SPORBESKRIVELSE FOR HR-SPOR

Transkript

1 SPORBESKRIVELSE FOR HR-SPOR Den administrative forandringsproces Sporbeskrivelse 1

2 1. Dokumentkontrol 1.1 Ejer Styregruppen 1.2 Versionering [Nedenstående skema udfyldes i forhold til versionering af dokumentet. Hele versioner - eks angiver at dette er en godkendt version.] Version Dato Navn Udkast Ole Bjørn Hansen / Lise Aaen Udkast Ole Bjørn Hansen /Lise Aaen Udkast Lise Aaen 1.3 Revisionshistorik [Nedenstående skema udfyldes hver gang en ændring foretages i dokumentet.] Ændringsdato Initialer Hvad er der blevet ændret OBH/LIA Tilføjelse under Formål : Rektoratet har besluttet, at opslå en HR-chef stilling ved AU. HR-chefen skal i første omgang forestå organisering og bemanding af en HR-enhed. Ved fastlæggelse af snitflade mellem fællesadministrationen og hovedområderne samt igangsættelse af HRinitiativer er det hensigten at den centrale HR- organisation og den centrale personaleadministration organisatorisk på sigt bliver en enhed OBH/LIA Ændring af titel for Projekt 1 under formål: Fastlægge opgavesammensætning for en ny HR-organisation med fokus på kompetenceudvikling lederudvikling, talentudvikling, medarbejderudvikling, arbejdsmiljø samt understøttelse af rekrutteringsprocesserne på hovedområderne OBH/LIA Fjernet under Afgrænsning : HR-sporet omfatter i første omgang ikke ESDH OBH/LIA Tilføjet under Afgrænsning : Sikkerhedsorganisationens samspil med Samarbejdsorganisationen evt. sammenlægning mellem de to systemer vil der ikke blive taget stilling til i sporet, men sekretariatsbistanden til sikkerhedsorganisationen og samarbejdsorganisationen placeres i HRafdelingen OBH/LIA Tilføjet under Afgrænsning : Ligestillingsspørgsmål kører i et særligt regi som forventes at indgå i HR-afdelingen. Den administrative forandringsproces Sporbeskrivelse 2

3 OBH/LIA Ændring under Projekter: Projekt 1 Fastlægge opgavesammensætningen for en ny HR-organisation med fokus på kompetenceudvikling, lederudvikling, talentudvikling, medarbejderudvikling, arbejdsmiljø samt understøttelse af rekrutteringsprocesser på hovedområderne OBH/LIA Fjernet under Projekter og Projekt 1: Forslag til organisering og bemanding af HR-enhed såvel antal som kompetencer OBH/LIA Tilføjet under Projekter og Projekt 1/Projektindhold: Forslag til Arbejdsmiljøområder: (sikkerhed og sundhed (jf. ny samarbejdsaftale) samt uddannelse OBH/LIA Tilføjet under Projekter og Projekt 3/Projektindhold: Etablering af et digitalt personarkiv I. Der nedsættes en arbejdsgruppe i projektet til at forestå et beslutningsforslag til etablering af et digitalt personarkiv som tager udgangspunkt i Scanjour (f.eks. Captia), som anvendes på alle hovedområder i forskellige versioner og i varieret grad. II. Forslag til fastlæggelse af flow : OBH/LIA Ændret under Tidsplan og Projekt 1/periode/Fase 1: September/februar 2009 Aktivitet Analyse og udarbejdelse af beslutningsoplæg (opgave portefølje) til Sporleder OBH/LIA Ændret under Tidsplan og Projekt 1/periode Fase 1: Februar Aktivitet: Sporleder forelægger beslutningsoplæg overfor Styregruppen OBH/LIA Ændret under Tidsplan og Projekt 1/periode Fase 2: Februar Aktivitet: Implementering af aktiviteter mv. overlades til HR-chef og driftsorganisationen OBH/LIA Ændret under Tidsplan og Projekt 2/periode/Fase 1: August februar OBH/LIA Ændret under Tidsplan og Projekt 2/periode/Fase 1: februar OBH/LIA Ændret under Tidsplan og Projekt 2/periode/Fase 2: Marts OBH/LIA Ændret under Tidsplan og Projekt 3/periode/Fase 1: September 2008 Februar OBH/LIA Ændret under Tidsplan og Projekt 3/periode/Fase 1/Aktivitet: Forslag til oprettelse af digitalt personarkiv som tager udgangspunkt i eksisterende systemer Scanjour OBH/LIA Ændret under Projektledere: Projekt 1 ledes af HR-konsulent og HR-Spor koordinator Lise Aaen (DMU) OBH/LIA Ændret under Projektledere: Projekt 3 ledes af PWC-konsulent Lone Mørup med chefkonsulent Lars Mose (AU) som projektleder af delprojektgruppen for etablering af digitalt personarkiv OBH/LIA Tilføjet under Projektledere: Projekt 4 ledes af PWC-konsulent Lone Mørup OBH/LIA Tilføjet under Sporgruppe/forslag: HR-chef når stillingen er besat Den administrative forandringsproces Sporbeskrivelse 3

4 OBH/LIA Tilføjet under Grænseflader : HR-sporets projekter har grænseflader til en række af de øvrige spor (se nedenfor), men også internt HRprojekterne imellem. For ikke at sætte sig mellem to stole er det vigtigt, at de enkelte projektledere og projektdeltagere prioriterer, at holde sig ajour med udviklingen inden for de andre spor/projekter, som ens projekt har grænseflade/relation til. Løbende kommunikation og koordinering på tværs af sporene og relevante projekter imellem er et must for sikre, at der arbejdes i samme retning og ad hensyn til timing. Her tænkes særligt i forhold til ITinfrastruktur. Ligeledes er det vigtigt, at der i Sporet og i særdeleshed i projektgrupperne reageres og tages ansvar i forhold til løsning af potentielle udfordringer som f.eks. afklaring i forhold til udpegning af projektdeltagere/projektledere, fokus på driftsmæssige forhold af personaleadministrativkarakter frem for forandringsopgaven og andet, som kan have betydningen for Sporet/projektets fremdrift OBH/LIA Tilføjet under Grænseflader: Projekt 1: Opmærksomhedspunkt: Hurtig inddragelse af ny HR-chef, når stillingen af besat OBH/LIA Tilføjet under Grænseflader: Projekt 3 Opmærksomhedspunkt: Projektgruppen (herunder arbejdsgrupperne), skal være opmærksom på den tidsmæssige fremdrift i forhold til IT-infrastrukturen, som er en forudsætning for digitalisering af flow på området f.eks. digitalt personarkiv. Projektgruppen skal være opmærksom på, at der er der er truffet en ledelsesmæssig beslutning om, at anvende standardsystemer på AU. Det er derfor vigtigt at italesætte, hvad man forstår ved standardisering af fællessystemer. Økonomistyrelsen forventer imidlertid at der i forhold til eksempelvis et personaleadministrativt system kan gå op til 2-4 år før et nyt standardsystem kan tages i brug. Der kan i overgangsperioden i fornødent omfang ske en videreudvikling af igangværende systemer (PØS og andre ITsystemer) for at sikre en basisdrift OBH/LIA Slettet under Særlige hensyn : På baggrund af at der er truffet en ledelsesmæssig beslutning om at anvende standardsystemer på AU er det vigtigt at italesætte, hvad man forstår ved standardisering af fællessystemer. Det er eksempelvis vigtigt, at der ikke videreudvikles på PØS og andre IT-systemer, men at disse systemer kun bruges i en overgangsperiode, indtil standardsystemer kan implementeres. Største risiko er at vi ikke tidsmæssigt er på plads med den ITinfrastruktur, som er en forudsætning for digitalisering af flow på området f.eks. digitalt personalearkiv. Af hensyn til den videre proces er det vigtigt, at såvel projektledere samt projektdeltagere udpeges senest i september måned. Derudover er det vigtigt, at der sker en afklaring af hvem, der kan der kan give medarbejderne fri til deltagelse i de enkelte projekter, ligesom ressourcesitu- Den administrative forandringsproces Sporbeskrivelse 4

5 ationen afklares. Driftsmæssige forhold af personaleadministrativ karakter kan vurderes at have større prioritet end forandringsopgaven, hvorfor der udvises træghed mod at fremme udviklingsinitiativer OBH/LIA Der er foretaget en generel opdatering af dokumentet. Teksten i Afsnit 7. Leverancer/milepæle er nyt i dokumentet. 1.4 Distribution [Dette dokument er blevet distribueret til.] Navn Titel Dato Version Flemming Larsen Kontorchef Thomas Damgaard Programsekretariatet Flemming Larsen Kontorchef Thomas Damgaard Programsekretariatet Flemming Larsen Kontorchef Flemming Larsen Kontorchef Den administrative forandringsproces Sporbeskrivelse 5

6 HR-Sporet Sporbeskrivelse for Sporleder: Ole Bjørn Hansen 2. Baggrund I 2007 fusionerede AU med Handelshøjskolen i Århus, Det Jordbrugsvidenskabelige Fakultet, Danmarks Pædagogiske Universitetsskole samt Danmarks Miljøundersøgelser. I forbindelse med fusionen og fastlæggelse af strategien ( ) er der igangsat en administrativ forandringsproces. Forandringsprocessen består af flere hovedspor og en rækker projekter, der skal sikre, at alle dele af administrationen på AU kan leve op til strategiens mål og yde effektiv støtte og service til universitets kerneaktiviteter. Der er igangsat følgende spor: IT-sporet Økonomisporet Studiesporet HR-sporet Bygningssporet Samtlige spor refererer til Forandringsprojektet Aarhus Universitets øverste styringsgruppe, der ledes af prorektor Søren Frandsen. Aarhus Universitet har valgt Rambøll til at medvirke med faciliteringen af processen. PricewaterhouseCoopers er valgt til at bistå med eksekvering af økonomisporet og de heri indeholdte projekter. 3. Formål Formålet med forandringsprojektets HR-spor er, at bidrage til en etablering af en sammenhængende, professionel og effektiv personaleadministration samt HR-organisation, der gør det muligt at effektuere AU s strategi. Det betyder en videreudvikling af ledelsen og kompetenceudvikling af medarbejderne ved Aarhus Universitet. Organiseringen af området skal understøtte et nærhedsprincip og et helhedsperspektiv gennem en udstrakt grad af standardisering i både systemunderstøttelsen og i udformningen af processer og instrukser. Systemunderstøttelse (herunder IT-systemer) skal så vidt mulig ske i tæt sammenhæng med Staten og de danske universiteter. Processer og instrukser skal koordineres med de øvrige spor. Den enkelte medarbejder skal så vidt mulig opleve helhed i forvaltningen omkring sin person. Følgende projekter er i efteråret 2008 blevet igangsæt under HR-sporet: Den administrative forandringsproces Sporbeskrivelse 6

7 1. Fastlægge opgavesammensætning for en ny HR-organisation med fokus på kompetenceudvikling, lederudvikling, talentudvikling, medarbejderudvikling, arbejdsmiljø samt understøttelse af rekrutteringsprocesserne på hovedområderne 2. Fastlægge den personaleadministrative snitflade mellem en fælles personaleadministration og hovedområderne - herunder fastlægge standardisering af ansættelsesprocedurer 3. Digitalisering af det personaleadministrative område 4. Strategisk og driftsmæssig anvendelse af SLS Derudover er der igangsat et delprojekt 3: Udbredelse og kvalitetssikring af den elektroniske personalesag på AU Bemærkning: Fra juni 2009 er der ansat en HR-vicedirektør på AU. HR-vicedirektøren skal bl.a. forestå organisering og bemanding af en HR-enhed. Ved fastlæggelse af snitflade mellem fællesadministrationen og hovedområderne samt igangsættelse af HR-initiativer er det hensigten at den centrale HR-organisation og den centrale personaleadministration organisatorisk på sigt bliver en enhed. 4. Afgrænsning Udskudte emner af organisatorisk og ledelsesmæssig karakter: Fastlæggelse af ny personalepolitisk ramme for AU Fastlæggelse af lønpolitiske rammer Designe en fælles annonceringspraksis for stillingsopslag Sikkerhedsorganisationens samspil med Samarbejdsorganisationen evt. sammenlægning mellem de to systemer vil der ikke blive taget stilling til i sporet, men sekretariatsbistanden til sikkerhedsorganisationen og samarbejdsorganisationen placeres i HR-afdelingen Ligestillingsspørgsmål kører i et særligt regi som forventes at indgå i HR-afdelingen. 5. Resultater Hver projektgruppe udarbejder i samarbejde med sporlederen en rapport, der leder frem til en række, for projektet relevante/konkrete indstillinger. Indstillingerne forelægges sammen med en procesplan for implementering og kommunikation for styregruppen. 6. Løsningsmodel Projektgruppernes valg af løsningsmodel vil variere fra projekt til projekt. Generelt vil modellen være, at projektgrupperne drøfter opgaven ved at mødes fysisk,via videolinkmøder, ligesom der løbende vil sparres med sporleder Ole Bjørn Hansen. Arbejdet i projektgrupperne vil i varierende grad blive organiseret ved workshops. Den administrative forandringsproces Sporbeskrivelse 7

8 7. Leverancer/milepæle Leverance Mål Periode Afsluttet Projekt 1: Fastlægge opgavesammensætningen for en ny HRorganisation med fokus på kompetenceudvikling, lederudvikling, Analyse og udarbejdelse af beslutningsoplæg til styregruppe herunder: September februar 2009 talentudvikling, medarbejderudvikling, arbejdsmiljø samt underslag til HR s organisering 2008 Delnotat vedrørende: For- November 2008-december støttelse af rekrutteringsprocesser og rolle ved AU på hovedområderne Delnotat vedr.: Forslag til kompetenceudvikling, der understøtter AU s strategi og kerneydelser Delnotat vedr.: Forslag til rekruttering hvordan kan HR-organisationen bedst muligt understøtte rekrutteringsprocesser på AU November 2008-december 2008 November 2008-december 2008 Delnotat vedr.: Forslag til trivsel og arbejdsmiljø ved AU November 2008-december 2008 Fremsende udkast til rapport til HRreferencegruppen + møde med samme gruppe Medio januar 2009 Projektgruppens arbejde er afsluttet og beslutningsoplæg er tilgået sporleder Ultimo februar 2009 Beslutningsoplæg er behandlet i styregruppen Marts 2009 Der er igangsat en proces, hvor indstillingerne drøftes i forskellige fora: kontorog administrationschefkredsen samt TR April og maj 2009 Indstilllingerne drøftes på rektoratsmøde 18. maj 2009 Der er en orientering i forhold til indstillingerne på universitetsledelsesmødet 8. juni 2009 Indstillingerne bringes som drøftelsespunkt i HSU 11. juni 2009 Den nye HR-vicedirektør forestår implementering af de godkendte indstillinger Projekt 2: Fastlægge den personaleadministrative snitflade mellem en fællesadministration og Analyse og udarbejdelse af beslutningsoplæg til fastlæggelse af den per- September februar 2009 Den administrative forandringsproces Sporbeskrivelse 8

9 hovedområderne - herunder fastlægge standardisering af ansættelsesprocedurer sonaleadministrative snitflade mellem fællesadministrationen og hovedområderne til styregruppe - herunder: Delnotat vedr.: Personaleadministrative snitflader mellem fællesadministration Indsendes til sporleder inden jul Delnotat vedr.: Udvalgte personaleadministrative processer Indsendes til sporleder inden jul Delnotat vedr.: Udvalgte standardskabeloner på det personaleadministrative område Indsendes til sporleder inden jul Delnotat vedr.: Implementering Fremsende udkast til rapport til HRreferencegruppen + møde med samme gruppe Projektgruppens arbejde er afsluttet og beslutningsoplæg er tilgået sporleder Beslutningsoplæg er behandlet i styregruppen Der er igangsat en proces, hvor indstillingerne drøftes i forskellige fora: kontorog administrationschefkredsen samt TR Indstilllingerne drøftes på rektoratsmøde Der er en orientering i forhold til indstillingerne på universitetsledelsesmødet Indstillingerne bringes som drøftelsespunkt i HSU Den nye HR-vicedirektør forestår implementering af de godkendte indstillinger Indsendes til sporleder inden jul Medio januar 2009 Ultimo februar 2009 Marts 2009 April og maj maj juni juni 2009 Projekt 3: Digitalisering af det personaleadministrative område Analyse og udarbejdelse af beslutningsoplæg vedr. digitalisering af det personaleadministrative område - her- Januar juni 2009 Den administrative forandringsproces Sporbeskrivelse 9

10 under: Kortlægning af eksisterende personaleadministrative systemer på AU Januar juni 2009 Kortlægning af markedet for personaleadministrative systemer incl. tiltag hos Økonomistyrelsen og øvrige universiteter (løbende) Januar juni 2009 Indstilling vedr. valg af rekrutteringssystem Marts - juni 2009 Indstilling vedr. valg af personaleadministrativt system Fremsende udkast til rapport til HRreferencegruppen + møde med samme gruppe Projektgruppens arbejde er afsluttet og beslutningsoplæg er tilgået sporleder Beslutningsoplæg er behandlet i styregruppen Der er igangsat en proces, hvor indstillingerne drøftes i forskellige fora:? Indstilllingerne drøftes på rektoratsmøde Indstillingerne drøftes og der foretages en endelig godkendelse af disse på universitetsledelsesmødet Indstillingerne forelægges i HSU Den nye HR-vicedirektør forestår implementering af de godkendte indstillinger September 2009 September/oktober 2009 Den administrative forandringsproces Sporbeskrivelse 10

11 Delprojekt 3: Udbredelse og kvalitetssikring af den elektroniske personalesag på AU Delrapport vedrørende Digitalt personalearkiv fastlæggelse af en praksis for de journalmæssige registreringer i relation til personalesagen på AU September 2008 juni Delrapport vedrørende nødvendige tekniske tiltag for at kunne se personalesager på tværs af organisatoriske og systemtekniske forskelle på universitet Fremsende udkast til delrapport 1 til HRreferencegruppe + møde med referencegruppe 28. maj 2009 Fremsende udkast til delrapport 2 til HRreferencegruppe + møde med referencegruppe Projektgruppens arbejde (delrapport 1 og delrapport 2?) er afsluttet og beslutningsoplæg er tilgået sporleder 30. juni 2009 HR-vicedirektøren godkender og foretager implementering af de godkendte indstillinger Projekt 4: Strategisk og driftsmæssig anvendelse af SLS Analyse og udarbejdelse af rapport/indstillinger Januar april 2009 herunder: - Beskrivelse af brug af SLS i dag. - Vurdering af brug af løn- Den administrative forandringsproces Sporbeskrivelse 11

12 koder, P-kat, Stiko og andre koder på tværs af hovedområder - Udarbejdelse af oversigt over brug af segmenter i SLS - Beskrivelse af behov fra andre spor i Forandringsprojektet - Udarbejdelse af forslag til standardiseret brug af SLS - Beslutningsoplæg til fase 2 (implementering) Fremsende udkast til HRreferencegruppe + møde med referencegruppe Projektgruppens arbejde er afsluttet og rapporten er tilgået sporleder Indstilling til styregruppe, ar rapporten grundet dens tekniske karakter rettes direkte til den kommende HR-vicedirektør HR-vicedirekøren forestår godkendelse af indstillinger og implementerer de godkendte indstillinger April 2009 April 2009 April 2009 Juni Overdragelse Projekt 1 og 2: HR-vicedirektøren er ansvarlig for implementering af projektgruppe 1 og projektgruppe 2 s godkendte indstillinger samt de dertil knyttede anbefalinger Projekt 3 samt delprojekt 3: Det forudsættes at HR-vicedirektøren er ansvarlig for implementering af projektgruppe 3 og delprojektgruppe 3 s indstillinger Projekt 4 : HR-vicedirektøren er ansvarlig for implementering af projektgruppe 4 s godkendte indstillinger Den administrative forandringsproces Sporbeskrivelse 12

13 9. Projekter Der er udarbejdet PID-dokumenter, for hvert projekt. Disse kan med fordel læses, såfremt der ønskes en mere detaljeret beskrivelse af de enkelte projekter, der knytter sig til HR-Sporet. Neden for fremstår kommissorium (udarbejdet i august 2009 af sporleder/koordinator) for de enkelte projekter: Projektnavn Projekt 1 Fastlægge opgavesammensætningen for en ny HRorganisation med fokus på kompetenceudvikling, lederudvikling, talentudvikling, medarbejderudvikling, arbejdsmiljø samt understøttelse af rekrutteringsprocesser på hovedområderne Projektindhold At komme med beslutningsgrundlag til opgavesammensætning i en HR-organisation samt beskrive initiativer, der understøtter AU s strategi og kerneydelser. Delopgaver: Fastlægge paradigmer for rekruttering, herunder vurdering af stillingsprofil. Forslag til initiativer der kan danne opfølgning på APV-undersøgelse(n) Forslag til inddragelse af Arbejdsmiljøområder (sikkerhed og sundhed (jf. ny samarbejdsaftale) samt uddannelse Forslag til organisering af det samlede universitets interne kursusudbud og - virksomhed Forslag til omfang og tidsplan for lederudviklingsinitiativer Forslag til personalepolitiske tiltag, der fremmer kompetenceudviklingsstrategien i AU - herunder fremme af talentudviklingen, ligesom kompetenceudviklingplaner for den enkelte medarbejder skal understøttes af personalepolitiske værktøjer såsom MUS-samtale paradigmer Projektnavn Projekt 2 Fastlægge den personaleadministrative snitflade mellem en fællesadministration og hovedområderne - herunder fastlægge standardisering af ansættelsesprocedurer Projektindhold I et notat på baggrund af Rambøll-rapport april 08 fastlægges snitfalden mellem fællesadministrationens funktioner og hovedområdernes funktioner i første opgang vedr. ansættelser og lønindplacering. Procedure skal afspejle den decentrale beslutningskompetence, der er givet dekaner. Der arbejdes med ansættelsesretlige paradigmer, som forventes at kunne understøttes af digitale flow. For at kunne få valide data fra SLS udarbejdes retningslinier for ensartet anvendelse af koder og felter i SLS jf. beskrivelse projekt 4. En projektgruppe forventes nedsat til dette specifikke formål i september 08. Projektnavn Projekt 3 Digitalisering af det personaleadministrative område Projektindhold At udarbejde et beslutningsoplæg til valg af personaleadministrativt overgangssystem, herunder foretage: o Afdækning af eksisterende personaleadministrative systemer på AU (kan et eller flere af de eksisterende systemer tilsammen håndtere digitaliseringen af de udvalgte processer) o Afdækning af personaleadministrative standardsystemer på markedet (hvilke standardsystemer understøtter digitaliseringen af de udvalgte processer) o Ambitionen er, at det personaleadministrative system på sigt består af så få systemer som muligt. o At udarbejde et beslutningsoplæg til fremme af digitaliseringen på det personaleadministrative område: o At identificere muligheder for standardisering af digitalt understøtte- Den administrative forandringsproces Sporbeskrivelse 13

14 de personaleadministrative processer inden for eksempelvis nedenstående områder 1. Ansættelsesflow, herunder rekruttering 2. Ferieadministration, herunder ferieafholdelse 3. Sygefravær og andre fraværsforhold 4. Kommunal syge- og barselsrefusion 5. Ændring af ansættelsesvilkår under ansættelsen 6. Forskellige former for orlov, med særlig fokus på barsel 7. Lønoversigter i forbindelse med lønforhandlinger, herunder indplacering ved ansættelsestidspunkt 8. Udtræksfaciliteter fra SLS til brug for ledelsesinformation og økonomidata (fra (individ) institutlederniveau til AU-niveau) Dette punkt skal kvalificeres i tæt samspil med Økonomirapporterings-projektet. Definition af data bør udtænkes. Desuden skal det afklares, om udtræksfaciliteterne skal laves for HR-sporet eller tænkes bredere 9. Hurtig fremfindelse af regelsæt og politikker, herunder vejledninger for at sikre effektivitet og kvalitet i den decentrale opgaveløsning 10. Pt. uidentificerede områder, der vurderes som værende væsentlige Der skal ske en prioritering af de ovennævnte områder ud fra forventet økonomisk gevinst og/eller forventning om tilførsel af et kvalitativt løft. At afdække krav og snitflader til øvrige spor i forandringsprocessen samt øvrige projekter i HR-sporet At skabe overblik over udviklingen af øvrige interessenters digitalisering af det personaleadministrative område: o Økonomistyrelsen o Øvrige danske universiteter Fase 2: (Afventer) Implementering af det valgte digitale personaleadministrative system, således at de standardiserede personaleadministrative processer understøttes for hele AU i overgangsperioden frem til Økonomistyrelsen lancerer et nyt standardsystem. Projektnavn Delprojekt 3 Udbredelse og kvalitetssikring af den elektroniske personalesag på AU Projektindhold Etablering af et digitalt personarkiv Der nedsættes en arbejdsgruppe i projektet til at forstå et beslutningsforslag til etablering af et digitalt personarkiv som tager udgangspunkt i Scanjour (f.eks. Captia), der anvendes på alle hovedområder i forskellige versioner og i varieret grad. Den administrative forandringsproces Sporbeskrivelse 14

15 Projektnavn Projekt 4 Strategisk og driftsmæssig anvendelse af SLS Projektindhold Projektets formål er, at sikre en ensartet anvendelse af SLS i hele organisationen. For at kunne standardisere og decentralisere udfærdigelse af ansættelsesbreve samt lave valide dataudtræk af SLS på samtlige hovedområder er det vigtig at der sker en ensartet anvendelse af koder og udfyldelse af felter i SLS. Det er ligeledes i forhold til økonomimodel og kontoplan jf. økonomisporet vigtig med en standardiseret anvendelse af SLS-systemet. 10. Estimater 1. Grovestimat Øvrige omkostninger (dvs.udelukkende eksterne ressourcer) Planlægning og analyse Løsningsdesign Udvikling Implementering Uddannelse Drift Samlet , Detaljeret estimat Interne årsværk (Årsværk) Planlægning og analyse Løsningsdesign Udvikling Implementering Uddannelse Drift Samlet Formateret: Skrifttype: Fed, Skriftfarve: Sort Formateret: Skriftfarve: Sort Øvrige omkostninger (DKK, Millioner) Planlægning og analyse Løsningsdesign Udvikling Implementering Uddannelse Drift Samlet 3. Samlet estimat Interne årsværk (Årsværk) Planlægning og analyse Løsningsdesign Udvikling Implementering Uddannelse Drift Samlet Øvrige omkostninger (DKK, Millioner) Den administrative forandringsproces Sporbeskrivelse 15

16 Planlægning og analyse Løsningsdesign Udvikling Implementering Uddannelse Drift Samlet 4. Akkumuleret Samlede omkostninger (DKK, Millioner) Interne årsværk (700 tdkk per årsværk) Øvrige omkostninger Samlede omkostninger 11. Tidsplan se også leverancer/milepæle Periode Projekt 1: Fase 1 August 2008 September/februar 2009 Ult. februar 2009 Fase 2 Juni Projekt 2: Fase 1 August 2008 August - februar 2009 Ult. februar 2009 Fase 2 Juni Projekt 3: Fase 1 August juni o. juni august september Snarest derefter Aktivitet Udpegning af projektleder og projektdeltagere Analyse og udarbejdelse af beslutningsoplæg (opgaveportefølje) til Sporleder Sporleder forelægger beslutningsoplæg overfor Styregruppe Implementering af aktiviteter mv. overdrages til HR-vicedirektør og driftsorganisationen Udpegning af projektleder og projektdeltagere Analyse af snitflade samt paradigmer samt udarbejdelse af beslutningsoplæg til Sporleder Sporleder forelægger beslutningsoplæg overfor Styregruppe Implementering overdrages til HR-vicedirektør og driftsorganisation Udpegning af projektleder og projektdeltagere (repræsentanter fra de to øvrige projektgrupper i HR-sporet samt med repræsentanter fra de andre spor primært Økonomi-Sporet og Studieadministrationssporet) Første udkast til rapport samles Aflevering til Sporleder (review) Aflevering til referencegruppe Endelig aflevering Sporleder forelægger beslutningsoplæg til Styregruppe Den administrative forandringsproces Sporbeskrivelse 16

17 September/oktober 2009 September 2008 maj 2009 April/maj 2009 Fase 2 Delprojekt 3 September 2008 maj 2009 Projekt 4: Fase 1 August 2008 September april 2008 Ultimo april 2009 Løbende overvågning af Økonomistyrelsens digitalisering på området Hurtig kortlægning af systemer på området Analyse og udarbejdelse af beslutningsoplæg til Sporleder Afventer En delprojektgruppe udarbejder forslag til oprettelse af digitalt personarkiv som tager udgangspunkt i eksisterende systemer ScanJour Udpegning af projektleder og projektdeltagere Fase 1: 12. marts: Førsteudkast til rapport samles. 3. april: Aflevering til Sporleder review 20. april: Aflevering til HR-referencegruppe Snarest derefter aflevering til Sporleder Fase 2 Juni 2009 Implementering af godkendte instillinger foretaget af den HR-vicedirektøren 12. Organisering Sporleder HR-Sporet ledes af Sporleder Ole Bjørn Hansen, der har ansvaret for at beskrive og nedbryde sporet i afgrænsede projekter og sikre, at disse leverer den aftalte værdi inden for de aftalte økonomiske og organisatoriske rammer. Sporlederen udstikker de organisatoriske rammer for projekterne, herunder kompetencer og bemanding af projekterne. Koordinator HR-Sporet koordineres internt af Lise Aaen. Det er endvidere koordinatorens opgave, at sikre at processer og instrukser koordineres mellem HR-Sporet og de øvrige spor. Sporleder og koordinator orienterer løbende Programreferencegruppen samt Programsekretariatet om risici, tidsplaner og ressourceindsats samt udviklingen i HR-Sporet. Projektledere: Projekt 1 ledes af HR-konsulent og HR-Sporkoordinator Lise Aaen (DMU) Projekt 2 ledes af Specialkonsulent Jens Kristian Brun Birthin (AU). Projekt 3 ledes af PWC-konsulent Lone Mørup/Merete Riisager Delprojekt 3 ledes af chefkonsulent Lars Mose (AU) Projekt 4 ledes af PWC-konsulent Lone Mørup/Merete Riisager Den administrative forandringsproces Sporbeskrivelse 17

18 HR-Sporgruppe Der er nedsat en HR-Sporgruppe bestående af enkelte administrationschefer fra AU og hovedområderne. Repræsentanter fra B-siden deltager som bisiddere/observatører. HR-sporgruppe : Per Henriksen, SAM Per Lindblad Johansen, DPU Anders Roed, SUN Uffe Pilegaard Larsen, DJF personalerepræsentant HR-Sporgruppens væsentligste formål er: - rådgivning af Sporlederen om ledelsen af sporet - rådgivning og forankring af beslutninger af afgørende betydning i HR-Sporet HR-Sporgruppen mødes løbende. HR-Referencegruppe Der er nedsat en HR-referencegruppe bestående af personaleansvarlige fra enkelte hovedområder. Referencegruppens formål er, at fungere som sparringspartner på oplæg, der udarbejdes af de enkelte projektgrupper. HR-Referencegruppe Per Henriksen, SAM Ole Jensen,HUM Niels Damgaard, NAT Jette Schönemann, TEO Anders Roed,SUN Henrik H. Søndergaard, ASB Dorrit Wedendahl,DJF Lis Henriksen Bak,DMU Steen Jessen, DPU og Svend Larsen, PUK 13. Grænseflader HR-Sporets projekter har grænseflader til en række af de øvrige spor (se nedenfor), men også internt HR-projekterne imellem. For ikke at sætte sig mellem to stole er det vigtigt, at de enkelte projektledere og projektdeltagere prioriterer, at holde sig ajour med udviklingen inden for de andre spor/projekter, som ens projekt har grænseflade/relation til. Løbende kommunikation og koordinering på tværs af sporene og relevante projekter imellem er et must for sikre, at der arbejdes i samme retning og ad hensyn til timing. Her tænkes særligt i forhold til ITinfrastruktur. Ligeledes er det vigtigt, at der i Sporet og i særdeleshed i projektgrupperne reageres og tages ansvar i forhold til løsning af potentielle udfordringer som f.eks. afklaring i forhold til udpegning af projektdeltagere/projektledere, fokus på driftsmæssige forhold af personaleadministrativkarakter frem for forandringsopgaven og andet, som kan have betydningen for Sporet/projektets fremdrift. Den administrative forandringsproces Sporbeskrivelse 18

19 Projekterne i HR-sporet har følgende grænseflader: Projekt 1: - Eksisterende driftsorganisation - IT-sporet Opmærksomhedspunkt: Hurtig inddragelse af ny HR-vicedirektør, når stillingen af besat Projekt 2: - IT-sporet Projekt 3: - Systemunderstøttelse skal ske i tæt sammenhæng med Staten og de danske universiteter - IT-sporet - Vigtigt med samspil med de øvrige HR-projekter (primært IT-spor + afhænger af valg af økonomistyringsmodel) Opmærksomhedspunkt: Projektgruppen (herunder arbejdsgrupperne), skal være opmærksom på den tidsmæssige fremdrift i forhold til IT-infrastrukturen, som er en forudsætning for digitalisering af flow på området f.eks. digitalt personarkiv. Projektgruppen skal være opmærksom på, at der er der er truffet en ledelsesmæssig beslutning om, at anvende standardsystemer på AU. Det er derfor vigtigt at italesætte, hvad man forstår ved standardisering af fællessystemer. Økonomistyrelsen forventer imidlertid at der i forhold til eksempelvis et personaleadministrativt system kan gå op til 2-4 år før et nyt standardsystem kan tages i brug. Der kan i overgangsperioden i fornødent omfang ske en videreudvikling af igangværende systemer (PØS og andre IT-systemer) for at sikre en basisdrift. Projekt 4: - IT-spor og Økonomispor samt Studiespor 14. Særlige hensyn 15. Godkendelse af sporbeskrivelsen Styregruppen har godkendelse sporbeskrivelsen og justeringer til sporbeskrivelsen. Udgave Dato Den administrative forandringsproces Sporbeskrivelse 19