Rejseadministration. v. Mikael Hansen

Transkript

1 Rejseadministration v. Mikael Hansen

2 Hvorfor løsning til rejseadministration? ASPECT4 Mobility Strategi Rejseadministration Rejse på farten mobile IT-adgang stadig relativ ny Administration Støtteproces Godkendelseskrav Dokumentationskrav EG A/S 2

3 Et tænkt eksempel Lars er sælger og skal på messe i Berlin Inden afrejse bestiller Lars flybillet og hotel hos Intern Service Ankommet i Berlin tager Lars en taxa til sit hotel Under sit ophold køber Lars frokost og middage m.m. Lars checker ud fra hotellet og tager taxa til lufthavnen Lars flyver hjem Lars gemmer alle kvitteringer i sit arkiv. EG A/S 3

4 Lars kommer hjem Opretter rejseafregning: Formål Beskrivelse Beløb Kontering Finder afregningskuvert Mail-kvitteringer findes og udskrives Alle kvitteringer puttes i afregningskuvert Rejseafregningskuvert arkiveres i almindelig kuvert Kuverten forsynes med frimærke og postes ved lejlighed EG A/S 4

5 Rejseafregning modtages i Intern Service Kuverterne åbnes Rejseafregningslinjer kontrolleres mod kvitteringer Kvitteringer indscannes Kvittering fra middag mangler deltagere Henvendelse til Lars som nu er rejst til USA Afregning sendes til godkendelse hos Lars chef Chefen ringer til Lars hvad er det for noget med den middag Intern Service laver udbetaling til Lars Pengene går ind på Lars konto 2+3 dage 2 dage 1+1 dag 3+1 dag 1 dag 1 dag EG A/S 5

6 Data registreres på bagkant Uensartede processer LEAN spildtyper Fejl og returløb Dobbelt indtastning Indscanning Manuel sammenknytning af anmodning, godkendelse og bilag Sagen ligger i kø før alle opgaver Unødvendige processer Bunker og lagre Transport og ansvarsskift 7 ansvarskift mellem 3 medarbejdere Opgaver og bilag sendes rundt med intern post Intern Service laver afregning for rejsende Overservicering Ventetid og bunker Afbrydelser og forstyrrelser Lars og Intern Service skal vende tilbage til sagen. Uoptimal brug af IT systemer klik, vinduer og programmer Lars og chefen venter på systemadgang Intern service venter på svar ved returløb Lars venter på sin afregning EG A/S 6

7 Ny løsning Lars opretter rejseanmodning på sin telefon Anmodning sendes til godkendelse hos Lars chef Chefen godkender eller afviser anmodning på sin tablet Flybilletter og hotel bookes Undervejs på turen opretter Lars afregningslinjer på sin telefon og arkiverer bilag via telefonens kamera Ved hjemkomst afsluttes rejseafregning og sendes til afregning i Intern Service Intern Service kontrollerer at anmodning, afregningslinjer og bilag stemmer i ny cockpitapplikation i ASPECT4 og godkender afslutningsvis udbetalingen EG A/S 7

8 Demo

9 Et kundeeksempel 300 rejser pr. år fordelt på 25 rejsende gns. 10 bilag per rejse Anmodning Rejsende Chef Intern Service Tidsforbrug Nuværende løsning Ny løsning Besparelse: 300 x 10 minutter: 3000 minutter 50 timer Afregning Rejsende Chef Intern Service Indscanning Tidsforbrug Nuværende løsning Ny Løsning 15 (10 + 5) Besparelse: 300 x 32 minutter: 9600 minutter 160 timer EG A/S 9

10 Et kundeeksempel - 2 Tilbageløb på halvdelen af rejserne Tilbageløb Antal Gns. tidsforbrug Tidsforbrug Nuværende løsning Ny løsning Besparelse: 3750 minutter ca 62 timer Controlling -spørgsmål til 10 % af rejserne Tilbageløb Antal Gns. tidsforbrug Tidsforbrug Nuværende løsning Ny løsning Besparelse: 1125 minutter ca 19 timer EG A/S 10

11 Opsummering Tidsmæssig besparelse: 291 timer Tidstro registrering færre fejl Færre returløb færre forstyrrelser Hurtigere gennemløbstid Hurtigere afregninger Styr på godkendelser og afregninger EG A/S 11

12 Hvordan kommer du i gang? Løsning er en del af ASPECT4 HRM R5 Samme betingelser som for øvrige apps Brugerlicens / webklient licens Teknik ASPECT4 skal være sat op til at køre apps Kontakt din daglige konsulent Gennemgang af nuværende processer Justering og optimering af processer Regler og principper Arbejdet kan startes allerede nu EG A/S 12

13 Spørgsmål? EG A/S 13

14 Tak for i dag

15 Næste indlæg