Referat af bestyrelsesmøde i Boligselskabet Birkebo på Bistrupvej 103, 3460 Birkerød.

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i Boligselskabet Birkebo på Bistrupvej 103, 3460 Birkerød. Mandag den 23.maj 2016 kl Deltagere: Bent Nielsen Jette Hansen Søren Kristiansen Birgitte Pedersen Morten Wulff- Høyer Anette Seibæk Helle Green Boligkontoret Danmark: Finn Weidekamp 23.maj 2016 Dagsorden: 1. Godkendelse af referat af mødet den 18.april Revisionsprotokol 3. Status på helhedsplaner og byggesager 4. Udskiftning af MgO plader i Kajerød Vænge 5. Repræsentantskabsmøde den 11.juni Implementering af boligaftalen 7. Status på indsats over for fugt og skimmel 8. Legepladser og urafstemning i Stenager, afdeling 8 9. Personale 10. Aktivitetsliste og årshjul 11. Formanden orienterer 12. Boligkontoret orienterer 13. Administrationsaftale 14. Næste møde og kommende sager Side 1 af 12.

2 Ad 0. Godkendelse af dagsorden at selskabsbestyrelsen godkender dagsorden. selskabsbestyrelsen godkendte dagsorden. Ad 1. Godkendelse af referat af mødet den 18.april 2016 Referatet er udsendt den 18.april at selskabsbestyrelsen godkender referatet. selskabsbestyrelsen godkendte referatet. Ad 2. Revisionsprotokol Der er ingen tilføjelser siden sidste møde. at selskabsbestyrelsen tager dette til efterretning. selskabsbestyrelsen tog dette til efterretning. Ad 3. Status på helhedsplaner og byggesager Selskabets formand fremsender løbende referater fra de enkelte byggeudvalg samt kopi af væsentlige dokumenter, der har været fremlagt på møderne. Der gives en kort supplerende redegørelse i de sager, hvor der ikke skal træffes beslutninger. Byggesagen i afd. 1 Siden bestyrelsesmødet den 29.februar 2016 er der ikke afholdt byggeudvalgsmøde. Seneste byggeudvalgsmøde nr. 68 afholdt den 21. oktober Der er foretaget afleveringsforretning den 21. oktober Til udbedring af beboermangler er der indgået forlig med BNS med en samlet sum på kr. Anført som beboermangler i og med der er sket aflevering og fejl og mangler påpeget af rådgiver over for BNS er udbedret. Side 2 af 12.

3 Det videre forløb omkring MgO pladerne afventer afklaring omkring garanti. BNS arbejder på at stille en ny garanti på 10 % på den forhøjede entreprisesum. Indtil dette er sket, vil garantien blive fastholdt på 15 % og betaling af de seneste fakturaer vil blive tilbageholdt. Ligeledes ønsker bygherren, at BNS stiller en garanti for MGO pladernes udskiftning. Der pågår drøftelser med BNS om mangeludbedring fsv. angår MGO pladerne. Der er advokat på sagen. Der ønskes ny rådgiver på sagen. Der foretages et EU udbud. Advokat Henning Bill har tilbudt at foretager EU udbuddet til en pris af kr. + moms. Udgiften finansieres inden for de økonomiske rammer p.t. aftalt med Landsbyggefonden.. Formanden vil orientere mere om sagen på mødet. Formanden orienterede om det afholdte møde fredag den 22. januar 2015 med advokat Henning Bill, hvor køreplanen blev aftalt. Køreplan blev udleveret på mødet. Formanden henledte opmærksomheden på LBF s tilsagn af 23. september 2015, hvor fonden erklærer, at fonden dækker samtlige udgifter i sagen, herunder også advokatomkostninger under forudsætning af sagen forfølges for så vidt angår ansvarsplacering. Det er aftalt, at BNS udskifter facadepladerne på rækkehusene samt foretager fornøden skimmelsanering uden dog at anerkende ansvar for manglerne ved facadepladerne. BNS finansierer indtil videre sagen og fremsendes således ikke fakturaer for det udførte arbejde. Hvis sagen ikke er forligt inden den 31. marts 2017 eller der er indledt voldgiftssag, vil BNS fremsende sit krav Inc. forretning jfr. AB stk. 11. Fortsat tilbageholdt beløb til rådgiver på omkring 3,5 mio. kr. Kan frigives mod at VLA tilkendegiver at sagen er anmeldt til eget forsikringsselskab, og at der er accept på, at forsikring dækker. For så vidt angår MGO pladerne henvises til sag nr. 4. Den videre sagsbehandling sker under overskriften Udskiftning af MGO plader i Kajerød Vænge og vil fremover blive optaget under status for byggesager med denne tekst. Der er den 8. maj 2016 indsendt Skema C som afslutning på renoveringssagen i Kajerød Vænge til Kommunalbestyrelsens godkendelse og videresendelse til Landsbyggefonden. Brev med oplysninger om budget og regnskab for hele renoveringen er sendt til alle pr. mail den 15. maj Byggesagen i afd. 2 Siden bestyrelsesmødet den 18.april 2016 er der ikke afholdt byggeudvalgsmøde med udsendelse af referat. Seneste byggeudvalgsmøde nr. 34 afholdt den 22.februar Byggeudvalgsmøde nr. 35 afholdes den 24.maj Finiasieringsskitse fra Landsbyggefonden med huslejestigning på 30 kr. pr. kvm. årligt. Byggesagen i afd. 4 Side 3 af 12.

4 Siden bestyrelsesmødet den 18.april 2016 er der ikke afholdt byggeudvalgsmøde med efterfølgende udsendelse af referater. Seneste byggeudvalgsmøde nr. 16 afholdt den 22.februar Byggeudvalgsmøde nr. 17 ikke aftalt. På basis af udsendt udbudsmateriale, blev resultatet behandlet på møde nr. 16. Byggeudvalget besluttede, at acceptere tilbud fra Byens Tag og facader A/S, der var billigst. Tilbud er under det på beboermødet godkendte budget. Godkendelse af licitation jfr. mail af 26. februar Godkendt den 29. februar Renoveringen er påbegyndt, og det har været fornuftig op start. Der er fremsendt referat af byggemøde nr. 4 af 11. maj 2016 til orientering. Byggesagen i afd. 5 Siden bestyrelsesmødet den 18.april 2016 er der ikke afholdt byggeudvalgsmøde. Seneste byggeudvalgsmøde nr. 21 er afholdt den 22. september Bestyrelsen har godkendt at der arbejdes med tilgængelighed i 6 opgange. Byggeudvalgsmøde nr. 22 afventer tilbagemelding fra LBF omkring huslejeniveau og finansiering. Rørudskiftning Afdelingen har på beboermødet den 15.marts 2016 besluttet, uafhængigt af LBF, at foretage rørudskiftning i kælder. Der er afsat kr., der finansieres ved: Lån af egne midler på kr. med årligt afdrag på kr. over 10 år. Brug af egne henlæggelser på kr. Byggeplads etableret og rørudskiftning opstartet den 11.april 2016 med asbestsanering. Tidsplan følges i det store hele, men det har været nøvendigt med stram opfølgning fra bygherre side. Der er fremendt referat af byggemødereferat nr. 5 af 11.maj 2016 til orientering. Byggesager i afd. 6 LBF-sag Siden bestyrelsesmødet den 18.april 2016 er der ikke afholdt byggeudvalgsmøde. Seneste byggeudvalgsmøde nr. 10 er afholdt den 12. november Byggeudvalgsmøde nr. 11 aftalt til den 19.maj Afdelingsbestyrelsen har behandlet emnet omkring sammenlægning af boliger, og det er besluttet, at sammenlægning af boliger udgår af projekt, hvorefter LBF kan fremme sagen. Side 4 af 12.

5 Der skønnes ikke at være det fornødne politiske flertal for sammenlægning af netop den type boliger, der er velegnet til unge under uddannelse, fraskilte og enlige. Inddækning af altaner vil blive forsøgt indarbejdet i projekt. Udskiftning af entredøre Siden bestyrelsesmødet den 29.februar 2016 er der afholdt byggeudvalgsmøde med efterfølgende udsendelse af referat: Byggeudvalgsmøde nr. 5 afholdt den 27.januar Økonomi gennemgået med huslejeforhøjelse på 0,7 pct. (som godkendt på beboermødet i marts 2015) og med anvendelse af kr. fra egen trækningsret. Udbudsmateriale udsendt, og resultat behandlet på Byggeudvalgsmøde nr. 5 med valg af P. Winther Jespersen. Udskiftning af døre påregnes at starte i uge 14 med forventet afslutning i uge 24 (juni måned 2016). Indstilling om godkendelse af licitationsresultat. Godkendt den 29. februar Udskiftningen af døre starter op i uge 15, og der er projektgennemgangsmøde den 11.april 2016 med formand for afdelingen, rådgiver og byggeleder. Byggeudvalgsmøde nr. 6 afholdt den 26.april Der er fremendt referat af byggemødereferat nr. 5 af 17.maj 2016 til orientering. Byggeudvalgsmøde nr. 7 er ikke aftalt. Byggesagen i afd. 7 Siden bestyrelsesmødet den 18.april 2016 er der afholdt følgendebyggeudvalgsmøde med udsendelse af referat. Byggeudvalgsmøde nr. 26 afholdt den 13.april Byggeudvalgsmøde nr. 27 afholdt den 2.maj Byggeudvalgsmøde nr. 28 er aftalt til den 6.juni Der er utætte tage begynder at blive et problem. LBF vil ikke som tidligere udmeldt godkende andre løsninger end én partiel løbende reparation. Selve renoveringen forventes først påbegyndt primo januar Der er indkaldt til workshop den 31.maj 2016, hvor der kan drøftes skuer, plankeværk, ovenlys og evt. farveopdeling af afdelingen, hvorefter der er indkaldt til orienterende beboermøde den 16.juni 2016 hvor dispositionsforslag og principper for genhusning fremlægges. Byggesagen i afd. 8 Afholdt ekstraordinært beboermøde den 19. november 2015 om renovering af ungdomsboligerne og udskiftning af vinduer og terrassedøre i familieboligerne. Side 5 af 12.

6 Renoveringen finansieres med huslejeforhøjelse på 2,62 pct., og med egen trækningsret på 1 mio. kr. Renoveringssagen enstemmigt vedtaget på beboermødet. Siden bestyrelsesmødet den 18.april 2016 er der ikke afholdt byggeudvalgsmøde med udsendelse af referat. Seneste byggeudvalgsmøde nr. 6 afholdt den 8.marts Byggeudvalgsmøde nr. 7 ikke aftalt, men forventes afholdt omkring uge 22. Byggeplads forventes etableret i uge 22 og udskiftning af vinduer og døre forventes fra og med uge 23. at selskabsbestyrelsen godkender skema C for Kajerød Vænge, som fremsendt til Rudersdal kommune, og tager orienteringerne til efterretning fsv. angår øvrige afdelinger. selskabsbestyrelsen godkendte skema C for Kajerød Vænge, som fremsendt til Rudersdal kommune, og tog orienteringerne til efterretning fsv. angår øvrige afdelinger. Ad 4. Udskiftning af MgO plader i Kajerød Vænge Udbud omkring rådgiver, der skal forestå projekt omkring udskiftning af MgO pladerne i Kajerød Vænge forventes offentliggjort den 17.maj Af hensyn til at vi gerne ser en rådgiver på sagen inden sommerferien har formanden formelt godkendt udbud materialet. Aftale med BNS om udskiftning af MGO pladerne vedlægges indkaldelsen til godkendelse og underskrift. Det forsåles, at der nedsættes et nyt byggeudvalg i afdeling 1 med den primære opgave at følge og godkende udskiftningen af MG0 plader i 90 rækkehuse og at sikre at der udarbejdes en tidsplan og indrettes byggeplads der tager mest mulig hensyn til beboerne. Der nedsættes et nyt byggeudvalg til udskiftningen af MgO plader, bestående af Bent Nielsen, Anette Seibæk og 3 medlemmer fra afdelingen. Da det væsentlige element i udskiftningen af MgO pladerne er beboerforhold, hvorfor Selskabsbestyrelsen anbefaler, at der udpeges medlemmer fra afdelingen, der bor i rækkehusene. at selskabsbestyrelsen formelt godkender formandens disposition vedr. udbudmaterialet. at selskabsbestyrelsen godkender aftalen med BNS. at selskabsbestyrelsen godkender sammensætning af byggeudvalg til udskiftning af MgO plader Side 6 af 12.

7 Selskabsbestyrelsen godkendte formandens disposition vedr. udbudmaterialet. Selskabsbestyrelsen godkendte aftalen med BNS. Selskabsbestyrelsen godkendte sammensætning af byggeudvalg til udskiftning af MgO plader. Ad 5. Repræsentantskabsmøde den 11.juni 2016 i BDK Der afholdes repræsentantskabsmøde lørdag den 11.juni 2016 kl. 11,00 på Ida Mødecenter, København. Budget 2017 og prisblad for 2017 vedlagt indkaldelsen. Såvel budget 2017 som prislad 2017 vil være på 2016 niveau altså uændret. Bestyrelsen har desuden arbejdet på en 3 årig budgetplan, som skal holde omkiostnigerne i ro frem til Hensigten er, at fastholde en 0-regulering på administrationsbidraget for årene 2017, 2018 og Der er mulighed for at deltage med 7 repræsentanter. Formanden er født medlem af repræsentantskabet, som medlem af bestyrelsen i BDK. at selskabsbestyrelsen godkender budget 2017 og prisblad 2017 at der tilkendegives hvem som deltager i repræsentantskabsmødet. Ledige pladser tildeles suppleanter og formænd i den rækkefølge. Selskabsbestyrelsen godkendte budget 2017 og prisblad Følgende deltager: Bent Nielsen Jette Hansen Søren Kristiansen Anette Seibæk Jørgen Hjersted Ad 6. Implementering af boligaftalen Boligaftalen med Ruderdal kommune er trådt i kraft pr. 1.januar 2016 og løber til og med udgangen af Rudersdal kommune har godkendt fortrinsret for børnefamilier i 4 og 5 værelses lejligheder fra nu af og frem til 31. December Referat af den 25.april 2016 fra den administrative styregruppe udsendt til selskabsbestyrelsen. Der er aftalt temadag for bestyrelser den 9. juni 2016, kl , Bistrupvej 103. Side 7 af 12.

8 Der er møde med medarbejdere fra Rudersdal kommune og Birkebo den 17.maj 2016 hvor den konkrete indsats drøftes med udgangspunkt i udvalgte lejere. at selskabsbestyrelsen tager orienteringen og referat af 25.april 2016 til efterretning. Selskabsbestyrelsen tog orienteringen og referat af 25.april 2016 til efterretning. Der skal information ud omkring fortrinsret for børnefamilier.vigtigt at de personer som bliver skubbet på ventelisterne - som følge fortrinsretten får besked. Ad 7. Status på indsats over for fugt og skimmel Der sker løbende udtræk omkring boliger i Skolebakken, afdeling 3, hvor det efter møde er aftalt følgende: Der udsendes varsel omkring sundhedstjek hvor der sker bistand til afholdelsen, men der er deltagelse fra afdelingens driftspersonale Boliger (2 stk.), med kritisk fugtindhold i boligen varsles særskilt omkring besøg af afdelingens driftspersonale Der er 19 boliger hvor fugtindhold ligger over gennemsnit disse boliger modtager skrivelse omkring indeklima og brug af boligen og ikke midnst konsekvens af forhøjet fugt i boligen Der er den 4.maj 2016 udsendt vurdering fra advokatfimaet Rønne & Lundgren omkring Brunatas målerløsninger og databeskyttelse. Vurderingen er, at indsamling af data sker i overensstemmelse med Persondatalovens grænser uden at der er krav om udtrykkeligt samtykke fra beboeren. at selskabsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Selskabsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Ad 8. Legepladser og urafstemning i Stenager, afdeling 8 Det blev på det ordinære beboermøde den 22.marts 2016 besluttet, at sende forslag om nye legepladser til urafsteming. Resultatet af urafstemingen var som følger: Der er 98 boliger i afdelingen eller 196 stemmer i alt. 51 ud af de 98 boliger deltog i afstemningen, eller mulighed for at afgive 102 stemmer pr. legeplads. Der var 11 ugyldige ikke afleveret i kuvert. Side 8 af 12.

9 Budget stor eller legeplads ved skoven 36 ja og 58 nej og 8 blanke forslag nedstemt. Budget lille eller legeplads i midten af bebyggelsen 39 ja og 56 nej og 7 blanke forslag nedstemt. Der er efterfølgende foretaget underskriftsindsamling med henblik på bevarelse af legepladser med det argument at det var det forkerte resultat fordi udsendte materiale var uforståeligt og konsekvensen ved et nej ikke var tydelig. Der er modtaget 52 underskrifter. Såvel konsekvens som huslejestigning fremgår at det udsendte materiale. Følgende vedlagt indkaldelsen: Rapport omkring legepladser Referat for det ordinære beboermøde den 22.marts 2016 Materiale til urafstemning Resultat af urafstemning Underskriftsindsamling at selskabsbestyrelsen orienterer afdelingens beboere om, at urafsteming er foretaget efter gældende retningslinjer, og såvel konsekvens som husleje forhøjelse fremgår, såvel i procent som i gennemsnitlig stigning pr. måned. Forslag om nye legepladser kan tages op på det ordinære beboermøde i marts Det ligger selskabsbestyrelsen meget på sinde, at der er et godt miljø i de enkelte afdelinger, hvorfor afdelingsbestyrelsen opfordres til at komme med forslag, der styrker det gode legemiljø i afdelingen og ser på foranstaltninger, der tilgodeser alle beboere, eksemplvis etablering af sandkasse mm. Selskabsbestyrelsen orienterer afdelingens beboere om, at urafsteming er foretaget efter gældende retningslinjer, og såvel konsekvens som husleje forhøjelse fremgår, såvel i procent som i gennemsnitlig stigning pr. måned. Forslag om nye legepladser kan tages op på det ordinære beboermøde i marts Det ligger selskabsbestyrelsen meget på sinde, at der er et godt miljø i de enkelte afdelinger, hvorfor afdelingsbestyrelsen opfordres til at komme med forslag, der styrker det gode legemiljø i afdelingen og ser på foranstaltninger, der tilgodeser alle beboere, eksemplvis etablering af sandkasse mm. Side 9 af 12.

10 Ad 9. Personale Konference afholdt den 13. og 14.april 2016 til stor tilfredshed. Referat fra møde i LSU vedlagt indkaldelsen. Kommende aktiviter: Kursus om sundhedstjek, fugt og skimmel den 15.juni 2016 Temadag omkring arbejdsstillinger Temadag omkring optimering af driften Temadag omkring boligaftalen at selskabsbestyrelsen tager aktivitetslisten til efterretning. Selskabsbestyrelsen tog aktivitetslisten til efterretning. Ad 10. Aktivitetsliste Aktivitetsliste udsendt med dagsorden. at selskabsbestyrelsen tager aktivitetslisten til efterretning. Selskabsbestyrelsen tog aktivitetslisten til efterretning.. Revisionsprotokol Ad 11. Formanden orienterer Formanden orienterer om følgende sager: Klagesager Selskabsbestyrelsens sommerudflugt mandag den 13.juni 2016 med 20 deltagere. (300 kr. for vedhæng) Byggeri på Kajerød Skolen Rådgivning til udsættelsestruede beboere mail af 11.maj 2016 Styringsdialogmøde den 25.maj 2016 at selskabsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning Selskabsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Side 10 af 12.

11 Ad 12. Boligkontoret orienterer Boligkontoret orienterer om følgende sager: Direktør Michael Demsitz besøger Birkebo den 4.juli 2016, i tidsrummet Formand for selskabet og formænd for besøgte afdelinger forventes at deltage. Fokus kan være renoveringssager, hvorfor Kajerød Vænge, Belllisbakken, Kajerød Gade og Byager Vænge kan være besøgsafdelinger. Kursus 14.juni 2016 ny i afdelingsbestyrelsen Plan for regnskabsafslutning 2015/16: Regnskabsafslutning pr Forventet Forventet Afstemt Udkast 1.Regn- modtag. Udarbej- Bolig- løn,byg til skabs- af des af organisation afd.kontor F.F udkast regnskaber LKRA 723 Boligselskabet Birkebo PWC LKRA 773 E/F Hovedgaden PWC at selskabsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Selskabsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Ad 13. Administrationsaftale Nuværende administrationsaftale med Boligkontoret Danmark udløber den 31.december Oplæg til fornyelse af administartionsaftalen vedlægges indkaldelsen. Boligselskabet Birkebo oppebærer i aftalens løbetid én årlig rabat på kr. Rabatten ydes således: kr. som nedslag i driftschef funktionen, da Boligkontoret også disponerer driftschefens tid til øvrige opgaver i Boligkontoret, herunder gennemførelse af Task Forcen kr. som finansieres af mindre lokale byggesager i selskabets afdelinger at selskabsbestyrelsen godkender fornyelse af administrationsaftalen frem til den 31.december 2021 Side 11 af 12.

12 Selskabsbestyrelsen godkendte fornyelse af administrationsaftalen frem til den 31.december Ad 14. Næste møde og kommende sager Næste møde er den 22.august 2016 kl Referent Finn Weidekamp Bent Nielsen Jette Hansen Søren Kristiansen Birgitte Pedersen Morten Wulff- Høyer Anette Seibæk Helle Green Side 12 af 12.