A. Kommunikationsplan

Transkript

1 A. Kommunikationsplan Kreativ Metapols kommmunikationsplan: 1. Målsætning Kreativ Metapols målsætning er at kommunikere netværkets tværfaglige og -regionale idegrundlag og platform ud til eksterne samarbejdspartnere og målgrupper samt at understøtte den interne kommunikation, dokumentation og historik. De eksterne målgrupper er af politisk og faglig karakter. Dertil ønsker man via en forbedret kommunikation at skaffe større synlighed blandt eksterne interessenter om netværkets nyhedsbrev. Understøttelsen af den interne kommunikation, dokumentation og historik vil medvirke til at udbygge den vidensdatabase, som er kernen i Kreativ Metapol-netværket i forhold til projektets mål om at drage nytte af grænseoverskridende kompetencer og erfaringer. 2. Målgruppe Ekstern målgruppe Faglige målgrupper ITU og andre relevante uddannelsesinstitutioner Virksomheder og foreninger Faggrupper Offentlige organisationer (biblioteker, børnehaver, ministerier, styrelser) Politiske målgrupper Kommunal- og regionspolitikere Forvaltninger KL Danske Regioner EU (i så fald en simpel forside der forklarer projektet på engelsk) Dokumentation af projektets gennemførelse Presse Intern målgruppe konsulenter planlæggere koordinatorer ansat i kommunale og regionale forvaltninger

2 forskere undervisere ledere ikke-medarbejdere (frivillige??) 3. Kommunikationsbehov Eksternt: Vi skal gøre opmærksom på KMʼs løbende arbejde, deres projekter og arrangementer. Hvad er KM? Hvilket projektområde har de? Hvilke arrangementer afholder de samt hvornår er de? Og hvordan kommer man i kontakt med netværket. Oplysning om KMʼs aktører samt øvrige samarbejdspartnere. Internt: At skabe en platform, der kan understøtte let og tilgængelig kommunikation. Et forum for de tværnationale aktører, hvor vidensdeling og erfaringsudveksling kan foregå relativt simpelt og tilgængeligt for alle. Man vil opbygge relationer og facilitere kontakt på tværs af geografisk afstand. 4. Værktøjer/metode/tidsplan Hvordan ønsker vi at nå disse kommunikationsmål? Det grundlæggende artefakt i opfyldelsen af disse behov er et website, som kan imødekomme både information for den eksterne og interne kommunikation til de to målgrupper. Derfor ønsker vi en to-delt webstrategi med et understøttende webdesign. Vi vurderer at projektet har to meget separate målgrupper, og derfor målretter vi kommunikationen herefter. Blog: Et eksempel er den interne kommunikation hvor vi arbejder med en blog for hvert af de fire modelprojekter. På denne blog vil vi facilitere kontakt og networking mellem de dansk/ svenske projektdeltagere. Det er vigtig at skabe et kreativt rum, hvor man let og simpelt kan vidensdele digitalt. Nyhedsbrev/arkiv: For den eksterne målgruppe handler det om at have et redskab til at kommunikere løbende om netværkets aktiviteter. Det handler om at signalere aktivitet og progressivitet overfor omverdenen, så vi skaber det indtryk, at KM er et levende netværk. For den interne målgruppe laver vi et internt nyhedsarkiv, hvor medarbejderne kan følge med i og finde gamle nyheder om hele netværket, så der skabes en fælles opmærksomhed blandt deltagerne. Opsamling og evaluering Da funktionsområdet for KM primært er udvikling og opbygning af innovative arbejdsprocesser, er det nødvendigt at skabe et værktøj for løbende at opsamle positive og negative erfaringer samt evaluere arbejdsprocesserne i netværket. Dette er en relevant metode indenfor projektledelse og -afholdelse, som bør appliceres på KM. 5. Målinger/dokumentation/evaluering Vores løsning er fokuseret på at understøtte de aktiviteter og mål, der eksisterer i KM. Vi skal levere en service til deres behov. Deres mål er at have 100 abonnenter inden 2011.

3 Vores mål: Eksternt: 100 abonnenter ved udgangen af X antal besøgende på den eksterne informationsside på sitet (vha. Google Analytics). Bredere berøringsflade med en større målgruppe. Der skal være flere, off. organisationer blandt samarbejdspartnerne. Internt: X antal blogindlæg. 100% oprettelse af brugerprofiler. En generel vækst i erfaringsudvekslingen blandt projektdeltagerne. Konkretisering af brugen af interne mails. Bloggen skal erstatte den mailkommunikation, som er mer relevant og givtig at lægge i blogmediet. Al projektorienteret og tværfaglig kommunikation søges lagt her. Communication plan mapping Projekt: Øresundsregionen som en Kreativ Metapol Hvorfor? For hvem? Hvad? Hvordan Hvornår Af hvem?

4 B. Tekstmanual Hvad er de skriftlige rammer for vores site? Vi ønsker ikke at regulere hvordan de enkelte projektdeltagere skriver og formulerer sig i rapporter, projektbeskrivelser mv. i det daglige arbejde i netværket. Men vi ønsker at rådgive om nogle rammer for, hvordan man sætter sin tekst op så snart det målrettes websitet. Dvs. at man lægge rapporter, projektbeskrivelser, og al andet materiale til download som pdf-fil på dokument eller evalueringssiden på websitet. Men herudover skal man under hver modelprojektgruppes site lægge et resume af den uploadede rapport, pitch af projetbeskrivelse mv., som skal validere med tekstmanualens retningslinjer. Som eksempelvis forfattet af Krag Jacobsen, 1997: 17 og Jensen, 2001: Værdigrundlag Opmuntre til deltagelse Seriøs og konkret Kortfattet og informativ 2. Generel tone Opmuntrende Ikke nedsættende vedr. alder, etnicitet, køn, seksuel orientering. Bygger på gensidig forståelse og accept. Dialogbaseret Undgå ironi og sarkasme 3. Blog Søg at være konkret og præcist. Husk bloggen er et diskussionsforum. Husk reglerne for god omgangstone. Vær aktiv - din mening tæller! Også på andres emner og projekter. KM er baseret på den tværfaglige vidensdeling, derfor er din mening også relevant for andre. 4. Rapporter 5-10 linjers pitch af projektet på modersmål og engelsk. Så kan alle hurtigt og præcist orientere sig om projektet og behøver ikke printe hele rapporten ud. 5. Ekstern kommunikation

5 Vær opmærksom på modtageren. Vedkommende kender måske ikke til KM. C. Teksteksempel Før: Öresundsregionen som Kreativ Metapol Öresundsregionen som Kreativ Metapol är ett treårigt Interregprojekt som syftar till att stärka kulturens roll som drivkraft i en hållbar samhällsutveckling och stärka dess roll på den politiska agendan lokalt, regionalt, interregionalt och nationellt. Projektet har 14 deltagande kommuner, sju svenska och sju danska. Dessutom deltar Malmö Högskola, Roskilde Universitet och Copenhagen Business School/Center for Virksomhedsudvikling og Ledelse i projektet. Herlev Kommune är lead partner och Kultur Skåne är samordnande partner. Projektet har beviljats ca Euro i Interregmedel (drygt nio miljoner SEK). Projektdeltagarnas medfinansiering är lika stor, varav det mesta består av avlönat arbete i projektet. Projektets mål Projektets mål är att bidra till att realisera Öresundsregionen som Kreativ Metapol genom att utveckla, synliggöra och dra nytta av gränsöverskridande kompetenser, erfarenheter och möjligheter. Projektet ska vara en aktiv del i Öresundsregionens process till en region med hög kreativ innovation och kulturell livskvalitet. För att nå målet ger projektet möjlighet till kompetensutveckling av kommunernas och regionernas medarbetare inom kultur, näringsliv och fysisk planering. Kompetensutvecklingen ska stärka de offentliga förvaltningarnas förutsättningar för att utveckla aktiviteter som stödjer visionen om den kreativa Metapolen. Arbetsgrupper Projektets arbetsgrupper kommer att formeras utifrån fyra teman: 1. Barn- och ungdomskultur som kreativitetens jordmån 2. Staden som scen kulturen och den fysiska planeringen 3. Kultur och hälsa 4. Kultur och näringsliv Efter: Om Kreativ Metapol: Kreativ Metapol er projektgruppe, som hører til i Øresundsregionen. Vores vision er at at styrke kulturens rolle som drivkraft i en bæredygtig udvikling af lokalsamfundet og styrke vores rolle på den politiske dagsorden på lokalt, regionalt, interregionalt og nationalt plan.

6 Vi ønsker at bidrage til at realisere Øresundsregionen som Kreativ Metapol gennem udvikling, synlighed og ved at drage nytte af grænseoverskridende ekspertise, erfaringer og evner. Projektet skal være en aktiv del i Øresundsregionen for at behandle en region med høj kreativ innovation og kulturel livskvalitet. Vores mål For at nå det mål giver projektet mulighed for faglig udvikling af lokale og regionale medarbejdere i den kulturelle, økonomiske og fysiske planlægning. Kompetenceudviklingen skal styrke de offentlige forvaltningers forudsætninger for at udvikle aktiviteter, der understøtter visionen om det kreative Metapol. Projektets arbejdsgrupper Børne- & ungdomskultur Byen som scene Kultur & sundhed Kultur & Erhverv Støtte Kreativ Metapol støttes gennem Interreg - et EU-program, som giver økonomisk støtte til samarbejde på tværs af grænser og regioner med henblik på at styrke en afbalanceret udvikling af områderne i EU.