AARHUS UNIVERSITET 26. SEPTEMBER 2013 LEAN (PÅ EN TIME ) AU STUDIER. Foto: AU Kom.

Transkript

1 LEAN (PÅ EN TIME ) AU STUDIER Foto: AU Kom. præsen TATION 1

2 LEAN Lidt historie om Lean Henry Ford 2. verdenskrig Toyota Womark/Jones (lean thinking) Danmark (offentlig sektor) 2003? - 2

3 Trivsel Effektivitet Visionen med Lean tankegange er at øge effektiviteten, trivslen og bruger værdien - samtidigt I Lean udrulningen skelnes mellem værdi og spild og fjerner alt unødigt spild. Det kan være spild på grund af fejl, unødige forretningsgange, sagsbunker, manglende standarder, fejlbehandling, forstyrrelser, ventetider osv. Brugerværdi Herefter.. 1. Forenkles. Alle stiller sig selv spørgsmålet hvor enkelt kan det her gøres? Hvor lidt kan vi nøjes med? 2. Skabes der synlig orden og standardiseres 3. Visualiseres så alle med ét blik kan se, at alt er i skønneste orden 4. Fastsættes mål på væsentlige drivere for succes og efterfølgende styres der mod målene 5. Sikres flow i sager/opgaver 6. Indføres opgavestyring/fordeling som "træk" i stedet for "skub". 7. Skabes en proces der gør at ledelse og medarbejdere involverer sig 100% i arbejdet med løbende forbedringer

4 LEAN PRINCIPPERNE Specificer hvad der skaber værdi for brugeren Identificer værdistrømme og fjern de ikke-værdiskabende aktiviteter Skab flow omkring de værdiskabende aktiviteter Lad slutbrugeren trække ydelserne gennem administrationen PULL Stræb efter det perfekte med løbende forbedringer 4

5 Flow AARHUS Alle processer strømlines ansvarsskift minimeres Metoder standardiseres Enkelt styringskoncept Mål på få udvalgte kritiske områder Målopfølgning med fokus på afvigelser Klar prioritering/simpel styring Igangsatte sager færdiggøres før nye Nye sager tages før bunker Bunker synliggøres Kompetencer Målrettet uddannelse i løbende forbedringer Faglighed for øget egenkontrol ansvarlighed Faglig kompetence matches med opgavetyper Kvalitet Fejl accepteres ikke Kvalitet indbygges i processerne Den der sender videre kontrollerer Løbende forbedringer Intet er for småt til at blive strømlinet Faste møder hver uge/14. dag til idégenerering af forbedringer præsen TATION

6 KORTLÆGNING / VÆRDISTRØM Fokus på brugerne input/output Fokus på tid kalendertid og indsatstid Fokus på værdiskabelse Eliminering af spild Vægt på forebyggelse og robusthed 6

7 FOKUS PÅ SPILD I DAGLIGDAGEN præsen TATION

8 OVERPRODUKTION FOR MEGET AF NOGET Uklart kvalitetsniveau og dermed måske unødig høj kvalitet Producere rapporter ingen læser, eller for mange detaljer i rapporten e og faxe det samme dokument Tilføje samme oplysninger flere steder Ineffektive møder For meget Cc. Standarder der ikke anvendes eller manglende standarder Unødig udprint som ryger i papirkurven 5 min. efter For mange kopier 3 i overskud af 100 sider Løse opgaven lave aktiviteten før der faktisk er behov for det Lave lidt ekstra af noget det kunne jo være Få lavet lidt ekstra fotokopier brochurer (de var billige eller det kunne jo være) 8

9 VENTETID DE LAVTHÆNGENDE FRUGTER Afhængighed af andre for at kunne færdiggøre opgaver Forsinkelser i informationsstrømmen Vente på attestationer/godkendelser/ beslutninger Vente på printere Afventer input fra andre afdelinger Vente på informationer - telefonopkald Placering i printkø Systemnedetid/nedbrud Udtalelser fra andre afdelinger/personer Vente på at en proces bliver færdig Vente på at komme i gang Vente på information Du er nummer 10 i køen hold linien vi glæder os til at betjene dig.. 9

10 OVERFLØDIG TRANSPORT Transport af mennesker dokumenter der ikke tilfører værdi Et arkiv der reelt er fjernarkiv 5 min. hver vej 4 gange om dagen Cirkulationskuverter der ikke bliver læst To der arbejder tæt sammen men sidder på hver sin etage Sagsmapper der skal flyttes mellem kontorer - uhensigtsmæssigt kontorlayout Mange forskellige mennesker involveret Løbe op og ned af trapper med samme sag Transportere papirer, blanketter rundt mellem forskellige afdelinger Hente underskrifter 10

11 PROCES SPILD Excell-subark Forældede systemer Mangle disciplin f.eks. vedr. arkivering Mødedeltagelse i møder uden formål uden interesse Ledetid hvor er det nu det er? Dobbeltarkiv papir og file To eller flere der skal sætte sig ind i samme sag For mange (ikke relevante) deltager i møder Udstyr og processer skal være dimensioneret til behovet Manuelle gentagne registreringer Lave rutine arbejde uden de rette værktøjer den rette software 11

12 BUNKE-OPBYGNING / LAGER- OPBYGNING Bunker af sager på bordet i indbakken osv. Registreringsark kommer i bunker hvert kvartal Kontorartikler der ikke forbruges kuverter der er med gammelt logo osv. Filer på computeren der ikke skal bruges mere 12

13 UNØDIGE HÅNDTERINGER De mange godkendelser gør at vi skal have fat i godkendelsen 7 gange Flytte bunker sortere bunker osv. Flytte ting og mapper rundt på skrivebordet Bøje, strække, række efter noget Ekstra klik på tastatur/mus Indretning af kontor (layout) Kan du nå alle de mapper du skal bruge?

14 FEJL Forfra mere eller mindre Fejl i data/oplysninger Fejl i ordredata Brugerdata/oplysninger ikke opdateret Fejlarkiverede filer Personlige arkiver uden systematik Videresende forkert/utilstrækkelig information Forsvundne fejlarkiverede filer og registreringer Retur fra modtager svarer ikke til forventningerne Vi betaler for fejl flere gange; kontrol, ombearbejdninger. osv 14

15 MANGLENDE BRUG AF MENNESKELIG VIDEN OG INDSIGT Sikre at vi bruger hinanden og den viden den enkelte medarbejder og leder har om virksomheden kobler viden og kompetencer sammen Sikre at der er mulighed for at komme af med sine idéer 15

16 SPILD HOS SAGSBEHANDLEREN manglende viden forstyrrelser for mange møder og støj forkert prioritering af opgaver søgning misforståelser vente på beslutning ikke vigtige målinger suboptimering overbelastning/underbelastning manglende flaskehalsressourcer nødvendigt men ikke vigtigt overinformation dårlig oplæring En særlig spildform er knyttet til Failure demand / forkert efterspørgsel 16

17 OPSUMMERING, LEAN TANKEGANGE Lean er at få luft i hverdagen! Lean er at få tid til udvikling! Lean er at få skabt plads og ro til forbedringer! Lean er at skabe (mere) værdi for brugerne! 17

18 TID TIL AT JAGTE SPILD På post It, skriv 3 spildtyper, du kan komme i tanke op ( 2 min.) Læg dem i en bunke, Tag 5 og prøv at forklare hinanden, hvad er problemet? (max 3 min. pr. seddel) (Gem dem alle sammen, plus de 5) 18

19 SE EFTER LØSNINGER. Foto: AU Kom. præsen TATION 19

20 IDÉGENERERING 20

21 POTENTIALE Stor Værdi for brugeren Ingen Ingen Effekt i enheden Høj

22 ØVELSE 2 Tag fat i de 5 problemer fra før Prøve at skabe løsninger på problemerne Brainstorming, Max 3 min. - brug post IT Del og udvikle nye muligheder (12 min., ) Potentiale vurder idéen Dokumenter og tag med hjem

23 HVORDAN KOMMER MAN I GANG? præsen TATION 23

24 Forbedringstavle AU HR Idekassen: Aktivitet Løsning Værdi Ansvarlig Deadline Opgaver i proces i AU HR Lean gruppen Ledergruppen Gennemførte forbedringer: 24

25 RYD OP, SMID UD! 25

26 5S 1.Sorter 2.Simplificer 3.Skur, Gør rent 4.Standardiser 5.Selvdisciplin 26

27 5S PÅ COMPUTEREN (1) 5S metoden kan også anvendes til at indrette din computer på den bedst mulige måde for at kunne sikre at filer let kan genfindes, minimere spildplads og samtidig med sikre maksimal ryddelighed. 1 S, Sorter Check alle dine filer og programmer fjern alt der er unødvendigt. Fordele: En hurtigere computer fordi mere hukommelse bliver tilgængelig. 2 S, Simplificere Organiser dine filer optimer brugen af mapper. Hav i baghovedet hvor tit du skal bruge filerne og hvor meget tid du skal bruge på at gemme dem. 27

28 5S PÅ COMPUTEREN (2) 3 S, Gør rent Fjern de filer du har markeret som ikke brugbare/nødvendige. 4 S, Standardiser Udarbejd standardrutiner der sikrer at dine 5S rutiner fastholdes. 5 S, Selvdisiplin Aftal 5S audits lav skemaer til udfyldelse under audits. 28

29 TID TIL LIDT SPM. Spm. eller andet???? 29

30 . AARHUS 30