Referat af organisationsbestyrelsesmøde, torsdag den 26. marts 2015 kl i selskabslokalet, Hans Knudsens Plads 1, 2100 København Ø

Transkript

1 De Vanføres Boligselskab for Københavns Kommune Organisationsbestyrelsen Referat af organisationsbestyrelsesmøde, torsdag den 26. marts 2015 kl i selskabslokalet, Hans Knudsens Plads 1, 2100 København Ø Udsendt den: 14. april Deltagere: Afbud: Susanne Henriksen, Per G. Larsson, Jesper Harlfeldt, Inga Olesen, Connie Mistarz, Nicoline Mulvad, Kasper Larsen og P. O. Bengtson. Suppleant Kurt Lunding. Bent Nygaard, Thomas Gerken og Yardena Jensen. Fra Boligkontoret Danmark deltog: Tonny Bjørn og Peder Hansen. Indhold Ad 1 Godkendelse af dagsorden... 2 Ad 2 Forhandlingsprotokol... 2 Ad 3 Revisionsprotokol... 2 Ad 4 Meddelelser... 2 Ad 5 Selskabs- og afdelingssager (til beslutning)... 3 Ad 6 Næste møder... 5 Ad 7 Selskabs- og afdelingssager (til orientering)... 5 Ad 8 Eventuelt... 7 Bilag: 1. Debitorliste 2. Driftsbudget for organisationen, 2015/16 3. Forsikringsoversigt side 1/8

2 Sager til orientering uddybes eller behandles kun på mødet, hvis dette direkte efterspørges. Ad 1 Godkendelse af dagsorden Organisationsbestyrelsen godkendte dagsordenen. Ad 2 Forhandlingsprotokol Referat af organisationsbestyrelsesmøde, afholdt den 28. januar 2015, er udsendt den 17. februar at organisationsbestyrelsen godkender referat af mødet afholdt den 17. februar Organisationsbestyrelsen godkendte referat af møde afholdt den 28. januar Forhandlingsprotokollon blev underskrevet af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Ad 3 Revisionsprotokol På mødet forelægges revisionsprotokollen til bestyrelsens orientering. Der er ikke indsat nyt siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. Ad 4 Meddelelser 4.1 Meddelelser fra formanden På mødet giver organisationsbestyrelses formand Susanne Henriksen en orientering om eventuelle nye sager og forhold. På mødet oplyste Susanne Henriksen følgende: Boligkontoret Danmark har afholdt konference 21. og 22. april; en god og givende konference. Flere bestyrelsesmedlemmer som deltog udtrykte ros til konferencen. Motiveret af et oplæg på konferencen spurgte Per G. Larsson ind til opsætning af hjertestartere. Det blev aftalt, at Peder Hansen indhenter pris på opsætning og vedligehold af hjertestartere. Der afholdes lokalrådsmøde den 24. april 2015 på Bornholm. Connie Mistrarz, Bent Nygaard, Inga Olesen, Per. O. Bengtson og Susanne Henriksen deltager. Per O. Bengtson er i gang med at planlægge dette års DHL-stafet, hvor DVB København stiller hold om fredagen (sidste uge i august). Foranlediget af de netop afholdte afdelingsmøder, hvor der enkelte steder var udfordringer i styringen af møderne og takling af visse beboere, blev behovet for opkvalificering af bestyrelsesmedlemmernes kompetencer til at agere i sådanne situationer drøftet, og et kursus herom blev efterspurgt. Ønsket blev noteret, og muligheder for et specifikt kursus for DVB København vil blive undersøgt. Boligkontoret Danmark afholder repræsentantskabsmøde den 30. maj Susanne Henriksen deltager som medlem af Boligkontorets bestyrelse. Derudover deltager Connie Mistrarz. DVB København har således 4 pladser yderligere. Det blev aftalt, at de medlemmer som er interesserede i at deltage på mødet meddeler dette til Susanne Henriksen umiddelbart efter Påske. side 2/8

3 Derudover gav Susanne Henriksen en generel opfordring til bestyrelsen om, at være opmærksomme på egne roller og opførelse, blandt andre overfor de firmaer som selskabet samarbejder med. Susanne refererede til et konkret tilfælde, hvor et medlem har udtrykt en række holdninger overfor selskabet og ledelsen heraf overfor en medarbejder i et firma, som selskabet samarbejder med. En situation som ikke gavner selskabet, og som ikke synes at skulle tolereres af bestyrelsen. 4.2 Meddelelser fra Boligkontoret Danmark På mødet giver forretningsfører Tonny Bjørn en orientering om eventuelle nye sager og forhold hos Boligkontoret Danmark, med primær fokus på afdelingskontoret. På mødet oplyste Tonny Bjørn, at der specifikt arbejdes med udlejningen af de nye boliger i Kollektivhuset, at udlejningen som bofællesskaber efter det vedtagne koncept er både speciel og interessant, og som også involverer mange medarbejdere på afdelingskontoret. 4.3 Øvrige meddelelser Debitorliste Aktuel debitorliste omdeles på mødet som denne dagsordens bilag 1. På mødet blev aktuel debitorliste omdelt, og bestyrelsen forholdte sig hertil. at organisationsbestyrelsen tager meddelelserne til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog meddelelserne til efterretning. Ad 5 Selskabs- og afdelingssager (til beslutning) Under dette punkt behandles selskabs- og afdelingssager, hvor det indstilles at organisationsbestyrelsen træffer konkrete beslutninger. 5.1 Organisationen Driftsbudget for perioden 1. juli juni 2016 Boligkontoret Danmark har udarbejdet udkast til budget for selskabet gældende for perioden 1. juli juni Budgettet er vedlagt denne dagsorden som bilag 2, og vil blive gennemgået nærmere på mødet den 26. marts at organisationsbestyrelsen godkender driftsbudgettet for perioden 1. juli juni Organisationsbestyrelsen godkendte driftsbudgettet for perioden 1. juli juni Organisationen Driftsbudgetter for perioden 1. juli juni 2016, afdelingerne Boligkontoret Danmark har i fællesskab med de respektive afdelingsbestyrelser udarbejdet driftsbudgetter for den kommende periode. Driftsbudgetterne er efterfølgende blevet godkendt på de respektive afdelingsmøder. Vedlagt denne dagsorden som bilag 2 er en oversigt over huslejestigninger og henlæggelsesniveauer i de enkelte afdelinger. De enkelte budgetter kan rekvireres hos Boligkontoret Danmark, Helle Hjorting, på e- mail: hehj@bdk.dk. at organisationsbestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for 1. juli juni side 3/8

4 Organisationsbestyrelsen godkendte afdelingernes driftsbudgetter for perioden 1. juli juni Organisationen Styringsdialogmøde Der har været afholdt styringsdialogmøde med Københavns Kommune den 24. februar Susanne Henriksen deltog foruden repræsentanter fra Boligkontoret Danmark, og som repræsentanter for selskabet. Referat af mødet er endnu ikke modtaget. Dialogen omhandlede primært de økonomiske udfordringer som både selskabet og visse afdelinger har med en forholdsvis lille egenkapital, utilstrækkelige henlæggelser, kombineret med relative høje huslejer. Kommunen lod skinne igennem, at selskabet bør søge løsninger, der kan rykke betydeligt på disse forhold. Det er aftalt, at der afholdes et midtvejsmøde med kommunen omkring sommerferien. Organisationsbestyrelsen får en nærmere orientering på mødet den 26. marts at organisationsbestyrelsen forholder sig til styringsdialogmødet, og specifikt de emmer, der var til behandling på mødet. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen om det afholdte styringsdialogmøde til efterretning, og afventer en drøftelse om selskabets økonomiske udfordringer til det planlagte seminar den 15. juni Organisationen Ny udlejningsaftale På organisationsbestyrelsesmødet den 28. januar 2015 blev den nye udlejningsaftale tiltrådt, og forretningsudvalget blev bemyndiget til at indgå aftale med kommunen om udlejning af de 17 nye boliger som bofællesskabsboliger. Efter organisationsbestyrelsesmødet den 28. januar 2015 har der været ført forhandlinger med kommunen om aftalevilkår, og der er opnået enighed herom. Aftalen til underskrivning er endnu ikke modtaget. Følgende vilkår er aftalt med kommunen: der indføres fleksibel udlejning i afdelingerne 1, 3, 4, 6, 7, 8 og 11 alle boliger under den fleksible udlejning sker efter kriterie A således til erhvervsaktive der ønskes ikke ændringer i forhold til gældende aftaler mht. intern oprykning, fortrinsret til børnefamilier mv. der er indgået aftale om 12 særboliger i afd. 1 boligerne er udvalgt, og tilbydes kommunen ved fraflytninger der er ikke taget stilling til, om DVB København vil tilslutte sig en fælles anvisning af ungdomsboliger må afvente, evt. til evaluering af udlejningsaftalen at de 17 nye boliger i afd. 1 udlejes som bofællesskabsboliger, jf. det aftalte grundlag herfor at kommunen (SOF) giver afkald på anvisningsretten til de 21 nye boliger i afd. 1 (heriblandt de 17 bofællesskabsboliger) ved førstegangsudlejning ved senere genudlejning af de 21 nye boliger i aftaleperioden giver SOF afkald på anvisning til de 17 bofællesskabsboliger mod kompensation i øvrige boliger Med hensyn til udlejning af de nye boliger i afd. 1 har der været afholdt åbent hus arrangementer over to dage, med over 200 besøgende. Der er aktuelt ved at blive sam- side 4/8

5 let op på de ansøgninger om bofællesskabsboliger, der er modtaget. Fristen for ansøgninger er sat til den 15. april at organisationsbestyrelsen tilslutter sig de nævnte aftalevilkår. Organisationsbestyrelsen tilsluttede sig de nævnte vilkår i udlejningsaftalen. Ad 6 Næste møder Næste organisationsbestyrelsesmøde afholdes mandag den 15. juni 2015, kl Det er aftalt, at mødet tilrettelægges som et seminar med særlige temaer til behandling. Forretningsudvalget forbereder seminaret. På mødet oplyste Susanne Henriksen, at hun har anmodet Boligkontoret Danmarks byggechef om, at deltage på et bestyrelsesmøde for en drøftelse af byggeri og håndteringen heraf. Selskabet har haft og har fortsat flere større byggesager, samt at København udbygger antallet af almene boliger de kommende år, hvorfor selskabet bør forholde sig til, om og hvornår nybyggeri kan have en interesse. Det tilstræbes, at Morten kan deltage på mødet den 15. juni 2015, i den del af mødet som omhandler det nævnte. Det planlagte møde den 26. august 2015 blev rykket til mandag den 24. august 2015, og afholdes i Hectorgården. Ad 7 Selskabs- og afdelingssager (til orientering) Sager til orientering uddybes eller behandles kun på mødet, såfremt dette direkte efterspørges. 7.1 Organisationen Forsikringsoversigt vedrørende boligafdelingerne for 2015 er modtaget fra Willis. Den samlede præmie er på ,80 kr. mod kr. i Stigningen er alene en indeksering, som aftalt. Forsikringsoversigten vedlægges som denne dagsordens bilag Afdeling 1 Kollektivhuset Der var afdelingsmøde den 18. marts 2015 med deltagelse fra 30 husstande. Der blev valgt ny formand, og der kom enkelte nye ansigter i afdelingsbestyrelsen. Huslejestigningen blev på 0,00%, idet huslejen i forbindelse med elevatorrenoveringen skal stige 3,85%. Der blev endvidere godkendt en ny husorden. Mødet forløb meget fint. Nybyggeri på 10. og 11. sal og elevatorrenoveringen Byggesagen er nu så langt, at prøveboligen kunne fremvises for ca. 200 besøgende til et åbent hus arrangement fredag og lørdag den 13. og 14 marts Arrangementet var en succes med hensyn til besøgende og der er indkommet flere ansøgninger til bofællesskaberne. Der var bl.a. nogle meget begejstrede kunstnere, ligesom en gruppe hørehæmmede var meget interesseret. Herudover var der en del enkeltpersoner, som gerne vil være med i et fællesskab. Lejlighederne er til udlejning den 1. juni 2015 og sidste frist for ansøgning til bofællesskaberne er den 15. april På byggeudvalgsmøde den 9. marts 2015 blev aftalesedlerne gennemgået, og der er en del ekstraarbejder. De mere omkostningstunge ekstraarbejder er bl.a. håndtering af nye regler vedr. giftigt affald, rydning af loftet for lecasten, hvor en del gammelt byggeaffald tilstoppede sugeslangen, samt ekstra spartling af de rå vægge i boligerne. I budgettet er der regnet med at afdeling 1 skal bidrage med kr. til finansieringen og i værste kan ovennævnte ekstraarbejder betyde en samlet medfinansiering på kr. fra afdelingen. side 5/8

6 Elevatorerne er afleveret og kører tilfredsstillende, dog har det vist sig, at det indimellem er vanskeligt at få de gamle komponenter til at fungere med de nye, men det bliver langsomt bedre. Ved elevator 1 på 11. sal er der et problem med gulvhøjden i forhold til elevatorstoppet. Dette kan løses med en rampe. Tidsplan, arbejdet med elevatorerne og genhusningen er forløbet fuldt tilfredsstillende. Budgettet er holdt og beboerne godkendte på afdelingsmødet den 18. marts 2015 huslejestigningen på 3,85%. Der er installeret videoovervågning i elevatorstolene. Disse er dog endnu ikke tilsluttet, da placeringen af et par kamaraer ikke er efter beskrivelsen. Boligerne på 1. sal Intet nyt i forhold til gulvene. Efter gentagne rykkere på mangeludbedring i boligerne 111 og 711, vil afdelingen selv foretage mangeludbedringen, og herefter sende regningen videre til entreprenøren. Den boligsociale helhedsplan Den boligsociale helhedsplan bobler at aktiviteter igangsat og drevet af frivillige med fin støtte fra projektleder Sofie Moore. Nye aktiviteter: Etablering af højbede, vandtilslutning og toilethus på det grønne areal ved hans Knudsens plads 3, som ejes af afdeling 1. Plantekummer i indgangspartiet. Lånehøns fra Københavns Kommune. Begrønning af altaner. Etablering af borde/bænke som workshop for beboerne med instruktion fra nogle af ejendomsfunktionærerne. Loppemarked. Velkomst til nye beboere. Herudover har der været afholdt et heldagskursus for ejendomsfunktionærerne i konflikthåndtering, med fokus på psykisk syge. Meget givtigt. I styregruppen arbejders der med en forlængelse af helhedsplanen, da der er ubrugte midler til mindst 1 års forlængelse. Den 13. marts besigtigede Landsbygefonden afdelingen. 7.3 Afdeling 2 Småhusene Der var afdelingsmøde den 26. februar med meget få deltagere. 0,00 % i huslejestigning. Der blev ikke valgt en afdelingsbestyrelse. Der arbejdes i øjeblikket med etablering af faskineløsning på huset i Vedbæk med støtte fra Rudersdal Kommune i LARprojekt(lokal afledning af regnvand). Støtten fra Kommunen er på max kr. Der er ikke indhentet tilbud på etableringen af faskinen, da der først skal foretages nedsivningsprøve. 7.4 Afdeling 3 Brønshøj/Husum Der var afdelingsmøde den 3. marts. Der var fint fremmøde, og afdelingsmødet besluttede at udvide afdelingsbestyrelsen til 5 medlemmer. Huslejestigning på 1,28%. Afdelingsbestyrelsen arbejder fremadrettet med kriterier for udskiftning af køkkener. 7.5 Afdeling 4 Amager/Valby Der er afdelingsmøde den 25. marts 2015 og der gives en mundtligt orientering om mødets forløb. Der er foreslået en huslejestigning på 2,21%, ligesom afdelingsbestyrelsen fremlægger havereglement til godkendelse. Arbejdet i afdelingsbestyrelsen er forløbet godt, og der er arbejdet med prioritering af udskiftning/renovering af køkkener. Boligkontoret Danmarks advokat er anmodet om at udtage stævning mod HOFOR vedr. krav på tilbagebetaling af vandafgift. side 6/8

7 På mødet blev en eventuelt forligsmæssig løsning drøftet, og Boligkontoret Danmark blev i samråd med forretningsudvalget bemyndiget til at indgå forlig med HOFOR, hvis dette bliver muligt. 7.6 Afdeling 6 Hectorgården Der var afdelingsmøde den 4. marts med det sædvanlige fine fremmøde. Huslejestigning på 2,17% blev godkendt, ligesom hundehold for hunde på max. 10 kg. blev godkendt. 7.7 Afdeling 7, Vigerslevvej Der var afdelingsmøde den 23. februar 2015 og der var 5 husstande repræsenteret. Der blev ikke valgt ny afdelingsbestyrelse. Huslejestigning på 0,97% blev godkendt. Administrationen orienterede om vinduesudskiftningen, hvor afdelingen selv må finansiere udskiftningen med afdelingens henlæggelser. I år udvælges de 6 dårligste vinduer til udskiftning. 3 i dette budgetår og 3 i det nye budgetår. 7.8 Afdeling 8, Kastrupvej Der var afdelingsmøde den 19. marts, og huslejestigning på 1,19% blev godkendt. Der er med driftforretningsføreren aftalt besigtigelse af vinduer og skure den 13. april. 7.9 Afdeling 9/10 - Solgavehjemmet Der var afdelingsmøde den 11. marts, og der var fint fremmøde. Der blev budt på kaffe og kringle, og mødet var meget fint. Huslejestigning på 1,14% blev godkendt Afdeling 11 Valby Der var afdelingsmøde den 10. marts 2015 med få fremmødte. Afdelingens henlæggelser blev debatteret, men den foreslåede huslejestigning på 0,00% blev godkendt Afdeling 14 - Dragør Der var afdelingsmøde den 16. marts 2015 og der var fint fremmøde. Huslejestigning på 0,00% blev godkendt, ligesom ny husorden blev godkendt. Til de kommende år budgetforslag vil der være særlig fokus på afdelingernes henlæggelser, som forventes at skulle styrkes. at afdelingssager til orientering tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen om afdelingssager til efterretning. Ad 8 Eventuelt Mødet hævet kl Referent: Tonny Bjørn side 7/8

8 Bestyrelsens underskrifter: Susanne Henriksen Connie Mistarz Thomas Gerken (-) Formand Næstformand Nicoline Mulvad Bent Chr. Nygaard (-) Inga Olesen Vakant (ekstern udpeget) Yardena T. M. Jensen (-) Jesper Harlfeldt Per G. Larsson Kasper Larsen P. O. Bengtson side 8/8