Statsforvaltningen udtaler, at Fuglebjerg Kommune har imødekommet Haldager Vandværks anmodning om aktindsigt i det omfang, dette har været muligt.

Transkript

1 Statsforvaltningen udtaler, at Fuglebjerg Kommune har imødekommet Haldager Vandværks anmodning om aktindsigt i det omfang, dette har været muligt. Haldager Vandværk har ved brev af 29. maj 2006 rettet henvendelse til Statsforvaltningen Sjælland, Det kommunale Tilsyn med en klage over, at Fuglebjerg Kommune, nu Næstved Kommune, ikke har imødekommet vandværkets anmodning om aktindsigt i fuldt omfang. Haldager Vandværk har gennem en længere periode korresponderet med kommunen, idet vandværket finder at være pålagt ekstra udgifter til vandanalyse, som andre vandværker ikke er pålagt. Vandværket anfører, at der ikke fra amtslig side er pålagt ekstra vandanalyser. Haldager Vandværk har sendt kommunen 6 punkter, som værket har anmodet om at få besvaret. Det fremgår af denne henvendelse, at Haldager Vandværk, med henvisning til lov om offentlighed i forvaltningen ønsker aktindsigt, hvor det især søges fastslået: 1. Hvornår det blev fastlagt, at Haldager Vandværk skulle betragtes som værende særligt udsat for forurening, der via Vestsjællands Amt skulle medføre ekstraordinære vandanalyser? Der ønskes kopi af kommunens indstilling til amtet. 2. Hvem har som politiker truffet beslutning om indstilling til amtet? Der ønskes kopi af udvalgets beslutningsreferat eller bemyndigelsesreferat. 3. Hvem har, som forvaltningsmedarbejdere i Fuglebjerg Kommune, indstillet eller udarbejdet forslag til amtet, og hvem har i forvaltningen godkendt dette. Kommunens interne referat herom udbedes. 4. Hvem har som medarbejdere i Vestsjællands Amt været behandlere i sagen, herunder rådgivere m.v. Der ønskes kopi af brevvekslingen i sagen. 5. Har Rovesta Miljø på noget tidspunkt været involveret i sagsbehandlingen? I bekræftende fald ønskes oplysning om, hvilke personer i Rovesta Miljø, der har været inddraget i behandlingen. Der ønskes kopi af kommunens korrespondance med Rovesta Miljø i sagen. 6. Der ønskes kopi af lovgrundlaget for kommunens pålæg om ekstraordinære vandanalyser TILSYNET STATSFORVALTNINGEN SJÆLLAND DRONNINGENSGADE NYKØBING F JOURNAL NR.: /128 SAGSBEHANDLER: TILSJL DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: GIRO: EAN-NR sjaelland@statsforvaltning.dk Vandværket finder, at kommunens svar ikke er fyldestgørende.

2 Fuglebjerg Kommune har den 30. september 2002 sendt brev benævnt: Analyseprogrammer for private vandværker i Fuglebjerg Kommune til vandværker, beliggende i kommunen. Det anføres i dette brev, at kravene om kontrolprogram for vandværkerne er fastsat i bekendtgørelse nr. 871 af 21. september 2001 (drikkevandbekendtgørelsen), som trådte i kraft den 1. januar [Nu miljøministeriets bekendtgørelse nr af 11/12/2007 om vandkvalitet og tilsyn med vandforsyningsanlæg]. På baggrund af bekendtgørelsen har kommunen anmodet Rovesta Miljø om at tage kontakt til vandværkerne i Fuglebjerg Kommune med et forslag til kontrolprogram. I sit møde den 23. september 2002 traf kommunens teknik- og miljøudvalg beslutning om at gennemføre et kontrolprogram, som var udarbejdet af Rovesta Miljø. Rovesta Miljø har på vegne af Fuglebjerg Kommune kontrolleret prøveudtagningssteder for boringskontrol og rentvandskontrol. I brev af 22. marts 2006 til Haldager Vandværk og Fuglebjerg Kommune har Vestsjællands Amt, Natur & Miljø, oplyst, at amtet udsendte en serie kort i 1998, hvor beliggenhed af vandværksboringer, steder hvor der var mistanke om forurening samt potentiallinier for det primære grundvand, nærmere fremgik. Siden 1998 er oplysningerne på disse kort blevet revideret. Det har medført, at en del af de forureninger, som tidligere fremgik af kortene, er blevet slettet eller flyttet. I Haldagerlille er 2 tidligere registreringer blevet slettet. Sydøst for Haldagerlille er registreret to forurenende lokaliteter, hvor det ikke kan udelukkes, at der foreligger en grundvandsrisiko. Det fremgår endvidere af brevet, at det, efter amtets opfattelse, må bero på en vurdering af, hvorvidt disse 2 forurenende lokaliteter er beliggende inden for indvindingsoplandet for Haldager Vandværk, og om der er grundlag for at foretage supplerende analyser. Allerede den 30. marts 2006 har Fuglebjerg Hashøj, Fællesforvaltningen for teknik og miljø, anmodet Vestsjællands Amt, Natur & Miljø, om en à jour ført liste over, hvad der er registreret af forureninger i Hashøj og Fuglebjerg Kommuner. SIDE 2

3 Oplysningerne skulle anvendes ved en vurdering af vandanalyseprogrammet for samtlige vandværker i de to kommuner. Der ses ikke i sagen at foreligge svar på denne henvendelse. Som svar på Haldager Vandværks klage af 29. maj 2006 har Fuglebjerg Hashøj, Fællesforvaltningen for teknik og miljø, i brev af 9. juni 2006 nøje redegjort for baggrunden for fastsættelse af analyseprogrammerne for de enkelte vandværker. Det fremgår at de foreliggende oplysninger, at der i indvindingsoplandet for såvel Haldager som Fuglebjerg Vandværk er registreret olie/benzinforureninger. Da disse stoffer kan udgøre en potentiel fare for sundheden, er der derfor stillet krav om supplerende undersøgelser. Der henvises til kommunens brev af 10. juli 2002 hvor vandværket blev anmodet om at komme med bemærkninger til analyseprogrammet. Brevet var blandt andet vedlagt kort over skønnet indvindingsopland. Det er endvidere oplyst, at det er kommunalbestyrelsen, ikke amtet, som træffer afgørelse om analyseprogrammet for det enkelte vandværk. Der kan således ikke foreligge en indstilling til amtet herom. Videre anføres, at en forskel i analyseudgifterne kan skyldes forskydning i prøveudtagningen eller analysehyppigheden. Endelig oplyses, at retsgrundlaget for kommunens afgørelse findes i bekendtgørelse nr. 871 af 21. september 2001 om vandkvalitet og tilsyn med vandforsyningsanlæg, nu miljøministeriets bekendtgørelse nr af 11/12/2007. Endelig har kommunen vedlagt kopi af sagens akter. Ved brev af 11. juni 2006 meddeler kommunen blandt andet, at der ikke kan gives aktindsigt i interne dokumenter, eller gives oplysninger om hvilke medarbejdere, som har medvirket ved sagens behandling i kommune, amt eller Rovesta Miljø. Kommunen har begrundet denne afgørelse. Haldager Vandværk fastholder i brev af 16. august 2006, at vandværket ikke har fået fyldestgørende svar på sin henvendelse af 29.maj I sit svar til Haldager Vandværk af 23. august 2006 henviser kommunen til 2 tidligere breve af hhv. 9. juni 2006 og 11. juli Ved brev af 6. september 2006 anfører Haldager Vandværk, at vandværket er pålagt ekstra vandanalyser med SIDE 3

4 dertil hørende højere udgifter, sammenlignet med eksempelvis Fuglebjerg Vandværk. Det er vandværkets opfattelse, at amtet ikke har optegnelser, som skulle indikere forureningskilder inden for vandværkets indvindingsområde. Vandværket anmoder om at blive gjort bekendt med de akter, som ligger til grund for kravet om ekstra vandanalyse. Haldager Vandværk ønsker sagen drøftet i Fuglebjerg Kommunes udvalg for teknik og miljø. Kommunen har ved brev af 29. september 2006 fastholdt, at vandværkets anmodning om aktindsigt er besvaret ved kommunens breve af hhv. 11. juli 2006 og 23. august Det er kommunens opfattelse, at alle breve og dokumenter, der vedrører sagen, allerede er tilgået vandværkets bestyrelse. I det omfang vandværkets bestyrelse er af en anden opfattelse, må de områder, hvori der ønskes aktindsigt, nærmere specificeres. Ved sit brev af 26. november 2006 til Tilsynet fastholder Haldager Vandværk sin opfattelse af, at kommunen ikke har svaret skriftligt på skriftlig henvendelse. Vandværket finder, at det ikke er blevet behandlet forskriftsmæssigt i forhold til god forvaltningsskik. Vandværkes fastholder, at det gennem en årrække er blevet pålagt ekstra udgifter til vandanalyser uden dokumentation for, at der foreligger et sådant behov. Haldager Vandværk er således fortsat af den opfattelse, at Fuglebjerg Kommune ikke har besvaret vandværkets henvendelse af 6. september 2006, stilet til medlemmerne af kommunens teknik- og miljøudvalg. Fuglebjerg Kommune fastholder, ved brev af 18. december 2006 til Tilsynet, at spørgsmålet om aktindsigt er opfyldt, idet der specielt henvises til kommunens brev af 11. juli 2006, hvor også de generelle forhold ved aktindsigt er beskrevet. Spørgsmålet om analyser er ligeledes besvaret i sagens bilag. Der er redegjort for lovgrundlaget i kommunens breve af 30. september 2002 og 9. juni Statsforvaltningens udtalelse: Det kommunale tilsyn er et retligt tilsyn. Statsforvaltningen påser, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, herunder kommunale forskrifter, der er udstedt i medfør af denne lov- SIDE 4

5 givning. Statsforvaltningen kan ikke tage stilling til, om kommunernes dispositioner er rimelige eller hensigtsmæssige, eller til spørgsmål om skønsudøvelse, så længe skønnet udøves inden for de rammer, der er fastsat i lovgivningen. Der henvises til 47, 48 og 48 a i lov om kommunernes styrelse (lovbekendtgørelse nr. 696 af 27. juni 2008) Tilsynet kan ikke tage stilling til hensigtsmæssigheden af kommunens sagsbehandling, eller til om denne er i overensstemmelse med god forvaltningsskik. Tilsynet omfatter således ikke spørgsmål om f.eks. sagsbehandlingens tilrettelæggelse eller sagsbehandlingstiden, medmindre tilsidesættelsen har karakter af en ulovlighed, f.eks. fordi den indebærer en overtrædelse af forvaltningsloven eller af uskrevne forvaltningsretlige grundsætninger. Indledningsvis skal Statsforvaltningen bemærke, at det er kommunalbestyrelsen og de stående udvalg som, med respekt for de regler den kommunale styrelseslov og anden lovgivning fastsætter, suverænt afgør hvilke sager, der skal behandles af kommunalbestyrelsen eller af kommunens udvalg. Det betyder, at hverken en borger, en forening eller en erhvervsvirksomhed ved sin henvendelse til kommunen kan stille krav om, at en bestemt sag skal behandles i kommunalbestyrelsens møde eller i et møde i et udvalg. Der er endvidere ikke i lov om kommunernes styrelse fastsat, at en kommune skal besvare enhver henvendelse fra en borger, en forening eller en erhvervsvirksomhed. Disse regler må, i det omfang der ikke i særlovgivningen er fastsat regler herom, henføres til at være et spørgsmål om god forvaltningsskik. Det falder derfor uden for Tilsynets kompetenceområde at tage stilling her til. Reglerne om aktindsigt fremgår såvel af forvaltningsloven som lov om offentlighed i forvaltningen. Forvaltningslovens 10, 12, og 15 har følgende ordlyd: 10. En parts ret til aktindsigt omfatter med de i nævnte undtagelser 1. alle dokumenter, der vedrører sagen, herunder genpart af de skrivelser, der er udgået fra myndigheden, når skrivelserne må antages at være kommet frem til adressaten, og 2. indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter Stk. 2. Den, der ansøger eller har ansøgt om ansættelse eller forfremmelse i det offentliges tjeneste, kan dog kun forlange at blive gjort bekendt med de dokumenter m.v., der vedrører den pågældendes egne forhold. SIDE 5

6 Undtagelse af dokumenter 12. Retten til aktindsigt omfatter ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses 1. dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug ved behandlingen af en sag, 2. brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed og 3. brevveksling mellem en kommunal bestyrelse og dennes udvalg, afdelinger og andre administrative organer eller mellem disse organer indbyrdes. Stk. 2. Oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagens afgørelse, og som alene indeholdes i interne arbejdsdokumenter, skal uanset bestemmelsen i stk. 1 meddeles i overensstemmelse med reglerne i dette kapitel. 13. Retten til aktindsigt omfatter uanset bestemmelserne i 12 interne arbejdsdokumenter, som foreligger i endelig form, når 1. dokumenterne alene gengiver indholdet af myndighedens endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse 2. dokumenterne alene indeholder en gengivelse af oplysninger, som myndigheden har haft pligt til at notere efter lov om offentlighed i forvaltningen, eller 3. dokumenterne er selvstændige dokumenter, der er udarbejdet af en myndighed for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder. 14. Retten til aktindsigt omfatter ikke: 1. Statsrådsprotokoller, referater af møder mellem ministre og dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til brug for sådanne møder. 2. Dokumenter, der udveksles i forbindelse med, at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed 3. Myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres Stk. 2. Oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagens afgørelse, og som alene indeholdes i de i stk. 1 nævnte dokumenter, skal uanset bestemmelsen i stk. 1 meddeles i overensstemmelse med reglerne i dette kapitel. Undtagelse af oplysninger 15. Retten til aktindsigt kan i øvrigt begrænses, i det omfang partens interesse i at kunne benytte kendskab til sagens dokumenter til varetagelse af sit tarv findes at burde vige for afgørende hensyn til den pågældende selv eller til andre private eller offentlige interesser, herunder 1. statens sikkerhed eller rigets forsvar 2. rigets udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske interesser, herunder forholdet til fremmede magter eller mellemfolkelige institutioner 3. forebyggelse, opklaring og forfølgning af lovovertrædelser, straffuldbyrdelse og lignende samt beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning 4. gennemførelse af offentlig kontrol-, regulerings- eller planlægningsvirksomhed eller af påtænkte foranstaltninger i henhold til skatte- og afgiftslovgivningen, eller 5. det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed Stk. 2. Gør hensyn som nævnt i stk. 1 sig kun gældende for en del af et dokument, skal parten gøres bekendt med dokumentets øvrige indhold. SIDE 6

7 Haldager Vandværk må i forhold til spørgsmålet om vandanalyser betragtes som part i sagen, og dermed omfattet af forvaltningslovens ovenfor anførte bestemmelser. Som sagen foreligger oplyst, har Fuglebjerg Kommune imødekommet Haldager Vandværks begæring om aktindsigt i det omfang, det har været kommunen muligt, og i det omfang lovens regler giver en sådan mulighed. Vandværket har anført, at anmodningen om aktindsigt ikke er imødekommet fuldt ud, hvorfor kommunen har henstillet til vandværket om nøjere at præcisere, hvilke akter, der ønskes kopi af. Vandværkes ses ikke at have reageret herpå. Aktindsigt for så vidt angår personer ansat i kommunen skal behandles efter bestemmelsen i offentlighedslovens 2, stk. 3. Bestemmelsen har følgens ordlyd: 2. Loven gælder ikke for sager inden for strafferetsplejen. Sager om lovgivning, herunder bevillingslove, er kun omfattet af loven, for så vidt lovforslag er fremsat for Folketinget. Stk. 2. Bortset fra bestemmelsen i 6 gælder loven endvidere ikke for sager om ansættelse eller forfremmelse i det offentliges tjeneste. Det samme gælder for andre sager om enkeltpersoners ansættelsesforhold i det offentliges tjeneste, jf. dog stk. 3 og 4, stk. 2. Stk. 3. I sager som nævnt i stk. 2, 2. pkt., gælder loven for oplysninger om den ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser. For så vidt angår ansatte i chefstillinger, gælder loven endvidere for oplysninger om disciplinære reaktioner af advarsel eller derover. Det gælder dog kun for et tidsrum af to år efter, at den endelige afgørelse herom er truffet. Stk. 4. Justitsministeren kan bestemme, at loven i sager, der er omfattet af stk. 2, 2. pkt., tillige skal gælde for andre oplysninger end dem, der er nævnt i stk. 3. Dette betyder, at der alene kan meddeles ganske bestemte oplysninger om en konkret ansat, hvorimod der ikke er baggrund for at udlevere personlige oplysninger om en større ubekendt kreds af ansatte. Tilsynet skal bemærke, at Fuglebjerg Kommune ikke har kompetence eller mulighed for at tage stilling til oplysninger om personer, som ikke er ansat i kommunen. Ved sin behandling af sagen har Fuglebjerg Kommune ikke taget konkret stilling til, i hvilket omfang sagen vedrører aktindsigt, som omhandlet af forvaltningsloven og/eller offentlighedsloven, eller om der er tale om redegørelse for baggrunden for kommunens håndtering af sagen. Denne manglende stillingtagen ses dog ikke, i den her konkret foreliggende situation, at være af afgørende betydning for lovligheden af kommunens afgørelse. SIDE 7

8 Kommunens opmærksomhed skal henledes på bestemmelserne i offentlighedslovens 16, stk. 2 og forvaltningslovens 16, stk. 2, om stillingtagen til anmodningen om aktindsigt inden 10 dage. Disse bestemmelser ses ikke at være overholdt i den foreliggende situation. Under henvisning til ovenstående, derunder, at Fuglebjerg Kommune ikke har afvist at imødekomme begæring om aktindsigt, men har set sig nødsaget til at få anmodningen nærmere præciseret, finder Tilsynet, at kommunen ikke har overtrådt en lovgivning, det påhvilet Tilsynet at påse overholdt. Tilsynet foretager herefter ikke videre. I øvrigt: Statsforvaltningen har ligeledes sendt dette brev til Næstved Kommune. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på Statsforvaltningens hjemmeside på internettet ( SIDE 8