inkl. pilot

35 Udrulningsplan for kommune Dagtilbud, version Planlægning 2.2 Klargøring og 2.3 idriftsættelse 3.1 I gang Løsning i Pilotdrift Superbrugere uddannet Pilot slut Løsning I drift Go-Live Medarbejdere Medarbejdere uddannet Go-Live Forældre Kommunen Planlægning af udrulning Evt. forberede datamigrering Kommunikation Parathedsundersøgelse Uddannelse Modtage løsning Konfiguration Test Konfiguration Udrulning til dagtilbud Support Support Indhold Processer Kommunikation Evt. udfasning eksisterende løsning Kommunens pilot dagtilbud (2-4 stk.) Planlægning af udrulning Evt. forberede datamigrering Forandringsledelse Kommunikation Uddannelse 3 Konfiguration Evt. datamigrer. Processer Test Indhold Evt. Datamigrer. Processer Kommunikation Indhold Evt. datamigrering Processer Kommunikation Evt. udfasning eksisterende løsning Øvrige dagtilbud i kommunen Planlægning af udrulning Evt. forberede datamigrering Forandringsledelse Kommunikation Uddannelse 3 Opsætning Evt. Datamigrer. Processer Test Indhold Evt. datamigrering Processer Kommunikation Evt. udfasning eksisterende løsning -12 mdr. Målgrupper uddannelse 1: Administratorer 2: Superbrugere 3: Medarbejdere 0 +3 uger +2 uger +3 uger +2 uger +2 uger +3 uger Kommunal udrulning og uddannelse på 12 uger inkl. pilot

36 Den store kabale Er der kommuner, der af forskellige årsager godt kan se sig selv med i sidste bølge op til sommerferien (juni-juli)? Er der kommuner, der kan se en gevinst ved at deltage som pilotkommune med 1-2 udvalgte skoler/dagtilbud? To vigtige roller: Projektleder og kommunens administrator (1-2). Hvem er det? Vi møder jer med første udgave af håndbogen i foråret Så har vi 12 måneder til at planlægge det sammen

37 Datamigrering Hvordan får kommunen ryddet op og sorteret i data?

38 Datamigrering fra SkoleIntra til Samarbejdsplatformen Der vil være en stor opgave med datamigrering for kommunerne og skolerne Vigtige og nødvendige data skal flyttes til Samarbejdsplatformen Mange data skal flyttes til andre it-systemer En mindre del af flytningen af data til Samarbejdsplatformen kan ske semiautomatisk og der vil derfor også være en stor manuel opgave for medarbejderne Vigtig at begynde opgaven i god tid med planlægning, oprydning og sletning af data i SkoleIntra

39 Rammer for datamigrering Data fra SkoleIntra skal flyttes til Samarbejdsplatformen og andre it-løsninger Nuværende it-system Fremtidige it-systemer Andre kommunale itløsninger Fildeling, ESDH SkoleIntra Læringsplatform Uni-Login Samarbejdsplatformen Skemaplanlægnings systemer Brugerens eget fillager Brugeradministrative systemer Data forbliver i SkoleIntra = Slettes Arkivløsning

40 Rammer for datamigrering Formål, succeskriterier og forudsætninger Flytte udvalgte vigtige og nødvendige data fra SkoleIntra til Samarbejdsplatformen, således at processer med samarbejde og kommunikation i skolen kan fortsætte i Samarbejdsplatformen uden tab af vigtig viden og information Flytningen af udvalgte data fra SkoleIntra til Samarbejdsplatformen sker på en korrekt og effektiv måde Kunne udfase SkoleIntra og lukke for brugen af dette umiddelbart efter, at Samarbejdsplatformen er taget i brug af alle brugeraktørerne og alle vigtige og nødvendige data er flyttet til andre it-løsninger. Der er også udarbejdet succeskriterier og forudsætninger for datamigreringen

41 Tilgang til datamigrering Klassificering og flytning af data Strategien indeholder forslag til klassificering af data i SkoleIntra Klassificeringen er grundlag for at beslutte hvad der skal ske med data og kan tilpasses i hver kommune/skole. Klassificeringen i Strategien foreslår bl.a. følgende: Flyttes semiautomatisk til Samarbejdsplatformen: Kontaktbog Klasselog Beskeder (personale) Dokumenter fra Samlemapper Flyttes manuelt til Samarbejdsplatformen: Filer fra dokumentarkiver Filer fra billedarkiver Filer med personfølsomt indhold Dokumenter for skolebestyrelsen

42 Tilgang til datamigrering Plan og eksekvering 1. Plan for datamigrering bliver udarbejdet af leverandøren til Samarbejdsplatformen: Løbende styring af datamigreringen. Udarbejdelse af plan for datamigrering i hver kommune. Udføre datamapning mellem SkoleIntra og Samarbejdsplatformen Udvikling af værktøjer til Samarbejdsplatformen, der kan indlæse data fra SkoleIntra i Samarbejdsplatformen. Test og tilretning af værktøjer til Samarbejdsplatformen Afprøvning af fuld datamigrering, inklusiv semi-automatisk datamigrering på alle pilotskoler i driftsmiljø. Tilretning af værktøjer til Samarbejdsplatformen på baggrund af erfaringer fra pilot. Udvælgelse og sortering af eksisterende data på hver skole og kommune (fælles). Gennemføre semi-automatisk og manuel datamigrering som del af udrulning af Samarbejdsplatformen på hver skole. Test af datamigrering på hver skoler som del af udrulningsprøve. 2. For hver kommune omfatter opgaven med eksekvering af datamigrering: Løbende styre datamigrering fra SkoleIntra til Samarbejdsplatformen og andre itsystemer for alle kommunens skoler som en del af implementeringen i kommunen. Afprøve fuld datamigrering, inklusiv semiautomatisk datamigrering på alle pilotskoler i driftsmiljø (kun for pilotkommuner). Udvælge og sortere eksisterende data, der er fælles for kommunen. Gennemføre manuel datamigrering som del af udrulning af Samarbejdsplatformen, der er fælles for kommunen Test af datamigrering for data, der er fælles for kommunen som del af udrulningsprøve 3. For hver skole omfatter opgaven med eksekvering af datamigrering: Oprydning i SkoleIntra med at sortere og udvælge data fra SkoleIntra for at identificere de udvalgte vigtige og nødvendige data, der skal flyttes. Gennemføre semi-automatisk datamigrering med indlæsning af datafiler som del af udrulning af Samarbejdsplatformen på hver skole. Gennemføre manuel datamigrering som del af udrulning af Samarbejdsplatformen på hver skole. Kommunikere til forældre og elever, at de selvstændigt skal gemme udvalgte beskeder, billeder og dokumenter, hvis de vil bevare data. Test af datamigrering på hver skoler som del af udrulningsprøve. Eventuelt flytte data fra SkoleIntra til andre kommunale it-systemer inden SkoleIntra lukker.

43 Support Kommunen skal også være klar til at yde support.

44 Supportmodel for Samarbejdsplatformen Organisering af kommunes 1st level support med superbrugere og administratorer Mange brugere, der i starten vil have spørgsmål til brug af it-løsningen Forventning om, at behovet falder som følge en brugervenlig it-løsning til samarbejde og kommunikation Der vil være en veludbygget FAQ og uddannelsesmaterialer, hvor superbruger og administratorer kan søge viden og hjælp 4 til 8 supportberettigede brugere i kommunen kan kontakte leverandørens servicedesk (2nd level support) Kommunerne bør tænke fælles supportorganisation På tværs af skoler og dagtilbud, evt. kommuner Dække alle væsentlige it-løsninger på området

45 Baggrund for supportmodel for Samarbejdsplatformen Slutbrugerne skal kunne få støtte og hjælp, når de går i stå med at anvende Samarbejdsplatformen og/eller opdager fejl i it-løsningen Supportmodel fastlægger hvem, der yder support til hvem, hvor, hvornår og hvordan I alt vil der være ca professionelle brugere af Samarbejdsplatformen og hertil kommer mere end 1,5 millioner elever og forældre Udgangspunktet er, at kommunerne selv leverer support til deres brugere, inklusive elever og forældre, jf. tilslutningsaftalen Det betyder, at hver kommune skal opbygge, implementere og drive en 1. level support-organisation og funktion for Samarbejdsplatformen, der dækker behov hos medarbejdere på skoler og dagtilbud, elever og forældre.

46 Henvendelsesmønster i supportmodellen Brugerne af Samarbejdsplatformen får support hos kommunens 1st level support (grøn boks): Superbrugere og eventuel kommunehotline. Har adgang til FAQ som leverandøren udarbejder og vedligeholder. Kommunen vil have mellem 4 til 8 supportberettigede brugere (vist med orange), der samler, sorterer og koordinerer henvendelser fra superbrugerne på skolerne og i dagtilbud og på den baggrund vurderer hvornår de skal kontakte leverandørens servicedesk for at få 2nd level support. Modellen giver de bedste muligheder for, at den enkelte kommune kan opbygge viden om Samarbejdsplatformen og hvad der giver udfordringer for både almindelige brugere, superbrugere og administrative brugere. Modellen giver gode muligheder for at kommunerne kan koordinere supportopgaver og problemstillinger vedrørende fx Samarbejdsplatformen, læringsplatform, fildelingsløsning og brugeradministration. Kommunens superbrugere (og dermed også slutbrugerne) skal gennem flere led og er afhængige af medarbejdere uden for institutionen før de kan få hjælp fra leverandørens servicedesk eller kan indrapportere fejl. Skolens Dagtilbuds administrator administrator KOMMUNEN Leverer 1. level support 2 superbruger (Administration og ledelse) Medarbejdere Elever Superbrugere (Skoler og dagtilbud) 2 kommunens administratorer (teknik) 2-4 supervisorer for superbrugere (kommune) LEVERANDØR Forældre Kommunehotline til forældrene Hotline medarbejdere (kommune) Servicedesk leverer 2. level support til kommunens supportberettigede brugere

47 MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER OKTOBER 2016 TEMA: LÆRINGSPLATFORME IMPLEMENTERINGSSTRATEGI, ANVENDELSE OG LEVERANDØRHÅNDTERING

48 MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER OKTOBER 2016 PANEL EGEDAL: MIKAEL HULTENGREN, IT-ANSVARLIG/ MEDIEANSVARLIG CSD GLADSAXE: TALITA SALQVIST, DIGITAL LÆRINGSAGENT FREDERIKSSUND: MORTEN JENSEN, SKOLEKONSULENT SPØRGSMÅL: IMPLEMENTERINGSPROCES OG DE UDFORDRINGER DER SES I FREMTIDEN

49 Gladsaxe Vores ønsker: Digital understøttelse af læring Didaktisk læringsplatformskræddersyet til Gladsaxes pædagogiske og didaktiske grundlag Videndeling mål, rubric og forløb Implementering Grunduddannelse > Alle lærere og pædagoger Workshop 1: Differentierede læringsmål, Workshop 2: Rubric Workshop 3: Læringsaktiviteter Workshop 4: Feedback og evaluering Workshop 5: Vidensdeling Workshop 6: Fremlæggelser og feedback Læringsagenter - LA > 100 lærere og pædagoger Læring og læringsstrategier Læringsforløb og synlige læringsmål Positiv psykologi og arbejde med styrker Digitalisering og læring Feedback Skolprojekt Digitalisering projekt Workshop/Café Kort oplæg Indholdet er aftalt på forhånd Tid til at øve Netværk IT Netværk - faglige ledere: Strategi og implementering Lærere: Udvikling, ideer og ønsker

50 Udfordringer Hjælp Kvalitet

51 KORTLINK.DK/NMD5 Implementering af læringsplatformen Frederikssund Kommune 5 skoler med 16 matrikler elever og 800 ansatte

52 Implementeringsprocessen...som vi planlagde det: Styregruppe, arbejdsgrupper, afprøvning, vurdering osv....overordnede fælles rammer og ensartet kommunikation, der vil sikre den tværgående ensartethed fuld adgang fra start - superbrugere på skolerne - netværk lokalt og kommunalt - lokale kursusforløb - udarbejdelse af video- og tekstvejledninger - fælles digitale læremidler - deling af forløb i kommunen - kommunikationsstrategi

53 Men vi glemte... LEDELSE LEDELSE LEDELSE

54 Ny implementering i praksis Den enkelte skole i fokus - de tager ejerskab Ny rolle til konsulenten; at understøtte skolerne Fokus på den fagprofessionelles anvendelse mødte genklang Mange indgange giver bred viden i netværket

55 Ny implementering i praksis Den enkelte skole i fokus - de tager ejerskab Ny rolle til konsulenten; at understøtte skolerne Fokus på den fagprofessionelles anvendelse mødte genklang Mange indgange giver bred viden i netværket

56 Ny implementering i praksis Den enkelte skole i fokus - de tager ejerskab Ny rolle til konsulenten; at understøtte skolerne Fokus på den fagprofessionelles anvendelse mødte genklang Mange indgange giver bred viden i netværket

57 Forventede udfordringer Hvordan fastholder man decentral implementering? Sikring af kvalitet og standarder Får vi alle med? Har vi devices nok til at det giver mening i hverdagen? Er der indhold nok? Kan vi dele?

58 Erfaringer ift. implementering af læringsplatform v. Mikael Hultengren IT-adm. konsulent & medieansvarlig Center for Skoler og Dagtilbud Egedal Kommune

59 At finde hinanden i læringsplatformen Medio 2015: Kommunen vælger læringsplatformen Meebook. I valget af Meebook lægges der især vægt på fleksibiliteten til at rumme læreres forskellige didaktiske tilgange. Med udgangspunkt i UVM s lovgivning laver de fire skoledistrikter, med deres i alt 12 skoler forskellige planer for anvendelsen af læringsplatformen. Ultimo 2015: distrikternes IT-ansvarlige oplever mange forskellige resultater med implementeringen Ønsker at sparre/videndele på tværs af distrikter Fordrer samme kompetence-niveau IT-lederudvalget (ITLU) dannes med repræsentanter fra alle distrikter Med mandat fra skolechefen udarbejder ITLU, i samarbejde med referencegrupper, en række minimumskompetencer alle lærere skal besidde ift. læringsportalen ITLU udarbejder en implementeringsplan Laver kick-off for alle ledere m. præs. af implementeringsplan og hands-on med Meebook.

60 Krav og impl. plan 1.0 (Primo 2016) Alle medarbejder skal besidde følgende kompetencer Aktivitetsplan Udvalgte deltagere videndeler efterfølgende på lokale workshops

61 Skærpede krav (medio 2016) ITLU udarbejder anbefalinger til nye krav for brug af læringsplatformen Skolerne følger den med få lokale afvigelser Der udarbejdes en vejledning med eksempler Kompetenceudviklingen fortsætter lokalt forankret ITLU sparrer på tværs af skoler Pædagogerne er taget med ind i brugen af læringsplatformen Udvidede krav til områderne Årsplaner Udbyggede multimodale forløb Elevplaner UPV

62 Erfaringer, refleksioner og fortsatte opmærksomhedsområder Ledelsen Own IT alle ledere skal forpligtige sig til at medvirke til implementering, og at skolen lever op til målsætningerne Øverste ledelse skal stille konkrete krav og målsætninger samt følge op Have overordnet indsigt og forståelse for funktioner og kompleksitet også for den ressource der skal afsættes ift. implementering hos medarbejderen Organisering Medarbejdermodstand er et vilkår brug det konstruktivt Involvér medarbejderrepræsentanter i arbejdet med fx opstilling af krav (og honorering af lovgivning) Nedsæt udvalg i kommunen: IT-lederudvalg (pæd/tek), IT-vejleder (pæd) udvalg, IT-teknisk udvalg (tek). Afsæt ressourcer til én IT-ressourceperson for indskoling, mellemtrin og udskoling - i sær ift. kvalificering af kompetenceudvikling, og evaluering af digitale værktøj. Implementeringsstrategi Gør det ordentligt: Behovsafdækning, gevinstrealisering, risikovurdering, organisering, opbyggelse af projektet, gennemførelse, forankring, drift, evaluering. Stil krav til leverandøren om indsigt i udviklingsplaner og kommunikation Stil krav til alle eksterne pædagogiske konsulenter om at tage højde for skolens læringsplatforms anvendelse Krav og medarbejdere Kravene og i sær kommunikationen til hjemmet om hvad de kan forvente sig af indholdet i læringsplatformen, skal tage højde for lærernes diversitet, og de forskellige udtryk det kan bære med sig dermed ikke sagt, at forventningerne til lærerne skal være uambitiøse! For overordnede og ukonkrete krav skaber tvivl om mål/succes, besværliggør videndeling For detaljerede krav skaber benspænd, ufleksibilitet Manglende jævnlige genbesøg/evaluering af krav og målsætninger udviser useriøsitet om værktøjet og sænker motivationen hos medarbejderen for arbejdet med samme. Mere digitalt er ikke lig med bedre læring i alle sammenhænge og en one-fits-all definition på digitalisering af folkeskolen findes ikke analoge uv-metoder skal også kunne rummes i kravene til det nye digitale værktøj.

63 MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER OKTOBER 2016 GRUPPER MEEBOOK MINUDDANNELSE ANDRE PLATFORME DEM DER IKKE HAR ANSKAFFET VÆLGER SELV GRUPPE

64 MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER OKTOBER 2016 SPØRGSMÅL: Hvordan håndteres den kulturforandring, der følger med digitalisering? Hvordan får man lederne til at tage ansvar for implementeringen i bund altså efter en anskaffelse og udrulning? Hvilke problemstillinger fylder ift. leverandørstyringen? - Hvordan går i til leverandøren? - Har i lagt en strategi for videreudvikling ift. de input der kommer fra brugerne? Hvordan kan der arbejdes med at højne niveauet for ledelsesinformation?

65 MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER OKTOBER 2016 INFO OM UNI-LOGIN v/styrelsen for IT og Læring

66

67 UNI-Login i BPI - Nyt gruppebegreb Formål: At etablere et værktøj til gruppedannelse, så elever kan arbejde i samme grupper på tværs af systemer samt gøre det muligt for andre end de skoleadministrative systemer at oprette grupper - Forældre får at UNI-Login Formål: At give forældre ét 1-faktor-login, som sikrer let og smidigt adgang til børnenes digitale skoledag - Etablering af licensoverblik Formål: At give den enkelte elev og den enkelte skole ét samlet overblik over, hvilke digitale materialer, de har adgang til. - Forbedring af UNI-Logins loginfunktionalitet herunder kobling til NemID Formål: At tilbyde en anerkendt international autentificeringsstandard i form af SAML-standarden

68 Nyt gruppebegreb Læremiddel Tidligere Administrativt system UNI-Login Samarbejdsløsning Læringsplatform Læringsplatform Læremiddel Nu Samarbejdsløsning UNI-Login Samarbejdsløsning Læremiddel Læringsplatform

69 UNI-Login til forældre Forældre administrerer sig selv 1 2 3

70 Licensoverblik Sjov med dansk Sjov med tysk Læringsplatform: Brug disse materialer i dit forløb: Sjov med engelsk Sjov med historie UNI-Login Sjov med dansk Sjov med tysk Sjov med engelsk Sjov med historie Sjov i skoven Sjov i skoven

71 Hvornår? - De forskellige producenter har siden d. 15. august haft mulighed for at afprøve og blive fortrolige med de mange nye muligheder. - I løbet af uge 44, vil producenterne kunne implementere de nye muligheder i deres løsninger. - Det har meget høj prioritet, at det eksisterende UNI-Login fortsat kører stabilt og upåklageligt. Introduktionen af de mange nye muligheder sker derfor med stor forsigtighed.

72 MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER OKTOBER 2016 MANGE TAK FOR I DAG! KONTAKT: BPI@KL.DK OBS! ARRANGEMENT MED FOKUS PÅ DAGTILBUD PRIMO DECEMBER