Pilotprojekt - Forsknings- og samarbejdsprojektet: Tidlig Opsporing og Forebyggelse.

Transkript

1 Pilotprojekt - Forsknings- og samarbejdsprojektet: Tidlig Opsporing og Forebyggelse. Baggrund Danskerne bliver stadig ældre og halvdelen af befolkningen har en mere eller mindre usund livsstil. Hvis der ikke sættes tidligt ind med sundhedsfremme, opsporing og forebyggelse kan antallet af livsstilssygdomme forventes at stige de kommende år. Det vil give store udfordringer for sundhedsvæsenet og for samfundet i øvrigt, og fordrer derfor nytænkning, helhedsorienterede og proaktive løsninger. Projekt Tidlig Opsporing og Forebyggelse (TOF) har overordnet til formål at udvikle og afprøve et systematisk og helhedsorienteret forskningsbaseret koncept, der er velegnet til at fremme sunde vaner, samt opspore og forebygge livsstilssygdomme i den primære sundhedssektor i Danmark. Konceptet målrettes almenbefolkningen, men afprøves i pilotprojektperioden på målgruppen årige, som vurderes at besidde det største potentiale for forebyggelse af livsstilssygdomme. Projektet skal forud for storskalaprojektet afprøves i pilotdrift i I alt deltager ti syddanske kommuner i projektet; Aabenraa, Sønderborg, Haderslev, Esbjerg, Varde, Middelfart, Kerteminde, Nyborg, Svendborg, Langeland. Tre kommuner havde som udgangspunkt meldt sig som pilotkommuner; Varde, Haderslev og Esbjerg. Lægerne i Esbjerg kommune har, grundet personalemangel og forpligtelser i forhold til bl.a. akkreditering, trukket sig fra pilotprojektet. Pilotprojektet gennemføres derfor i Haderslev og Varde kommune. Der er ifølge PLO Syd og PLO kommunalt bred opbakning til pilotprojektet blandt de praktiserende læger i de to kommuner (Haderslev 90 %, Varde 70 %). PLOs bestyrelse frarådede d. 9. juni 2015 at iværksætte TOF-projektet med brug af Sentinel-programmet, så længe den fremtidige datafangstform i almen praksis ikke er beskrevet og ikke har bred opbakning blandt lægerne. PLO Syd har derfor meddelt, at de ikke kan bakke op om det af styregruppen godkendte set-up for TOF projektet med tilhørende tidsplan. Mulige scenarier for projektets fremtid blev drøftet på Styregruppemøde d. 25. juni 2015, hvor der blandt de 10 deltagende kommuner var bred opbakning til TOF projektet i sin oprindelige form med en stratificeringsmodel samt forløb i almen praksis og kommune som centrale elementer i projektet. Styregruppen besluttede, at projektsekretariatet skulle arbejde videre med en beskrivelse af TOF pilotprojektet, hvor indhentning af patientjournaloplysninger gennemføres uden brug af Sentinelprogrammet. Der er i beskrivelsen lagt vægt på planlægningsfasen og forløbet i almen praksis med fokus på de elementer, hvor projektet 1

2 adskiller sig fra den oprindelige projektbeskrivelse. Formål Succeskriterie Pilotprojektet har til formål at teste de elementer i TOF, der hver for sig er centrale og kritisk vigtige at få detaljeret viden om inden et storskalaprojekt sættes i gang, og som samlet set vil give den nødvendige viden, der skal til for at implementere konceptet i storskalaprojektet med alle ti deltager-kommuner. Pilotprojektets succes måles på, om en projektbeskrivelse for storskalaprojektet kan godkendes i styregruppen primo Forberedelse Beskrivelse Forberedelsen består af 2 faser; igangværende og afventende, som beskrevet under tidsplan. Den afventende forberedelsesfase starter med rekruttering af praktiserende læger til projektet. Den kommunevise tilslutning til projektet, som beskrevet i lokalaftalen, fraviges i pilotprojektet og deltagelse gøres i stedet frivillig for den enkelte læge. Interesserede praktiserende læger rekrutteres via udsendelse af invitation til deltagelse i projektet. Invitationerne følges op af telefonisk kontakt og/eller fysisk møde. Lægerne får mulighed for at få mere detaljeret information om projektet på lokale møder, hvor repræsentanter fra projektet besøger praksis. Ved tilmelding til projektet underskriver lægen en projektaftale, der vedrører deltagelse i projektet og videregivelse af patientjournaldata, samt en aftale om honorering for merarbejde i forbindelse med indtastning på MINsundhedsmappe. Afholdelse af efteruddannelsesaktiviteter. Der afholdes fælles efteruddannelse i hver kommune for de tilmeldte læger og de kommunale medarbejdere i kommunen umiddelbart forud for udsendelse af TOF spørgeskemaer. Efteruddannelse kan også ske i den enkelte praksis for så vidt som praksis er forhindret i at deltage i den fælles efteruddannelse. Praksis får desuden tilbud om et besøg med henblik på at tilpasse HUS konceptet til den måde den enkelte praksis har organiseret sig på. Rekruttering af borgere til projektet. Målgruppen for pilotprojektet er borgere født i perioden Efter lægernes tilmelding til projektet rekvireres udtræk fra cpr. registret på et tilfældigt udtræk af 200 borgere i målgruppen pr. deltagende læge. Hver læge får listen til gennemsyn med henblik på identifikation af borgere, der ikke skal have tilsendt en invitation (terminalt syge borgere). Øvrige borgere får tilsendt en invitation til deltagelse i projektet, og en samtykkeerklæring, der vedrører deltagelse i projektet og videregivelse af patientjournaldata til brug i projektet og til forskning. Der er deadline for tilmelding til projektet 2 uger efter modtagelse af invitationen. Der udsendes desuden 2 påmindelser med kort tidsinterval. Invitation og påmindelser udsendes til borgerens digitale postkasse, og yderligere information om projektet og samtykkeerklæringen tilgås via link og NemID på MINsundhedsmappe. Samtykke afgives på MINsundhedsmappe, hvor borgeren samtidig bliver bedt om at angive 2

3 Leverancer mail-adresse som projektet kan bruge til at fortælle borgeren om blandt andet fremskridt i projektet, hvornår projektet slutter, hvordan borgeren bør forholde sig ved projektets afslutning og om resultatet af projektet. Videregivelse af patientjournaldata. Forskningsenheden for Almen Praksis (FEA) og systemhusene i de to pilotkommuner står for videregivelse af de relevante patientjournaloplysninger. FEA forestår manuel indhentning af patientjournaldata fra lægehuse med lokale servere, mens systemhusene forestår indhentning af patientjournaldata fra lægehuse med centrale servere. I Haderslev og Varde kommune gøres brug af systemhusene EMAR-MedWin og XMO. Forud for projektstart underskrives en samarbejdskontrakt og der indgås en databehandleraftale mellem FEA og det enkelte systemhus. Der indgås desuden en databehandleraftale mellem FEA og DAK-E, idet DAK-E administrer TOF forskningsdatabasen. FEA er dataansvarlig og systemhusene og DAK-E er databehandlere. Systemhusene indgår desuden aftale om honorering med projektet. Når tidsfristen for borgernes tilmelding til projektet er udløbet sendes en samlet liste med cpr. numre på de borgere, der elektronisk har underskrevet samtykkeerklæringen, til de relevante systemhuse. Systemhusene og FEA laver herefter udtræk på de specifikke data, som borgeren har givet samtykke til. Udtrækkene overføres til TOF forskningsdatabasen. FEA er dataansvarlig overfor alle data, der opbevares i forskningsdatabasen. 1. Projektmateriale er udviklet og testet 2. Nødvendige tilladelser og aftaler er indhentet/godkendt 3. IT understøttelse og forskningsdatabase er udviklet og testet læger har tilmeldt sig projektet 5. Målgruppen er identificeret borgere pr deltagende læge har givet samtykke til deltagelse i projektet 7. Patientjournaldata er overført til forskningsdatabasen 8. Efteruddannelsen af læger og kommunalt sundhedspersonale er udviklet og gennemført 9. Projekthjemmeside er udviklet og testet 10. Evalueringsværktøjer udviklet Aktører 1. Region Syddanmark, kommunearbejdsgruppen, HUS arbejdsgruppen, pilotprojektgruppen 2. FEA, Datatilsynet, multipraksisudvalget, Clin. Trial Gov, 3. DAK-E, kommunearbejdsgruppe, pilotprojektgruppe 4. Praktiserende læger i de to pilotkommuner 5. FEA, Statens serum institut 3

4 6. Borgere i målgruppen i de to pilotkommuner 7. DAK-E, Systemhusene, praktiserende læger 8. Region Syddanmark, SydPol, Praktiserende læger i de to pilotkommuner, kommunale medarbejdere i de to pilotkommuner, kommunearbejdsgruppen, pilotprojektgruppen 9. Region Syddanmark, pilotprojektgruppen 10. FEA, DAK-E, Audit projekt Odense, Arthroseforskningsgruppen, SIF, kommunearbejdsgruppen, pilotprojektgruppen, Region Syddanmark Drift Beskrivelse Driftsfasen starter med udsendelse af spørgeskemaerne. Når patientjournaloplysningerne er overført til forskningsdatabasen sendes besked til de tilmeldte borgere om, at der er et spørgeskema tilgængeligt på MINsundhedsmappe. Beskeden sendes som digital post (e-boks) med link til MINsundhedsmappe. På tilsvarende vis udsendes påmindelse efter 1 uge. Yderligere påmindelser kan udsendes afhængig af svarprocent. Når borgeren har udfyldt TOF spørgeskemaet gennemføres stratificeringen som beskrevet i den godkendte lokalaftale mellem PLO Syd og Region Syddanmark Indenfor et døgn efter besvarelsen af TOF spørgeskemaet får borgeren en individuel tilbagemelding (sundhedsprofil) på MINsundhedsmappe. Borgeren får tilsendt en mail, når sundhedsprofilen er tilgængelig. De røde borgeres forløb i almen praksis udgøres af en indledende fokuseret helbredsundersøgelse og en efterfølgende helbredssamtale. Indholdet i disse er i udgangspunktet som beskrevet i det godkendte HUS koncept. Lægen får tilsendt spørgeskemaoplysningerne om borgerens livsstil som edifact-meddelelser sendt som både epikrise og labsvar. Helbredsundersøgelse. I forbindelse med helbredundersøgelsen logger læge/praksispersonale på Praksissundhedsmappen ved hjælp af NemID. Borgeren identificeres fra en drop-down liste over alle de røde borgere eller ved indtastning af borgerens cpr-nr, og de umiddelbare resultater fra helbredsundersøgelsen (højde, vægt, blodtryk samt evt. spirometri og EKG) tastes ind. Informationerne sendes efterfølgende til lægens eget journalsystem som edifact meddelelse, og lægges derved ind i journalens laboratorieskema. Lægens registreringer på Praksissundhedsmappen udløser en mail til borgeren med link til borgerens forberedelse til helbredssamtalen. Borgeren tilgår forberedelsesskemaet på MINsundhedsmappe ved hjælp af NemID. Helbredssamtale. I forbindelse med helbredssamtalen logger lægen atter på Praksissundhedsmappe ved hjælp af NemID, og borgeren identificeres som ovenfor beskrevet. På Praksissundhedsmappe har lægen adgang til informationer om borgerens livsstil og resultater af 4

5 Leverancer Aktører Beskrivelse borgerens forberedelse til helbredssamtalen, herunder information om motivation, ressourcer, balanceskema med videre (hvis borgerne har valgt at dele dette med lægen). Lægen/praksispersonalet indtaster laboratorieresultater fra helbredsundersøgelsen (lipid og HbA1c) samt den med borgeren aftalte plan, eventuel(le) henvisning(er) til kommunale tilbud mv. på Praksissundhedsmappen. Informationerne sendes efterfølgende til lægens eget journalsystem som edifact meddelelse og lægges ind som journalnotat. Oplysninger om den aftalte plan sendes desuden til borgerens side på MINsundhedsmappe borgere pr. deltagende læge har udfyldt spørgeskemaet 2. Den praktiserende læge har gennemført helbredsundersøgelse og helbredssamtale på de røde borgere, der henvender sig til almen praksis 3. De kommunale medarbejdere har gennemført indledende telefonsamtale og evt. sundhedssamtale med de gule borgere, der ønsker at bliver kontaktet af kommunen 4. Der er etableret en supportfunktion for projektets driftfase 5. Kommunikation om pilotprojektet er gennemført (eks. taleark til politikere, pressemeddelelser, nyhedsbreve) 1. Borgerne i målgruppen i de to pilotkommuner 2. De tilmeldte praktiserende læger og praksispersonale i Haderslev og Varde kommune 3. De kommunale medarbejdere i Haderslev og Varde kommune 4. Region Syddanmark, DAK-E 5. Region Syddanmark Evaluering Pilotprojektet skal give konkret viden om: Betydningen af målgruppens alder samt inklusion af artrosespørgsmål. Vi ønsker at afprøve, hvor mange (ekstra) borgere der henvender sig til egen læge og/eller til kommunen for et tilbud, når aldersgruppen udvides fra år til år. Vi ønsker at afprøve hvilken betydning det har for fordelingen af borgere i rød, gul og grøn, hvis vi udvider algoritmemodellen med en algoritme for risikoen for at udvikle artrose. Invitation, spørgeskema og tilbagemelding. Vi ønsker at undersøge borgernes oplevelse af invitationsbrevet, spørgeskemaet og tilbagemelding (individuel sundhedsprofil), herunder om formålet med TOF projektet er forståeligt for borgerne og om borgerne oplever tilbuddet hos almen praksis og/eller kommunen som relevant. Dimensionering. Vi ønsker at undersøge hvor mange der svarer på spørgeskemaet? Hvor mange der på den baggrund konsulterer egen læge? Hvilke særlige træk der er blandt respondenterne? Hvem svarer ikke? Hvor mange vælger at tage mod tilbuddet om en fokuseret 5

6 helbredsundersøgelse og samtale? Hvor mange røde patienter henvises via egen læge til kommunale forebyggelsestilbud, og hvor mange gule borgere henvender sig til kommunen for et forebyggelsestilbud? Koncept for helbredsundersøgelse og helbredssamtale i almen praksis (HUS konceptet). Vi ønsker at undersøge hvordan borgerne oplever HUS-konceptet, men også hvordan almen praksis læger og praksispersonale oplever HUS konceptet med hensyn til om der er elementer, der skal justeres eller ændres inden storskalaprojektet. Vi ønsker desuden at undersøge tidsforbruget i almen praksis til elementerne i HUS-konceptet. Fælles efteruddannelse. Vi ønsker at afprøve efteruddannelse på tværs af kommune og almen praksis. I pilotprojektet ønsker vi at opnå viden om, hvorvidt, herunder hvordan en fælles efteruddannelse kan medføre bedre/øget forståelse og virker på videndeling på tværs af sektorer, om det giver anledning til større kendskab til hinandens kompetencer og arbejdsgange og metoder på tværs af almen praksis og kommunerne. Leverancer 1. Betydningen af målgruppens alder samt inklusion af artrosespørgsmål. 1.1 Konsekvenserne af den udvidede aldersgruppe i forhold til søgningen til almen praksis og kommune er kendt, og styregruppen kan tage endelig stilling til aldersgruppen i storskalaprojektet. 1.2 Konsekvensen af at inkludere en algoritme for artrose i stratificeringen er kendt, og styregruppen kan tage endelig stilling til diagnosegruppen i storskalaprojektet. Datagrundlag: Strukturerede data indsamlet som led i driften af pilotprojektet 2. Evaluering af invitation, spørgeskema og tilbagemelding. 2.1 Invitation, spørgeskema og tilbagemelding (sundhedsprofil) er evalueret af borgerne. Datagrundlag: Spørgeskema og kvalitative interview 3. Evaluering af dimensionering 3.1 Der er svar på hvor mange borgere, der besvarer spørgeskemaet 3.2 Der er svar på hvem der besvarer/ikke besvarer spørgeskemaet 3.3 Der er svar på hvor mange borgere, der er i henholdsvis den lilla, røde, gule og grønne risikogruppe. 3.4 Der er svar på hvor mange røde borgere, der takker ja til den fokuserede helbredsundersøgelse og -samtale i almen praksis. 3.5 Der er svar på hvor mange gule borgere, der henvender sig til 6

7 Aktører Budget kommunen for et forebyggelsestilbud. 3.6 Der er svar på hvor mange røde borgere, der via almen praksis henvises til kommunen. Datagrundlag: Strukturerede data indsamlet som led i driften af pilotprojektet samt registeroplysninger 4. Evaluering af koncept for helbredsundersøgelse og helbredssamtale i almen praksis (HUS konceptet). 4.1 HUS-konceptet er evalueret af de røde borgere. 4.2 HUS-konceptet er evalueret af de praktiserende læger, der deltager i pilotprojektet 4.3 Tidsforbrug ved udførelse af HUS koncept i almen praksis er opgjort 4.4 Der er lavet en samlet evaluering af HUS-konceptet, der kan danne grundlag for en evt. justering af konceptet forud for storskalaprojektet og en evt. justering af lokalaftalen. Datagrundlag: Spørgeskema, audit, etnografiske observationer, kvalitative interview 5. Evaluering af fælles efteruddannelse. 5.1 Den fælles efteruddannelse er evalueret af de deltagende praktiserende læger og kommunale medarbejdere. Datagrundlag: Spørgeskema 1. FEA, artroseforskningsgruppen, TOF pilotprojektgruppen (almen praksis og kommuner), styregruppe 2. DAK-E, FEA, Statens Institut for Folkesundhed (SIF), TOF pilotprojektgruppen, styregruppe, borgerne 3. Kommunearbejdsgruppen, TOF pilotprojektgruppen (kommune), FEA, styregruppe 4. Lægerne,borgerne, HUS-projektgruppe, TOF pilotprojektgruppen (almen praksis), styregruppe, FEA, COHERE, KEU, SIF, Audit Projekt Odense (APO) 5. KEU, TOF pilotprojektgruppen (almen praksis og kommuner), styregruppe, Region Syddanmark Forudsætninger: Antal deltagende læger i de to pilotkommuner: ca 35 Der er i alt 68 alment praktiserende læger i de to pilotkommuner (pr ). De fordeler sig på 33 praksisser; Haderslev = 31 læger fordelt på 15 praksisser Varde = 37 læger fordelt på 18 praksisser Estimeret antal læger, der tilmelder sig projektet: 35 7

8 Antal røde borgere pr. læge i de to pilotkommuner: ca borgere pr. deltagende læge inviteres til deltagelse i projektet 60 % samtykker til deltagelse (= 120 borgere/deltagende læge) 75 % besvarer TOF spørgeskemaet (=90 borgere/deltagende læge) 12 % er røde borgere (=11 borgere/deltagende læge) 35 % tager imod tilbud om helbredsundersøgelse og helbredssamtale (= 4 borgere/deltagende læge) Budget pilotprojekt: Det samlede budget for pilotprojektet: kr. Bemærk: det samlede budget er eksklusiv den honorering som FEA tilbyder lægerne for merarbejde i forbindelse med registrering af data til brug i den forskningsmæssige evaluering (pkt. 4). 1.Drift: kr. (TOF forskningsdatabase, elektronisk udsendelse af Spørgeskema, post/elektronisk udsendelse af påmindelse) Finansieres af pilotprojektmidler 2.Honorering af almen praksis for HUS (røde pt): kr. (140 røde borgere x 882 kr.) Finansieres af projektmidler 3.Honorering af almen praksis for deltagelse på obligatorisk efteruddannelse: kr (35 læger x 4 timer á 878,61 kr., 35 praksispersonale x 1000 kr. ) Finansieres af bevilgede midler fra KEU 4.Honorering af almen praksis for merarbejde er i forbindelse med registrering af data til brug i den forskningsmæssige evaluering uden brug af datafangst:?? ( 35 læger x??) Finansieres af projektmidler 5.Evaluering af invitation/spørgeskema og tilbagemelding: kr. SIF og FEA er ansvarlige for evalueringen Finansieres af pilotprojektmidler 6.Evaluering af dimensionering: kr FEA er ansvarlig for evalueringen (ph.d.) Finansieres af pilotprojektmidler 8

9 Væsentlige forudsætninger 7.Evaluering af HUS konceptet i almen praksis: kr. FEA, SIF og APO er ansvarlige for evalueringen Pr. 24. februar 2015 er Kvalitets- og Efteruddannelsesudvalget (KEU) ansøgt om midler til evaluering af HUS konceptet. Ansøgningen behandles igen på KEU møde d. 22. september Der indsendes desuden ansøgninger til andre relevante fonde eksempelvis Trygfonden og Veluxfonden ligesom Diabetesforeningen er kontaktet med henblik på et eventuelt samarbejde. Pilotprojektets opstart er kritisk afhængig af: Projektet skal godkendes af Datatilsynet og Multipraksisudvalget 35 læger skal tilmelde sig projektet Lægerne skal indgå projektaftale med Forskningsenheden for Almen Praksis inkl. aftale om videregivelse af patientjournaloplysninger Lægerne skal indgå aftale om honorering med FEA for merarbejde i forbindelse med registrering af data på Praksissundhedsmappen i pilotprojektet. PLO Syd skal bakke op om aftalen om honorering for merarbejde i forbindelse med registrering af data i Praksissundhedsmappen SSI skal levere dataudtræk (fra CPR + yderregister) til identificering af målgruppen 7000 borgere skal inviteres til deltagelse i projektet Der skal indhentes elektronisk samtykke fra borgerne forud for videregivelse af patientjournaloplysninger Systemhusene og FEA skal kunne levere de ønskede udtræk af patientjournaldata til TOF forskningsdatabasen Systemhusene skal underskrive samarbejdskontrakt og indgå databehandleraftale med Forskningsenheden for Almen Praksis Systemhusene skal indgå aftale om honorering med projektet Finansiering af den forskningsmæssige evaluering skal være på plads Tidsplan Tidsplanen består af 3 faser og er opgjort i arbejdsuger (= netto 5 arbejdsdage). I tidsplanen skal der tages højde for ferie og andre aktiviteter, der vanskeliggør kommunikation og mødeaktivitet med projektets aktører. Den igangværende og afventende planlægningsfase estimeres til at vare ialt netto 34 arbejdsuger fra styregruppegodkendt pilotbeskrivelse. 1.Allerede gennemført planlægningsfase: Fasen indeholder projektaktiviteter der beskriver og kvalificerer projektets mange delelementer. - Udvikling af HUS-konceptet - Forhandling om lokalaftale på baggrund af fagligt udspil fra HUS 9

10 gruppen - Udarbejdelse af KEUansøgninger om hhv honorering af lægerne for deltagelse i den fælles efteruddannelse samt den forskningsmæssige evaluering af pilotprojektet. - Nødvendige tilladelser og ansøgninger til datatilsyn og Multipraksisudvalg - Udvikling af projektmateriale - Målgruppeanalyse samt udarbejdelse af invitation og informationsmateriale til borger, kommune og læge - Mødeaktivitet 2.Igangværende/kommende planlægnings fase : netto14 uger Fasen indeholder projektaktiviteter der skal være afsluttet inden den afventende planlægningsfase kan indledes: - Udarbejdelse af ændringsanmeldelser til datatilsynet og Multipraksisudvalget - Udarbejdelse og revidering af projektdokumenter herunder pilotprojektbeskrivelse, databehandleraftaler, samtykkeerklæringer, aftale om honorering mv. - Udvikling og test af IT understøttelse og forskningsdatabase - Anmeldelse af projektet til Clinical Trial Gov. - Udvikling og planlægning af den fælles efteruddannelse - Mødeaktivitet - Udarbejdelse af evalueringsværktøjer og planlægning af evalueringen af pilotprojektet - Fondsansøgninger til finansiering af forskningsdelen - Udarbejdelse og test af invitation, spørgeskema og informationsmateriale - Udvikling af projekthjemmeside samt kommunikationsmateriale 3.Afventende planlægningsfase: netto 20 uger Den afventende planlægningsfase er kritisk afhængig af godkendelse af ændringsanmeldelse fra Datatilsynet samt enighed om og opbakning de aftaler der gælder for lægernes deltagelse i projektet (lokalaftale, tillæg til lokalaftale samt honoreringsaftale for merarbejde i forbindelse med registrering af data i Praksismappen). Projektaktiviteterne i den afventende planlægningsfase er: - Invitation af læger til deltagelse i pilotprojektet i de to pilotprojektkommuner. 10

11 - Opfølgende besøg i almen praksis med information om projektet. - Afholdelse af den fælles efteruddannelse og Kick Off møder i pilotkommunerne - Identifikation af målgruppen via CPR register - Udsendelse af invitation til projektet mhp borgernes informerede samtykke - Udtræk af patientjournaldata til forskningsdatabasen Drift Driftsfasen starter ved udsendelse af spørgeskemaer til målgruppen. Fasen indeholder desuden udsendelse af påmindelse om besvarelse af spørgeskemaet, individuelle tilbagemeldinger til borgeren samt afholdelse af fokuseret helbredsundersøgelse og helbredssamtale i almen praksis og/eller indledende telefonsamtale og evt. sundhedssamtale i kommunalt regi. Driftsfasen estimeres til netto 12 arbejdsuger og forudsætter, at alle spørgeskemaer udsendes på samme tid og at påmindelsen om besvarelse af spørgeskemaet udgår ca en uge efter den fastsatte svarfrist i invitationen. Evaluering Evalueringsfasen vil have ca 4 ugers overlap med driftsfasen og estimeres til at vare i alt netto 20 arbejdsuger Overgang til storskalaprojektet Overgangsfasen til storskalaprojektet vil have et betydeligt overlap med evalueringsfasen. Overgangsfasens varighed afhænger af resultatet af evalueringen af pilotprojektet, status på håndtering af patientjournaldata i almen praksis, opnåelse af finansiering af forskningsdelen samt bemandingen. Se bilag med tidsplan Organisering Styregruppen: Styregruppen har det overordnede ansvar for projektets gennemførelse. Dispositioner, der efter projektets forhold er af usædvanlig art eller har stor betydning for projektet, kan kun foretages efter særlig bemyndigelse fra styregruppen. Styregruppen skal konsulteres løbende på fastlagte styregruppemøder. Forskningsstyregruppen: Forskningsstyregruppen har det overordnede ansvar for, at der gennemføres en forskningsmæssig evaluering af projektet. Forskningsstyregruppen refererer til styregruppen. Forskningsledergruppen: Forskningsledergruppen har i samarbejde med projektsekretariatet ansvaret for at udarbejde den overordnede forskningsprotokol for projektet 11

12 Forskningsledergruppen refererer til forskningsstyregruppen. Projektsekretariatet: Fungerer som bindeled mellem styregruppen og de underliggende arbejdsgrupper og arbejder tæt sammen om at sikre projektets udvikling og fremdrift. Projektsekretariatet afholder ugentlige sekretariatsmøder, hvor projektets samlede fremdrift og opgaveportefølje drøftes og koordineres. Risici Pilotprojektgruppe: Har det overordnede ansvar for, at pilotprojektets formål og succeskriterie opfyldes. Gruppen nedsættes blandt projektets væsentligste aktører og involveres i projektets forberedelsesaktiviteter. Pilotprojektgruppens mødeaktivitet kan tilrettelægges kommunevis jf. kommissorium. Pilotprojektgruppen refererer til styregruppen. FEA: Skal udarbejde evalueringsdesign samt ansøgning til KEU om midler til evaluering af HUS koncept. HUS-projektgruppen: Skal levere første bud på HUS-koncept inkl. model for efteruddannelse der afprøves i pilotprojektet. DAK-E: Skal levere logistik ift. TOF forskningsdatabase, algoritmer, udsendelse af invitation/spørgeskema og tilbagemelding til borgerne. Der er en række kritiske risici for at pilotprojektet ikke kan gennemføres som planlagt. Projektsekretariatet følger disse risici nøje med henblik på at forebygge at de udvikler sig og for evt. at iværksætte alternativer/plan B. 1. Tilslutningen fra almen praksis er for smal. Årsager til for smal tilslutning til projektet kan være: - usikkerhed/forbehold blandt de praktiserende over at skulle indgå aftale med projektet om videregivelse af patientjournaldata til forskningsdatabase. - usikkerhed/forbehold blandt de praktiserende læger over det merarbejde der vil være for den enkelte læge i forbindelse med deltagelse i projektet Konsekvensen vil være, at for få borgere inkluderes i projektet, med risiko for, at det statistiske grundlag for de videre analyser i forbindelse med evalueringen bliver utilstrækkeligt. Projektsekretariatet vil håndtere risikoen ved at fortsætte dialogen med PLO regionalt og kommunalt om deres aktive opbakning til projektet. Projektsekretariatet vil desuden tilbyde at komme på besøg i almen praksis i pilotprojektkommunerne i rekrutteringsperioden med information om projektet og samtidig give almen praksis mulighed for at stille spørgsmål til deres medvirken i projektet. 2. Manglende opbakning til aftale om honorering af lægerne for merarbejde i forbindelse med registrering af data i Praksissundhedsmappen. Årsager til manglende opbakning kan være: - PLO s forbehold overfor det merarbejde lægerne skal lave som konsekvens af, at pilotprojektet gennemføres uden datafangst 12

13 - uenighed om aftalens indhold og/eller honorarets størrelse Konsekvensen vil være, at pilotprojektets opstart udskydes eller at pilotprojektet ikke kan sættes i gang. Projektsekretariatet vil håndtere risikoen ved at fortsætte dialogen med PLO Syd om deres aktive opbakning til projektet herunder honoreringsaftalen. 3. Pilotprojektet kører samtidig med et nationalt projekt om målrettede helbredstjek i almen praksis (regeringens sundhedsudspil og efterfølgende finanslovsforhandlinger for 2015) Konsekvensen kan være, at projektets aktører kan ønske at afvente et nationalt udspil med tilhørende national økonomiaftale og derved forsinkes pilotprojektets opstart. Desuden kan det udfordre effektevalueringen af TOF pilotprojektet. Projektsekretariatet vil håndtere risikoen ved at følge udviklingen af det nationale projekt, og påvirke hvor det er muligt. 4. Manglende eller delvis manglende finansiering af den forskningsmæssige evaluering. Konsekvensen kan være en være en mangelfuld eller delvis mangelfuld forskningsmæssig evaluering af pilotprojektet. Projektsekretariatet vil håndtere risikoen ved at ansøge KEU om bevilling af midler til finansiering af evalueringen af HUS konceptet i pilotprojektet. Der vil desuden indsendes fondsansøgninger til andre relevante fonde, eksempelvis Trygfonden og Veluxfonden ligesom der er taget kontakt til Diabetesforeningen om et eventuelt samarbejde 5. Tilslutningen fra de inviterede borgere er for lav. Mulige årsager: - Da pilotprojektet gennemføres uden datafangstprogram, vil der være 2-3 ugers ventetid fra borgeren har givet tilsagn om deltagelse i projektet til borgerne modtager spørgeskemaet. Dette kan påvirke svarprocenten negativt. - Borgernes forbehold overfor at skulle afgive informeret samtykke om videregivelse af patientjournaldata til forskningsbrug Konsekvensen vil være få/for få borgere inkluderes i projektet og derved forringes erfaringsgrundlaget i almen praksis og kommune med deraf følgende konsekvenser for den forskningsmæssige evaluering. Projektsekretariatet vil håndtere risikoen ved - At tage højde for frafald i beregningen af antal røde borgere pr deltagende læge - at kommunikere med borgeren via oplyst mailadresse i i løbet af ventetiden mellem samtykke og spørgeskema. 13

14 Udarbejdet af projektsekretariatet august