IBM SmartCloud inotes. IBM SmartCloud inotes Brugervejledning

Transkript

1 IBM SmartCloud inotes IBM SmartCloud inotes Brugervejledning

2

3 IBM SmartCloud inotes IBM SmartCloud inotes Brugervejledning

4 Bemærk Læs oplysningerne i Bemærkninger på side 53, før du bruger denne dokumentation og det tilhørende produkt. Bemærkning Denne udgave gælder for IBM SmartCloud inotes og alle senere releases og ændringer, indtil andet angives i nye udgaver. Copyright IBM Corporation 2010, 2012.

5 Kapitel 1. inotes Få mere at vide om kontoindstillinger, administration af -beskeder, og arbejd evt. med din kalender. Har du ikke prøvet inotes før? Du kan se en video (åbnes i et nyt vindue) for at få at vide, hvordan du importerer oplysninger om kontaktpersoner til inotes. Du kan se en video (åbnes i et nyt vindue) for at få at vide, hvordan du importerer kalenderoplysninger inotes. Seneste opdateringer Se, hvilke funktioner der er tilføjet (åbnes i et nyt vindue) siden den sidste opdatering. Brug inotes Klik på emnerne i indholdsfortegnelsen for at få hjælp til opgaver. IBM Corporation 2007, 2012 IBM 2010,

6 2 IBM SmartCloud inotes Brugervejledning

7 Kapitel 2. Dine kontoindstillinger Din konto konfigureres af en kontoadministrator med din -adresse og brugerrolle, som du ikke kan ændre. Du kan redigere dit navn, kodeord og sprog. Personlige indstillinger Dine kontoindstillinger beskrives i følgende liste: Navn Det brugernavn, der vises i IBM SmartCloud inotes. -adresse Den -adresse, der er knyttet til din konto. Du kan ikke ændre denne indstilling. Rolle Adgangsniveauet for kontoen. Du kan ikke ændre denne indstilling. Fortrolighed og sikkerhed Kodeord Kodeordet til din SmartCloud inotes-konto. Lokalisering Valg af sprog til din konto. Det sprog, du vælger til Lokalisering, afgør, om der vises et 12- eller 24-timers ur i din kalender. Hvis du f.eks. vælger Engelsk, bliver der anvendt 12-timers ur. Hvis du vælger dansk, bliver der brugt 24-timers ur. Revidér dine kontoindstillinger Gør følgende, hvis du vil ændre indstillinger for Navn, Kodeord eller Lokalisering: 1. Fra navigationslinjen til webstedet skal du vælge dit navn og derefter vælge Mine kontoindstillinger. 2. Vælg Redigér til den indstilling, du vil ændre. 3. Indtast eller vælg den korrekte værdi, og vælg Gem ændringer. Vælg Kontakt kontoadministrator for at få hjælp til din konto. Sørg for at beskytte dit kodeord, sikkerhedsspørgsmålet og svaret. 1. Log af, når du er færdig med at læse din post. 2. Når du har logget ud, skal du lukke browservinduet. Når du lukker browservinduet eller manuelt rydder browsercachen, sikrer du, at alle sessionsspecifikke oplysninger fjernes fra browserens cachelager. 3. Skriv ikke dit kodeord ned, og del det ikke med andre. Copyright IBM Danmark A/S 2010,

8 Konfigurér din mobile enhed Brug IBM SmartCloud inotes-profilen til at konfigurere IMAP, CardDAV og Cal- DAV på én gang på din ios-enhed. Hvis du ikke vil klargøre alle tre funktioner på din ios-enhed, kan du konfigurere , kontaktpersoner eller kalender enkeltvist. Se hjælpen i Konfigurér IMAP- og POP-adgang, Konfigurér en CardDAVkonto og Konfigurér en CalDAV-konto. Inden du begynder ios-enheder er officielt blevet testet og er i øjeblikket de eneste enheder, der understøttes til IBM SmartCloud inotes-profilen. 1. Åbn linket (åbnes i et nyt vindue). Hvis du ikke har logget på tidligere, skal du angive SmartCloud for Social Business-id og -kodeord. Id'en og kodeordet kan være forskelligt fra din Smart- Cloud inotes-id og -kodeord. 2. Tap på Log på på ios-enheden. Siden Konfiguration af IBM SmartCloud Apple ios-enhed - Konfigurér , kontaktpersoner og kalender på din Apple ios-enhed vises. Du kan bruge denne side til at installere en profil på din ios-enhed, som giver adgang til: v Din mail via IMAP v Dine kontaktpersoner via CardDAV v Din kalender via CalDAV 3. Vælg Start. Eftersom profilen ikke er underskrevet, bliver du bedt om at bekræfte installationen ved at vælge Installér > Installér nu. Hvis du har et kodeord til din ios-enhed, skal du indtaste det for at fortsætte. 4. Indtast dit SmartCloud inotes-kodeord tre gange for at validere din adgang til IMAP-, CardDAV og CalDAV-kontiene på SmartCloud inotes-systemet. Vælg Næste for at fortsætte. 5. Vælg Udført, når installationen er afsluttet. Siden til konfiguration af enhed vises igen. Skift til den overordnede ios-menu for at komme i gang med at bruge SmartCloud inotes-funktionerne til , kontaktpersoner og kalender på din ios-enhed. Næste trin Navnet på profilen er IBM SmartCloud inotes Profile. Du kan finde den på din ios-enhed ved at trykke på Indstillinger > Generelt > Profil. Vælg Flere detaljer for at få vist navnene på dine konti på din ios-enhed. 4 IBM SmartCloud inotes Brugervejledning

9 Kapitel 3. Kom godt i gang med kontaktpersoner Du kan tilføje personlige kontaktpersoner til din liste over kontaktpersoner. Du skal have kontoadministratorrettigheder for at kunne tilføje virksomhedskontaktpersoner. Du kan gemme op til 2000 personlige kontaktpersoner. Funktioner, du kan udføre på listen over kontaktpersoner: v Søg efter kontaktpersoner efter navn ved at indtaste søgeteksten i feltet Find kontaktperson. v Få vist alle kontaktpersoner ved at vælge Alle kontaktpersoner. v Tilføj, slet eller redigér personlige kontaktpersoner. v Send -beskeder til en eller flere kontaktpersoner ved at markere afkrydsningsfeltet for de ønskede modtagere og vælge Send besked. Virksomhedskontaktpersoner Virksomhedens adressekartotek er en firmaadressebog med kontaktoplysninger på medarbejdere. Virksomhedens adressekartotek administreres og vedligeholdes af kontoadministratoren. Når du vælger virksomhedens adressekartotek, får du vist alle medarbejdere, hvis funktionerne i virksomhedens adressekartotek er tilgængelige. Du kan sende en besked til en eller flere medarbejdere i virksomhedens adressekartotek ved at markere afkrydsningsfeltet ud for personerne og vælge Send besked. Antallet af virksomhedskontaktpersoner, der kan gemmes, varierer. Kontakt kontoadministratoren for at få oplysninger om antallet af virksomhedskontaktpersoner, der kan gemmes. Angiv indstillinger for kontaktpersoner Ved at angive indstillinger for kontaktpersoner kan du gøre det lettere at organisere oplysninger om kontaktpersoner. 1. Navigér til Indstillinger. 2. Vælg Vis under Kontaktpersoner. 3. I feltet Kontaktpersoner pr. side skal du vælge det antal kontaktpersoner pr. side, du vil have vist. 4. I feltet Fremvisningsrækkefølge for navne skal du angive, hvordan du vil have vist oplysninger om navne på kontaktpersoner. 5. Vælg Gem. Opret og redigér kontaktoplysninger Du kan tilføje, redigere og slette personlige kontaktoplysninger. Du kan maksimalt have 2000 personlige kontaktpersoner.du skal have administratorrettigheder for at kunne tilføje virksomhedskontaktpersoner. Copyright IBM Danmark A/S 2010,

10 Inden du begynder Når du tilføjer oplysninger om kontaktpersoner, skal du navigere til skillebladet Kontaktpersoner og vælge Mine kontaktpersoner. På nogle enheder er standarddestinationen til de nye kontaktoplysninger Virksomhedens adressekartotek, når du prøver at tilføje kontaktoplysninger fra en anden applikation. Kun din administrator kan tilføje oplysninger fra virksomhedens adressekartotek, så i dette tilfælde bliver de nye kontaktoplysninger ikke gemt. 1. Sådan tilføjer du en kontaktperson: a. Navigér til Kontaktpersoner. b. Vælg Ny kontaktperson. c. Indtast maksimalt 255 tegn i følgende felter: Fornavn, Efternavn, Stilling, Afdeling, Firma, Gade, By, Stat/Region, Postnummer og Land. På nogle enheder kan du angive mere end 255 tegn i disse felter. Hvis du angiver mere end 255 tegn i et af disse felter, vises der ingen fejlmeddelelse, men de nye kontaktoplysninger bliver ikke gemt. d. Angiv værdier i felterne og Telefon. Der skal angives værdier i felterne Navn og , så oplysninger om brugeren er tilgængelige, når du skriver brugernavnet. e. Valgfrit: Når du tilføjer oplysninger i feltet Bemærkninger, kan du maksimalt indtaste tegn. f. Vælg Gem for at gemme den nye kontaktperson. Du bliver bedt om at sende en besked, redigere eller slette oplysningerne om kontaktpersonen, du lige har tilføjet. 2. Valgfrit: Sådan redigerer du oplysninger om kontaktpersoner: a. Navigér til Kontaktpersoner. b. Vælg navn eller -adresse på den kontaktperson, du vil redigere. c. Vælg Redigér, og indtast ændringerne. d. Vælg Gem. 3. Valgfrit: Sådan sletter du oplysninger om en kontaktperson: a. Navigér til Kontaktpersoner. b. Markér afkrydsningsfeltet for den eller de kontaktpersoner, du vil slette. c. Vælg Slet. d. Vælg OK. Kontaktpersonerne slettes permanent i listen over dine kontaktpersoner. Importér personlige kontaktpersoner Du kan importere personlige kontaktpersoner fra en csv-fil (comma separated value), vcard-fil (VCF) eller et andet filnavn uden filtype, f.eks. testfil. Importen accepterer filer på 10 MB eller mindre. Du kan ikke opdatere kontaktpersoner, der optræder i virksomhedens adressekartotek. Inden du begynder 6 IBM SmartCloud inotes Brugervejledning Før du importerer kontaktpersoner fra et andet -program, f.eks. Outlook Express, skal du bruge det pågældende -program til at eksportere dine kontaktoplysninger til en fil af typen.csv (kommasepareret) eller.vcf (vcard). Kontrollér, at tegnsættet er UTF-8 eller ANSI, før du importerer kontaktpersoner.

11 Om denne opgave Du kan have op til 2000 kontaktpersoner. Hvis den.csv- eller.vcf-fil, du importerer, indeholder flere end 2000 kontaktpersoner, eller hvis antallet af eksisterende IBM SmartCloud inotes-kontaktpersoner på antallet af kontaktpersoner i.csv- eller.vcf-filen overstiger 2000, bliver de ekstra kontaktpersoner i importfilen ignoreret. Du skal kende biblioteksstien på alle filer, der indeholder oplysninger, du vil importere. Du skal angive disse oplysninger før importen. Hvis du har flere.vcf-filer, kan du flette dem til én.vcf til import. Ugyldigt formaterede data i.csv- eller.vcf-filen ignoreres. De kontaktpersoner, du importerer, tilføjes til Mine kontaktpersoner. Du kan også få vist disse kontaktpersoner fra Alle kontaktpersoner. 1. Navigér til Kontaktpersoner > Mine kontaktpersoner. 2. Vælg Importér kontaktpersoner. 3. Vælg Gennemse for at navigere til den.csv eller.vcf-fil, der anvendes til at gemme kontaktpersoner i. 4. Vælg Importér, når du har valgt filen. Resultater En statusmeddelelse angiver, at kontaktpersonerne importeres. Importen kan tage op til flere minutter. Under importen kan du anvende andre SmartCloud inotes funktioner. Relaterede opgaver: Flet flere vcard-filer (VCF) på side 8 Hvis der er mange vcard-filer, du vil bruge til import af oplysninger om kontaktpersoner, kan du flette dem ind i én.vcf-fil. Konfigurér en CardDAV-konto Når du konfigurerer en CardDAV-serverkonto, får du adgang til og kan dele kontaktoplysninger med andre applikationer. Du kan derefter synkronisere dine kontaktoplysninger med andre brugere og mellem flere enheder. Inden du begynder Kontrollér, at du har din IBM SmartCloud inotes- -adresse, som er den e- mail-adresse, der er tilknyttet din konto. ios-enheder er officielt blevet testet og er i øjeblikket de eneste CardDAV-enheder, der understøttes til SmartCloud inotes. Der kan være andre enheder og andre pcbaserede software-carddav-klienter, men disse er ikke blevet testet, og de understøttes ikke i øjeblikket. Hvis du har mere end én SmartCloud for Social Business- -adresse, gør følgende sig gældende: Kapitel 3. Kom godt i gang med kontaktpersoner 7

12 v Hvis du vælger linket Brug min virksomheds logon på SmartCloud for Social Business-logonsiden til at logge på med, kan den -adresse, du angiver på denne side, være forskellig fra din SmartCloud inotes- -adresse. v Hvis din virksomhed har mange SmartCloud for Social Business-abonnementer, har du eventuelt en -adresse til hvert abonnement. Din virksomhed anvender f.eks. SmartCloud Engage og SmartCloud inotes. Din SmartCloud inotes -adresse, er inkluderet i den Kom godt i gang-vejledning, der er sendt til dig, da du loggede på første gang. Du kan også kontrollere din SmartCloud inotes -adresse ved at vælge Indstillinger > Basis og kontrollere Kontonavn under Indstillinger for postserver. Undersøg, om du anvender ios4 eller nyere. Hvis du anvender en tidligere version end ios4, skal du opgradere til ios4 eller nyere. Udfør følgende trin for at konfigurere en CardDAV-konto manuelt. Hvis du har en ios-enhed, og du vil konfigurere en CardDAV-konto automatisk via SmartCloud inotes-profilen, kan du se vejledningen i hjælpeemnet Konfigurér din mobile enhed på side Vælg Settings > Mail, Contacts, Calendars > Add account... > Other > Add CardDAV Account på ios-enheden. 2. Indtast følgende oplysninger: a. Server carddav-usw.mail.lotuslive.com b. User name Din SmartCloud inotes- -adresse Eksempel: [email protected] c. Password Dit kodeord d. Description En beskrivelse af din konto 3. Vælg Næste. Når forbindelsen med serveren er oprettet, vises et nyt skilleblad med Advanced settings. 4. På skillebladet Advanced settings skal du angive følgende oplysninger: a. Use SSL Vælg ON. b. Port: Vælg Udført. Der vises ingen meddelelse, hvis forbindelsen oprettes uden fejl. Næste trin Flet flere vcard-filer (VCF) Dit SmartCloud for Social Business-kodeord udløber baseret på de indstillinger, der er angivet af din kontoadministrator. Hvis du har problemer med at logge på til SmartCloud inotes, kan du forsøge at logge på fra internettet for at kontrollere, om dit kodeord er udløbet. Hvis der er mange vcard-filer, du vil bruge til import af oplysninger om kontaktpersoner, kan du flette dem ind i én.vcf-fil. 8 IBM SmartCloud inotes Brugervejledning 1. Kopiér alle.vcf-filer, du planlægger at flette ind i samme adressebog. 2. Navigér til det bibliotek, hvor du har gemt.vcf-filerne. 3. Udfør følgende kommando: COPY *.vcf onefile.vcf. Importér de flettede oplysninger om kontaktpersoner ind i onefile.vcf.

13 Relaterede opgaver: Importér personlige kontaktpersoner på side 6 Du kan importere personlige kontaktpersoner fra en csv-fil (comma separated value), vcard-fil (VCF) eller et andet filnavn uden filtype, f.eks. testfil. Importen accepterer filer på 10 MB eller mindre. Du kan ikke opdatere kontaktpersoner, der optræder i virksomhedens adressekartotek. Arbejde med personlige grupper Brug personlige grupper til at oprette distributionslister til kalenderinvitationer og -beskeder. Det maksimale antal personlige grupper til din konto er 200.Det maksimale antal medlemmer i en personlig gruppe er 50. Om denne opgave Gruppenavnet kan højst være på 255 enkelt-bytetegn. Hvis et nyligt tilføjet gruppemedlem ikke er i din personlige kontaktliste, gemmes det som en ny personlig kontaktperson. Hvis du har det maksimale antal kontaktpersoner, og du forsøger at tilføje en ny e- mail-adresse, bliver der vist en fejlmeddelelse. Den nye gruppe oprettes ikke. Ens -adresser ignoreres. Hvis du angiver en -adresse, der allerede findes på listen over gruppemedlemmer, ignoreres den pågældende -adresse. Du kan angive flere -adresser i feltet Tilføj medlem her ved at bruge kommaer til at adskille individuelle -adresser. Hvis du f.eks. indtaster [email protected], [email protected], [email protected], bliver disse tre -adresser tilføjet til gruppemedlemslisten. Til -adresser kan du skrive de første tegn og vælge kontaktpersoner, der bliver vist i den automatiske forslagsliste. 1. Navigér til Kontaktpersoner. 2. Vælg Grupper > Ny gruppe. 3. Indtast et gruppenavn. 4. Hvis du vil indtaste et gruppemedlem, skal du skrive en -adresse i feltet Tilføj medlem her og derefter vælge Tilføj medlem. 5. Valgfrit: Hvis du vil fjerne et gruppemedlem, skal du klikke på ikonen X i den samme række som gruppemedlemmet. 6. Klik på Gem for at gemme ændringerne til en gruppe. Hvis du forsøger at navigere til en anden side uden at gemme dine ændringer, bliver der vist en meddelelse, som beder dig om at gemme ændringerne. Næste trin Gør følgende for at redigere eller slette en personlig gruppe: 1. Navigér til Kontaktpersoner. 2. Vælg Grupper. 3. Vælg gruppenavnet. 4. Vælg Redigér. Siden med gruppeoplysninger vises. Du kan redigere eller slette gruppen på følgende måde: Kapitel 3. Kom godt i gang med kontaktpersoner 9

14 Søg efter kontaktpersoner v v Hvis du redigere oplysningerne om den personlige gruppe, skal du indtaste ændringerne og vælge Gem. Hvis du vil slette en personlig gruppe, skal du vælge Slet gruppe og derefter vælge OK for at bekræfte sletningen. Du kan søge efter kontaktoplysninger i Mine kontaktpersoner, Virksomhedens adressekartotek eller Alle kontaktpersoner. Om denne opgave v v v v v Foranstående og efterfølgende mellemrum fjernes fra dine søgekriterier. Søgningen udføres i forhold til felterne Fornavn, Efternavn, og firmanavn. I søgningen respekteres store og små bogstaver ikke. Matches vises, så snart de findes, hvilket kan forekomme, før du har indtastet søgekriterierne helt. Jokertegnssøgninger understøttes ikke. 1. Navigér til Kontaktpersoner. 2. Vælg det sæt kontaktpersoner, du vil søge efter. 3. Angiv søgekriterierne i søgefeltet. Find kontaktperson vises i søgefeltet, før du angiver dine søgekriterier. Resultater Søgefunktionen viser en liste over alle kontaktpersoner, der svarer til dine søgekriterier. Hvis ingen kontaktpersoner findes, vises en meddelelse om, at ingen kontaktpersoner svarede til søgekriterierne. Konfigurér en LDAP-forbindelse Hvis du konfigurerer en LDAP-adressekartoteksforbindelse (Lightweight Directory Access Protocol), kan du søge i adressekartoteker og finde kontaktoplysninger på andre brugere på internettet eller i virksomhedens intranet. Om denne opgave Forskellige -programmer og mobile enheder kræver forskellige trin til konfigurering af en LDAP-forbindelse. Hvis der opstår problemer med et -program, eller du vil have oplysninger om et bestemt -program, skal du kontakte supportteamet til det pågældende -program. Du skal vide følgende, før du kan konfigurere en LDAP-adressekartoteksforbindelse for en enhed eller en -klient: v Basis-DN: ou=contact v Port (med SSL): 636 v Din IBM SmartCloud inotes- -adresse. Hvis du har mere end én SmartCloud for Social Business - -adresse, gør følgende sig gældende: 10 IBM SmartCloud inotes Brugervejledning

15 Hvis du vælger linket Brug min virksomheds logon på SmartCloud for Social Business-logonsiden til at logge på med, kan den -adresse, du angiver på denne side, være forskellig fra din SmartCloud inotes- -adresse. Hvis din virksomhed har mange SmartCloud for Social Business-abonnementer, har du eventuelt en -adresse til hvert abonnement. Din virksomhed anvender f.eks. IBM SmartCloud Engage og SmartCloud inotes. v v v v Din SmartCloud inotes -adresse, er inkluderet i den Kom godt i gang-vejledning, der er sendt til dig, da du loggede på første gang. Du kan også kontrollere din SmartCloud inotes -adresse ved at vælge Indstillinger > Basis og kontrollere Kontonavn under Indstillinger for postserver. Bindings-DN/Kontonavn: uid= -adresse fra trin 3,ou=contact. Eksempel: [email protected],ou=contact Dit -kodeord.når kontoadministratoren angiver et engangskodeord til dig, skal du ændre dette kodeord, efter du er logget på SmartCloud inotes-kontoen fra internettet. Server: ldap-usw.mail.lotuslive.com Søgefilter: ou=contact 1. De trin, der skal udføres for at konfigurere et LDAP-adressekartotek, afhænger af dit -program: Kontakt supportteamet til dit -program for at få hjælp. 2. Hvis du søger efter kontaktoplysninger via en LDAP-adressekartoteksforbindelse, må felterne med for- og efternavn ikke være tomme. Ellers vil der opstå fejl. Tilføj om nødvendigt mindst ét tomt tegn til disse felter. Kapitel 3. Kom godt i gang med kontaktpersoner 11

16 12 IBM SmartCloud inotes Brugervejledning

17 Kapitel 4. Kom godt i gang med -beskeder gemmes i foldere. Du kan oprette foldere for at sortere din post. Der er fem standardfoldere, du ikke kan slette. Du kan også markere -beskederne med flag og angive indstillinger for fremvisning af -beskederne. Du kan ikke ændre navnet på en standard- -folder eller slette den, men du kan slette -beskeder fra disse standardfoldere. Der er følgende standardfoldere: Indbakke Alle indkomne -beskeder. Kladder Alle gemte -beskeder, der ikke er blevet sendt endnu. Emner i folderen Kladde kan redigeres og sendes når som helst. Sendt Alle -beskeder, du har sendt, hvis du i indstillingerne har angivet, alle sendte -beskeder skal gemmes. Dette er standardindstillingen. Spam Alle -beskeder, der er identificeret som spam. Papirkurv Al slettede -beskeder. Du skal tømme din Papirkurv for at slette dets indhold permanent. Via vinduet Administrér foldere kan du omdøbe eller slette en folder. Når du sletter en folder, bliver alt indhold af folderen også permanent slettet. Indikatoren for Brug af kvota viser mængden af lagerplads, der i øjeblikket er i brug til dine -beskeder og vedhæftninger i din -konto. Kvota omfatter -beskeder i folderne Spam og Papirkurv. Denne værdi må ikke være større end 25 GB.Hvis du har overskredet den allokerede mængde lagerplads, kan du ikke modtage post. Al indgående post returneres til afsenderen med en meddelelse, der forklarer, at postboksen er fyldt, og at -beskeden ikke kan afleveres. Tip: -beskeder, du har slettet, bliver automatisk flyttet til Papirkurv. Tøm folderen Papirkurv med jævne mellemrum for at skaffe mere plads. Bemærk: v For at beskytte din konto mod misbrug kan der maksimalt modtages 5000 nye e- mail-beskeder, mens du ikke er logget på din konto. Yderligere -beskeder returneres til afsenderne, indtil du logger på kontoen igen. v Der er flere oplysninger om kendte problemer med fremvisning af -beskeder på forskellige sprog i dokumentet med kendte problemer i wikien (åbnes i et nyt vindue). v En besked med høj prioritet angives med et udråbstegn ud for emnet for beskeden. v En indgående -besked må ikke være større end 40 MB. Administration af -beskeder: v Vælg Post på menulinjen for manuelt at opfriske din Indbakke. v Få vist en liste over -beskeder, du har videresendt eller svaret på, ved at klikke på ikonen ud for Afsender. Copyright IBM Danmark A/S 2010,

18 Angiv indstillinger for v. Sortér dine -beskeder efter navnet på afsenderen, emne eller dato. Som standard sorteres dine -beskeder efter dato. Ved at angive -indstillinger kan du organisere, filtrere og videresende din post. Om denne opgave Kun én -konto kan angives i til videresendelse af . Der sendes en bekræftelses- til din IBM SmartCloud inotes -adresse og til den adresse, der er angivet i afsnittet om videresendelse af -beskeder. Hvis du vil starte en videresendelse, skal du følge vejledningen i bekræftelses- en. Hvis du vil deaktivere videresendelse af , skal du vælge Ingen videresendelse i vinduet Videresendelse. Alle de følgende trin er valgfri. Du kan redigere disse indstillinger efter behov. 1. Navigér til Indstillinger. 2. Vælg Basis. a. Vælg Vis post for at angive antal beskeder, der skal vises på hver side, og for at angive sorteringsindstillingen for Nyeste først eller Nyeste til sidst. b. Vælg Læser for at angive, hvad der sker, når du flytter eller sletter en e- mail-besked: Gå til næste besked eller Gå tilbage til oprindelig folder. Billedblokering blokerer alle billeder i den indgående -besked. c. Vælg Sender for at gemme en kopi af alle afsendte -beskeder. Hvis du ikke vil gemme en kopi af alle afsendte beskeder, men vil gemme en kopi af nogle beskeder, kan du bruge feltet bcc til at sende kopi af beskeden til dig selv. Du kan også angive, om du vil inkludere -historik, når du svarer på en . d. Brug oplysningerne om postserveren, der vises i sektionen Indstillinger for postserver, til at konfigurere IMAP-, POP- eller SMTPvalidering. Der er flere oplysninger under Konfigurér IMAP- og POP-adgang på side 21. e. Vælg Gem. 3. Vælg Tilføj adresse for at angive en yderligere -adresse, der skal anvendes ved afsendelse af Vælg Indstillinger for spam for at angive indstillinger til at håndtere uønskede -beskeder og -adresser. 5. Vælg Ikke til stede for at angive et automatisk svar til indgående beskeder, mens du er fraværende. Der er flere oplysninger under Send advisering om Ikke til stede på side Vælg Signatur for at angive, at oplysninger automatisk skal tilføjes til slutningen af alle -beskeder, du sender. Det maksimalt tilladte antal tegn er Vælg Videresendelse for automatisk at sende alle indgående beskeder videre til en anden -konto. 14 IBM SmartCloud inotes Brugervejledning

19 Opret en folder Vis en vedhæftning 8. Vælg Regler for at angive filtreringsregler, der kan være en hjælp til at administrere din post mere effektivt. Der er flere oplysninger under Opret regler for filtrering af post på side Klik på Gem. Du kan tilføje, omdøbe og slette foldere for at organisere dine -beskeder. Du kan trække og placere en -besked til en anden folder. Om denne opgave Begrænsninger: v Den maksimale længde på foldernavnet er 40 tegn, og navnet må ikke begynde med et punktum (.). Et foldernavn kan indeholde følgende tegn: a-z (). v Foldernavne sorteres ved hjælp af ASCII-værdier. ICU-tabeller (International Components for Unicode) anvendes ikke. v Det maksimalt tilladte antal foldere er 200. Via vinduet Administrér foldere kan du omdøbe eller slette en folder. Når du sletter en folder, bliver alt indhold af folderen også permanent slettet. 1. Navigér til Post. 2. Vælg Tilføj en folder. 3. Indtast et foldernavn, og klik på OK. Når du åbner en -besked med en eller flere vedhæftninger, vises en liste over dem i -beskeden. Om denne opgave Hvis du modtager en -besked med en vedhæftning, vises en papirclipsikon ud for beskeden i indbakken. Når du åbner beskeden, bliver en liste over vedhæftninger vist i beskeden. Du kan få vist vedhæftningen fra dens aktuelle placering eller downloade den og gemme den på din computer, før du åbner filen. Hvis den vedhæftede fil er et billede, kan du få vist vedhæftningen i beskeden. Begrænsning: v En indgående -besked må ikke være større end 40 MB. v Der kan kun søges i den første 1 MB af teksten i alle -vedhæftninger, og det er kun den første 1 MB, der er indekseret. v Hvis du har overskredet den allokerede mængde lagerplads, kan du ikke modtage post. Al indgående post returneres til afsenderen med en meddelelse, der forklarer, at postboksen er fyldt, og at -beskeden ikke kan afleveres. Kapitel 4. Kom godt i gang med 15

20 1. Navigér til Post. 2. Vælg Indbakke. 3. Vælg den -besked, du vil åbne. Der vises en liste over vedhæftninger i e- mail-beskeden. v Hvis du vil have vist en vedhæftning i -beskeden, skal du vælge den vedhæftning, du vil have vist. v Hvis du vil downloade en vedhæftning, skal du højreklikke på vedhæftningen og følge vejledningen til din computer eller mobilenhed. Send Du kan sende -beskeder fra din kontaktliste eller fra folderen Post. Hvis du sender en -besked til en modtager, der ikke er på listen med kontaktpersoner, får du mulighed for at tilføje modtageren til din liste over kontaktpersoner. Om denne opgave Brug Rich Text-editoren til at vælge attributter til din -besked. Når du vælger attributter til teksten i -beskeden, er det lettest at skrive hele beskedteksten, markere teksten og derefter vælge de ønskede attributter. Begrænsninger: v Det maksimale antal modtagere af en er 50. v Du kan vedhæfte op til 10 filer til hver -besked. v Den maksimale størrelse på en -besked, du sender, inklusive alle vedhæftninger, er 28,5 MB. 1. Vælg, hvordan du vil sende en -besked: v Brug kontaktpersoner fra din kontaktliste: a. Navigér til Kontaktpersoner. b. Vælg den liste over kontaktpersoner, som indeholder de brugere, du vil sende en -besked til. Markér afkrydsningsfeltet ud for alle kontaktpersoner, du vil sende en -besked til. c. Vælg Grupper for at sende en -besked til en personlig gruppe. På siden Grupper skal du markere afkrydsningsfelterne ud for de grupper, du vil inkludere. d. Vælg Send besked. Siden Ny besked vises. -adresserne på alle brugere eller gruppemedlemmer tilføjes til feltet Til. v Send en -besked direkte fra din Post-folder: a. Navigér til Post. b. Vælg Ny besked. Siden Ny besked vises. c. Indtast -adresserne på alle modtagere i feltet Til. 2. Valgfrit: Brug feltet cc eller bcc til at angive brugere eller en gruppe, du vil sende en kopi eller en blind kopi af -beskeden til. Du kan skrive de første tegn i bruger- og gruppenavnet og vælge et element, der bliver vist i den automatiske forslagsliste. Hvis du vælger en grupper, bliver alle -adresser på alle gruppemedlemmer tilføjet til feltet cc eller bcc. 3. Valgfrit: Vælg Find filer for at vedhæfte en fil. Der vises et vindue, hvor du bliver bedt om at finde filen og uploade den. 16 IBM SmartCloud inotes Brugervejledning

21 Markér med flag 4. Valgfrit: Vælg Høj prioritet for at sende -beskeden med høj prioritet. 5. Skriv teksten til -beskeden. Der er flere oplysninger om kendte problemer med forskellige browsere og Rich Text-editoren i dokumentet Known Issues i wikien på adressen (åbnes i et nyt vindue). 6. Vælg Send. Du kan aktivere en visuel indikator eller et flag, som er en påmindelse til dig selv om, at du skal følge op på en -besked. Flag er til personlig brug, andre brugere kan ikke se flagene. Om denne opgave Som standard er ingen -beskeder markeret med flag. Beskeder, der er markeret, angives af det grå flag ud for beskeden. 1. Hvis du vil markere en -besked med flag, skal du navigere til den folder, der indeholder de beskeder, du vil markere. 2. Vælg ikonen Flag ud for de -beskeder, du vil markere. Du kan også markere beskeder med flag eller fjerne markeringen på samme tid ved at bruge afkrydsningsfelterne til beskeder og vælge Flag eller Fjern flag på menuen Flere handlinger. 3. Når du læser en -besked, kan du vælge ikonen Flag, der er placeret ud for emnet i begyndelsen af beskeden. 4. Valgfrit: Hvis du vil fjerne markeringen med flag, skal du klikke på ikonen Flag igen. Gendan slettede -beskeder Hvis du sletter en besked, bliver beskeden flyttet til folderen Papirkurv. Slettede e- mail-beskeder gemmes i folderen Papirkurv, indtil du sletter dem permanent. 1. Navigér til Papirkurv. 2. Vælg den -besked, du vil gendanne. 3. Vælg Flere handlinger > Indbakke. 4. Navigér til Indbakke. Kontrollér, om -beskeden er blevet gendannet. Kapitel 4. Kom godt i gang med 17

22 18 IBM SmartCloud inotes Brugervejledning

23 Kapitel 5. Avancerede -opgaver Ud over at sende og modtage -beskeder er der mange andre opgaver, du kan udføre med . Send advisering om Ikke til stede Brug adviseringen om ikke til stede til at sende et automatisk svar til indgående e- mail-beskeder, mens du er fraværende. Adviseringsfunktionen sender svar i den periode, der er angivet med datoerne for dit fravær, og der sendes kun ét svar til hver modtager. Om denne opgave Adviseringen om Ikke til stede bliver aktiveret på datoen for Fraværende fra og deaktiveres automatisk på datoen for Tilbage igen, hvis du har angivet en returdato. Angiv f.eks 1. januar 2011 som datoen for Fraværende fra og 4. januar 2011 som datoen for Tilbage igen. I det tilfælde har din advisering om ikke til stede virkning fra kl. 00:01 den 1. januar 2011 til kl. 23:59 den 4. januar 2011, i alt 4 dage. Klokkeslæt angives i forhold til din tidszone. Ikke til stede-beskeden må maksimalt indeholde 1000 tegn. 1. Navigér til Indstillinger. 2. Vælg Ikke til stede. 3. Skriv tekst i feltet Emne, som er titelteksten til automatiske svarbesked. 4. Angiv datoen for fraværets start i feltet Fraværende fra. 5. Valgfrit: Angiv returdatoen i feltet Tilbage igen. 6. Valgfrit: Skriv detaljerede oplysninger om dit fravær, f.eks. et kontakttelefonnr. i nødstilfælde i meddelelsesfeltet. 7. Vælg Aktiveret for Advisering om ikke til stede. 8. Vælg Gem. Næste trin Hvis du manuelt vil deaktivere din advisering om ikke til stede, skal du vælge Deaktiveret for Advisering om ikke til stede. Send -beskeder fra din alternative -adresse Ud over din IBM SmartCloud inotes- -adresse kan du have yderligere en e- mail-adresse, du bruger til at sende -beskeder. Om denne opgave Hvis du angiver en yderligere -adresse til afsendelse af -beskeder, bliver den pågældende -adresse vist i den , du sender. Din SmartCloud inotes- -adresse, bliver ikke anvendt ved afsendelse af -beskeder, medmindre du aktiverer den igen. Copyright IBM Danmark A/S 2010,

24 1. Navigér til Indstillinger. 2. Vælg Tilføj adresse. 3. I vinduet Send fra anden adresse skal du vælge Tilføj adresse. 4. Indtast den yderligere -adresse i feltet Navn. Vælg Gem. Resultater Den alternative -adresse er nu standard- -adressen, der anvendes til at sende -beskeder. Næste trin Gør følgende, hvis du vil aktivere din SmartCloud inotes -adresse, når du sender -beskeder: 1. Navigér til Indstillinger. 2. Vælg Tilføj adresse. 3. I vinduet Send fra anden adresse skal du vælge Aktivér ud for din SmartCloud inotes- -adresse. Angiv SmartCloud inotes som standard- -program Hvis du angiver IBM SmartCloud inotes som dit standard- -program, åbnes SmartCloud inotes automatisk, når du vælger et -link på et websted eller i et dokument. Om denne opgave De trin, der skal gennemgås for at angive SmartCloud inotes som standard- program, afhænger af browseren. Hvis du bruger Internet Explorer, Chrome eller Opera og enten har Windows XP, Windows Vista eller Windows 7: v Registrér SmartCloud inotes som -program i Internet Explorer: 1. Opret en.reg-fil. Eksempel: SmartCloud_iNotes.reg. 2. Kopiér og indsæt følgende indhold til den nye.reg-fil. Windows Registry Editor Version 5.00 Protocol" "URL Protocol"="" [HKEY_CLASSES_ROOT\mailto\shell] [HKEY_CLASSES_ROOT\mailto\shell\open] url.dll,fileprotocolhandler 3. Gem.reg-filen. 4. Kør filen.reg for at importere SmartCloud inotes-indgangen til registret. Hvis du bruger Firefox Version 3.x eller nyere på alle platforme: 1. Registrér SmartCloud inotes som et -program Firefox: 20 IBM SmartCloud inotes Brugervejledning

25 a. Gå til (åbnes i et nyt vindue). b. Vælg det angivne link, og følg vejledningen for at registrere SmartCloud inotes som et -program. program Angiv SmartCloud inotes som standard- -program: a. Vælg Indstillinger i Firefox. b. Vælg Applikationer. c. Indtast mailto som søgekriterie, og tryk på Enter. d. Vælg SmartCloud inotes i søgeresultaterne. e. Vælg OK. Konfigurér IMAP- og POP-adgang Du kan konfigurere forskellige -programmer ved hjælp af IMAP- eller POPadgang for at arbejde med IBM SmartCloud inotes at få vist og sende . Forskellige -klienter og mobile enheder kræver forskellige trin til konfigurering af IMAP, POP eller SMTP. Om denne opgave Du skal vide følgende, før du kan konfigurere IMAP-, POP- eller SMTP-validering for en enhed eller en -klient: v Din IBM SmartCloud inotes- -adresse. Hvis du har mere end én SmartCloud for Social Business- -adresse, gør følgende sig gældende: Hvis du vælger linket Brug min virksomheds logon på SmartCloud for Social Business-logonsiden til at logge på med, kan den -adresse, du angiver på denne side, være forskellig fra din SmartCloud inotes- -adresse. Hvis din virksomhed har mange SmartCloud for Social Business-abonnementer, har du eventuelt en -adresse til hvert abonnement. Din virksomhed anvender f.eks. SmartCloud Engage og SmartCloud inotes. Din SmartCloud inotes -adresse, er inkluderet i den Kom godt i gang-vejledning, der er sendt til dig, da du loggede på første gang. Du kan også kontrollere din SmartCloud inotes -adresse ved at vælge Indstillinger > Basis og kontrollere Kontonavn under Indstillinger for postserver. v Dit -kodeord. Når kontoadministratoren angiver et engangskodeord til dig, skal du ændre dette kodeord, efter du er logget på IBM SmartCloud inotes-kontoen fra internettet. Hvis du anvender IMAP, POP og SMTP via SmartCloud inotes, kan du bruge engangskodeordet til at logge på gentagne gange, og du bliver ikke tvunget til at ændre det. v v Oplysninger om indgående POP- eller IMAP-postserver, herunder værtsnavn, brugernavn og kodeord. SmartCloud inotes understøtter kun SSL-forbindelser, så sørg for, at port 993 er tilgængelig til IMAP. Port 995 skal være tilgængelig for POP. Oplysninger om postserver findes under Indstillinger > Basis under Indstillinger for postserver. Oplysninger om udgående SMTP-postserver, herunder værtsnavn, brugernavn og kodeord. SmartCloud inotes understøtter kun SSL-forbindelser, så sørg for, at port 465 er tilgængelig. Kapitel 5. Avancerede -opgaver 21

26 Uanset hvilken enhed eller -klient du bruger, gælder følgende oplysninger: v Din indgående og udgående postserver kræver et brugernavn og et kodeord for at kunne sende og modtage . v Hvis det kræves af -klienten, skal du markere afkrydsningsfelter til indgående og udgående postservere, der kræver validering. Sørg også for, at du bruger de samme indstillinger til den indgående eller udgående postserver. Hvis dette ikke opfyldes, kan du muligvis ikke sende eller modtage . v SSL skal være aktiveret. v Hastigheden på internetforbindelsen har indflydelse på den tid, der kræves til at konfigurere IMAP eller POP. v IMAP er den foretrukne protokol. Hvis IMAP ikke er tilgængelig, skal du vælge POP. v Når du får vist din post via IMAP, er den maksimale længde på et foldernavn 255 tegn, og der kan maksimalt være foldere på fem niveauer. Ikke-ASCII-tegn i et foldernavn kodes ved hjælp af base64 med UTF-7. Hvis din enhed eller -klient ikke er anført, er der en generel vejledning under emnet Andre -klienter. Du kan også kontakte kontoadministratoren eller -udbyderen for at få hjælp. iphone eller ipad Udfør trinnene i dette emne for at konfigurere IBM SmartCloud inotes -postkontoen på din iphone eller ipad med IMAP-, POP- eller SMTP-adgang. IMAP er den foretrukne protokol. 1. Hvis det er den første -konto på din enhed, skal du tappe på Mail. Ellers skal du tappe på Settings > Mail, Contacts, Calendars > Add Account. Tap på Other. 2. Tap på Add Mail Account. 3. Tap på feltet Name, og skriv dit fulde navn. 4. Tap på feltet Address, og skriv din -adresse. Hvis du indtaster en ufuldstændig eller ugyldig -adresse, vises en meddelelse. 5. Tap på feltet Password, og skriv kodeordet til din konto. Klik på Gem. 6. Angiv indstillingerne for den protokol, du har valgt. Kontakt kontoadministratoren for at få oplysninger om værdien, der skal bruges til yoursiteid. v IMAP: Tap på IMAP. Skriv navnet på den indgående IMAP-postserver. Servernavnet får samme endelse som din -adresse. For eksempel dinwebsteds-id-imap.mail.lotuslive.com. Angiv 993 til portnummeret. v POP3: Tap på POP. Skriv navnet på den indgående POP-postserver. Servernavnet får samme endelse som din -adresse. For eksempel dinwebsteds-id-pop.mail.lotuslive.com. Angiv 995 til portnummeret. 7. Indtast din -adresse og dit kodeord. 8. I feltet Outgoing Mail Server Host Name skal du skrive navnet på den udgående SMTP-postserver. For eksempel din websteds-id-smtp.mail.lotuslive.com. Angiv 465 til portnummeret. 9. Indtast din -adresse og dit kodeord. Klik på Save. Næste trin Du kan nu anvende din ved hjælp af din iphone eller ipad. 22 IBM SmartCloud inotes Brugervejledning

27 Dit SmartCloud for Social Business-kodeord udløber baseret på de indstillinger, der er angivet af din kontoadministrator. Hvis du har problemer med at logge på til SmartCloud inotes, kan du forsøge at logge på fra internettet for at kontrollere, om dit kodeord er udløbet. Apple Mail 4.0 Udfør trinnene i dette emne for at konfigurere IMAP-, POP- eller SMTP-adgang til Apple Mail 4.0. IMAP er den foretrukne protokol. 1. Vælg Mail > Preferences, og vælg skillebladet Accounts. 2. Vælg + for at tilføje en ny konto. 3. Skriv dit navn i feltet Full Name. 4. Skriv din -adresse i feltet Address. 5. Skriv dit kodeord i feltet Password. 6. I feltet Account Type skal du vælge IMAP eller POP på listen. 7. I feltet Description: skal du indtaste en beskrivelse til konfigurationen af den indgående postserver. 8. Angiv indstillingerne for den protokol, du har valgt: Kontakt kontoadministratoren for at få oplysninger om værdien, der skal bruges til yoursiteid. v IMAP: Skriv navnet på den indgående IMAP-postserver. Servernavnet får samme endelse som din -adresse. For eksempel dinwebsteds-idimap.mail.lotuslive.com. Angiv 993 til portnummeret. v POP3: Skriv navnet på den indgående POP-postserver. Servernavnet får samme endelse som din -adresse. For eksempel dinwebsteds-idpop.mail.lotuslive.com. Angiv 995 til portnummeret. 9. Skriv din -adresse i feltet Username:. 10. Skriv dit kodeord i feltet Password. 11. I feltet Description: skal du indtaste en beskrivelse til konfigurationen af den udgående postserver. 12. I feltet Outgoing Mail Server: skal du skrive navnet på den udgående SMTPserver. For eksempel din websteds-id-smtp.mail.lotuslive.com.. Angiv 465 til portnummeret. 13. Vælg Use Authentication. 14. Kontrollér værdierne for Username og Password, og vælg Next. 15. Vælg Create. Kontrollér de indtastede oplysninger i felterne Account Summary. 16. Hvis du har brug for at kontrollere IMAP- eller POP-indstillinger, efter du har konfigureret din -klient, skal du vælge Mail > Preferences og derefter vælge skillebladet Accounts. Vælg skillebladet Avanceret, hvis du vil have vist oplysninger om dit portnummer. Næste trin Du kan nu anvende via Apple Mail 4.0. Dit SmartCloud for Social Business-kodeord udløber baseret på de indstillinger, der er angivet af din kontoadministrator. Hvis du har problemer med at logge på til SmartCloud inotes, kan du forsøge at logge på fra internettet for at kontrollere, om dit kodeord er udløbet. Kapitel 5. Avancerede -opgaver 23

28 Outlook 2003 Udfør trinnene i dette emne for at konfigurere IMAP-, POP- eller SMTP-adgang til Microsoft Outlook IMAP er den foretrukne protokol. Når der er konfigureret IMAP-, POP- og SMTP-adgang, kan du migrere Microsoft Outlook Om denne opgave 24 IBM SmartCloud inotes Brugervejledning Internetforbindelsens hastighed og mængden af IBM SmartCloud inotes post påvirker, hvor hurtigt din SmartCloud inotes vises. 1. Åbn Outlook Vælg menuen Værktøjer, og vælg -konti. 3. Vælg Tilføj en ny -konto, og vælg Næste. 4. Vælg IMAP eller POP3 som servertype. Vælg Næste. 5. I feltet Dit navn skal du skrive dit navn, som du vil have det vist i feltet Fra i udgående -beskeder. Skriv din -adresse i feltet -adresse. 6. Angiv indstillingerne for den protokol, du har valgt. Kontakt kontoadministratoren for at få oplysninger om værdien, der skal bruges til yoursiteid. v IMAP: Skriv navnet på den indgående IMAP-postserver. Servernavnet får samme endelse som din -adresse. For eksempel dinwebsteds-idimap.mail.lotuslive.com. v POP3: Skriv navnet på den indgående POP-postserver. Servernavnet får samme endelse som din -adresse. For eksempel dinwebsteds-idpop.mail.lotuslive.com. 7. I feltet Server til udgående post (SMTP): skal du skrive navnet på den udgående SMTP-server. For eksempel din websteds-id-smtp.mail.lotuslive.com. 8. Skriv din -adresse og kodeord i felterne Brugernavn og Kodeord. 9. Vælg Flere indstillinger, og vælg derefter skillebladet Udgående server. 10. Vælg Serveren til udgående post (SMTP) kræver godkendelse, og vælg Brug samme indstillinger som på serveren til indgående post. 11. Vælg skillebladet Avanceret. v IMAP: Vælg Denne server kræver en krypteret forbindelse (SSL) i feltet Indgående server (IMAP). Skriv endvidere 993 i feltet Indgående server (IMAP). v POP3: Vælg Denne server kræver en krypteret forbindelse (SSL) i feltet Indgående server (POP). Skriv endvidere 995 i feltet Indgående server (POP). 12. Vælg Denne server kræver en krypteret forbindelse (SSL) i feltet Udgående server (SMTP), og indtast 465 i feltet Udgående server (SMTP). Vælg OK. 13. Vælg Næste, og vælg derefter Udfør. 14. Download de nyeste opdateringer til Outlook fra Microsoft. Opdatering af hjælpen forhindrer de mest almindelige Outlook-fejl. 15. Hvis du har valgt IMAP, og en af dine SmartCloud inotespostfoldere ikke vises i Outlook, skal du udføre følgende trin: a. På menulinjen i Outlook skal du vælge Værktøjer > IMAP-mapper. b. I vinduet IMAP-mapper skal du vælge Forespørgsel. Der vises en liste over SmartCloud inotes-foldere (mapper). c. Vælg de foldere, som Outlook skal vise. Vælg Abonnér. d. Vælg OK. De valgte foldere bliver nu vist i Outlook.

29 Næste trin Du kan nu anvende SmartCloud inotes via Microsoft Outlook Hvis du har valgt IMAP, og du vil migrere Outlook- til SmartCloud inotes, skal du udføre følgende trin: Bemærk: v Dit valg -folder afgør, hvor meget indhold i.pst-filen, der kopieres til migreringsplaceringen. Den folder, du anvender til migrering af din Outlook- , skal være en anden personlig folder fra SmartCloud inotes Indbakke. v Migrering af indholdet i en folder med en stor mængde data kan tage noget tid. 1. Opret en.pst-fil, der indeholder de Outlook- s, du vil migrere til SmartCloud inotes. 2. På menuen til indbakken i Outlook skal du vælge Filer > Import og Eksport. 3. I vinduet Guiden Import og eksport skal du vælge Importer fra et andet program eller en anden fil. Vælg Næste. 4. I vinduet Importer en fil skal du vælge Privatmappefil (.pst). Vælg Næste. 5. Find den.pst-fil, du vil importere, og vælg de importindstillinger, du vil anvende. Vælg Næste. 6. Vælg en folder til migrering. Vælg Udfør. 7. Højreklik på den Outlook-folder, du vil migrere. Vælg Kopiér "foldernavn". Gentag dette trin for alle Outlook-foldere, du vil migrere. Dit SmartCloud for Social Business-kodeord udløber baseret på de indstillinger, der er angivet af din kontoadministrator. Hvis du har problemer med at logge på til SmartCloud inotes, kan du forsøge at logge på fra internettet for at kontrollere, om dit kodeord er udløbet. Outlook 2007 Udfør trinnene i dette emne for at konfigurere IMAP-, POP- eller SMTP-adgang til Microsoft Outlook IMAP er den foretrukne protokol. Når der er konfigureret IMAP-, POP- og SMTP-adgang, kan du ændre den placering, hvor de afsendte e- mail-beskeder gemmes. 1. Åbn Outlook Til en ny konfiguration skal du vælge Opgrader ikke og derefter vælge Ja. 3. I feltet Dit navn skal du skrive dit navn, som du vil have det vist i feltet Fra i udgående -beskeder. Skriv din -adresse i feltet -adresse. 4. Skriv dit kodeord i feltet Adgangskode. 5. Markér afkrydsningsfeltet Konfigurér serverindstillinger eller yderligere servertyper manuelt. 6. Vælg Internet- -indstillinger. 7. I feltet Dit navn skal du skrive dit navn, som du vil have det vist i feltet Fra i udgående -beskeder. Skriv din -adresse i feltet -adresse. 8. På menuen Kontotype: skal du vælge IMAP eller POP. 9. Angiv indstillingerne for den protokol, du har valgt. Kontakt kontoadministratoren for at få oplysninger om værdien, der skal bruges til yoursiteid. Kapitel 5. Avancerede -opgaver 25

30 v IMAP: Skriv navnet på den indgående IMAP-postserver. Servernavnet får samme endelse som din -adresse. For eksempel dinwebsteds-idimap.mail.lotuslive.com. v POP3: Skriv navnet på den indgående POP-postserver. Servernavnet får samme endelse som din -adresse. For eksempel dinwebsteds-idpop.mail.lotuslive.com. 10. I feltet Server til udgående post (SMTP): skal du skrive navnet på den udgående SMTP-server. For eksempel din websteds-id-smtp.mail.lotuslive.com. 11. Skriv din -adresse i feltet Brugernavn:. Vælg Næste. 12. Vælg Værktøjer > Indstillinger > Konfiguration af Under -konti skal du vælge -konti. 14. Vælg en konto, og vælg Redigér. 15. Vælg Flere indstillinger, vælg derefter skillebladet Avanceret. 16. Angiv indstillingerne for den protokol, du har valgt: v IMAP: I feltet Server til indgående post (IMAP) skal du skrive 993 og vælge SSL i feltet Brug følgende type krypteret forbindelse. v POP3: I feltet Server til indgående post (POP) skal du skrive 995 og vælge SSL i feltet Brug følgende type krypteret forbindelse. 17. I feltet Server til udgående post (SMTP) skal du skrive Vælg skillebladet Server til udgående post. Kontrollér, om afkrydsningsfeltet Serveren til udgående post (SMTP) kræver godkendelse er markeret. Vælg Brug samme indstillinger som på serveren til indgående post. 19. Vælg OK > Næste > Udfør > Luk > OK. Næste trin Du kan nu anvende via Microsoft Outlook Gør følgende for at ændre, hvor sendte -beskeder gemmes, når du bruger en IMAP- -konto: 1. I vinduet Account Properties skal du vælge skillebladet IMAP. 2. Vælg Gem specielle mapper på IMAP-server. 3. Skriv SENDT i tekstfeltet med sti til sendte elementer. 4. Angiv Kladder i feltet Sti til kladder, hvis du vil ændre det sted, som kladde- -beskeder gemmes. 5. Klik på OK. Dit SmartCloud for Social Business-kodeord udløber baseret på de indstillinger, der er angivet af din kontoadministrator. Hvis du har problemer med at logge på til SmartCloud inotes, kan du forsøge at logge på fra internettet for at kontrollere, om dit kodeord er udløbet. Outlook Express Udfør trinnene i dette emne for at konfigurere IMAP-, POP- eller SMTP-adgang til Outlook Express. IMAP er den foretrukne protokol. Når der er konfigureret IMAP-, POP- og SMTP-adgang, kan du ændre den placering, hvor de afsendte -beskeder gemmes. 26 IBM SmartCloud inotes Brugervejledning

31 1. Åbn Outlook Express. 2. Vælg menuen Værktøjer, og vælg Konti. 3. Vælg Tilføj, og vælg derefter Post. 4. Skriv dit navn i feltet Vist navn. Vælg Næste. 5. Skriv din -adresse i feltet -adresse. Vælg Næste. 6. På menuen Serveren til indgående post er en skal du vælge IMAP eller POP, 7. Angiv indstillingerne for den protokol, du har valgt. Kontakt kontoadministratoren for at få oplysninger om værdien, der skal bruges til yoursiteid. v IMAP: Skriv navnet på den indgående IMAP-postserver. Servernavnet får samme endelse som din -adresse. For eksempel dinwebsteds-idimap.mail.lotuslive.com. v POP3: Skriv navnet på den indgående POP-postserver. Servernavnet får samme endelse som din -adresse. For eksempel dinwebsteds-idpop.mail.lotuslive.com. 8. I feltet Server til udgående post (SMTP): skal du skrive navnet på den udgående SMTP-server. For eksempel din websteds-id-smtp.mail.lotuslive.com. Vælg Næste. 9. Skriv din -adresse og kodeord i felterne Brugernavn og Kodeord. Vælg Næste. 10. Vælg Udfør. 11. Fremhæv oplysningerne i Konto, og vælg Egenskaber. 12. Vælg skillebladet Avanceret. 13. I feltet Server til udgående post (SMTP) skal du skrive 465. Vælg Denne server kræver en sikker forbindelse (SSL). 14. Angiv indstillingerne for den protokol, du har valgt: v IMAP: Under Indgående post (IMAP): skal du markere afkrydsningsfeltet ud for Denne server kræver en sikker forbindelse (SSL). Værdien i feltet Indgående post (IMAP): ændres til 993. v POP3: Under Indgående post (POP): skal du markere afkrydsningsfeltet ud for Denne server kræver en sikker forbindelse (SSL). Værdien i feltet Indgående post (POP): ændres til Vælg skillebladet Servere, og markér afkrydsningsfeltet ud for Min server kræver godkendelse. Vælg OK. Næste trin Du kan nu anvende via Outlook Express. Gør følgende for at ændre, hvor sendte -beskeder gemmes, når du bruger en IMAP- -konto: 1. I vinduet Account Properties skal du vælge skillebladet IMAP. 2. Vælg Gem specielle mapper på IMAP-server. 3. Skriv SENDT i tekstfeltet med sti til sendte elementer. 4. Angiv Kladder i feltet Sti til kladder, hvis du vil ændre det sted, som kladde- -beskeder gemmes. 5. Klik på OK. Kapitel 5. Avancerede -opgaver 27

32 Dit SmartCloud for Social Business-kodeord udløber baseret på de indstillinger, der er angivet af din kontoadministrator. Hvis du har problemer med at logge på til SmartCloud inotes, kan du forsøge at logge på fra internettet for at kontrollere, om dit kodeord er udløbet. Outlook 2010 Udfør trinnene i dette emne for at konfigurere IMAP-, POP- eller SMTP-adgang til Microsoft Outlook IMAP er den foretrukne protokol. 1. Åbn Outlook Hvis det er første gang, du har starte Outlook 2010, skal du vælge Næste i startvinduet til Microsoft Outlook I vinduet Kontokonfiguration skal du vælge Ja i feltet Vil du konfigurere en -konto?. Vælg Næste. 3. Hvis du har en anden -konto, eller du har udført konfigurationsindstillingerne for Outlook 2010 før, skal du vælge skillebladet Fil. 4. Vælg Info > Kontooplysninger > Kontoindstillinger > Tilføj konto. 5. I vinduet Tilføj ny konto skal du vælge Konfigurér serverindstillinger eller yderligere servertyper manuelt og vælge Næste. 6. Vælg Internet- , og vælg Næste. 7. I feltet Dit navn skal du skrive dit navn, som du vil have det vist i feltet Fra i udgående -beskeder. Skriv din -adresse i feltet -adresse. 8. På menuen Kontotype: skal du vælge IMAP eller POP. 9. Angiv indstillingerne for den protokol, du har valgt. Kontakt kontoadministratoren for at få oplysninger om værdien, der skal bruges til yoursiteid. v IMAP: Skriv navnet på den indgående IMAP-postserver. Servernavnet får samme endelse som din -adresse. For eksempel dinwebsteds-idimap.mail.lotuslive.com. v POP3: Skriv navnet på den indgående POP-postserver. Servernavnet får samme endelse som din -adresse. For eksempel dinwebsteds-idpop.mail.lotuslive.com. 10. I feltet Server til udgående post (SMTP): skal du skrive navnet på den udgående SMTP-server. For eksempel din websteds-id-smtp.mail.lotuslive.com. 11. Skriv din -adresse i feltet Brugernavn:. 12. Skriv dit kodeord i feltet Adgangskode. 13. Vælg Flere indstillinger, og vælg derefter skillebladet Udgående server. 14. Vælg Serveren til udgående post (SMTP) kræver godkendelse, og vælg Brug samme indstillinger som på serveren til indgående post. 15. Vælg skillebladet Avanceret.Angiv indstillingerne for den protokol, du har valgt: v IMAP: I feltet Server til indgående post (IMAP) skal du skrive 993 og vælge SSL på listen Brug følgende type krypteret forbindelse. v POP3: I feltet Server til indgående post (POP) skal du skrive 995 og vælge SSL på listen Brug følgende type krypteret forbindelse. 16. I feltet Server til udgående post (SMTP): skal du skrive 465 og vælge SSL i feltet Brug følgende type krypteret forbindelse. Vælg OK > Udfør. 17. I vinduet Tilføj ny konto skal du vælge Test kontoindstillinger. Hvis der er fejl, skal du gå tilbage og kontrollere alle oplysninger, du har indtastet. Vælg OK > Udfør. 28 IBM SmartCloud inotes Brugervejledning

33 Næste trin Du kan nu anvende via Outlook Express. Dit SmartCloud for Social Business-kodeord udløber baseret på de indstillinger, der er angivet af din kontoadministrator. Hvis du har problemer med at logge på til SmartCloud inotes, kan du forsøge at logge på fra internettet for at kontrollere, om dit kodeord er udløbet. Thunderbird Udfør trinnene i dette emne for at konfigurere IMAP-, POP- eller SMTP-adgang til Thunderbird Version 3 eller nyere. IMAP er den foretrukne protokol. Når der er konfigureret IMAP-, POP- og SMTP-adgang, kan du migrere Thunderbird Åbn Thunderbird. 2. Vælg menuen Tools og Account Settings. 3. Vælg Add Mail Account. 4. Skriv dit navn i feltet Your name. 5. Skriv din -adresse i feltet address. 6. Skriv dit kodeord i feltet Password. Vælg Continue. 7. Thunderbird konfigurerer dine kontoindstillinger og åbner et vindue med dine kontooplysninger og forbindelsesindstillinger. Kontrollér, at dit navn og din e- mail-adresse er korrekt. Vælg Start over for at ændre disse værdier. 8. Opdatér forbindelsesindstillingerne på følgende måde.kontakt kontoadministratoren for at få oplysninger om værdien, der skal bruges til yoursiteid. a. I feltet Username: skal du angive dit IBM SmartCloud inotes brugernavn. b. IMAP: I feltet Incoming skal du angive dinwebsteds-idimap.mail.lotuslive.com, IMAP, 993, SSL/TLS. c. POP: I feltet Incoming skal du angive dinwebsteds-idpop.mail.lotuslive.com, POP, 995, SSL/TLS. d. I feltet Outgoing skal du angivedinwebsteds-id-smtp.mail.lotuslive.com, SMTP, 465, SSL/TLS. e. Vælg Re-test Configuration. Når testen er udført, skal du vælge Create Account. 9. Kontrollér, at dit brugernavn er korrekt. a. Vælg Account settings. b. Blad ned, og vælg Outgoing server (SMTP). c. I Outgoing server (SMTP) Settings skal du vælge den SMTP-serverforbindelse, du har oprettet. d. Angiv din SmartCloud inotes -adresse for Brugernavn. Klik på OK. Næste trin Du kan nu anvende via Thunderbird. Hvis du har valgt IMAP, og du vil migrere Thunderbird- til SmartCloud inotes, skal du udføre følgende trin: 1. Fra indbakken i Thunderbird skal du vælge File > Get New Messages for > Your incoming IMAP server information. Første gang du opretter forbindelser, bliver du bedt om angive brugernavn og kodeord. Thunderbird- -pro- Kapitel 5. Avancerede -opgaver 29

34 Søg efter grammet forsøger at migrere alle foldere på serveren. Hvis det drejer sig om store mængder data, der skal migreres, kan det tage noget tid. 2. Hvis ikke alle foldere vises, efter at migreringen er udført, kan du migrere enkeltfoldere på følgende måde: a. Fra indbakken i Thunderbird skal du vælge File > Subscribe. b. Vælg de foldere, du vil migrere og have vist. c. Vælg Subscribe > OK. Hvis det drejer sig om store mængder data, der skal migreres, kan det tage noget tid. 3. Fra indbakken i Thunderbird skal du vælge Get Mail. Indbakken i Thunderbird indeholder de -beskeder og foldere, du vil bruge. 4. Log på din SmartCloud inotes-konto. Indbakkefolderen indeholder ingen e- mail-beskeder. 5. Træk foldere fra Thunderbird til din SmartCloud inotes-konto. 6. De foldere, der er migreret til din SmartCloud inotes-konto vises. Dit SmartCloud for Social Business-kodeord udløber baseret på de indstillinger, der er angivet af din kontoadministrator. Hvis du har problemer med at logge på til SmartCloud inotes, kan du forsøge at logge på fra internettet for at kontrollere, om dit kodeord er udløbet. Andre -klienter Følg vejledningen i dette emne for at konfigurere IMAP-, POP- eller SMTP-adgang til andre -klienter. Hvis der opstår problemer, eller du vil have oplysninger om et andet -program, skal du kontakte dit -supportteam. Kontakt kontoadministratoren for at få oplysninger om værdien, der skal bruges til yoursiteid. 1. Angiv Serveren til indgående post (IMAP). For eksempel dinwebsteds-idimap.mail.lotuslive.com. Angiv SSL. Angiv 993 til portnummeret. 2. Angiv Serveren til indgående post (POP). For eksempel dinwebsteds-idpop.mail.lotuslive.com. Angiv SSL. Angiv 995 som portnummeret. 3. Angiv Serveren til udgående post (SMTP). For eksempel din websteds-idsmtp.mail.lotuslive.com. Brug validering. Angiv 465 til portnummeret. 4. Angiv -adresse, som er din SmartCloud for Social Business adresse. 5. Angiv dit kodeord i feltet Adgangskode:. Næste trin Dit SmartCloud for Social Business-kodeord udløber baseret på de indstillinger, der er angivet af din kontoadministrator. Hvis du har problemer med at logge på til SmartCloud inotes, kan du forsøge at logge på fra internettet for at kontrollere, om dit kodeord er udløbet. Du kan søge i dine -beskeder på forskellig måde ved at indtaste forskellige søgekriterier. 30 IBM SmartCloud inotes Brugervejledning

35 Om denne opgave Afhængig af, hvordan din IBM SmartCloud inotes-konto er konfigureret, har du en af følgende søgemuligheder. Kontakt kontoadministratoren, hvis du har spørgsmål om søgemuligheder. v Basissøgning eller v Søgning i hele teksten Hvis du har mulighed for søgning i hele teksten, kan du også udføre fuzzy-søgning, jokertegnssøgning og søgninger inden for datointervaller. Der er oplysninger om disse søgemuligheder i hjælpen under søgekriterier i -beskeder. 1. Hvis du har mulighed for basissøgning: a. Navigér til Post, og vælg en folder. Der bliver kun søgt i den folder, du vælger. b. Indtast en søgestreng i feltet ud for Indstillinger. Søgestrengen har en maksimal længde på 1000 tegn, men der er ingen grænse på længden af de enkelte nøgleord. c. Vælg søgeikonen ud for søgestrengen. Der søges i den aktuelle folder efter indholdet af din søgestreng, og resultaterne vises på én side. d. Hvis du vil søge i folderen Spam eller Papirkurv, skal du vælge folderen Spam eller Papirkurv og indtaste søgekriterier i søgefeltet. Der bliver kun søgt i den folder, du har valgt. 2. Hvis du har mulighed for søgning i hele teksten: a. Navigér til Post. b. Indtast en søgestreng i feltet ud for Indstillinger. Der er ingen begrænsning på længden af søgestrengen. De enkelte nøgleord i søgestrengen må maksimalt være på 255 tegn. c. Vælg søgeikonen ud for søgestrengen. Der søges i alle foldere med undtagelse af folderne Spam og Papirkurv efter indholdet af din søgestreng, og resultaterne vises på én side. d. Hvis du vil søge i folderen Spam eller Papirkurv, skal du vælge folderen Spam eller Papirkurv og indtaste søgekriterier i søgefeltet. Der bliver kun søgt i den folder, du har valgt. Søg i 'Spam' eller Søg i 'Papirkurv' vises i søgefeltet, før du indtaster søgekriterierne. Resultater Søgefunktionen returnerer en liste over alle -beskeder, der matcher søgeforespørgslen. Hvis der ikke findes nogen -beskeder, bliver der vist en meddelelse. Næste trin Som standard sorteres resultaterne af -søgningen efter dato i faldende rækkefølge. Du kan angive feltet Afsender, Emne eller Dato til brug for sorteringen. Sådan ændrer du den måde, resultaterne af søgningen sorteres. 1. Vælg ikonen ud for feltet Afsender, Emne eller Dato. Den ikon, du vælger, angiver det felt, der skal bruges til sortering af søgeresultaterne. Kapitel 5. Avancerede -opgaver 31

36 Kriterier for -søgning 2. Vælg ikonen til sortering i stigende rækkefølge eller ikonen til sortering i faldende rækkefølge ud for feltet. Du kan søge i dine -beskeder på forskellig måde ved at indtaste forskellige søgekriterier. Søgekriterier Tekstsøgning Afhængig af, hvordan din IBM SmartCloud inotes -konto er konfigureret, så kan du foretage søgninger i hele teksten eller udføre basissøgninger. v Søgninger i hele teksten omfatter søgning i følgende: Til Fra Cc Bcc Emne Indholdet af -beskeder, herunder indholdet af vedhæftninger i de understøttede filformater: - Microsoft Word (.doc og.dot), når Skift-JIS-kodning ikke anvendes. - Rich Text Format (.rtf) - OpenDocument v1.0: Text-dokument (*.odt) - OpenDocument v1.0: Global Text-dokument (*.otm) - OpenDocument v1.0: Text-dokument anvendes som en skabelon til HTML-dokumenter (*.oth) - Office Open XML Document (*.docx) - Almindelig tekst (*.txt og *.text) I en søgning i hele teksten må de første tegn i søgeudtrykket ikke indeholde symboler og tegnsætningstegn. Søgefunktionen ignorerer følgende liste over symboler og tegnsætningstegn som det første tegn i søgeudtrykket, indtil der optræder et gyldigt tegn. - &! ^ (carat) ~ - (bindestreg) %? : Hvis du f.eks. indtaster %?&te~st> som søgekriterie, ignorerer søgefunktionen tegnene >%?&, ogte~st anvendes som søgekriterie. I søgninger i hele teksten er der ingen begrænsning på længden af alle søgeordene. De enkelte søgeord må dog højst være på 255 tegn. v Basissøgning omfatter søgning i følgende: 32 IBM SmartCloud inotes Brugervejledning

37 Til Fra Cc Emne I en basissøgning har søgestrengen en maksimal længde på 1000 tegn, men der er ingen grænse på længden af de enkelte nøgleord. Ved søgning i hele teksten og i basissøgning søges der efter den angivne søgestreng også som en del af et ord. Søgning efter f.eks. kom finder kompagni, kommunikation og velkommen. Fuzzy-søgning Hvis du vil udføre en fuzzy-søgning, skal du skrive tildesymbolet (~) i slutningen af et ord, der anvendes som søgekriterie. Hvis du f.eks. vil søge efter et ord, der ligner ordet kort i stavemåde, skal du skrive følgende i søgefeltet: kort~. Søgningen finder f.eks. sort og korte. Du kan filtrere resultaterne af fuzzy-søgningen ved at bruge en valgfri parameter. Parameteren er et tal mellem 0 og 1, som angiver ligheden. Jo tættere parameteren er på 1, jo mere returneres der resultater, som ligner det angivne ord. Hvis du f.eks. vil søge efter et ord, der ligner det angivne ord meget, skal du skrive følgende i søgefeltet: kort~0.8 Standardværdien for denne parameter er 0.5. Begrænsning: Fuzzy-søgning kan kun anvendes, hvis du har mulighed for at søge i hele teksten. Jokertegnssøgning Søgning med enkelte jokertegn eller flere jokertegn i enkeltord - ikke sætninger - understøttes. Brug tegnet? for at udføre en søgning, hvor et enkelt tegn erstattes. Brug stjernen (*) for at udføre en søgning, hvor flere tegn erstattes. Du kan ikke bruge et spørgsmålstegn eller en stjerne som første tegn i en søgning. Søgning med et enkelt jokertegn søger efter ord, hvor et enkelt tegn er erstattet. Hvis du f.eks. vil søge efter hold eller held, skal du skrive følgende i søgefeltet: h?ld. Søgning med flere jokertegn søger efter 0 eller flere tegn. Hvis du f.eks. vil søge efter holdene, holdsport eller holdånd, skal du skrive følgende i søgefeltet: hold*. Du kan også bruge jokertegnet til en søgning midt i et udtryk. Eksempel: h*d. Begrænsning: Jokertegnssøgning kan kun anvendes, hvis du har mulighed for at søge i hele teksten. Booleske operatorer Du kan bruge booleske operatorer til at kombinere søgeudtryk med logiske operatorer. Dette søgeværktøj understøtter AND, plustegnet (+), OR, NOT og minustegnet - som booleske operatorer. Når du bruger booleske operatorer, ændres alle bogstaver til store bogstaver i den booleske operator. Eksempel: AND OR Operatoren OR er standardoperatoren for sammensætning. Hvis der f.eks. ikke er nogen boolesk operator mellem to udtryk, anvendes operatoren OR af søgeværktøjet. Operatoren OR sammenkæder Kapitel 5. Avancerede -opgaver 33

38 to udtryk for at finde et dokument, hvor et af udtrykkene optræder. Du kan bruge symbolet dobbelt lodret linje ( ) i stedet for ordet OR. AND Operatoren AND anvendes til søgning efter to udtryk, som begge skal eksistere i et enkelt dokument. Du kan bruge symbolet dobbelt og-tegn (&&) i stedet for ordet AND. + Operatoren + angiver, at de søgekriterier, der indtastes efter plustegnet (+), skal findes i de resultater, der returneres. Hvis du f.eks. vil søge efter dokumenter, der skal indeholde søg og kan indeholde ord, skal du skrive følgende indgang i søgefeltet: +søg ord NOT Operatoren NOT angiver, at de søgekriterier, der indtastes efter NOT, skal findes i de resultater, der returneres. Brug udråbstegnet (!) i stedet for operatoren NOT. Brug ikke operatoren NOT i forbindelse med et enkelt udtryk. Hvis du f.eks. angiver følgende søgekriterier, returneres ingen resultater: NOT "søg ord" - Ligesom med operatoren NOT angiver operatoren (-), at de søgekriterier, der angives efter minustegnet (-), udelades fra de returnerede resultater. Hvis du f.eks. vil søge efter dokumenter, der indeholder søg ord men ikke nøjagtige resultater, skal du skrive følgende indgang i søgefeltet: "søg ord" -"nøjagtige resultater". Begrænsning: Søgning med booleske operatorer kan kun anvendes, hvis du har mulighed for at søge i hele teksten. Søgninger inden for datointervaller Hvis du vil søge inden for et datointerval, skal du angive et minimums- og maksimumspunkt for intervallet. Formatet på datointervallet er følgende: arrival:[ååååmmddttmmsssss TO ååååmmddttmmsssss]. Hvor: v åååå angiver året v MM angiver måneden v dd angiver dagen v TT angiver timer v mm angiver minutter v ss angiver sekunder v SSS angiver millisekunder Hvis du f.eks. vil søge efter -beskeder, der er modtaget mellem den 10. oktober 2009 og 31. oktober 2009, skal du skrive følgende i søgefeltet: arrival:[ TO ] Begrænsning: Søgning inden for et datointerval kan kun anvendes, hvis du har mulighed for at søge i hele teksten. Opret regler for filtrering af post Du kan oprette regler til at filtrere indgående post efter afsender, modtager og emne. Ved hjælp af regler kan du få placeret -beskeder i forskellige foldere eller videresendt til andre brugere. 34 IBM SmartCloud inotes Brugervejledning

39 Om denne opgave Hvis en indgående -besked opfylder kriterierne i flere filtreringsregler, bliver den første regel på listen over regler anvendt til at filtrere en. Du kan ændre rækkefølgen af filtreringsregler, hvis du vil anvende en anden regel først. Følg nedenstående trin for at oprette en filtreringsregel for indgående post: 1. Navigér til Indstillinger. 2. Vælg Regler. 3. Vælg Opret regel. 4. Angiv et navn på den nye regel i feltet Opret regel. Navnet på reglen må højst bestå af 100 ASCII- eller ikke-ascii-tegn. Regelnavne sorteres ved hjælp af ASCII-værdier. ICU-tabeller (International Components for Unicode) anvendes ikke. 5. Indtast tekst i felterne Emne, Til eller Cc og Fra, du vil bruge som kriterier til at identificere indgående -beskeder. v Felterne Emne, Til eller Cc og Fra må højst bestå af 100 tegn. v Hvis du indtaster kommaseparerede -adresser i felterne Til eller Cc eller Fra, forsøger filtreringsfunktionen at matche den nøjagtige streng af indgående -adresser med strengen, der er angivet i reglen. Hvis du vil filtrere fra flere -adresser, skal du oprette flere regler, hvor hver enkelt -adresse er angivet i en separat regel. 6. I afsnittet Udfør følgende handlinger skal du vælge den handling, der skal udføres for den , der opfylder dine kriterier. Du kan indtaste op til 5 adresser i feltet Videresend en kopi til:. Hvis du har brug for at tilføje flere end fem, skal du kontakte kontoadministratoren. 7. Vælg Gem. Håndtér spam Brug spamfilteret til at eliminere uønskede -beskeder og dermed spare tid. Spamfilteret identificerer , der ser ud som spam og placerer dem i folderen Spam. Om denne opgave Du kan angive kriterier for at forhindre spam. Du kan angive sikre -adresser og domæner og angive -adresser og domæner, du vil blokere fra. Beskeder, der er identificeret som spam, leveres normalt til folderen Spam undtagen -beskeder, der kommer fra en blokeret afsender. -beskeder fra en blokeret afsender bliver aldrig leveret til dig. -beskeder i folderen Spam slettes efter 30 dage. 1. Navigér til Indstillinger. 2. Vælg Spam i navigationsområdet. v Vælg Tilføj eller fjern sikre afsendere for at identificere -adresser og domæner som sikre afsendere. -beskeder fra sikre afsendere leveres altid til folderen Indbakke. Kapitel 5. Avancerede -opgaver 35

40 v v Vælg Tilføj eller fjern sikre distributionslister for at oprette sikre distributionslister. Når du angiver en sikker distributionsliste, sikrer du, at du altid modtager -beskeder, når du er medlem af den pågældende distributionsliste. -beskeder, der anvender en distributionsliste til at angive modtagere, bruger muligvis ikke din nøjagtige -adresse i modtagerfeltet. Hvis du ikke angiver, at disse typer distributionslister er sikre, kan indstillingerne for spam medføre, at disse -beskeder bliver klassificeret som spam. Vælg Tilføj eller fjern blokerede afsendere for at identificere -adresser eller domæner, du vil blokere s fra. -beskeder fra adresser, du har blokeret, bliver aldrig leveret til dig. v Filteret med Spamregistrering er som standard Aktivt. Hvis du vil have alle -beskeder leveret til din Indbakke, skal du deaktivere spamfilteret ved at vælge Deaktivér. Deaktivering af spamregistrering påvirker ikke listen over blokerede afsendere. De spamindstillinger, som kontoadministratoren har angivet, kan blive tilsidesat af dine egne indstillinger. Kontakt kontoadministratoren for at få flere oplysninger. Blokér -afsendere Du kan identificere -adresser og domænenavne, der skal blokeres for indgående -beskeder. Når du modtager -beskeder fra blokerede afsendere, bliver disse automatisk slettet, og optræder aldrig i din indbakke. Om denne opgave Beskeder fra blokerede afsendere slettes straks. De placeres ikke i folderen Papirkurv. 1. Navigér til Indstillinger. 2. Vælg Spam. 3. Vælg Tilføj eller fjern blokerede afsendere. v Sådan blokerer du enkelt -adresse: a. Skriv den -adresse, der skal blokeres. Du skal tilføje -adresser, du vil blokere, én ad gangen. b. Vælg Tilføj. -adressen bliver tilføjet til listen over blokerede afsendere. v Blokér et helt domæne af -adresser: a. Skriv kommandoen *@domæne.com. Hvis du f.eks. vil blokere domænet test.com, skal du skrive *@test.com. b. Vælg Tilføj. Domænet bliver tilføjet til listen over blokerede afsendere. 4. Når du er færdig, skal du vælge Tilbage til indstillinger for spam. Næste trin Hvis du vil fjerne en -adresse eller et domæne fra listen over blokerede afsendere, skal du vælge Fjern ud for det element, der ikke længere skal være blokeret. 36 IBM SmartCloud inotes Brugervejledning

41 Markér afsendere og distributionslister som sikre Du kan identificere -adresser, domænenavne og distributionslister, der er sikre afsendere af -beskeder. Identifikation af sikre afsendere sikrer, at beskeder ikke ved en fejl dirigeres hen til folderen Spam. Om denne opgave -beskeder fra -adresser og domæner, der er optræder på listen over sikre afsendere, leveres til folderen Indbakke. Udfør følgende trin for at identificere sikre afsendere og distributionslister: 1. Navigér til Indstillinger. 2. Vælg Spam. 3. Vælg Tilføj eller fjern sikre distributionslister. 4. Angiv de ønskede oplysninger, og vælg Tilføj. 5. Gentag det forrige trin for alle -adresser, du vil angive som sikre adresser. Kapitel 5. Avancerede -opgaver 37

42 38 IBM SmartCloud inotes Brugervejledning

43 Kapitel 6. Kom godt i gang med kalendere Ved hjælp af kalendere kan du administrere din tid og aktiviteter, du deltager i. Der er personlige og sekundære kalendere og virksomhedskalendere. Alle kalendere kan vises i oversigten Dag, Uge eller Måned. Din personlige kalender Som standard har du en personlig kalender, der får navnet Personlig kalender eller får dit navn. Det afhænger af, hvornår din konto blev konfigureret. Du kan redigere navnet og beskrivelsen. Hvis du sletter titlen på din personlige kalender, ændres titlen til Ingen titel. Du kan gøre følgende med den personlige kalender: v Oprette aktiviteter og planlægge møder v Holde styr på vigtige datoer og møder v Se status på inviterede v Vælge dags-, uge- eller månedsoversigt i kalenderen v Dele din kalender med kollegaer Din virksomhedskalender Din virksomhedskalender anvendes til at dele firmaaktiviteter med alle medarbejdere i din virksomhed. Ved hjælp af virksomhedskalenderen kan du holde dig opdateret med firmaaktiviteter og møder. Som standard kan virksomhedskalenderen tilføjes til din kalenderliste og fremvises. Din IBM SmartCloud inotes-kontoadministrator skal give dig adgang til at redigere virksomhedskalenderen. Alle brugere ser de samme aktiviteter i virksomhedskalenderen. Sekundære kalendere Du kan også oprette flere kalendere og dele dem med hele virksomheden eller med en angivet gruppe brugere i virksomheden. Du kan gøre følgende med en sekundær kalender: v Oprette aktiviteter og planlægge møder v Holde styr på vigtige datoer og møder v Vælge dags-, uge- eller månedsoversigt i kalenderen v Dele din kalender med kollegaer v Redigere kalenderen og kalendernavnet, beskrivelsen eller adgangsniveauer for brugere. v Slette kalendere. Alle aktiviteter i kalenderen bliver slettet permanent, når du sletter kalenderen. Copyright IBM Danmark A/S 2010,

44 Administrér aktiviteter i kalenderen I din personlige og sekundære kalender kan du få vist timerne før eller efter dine normale arbejdstimer. Uanset hvad du vælger, bliver aktiviteter, der er planlagt før eller efter de almindelige arbejdstimer, altid vist. Start og slut på sommertid er angivet i kalenderen på følgende måde: v I oversigten Dag angives den tabte eller vundne time med 1:00. Denne fjernes eller kopieres. v I oversigten Dag angives den tabte eller vundne time med diagonale linjer for timen mellem 1:00 og 2:00. Udskriv din kalender Angiv kalenderindstillinger Opret en kalenderaktivitet Sådan udskriver du din kalender: 1. Vælg oversigtstype, enten Dag, Uge eller Måned, som du vil udskrive. 2. Vælg Udskriv. Under indstillingerne til kalenderen kan du angive de timer, du normalt arbejder på en arbejdsdag, og startdagen i en normal arbejdsuge. 1. Navigér til Indstillinger. 2. Vælg Vis under Kalender. 3. I feltet Kontortimer starter kan du ændre starttidspunktet på din arbejdsdag. 4. I feltet Varighed for kontortimer kan du angive varigheden af arbejdsdagen. 5. I feltet Uger begynder med kan du angive den første dag i arbejdsugen. 6. Vælg Gem. Du kan oprette aftaler, planlægge møder og planlægge heldagsaktiviteter. Om denne opgave Når du opretter en kalenderindgang er det maksimale antal tegn, der kan anvendes til felterne Emne og Placering 2000 for enkelt byte-tegnsæt. For dobbelt bytetegnsæt er grænsen I feltet Beskrivelse er det maksimale antal tegn Vælg Kalender > Ny aktivitet. 2. Vælg den kalender, du vil bruge til denne aktivitet. 3. Skriv titlen på aktiviteten i feltet Emne. Beskriv formålet med aktiviteten. 4. I feltet Dato og klokkeslæt skal du vælge startdato og -klokkeslæt til aktiviteten. Hvis aktiviteten varer hele dagen, skal du vælge Heldagsaktivitet. 5. I feltet Varighed skal du angive, hvor længe aktiviteten varer. Hvis du angiver en Varighed, der er mindre end 5 minutter, bliver starttidspunktet for aktiviteten ikke vist i kalenderen. 6. Valgfrit: Hvis mødet skal gentages: 40 IBM SmartCloud inotes Brugervejledning

45 a. Vælg Gentag, og angiv oplysninger om mødet, herunder hyppighed for gentagelse, og hvornår de gentagne møder skal slutte. v v Antallet af mødeforekomster må ikke overstige 1 K, eller 1024, og datointervallet for alle mødeforekomster må ikke overstige 10 år. Hvis du f.eks. planlægger et møde, der gentages dagligt i tre år, bliver kun de første 1024 forekomster af mødet planlagt. Efter der er oprettet et gentaget møde, kan du opdatere og oprette undtagelser for en eller flere forekomster af det gentagne møde. v Opdateringer til nogle felter nulstiller deltagerstatus, hvilket betyder, at alle brugere skal svare på den opdaterede mødeinvitation, hvis de vil deltage. Der er flere oplysninger under Redigér et gentaget møde. b. Vælg Udført. Feltet Gentag viser nu oplysninger om mødeforekomsterne. 7. I feltet Inviterede skal du skrive -adresser på gæster, du vil invitere til aktiviteten. Adskil -adresserne med et komma. 8. Vælg Vis tilgængelighed for at kontrollere tilgængeligheden af brugerne på listen over inviterede. Tidspunkterne for ledig og optaget for alle brugere på listen over inviterede vises. Farven brun angiver, at brugeren er optaget på det angivne tidspunkt, og grøn angiver, at brugeren er tilgængelig. 9. Vælg Inkludér link til online-møde for at inkludere et link til SmartCloud for Social Business-onlinemødelokalet i kalenderinvitationen. Du skal være registreret SmartCloud Engage-bruger for at denne funktion er aktiveret. Længden på Beskrivelse skal være sådan, at der er plads til oplysningerne om mødelinket. Ellers bliver mødelinket ikke inkluderet. I dette tilfælde skal du forkorte teksten til Beskrivelse og derefter inkludere mødelinket. 10. Angiv det sted, hvor aktiviteten skal afholdes, i feltet Placering. 11. Skriv oplysninger om aktiviteten i feltet Beskrivelse herunder oplysninger, som deltagerne skal bruge i forbindelse med opkaldet til møde. Du kan skrive op til 4096 tegn i et enkeltbytetegnsæt. For dobbelt byte-tegnsæt er grænsen Vælg Gem og send invitation. Redigér et gentaget møde Du kan redigere oplysningerne i det gentagne møde og opdatere bestemte forekomster af mødet. Når du opdaterer specifikke felter, kan det påvirke mødeoplysningerne og brugerne på listen over inviterede. Om denne opgave Begrænsning: v Datoen på et gentaget møde kan ikke ændres. Datoen kan kun ændres for en enkelt forekomst af et gentaget møde. Inputområdet for datoen deaktiveres, når du vælger Redigér denne forekomst og efterfølgende forekomster. v Du kan ikke opdatere værdien af feltet Gentag. Hvis det oprindelige møde er planlagt til en gang om ugen om onsdagen, kan du ikke ændre mødet til ugentlig om torsdagen. Hvis du vil ændre gentagemønstret, skal du slette det oprindelige møde og oprette et nyt gentaget møde. v Tidligere slettede eller ændrede forekomster af et gentaget møde oprettes igen med de opdaterede kriterier. Alle undtagelser til det gentagne møde, du tidligere har oprettet, overskrives, med undtagelse af tidligere foretagne ændringer af datoen. v Hvis du angiver en Varighed, der er mindre end 5 minutter, bliver starttidspunktet for aktiviteten ikke vist i kalenderen. Kapitel 6. Kom godt i gang med kalendere 41

46 1. Vælg den kalenderforekomst, du vil redigere. 2. Vælg Aktivitetsoplysninger. v Hvis du opdaterer én forekomst af det gentagne møde: a. Vælg Redigér denne forekomst. Feltet Gentag vises ikke, når du kun redigerer én forekomst af det gentagne møde. b. Revidér felterne Emne, Inviterede, Placering og Beskrivelse. Ændring af disse felter nulstiller ikke status for deltagere. c. Angiver opdateringer i felterne Dato og klokkeslæt og Varighed. Status for deltagere nulstilles, og alle brugere på listen over inviterede skal igen svare for at bekræfte deres deltagelse.hvis du angiver en Varighed, der er mindre end 5 minutter, bliver starttidspunktet for aktiviteten ikke vist i kalenderen. v Hvis du opdaterer flere forekomster af det gentagne møde: a. Vælg Redigér denne forekomst og efterfølgende forekomster. b. Revidér felterne Emne, Inviterede, Placering og Beskrivelse. Ændringer i disse felter anvendes på den angivne forekomst og alle fremtidige forekomster af det gentagne møde. Ændring af disse felter nulstiller ikke status for deltagere. c. Revidér klokkeslættet i feltet Varighed. Ændringer i oplysningerne anvendes på den angivne forekomst og alle fremtidige forekomster af det gentagne møde. Status for deltagere nulstilles, og alle brugere på listen over inviterede skal igen svare for at bekræfte deres deltagelse. 3. Når du har foretaget opdateringerne, skal du vælge Gem og send. Alle brugere på listen over inviterede får tilsendt en opdateret mødeinvitation. Søg efter ledig tid til en kalenderaktivitet Når du bruger en personlig kalender til at planlægge eller redigere en aktivitet, kan du få vist ledig og optaget tid for andre brugere. Om denne opgave 42 IBM SmartCloud inotes Brugervejledning Ledig og optaget tid er de eneste kalender- og aktivitetsoplysninger, der kan vises af andre IBM SmartCloud inotes-brugere. 1. Navigér til Kalender. v Opret en ny aktivitet: a. Vælg Ny aktivitet. b. Angiv oplysninger om Dato og klokkeslæt, Varighed og Inviterede. v Redigér en eksisterende aktivitet: a. Vælg aktivitetstitlen. b. Vælg Aktivitetsoplysninger. c. Redigér oplysningerne om Dato og klokkeslæt, Varighed og Inviterede. 2. Vælg Vis tilgængelighed. Farven brun angiver, at den inviterede er optaget det pågældende tidspunkt, og farven grøn angiver, at den inviterede er tilgængelig. 3. Du kan også udføre en af følgende funktioner, og oplysningerne om tilgængelighed for alle brugere i listen over inviterede bliver automatisk opfrisket: v Slet en bruger i listen over inviterede. v Redigér varigheden af aktiviteten.

47 v Redigér startdato og -klokkeslæt. Svar på invitationer Når du modtager en IBM SmartCloud inotes-kalenderinvitation, kan du svare på invitationen eller få vist oplysninger om aktiviteten fra -beskeden eller fra kalenderen. Hvis du svarer på den originale invitation med Ja eller Måske, kan du ændre status for din deltagelse. Om denne opgave Når du modtager en kalenderinvitation, bliver den vist i folderen Indbakke. Hvis du modtager invitationen direkte fra opretteren af aktiviteten, bliver den nye aktivitet vist i din kalender med tankestreger omkring titlen. Tankestregerne om titlen fjernes, når du har svaret. Hvis du modtager invitationen som en videresendt fra en inviteret, viser din kalender ikke aktiviteten, medmindre du svarer Ja eller Måske. 1. Du kan svare på en invitation, som du modtager fra opretteren af aktiviteten, fra skillebladet Post eller Kalender. v Gør følgende for at svare via Post: a. Navigér til Post. b. Vælg folderen Indbakke. c. Åbn den -besked, der indeholder invitationen. Oplysningerne til aktiviteten vises. Du kan vælge Aktivitetsoplysninger for at få vist flere oplysninger om aktiviteten. Hvis invitationen er til et gentaget møde, vises oplysninger om mødet, når du åbner en. d. I feltet Deltager du? skal du svare på invitationen ved at vælge Ja, Nej eller Måske. Svaret Nej sletter invitationen, og du kan ikke hente den. Svaret Ja eller Måske gælder alle forekomster af mødet. v Gør følgende for at svare via Kalender: a. Navigér til Kalender. b. Vælg titlen på aktiviteten, og vælg derefter Aktivitetsoplysninger. c. Hvis invitationen er til et gentaget møde: Vælg Redigér denne forekomst for kun at svare på den angivne forekomst af det gentagne møde. Vælg Redigér denne forekomst og efterfølgende forekomster for at svare på den angivne forekomst og alle fremtidige forekomster af det gentagne møde. d. I afsnittet Deltagelse skal du svare på invitationen ved at vælge Ja, Nej eller Måske. Svaret Nej sletter invitationen, og du kan ikke hente den. Et Ja eller Måske fjerner understregningen fra titelteksten i mødet. Hvis der er tale om et gentaget møde, fjernes understregningen fra titelteksten på de mødeforekomster, som du svarer på. 2. Hvis du vil svare på en invitation, der er videresendt fra en anden inviteret, skal du vælge Ja eller Måske, hvorefter aktiviteten bliver tilføjet til din kalender. Hvis du svarer på en invitation, der er videresendt til dig, bliver der ikke sendt noget svar til den person, der har oprettet aktiviteten. Kapitel 6. Kom godt i gang med kalendere 43

48 Næste trin Redigér en kalenderaktivitet Hvis du har svaret på den originale invitation med Ja eller Måske, kan du ændre status for din deltagelse. 1. Vælg titlen på aktiviteten, og vælg derefter Aktivitetsoplysninger. Feltet Deltagelse vises med mulighed for at ændre status for din deltagelse. 2. Vælg Redigér denne forekomst for kun at ændre status for din deltagelse for den angivne forekomst. 3. Vælg Redigér denne og efterfølgende for at ændre status for din deltagelse for denne forekomst og alle fremtidige forekomster. 4. Hvis du accepterer en invitation, der senere ændres, bliver der vist en opdateret invitation i din kalender med grå og understreget titeltekst. Den grå og understregede titeltekst angiver, at du skal svare på invitationen. Du modtager en opdateret mødeinvitation, når opretteren af mødet opdaterer værdierne i felterne Dato og klokkeslæt, Varighed eller Gentag i den originale invitation. Du kan redigere oplysningerne i en planlagt aktivitet. Ændringer bliver automatisk sendt til alle brugere på listen over inviterede. Om denne opgave Hvis du opdaterer listen over inviterede for alle forekomster af et gentaget møde, overskrives listen over inviterede. Kontrollér, at alle brugere, du vil invitere til den opdaterede aktivitet, optræder på adviseringen om opdateringen - ikke kun yderligere brugere. 1. Navigér til Kalender. 2. Vælg den kalender med aktiviteten, du vil ændre oplysninger om. 3. Når du har fundet aktiviteten på kalenderen, er navnet på aktiviteten et link. Vælg linket for at redigere aktiviteten. 4. Vælg Aktivitetsoplysninger. v Hvis dette møde ikke er et gentaget møde, skal du angive ændringer i felterne Emne, Dato og klokkeslæt, Varighed, Inviterede, Placering eller Beskrivelse. Hvis du angiver en Varighed, der er mindre end 5 minutter, bliver starttidspunktet for aktiviteten ikke vist i kalenderen. v Hvis dette møde er et gentaget møde, og du opdaterer én forekomst af mødet: a. Vælg Redigér denne forekomst. Feltet Gentag vises ikke, når du kun redigerer én forekomst af det gentagne møde. b. Revidér felterne Emne, Inviterede, Placering og Beskrivelse. Ændring af disse felter nulstiller ikke status for deltagere. c. Angiver opdateringer i felterne Dato og klokkeslæt og Varighed. Status for deltagere nulstilles, og alle brugere på listen over inviterede skal igen svare for at bekræfte deres deltagelse.hvis du angiver en Varighed, der er mindre end 5 minutter, bliver starttidspunktet for aktiviteten ikke vist i kalenderen. v Hvis dette møde er et gentaget møde, og du opdaterer flere forekomster af mødet: 44 IBM SmartCloud inotes Brugervejledning

49 a. Vælg Redigér denne forekomst og efterfølgende forekomster. b. Revidér felterne Emne, Inviterede, Placering og Beskrivelse. Ændringer i disse felter anvendes på den angivne forekomst og alle fremtidige forekomster af det gentagne møde. Ændring af disse felter nulstiller ikke status for deltagere. c. Revidér klokkeslættet i feltet Varighed. Ændringer i oplysningerne anvendes på den angivne forekomst og alle fremtidige forekomster af det gentagne møde. Status for deltagere nulstilles, og alle brugere på listen over inviterede skal igen svare for at bekræfte deres deltagelse. 5. Vælg Inkludér link til online-møde for at inkludere et link til SmartCloud for Social Business-onlinemødelokalet i kalenderinvitationen. Du skal være registreret SmartCloud Engage-bruger for at denne funktion er aktiveret. Længden på Beskrivelse skal være sådan, at der er plads til oplysningerne om mødelinket. Ellers bliver mødelinket ikke inkluderet. I dette tilfælde skal du forkorte teksten til Beskrivelse og derefter inkludere mødelinket. 6. Når du har foretaget opdateringerne, skal du vælge Gem og send invitation. Alle brugere på listen over inviterede får tilsendt en opdateret mødeinvitation. Næste trin Du kan få vist en liste over brugere, der har fået tilsendt en invitation, sammen med brugere, der har accepteret, afvist eller endnu ikke svaret. Fra siden Aktivitetsoplysninger skal du vælge Vis status for inviteret. Bemærk: Det er i øjeblikket ikke muligt at behandle automatiske svar, der anmoder om ændring af aktiviteten. Kapitel 6. Kom godt i gang med kalendere 45

50 46 IBM SmartCloud inotes Brugervejledning

51 Kapitel 7. Avancerede kalenderopgaver Importér kalenderaktiviteter Ud over at planlægge aktiviteter er der mange andre opgaver, du kan udføre med kalenderen. Du kan importere aktiviteter fra andre kalenderprogrammer, f.eks. Microsoft Outlook, til din IBM SmartCloud inotes-kalender. Inden du begynder Før du importerer kalenderaktiviteter til SmartCloud inotes, skal du eksportere kalenderaktiviteter fra den anden kalender eller det andet program. Se følgende liste: v v v Enkeltaktiviteter i Microsoft Outlook 2003 kan gemmes som.ics-filer. Hvis du vil eksportere hele kalenderen, skal hver enkelt aktivitet på kalenderen gemmes. Der er flere oplysninger i dokumentationen til Microsoft Outlook I Microsoft Outlook 2007 er der flere måder at eksportere kalenderaktiviteter på. Brug indstillingen med alle oplysninger til eksporten, så.ics-filen inkluderer alle relevante oplysninger. Der er flere oplysninger i dokumentationen til Microsoft Outlook I IBM Lotus Domino kan kalenderindgange eksporteres til en.ics-fil, men de eksporterede indgange indeholder ikke organisatorens navn eller deltagerlisten. Endvidere kan heldagsaktiviteter ikke eksporteres. Der er flere oplysninger i dokumentationen til Lotus Domino. Du skal kende biblioteksstien på alle filer, der indeholder oplysninger, du vil importere. Kontrollér størrelsen på alle filer, du vil importere. Hvis filen er større end 10 MB, kan importen ikke gennemføres. Gentag følgende procedure for hver fil med kalenderindgange, du vil importere: 1. Navigér til Kalender. 2. Vælg Importér aktiviteter. 3. Vælg Gennemse for at navigere til den.ics-fil, du vil importere kalenderaktiviteter fra. 4. Vælg Importér, når du har valgt filen. Under importen kan du anvende Smart- Cloud inotes. Resultater Hvis importprocessen tager længere tid end nogle få sekunder, angiver en statusmeddelelse, at der importeres kalenderaktiviteter. Importen kan tage op til flere minutter. Fejl i forbindelse med importen kan optræde i følgende tilfælde: Copyright IBM Danmark A/S 2010,

52 Konfigurér en CalDAV-konto v En aktivitet, du forsøger at importere, indeholder oplysninger, der ikke understøttes. v Hvis der er for mange fejl, stoppes importen. Hvis der opstår fejl under importen, skal du kontrollere filen.ics for at se, om der er ugyldige data eller data, der ikke er i SmartCloud inotes-kalenderen.. Når du konfigurerer en CalDAV-serverkonto, får du adgang til og kan dele kalenderoplysninger med andre kalenderapplikationer. Du kan derefter synkronisere dine kalenderoplysninger med andre brugere og mellem flere enheder. Inden du begynder Når du konfigurerer en CalDAV-konto, får du mulighed for at synkronisere alle kalendere, der vises på listen Mine kalendere. Dette inkluderer dine primære og sekundære kalendere. I forbindelse med delte kalendere skal du bruge siden Find delte kalendere for at vælge de delte kalendere, der skal inkluderes. ios-enheder er officielt blevet testet og er i øjeblikket de eneste CalDAV-enheder, der understøttes til SmartCloud inotes. Der kan være andre enheder og andre pcbaserede software-caldav-klienter, men disse er ikke blevet testet, og de understøttes ikke i øjeblikket. Kontrollér, at du har din IBM SmartCloud inotes- -adresse, som er den e- mail-adresse, der er tilknyttet din konto. Hvis du har mere end én SmartCloud for Social Business- -adresse, gør følgende sig gældende: v Hvis du vælger linket Brug min virksomheds logon på SmartCloud for Social Business-logonsiden til at logge på med, kan den -adresse, du angiver på denne side, være forskellig fra din SmartCloud inotes- -adresse. v Hvis din virksomhed har mange SmartCloud for Social Business-abonnementer, har du eventuelt en -adresse til hvert abonnement. Din virksomhed anvender f.eks. SmartCloud Engage og SmartCloud inotes. Din SmartCloud inotes -adresse, er inkluderet i den Kom godt i gang-vejledning, der er sendt til dig, da du loggede på første gang. Du kan også kontrollere din SmartCloud inotes -adresse ved at vælge Indstillinger > Basis og kontrollere Kontonavn under Indstillinger for postserver. Undersøg, om du anvender ios4 eller nyere. Hvis du anvender en tidligere version end ios4, skal du opgradere til ios4 eller nyere. Udfør følgende trin for at konfigurere en CalDAV-konto manuelt. Hvis du har en ios-enhed, og du vil konfigurere en CalDAV-konto automatisk via SmartCloud inotes-profilen, kan du se vejledningen i hjælpeemnet Konfigurér din mobile enhed på side Vælg Settings > Mail, Contacts, Calendars > Add account > Other > Add Cal- DAV Account på ios-enheden. 2. Indtast følgende oplysninger: a. Server mail-usw.lotuslive.com 48 IBM SmartCloud inotes Brugervejledning

53 b. User name Din SmartCloud inotes- -adresse. Eksempel: c. Password dit kodeord d. Description En beskrivelse af din konto 3. Vælg Næste. Der vises ingen meddelelse, hvis forbindelsen oprettes uden fejl. 4. Når synkroniseringen er udført, skal du starte kalenderprogrammet på din enhed for at få vist dine kalendere og arrangementer. Næste trin Dit SmartCloud for Social Business-kodeord udløber baseret på de indstillinger, der er angivet af din kontoadministrator. Hvis du har problemer med at logge på til SmartCloud inotes, kan du forsøge at logge på fra internettet for at kontrollere, om dit kodeord er udløbet. Tillad andre at dele og redigere en kalender Når du deler en kalender, deler du dine kalenderoplysninger med hele firmaet eller med en gruppe af brugere. Hvis du vil give andre brugere adgang eller ændre den tilladelsestype, du har givet en bruger, der allerede deler din kalender, skal du redigere kalenderen: 1. Navigér til Kalender. 2. I området Mine kalendere skal du vælge ikonen ud for den kalender, du vil redigere, og derefter vælge Redigér og del. 3. Angiv de brugere, du vil dele kalenderen med. a. Angiv oplysninger i Delt med. Vælg en person, eller hvis du er i en virksomhed, kan du dele kalenderen med hele virksomheden. b. Tildel en tilladelse til en person eller en virksomhed. Tilladelsen Læser giver en bruger læseadgang til kalenderen. Tilladelsen Forfatter giver en bruger adgang til at oprette og redigere kalenderindgange. v En bruger kan tildeles tilladelse til kalenderen som både forfatter og læser. Du kan f.eks. give en bruger tilladelse som forfatter til din kalender, men give en gruppe, som omfatter brugeren, tilladelse som læser. På samme måde kan du give en bruger tilladelse som læser og give en gruppe, som omfatter brugeren, tilladelse som forfatter. v Når der både er givet tilladelse som forfatter og læser, har brugeren altid tilladelse som forfatter. Tilladelsen Læser ignoreres. c. Vælg Tilføj, og gentag dette trin for at tilføje flere personer. 4. Klik på Gem, når du har tilføjet brugere. Fjern en kalender fra kalenderlisten Hvis du fjerner en kalender fra listen over kalendere, der vises til din IBM SmartCloud inotes-konto, bliver kalenderen ikke slettet. Kalenderen vises stadig, men den er skjult i kalenderlisten.du kan tilføje en skjult kalender til listen over kalendere. Kapitel 7. Avancerede kalenderopgaver 49

54 Udfør følgende trin for at fjerne en kalender fra listen over kalendere: 1. Navigér til Kalender. 2. I området Mine kalendere skal du vælge ikonen ud for den kalender, du vil fjerne, og derefter vælge Fjern fra Mine kalendere. Kalenderen fjernes fra listen over kalendere. Næste trin Søg efter og del kalendere Gør følgende, hvis du igen vil tilføje kalenderen til listen Mine kalendere: 1. Vælg ikonen ud for Mine kalendere. 2. Vælg Søg efter kalendere. 3. Vælg kalenderen på den viste liste, og vælg Tilbage til kalender. Du kan søge efter kalendere, hvor du optræder som en person, der har tilladelse til at læse eller redigere. Søgningen omfatter sekundære kalendere, du har oprettet. Opret en sekundær kalender Gør følgende for at søge efter kalendere, der er delt med dig, eller som du har delt med andre. 1. Navigér til Kalender. 2. Vælg ikonen ud for Mine kalendere, og vælg derefter Søg efter kalendere. Der vises en liste over de kalendere, du deler eller kan dele. 3. Vælg Følg for hver kalender, du vil have vist i kalenderoversigten. Der vises en markering ud for de kalendere, du har valgt. 4. Klik på linket Tilbage til kalender. Alle kalendere, du har valgt, vises under Mine kalendere. Med sekundære kalendere kan du dele aktivitetsdata samtidig med, at du holder din personlige kalender privat. Om denne opgave Som standard har du en personlig kalender. Du kan oprette flere kalendere og dele dem med en valgt gruppe af brugere eller med alle brugere i firmaet. Du kan tildele andre brugere adgang til at læse eller redigere en sekundær kalender. 1. Navigér til Kalender. 2. Vælg ikonen ud for Mine kalendere, og vælg derefter Opret kalender. 3. Angiv en Kalendertitel og en Beskrivelse. 4. Valgfrit: Du kan identificere de personer, du vil dele kalenderen med: a. Du kan vælge at dele kalenderen med en person, eller hvis du er i en virksomhed, kan du dele kalenderen med hele virksomheden. 50 IBM SmartCloud inotes Brugervejledning

55 b. Tildel en tilladelse til en person eller en virksomhed, du vil dele kalenderen med. Tilladelsen Læser giver en person læseadgang til kalenderen. Tilladelsen Forfatter tillader en person at oprette, redigere og slette kalenderindgange. c. Vælg Tilføj. Gentag de forrige trin efter behov. 5. Når du er færdig med at tilføje personer, som du vil dele kalenderen med, skal du vælge Gem. Den nye kalender vises under Mine kalendere. Næste trin Slet en kalenderaktivitet Når du har oprettet en sekundær kalender, kan du redigere kalenderoplysningerne og tilføje eller fjerne brugere, der skal have adgang til kalenderen. Hvis du sletter en kalenderaktivitet, du har oprettet, får alle brugere på invitationslisten automatisk besked om, at en eller flere aktiviteter er annulleret. 1. Navigér til Kalender. 2. Vælg den kalender med aktiviteten, du vil slette. 3. Når du har fundet aktiviteten på kalenderen, er navnet på aktiviteten et link. Vælg navnelinket for at redigere aktiviteten. 4. Vælg Aktivitetsoplysninger. 5. Hvis den aktivitet, du vil slette, er et gentaget møde: v Vælg Redigér denne forekomst for kun at slette den angivne forekomst af dette møde. v Vælg Redigér denne forekomst og efterfølgende forekomster for at slette den angivne forekomst og alle efterfølgende forekomster af det gentagne møde. 6. Vælg Annullér møde. 7. Vælg OK for at bekræfte sletningen. Revidér adgang til din sekundære kalender Slet en kalender Når du opretter en sekundær kalender, identificerer du de personer, du vil dele kalenderen med. Du kan redigere kalenderen senere for at tilføje eller fjerne adgangen til andre brugere. 1. Navigér til Kalender. 2. Vælg den kalender, du vil redigere, i navigationsområdet under Mine kalendere. Vælg ikonen ud for kalenderindgangen, og vælg Redigér og del. Indstillingen Redigér og del findes kun til sekundære kalendere. 3. I felterne Læser og Forfatter skal du vælge x ud for alle brugere, du vil fjerne. 4. Klik på Gem. Den personlige kalender og virksomhedskalenderen kan ikke slettes. De sekundære kalendere kan slettes af den person, der har oprettet kalenderen.når du har slettet en kalender, kan den ikke gendanes. Kapitel 7. Avancerede kalenderopgaver 51

56 1. Navigér til Kalender. 2. I området Mine kalendere skal du vælge ikonen ud for den kalenderindgang, du vil slette, og derefter vælge Slet kalender. Indstillingen Slet kalender findes kun til sekundære kalendere. 3. Bekræft, at du vil slette den sekundære kalender ved at vælge OK. Resultater Den angivne sekundære kalender slettes. 52 IBM SmartCloud inotes Brugervejledning

57 Bemærkninger Disse oplysninger gælder produkter og serviceydelser, der tilbydes i USA. IBM tilbyder muligvis ikke de produkter eller serviceydelser eller det udstyr, der omtales i dette dokument, i alle lande. Kontakt en IBM-forhandler for at få oplysninger om de produkter og serviceydelser, der er tilgængelige i Danmark. Henvisning til IBM-produkter, -programmer eller -serviceydelser betyder ikke, at kun IBM-produkter, -programmer og -serviceydelser kan benyttes. Alle funktionelt tilsvarende produkter, programmer og serviceydelser, der ikke krænker IBM's immaterialrettigheder, kan anvendes. Det er brugerens ansvar at vurdere og kontrollere ikke-ibm-produkters, -programmers og -serviceydelsers funktion. IBM kan have patenter eller udestående patentansøgninger inden for det område, dette dokument dækker. De opnår ikke licens til disse patenter eller patentansøgninger ved at være i besiddelse af bogen. Forespørgsler om licens kan sendes til: IBM Director of Licensing IBM Corporation North Castle Drive Armonk, NY USA Spørgsmål om licens vedrørende DBCS (Double-Byte Character Set) skal rettes til IBM Danmark A/S eller sendes skriftligt til: Intellectual Property Licensing Legal and Intellectual Property Law IBM Japan Ltd , Shimotsuruma, Yamato-shi Kanagawa Japan Følgende afsnit gælder ikke for Storbritannien eller andre lande, hvor bestemmelserne ikke er i overensstemmelse med gældende lokale love: Dette dokument leveres, som det er og forefindes. IBM påtager sig ingen forpligtelser, uanset eventuelle forventninger vedrørende egnethed eller anvendelse. Visse landes lovgivning tillader ikke fraskrivelser eller begrænsninger vedrørende udtrykkelige eller underforståede garantier. Ovennævnte fraskrivelser gælder derfor muligvis ikke Dem. Bogen kan indeholde tekniske unøjagtigheder. Oplysningerne i denne publikation ændres regelmæssigt. Sådanne ændringer inkorporeres i nye udgaver af publikationen. IBM kan når som helst og uden forudgående varsel foretage forbedringer eller ændringer af de produkter og/eller de programmer, der beskrives i dette dokument. Henvisninger til ikke-ibm-websteder er kun til orientering og fungerer på ingen måde som en godkendelse af disse websteder. Materialet på disse websteder er ikke en del af materialet til dette IBM-produkt, og eventuel brug af disse websteder sker på eget ansvar. IBM må anvende eller videregive oplysninger fra Dem på en måde, som IBM finder passende, uden at pådrage sig nogen forpligtelser over for Dem. Copyright IBM Danmark A/S 2010,

58 Brugere, som har licens til dette program og ønsker oplysninger om det med henblik på a) at udveksle oplysninger mellem uafhængigt udviklede programmer og andre programmer (herunder dette) og b) gensidig brug af udvekslede oplysninger, skal kontakte: IBM Corporation Office 4360 One Rogers Street Cambridge, MA USA Sådanne oplysninger leveres muligvis under tilhørende vilkår, og der skal muligvis betales et gebyr. Licensprogrammet, der beskrives i dette dokument og alt licenseret materiale hertil stilles til rådighed af IBM på de vilkår, der er beskrevet i IBM Customer Agreement, IBM International Program's Generelle vilkår eller andre tilsvarende aftaler. Varemærker Varemærkerne IBM, IBM-logoet, ibm.com, Lotus og Notes tilhører International Business Machines Corporation. Disse og andre IBM-varemærker er markeret med et varemærkesymbol ( eller ), første gang de optræder i denne information. Symbolerne angiver amerikansk registrerede varemærker eller common law-varemærker, der ejes af IBM, på det tidspunkt hvor denne information offentliggøres. Sådanne varemærker kan også være registrerede varemærker eller common lawvaremærker i andre lande. Der fndes en aktuel liste over IBM-varemærker på Java og alle Java-baserede varemærker og logoer tilhører Oracle og/eller associerede selskaber. Varemærket Linux tilhører Linus Torvalds. Varemærkerne Microsoft og Windows tilhører Microsoft Corporation. Varemærket UNIX tilhører The Open Group. Alle andre varemærker anerkendes. 54 IBM SmartCloud inotes Brugervejledning

59 Stikordsregister Specialtegn.csv-filer importér 6.ics-filer importér 47.vcf-filer importér 6 A aktivér ikke til stede-besked 19 aktivitet gentaget 44 opret 40 redigér 44 slet 51 svare på mødeinvitation 43 søg efter ledig tid 42 alternativ -adresse 14 opret 19 Andre -klienter konfigurér IMAP, POP eller SMTP 30 Apple Mail 4.0 konfigurér IMAP, POP eller SMTP 23 B blokér afsendere 36 domænenavne 36 C CalDAV installér inotes-profil 4 konfigurér 48 CardDAV installér inotes-profil 4 konfigurér 7 D deaktivér ikke til stede-besked 19 del kalendere 49, 50 sekundære kalendere 49 E 16 administrér 13 alternativ -adresse 14, 19 angiv SmartCloud inotes som standard -program 20 blokér afsendere 36 blokér domænenavne 36 (fortsat) filtrér 35 filtreringsregler 35 foldere 13 gendan 17 håndtér spam 14 ikke til stede-besked 14, 19 indstillinger 14 konfigurér IMAP med inotes-profil 4 kvotabrug 13 lagerbegrænsning 13 markér som sikker 37 markering med flag 17 opret en folder 15 regler 14 send 19 signatur 14 slet 13 sortering 13 standard- -program 20 størrelsesbegrænsning 13 søg 31, 32 søgekriterier 31, 32 vedhæftninger 15 videresend 14 F filtrér 35 regler 35 spam 35 fjern kalender fra kalenderliste 50 flet.vcf-filer 8 foldere 13 opret 15 slet 15 fortrolighed og sikkerhed 3 G gendan 17 gentaget møde opret 40 redigér 41, 44 slet 51 svare på mødeinvitation 43 I ikke til stede-besked aktivér 19 deaktivér 19 IMAP Andre -klienter 30 IMAP (fortsat) Apple Mail installér inotes-profil 4 ipad 22 iphone 22 Outlook Outlook Outlook Outlook Express 27 Thunderbird 29 importér.csv-filer 6.ics-filer 47.vcf-filer 6, 8 kalenderaktiviteter 47 kontaktpersoner 6, 8 indstillinger 14 kalender 40 kontaktpersoner 5 postserverkonfiguration, indstillinger 14 inotes-profil 4 ios-enhed konfigurér IMAP, CalDAV og Card- DAV med inotes-profil 4 ipad konfigurér IMAP, POP eller SMTP 22 iphone konfigurér IMAP, POP eller SMTP 22 K kalender.ics-filer 47 aktivitet 40, 43 aktivitetsinvitation 43 aktivitetsinvitation uden svar 43 del 49, 50 fjern fra kalenderliste 50 gentaget møde 41 importér aktiviteter 47 indstillinger 40 konfigurér CalDAV 48 konfigurér CalDAV med inotes-profil 4 opret 50 opret aktivitet 40 oversigter 39 personlig 39 redigér 44 redigér brugeradgang 51 sekundær 39, 50 skjul 50 slet 52 slet aktivitet 51 slet brugeradgang 51 sommertid 39 søg 50 søg efter ledig tid 42 typer 39 Copyright IBM Danmark A/S 2010,

60 kalender (fortsat) udskriv 39 virksomhed 39 kodeord 3 IBM SmartCloud for Social Business 22, 23, 24, 25, 27, 28, 29, 30 udløb 22, 23, 24, 25, 27, 28, 29, 30 konfigurér CalDAV 48 CardDAV 7 IMAP og POP 21 kontaktpersoner.csv-filer 6.vcf-filer 6, 8 administrér 5 importér 6, 8 indstillinger 5 konfigurér CardDAV 7 konfigurér CardDAV med inotes-profil 4 konfigurér LDAP 10 maksimalt antal 5 opret 6 personlig 5 personlige grupper 9 redigér 6 slet 6 søg 10 søgekriterier 10 virksomhed 5 kontoindstillinger 3 kvotabrug 13 L lagerbegrænsning 13 LDAP konfigurér 10 ledig tid søg 42 locale redigér 3 M markér sikre afsendere 37 sikre distributionslister 37 sikre domænenavne 37 markering med flag 17 mobil enhed konfigurér IMAP, CalDAV og Card- DAV med inotes-profil 4 møde opret 40 redigér 41, 44 slet 51 O opret alternativ -adresse 19 -folder 15 opret (fortsat) kalender 50 kalenderaktivitet 40 kontaktpersoner 6 personlige grupper 9 sekundær kalender 50 Outlook 2003 konfigurér IMAP, POP eller SMTP 24 Outlook 2007 konfigurér IMAP, POP eller SMTP 25 Outlook 2010 konfigurér IMAP, POP eller SMTP 28 Outlook Express konfigurér IMAP, POP eller SMTP 27 oversigter kalender 39 P Papirkurv, folder tøm 13 personlige grupper opret 9 redigér 9 slet 9 personlige kontaktpersoner 6 POP Andre -klienter 30 Apple Mail ipad 22 iphone 22 Outlook Outlook Outlook Outlook Express 27 Thunderbird 29 R redigér -indstillinger 14 gentaget møde 41, 44 kalenderaktivitet 44 kalenderindstillinger 40 kontaktpersoner 6 kontaktpersoner, indstillinger 5 kontoindstillinger 3 locale 3 personlige grupper 9 sprogindstilling 3 redigér brugeradgang kalender 51 regler 35 S sekundær kalender del 49 opret 50 redigér brugeradgang 51 slet 52 slet brugeradgang 51 send ikke til stede-besked 19 skjul kalender 50 slet -folder 15 gentaget møde 51 kalender 52 kalenderaktivitet 51 kontaktpersoner 6 personlige grupper 9 sekundær kalender 52 SMTP Andre -klienter 30 Apple Mail ipad 22 iphone 22 Outlook Outlook Outlook Outlook Express 27 Thunderbird 29 sommertid 39 sortering 14 spam filtrér 35 håndtering 35 sprogindstilling redigér 3 standard- -program angiv SmartCloud inotes 20 søg datointerval 31, , 32 fuzzy-søgning 31, 32 hele teksten 31, 32 jokertegn 31, 32 kalendere 50 kontaktpersoner 10 ledig tid 42 T Thunderbird konfigurér IMAP, POP eller SMTP 29 U udskriv kalender 39 V vedhæftninger vis 15 videresend 14 virksomhedskontaktpersoner 6 vis aktivitetsinvitation vedhæftninger 15 gentaget møde 43 kalenderaktivitet 43 kalendere 50 kontaktpersoner 6 56 IBM SmartCloud inotes Brugervejledning

61

62