UDVIKLING OG OMSTILLING AF HANDICAPOMRÅDET HANDLEPLAN Status juni 2015

Transkript

1 UDVIKLING OG OMSTILLING AF HANDICAPOMRÅDET HANDLEPLAN Status juni 2015

2 Indhold 1 Indledning Styrket samarbejde mellem borger, udfører og myndighed Nytænkning af bostøtte (tidligere kaldet- Målrettet rehabiliterende/habiliterende bostøtte) Botilbudsområdet Nytænkning af dagtilbud Organisation og administration Økonomiske konsekvenser af de enkelte indsatsområder

3 1 Indledning Den 16. juni 2014 godkendte Aalborg Byråd Udvikling og omstilling af Handicapområdet handleplan Der er tale om en ambitiøs omstillingsplan, som både kræver en økonomisk reduktion og en omfattende kulturforandring fordi arbejdet må tilrettelægges på en anden måde for at nå de ønskede mål. Her ét år efter vedtagelsen af handleplan for udvikling og omstilling af handicapområdet, er det igen tid til at gøre status. I perioden er der et besparelseskrav på 17,322 mio. kr. Isoleret set, var reduktionen i 2014 på 4,878 mio. kr. mens budgettet er blevet reduceret med yderligere 12,444 mio. kr. i Kravet om besparelse er sket ved forlods reducering på tre måder: Reducering i den budgetstyrede andel af finansieringen Reducering i afregningspriserne/taksterne En forventning til et reduceret antal borgere der modtager ydelserne. Med hensyn til kulturforandringen, er der behov for at styrke samarbejdet mellem borger, udfører og myndighed og ikke mindst det omkringliggende samfund. Det grundlæggende sigte med de forandringer i kulturen, der sættes i gang er at styrke arbejdet med kerneopgaven: Vi fremmer borgerens mulighed for at leve en selvstændig tilværelse. Det gør vi sammen med borgeren og dennes netværk. (Mission 2020/Kerneopgaven). I januar 2015 blev der nedsat 6 arbejdsgrupper som skal understøtte at den vedtagne udvikling og omstilling af handicapområdet handleplan bliver en succes. 5 af arbejdsgrupperne er organiseret omkring de overordnede indsatser i handleplenen: - Styrket samarbejde mellem borger, udfører og myndighed - Nytænkning af bostøtte - Botilbudsområdet - Nytænkning af dagtilbud - Organisation og administration Den 6 arbejdsgruppe er anderledes i sin opgaveform, således at forstå at den har som opgave at revidere og udvikle budgetmodel for handicapområdet. Dette for at understøtte at den økonomiske styring af handicapområdet tilskynder, at alle i organisationen arbejder med sigte på kerneopgaven. Indeværende status er opbygget omkring de fem overordnede indsatser, med korte afsnit om de projekter der er i gang. De korte afsnit giver indblik i Status, - Mål/effekt og Historier fra projektet. Det skal påpeges, at de historier der er fra projekterne skal være med til at give et lille indblik i borgere og medarbejderes oplevelse af, at arbejde med projekterne. De skal ikke opfattes som repræsentative for alle involverede. 3

4 2 Styrket samarbejde mellem borger, udfører og myndighed For at kunne lykkes med kerneopgaven skal alle i organisationen arbejde ind i en rehabiliterende/habiliterende tilgang til borgerne, det kræver at samarbejdet med og omkring borgeren styrkes. Det drejer sig om en omfattende kulturforandring på handicapområdet. For at dele ansvaret for at der vedvarende holdes fokus på, at samarbejdet styrkes mellem borger, udfører og myndighed blev der i januar 2015 nedsat en overordnet arbejdsgruppe som skal undersøttte at indsatserne for det styrkede samarbejde bliver sat i værk. Arbejdsgruppen har blandt andet drøftet, hvad der kendetegner det gode samarbejde, og hvordan vi understøtter at det er muligt. Desuden drøftes det, hvordan det styrkede samarbejde kan understøtte en mere fælles forståelse og udmøntning af serviceniveau på tværs af handicapområdet. Der er igangsat forskelligartede indsatser som skal understøtte et styrket samarbejde mellem borger, udfører og myndighed: Kulturforandring. (Januar 2015 december 2017) Der er en række indsatser som har direkte tilknytning til den ønskede kulturforandring. Status: Alle medarbejder og borgere har modtaget brev og folder om den bevægelse Handicapområdet er i fuld gang med. Der er indgået et samarbejde med Jens Arentzen som har afholdt to temadage om systemets tilgang til borgeren. Der er indsamlet materiale til en række kortfilm, der skal understøtte kulturforandringen. Der er sammensat en Forvandlingsgruppe som skal identificere og udvikle kommende pilotforsøg. Mål /effekt: Der er udbredt efterspørgsel og initiativ i forhold til at skabe øget samarbejde og tydelighed mellem Borger, Myndighed og Udfører, at sprede erfaringer og igangsætte pilotforsøg. Historier fra projektet: Der var flere af deltagerne på temadagene som udtrykte, at de havde fået stof til eftertanke om tilgangen til borger, og om rollen som fagperson. Udvikling og implementering af dokumentationsredskabet VRAP. (August 2014 december 2016) Redskabet er udviklet af særligt udpegede medarbejdere fra Handicapafdelingens fem fagcentre. Og skal understøtte en faglig refleksion af praksis, der tager udgangspunkt i de opstillede indsatsmål og delmål som definerer den indsats borgeren modtager. Der lægges meget høj vægt på, at de refleksioner der skabes ved brugen af VRAP skal knytte sig op på kerneopgaven. Status: Alle VRAP-mentorer, har fået tilbud om at være med i en netværksgruppe. Netværkene er sammensat på tværs af fagcentre, men med tilbudsformen som det samlende. Der er nedsat 16 netværk for henholdsvis botilbud, bostøtte og dagtilbud. Der har været afholdt en opsamlingsdag med temaet Det hænger sammen om VRAP den 22. maj, hvor alle både ambassadører, mentorer og myndighedssagsbehandlerne fik mulighed for at være sammen om VRAP. Det første nyhedsbrev blev lanceret i marts og vil i projektperioden komme ud 4 gange om året. Der er 96 medlemmer på Yammergruppen VRAP-Viden Refleksion af Praksis hvoraf 20 er flittige debattører på siden. 4

5 Mål/Effekt: Alle borgere i Handicapafdelingens visiterede tilbud skal være startet op i VRAP den 1. juli Der måles på 1) antal borgere der er startet op i VRAP pr. kvartal. 2) antal opstillede indsatsmål og på sigt antal og kvalitet af opfølgning på indsatsmål. 3) oplevet effekt af VRAP. Historier fra projektet: Der er borgere som skal oprettes i VRAP, som ikke har et opstillet indsatsmål. Det er der taget hånd om ved, at medarbejderne i det enkelte tilbud har opstillet indsatsmål sammen med borgeren og derefter sendt dem til godkendelse hos myndighed. På Yammer er mentorerne blevet opfordret til at dele successer og udfordringer med samarbejdet omkring opsætning- og godkendelse af mål. Her er et udpluk af mentorernes tilbagemeldinger: Den største succes var at få svar tilbage allerede dagen efter og at de nye indsatsformål og indsatsmål, som vi havde formuleret i teamet blev godkendt. Det er godt for arbejdsprocessen - så havde vi mulighed for straks at arbejde videre :) Mange af vores indsatsmål blev sendt retur fra rådgiver da der ikke var enighed omkring hvordan tingene skulle formuleres og opfyldes. Altså om hvad som var indsatsål, delmål og indsats. Så lidt forvirrende at vi ikke havde forstået opgaven ens. Den største udfordring for os er pt. de borgere der kommer fra andre kommuner. Her har rådgiverne jo ikke kendskab til VRAP, hvilket giver os ekstra arbejde ift. at få forklaret rådgiverne hvad, hvordan og hvorfor. Vi mangler fortsat at få svar fra rådgiverne i såvel Aalborg som andre kommuner. Til gengæld har vi netop modtaget papirer på en ny borger, og her følger der indsatsmål med. Vi har umiddelbart ikke oplevet nogle udfordringer i den forbindelse. Så det må da helt sikkert være den største succes! Vi havde en hurtig responstid, efter indsatsmålene havde forladt vores hænder, til de var retur igen. Oversigt: Indsatser under Styrket samarbejde mellem borger, udfører og myndighed Indsatser (berammet til 2015 og frem) Juni 2015 Fælles rehabiliterende/habiliterende tilgang til borgeren løbende udvikling af fælles sprog og fælles begredeb. Fortsat arbejde med fælles klare indsatsmål for borgeren Styrkelse af den dialogbaserede visitationsmodel matchning og kvalitetssikring Der er ved at blive udviklet et kodeks for godt samarbejde, som I første omgang knytter sig til samarbejdsfladerne omkring matchning og omkring opfølgning på mål og indsatser Myndighed er I gang med systematisk opfølgning på ca. 70 sager på udvalgte botilbud med henblik på klare og relevante indsatsmål for borgerne og heraf evt. Justering af budgetpakke. Opfølgningen foregår I dialog med tilbuddene. På bostøtteområdet har 50 % af alle borgere opstillede indsatsmål. Denne andel øges løbende. Matchningsproceduren er under revision. Målet er at få en enkel matchningsprocedure, der er kendt af alle relevante aktører. Matchningsproceduren skal dække hovedparten 5

6 af sagerne. Proceduren skal kunne fraviges I komplicerede sager. I disse situationer skal ovenstående kodeks sikre, at der laves en god matchning, som tager højde for borgers situation, funktionsniveau og potentiale. Systematisk reflekterende opfølgning på indsatsmål og dokumentation af indsatsen Invisteringer på myndighedssiden Dokumentation og refleksion af indsatsen er en del af VRAP, som er ved at blive implementeret I alle tilbud I handicapafdelingen. I Visitationen Voksen Handicap arbejdes der målrettet med, opstilling af mål der understøtter arbejdet med kerneopgaven. Ved årsskiftet 2014 og 2015 er Visitationen Voksen Handicap opnormeret med 4 rådgivere 6

7 3 Nytænkning af bostøtte (tidligere kaldet- Målrettet rehabiliterende/habiliterende bostøtte) Under temaet nytænkning af bostøtte er der nedsat en arbejdsgruppe som skal understøtte, et vedvarende fokus på erfaringsudveksling på tværs af målgrupper og organisering. Samt en respekt for den forskellighed der er i bostøtteindsatsen. Der er tre konkrete indsatser under den nytænkende bostøtte, Critical Time Intervention (CTI), Online bostøtte og Støtte i grupper. Critical Time Intervention (CTI) (Oktober 2014 December 2017) Med afsæt i tænkningen fra hjemløsestrategiens Housing First er empowerment et vigtigt element i CTI metoden. Det er CTI medarbejderens opgave gennem samarbejdet med og støtten til borgeren at sætte ham eller hende i stand til selv at handle og opnå kontrol over eget liv. I CTI metoden sker dette over en periode på 9 måneder, fordelt på tre faser, hvor den første fase på 3 måneder er mest intensiv herefter trappes støtten ned over to faser på hver 3 måneder. Status: 10 medarbejdere er uddannet i CTI-metoden. 7 medarbejdere fra Fagcenter for Socialpsykiatri og 3 medarbejdere fra Fagcenter for Særlige tilbud. CTI medarbejderne skal varetage 30 forløb i Aalborg Kommune i perioden 2014 til Pr. juni 2015 er arbejdet med metoden kommet godt fra start, der er 6 borgere i projektet, 4 borgere i en aktionsgruppe og 2 borgere i en kontrolgruppe. Mål/effekt: At undersøge om borgerne kan klare sig mere selvstændigt i egen bolig efter et målrettet 9 måneder forløb. Metodens virkning undersøges igennem en evidensbaseret evaluering. Online Bostøtte (Januar 2015 juni 2016) Det tværkommunale projekt (støttet af Digitaliseringsstyrelsen) Online bostøtte mellem 9 nordjyske kommuner er godt i gang, og der er jævnligt møder mellem de lokale tovholdere. Rambøll vandt evalueringsopgaven i udbud, og har designet og præsenteret en omfattende evaluering. Projektledelsen er placeret i Aalborg Kommune, nærmere i Handicapsekretariatet. Status: På grund af målgruppen (det socialpsykiatriske område) i det tværkommunale projekt, er der i første omgang fokus på at sprede kendskabet til metoden i Fagcenter for Socialpsykiatri samt Fagcenter for Autisme og ADHD. Det er besluttet, at alle bostøttemedarbejdere skal have introduktion til metoden, denne introduktion er i gang. Herudover er der udpeget 6 medarbejdere, som har et udvidet ansvar i forhold til online bostøtte, bl.a. support. SeniorDigital indgår som en kompetent ressource og samarbejdspartner i forhold til test, undervisning og support i implementeringsfasen. Forvaltningsledelsen har besluttet, at SeniorDigital skal indgå i den fremtidige drift og udvikling af online støtte. Mål/Effekt: I denne fase handler det om, at medarbejderne gør sig klar til at kunne bruge online bostøtte og gør sig overvejelser om, hvilke borgere der kan profitere af online bostøtte. Herefter vil de første fælles erfaringer komme frem. Historier fra projektet: En af de udpegede medarbejdere konstaterede efter første introduktion til online bostøtte: 7

8 Jeg kan allerede nu konstatere at det ikke bare bliver en walkover at komme i gang med OB-projektet der åbenbarer sig mange ting til overvejelse, og mange beslutninger som skal foretages. Men det skal nok blive rigtig spændende! Og jeg glæder mig til at komme i gang. I forbindelse med de afholdte introduktionskurser var der forskellige reaktioner fra medarbejderne: Det eneste, der kan stå i vejen for at komme i gang, er at vi ikke har lokaler nok. Det er svært at se, hvordan det kan ende med en tidsmæssig besparelse. Det online møde kan helt sikkert bruges i mange andre sammenhænge end bostøtte. Støtte i grupper (Social Færdighedstræning -SFT): Erfaringer viser at det styrker den enkeltes recoveryproces at give en del af støtten i grupper. Den enkelte får et bredere udbytte ved at deltage i en gruppe, end hvad vedkommende opnår ved udelukkende at få individuel støtte. Gruppen kan anskues som en minimodel af den enkeltes måde at være i verden på. Den udviklingsproces der er i gang eller på vej hos den enkelte, forstærkes i de fleste tilfælde, når arbejdet foregår i en gruppe. At dele sine tanker og få råd fra ligestillede, har en større virkning, end når dialogen sker i et asymmetrisk forhold med en medarbejder. Status: Metoden med træning i grupper indgår og vil også fremadrettet indgå i den metodetilgang, som benyttes i forhold til bostøtten i Socialpsykiatrien. Der er ligeledes tilkendegivelser fra andre fagcentre om, at de vil arbejde med at etablere gruppestøtte. I Fagcenter for mennesker med Udviklingshæmning og Døve, har metoden i mange år været benyttet i forhold til aktiviteter. Det nye er at metoden nu skal bruges til egentlige indsatsmål. I fagcenter for Autisme og ADHD skal metoden benyttes i forhold til konkrete opgaver det kan fx være livsstil, sundhed og motion. Mål/effekt: Formålet med projektet er, at undersøge SFT-metoden. I og med, at der er en kontrolgruppe vil metoden blive understøttet af en evidensbaseret evaluering. Historier fra projektet: På Yammer er der oprettet et videns- og erfaringsforum for arbejdet med gruppestøtte. Der bliver delt erfaringer på tværs af bostøttetilbud og på tværs af fagcentre. Et udpluk af dialogen i Yammer-gruppen Gruppestøtte På Louiseplads er vi godt i gang med et 20 ugers forløb med temaet: Psykisk trivsel - krop, kost og motion. Vi har samlet materiale og henvisninger til materiale. Så hvis I står og gerne vil igang og have inspiration, så er I velkomne til at kikke ind hos os.(en medarbejder i Fagcenter for Socialpsykiatri) Mange tak for det. Vi vil gerne benytte lejligheden til at sige ja tak og komme på et lille studiebesøg, hvis det kan lade sig gøre? I så fald, hvem skal vi kontakte for at lave en konkret aftale? Det vil netop være med særlig interesse i at høre om jeres erfaringer og set-up med gruppestøtte. (en leder i Fagcenter for Erhvervet hjerneskade og Fysisk handicap) Oversigt: Indsatser under målrettet rehabiliterende/habiliterende bostøtte Indsatser (berammet til 2015 og frem) 2015 Afgrænsede forløb og forebyggende hurtig indsats Projektet Intensiv rehabiliterende bostøtte er I gang. 8

9 Gruppebostøtte Virtuel bostøtte Gruppeforløb er I gang, som eksempel kan nævnes forløb med temaerne: - Dig og din økonomi - Psykisk trivsel krop, kost og motion - Udviklende og støttende gruppesamtale Projektet godt igang. 120 medarbejdere har fået en grundintroduktion til metoden, og 30 medarbejdere har fået hands-on introduktion til den tekniske løsning. 9

10 4 Botilbudsområdet Botilbudsområdet er kendetegnet med, at de fem fagcentre har mange konkrete tiltag i værk lokalt. For at understøtte en erfaringsudveksling på tværs og et vedvarende fokus på de indsatser der er defineret i Udvikling og omstillingsplanen er der nedsat en arbejdsgruppe som har ansvaret for de indsatser der skal ske på området. I foråret 2015 har fokus i arbejdsgruppen været at skabe overblik over de allerede igangværende tiltag med henblik på at skabe læring, og få udbredt de gode erfaringer på tværs. Udover de konkrete projekter, har arbejdsgruppen drøftet hvilken betydning kerneopgaven har for borgere og medarbejder i botilbud, herunder mulighederne for at samarbejde med andre tilbud, lokalsamfundet og frivillige kræfter. Et element i dette, er at se på hvilke opgaver, der med fordel kan løses af andre fagligheder eller hidtil uudnyttede ressourcer i lokalsamfundet, så der frigøres pædagogtimer til kerneopgaven. Projekt Design af relationer i Vejle Kommune er en klar inspiration, og der arbejdes i at trække på erfaringerne herfra til et projekt i eget regi. Fleksibel tilbudsleverance og botilbud light: Tankerne bag begreberne fleksibel tilbudsleverance og botilbud light hænger tæt sammen med Ældre- og Handicapforvaltningens kerneopgave, som definerer at alle indsatser skal understøtte, at de borgere der modtager støtte skal have mulighed for en så selvstændig tilværelse som muligt. Status: Der er begyndende eksempler på fleksibel tilbudsleverancer, fx tættere samarbejde og medarbejderinddragelse på tværs af botilbud og bostøtte, ligesom der er i et konkret tilfælde arbejdes på at give en borger der flytter ud af et botilbud mulighed for at beholde en delvis tilknyt til botilbuddet (Botilbud light). Det forventes at erfaringer med både botilbud light og fleksibel tilbudsleverance vil tage fart i 2. halvår For Botilbuddet Sonjavej arbejdes der på at etablere et aktivitetshus som vil give fraflyttede borgere, mulighed for at opretholde kontakt til kendte rammer og deltage i aktiviteter i regi af botilbuddet. Samtidigt vil et aktivitetshus åbne botilbuddet mod omverdenen. Projektet forudsætter nybyg, idet lovgivningen forhindrer at botilbuddet arealer anvendes af udefrakommende. Idrætsbyen er et eksempel på et vellykket fleksibelt tilbud. Der var behov for et tilbud som kunne sluse unge mennesker som var på døgntilbuddet Pilebo ud i egen bolig, samtidig med at de oplevede at have et sikkerhedsnet. Idrætsbyen blev oprettet som et bostøttetilbud til unge mennesker med Autisme og ADHD. Tilbuddet består af max 20 ungdomsboliger på et almindeligt kollegium med over 400 ungdomsboliger for unge under uddannelse. Bostøtten har base i en fælleslejlighed hvor de unge kan komme både mens de bor i Idrætsbyen og efter at de er flyttet derfra. Flere af de unge der bor eller har boet i Idrætsbyen har tidligere været på døgntilbuddet Pilebo. Pr. juni 2015 bor der 9 unge i Idrætsbyen og 10 er på venteliste. Der skal bygges et nyt botilbud i Aalborg Øst med 36 boliger. I processen for det nye botilbud blev der afholdt en temadag i Aalborg Øst med deltagelse af mange forskellige aktører så som politikere, beboere, pårørende og lokale aktører. Der er udarbejdet et katalog og sociale specifikationer. Udover specifikationerne der nu indgår i byggeprogrammet, har processen skabt mange samarbejdsmuligheder med lokale aktører, når huset står klart - både for beboerne ude af huset og ift. at trække lokalområdet ind i huset. 10

11 Mål/effekt: At åbne op for forskellige former for tilknytning til Botilbuddene, både for tidligere beboere og for det omkringliggende samfund. Historier fra projektet: På temadagen for det nye botilbud i Aalborg Øst blev der skabt mange relationer og flyttet forståelser. En pårørende som deltog i temagagen sagde: da jeg kom, var det med en klar ambition om at kæmpe imod, men nu kan jeg ikke vente til at besøge min søster i hendes nye lejlighed. Nattevagt: Udgiften til nattevagter er en del af den budgetfinansierede del af udgifterne i botilbud. Der har været nedsat en arbejdsgruppe som har afdækket hvilke besparelsesmuligheder der er på området. Arbejdsgruppen har afsluttet sit arbejde og har afdækket: - Den forventede kommende efterspørgsel for nattevagtdækning - Nye og alternative måder at organisere nattevagtdækning på - Potentialer og barrierer - Effektiviseringsmuligheder Arbejdsgruppens rapport og tillidsrepræsentantens kommentarer kan læses i Bilag 2 og Bilag 3. Status: Samlet set er der ikke fundet muligheder for at reducere nattevagter ved at etablere nattevagter på tværs af tilbuddene eller alternativer til nattevagter. Men arbejdsgruppen har i løbet af sit arbejde formået at høste andre effektiviseringsgevinster. Det er vigtigt at være opmærksom på, at der på nattevagtområdet hele tiden sker ændringer. Eksempelvis hvis en borger på et tilbud uden nattevagt får det meget dårligt eller bliver alvorlig syg, vil der pludselig være behov for tilknytning af en nattevagt. Effektiviseringer jf. handleplanen (1.000 kr.) Effektiviseringer indmeldt til arbejdsgruppen (1.000 kr.) År Effektivisering i alt Manglede finansiering En ny budgetmodel, der inkluderer nattevagtområdet, er under udarbejdelse og forventes at være klar januar Mål/effekt: Den beregnede udgift til en vågen nattevagt er kr. årligt. Arbejdsgruppen har ud fra et øjebliksbillede af situationen den 1. april 2015 fundet frem til effektiviseringer for 4,4 mio. kr. i indeværende år. Eftersom effektiviseringer først bliver udmøntet fuldt ud fra 2016 forventes effektiviseringerne at stige til 6,3 mio. kr. Hele besparelsen for 2015 er taget forlods og derfor er der egentlig ikke en manglende finansiering i indeværende år. Det at der ikke kan påvises den fulde forventede besparelse indenfor budgettet for nattevagter betyder at der bliver et øget krav til andre indsatser på botilbudsområdet. Historier fra projektet: På tværs af fagcentre er der i Hammer Bakker og Vodskov mange tilbud. Inden for autisme området har Kastanjebo/Specialgrupperne samt Løvdal i Særlige Tilbud en høj nattevagtdækning. 11

12 Udover den høje nattevagtdækning skyldes praktisk og personlig hjælp, overvågning af borgere med fx epilepsi, samt at forhindre borgere i at vække andre borgere, er det for de tilbud nødvendigt med mange nattevagter grundet borgers udadreagerede adfærd mod andre beboere og personalet. Det er lykkedes, at få botilbuddene til at samarbejde på nattevagtområdet. Konkret udmøntes dette ved at nattevagter på Kastanjebo og Specialgrupperne kan tilkalde assistance på Løvdal. En løsning, der skaber tryghed og mulighed for hjælp i akutte situationer, uden at der tilføres ekstra ressourcer. En anden historie på nattevagtområdet ses fra Botilbuddet i Vester Hassing, hvor de som forsøg har nedlagt deres sovende nattevagt og i stedet får besøg et par gange hver nat fra en nattevagt fra Astrupparken. Overgangen betyder, at der skabes tryghed selvom der ikke længere er en rådighedsvagt til stede på tilbuddet, men at der er mulighed for at kontakte Astrupparken, hvis der opstår behov for det. Der arbejdes videre i de respektive fagcentre og på tværs for at finde flere effektiviseringer. Det gælder blandt andet i forhold til udvidelse af det samarbejde, der allerede er på flere boformer med Beredskabscentret med en tryghedsvagtordning. Det gælder også i forhold til at afprøve digitalt natstøtte og endelig arbejdes der videre med at etablere et øget samarbejde på tværs af tilbud. Central Vagt- og vikarplanlægning: I fagcenter for autisme og ADHD er central vagtplanlægning i drift og evalueringen viser succes på alle bundlinjer både økonomisk, hvor der er realiseret en tydelig besparelse, i driftsmæssigt dækning og normering, og ift. medarbejdertilfredshed. I fagcenter for Særlige Tilbud blev central vagtplanlægning implementeret 1. januar Her har der været nogle opstartsudfordringer, men forventningen er at man i løbet af efteråret vil komme på plads og begynde at se effekten af ændringen. Vedr. central vikardækning og planlægning har Fagcenter for Erhvervet hjerneskade og fysisk handicap gode erfaringer fra deres CVA projekt, som bla. har ført til fagligt stærkere vikarer, bedre dækning og mindre tidsspilde. Dog er der med de nye IT systemer nogle udfordringer idet de udviklede værktøjer ikke understøttes pt. I Arbejdsgruppen er der kommet fokus på et digital redskab der tilsyneladende er sammenligneligt: DeltaPlan. som bruges bl.a. på Løvdal, og har medført betydelige tidsmæssige besparelser. Fokus i arbejdsgruppen er at disse værktøjer skal udbredes bredt. Reducere anvendelsen af eksterne tilbud: Der har været stort fokus på opgaven i Myndighed, og man er godt på vej Anvendelsen af eksterne tilbud er gået fra 265 til 241 borgere. Der ligger en udfordring i manglen på interne længerevarende botilbudspladser efter (SEL 108). Oversigt: Indsatser under botilbudsområdet Indsatser (berammet til 2015 og frem) 2015 Forsøg med fleksibel tilbudsleverance Afprøvning af model for delvis udflytning af botilbud Der er sket en organisationsændring I Fagcenter for Socailpsykiatri som understøtter indsatsen Der er forsøg på botilbuddet Sonjavej 12

13 ( botilbud light ) Nattevagt Vagtplanlægning og vikardækning Fortsat fokus på at reducere anvendelsen af eksterne tilbud Bygningsmæssige ændringer med afledt driftsoptimering Der er udarbejdet en rapport som har identificeret konkrete besparelsesmuligheder på nattevagtsområdet. Der har været forsøg I fagcentrene og der arbejdes med spredning af erfaringer og potentialer på tværs. I perioden oktober 2014 til juni 2015 er der sket en reduktion I anvendelsen af eksterne botilbudspladser, fra 255 til 241, en reduktion med 13 pladser. Det giver en samlet reduktion I 2014 og 2015 på 23 botilbudspladser. Der er godkendt en anlægsbevilling til opførelse af 2 * 16 erstatnings boliger til mennesker med udviklingshæmning. Boligerne erstatter en række utidssvarende boliger. 13

14 5 Nytænkning af dagtilbud I arbejdet med nytænkning af dagtilbudsområdet skal der arbejdes med udvikling af serviceniveau og en budgetmodel, som understøtter opstillingen af indsatsmål og udredningen af borgerne. Altid med Kerneopgaven i fokus. Der er lagt op til en markant nytænkning hvor nye muligheder bringes i spil. Der er et ønske om fokuserede indsatser rettet mod det ordinære arbejdsmarked. Samtidig med at der sker en nyorientering af aktivitets- og samværstilbud, der i mange tilfælde vil betyde et opbrud med de traditionelle dagtilbud. Primo 2015 blev der nedsat en arbejdsgruppe som skal arbejde målrettet med nytænkningen af dagtilbud og udarbejde serviceniveau for Serviceloven 79, 103 og 104. Sideløbende er der nedsat en særskilt arbejdsgruppe som har til ansvar at udvikle en budgetmodel der understøtter det nye dagtilbud. Status: En kortlægning af dagtilbud herunder faciliteter er under udarbejdelse. Der er igangsat en visionsproces for dagtilbuddet. Visionsprocessen blev skudt i gang den 27. maj hvor der var en besøgsrunde i 14 af Handicapafdelingens tilbud, disse tilbud fik besøg af to gæster/antropologer som observerede hverdagen i det enkelte tilbud. Observationerne er brugt til en temadag den 2. juni hvor medarbejdere og ledere fra dagtilbudsområdet har lagt de første linjer til organisering og indhold i det nye dagtilbud. Processen gennemføres i samarbejde med Center for Dialog og Organisation, Aalborg Universitet, der arbejder med radikal innovation og organisationsudvikling. Med udgangspunkt i overskrifterne VI GØR, VI ER, VI ØNSKER, VI VIL skal der udvikles en fælles retning og forståelse for det nye dagtilbud, med afsæt i forvaltningens mission2020/kerneopgave. Denne proces skal danne rammen for en række konkrete initiativer inden for sporene beskæftigelse, uddannelse, og sociale aktiviteter, som både handler om at udbrede gode, interne erfaringer såvel som pilotprojekter, hvor vi skal lære undervejs. Det er vigtigt at pointere, at der samtidigt med den tværgående proces er en lang række initiativer i gang i de forskellige fagcentre. Disse bliver indtænkt i det nye dagtilbud, ligesom arbejdsgruppen vil sikre at de gode erfaringer deles på tværs. Som eksempel kan nævnes, - At Samværs- og aktivitetstilbuddet Leibjergcenteret arbejder med tanker om at lave et Mulitihus, som kan rumme både visiterede og uvisiterede indsatser/tilbud. Fx trænings og rehabiliteringsforløb om dagen og aftenskole/ værested/brugerorganisationer om aftenen. Tanken er et hus med sammenhængskraft som binder de visiterede funktioner sammen med andre kommunale tilbud, fx øge samarbejdet med træningsenheden, og inviterer til samspil med nærmiljøet. - At AK-Dagtilbud som er det største dagtilbud i Aalborg Kommune er i gang med at omlægge deres organisation så den kan håndtere den besparelse der er lagt ind forlods i budget Denne omlægning har fokus på: - Borgerens liv, - Den brede vifte, - Mobilisering af aktivister, - Kompetente kolleger og Smartere ikke hårdere. - At der arbejdes på et samarbejde med de gymnasiale uddannelser for, at øge muligheden for sårbare unge at få en HF eksamen. Mål/Effekt: At borgerne oplever en bedre sammenhængende indsats, der har et rehabiliterende/habiliterende sigte og at understøtte en bedre styring af området. Ældre- og Handicapudvalget får serviceniveauet til behandling i november

15 Indsatser (berammet til 2015 og frem) 2015 Gennemgående nytænkning af dagtilbudsområdet I de næste 4 år Der er indgået samarbejde med Material Story Lab fra Center for Dialog og Organisation, Aalborg Universitet for at understøtte, at det nye dagtilbud dækker de behov der er, samt at det understøtter, at kerneopgaven bliver løst. 15

16 6 Organisation og administration For at understøtte arbejdet med den vedvarende tilpasning af organisationen og de arministrative funktioner blev der i januar 2015 nedsat en arbejdsgruppe. Arbejdsgangsanalyse med henblik på forstærket samarbejde: Under titlen Tid til kerneopgaven har 4Improve gennemført en dag med Potentialetjek i de 5 servicecentre og i Handicapsekretariatet. Potentialetjekket handlede om at beskrive de 20 % af arbejdsgangene, som tager 80% af arbejdstiden, dvs. de hyppigt tilbagevendende eller daglige opgaver. Herefter handlede det om at få øje på spild, dvs. ventetid, fejl, forsinkelser, opgaven flytter hænder mange gange mm. Og til sidst handlede det om at give bud på, hvordan spildet kunne fjernes: hvordan skal en ny arbejdsgang være? Det har været en proces med gejst og idéer i forhold til at optimere administrative arbejdsgange, og det har også været en proces med mange spørgsmål og en vis usikkerhed i forhold til, hvordan analyserne skulle bruges på tværs af de administrative enheder. Især var der opmærksomhed på de tidsestimater, som skulle angives ud for hver arbejdsgangsbeskrivelse. Det gjaldt både nuværende tidsforbrug samt et bud på sparet tid, hvis arbejdsgangen blev standardiseret, og tidsspild blev reduceret. Status: De fem servicecentre flyttede sammen i Rantzausgade i uge 17 og 4Improve fremlagde en rapport for Chefgruppen den 27. april 2015, og der var få rettelser og kommentarer fra Chefgruppen. Med udgangspunkt i den endelige rapport drøftede chefgruppen den 4. maj 2015, hvordan man skal arbejde videre med anbefalingerne fra 4Improve. Chefgruppen besluttede at arbejde videre med tiltagene i eget regi. Dette for at sikre mest mulig ejerskab til processen. Mål/Effekt: Potentialetjekkene understreger, at medarbejderne allerede har godt fat i at lave løbende justeringer af arbejdsgange, der ikke er optimale. Alligevel får de også fortsat øje på spild i mange arbejdsprocesser, hvilket vidner om, at det er en proces, der aldrig slutter. Medarbejderne ser store fordele i at flytte sammen og have mulighed for fælleshed omkring fx IT og kommunikation, samt øge de nuværende samarbejdsflader i forhold til fx økonomi, sekretærfunktion samt løn og personale. IT funktionen har Chefgruppens særlige fokus, fordi der er et bredt ønske om mere effektiv support (det handler ikke om kritik af de nuværende GAS funktioner, men om at IT-opgaven vokser og vil gøre det fortsat også i forhold til borgerrettet IT). Det påpeges eksempelvis, at Servicecentrene i højere grad bør have kompetence til at oprette brugere, tildele rettigheder eller foretage mindre ændringer i systemer. Historier fra projektet: Projektet kom i gang før den overordnede arbejdsgruppe var samlet, og derfor var kommunikationen om Tid til kerneopgaven ikke optimal. Trods dette har der været gode drøftelser og mange potentialer, som er genkendelige på tværs af enhederne. Lederne udtrykte generelt stor tilfredshed med servicecentre og sekretariat. Det kan desuden bemærkes, at sammenflytningen i Rantzausgade allerede har resulteret i en endnu mere umiddelbar videndeling og hjælp på tværs af de fem servicecentre. Oversigt: Indsatser under Organisation og administration Indsatser (berammet til 2015 og frem)

17 Arbejdsgangsanalyse med henblik på forstærket samarbejde Der er lavet en LEAN-proces. Klare retningslinjer for ledelsesopgaven Optimal udnyttelse af den samlede bygningsmasse. Arbejdet er I sin opstart og vil fortsætte I efteråret/vinteren Det er en løbende process. I foråret 2015 flyttede de fem servicecenter sammen I Rantzausgade. 17

18 7 Økonomiske konsekvenser af de enkelte indsatsområder Handleplan, økonomi 2015 (1.000 kr.) - = Tilførsel af budget + = Udgiftsreduktion Styrket samarbejde mellem borger, udfører og myndighed Krav Realisering Kompetenceudvikling Aflønning af handleplanssekretariatet. Tryk af informationsmateriale og VRAP-metodebøger. Afholdelse af VRAP-temadage og Kulturforandringstemadage. Lederudvikling Afholdelse af L-dag Investering i Visitation Ansættelse af 4 rådgivere I Visitationen Voksen Handicap med henblik på omsætning af indsatserne. Total Målrettet rehabiliterende/ habiliterende bostøtte Krav Realisering Virtuel- og gruppebostøtte Realiseres ved mindre aktivitet hos udfører. Total Botilbudsområdet Krav Realisering Fleksible tilbudsleverancer Realiseres ved mindre aktivitet hos udfører. Nattevagter - justering af tildeling af fast budget Er realiseret ved nedsættelse af forlodsfinansieringen til udfører. Nattevagter alternative løsninger for botilbud med sovende nattevagter Er realiseret ved nedsættelse af forlodsfinansieringen til udfører. Nattevagter mere fleksibel dækning Er realiseret ved nedsættelse af forlodsfinansieringen til udfører. Optimering af vagtplaner Via takstnedsættelse. Reduktion i eksterne køb Budgetreduktion I myndighed Total

19 Nytænkning af dagtilbud Krav Realisering Tilpasning af tilbudsviften Via takstnedsættelse. Udvidelse af skånejobindsatsen 775 Realiseres ved mindre aktivitet hos udfører. Halve pladser i aktivitets- og samværstilbud 388 Realiseres ved mindre aktivitet hos udfører. Total Organisering og administration Krav Realisering Effektivisering af administration Budgetreduktion i servicecentrene og handicapsekretariatet. Tilpasning af udgiftssiden. Total I perioden er udgiftsrammen på handicapområdet reduceret med i alt 17,322 mio. kr. Isoleret set, var reduktionen i 2014 på 4,878 mio. kr. mens budgettet er blevet reduceret med yderligere 12,444 mio. kr. i