Professionalisering af ejendomsadministrationen Forslag til model. Gruppeformandsmøde, 28. juni 2016

Transkript

1 Professionalisering af ejendomsadministrationen Forslag til model Gruppeformandsmøde, 28. juni 2016

2 Indledning Der har henover foråret kørt en proces om, hvordan ejendomsadministrationen i Ringkøbing-Skjern Kommune kan professionaliseres. Processen har involveret både ledere og medarbejdere fra hele organisationen, fx deltog knap 30 i en inspirationstur til Svendborg Kommune og ca. 60 deltog i en række indledende workshops. Efterfølgende har ca. 24 ledere/medarbejdere fordelt på fire grupper udarbejdet hver deres forslag til model for, hvordan ejendomsadministrationen kan håndteres fremover. De fire modeller har i maj- juni været i høring i MED-systemet, og HovedMED har på deres møde den 13. juni 2016 behandlet både de fire forslag til modeller og de indkomne høringssvar. De fire modeller samt alle høringssvar er lagt på intranettet, RKSK Forum og kan ses af alle i organisationen. De indkomne høringssvar dækker imidlertid over stor variation også indenfor de enkelte fagområder. For at imødekomme variationen i svarene har HovedMED nedsat en hurtigt arbejdende arbejdsgruppe bestående af direktionen samt tre repræsentanter fra HovedMED; Grethe Madsen, (FOA) Martin Larsen (3F) og Preben Huus (Danmarks Lærerforening). Arbejdsgruppens opgave var at udarbejde et forslag til en model, der på baggrund af de indkomne høringssvar, kombinerer forskellige elementer fra de fire modeller. Der er således ikke noget nyt i modellen, ligesom modellen indeholder elementer fra alle fire forslag. Flertallet af høringssvar siger forholdsvis entydigt, at: Det giver mening at samle ejerskabet til bygningerne og dermed etablere et fundament for overblik, langsigtede vedligeholdelsesplaner og optimal brug af m2. Den lokale forankring af det tekniske servicepersonale samt nem og hurtig adgang til hjælp, når man har brug for det, er helt central. Det giver mening, at det tværgående samarbejde udvikles under en eller anden form. Nedenfor skitseres hovedtrækkene i modellen. Sidst i oplægget er indsat link til RKSK Forum og den fulde beskrivelse af modellen samt til de oprindelig 4 modeller og alle høringssvarene. Processen for det samlede forløb er ligeledes indsat til sidst.

3 Arbejdsgruppens afsæt for kombinationsmodellen I respekt for den store variation i høringssvarene er udarbejdet en model, der bygger på en kombination af elementer fra de forskellige forslag. Det er forsøgt at udarbejde en model, der dækker bredest muligt/tilgodeser flest mulige af de input høringssvarene har bragt frem. Samtidig fastholdes perspektivet for en professionel ejendomsadministration, bl.a. muligheden for at udarbejde en egentlig strategi for ejendomsporteføljen, der bl.a. sikre ejendommenes værdi, optimal brug af vores m2, optimal brug af anlægs- og vedligeholdelsesmidler m.m. Der etableres ikke et nyt stort administrativt system, og den decentrale ansættelse af det tekniske personale fastholdes. I stedet er fokus rettet mod samskabelse og på, hvordan vi i fællesskab udvikler samarbejdsrelationerne og opgaveløsningen i form af fleksible samarbejder på tværs af organisationen herefter kaldet samarbejdsklynger. De decentrale enheder og ejendomsadministrationen udformer og udvikler i fællesskab samarbejdsklyngerne. Helhedstænkning og tværgående koordinering er centralt, og fundament herfor skal styrkes og udvikles. Alle enheder uanset størrelse og typen af kerneopgave indgår derfor i en samarbejdsklynge.

4 Tegning af modellen Tegningen af modellen er grundlæggende inspireret af model 1 i det oprindelige oplæg. Modellen er imidlertid justeret med henblik på imødekomme forskellige hensyn fra høringssvarene samt drøftelserne i den nedsatte arbejdsgruppe.

5 Essensen i modellen Samling af ejerskabet til bygningerne: Ejerskabet til de kommunale bygninger samles hos ejendomsadministrationen. Det indebærer, at ansvaret for en række opgaver samles bl.a. alle former for vedligeholdelse samt driften af bygningerne fx el, vand og varme samt servicering herunder eventuelle serviceaftaler på tekniske anlæg. Decentral ansættelse af det tekniske servicepersonale: Med henblik på at skabe tryghed og sikre den lokale forankring og ejerskabet til stedet, fastholdes løn og ansættelsesforhold på institutionen og det teknisk servicepersonale arbejder under ledelse af institutionslederen. Det vurderes, at det vil imødekomme bekymringerne om fleksibilitet og hurtig responstid, når der er behov for hjælp. Det er påpeget undervejs i forløbet, at de bløde opgaver udgør langt hovedparten af de opgaver det tekniske personale løser i løbet af en dag. Dertil kommer, at det tekniske personale for nogen institutioners vedkommende er en integreret del af det pædagogiske personale og mange af deres opgaver løses som led i det pædagogiske arbejde. Etablering af samarbejdsklynger: Det indgår i alle fire modeller, at det tværgående samarbejde skal udbygges. Langt de fleste svar anerkender tilsvarende, at der er værdi i et øget samarbejde på tværs af sektorer. Tilsvarende lægger alle fire modeller samt flere af høringssvarene op til, at alle bygninger/institutioner fremover skal have adgang til/tilknyttet teknisk personale/bistand under en eller anden form. Inspireret af model 1 og 3 etableres samarbejdsklynger. Samarbejdsklyngerne vil typisk tage afsæt i et geografisk område, men vil kunne udformes vidt forskelligt alt efter, hvad der giver mening i et givet område. Der er tale om en fleksibel model, hvor samarbejdet i den enkelte klynge kan udformes ud fra områdets størrelse, typen af bygninger, typen af opgaver etc. De decentrale enheder inddrages i at definere, hvordan klyngerne mest hensigtsmæssigt afgrænses i forhold til hinanden.

6 Oversigt over forskellene i forhold til i dag Nedenfor skitseres i skemaform, hvem der har det organisatoriske ansvar, hvor opgaven reelt udføres samt ændringen i fht. i dag. (Ikke uddybende.) Ansvar Praktisk udførelse Bygningsrelaterede opgaver: Udvendig vedligehold Samlet centralt (som i dag) Både centralt og lokalt i et samspil (som i dag) Indvendigt vedligehold Samlet centralt (Nyt) Både centralt og lokalt i et samspil (Nyt) Udenomsareler Samlet centralt (Nyt) Aftale fx store områder ved Vej og Park, mindre arealer, bede m.m. lokalt i et samspil (Nyt) Legepladser Samlet centralt (Nyt) Både centralt og lokalt i et samspil (Nyt) Drift af bygninger (el, vand, varme) herunder eventuelle serviceaftaler på tekniske anlæg Samles centralt (Nyt) Både central og lokalt i et samspil (Nyt) Syn af lejligheder ved ind- og fraflytning Samles centralt (Nyt) Løse lokalt (som dag) Energioptimering Samlet centralt (som i dag) Både centralt og lokalt (som i dag) Anlægsopgaver/bygherreopgaver Samlet centralt (som i dag) Både centralt og lokalt i et samspil (som i dag) Brugerrelaterede opgaver: Opgaver hvor TSP understøtter brugerne/den kerneopgave, der løses, jf. nedenfor Personalerelaterede forhold (samarbejdsklynger): Decentral (som i dag) Lokalt på de enkelte institutioner (som i dag) Efter-/videreuddannelse af det tekniske personale Samarbejdsklyngen (Nyt) Samarbejdsklyngen, decentrale ledere samt ejendomsadministrationen i fællesskab (Nyt) Overblik over kompetencer Samarbejdsklyngen (Nyt) Samarbejdsklyngen, decentrale ledere samt ejendomsadministrationen i fællesskab (Nyt)

7 Opmærksomhedspunkter ved modellen Samarbejdsklynger: Etablering af samarbejdsklynger er som sådan en nyskabelse og vil kræve fokus både i fbm. etableringen og i den videre udvikling, så det sikres, at de resulterer i den ønskede og forventede værdiskabelse. I Dagtilbud og Undervisning arbejdes i dag med Helheder, der har en del af de samme karaktertræk som ønskes i de kommende samarbejdsklynger, og det er den tænkning, der ønskes udbredt og videreudviklet. Etablering af samarbejdsklynger er et af de bærende elementer i modellen og til en vis grad en forudsætning for at kunne udvikle på den decentrale opgaveløsning omkring de bygningsrelaterede opgaver. Samling af ejerskabet -> ansvaret for drift og vedligeholdelse af de kommunale bygninger flyttes: Fremover er det ejendomsadministrationen, der har ansvaret for alt drift og vedligeholdelse af de kommunale bygninger. Det indebærer, at ejendomsadministrationen på sigt fastsætter standarden for drift og vedligeholdelse af bygningerne, samt også definerer /har holdning til indhold og kvalitet af en del af den opgaveløsning det tekniske personale varetager. Besparelsespotentiale: Besparelserne hentes i stordrift (bedre udbud, fælles serviceaftaler, prioritering af vedligeholdelsesmidler etc.) samt i mulighederne for arealoptimering. Besparelsespotentialet er derfor primært baseret på et langsigtet perspektiv. Der sker som udgangspunkt ingen direkte besparelser i timer hos det decentralt ansatte tekniske personale, men de vil skulle løse flere opgaver, typisk opgaver, der hidtil er blevet løst ved ekstern hjælp. Det tekniske servicepersonale vil skulle lave arbejde på flere bygninger, hvilket er deres bidrag til at høste besparelsen. Besparelsen på ejendomsadministration i RKSK 3.0 på 1,6 mio. kr. skal hentes via de stordriftsfordele, der opnås ved en samling af bygningsdrift- og vedligehold. Implementering og kommunikation: En samling af ejerskabet og etablering af samarbejdsklynger er ændringer/en nyskabelse, der kræver særlig fokus og en systematisk planlægning og fokuseret kommunikation. Det er ligeledes vigtigt, at implementeringen tager højde for og tilrettelægges i respekt for de særlige vilkår (snitflader, samarbejder m.m.) der gør sig gældende på forskellige typer af institutioner i fx Handicap og psykiatri samt Sundhed og Omsorg. En vellykket implementering er samtidig en forudsætning for at kunne opnå de ønskede effektiviseringer. Der tilknyttes derfor en projektstilling på 2 år til at understøtte etableringen af den professionelle ejendomsadministration. Ansættelsen finansieres i form af, at besparelsen på 1,6 mio. kr. udskydes.

8 Potentiale ved modellen Potentialet ved modellen kommer til udtryk på forskellig vis og har på samme måde som opmærksomhedspunkterne forskellig vægt og perspektiv afhængig af, hvem man er og hvordan man ser på det. Bygningsperspektiv: En samling af ejerskabet skaber et fundament for at få et overblik over de kommunale bygningers anvendelser, vedligeholdelsesstand samt udarbejdelse af en egentlig strategi for varetagelsen af den kommunale ejendomsportefølje, herunder udarbejdelse af standarder for den forventede bygningskvalitet og langsigtede drifts- og vedligeholdelsesplaner på sigt generelt en højere kvalitet. Endvidere opnås sikkerhed for, at de bevilgede midler bliver brugt korrekt. Generelt decentralt perspektiv: Det tekniske personale er fortsat en del institutionernes (pædagogiske) personale / en del af kerneopgaven og de bløde opgaver på stedet. De er tæt på opgaven og der er fuld udnyttelse af lokalkendskabet. Samarbejdsklyngerne skaber basis for servicering af institutioner/bygninger, der i dag ingen hjælp har eller køber hjælpen udefra, ligesom de kan have en størrelse som muliggør at der kan uddannes ejendomsteknikere i kommunen, så vi også på dette område kan bidrage til at understøtte uddannelsessystemet. Endvidere holdes den samlede administrationen så lille som muligt. Perspektiver for det tekniske personale: Den lokale ansættelse og ledelsesreference bevares uændret, og ejerskabet til bygningen og lokalkendskabet kommer fuld ud i spil. Det tekniske servicepersonale bliver en del af en samarbejdsklynge, der giver mulighed for at skabe overblik over hvilke kompetencer der findes i organisationen og fx etablering af en kompetencebank, samarbejde gennem netværk, mentorordning for nyansatte, at sætte fokus på uddannelse/efteruddannelse, flere kollegaer og sparring, aflastning under ferie/sygdom, etablering af vagtordninger, gensidig/hurtig hjælp til kollegaer i peaks eller akutte situationer m.m.

9 Plan for implementering Implementeringen opdeles i en række spor, og der udarbejdes egentlige projektbeskrivelser samt analyse-/ implementeringsplaner for hvert spor for sig. Hovedtrækkene i hvert spor fremgår nedenfor. Økonomi: Økonomi-teamet inddrages tidligst muligt, og bidrager både til at udforme implementeringsplanen og til at lave de nødvendige analyser, beregninger og tilretninger, herunder oplæg til en beregningsmetode for en samling af økonomien samt forslag til den fremtidige opbygning af konto- og regnskabsstruktur, så regnskabet understøtter de nødvendige udtræk af data til forskellige formål. Overdragelse af ejerskabet af bygningerne: Opgaver og tidsplan konkretiseres i samarbejde med det tekniske personale, snitflader kortlægges, der udarbejdes samarbejdsaftaler - dvs. klare udmeldinger om opgave og ansvarsfordeling, ligesom der udarbejdes en plan for sikker drift og selve den løbende samling. Udvikling af samarbejdsklynger: Samarbejdsklyngerne er et væsentlig element i modellen. De decentrale enheder inddrages i at definere klyngernes sammensætning og der gennemføres lokale forløb i de enkelte klynger, hvor der med afsæt i opgaverne aftales, hvordan samarbejdet skal fungere og udvikles i den enkelte klynge. Planen kan evt. være en bølge-plan, sådan at klyngerne starter op på forskellige tidspunkter. Løn og Personale vurderer om etablering af samarbejdsklyngerne har betydning for ansættelseskontrakterne. Rengøring: De indkomne høringssvar tilsiger, at der igangsættes et separat forløb omkring analyse af kvaliteten af opgaveløsningen, og hvordan rengøringsopgaven bedst kan varetages fremover. Der foretages en afdækning af, hvordan opgaven løses i dag, hvordan kvaliteten opleves m.m. og der udarbejdelses et eller flere forslag til rengøringsløsninger med fokus på sammenhæng mellem pris og kvalitet. Kortlægning af bygninger m.m.: Sporet svarer i praksis til igangsættelse af en række opgaver, som ikke løses i dag, herunder kortlægning af bygningsmassen anvendelse, standard etc., udarbejdelse af strategi for bygningsmassen, bygningsstandarder, kriterier for prioriteringer, udarbejdelse af drifts- og vedligeholdelsesplaner, overblik over serviceaftaler, arealoptimering m.m. Opgaverne løses i tæt samarbejde med det tekniske servicepersonale, der hver især kender de enkelte bygninger på tæt hold. Kommunikation: er et særskilt spor i implementeringsplanen med henblik på bl.a. at sikre en åben og rettidig information om status, hvem der er involverede i hvad, hvordan tingene udvikler sig osv. Endvidere vil der løbende være behov for både information og dialog om særlige fokusområder eksempelvis ændringer omkring opgaver og snitflader, kontaktpersoner, nye processer, baggrund og formål med samarbejdsklyngerne osv.

10 Bilag Alt materialet kan findes på Ringkøbing-Skjern Kommunes hjemmeside, RKSK Forum. Vejledning:. - Gå ind på kommunens intranet - Skriv Ejendomsadministration i søgefeltet - Vælg samarbejdsrum og klik dig ind i samarbejdsrummet Ejendomsadministration i RKSK - Vælg ikonet dokumenter og herefter den ønskede mappe, dvs. - Høringssvar fra MED-organisationen - Forslag til modeller for en professionel ejendomsadministration Alternativt kan flg. links anvendes: Link til den fulde beskrivelse af kombinationsmodellen Link til de oprindelige fire oplæg Link til alle indkomne høringssvar

11 Sommerferie Tids- og handleplan: Overblik over høringsfasen Aktiviteter Mar Apr Maj Jun Aug Sep Info-møder: fagforeninger, medarbejder- og ledergrupper Nyhedsbreve Opdateret: 2. maj 2016 Status på forløbet til HovedMED Arbejdsgrupper udarbejder forslag til modeller Status på chefforrum 17. mar. 12. apr apr. 29. apr. Forslag til modeller sammenfattes og udsendes senest 12. maj Arbejdsgruppernes forslag til modeller udsendes til: - Fag- og stabshefer, der drøfter i egne ledergrupper - Til MED-systemet - Samt lægges på RKSK Forum Lokale drøftelser Chefforum drøfter modellerne 26. maj Høring i MED-systemet, derefter opsamling i HovedMED: 12. maj 13. jun Møde i HovedMED - Høringsfrist fra MED niv. 3 til MED niv. 2 - Høringsfrist fra MED niv. 2 til HovedMED Direktionen drøfter modeller, bemærkninger m.m. Chefforum drøfter modeller, bemærkninger m.m. 3. Jun kl Jun kl jun. 23. jun. Politisk drøftelse af modeller, bemærkninger m.m. på gruppe- og udvalgsformandsmøde Direktionen udfærdige indstilling til politisk behandling 27. jun. 29. jun. ØEU indstiller til beslutning i sagen Byrådet træffer beslutning i sagen 9. aug. 16. aug Udarbejdelse af implementeringsplan