Spørgsmål og svar i forbindelse med udbud af teknisk revision af energimærkninger af bygninger

Transkript

1 SPØRGSMÅL O G SV AR U D B U D AF TE K NISK RE V ISION AF E NE RGIMÆRKNINGER AF B YGNINGER 1. oktober 2013 Byggeri og energieffektivitet Spørgsmål og svar i forbindelse med udbud af teknisk revision af energimærkninger af bygninger Nedenfor er oplistet indkomne spørgsmål og svar i forbindelse med Energistyrelsens udbud af teknisk revision af energimærkninger af bygninger. Spørgsmålene er oplistet i en emne inddelt rækkefølge med udgangspunkt i kontraktens og bilagenes opdeling. Hvis der til det pågældende spørgsmål eller svar er tilknyttet yderligere dokumenter, vil dette være anført i besvarelsen. Spørgsmålene er direkte citeret i dokumentet. Indhold 1. Spørgsmål vedrørende inhabilitet Spørgsmål vedrørende IT, herunder Kravspecifikationen punkt 3.8 og Spørgsmål vedrørende fordelingen af Kontrol- og Klagesager samt tidsforbrug ved udførelse af teknisk revision Spørgsmål vedrørende Leverandørens certificering Spørgsmål vedrørende bilag 1, Tidsplan side Spørgsmål vedrørende juridiske kompetencer hos og fortolkning af regler af Leverandøren Spørgsmål om eksempler på ad hoc-ydelser Spørgsmål vedrørende egenkontrol og Energistyrelsens kontrol af Leverandøren Spørgsmål vedrørende vederlag Spørgsmål vedrørende opgavens omfang Spørgsmål stillet til Energistyrelsens leverandør af IT-program Spørgsmål vedrørende inhabilitet. Der er fremkommet flere spørgsmål vedrørende habilitet, som vil besvares samlet. Spørgsmål er vedrørende kontraktens punkt 8.7. Spørgsmål 1.1. Mener Energistyrelsen at det giver habilitetsproblemer, hvis leverandøren både er certificeret som energimærkningsfirma og driver opgaven med tekniske revision? Side 1

2 Spørgsmål 1.2. Kan tekniske revisorer være aktive energikonsulenter og samtidig være habile i forhold til at udføre teknisk revision? Spørgsmål 1.3. Anses alle konsulenter hos Leverandøren for inhabile over for energimærker udført af konsulenter hos/for Leverandøren? Spørgsmål 1.4. Er det stadig tilladt at udarbejde energimærker, såfremt man står for den tekniske revision? Spørgsmål 1.5. Er det en hindring at konsulenten/teknisk Revisor i samme periode udfører energimærkninger? Leverandøren skal opfylde kravene til at være et certificeret energimærkningsfirma, for at kunne varetage opgaven med teknisk revision, jf. udbudsmaterialet. Hvis Leverandøren udarbejder og indrapporterer energimærkninger som certificeret energimærkningsfirma fra samme juridiske enhed, som skal varetage opgaven med at udføre teknisk revision, vil Leverandøren være inhabil i samtlige tilfælde, Leverandøren skulle foretage teknisk revision af de energimærkninger Leverandøren som certificeret energimærkningsfirma har udarbejdet eller vedrører Leverandøren selv. Dette gælder også i sager, som omhandler tredjemand, som er nært tilknyttet Leverandøren ved enten ejerskab eller lignende (nærstående). Tekniske revisorer kan godt være ansat som energikonsulent i et andet certificeret energimærkningsfirma, der ikke er nært tilknyttet Leverandøren, og samtidig udføre teknisk revision. En teknisk revisor anses dog altid for at være inhabil i kontrol- og klagesager, som omhandler en af den pågældende tekniske revisor udført energimærkning eller en energimærkning udført af et certificeret energimærkningsfirma som konsulenten er eller på tidspunktet for energimærkningen var ansat i som energikonsulent, men inhabilitet hos en medarbejder bevirker ikke i sig selv, at Leverandøren som sådan må anses for inhabil. Tilbudsgiverne skal i henhold til bilag 3, Leverandørens løsningsbeskrivelse, anføre hvordan tilbudsgiveren vil indrette sig, således at de tekniske revisorer ikke vil være inhabile i de konkrete kontrol- og klagesager de behandler eller kvalitetssikrer. Spørgsmål 1.6. vedrørende kontraktens punkt 3.2. Leverandøren skal over for de certificerede energimærkningsfirmaer og andre brugere af Energimærkningsordningen fremtræde som selvstændig og uafhængig af Leverandørens eventuelle anden virksomhed. - Betyder ovenstående fx oprettelse af s der ikke bærer Leverandørens navn og signatur? Det kan Energistyrelsen ikke besvare entydigt det kommer helt an på den specifikke Leverandør og eventuelle anden virksomhed. Energistyrelsen skal understrege, at det til enhver til er Leverandørens ansvar at være organiseret således, at det ovenfor citerede er opfyldt. Der henvises desuden til ovenstående svar til spørgsmål 1-5 vedrørende Leverandørens habilitet. Side 2

3 Energistyrelsen skal bemærke, at der ikke er fastsat krav om etablering af et særligt logo eller lignende i forbindelse med varetagelsen af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser. 2. Spørgsmål vedrørende IT, herunder Kravspecifikationen punkt 3.8 og 3.9 Spørgsmål 2.1. Hvilke(t) journaliserings-/sagsstyringssystem(er) kan Energistyrelsen stille til rådighed for leverandøren? Energistyrelsen vil ikke stille et journaliseringssystem til rådighed for Leverandøren. Ansvaret for at have et velfungerende journaliseringssystem, der opfylder de i udbudsmaterialets fastsatte krav, ligger udelukkende hos Leverandøren. Energistyrelsen kan om nødvendigt stille en tilrettet version af Portfolio til rådighed for leverandøren. Portfolio er et sagsstyrings- og dokumenthåndteringssystem, der tidligere er blevet benyttet i forbindelse med varetagelsen af teknisk revision af bygninger. Det er ikke muligt for Leverandøren, at få foretaget ændringer og tilpasninger eller lignende til det pågældende system i kontraktperioden. Den tilpassede version af Portfolio vil dermed ikke ændre sig i kontraktperioden. Energistyrelsen indestår imidlertid på ingen måde for det pågældende sagsstyringssystems upåklagelige funktionalitet. Det skal således understreges, at det fulde ansvar for at have et brugbart og velfungerende sagsstyringssystem, der opfylder de i udbudsmaterialets fastsatte krav, udelukkende ligger hos Leverandøren, jf. også Kravspecifikationens punkt 3.9. Uanset om Leverandøren vælger at benytte den tilrettede version af Portfolio, og uanset om Energistyrelsen varetager drift og vedligeholdelse af dette sagsstyringssystem, jf. kravspecifikationens punkt 3.9, er Leverandøren forpligtet til at levere i henhold til den indgåede Kontrakt. Leverandøren er således på intet tidspunkt og under ingen omstændigheder undtaget fra at levere i henhold til Kontrakten, selv om dette måtte skyldes manglende funktionalitet i sagsstyringssystemet eller omstændigheder forbundet med drift og vedligeholdelse af sagsstyringssystemet. Energistyrelsen kan - uanset om Energistyrelsen varetager drift og vedligeholdelse af sagsstyringssystemet, jf. kravspecifikationens punkt endvidere under ingen omstændigheder ifalde ansvar over for Leverandøren, som følge af sagsstyringssystemets manglende funktionalitet, eller omstændigheder forbundet med drift og vedligeholdelse af sagsstyringssystemet. Spørgsmål 2.2. Hvem har ansvaret for licenser og betaling heraf? Energistyrelsen har ansvaret for eventuelle licenser og betaling i forbindelse med den tilrettede version af Portfolio, som kan stilles til rådighed for Leverandøren. Energistyrelsen har ikke ansvar for licenser og betaling herudover. Side 3

4 Spørgsmål 2.3. Hvilke tekniske krav stilles der til installation af og adgang til systemet/systemerne? Energistyrelsen forstår spørgsmålet som omhandlende, hvilken software, der kræves for at kunne benytte sig af den tilrettede version af sagsstyringssystemet: Sagsstyringssystemet kræver Internet Explorer 8.0 eller 9.0, Microsoft Office 2007/2010, Java og internetadgang. Der findes en installationsvejledning Spørgsmål 2.4. Vil leverandørens brug af det/de systemer, som styrelsen stiller til rådighed, sikre at leverandøren kan honorere krav til både journalisering og sagsbehandling, som stilles i udbuddet? Nej, det kan Energistyrelsen ikke garantere. Spørgsmål 2.5. Har Energistyrelsens medarbejdere adgang til det/de system(er), der stilles til rådighed, således at elektronisk kommunikation og dialog om sagerne mellem leverandøren og styrelsen kan ske via dette/disse? Energistyrelsen har adgang til den tilrettede version af Portfolio. Der er ikke mulighed for elektronisk kommunikation og dialog om sagerne gennem den tilrettede version af Portfolio. Spørgsmål 2.6. Sker indberetning af teknisk revision på samme måde som normal indberetning af energimærker inklusiv indberetningsgebyrer til Energi Styrelsen og Energy Systems, eller udleveres software til dette? Leverandøren skal ikke indberette energimærkninger via indberetningssystemet på baggrund af den tekniske revision. Leverandøren skal således heller ikke betale indberetningsgebyr i forbindelse med varetagelsen af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser. Leverandøren skal have rådighed over de nødvendige IT-programmer, som anført i Kravspecifikationens punkt Energistyrelsen skal præcisere, hvis tilbudsgiver ved spørgsmålet er i tvivl vedrørende brugen af ordet indberette som anvendt i f.eks. bilag 5:»De betalingsudløsende faktorer er antallet af til Styrelsen indberettede Tekniske Revisioner med tilhørende materiale, jf. Kravspecifikation i bilag 2«Der menes, at indberetning af teknisk revision med tilhørende materiale skal ske til Energistyrelsen. Indberetning af en teknisk revisionssag skal ske i overensstemmelse med det anførte til spørgsmål 3.1. Side 4

5 3. Spørgsmål vedrørende fordelingen af Kontrol- og Klagesager samt tidsforbrug ved udførelse af teknisk revision Spørgsmål 3.1. Hvordan bliver sagerne fordelt, IT-mæssigt? Bliver de f.eks. videregivet via de systemer, som styrelsen stiller til rådighed? Energistyrelsen sender bruttolisten over Kontrolsager og listen over Klagesager pr. til den af Leverandøren valgte kontaktperson. Leverandørens udlevering af materiale i Kontrolsager skal ske via på emo-tr@ens.dk og i Klagesager på emo-klagesag@ens.dk (eller anden dertil indrettet adresse angivet af Energistyrelsen). Leverandøren må kun sende følgende formater til Energistyrelsen: Pdf, Word, Excel og jpeg. Spørgsmål 3.2. Hvordan forventes sagerne til teknisk revision antalsmæssigt at fordele sig hen over året? Det forventes at de energimærkninger, der bliver udtrukket til kontrol/teknisk revision, fordeler sig jævnt henover året. Spørgsmål 3.3. Er det muligt at aftale en fordeling, f.eks. efter sæsoner? Energistyrelsen kan indgå en aftale med Leverandøren om, at der ikke blev udleveret en bruttoliste over kontrolsager i juli og december, mens bruttolisten for måneden før eller efter er tilsvarende større. En mere omfattende fordeling end dette vil ikke kunne aftales. Energistyrelsen skal understrege, at en sådan aftale ikke vil medføre yderligere ændringer ved opfyldelsen af kontrakten, herunder tidsfristerne som indeholdt i Kravspecifikationens punkt 4.1., der ikke vil blive forlænget eller ændret ved en sådan aftale. Spørgsmål 3.4. Der står at antal arbejdsdage for en teknisk revision ikke må overstige 44. For virksomheder der ikke tidligere har udført teknisk revision for Energistyrelsen, er det væsentligt at få indblik i antal arbejdsdage, der erfaringsmæssigt er forbundet med udførelse af en teknisk revision. Idet dette tal fortæller om omfanget af administration forbundet med hver teknisk revision, og dermed pris fastsættelsen. Omfanget af det arbejde, der er forbundet med en teknisk revision afhænger af bygningens størrelse hvor mange bygninger energimærket omhandler, rejsetid osv. Det er derfor ikke muligt at opgøre et præcist antal arbejdsdage. Som rettesnor kan man gå ud fra, at en teknisk revision af et enfamiliehus i gennemsnit er af samme arbejdsomfang som udarbejdelsen af Side 5

6 energimærkningen. En indikation af arbejdsomfanget fremgår af makshonoraret, der fremgår af bekendtgørelse nr. 60 af 27. januar 2011 om gebyrer og honorarer for ydelser efter lov om fremme af energibesparelser i bygninger, nemlig maksimalt kr. for en bygning på 200 m2. Dertil skal man også medregne, at der kan gå tid med høring af konsulent, dokumentation, besvarelse af spørgsmål mv. Om det nærmere indhold af kravet om en sagsbehandlingstid på 44 dage, henvises til kravspecifikationens punkt Spørgsmål vedrørende Leverandørens certificering Spørgsmål 4.1. Skal leverandøren være fuldt certificeret i henhold til kravspecifikationens afsnit 3., side 9, på tidspunktet for kontraktens indgåelse? Eller kan leverandøren opnå fuld certificering efter kontraktens indgåelse? Det følger af kontraktens punkt 3.2., at Leverandøren inden kontraktindgåelse skal opnå certificering af sine arbejdsprocesser efter ISO 9001 eller tilsvarende samt opfylde Energistyrelsens supplerende krav til virksomheder der udfører energimærkning indeholdt i notat af 6. maj Spørgsmål 4.2. Skal firmaet certificeres på udarbejdelse af Teknisk Revision ud over den certificering der foreligger på udarbejdelse af energimærkninger? Nej, der vil ikke være en selvstændig certificering til varetagelsen af opgaven med teknisk revision. 5. Spørgsmål vedrørende bilag 1, Tidsplan side 5 Spørgsmål 5.1. Styrelsen vurderer at Leverandøren kan etablere sig således, at Leverandøren imødekommer dette øgede krav til udførte Tekniske Revisioner indtil 31. december Skal der her stå 2014 som i det øvrige materiale? Ja, der skulle stå indtil 31. december Spørgsmål vedrørende juridiske kompetencer hos og fortolkning af regler af Leverandøren Spørgsmål 6.1. Skal leverandøren sætte sig ind i den tidligere sagspraksis indenfor teknisk revision og/eller påhviler det leverandøren at forestå en ensretning af sagsbehandlingen/indstillingerne i forhold til tidligere praksis? Side 6

7 Leverandøren vil få udleveret retningslinjer for udarbejdelsen af teknisk revision, herunder retningslinjer for pointgivning m.m. Til orientering kan på der på ses tidligere vejledninger til de tekniske revisorer. Energistyrelsen skal understrege, at Leverandøren skal levere sagsforberedende arbejde i overensstemmelse hermed, men Leverandøren får ikke bemyndigelse til at træffe afgørelse. Spørgsmål 6.2. Det fremgår ikke eksplicit af udbudsmateriale, at der forventes juridiske kompetencer hos leverandøren, men det fremgår, at leverandøren skal varetage(lse af) principperne i de forvaltningsmæssige krav. Har det betydning i forhold til sagsbehandlingen/udarbejdelse af indstillinger til styrelsen, om der indgår juridiske kompetencer hos leverandøren til brug for klagesagsbehandling og/eller indstillinger?. Det forventes Leverandørens ydelser, jf. kravspecifikationens punkt 4.1, såsom indstillingerne til afgørelse i Kontrolsager og høringerne i forbindelse med Kontrol og Klagesager naturligvis overholder de forvaltningsmæssige krav. Det antages, at tilbudsgivere har et godt overblik over hvilke kvalifikationer og kompetencer som kræves, for at levere den udbudte ydelse af en høj kvalitet, herunder varetagelsen af opgaver, der er af juridisk karakter. Spørgsmål 6.3. Hvem afklarer spørgsmål i forhold til håndbogen og fortolkning af regelsæt? Er det Energistyrelsen eller sekretariatet, eller forventes det at leverandøren påtager sig en opgave i den forbindelse? Er der i givet fald tale om ad hoc opgaver, der aflønnes efter forbrug? Energistyrelsen afklarer principielle spørgsmål i forhold til Håndbog for Energikonsulenter og regelsættet. Leverandøren forventes ikke at skulle påtage sig en særskilt opgave herom. Energistyrelsen skal dog understrege, at det forventes at Leverandøren kan besvare spørgsmål i forhold til håndbogen for energikonsulenter og regelsættet på et højt fagligt niveau de medarbejdere, der skal arbejde som tekniske revisorer, skal være kompetente og erfarne energikonsulenter, jf. også kontraktens punkt 4.1. Det forventes derfor naturligvis, at Leverandøren kan besvare almindelige spørgsmål vedrørende Håndbog for Energikonsulenter og regelsættet. Energistyrelsen skal informere om, at der ikke længere er tilknyttet et eksternt sekretariat til energimærkningsordningen. Energimærkningsordningen administreres af Energistyrelsen. Side 7

8 7. Spørgsmål om eksempler på ad hoc-ydelser Spørgsmål 7.1. Udbudsmaterialet nævner kun én specifik ad hoc opgave, nemlig (kravspecifikationen afsnit 2.1, side 6) hvis en konsulent, som er under føl-ordningen, inviteres med til besigtigelse af en bygning. Hvilke andre ad hoc ydelser kan tænkes at falde ind under kontrakten? Eksempler på ad hoc-opgaver som kunne tænkes indgået med Leverandøren, kunne være: et større bidrag end hvad den udbudte opgave kræver i forbindelse med årsrapporten. Udarbejdelse af analyser for optimering af energimærkningsordningen. Medvirken til kurser for energikonsulenter. Medvirken til udarbejdelse af uddannelsesmateriale for energikonsulenter. Der er ikke tale om en udtømmende liste. 8. Spørgsmål vedrørende egenkontrol og Energistyrelsens kontrol af Leverandøren Spørgsmål 8.1. II.6 At udføre den nødvendige egenkontrol af eget arbejde og give Energistyrelsen den fastlagte adgang til kontrol af Leverandørens arbejde. er det på samme niveau som kravet til certificerede virksomheder der udfører energimærkning? Der henvises til udbudsbekendtgørelsens afsnit II.1.5. Spørgsmålet forstås som to-delt, hvorfor der spørges til dels kravet til egenkontrol og dels Energistyrelsens ret til kontrol af Leverandøren. Leverandøren skal opfylde krav til egenkontrol, jf. Kravspecifikationens punkt 4.2., og bilag 8. Energistyrelsens kontrol af Leverandøren følger af udbudsmaterialet, herunder kontraktens punkt 12 og Kravspecifikationens punkt 4.2. Leverandøren skal således være certificeret til at udføre energimærkninger, jf. også svaret til spørgsmål 4.1, og dermed opfylde kravene hertil. I forhold til teknisk revision, skal tilbudsgiverne beskrive hvilke kvalitetssikringsprocedurer, man vil implementere i forbindelse med udarbejdelsen af tekniske revisioner, jf. bilag 8, da dette ikke dækkes af certificeringskravene til udarbejdelse af energimærkninger. Tilbudsgivernes beskrivelser vil indgå i vurderingen af deres tilbud, jf. udbudsbetingelserne punkt Spørgsmål vedrørende vederlag Side 8

9 Spørgsmål 9.1. II.2.1 Anslået værdi eksklusive moms: interval: mellem og DKK er det forventet honorar størrelse fra kontaktens ikrafttræden og indtil eller , og er det inkl. forventede Ad hoc ydelser? Energistyrelsen lægger til grund, der henvises til udbudsbekendtgørelsens pkt. II.2.1) Den anslåede værdi i udbudsbekendtgørelsen pkt. II.2.1), er inklusiv optioner, dvs. værdien er inklusiv muligheden for at forlænge kontraktperioden med et år til ialt 5 år. På dette tidspunkt vil maksimumsværdien for udbuddet som fastlagt i udbudsmaterialet være nået. Spørgsmål 9.2. I bilag 5a står der at den samlede honorarsum ikke må overstige DKK ekskl. moms, men der er anført en anslået værdi på mellem og DKK ekskl. moms i udbudsbetingelserne. Hvilke af disse beløb er retvisende? Den samlede honorarsum som anført i bilag 5a, er et loft for prisen på tilbud for varetagelsen af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser eksklusive optioner. Tilbud som overstiger dette beløb under de forudsætninger, som er anført i bilag 5a, vil være at anse som ukonditionsmæssige. Der er således tale om et loft for den tekniske evalueringspris til brug for tildelingen af Kontrakten baseret på det forventede antal tekniske revisioner mv. i kontraktperioden uden udnyttelse af optionen på forlængelse af kontraktperioden med 1 år. Den anslåede værdi i udbudsbekendtgørelsen er inklusiv optioner, dvs. værdien er inklusiv muligheden for at forlænge kontraktperioden med et år til ialt 5 år. Spørgsmål Det fremgår af bilag 5, regnearket, at OBS: Den samlede tilbudssum excl. moms må ikke overstige DKK Det fremgår desuden af regnearket, at den samlede tilbudssum udgøres af summen af Samlet pris for Teknisk Revision i hele kontraktperioden og Samlet pris - ad hoc-ydelser. Er det korrekt forstået, at rammen på max 8,8 millioner kr. gælder for summen af prisen for revision og den samlede pris til ad hoc ydelser? Ja, det er korrekt forstået. Spørgsmål I givet fald: Hvad er baggrunden for at ad hoc opgaver er sat til at fylde en særdeles stor andel af økonomien? Energistyrelsen har fundet fordelingen af ydelser, som det fremgår af udbudsmaterialet, for hensigtsmæssig. Side 9

10 Spørgsmål 9.4 Af Udbudsbetingelser side 6 stk. 5 fremgår det, at vederlaget maksimalt må være kr. per år. - Dette gælder vel ikke det første år hvor der i praksis skal udføres arbejde for 1½ år? Samme spørgsmål til bilag 5a, hvor det fremgår at det samlede tilbud for perioden ikke må være over kr.? Hvis perioden indebærer 4 år + ½ år tilbage, må det samlede tilbud vel være op til kr.? Det er vigtigt at være opmærksom på, at beregningen af vederlaget efter kontrakten ikke er det samme som fastlæggelsen af den evalueringstekniske tilbudspris omhandlet i bilag 5a, jf. herom spørgsmål Det er korrekt at vederlaget efter Kontrakten i udgangspunktet maksimalt må være DKK pr. år, og at det samlede bud for en 4-årig periode ikke må overstige DKK eksklusiv optioner under de forudsætninger, som er anført i udbudsmaterialet. Driftsvederlaget udregnes imidlertid pr. faktisk udført teknisk revision, jf. bilag 5, punkt 2.2., hvormed det forøgede antal revisioner i det første år honoreres som alle andre tekniske revisioner i henhold til den tilbudte pris pr. teknisk revision. Under punkt 5, tildelingskriterier, i udbudsbetingelserne er derimod fastsat et loft for tilbuddets pris på baggrund af de af Energistyrelsens skønnede antal tekniske revisioner fordelt over hele kontraktsperioden samt et fastsat antal timer til ad hoc-ydelser. Det er anført under tildelingskriteriet pris, at:»ved vurderingen af dette kriterium vil der blive lagt vægt på Leverandørens samlede pris for udførelsen af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser i hele kontraktperioden som fastlagt i bilag 5 og bilag 5a. Det oplyste antal Tekniske Revisioner i Kontrakten, jf. Kravspecifikationen i bilag 2, er et af Styrelsen foretaget skøn over antallet af indkøbte Tekniske Revisioner pr. år, og vil blive anvendt ved sammenligningen af tilbud, men indebærer ingen aftageforpligtelser for Styrelsen.«Tilbudsloftet er dermed knyttet op på det af Energistyrelsen estimerede antal tekniske revisioner som anført i Kravspecifikationen punkt 2.5., bilag 5 og bilag 5a. Tilbudsloftet gælder således, at hvis den samlede tilbudssum for hele kontraktperioden (eksklusive optioner), jf. også svaret til spørgsmål 9.1. og 9.2. som anført i bilag 5a, overstiger tilbudsloftet på DKK eksklusiv moms, vil tilbuddet anses som ukonditionsmæssigt. I bilag 5a sondres ikke mellem de forskellige kontraktår, og der skal derfor ikke tages hensyn til, at der det første år er en øget mængde energimærkninger af bygninger, der skal have udført teknisk revision. Tilbudsgivere skal således konkurrere på prisen for den samlede ydelse som estimeret af Energistyrelsen dvs. det estimerede antal tekniske revisioner og et fastsat antal timer for ad hoc-ydelser. Side 10

11 Energistyrelsen henviser til bilag 5, og til punkt 2.1. og 2.2. i bilaget. 10. Spørgsmål vedrørende opgavens omfang Spørgsmål Hvor mange ophobede, ubehandlede klagesager kan der forventes pr. 1. november 2013? Og vil tidfristen for behandlingen være som under normale forhold på 44 dage? Energistyrelsen forventer, at der maksimum vil være 10 ubehandlede klagesager, der skal gennemgå teknisk revision. Tidsfristen for behandlingen vil være som under normale forhold. Tidsfristen begynder at løbe fra dagen efter den dag Leverandøren modtager sagens akter og anmodning om besigtigelse af bygningen. Spørgsmål Hvis teknisk revision medfører at et nyt energimærke skal udarbejdes, skal det nye energimærke så også udtages til teknisk revision, og er honoraret for dette inkluderet i den oprindelige tekniske revision? Der vil ikke skulle foretages teknisk revision af en energimærkning, der allerede har gennemgået teknisk revision. Spørgsmål I bilag 2 kravspecifikation punkt 2.5 står der at der kan forventes omkring 110 enfamiliehuse, og 25 flerfamiliehuse årligt, men i bilag 5 oplyses det til 180 enfamiliehuse og 35 flerfamiliehuse årligt. Hvilke af disse tal er retvisende? I kravspecifikationen punkt 2.5 er sagerne fordelt over Kontrol- og Klagesager. I bilag 5 er Kontrol- og Klagesagerne lagt sammen. Der er dermed ingen forskel i det estimerede antal af tekniske revisioner. Spørgsmål Omhandler kontrakten kun teknisk revision, eller også den support ydelse, som tidligere blev varetaget af SEEB, herunder besvarelse af spørgsmål fra energimærknings konsulenter? Besvarelse af spørgsmål fra brugere af energimærkningsordningen, der falder udenfor almindelig sagsbehandling og lignende, jf. også svaret til spørgsmål 6.3, er ikke omfattet af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser. Side 11

12 11. Spørgsmål stillet til Energistyrelsens leverandør af IT-program Energistyrelsen er blevet orienteret om, at en potentiel tilbudsgiver har stillet 2 spørgsmål til vores leverandør af et IT-program (programmet Portfolio). Energistyrelsen skal understrege, at tilbudsgiver frit kan vælge et sagsstyring- og dokumenthåndteringssystem, der opfylder de i udbuddet anførte krav. For at sikre den frie og lige konkurrence, finder Energistyrelsen det bedst i overensstemmelse med udbudsreglerne, at offentliggøre de stillede spørgsmål til leverandøren af IT-programmet samt den produktbeskrivelse, der blev tilsendt af leverandøren sammen med svaret. Det skal bemærkes, at produktbeskrivelsen, der er oploadet som dokumentet Produktbeskrivelse, jf. spørgsmål 1 en introduktion til teknisk revision af energimærker, indeholder fiktive navne og sagsnumre. Det skal ligeledes bemærkes, at besvarelsen af de 2 nedenstående spørgsmål samt de yderligere oplysninger er givet af leverandøren selv og ikke Energistyrelsen. Energistyrelsen har udelukkende kopieret leverandørens besvarelse, og tager ikke ansvar for indholdet heraf. Offentliggørelsen er udelukkende sket med henblik på at alle tilbudsgivere kan give tilbud på samme vilkår. Tilbudsgiverne bør derfor henholde sig til udbudsmaterialet, herunder navnlig kravspecifikationen, såfremt tilbudsgiverne er i tvivl om rigtigheden og relevansen af forhold omfattet af de nedennævnte svar. Spørgsmål 1 Hvilken funktionalitet tilbyder det system der i dag er udviklet til teknisk revision? Som systemet er i dag effektiviserer det hele processen med teknisk revision lige fra udtræk af sager til teknisk revision baseret på integration til indberettede energimærker og kommunikation med energikonsulent og andre sagsparter. Portfolio gør det muligt for alle parter i det tekniske revisionsforløb at samarbejde og dermed have et fælles samlet overblik over sagerne. Det er ret nemt at definere avancerede søgninger og rapporter til de ansvarlige for den tekniske revision og til Energistyrelsen, så begge parter til hver en tid kan trække de nødvendige rapporter om status på tekniske revisioner. Note: Den vedhæftede produktbeskrivelse der blev brugt til kursus i SEEB beskriver løsningen indgående. Spørgsmål 2 Hvilke omkostninger er der forbundet med at bruge løsningen? Når løsningen stilles til rådighed af Energistyrelsen i forbindelse med udførelse af opgaver for Energistyrelsen, så er der ingen omkostninger. Hvis løsningen skal bruges til andre formål som intern kvalitetssikring skal der betales en produktvedligeholdelseslicens, men så kan energistyrelsens kundetilpasninger genbruges af 3. part. Hvis man ønsker sikkerhed for produktassistance næste arbejdsdag kan man vælge at tegne en supportaftale. Nedenfor er lidt mere detaljeret baggrundsinformation, om aftaler og hvad Portfolio bruges til i Energistyrelsen, hvis det har Jeres interesse. Side 12

13 Licens forhold for Portfolio hvad er leverandørejet open source? Portfolio kunder betaler en produktvedligeholdelseslicens, men skal så kun betale for de timer det tager at opgradere deres kundespecifikke tilpasninger eller for nye udviklingsopgaver. Så har en kunde fået udviklet ny funktionalitet kan alle kunder med produktvedligeholdelseslicens få glæde af den nye funktionalitet og skal kun betale for installation/tilpasning til deres løsning. Energistyrelsen har fravalgt både produktvedligeholdelseslicens, som i dag kræves af nye kunder og har også fravalgt supportaftale og er således ikke garanteret svar næste arbejdsdag. Det er aftalt med Regitze Prahl at eventuel support eller tilpasning af løsningen aftales ad hoc. Den nyeste Portfolio version 2.2 understøtter seneste Internet Explorer 9 og 10, samt Chrome. Energistyrelsen bruger Portfolio 2.0, der er købt som leverandørejet open source, hvilket betyder at Energistyrelen har den fulde kildekode og må videreudvikle løsningen til eget brug. Energistyrelsen kan stille løsningen til rådighed for 3. part til udførelse af opgaver for energistyrelsen, men hvis 3. part vil installere de kundetilpasninger energistyrelsen har udviklet på deres egen server til intern kvalitetssikring eller andre formål, så skal der betales for en produktvedligeholdelseslicens. Teknisk revision Portfolio 2.0 standard produktet der anvendes til teknisk revision i Energistyrelsen understøtter Internet Explorer 9 og Office Der blev lavet en kundetilpasset udgave af Portfolio 2.0 til at understøtte Office 2007, som i 2011 stadig blev anvendt i nogen ingeniør virksomheder, men det anbefales at bruge Office Kursusadministration og uddannelsesstyring Portfolio 1.3 standard produktet som anvendes til kursus administration i Energistyrelsen understøtter Internet Explorer 9 og Office Der blev talt om at udvikle integration til at vise information om kurser på firmaernes side for at sikre energikonsulenter løbende kommer på kursus. Alternativt talte vi om at avancerede søgninger kunne defineres til udtræk af kontaktoplysninger på energikonsulenter der skal have en påmindelse. Udvikling af f.eks. kursus bevis skabeloner, avancerede søgninger/rapporter til effektivisering af arbejdsgange er typisk noget deres udføres under en supportaftale. Copenhagen Business School Academic Development der driver meget af udviklingen med uddannelsesstyring og kursusadministration har f.eks. en 5 bruger produktvedligeholdelseslicens til 180,- kr/bruger/måned og en supportaftale der dækker 3 timer af 700,- kr. pr. måned. Så det koster dem 3.000,- kr. pr. måned at have sikkerhed for løbende support, produktudvikling og tilpasning til deres arbejdsgang. Historik over produktforbedringer De fire første punkter med nyheder i Portfolio 2.2 vil helt sikkert også være værdifulde for Jer, specielt søge filter på lister til håndtering af mange kursister på en gang var en ide I selv kom med. Portfolio version juni 2013 Side 13

14 Hurtig guide til kursusoprettelse Ny startside giver overblik med det samme Søge filter på lister gør det nemt at arbejde med mange kursister på en gang Chrome og Internet Explorer 10 understøttelse Drupal integration Active Directory LDAP integration (single sign on) Portfolio version marts 2012 Forbedret Office 2010 integration til Portfolio version 1.3 og 2.x Portfolio version oktober 2011 Sags og dokumenthåndtering med eksterne partnere Web service API til integrationer Office 2010 opdatering Office 2007 opdatering Hosted desktop understøttelse Portfolio oktober 2010 Automatiseret tilmelding og påmindelse på mail eller SMS Brugergrænseflade forbedringer Bedre Office 2007 integration Windows 7 understøttelse Side 14