Payment Manage- ment

Transkript

1 Payment Management

2

3

4 Indholdsfortegnelse Kapitel 1 Introduktion Om Payment Management kurset Kursets indhold Kursets indhold Målgruppe Forudsætninger Udbytte Varighed Demonstrationsdata Kapitel 2 Payment Management Betalingsformidling Udbetalinger Kreditor Købsregistrering Udbetalingsforslag Prioritering Samlebetaling Betalingsoversigten Prokura Advisering Indbetalinger Kontoudtog Kapitel 3 Payment Management opsætning Basisopsætning Betalingsformidling Opsætning Samlebetalingsopsætning Bank og bankcentral Bankcentral Bank Bankkonto Valutabestemt modkonto Bankhelligdage Kreditor betalingsgruppe Kapitel 4 Betalingsmetoder

5 Indholdsfortegnelse Betalingsmetodeplan Statistik Poster Gebyrer Opsætning af en betalingsmetodegruppe Kapitel 5 Kreditor betalingsoplysninger Kreditor betalingsoplysningskortet Generelt Udenrigshandel Betalingsmetode Betalingsoplysninger på kreditor betalingsmetode Kreditor bank Standardoplysninger på Kreditor bank Valutabestemt modkonti Køb betalingsoplysninger Formen Køb-betalingsoplysning Yderligere funktioner i Køb-betalingsoplysninger Praktisk eksempel Kapitel 6 Advisering Bank advis Generelt Manuel advis Betalingsidentifikationer (Betalings-ID) Eksempel Udenlandske advisbenævnelser Kapitel 7 Betalinger Lav forslag (Udbetalingskladden) Betalingsforslagsopsætning Lav forslag Samlebetalinger Betalingsprioritet Beløb til rådighed Vælg/fravælg betalinger Betalingsoversigten Betaling Funktion Kapitel 8 Bankkontoafstemning Elektronisk kontoafstemning ii

6 Indholdsfortegnelse Opsætning af kontoafstemning Indlæsning af elektronisk kontoudtog Udligningslogik (Afstemningsalgoritme) Praktisk eksempel Kapitel 9 Payment Management indbetalinger Sådan bruges Fælles/Giro indbetalingskort Fælles/Giro indbetalingskort Sådan opsættes FI/GI stamoplysninger Sådan er OCR-linien på FI/GI kortet opbygget Udskrivning af FI-kort Indlæsning af FIK/GIK indbetalinger Sådan kontrolleres FIK/GIK filen Gebyr bankkonto Indlæsning af FIK/GIK filen Manuel udligning af indbetalinger Bogføring af Indbetalingskladden Appendiks A Tabelstruktur - Betalingsoplysninger iii

7 Kapitel 1 Introduktion Dette kapitel beskriver den strukturelle opbygning af Payment Management kurset. Kapitlet indeholder følgende afsnit 1.1 Om Payment Management kurset 1.2 Kursets indhold

8 Payment Management Om Payment Management kurset Dette kursus er et målrettet undervisningskursus i Payment Management. Kurset kan anvendes som instruktør baseret, såvel som selvstudium. Kurset giver deltagerne en dybdegående viden om standardversionen af Payment Management. Payment Management er både lavet til Navision Financials og til Navision Attain Skærmbilleder i dette kursusmateriale illustrerer Navision Attain DK 3.70, men funktionaliteten er ens i de alle Navision versioner. Kapitlerne introducerer et område af programmet, og beskriver detaljeret funktionaliteten indenfor det pågældende område. Ofte suppleres med eksempel på hvordan det virker. I forlængelse af kursuskapitlerne findes 2 appendiks, der giver dig supplerende information. Appendiks A: Datastruktur i betalingsoplysninger Appendiks B: Installation

9 Payment Management Kursets indhold Inden du begynder kurset er det nødvendigt, at du har en komplet installation af Navision Attain med Payment Management installeret på din maskine. For korrekt installation af Payment Management henvises til Appendiks B. Kursusmaterialet indeholder følgende kapitler: Kapitel 1, Introduktion: Beskriver den strukturelle opbygning af Payment Management kurset. Kapitel 2, Payment Management: Beskriver på overordnet niveau hvilke funktioner du finder i produktet. Kapitel 3, Payment Management opsætning: Kapitlet gennemgår den grundlæggende opsætning af produktet. Kapitel 4, Betalingsmetoder: Beskriver idéen bag begrebet Betalingsgrupper for kreditorer og betalingsmetoder og opsætningen heraf. Endvidere gennemgås hele Betalingsmetodeplanen En samlet oversigt over alle mulige betalingsmetoder i systemet. Kapitel 5, Kreditor Betalingsoplysninger: Beskriver hvordan kreditor betalingsoplysninger opsættes på kreditoren og overføres/dannes på købsbilagene. Kapitel 6, Advisering: Gennemgår de forskellige adviseringsmuligheder, herunder de nye og lettere måder at definere opsætningen på. Kapitel 7, Betalinger: Beskriver hvordan betalingsforslaget dannes, hvordan der kan prioriteres, samles, godkendes og endelig sendes til banken. Kapitel 8, FI-advisering: Gennemgår faciliteterne til dannelse af FIadvisering på salgsbilaget samt indlæsning af FI-indbetalingsfil. Kapitel 9, Bankkontoafstemning: Gennemgår faciliteterne til håndtering af bankkontoafstemning via det elektronisk kontoudtog. Målgruppe Forudsætninger Målgruppen for kurset er alle personer, der skal til at arbejde med Payment Management eller som ønsker at få større udbytte af produktet. Det forventes, at du besidder basiskendskab til Navision Attain svarende til niveauet i et Navision Attain grundkursus eller tilsvarende. Endvidere vil basis kendskab til generel betalingsformidling også være anbefalet.

10 Payment Management 1-4 Udbytte Varighed Kurset er designet til at opbygge det fornødne produktkendskab til Payment Management for at kunne håndtere såvel det daglige arbejde med betalingsformidling, samt at kunne varetage opsætnings- og superbrugerrollen, hvor du også skal kunne supportere andre. Kurset er tiltænkt et halvdags forløb. Kapitlerne 3,4 og 6 kan evt. gennemgås overordnet, da det udelukkende er opsætning.

11 Kapitel 2 Payment Management Dette kapitel gennemgår Payment Management på overordnet niveau. Her finder du således en kort gennemgang af den funktionalitet du finder i produktet, samt en oversigt over relevante links. Kapitlet indeholder følgende afsnit: 2.1 Betalingsformidling 2.2 Udbetalinger 2.3 Indbetalinger 2.4 Kontoudtog

12 Payment Management Betalingsformidling Payment Management er først og fremmest et bankintegrationsprodukt, der skal lette og overskueliggøre betalingsformidlingen mellem Navision og bankens betalingsprogram. Payment Management er udviklet til både Navision Financials og Navision Attain og består af tre moduler: Ind & udbetalinger Indbetalinger Kontoafstemning Modulet Payment Management Ind & udbetalinger indeholder basisfunktionalitet inkl. en lang række meget anvendelige værktøjer til håndtering af virksomhedens ind- og udbetalingsstyring. Modulet understøtter alle danske pengeinstitutters formater til indlæsning af ud- og indbetalinger. Modulet Indbetalinger er en del af Ind & udbetalinger, og håndterer udelukkende FI indbetalinger. Dette modul er lavet til de kunder der udelukkende ønsker at kunne indlæse indbetalinger. Modulet Payment Management Kontoafstemning indeholder funktionalitet til indlæsning af elektroniske kontoudtog fra bankens betalingsprogram. Modulet indeholder udbygget funktionalitet til automatisk afstemning af bankposter, samt automatisk oprettelse af udgiftsposter som tilskrevne gebyrer og renter. Kontoafstemning med Payment Management Leverandør Leverandør Faktura Faktura Leverandør Pengeinstitut Betaling & Adviserings anmodning til leverandør Kontoudtog med afs. ref.(upr) & deb. Advisering(UPR) Egen Pengeinstitut Betaling fra debitor Kunde/Debitor Debitor Pengeinstitut

13 Payment Management Udbetalinger Kreditor Der skal indtastes en række basale betalingsoplysninger i form af f.eks. kontonr, kreditornr, foretrukne betalingsmetoder m.m. på de kreditorer, som man ønsker at betale elektronisk. Oprettelse af kreditor-betalingsoplysninger kan foregå automatisk, ved at angive Kreditor-betalingsgruppekode, som indsætter foruddefinerede væ r- dier, herunder betalingsmetode og adviseringsmetode. Dermed skal man kun angive få oplysninger pr. kreditor, da oplysningerne overføres fra gruppeoplysningerne. Kreditor betalingsoplysning Købsregistrering Ved registrering af et købsbilag det være sig et købsfakturahoved, købsordrehoved eller blot en linie i købskladden - tilknyttes betalingsoplysningerne hertil, i henhold til det på kreditoren specificerede. Betalingsoplysningerne kan herefter ændres, så de afspejler den aktuelle købsfaktura; f.eks. kan betalingsmetoden hurtigt ændres fra en betalingsmetode til en anden, hvis der f.eks. ønskes en hurtigere betalingsmetode i enkelte tilfælde, frem for kreditorens normale betalingsmetode. Betalingsoplysningerne kan endvidere også tilknyttes købshovedet helt uden de er oprettet på kreditoren. Når købsbilaget bogføres, valideres det såfremt man har valgt at validere købsbilag - om betalingsoplysningerne er korrekte og fyldestgørende. En fejllog kan herefter hurtigt og præcist spec ificere evt. fejl.

14 Payment Management 2-4 Fejllog for købsfaktura Betalingsoplysningerne overføres til den bogførte faktura ved bogføring af købsbilaget. Dermed er betalingsoplysningerne altid eksakte for den enkelte faktura, når betalingerne senere skal dannes i udbetalingskladden - og altså ikke bare generelle oplysninger fra kreditor-betalingsoplysning. De tilhørende betalingsoplysninger på en bogført købsfaktura. Fejlen vedr. Betalingsidentifikation på ovenstående billede er nu rettet. Udbetalingsforslag I udbetalingskladden kan der dannes forslag til betalinger, så fakturaer kan betales ved forfald, ud fra økonomisk formåen eller anden prioritering og på den mest hensigtsmæssige måde. En lang række værktøjer gør det nemt, at håndtere de åbne poster. Udbetalingsforslaget kan opsættes efter en række kriterier, der er faste hver gang der dannes en udbetalingskladde. Til hver udbetalingskladde findes således et opsætningsvindue, hvor de normalt anvendte parametre for dannelse af udbetalingsforslag i denne kladde kan angives. Bl.a. kan det angives, om der ønskes udnyttelse af evt. kontantrabat. I valget af om en kontantrabat skal anvendes eller ej, udføres en egentlig rentabilitetsberegning ud fra kontantrabatten, en intern rentesats angivet på modkontoen og naturligvis perioden mellem alm. forfaldsdato og kontantrabat dato. Når udbetalingskladden er dannet, kan en række statistiske oplysninger give et billede af virksomhedens likviditetsmæssige status, før og efter betalingerne gennemføres.

15 Payment Management 2-5 Eksempel på statistikoplysninger vedr. et betalingsforslag. Når betalingsforslaget dannes, sker der samtidig en validering af de enkelte betalinger, således at eventuelle fejl på de enkelte linier skrives ind i en fejllog. Denne log kan efterfølgende hjælpe brugeren til at rette eventuelle fejl i betalingslinierne, så betalingerne sendes korrekt til betalingssystemet. I forbindelse med udbetalingskladden findes en række værktøjer, der kan benyttes i forbindelse med bearbejdningen af betalingerne; det være sig prioritering, samlebetalingsanalyse m.m. Prioritering Payment Management indeholder en række gode værktøjer til prioritering af betalinger og således på denne måde bl.a. styre virksomhedens likviditet. Der kan prioriteres efter kreditor, rådighedsbeløb på bankkonti osv. Betalingsprioritering her kan for hver konto angives et rådi ghedsbeløb, der ønskes fordelt på betalingsforslagslinier med denne modkonto. Samlebetaling Samlebetalinger kan sammenlægge flere betalinger til samme kreditor. Det kan bl.a. være en fordel i relation til bankens gebyrer på betalinger. Sammenlægning af betalinger kan ske efter at udbetalingskladden er dannet. Hvis en betaling ikke umiddelbart kan samles, kan en analyse fortælle om grunden hertil. Således kan udbetalingsforslaget altså bearbejdes på flere måder efter selve forslaget er dannet. Man behøver f.eks. ikke tage stilling til prioritering og samlebetaling før udbetalingsforslaget sættes i gang, men kan arbejde

16 Payment Management 2-6 Betalingsoversigten på selve forslaget. Desuden er det muligt i samlebetalingsopsætningen at bestemme hvilke krav der skal være opfyldt for at man kan samle de forskellige bet alinger. Som noget nyt dannes der i Payment Management egentlige betalingsposter. Tidligere blev betalingsoplysningerne tilføjet på kreditorbetalingsposten, men omfanget af betalingsoplysninger har gjort det mere hensigtsmæssigt at danne egentlige betalingsposter. Dette har også skabt mulighed for at håndtere historik og status på den enkelte betaling, mere dok u- menteret. Betalingsposten dannes sammen med dannelsen af betalingsforslaget og er nøje knyttet til betalingskladdelinien i udbetalingsforslaget med opdatering begge veje. Der opstår på denne måde også et arbejdsrutinemæssigt skel, idet der i udbetalingsforslaget opereres med begreber i forhold til Navision og i betalingsoversigten med forhold af mere bankmæssig karakter. Betalingsoversigten I oversigten over betalinger kan brugeren således styre betalingerne, herunder bl.a. godkende dem. Fra denne oversigt kan betalingerne ligeledes sendes til banken. Status findes på alle betalinger og viser hvor langt betalingen er i forløbet. Udover historik findes der i betalingsoversigten også en udbygget fejllog, som er meget anvendelig til at oplyse om, og rette evt. fejl på betalingen. Fejlsøgning og -rettelse foretages mest hensigtsmæssigt ved både at åbne fejllog og betalingsoplysningskortet samtidigt:

17 Payment Management 2-7 Denne opstilling af skærmvinduer, er meget nyttig, når der skal rettes fejl i flere betalinger. Her ses både fejllog betalingsoplysninger og betalingsoversigten. Når betalingsposterne er kigget igennem og fundet rigtige skal posterne godkendes og sendes til betalingssystemet. Der er i forbindelse med godkendelsen mulighed for at udøve en vis form for prokura. Prokura Advisering På alle konti kan der oprettes prokura forhold, der fortæller hvem, der kan godkende betalingerne og eventuelt I hvilken rækkefølge. Status for de enkelte betalinger indikerer bl.a. hvor langt i prokuraproceduren betalingen er. Der er i Payment Management gjort meget ud af at forenkle og udbygge mulighederne for at advisere og ikke mindst definere adviseringsreglerne, som vi kommer ind på senere. En af nyhederne er det manuelle advis, hvor man udover bank advis også kan advisereg med f.eks. en mere uddybende . Nogle af fordelene ved det manuelle advis er, at en kan indeholde rigtig mange liniers tekst, er meget hurtigt fremme hos modtager og så er den praktisk talt gratis.

18 Payment Management Indbetalinger I salgsdelen kan brugeren udskrive fakturaer, kontoudtog, rykkere og rentenotaer med standard FI-kort påtrykt. Når kunderne indbetaler kan indbetalingsfilen indlæses og bogføres automatisk. Debitor indbetalingerne kan automatisk udlignes via betalingsidentifikationen. Indbetalingskladden efter indlæsning af indbetalingsfil fra banken.

19 Payment Management Kontoudtog Med granulet Kontoudtog giver Payment Management nu mulighed for at afstemme bankkonti helt automatisk. Det kræver blot, at banken kan levere et kontoudtog i elektronisk form. Dette kontoudtog indlæses i Payment Management, der finder de tilsvarende bankposter eller danner forslag, hvis der er flere muligheder. Endvidere oprettes der automatisk forslag til modposter, hvis bankposten ikke kan findes. Det kan f.eks. være indbetalinger, renter, gebyrer med mere, hvis det er nødvendigt. Kontoudtog Efter indlæsning af kontoudtogsfil fra banken.

20 Kapitel 3 Payment Management Opsætning I dette kapitel vil du primært lære om basisopsætningen af Payment Management : 3.1 Basisopsætning 3.2 Samlebetalingsopsætning 3.3 Bank og bankcentral 3.4 Bankkonto 3.5 Valutabestemt modkonto 3.6 Bankhelligdage 3.7 Kreditor Betalingsgruppe Udover ovenstående hører til opsætningen af Payment Management også opsætningen af Kreditor- og betalingsmetodegrupper, kreditorbetalingsoplysninger og adviseringsopsætningen. Disse områder gennemgås separat i de efterfølgende kapitler, (Kapitel 4, 5 og 6).

21 Payment Management Basisopsætning Dette afsnit gennemgår en del af den basisopsætning, der er nødvendig eller hensigtsmæssig at have på plads før Payment Management tages i anvendelse. Det meste af opsætningen er allerede via installationsprogrammet udfyldt med værdier og parametre, der tilsvarer en normal opsætning. Betalingsformidling Basisopsætningen af Payment Management foretages mest overskueligt ved fra Finansmenuen at kalde menupunktet Opsætning Herfra kan du vælge menupunktet Betalingsformidling, der giver en oversigt over opsætningsmenuer i Payment Management. Under Finans, Opsætning, Betalingsformidling opsættes Payment Management Opsætning Betalingsopsætningsformen indeholder generelle oplysninger som f.eks. virksomhedens FIK/Gironr, hvilken FI-Kortart der anvendes i virksomheden, samt en række funktionalitetsvalg for programmet. FIK/GIRO-nr. felt Her angiver du virksomhedens kreditornummer overfor PBS (FIK) eller BG- Bank (Giro). Kreditornummeret vil blive brugt på indbetalingskort, der sendes til debitorer.

22 Payment Management 3-3 Opsætningsformen IK Kortart Her angiver du kortartkoden for virksomhedens indbetalingskort. Kortartkoden vil blive brugt på indbetalingskort, der sendes til debitorer. De mest anvendte kortarter er kortart 71 og de nyere kortart 73 og 75. Af figuren nedenfor fremgår forskellen mellem kortart 71, 73 og 75 Type af kort Afsenders navn med til modtager Adviseringstekst med til modtager Betalings Identifikation 71 Nej Nej Ja 73 Ja Ja Nej 75 Nej Ja Ja Forskellen mellem hvad der sendes med kortart 71, 73 og 75. Betalingsidentifikation tilsvarer betalingsid i OCR linien på indbetalingskortet. Valider ved bogf. af købsbilag Her kan du markere om der skal ske validering af betalingsoplysninger allerede ved bogføring af købsbilaget, så eventuelle fejl allerede fanges her. Hvis feltet ikke markeres, vil validering af betalingsoplysninger først ske i udbetalingskladden. Her valideres til gengæld altid, også ved ændring af betalingsoplysninger i kladden, der kan ske helt frem til betalingen sendes til banken. Debitor kontoudtogsnumre Ønsker virksomheden, at der skal kunne foretages indbetalinger på baggrund af kontoudtogsudskrifter, så skal du angive den nummerserie, der skal anvendes i forbindelse med dannelse af kontoudtoget her. Nummeret trækkes i forbindelse med udskrivningen af kontoudtog til printer og benyttes som betalingsid på kontoudtogets FI-kort. Tilsvarende dannes oplysninger om hvilke debitorposter, der skal udlignes. Oplysningerne gemmes i et par specielle tabeller, så Payment Management kan foretage en korrekt udligning når indbetalingen modtages.

23 Payment Management 3-4 Yderligere betalingsmetoder Her kan du bestemme hvilke valgmuligheder, programmet skal vise, når du ønsker at ændre betalingsmetode på et købsbilag f.eks. hvis et traditionel FI-75 indbetalingskort ønskes ændret til en hurtigere betalingsmetode som f.eks. en konto til konto overførsel Der gives 3 muligheder: Ingen: Vælg mellem de betalingsmetoder, der er tilknyttet den aktuelle kreditor. Relaterede: Vælg mellem de betalingsmetoder, der er indenfor samme interval i betalingsmetodeplanen. Dvs. mellem en fra- og tilbetalingsmetode. se evt. betalingsmetodeplanen i et senere kapitel. Alle: Vælg frit mellem alle betalingsmetoder. Flyt kontantrabatdato Her kan du bestemme om du vil flytte kontantrabatdatoen, hvis den rammer en bankhelligdag. Der kan vælges mellem 3 muligheder: Frem: Kontantrabatdatoen flyttes frem til næste bankdag. Tilbage: Kontantrabatdatoen flyttes tilbage til forrige bankdag. Giv Advarsel: Der vil blive advaret, hvis der findes kontantrabat på bankhelligdage. Kreditor-betalingsgruppekode Værdien i feltet angiver hvilken betalingsgruppe programmet, som standard skal knytte til en kreditor se evt. beskrivelsen af kreditor betalingsgruppe senere. Ved at udfylde feltet, vil alle generelle informationer tilhørende gruppen blive indsat på nyoprettede kreditorers betalingsoplysninger. Feltet bør kun udfyldes hvis man har en meget ens kreditormasse altså hvis de fleste kreditorer benytter samme betalingsmetoder og udfyldelse af kreditorernes betalings -ID er ens opbygget. Synkroniser med kreditor Her kan du angive hvorvidt oplysninger som er fælles for kreditor og dennes betalingsoplysninger skal opdateres, når der rettes i et felt der er fælles. Hvis du f.eks. retter adressen på kreditorens betalingsoplysninger vil adressen på kreditorkortet blive rettet tilsvarende, hvis der er sagt ja i dette felt. Feltet bør normalt være sat til Ja, men i få tilfælde ønskes denne opdat e- ring ikke foretaget et eksempel kunne være, hvis du vil have en separat fakturerings adresse stående på betalingsoplysningerne.

24 Payment Management 3-5 Version Endvidere er det på opsætningsformen, at du kan se den nøjagtige version af Payment Management programmet, bankopsætning og integrationskomponenten. Hvis der er indlæst flere bankopsætningsfiler, vil du se en stjerne ud for Opsætning. Du kan så trykke på Bankcentraler, for at se versionen for hver enkelt bankcentral. Payment Management er fundamentalt ændret, på en række områder, i forhold til forgængeren NAVIBanking. Det vil vi komme ind på flere gange i det følgende. For det første er alle kontroldata- og valideringsregler i stor udstrækning forsøgt lagt som data i tabeller i stedet for som hardcoded. Dette gør at opdateringen af disse bankspecifikke kontroldata sker via en opsætningsfil, og dermed kan man meget nemt og hurtigt få opdateret sin Payment Management. For det andet sker ind- og udlæsninger af betalingsfiler til og fra de forskellige pengeinstitutters betalingssystemer via en ekstern integrationskomponent. Det vil sige via et selvstændigt program på den enkelte pc, der uden det bemærkes af brugeren konverterer formaterne på ind- og udlæsningsfilerne mellem et fælles Navision in-house format og betalingsprogrammernes forskellige formater. Denne integrationskomponent er også hurtig at opdatere, og er samtidig en nødvendig komponent til fremtidens betalingssystemer. Versionen af dette kommunikationsprogram fremgår tilsvarende af ve rsionsvinduet. Af versionsvinduet fremgår de aktuelle versioner af Navision programmet, Payment Management objekter, bankopsætning og kommunikationsmodul. Læg mærke til stjernen ud for Opsætning, der angiver at der er læst flere bankopsætninger ind.

25 Payment Management Samlebetalingsopsætning Samlebetalingsopsætning vedligeholder opsætning for samlebetaling. Opsætningen bruges når betalinger skal samles i udbetalingskladden. For at flere betalinger kan samles, skal visse betingelser være opfyldt. Nogle betingelser er fast i systemet. Det vil sige oplysninger som Bankkonto, Valuta og Kreditor skal være ens på alle betalingerne, før betalingerne kan samles. Derudover kan du i samlebetalingsopsætningen angive hvilke andre kriterier der skal opfyldes for at samle betalingerne. I bund og grund er det et spørgsmål, om hvilke oplysninger man ønsker at bevare, når man samler betalingerne. Hvis indholdet for et felt angives til at skulle være ens, vil betalinger kun blive samlet hvis indholdet i felterne, fra posterne er nøjagtig ens. Det betyder også at i et felt som Supplerende anmeldelse er Overførsel vedr. lastbiler ikke det samme som Overførsel vedr. lastbil. Hvis felterne ikke er ens, og de ikke er krydset af til at skulle være ens vil det være indholdet fra den første linje i udbetalingskladden, der vil blive brugt. Samlebetalingsopsætningsvinduet.

26 Payment Management Bank og Bankcentral I Payment Management er Bankdelen delt op i 3 niveauer. Bankcentral, Bank og Bankkonto. For at forstå hvad punktet Bank dækker over, vil begrebet bankcentral kort blive forklaret først. Bankcentral Øverste led er Bankcentralen. I Danmark findes der 7 bankcentraler/bogføringscentraler. DBTS (Danske Bank) Unitel (Unibank/Nordea) BG Bank BEC (Bankernes EDB Central) BD (Bankdata) Jyske Bank SDC (Sparekassernes Datacenter) Under hver bankcentral er der tilknyttet en eller flere banker. Du kan i HTML menuen på Payment Management Produkt Cd en se hvilke banker der tilhører hvilke bankcentraler. Payment Management bliver leveret med alle 7 bankcentraler på cd en. Dvs. man til enhver tid er i stand til at skifte bank uanset bankcentral, nemt og hurtigt. Vinduet viser de indlæste Bankcentraler, og hvilken programversion Payment Management er lavet til. Både tidligere og senere versioner kan være understøttet. Programversionen viser udelukkende hvilken version der var aktiv da seneste opdatering af Payment Management blev frigivet. Bank Under dette punkt i Opsætning, skal du oprette de pengeinstitutter der benyttes i forbindelse med Payment Management. Der er kun tale om selve

27 Payment Management 3-8 pengeinstituttet. Bankkontoen er det tredje niveau, som hører til under banken, og skal ikke oprettes i denne forbindelse. Når du opretter en Bank, skal du først og fremmest give den et navn. Derefter skal du angive hvor på harddisken filen med betalingerne skal plac e- res. De fleste betalingssystemer har en standard mappe, hvor det kunne være fordelagtigt at lægge filen i, men samtidig er det ikke nødvendigt at lægge filen i et specielt bibliotek da du kan angive i systemerne, hvor du vil indlæse betalingsfilen fra. Enkelte betalingssystemer kræver en separat fil for ind- og udenlandske betalinger. Hvis din bank er en af disse, skal feltet Filnavn udland også udfyldes. For at Payment Management kan validere dine data, og udlæse dine bet a- linger i det rigtige format, skal du også tilknytte en Bankcentralkode på din Bank. Du kan i HTML menuen på Payment Management Cd en se hvilken bankcentral dit pengeinstitut benytter. Det er meget vigtigt at få valgt den rigtige bankcentral, da dine betalinger ellers ikke vil kunne indlæses i dit betalingssystem. Når du har oprettet banken, skal du sikre dig at der er sat kryds i feltet Anvendes. Hvis du på et tidspunkt ikke længere benytter dig af denne bank, fjerner du krydset i anvendes, og derefter vil banken ikke kunne benyttes til betalinger. En standard opsætning af Bank. Vær altid opmærksom på at Bankcentralkode er udfyldt, og at der er kryds i Anvendes.

28 Payment Management Bankkonto Det tredje niveau mht. Bank i Payment Management, er bankkontoen. Du skal oprette alle bankkonti du benytter i dit/dine forskellige pengeinstitutter, for at være i stand til at overføre betalinger til dem. Bankkonti administreres under Finans og ikke under opsætningsmenuen. De 3 første faneblade: Generelt, Kommunikation og Bogføring, er standard i Navision. Derfor vil disse ikke blive gennemgået i dette kursus. Hvis du ønsker at vide mere om disse felter og faner, kan du evt. se hjælpen i Navision. Fanebladet Overflytning er udelukkende oplysninger der drejer sig om betalinger. Bankkontokortet med Payment Management oplysninger. Bankregistreringsnr. Feltet er hentet fra generelt fanen, og indeholder kontoens registreringsnummer. Dette skal som regel være udfyldt, for overhovedet at foretage betalinger. Bankkontonr. Feltet er hentet fra generelt fanen, og indeholder kontoens kontonummer. Dette skal som regel være udfyldt, for overhovedet at foretage betalinger. Transitnr. Feltet er fra standard Navision, og bliver ikke benyttet i forbindelse med Payment Management. SWIFT-adresse SWIFT er et internationalt betalingsorgan, der har mere end 7000 banker i mere end 192 lande som medlemmer. Alle medlemmer af SWIFT får deres egen adresse; SWIFT-adressen. Dette felt er ikke nødvendigt at udfylde, da det er meget få betalingsmetoder der kræver SWIFT-adresse af afsen-

29 Payment Management 3-10 der kontoen. Hvis dette er tilfældet, vil man blive gjort opmærksom på dette i fejlloggen. IBAN Dette er kontoens internationale bankkontonr. Det er ikke normalt ikke nødvendigt at udfylde det på afsenderkontoen. Hvis det skal bruges på et betalingsmetode, vil du blive gjort opmærk som på det i fejlloggen. Bankkode For at Payment Management kan validere dine data, og udlæse dine bet a- linger korrekt, skal du først og fremmest tilknytte en bankkode. Valgmulighederne, er de banker du oprettede i forrige afsnit (3.3), og skulle gerne afspejle de pengeinstitutter i hvilke du har bet alinger til. Det er meget vigtigt at bankkode er korrekt, og at Bank peger på den korrekte Bankcentral da dine betalinger ellers ikke vil kunne overføres til betalingssystemet. Afsenderref.-def.kode Når du sender en betaling, bliver der på ens eget kontoudtog naturligvis lavet en postering. Du kan selv bestemme hvad der skal stå på denne postering ved at udfylde feltet Afsenderref.-def.kode. Der er mange muligheder for at lave automatisk afsender ref. og du kan i et senere afsnit lære mere om hvordan man opbygger disse. Benytter du elektronisk kontoudtog, bør du vælge UPR-koden, der påfører kontoudtoget en unik referencekode, så betalingen kan genkendes ved indlæsning. Intern rentesats I dette felt indtaster du den rentesats, der skal bruges på bankkontoen. Den interne rentesats på kontoen bestemmer om betalingsdatoen sættes til kontantrabatdatoen, eller forfaldsdatoen, når man laver et betalingsforslag. Hvis du mister mere (eller skal betale mere) i rente ved at trække på bankkontoen, kontra det man kan tjene ved at betale sine kreditorer og opnå kontantrabat, vil programmet automatisk vælge om den skal bruge kontantrabatdatoen eller ej. Funktionaliteten er betinget af, at man sætter ja i feltet Find kontantrabatter i Betalingsforslags-opsætning. Bemærk! Hvis man skal betale rente ved træk på kontoen (f.eks. Kassekredit, hvor man trækker på kreditten). Sættes den interne rente til 0,00. Tilladt diff. v/prioritering Når der laves betalingsprioritering i udbetalingskladden, på beløb til rådighed, beregnes beløb til rådighed som saldoen på bankkontoen minus tilladt min. saldo på bankkontoen. Feltet Tilladt diff. v/prioritering sikrer en yderligere buffer således at de sidste betalinger i prioriteringen ikke sorteres fra ved en mindre difference. Beløbet angives pr. bankkonto i den valuta bank-

30 Payment Management 3-11 kontoen føres i. Eksempel: På en bankkonto er der til rådighed. Der prioriteres og vælges automatisk betalinger for Den sidste betaling på 7500 medtages ikke fordi det totalt overstiger I dette eksempel kan Tilladt diff. v/prioritering f.eks. sættes til og den sidste betaling medtages alligevel.

31 Payment Management Valutabestemt modkonto Under punktet Modkonti på opsætningsmenuen, kan du sætte op hvilken bankkonto du vil benytte, for en bestemt valutakode. Det vil sige, for hver valuta, kan du tilknytte en bankkonti, som således automatisk bliver valgt, når du laver et betalingsforslag. Du skal altid sætte mindst en modkonto op, for den valutakode som standard bruges i programmet, ellers kan der ikke valideres på købsbilagene, da programmet så ikke ved hvilken bank der skal betales og dermed valideres fra. Du kan dog også opsætte valget af hvilken konto kreditoren skal betales fra, på den enkelte kreditor. Dette gøres ved på kreditoren at vælge Kreditor, Modkonto og overstyre det generelt opsatte, angivet under opsætningsmenuen. Her opsættes modkonti pr. valutakode. Opslag viser kun bankkonti i den pågældende valuta.

32 Payment Management Bankhelligdage I Payment Management har vi registreret alle bankhelligdage i Danmark. Bankhelligdage bruges til at styre, at betalinger ikke foreslås til betaling på bankhelligdage. Desuden tages der også højde for bankhelligdage, når kontantrabat regnes ud, hvis dette er valgt i opsætningen. Det er naturligvis også muligt at indtaste egne dage, hvorpå man ikke vil lave betalinger.

33 Payment Management Kreditor betalingsgruppe Når du skal tilknytte betalingsoplysninger til en kreditor, er det meget nemt i Payment Management. Hvis du har flere kreditorer der bruger samme betalingsmetode, er det nemmere at benytte sig af en Kreditor betalingsgruppe. I en betalingsgruppe kan du sætte fælles betalingsoplysninger op for kreditorer i den betalingsgruppe, så du ikke skal taste de samme oplysninger flere gange. På Generelt fanen, giver du betalingsgruppen en kode, og et navn. Du kan f.eks. finde inspiration i de allerede oprettede grupper. f.eks. findes der en betalingsgruppe IN-KK-LANG, som står for Indenrigs kontooverførsel med lang advis. På fanen Std. værdier kan du sætte de oplysninger op, som skal være fælles for kreditorerne i betalingsgruppen. Når betalingsgruppen tilknyttes en kreditor overføres alle de angivne oplysninger til kreditorens betalingsoplysninger. Betalingsmetode Først og fremmest skal der vælges en betalingsmetode. Denne betalingsmetode vil automatisk blive tilknyttet kreditoren, og valgt som standard betalingsmetode, når du tilknytter den aktuelle betalingsgruppe. Tillad samlebetaling Her angiver du hvorvidt det skal være muligt automatisk at samle betalinger for betalingsgruppen. At samle betalinger vil sige at flere betalinger slås sammen til én betaling, hvorved der evt. kan spares gebyrer. Betalingerne kan samles, når følgende faktorer er opfyldt: samme kreditor, samme bogføringsdato, samme betalingsmetode og samme valuta. Eksempel En virksomhed har følgende 7 betalinger:

34 Payment Management 3-15 Antal Kreditor Valuta Betalingsmetode Forfaldsdato 1 Fredborg Lamper A/S RV Indbetalingskort Schmeichel Møbler A/S RV Bankoverførsel Fredborg Lamper A/S RV Indbetalingskort Koekamp Leerin- USD Udenlandsk overfør- 10. dustrie sel 1 Schmeichel Møbler A/S RV Bankoverførsel Fredborg Lamper A/S RV Indbetalingskort Koekamp Leerindustrie USD Udenlandsk overførsel 10. Disse betalinger kan med samlebetaling samles til følgende 4 betalinger: 1 Fredborg Lamper A/S RV Indbetalingskort Antal Kreditor Valuta Betalingsmetode Forfaldsdato 1 Schmeichel Møbler A/S RV Bankoverførsel Fredborg Lamper A/S RV Indbetalingskort Koekamp Leerin- USD Udenlandsk overfør- 10. dustrie sel Der er ingen grænser for hvor mange betalinger der kan samles, og tidligere i dette kapitel (3.2 Samlebetalingsopsætning) er det beskrevet hvordan man kan opsætte yderligere kriterier for at samle betalingerne. Undlad kreditnota Hvis du ikke ønsker at få kreditnotaer medtaget i betalingsforslaget, markeres dette felt. Du skal dog være opmærksom på, at kreditnotaer vil kunne blokere for betaling af fakturaer, hvis kreditnotabeløbet overstiger fakturabeløbet. Man skal manuelt sørge for at disse bliver udlignet, enten ved at man får pengene retur eller at de udligner en faktura.

35 Payment Management 3-16 Kurstypekode Her angives den kurstype, der ønskes anvendt på betalingerne. Formålskode Når der overføres betalinger til udlandet på over kr skal det anmeldes til Nationalbanken, sammen med en formålskode, som beskriver varerne der indføres i landet. Du kan få mere hjælp i pengeinstituttet mht. hvilken formålskode du skal anvende. Beregn indførsel ud fra Her kan du angive en datotype gældende for gruppen for den måned indførsel sker. Datotypen vil sammen med Indførsel datoformel blive brugt til angivelse af tidspunkt for indførsel, når der anmeldes til Nationalbanken. Klik på AssistButton til højre i feltet for at vælge datotype, der kan antage følgende værdier: Forventet modt.dato, angiver forventet modtagelsesdato som udgangstidspunkt. Bogføringsdato, angiver bogføringsdatoen som udgangstidspunkt. Bilagsdato, angiver bilagsdato som udgangstidspunkt. Indførsel datoformel I dette felt kan du indtaste en datoformel for gruppen, som bliver anvendt ved beregning af det tidspunkt, der føres over i feltet Indførsel på betalingsposten. Hvis du f.eks. har valgt Bogføringsdato i feltet Beregn indførsel ud fra og i datoformel har 3M, samtidig med, at bogføringsdatoen på købsfakturaen er vil Indførsel på betalingsposten bliver sat til Omkostningstypekode Omkostningstype bruges i forbindelse med udenlandske betalinger. Når der betales til udlandet, er der omkostninger både i afsender- og modtagerbanken. Omkos tningskoden specificerer, hvordan disse omkostninger skal deles. Klik på AssistButton til højre i feltet for at se hvi lke omkostningskoder, der er oprettet i tabellen Omkostningstype.

36 Kapitel 4 Betalingsmetoder I dette kapitel vil du lære om basisopsætningen af betalingsmetoder og grupper. 4.1 Betalingsmetodeplan 4.2 Opsætning af Betalingsgruppe

37 Payment Management Betalingsmetodeplan En af de grundlæggende ting i Payment Management er Betalingsmet odeplanen. I den finder du alle betalingsmetoder, og hermed alle måder hvorpå en kreditor kan betales. I denne plan findes der flere forskellige niveauer, grupper etc. Alt dette vil blive behandlet i dette kapitel. Det er også muligt selv at oprette nye betalingsmetoder, men det vil ikke blive beskrevet i dette materiale. Kode Som du kan se på ovenstående billede af betalingsmetodeplanen, har hver betalingsmetode en unik kode. Beskrivelse Det er i Payment Management forsøgt at gøre det så nemt som muligt at finde den rigtige betalingsmetode, ved at give betalingsmetoderne så logiske navne som muligt. Det vil sige, at finde navne så tæt på de navne betalingsmetoderne har i bankernes betalingssystemer. De generelle grupper af betalingsmetoder er: Kontooverførsel Check Indbetalingskort Type Feltet type i betalingsmetodeplanen afgør om linien er en betalingsmetode, eller en linie der bruges til gruppering af betalingsmetoderne. Betalingsmetodeplanen er nemlig bygget op, så den er let overskuelig, meget nem at forstå og finde rundt i. En linje i betalingsmetodeplanen kan være én af disse 4 muligheder: Betalingsmetode Overskrift

38 Payment Management 4-3 Fra Betalingsmetode (ved denne linie begynder grupperingen) Til betalingsmetode (ved denne linie slutter grupperingen) Aktiv Feltet Aktiv afgør om den aktuelle betalingsmetode kan anvendes eller ej. Man aktiverer og deaktiverer betalingsmetoden ved at vælge Ja/Nej i feltet Anvendes på bankkortet. Deaktiveres en betalingsmetode, betyder det, at koden ikke optræder på betalingsmetode-oversigten. Hvis du deaktiverer en betalingsmetode, som allerede er benyttet på en betaling, vil valideringen af betalingen give en fejl I fejlloggen. Nogle betalingsmetoder understøttes ikke af alle banker, og har som udgangspunkt Anvendt til Nej, hvis der ikke er aktiveret en bank, der understøtter betalingsmetoden. Betalingsmetode-gruppekode Her er angivet hvilken betalingsmetode-gruppe betalingsmetoden er tilknyttet. Betalingsmetode-grupper kan anvendes som en hjælp, når kreditorbetalingsoplysninger oprettes, da standardværdier på betalingsmetodegruppen overføres til tilsvarende felter på kreditor, når der tilknyttes en betalingsmetode til kreditor. Der er i forvejen lavet en del forskellige betalingsmetode-grupper i Payment Management, men det er naturligvis også muligt at oprette disse selv. For at få en samlet oversigt over hvordan felter fra de forskellige opsætningstabeller overføres til kreditor, se Appendiks A. Statistik På betalingsmetodeplanen findes der også statistik over de forskellige betalingsmetoder. Felterne Beløb, Gebyr, Antal betalinger, Antal samlebetalinger angiver det samlede beløb eller antal betalinger for den enkelte betalingsmetode. Dette er en god ting at bruge til f.eks. argumenter ved gebyraftaler med banken. Så man kan forsøge at få så lavt et gebyr som muligt på de mest anvendte betalingsmetoder. Hvis du trykker på F9, er det muligt at se en udvidet statistik.

39 Payment Management 4-4 Statistik for betalingsmetoden Kontooverførsel med kontoudtogs advis. Poster Ved at trykke på CTRL+F5 eller på knappen Bet. Metode, får du en oversigt over de poster der ligger på denne betalingsmetode. Det er både poster som er betalt, og poster der ligger klar til betaling. Poster for betalingsmetoden Kontooverførsel med kontoudtogs advis. Dette muliggør f.eks. hurtig dokumentation for, til hvad og af hvem dyre udenlandske betalinger er blevet anvendt. Gebyrer På Knappen Bet. Metode finder du også menupunktet Gebyrer. Ved at gå ind under Gebyrer, er det muligt at opsætte gebyr for den betalingsmetode du står på. Først og fremmest skal du sætte op for hvilken bankkonto gebyret gælder for. Det er muligt at sætte forskellige gebyrer op for den samme betalingsmåde, på flere forskellige bankkonti. Herefter indtaster du beløbet på gebyret pr. betaling. I Gebyr pct. Skal du indtaste gebyret i forhold til beløbets størrelse. Det er almindeligt, at der specielt på udenlandske betalinger, bliver taget gebyr i procent i forhold til beløbets størrelse. Hvis der er angivet beløb i feltet Gebyr, lægges dette til Gebyr pct. efter at dette er udregnet. Situationen er den samme med Min. Gebyr. I forbindelse med betalinger til udlandet er det normalt, at der er et minimumsgebyr, som det altid vil koste

40 Payment Management 4-5 at betale til udlandet. Beløbet er et minimum, dvs. overstiger de øvrige gebyrer dette minimum, skal det ikke betales. Gebyret lægges til det samlede gebyr, som så vil kunne bestå af Gebyr, Gebyr pct. og Min. gebyr. Gebyrangivelsen påføres et separat felt på hver enkelt betalingspost og danner grundlag for gebyrstatistikken. Der bogføres dog ikke noget nogen steder, da dette først bør ske ud fra den eksakte påligning fra banken. Faciliteten er først og fremmest ment til statistik og afstemning.

41 Payment Management Opsætning af en betalingsmetodegruppe Betalingsmetode-grupper kan anvendes som en hjælp, når kreditorbetalingsoplysninger oprettes. Standardværdier på betalingsmetodegruppen overføres til de tilsvarende felter på kreditor betalingsoplysninger, når der tilknyttes en betalingsmetode til kreditoren. Betalingsgruppe-formen har 2 faner. Generelt og Std. værdier. På Generelt fanen, skal du udfylde Kode og Beskrivelse for betalingsgruppen. På næste faneblad, skal du udfylde de standard oplysninger, som skal tilknyttes kreditoren, når du tilknytter en betalingsmetode, fra denne betalingsmetodegruppe, på kreditoren. Opsætning af betalingsmetode gruppe Bank adviseringsdefinitionskode Bank adviseringsdefinitionskoden fortæller hvorledes adviseringen, som sendes til modtager via banken, skal opbygges. Der er i et andet afsnit beskrevet hvordan man opsætter sine egne adviseringsdefinitioner, så du kan bygge nøjagtig den advisering op, som du skal bruge. Adviseringsmetode Du kan vælge mellem følgende måder at advisere på. Bank, hvor advisering foregår via bank. , hvor der sendes en til modtageren. Udskrift, hvor du selv skriver advisering ud og sender til modtageren. Manuel adviseringsdefinitionskode Når du har valgt udskrift i Adviseringsmetode, kan du her f.eks. vælge at advisere din kreditor via et brev, som du sender manuelt. Du kan se eksempler, der allerede er lavet i Payment Management.

42 Payment Management 4-7 Eksempel på et standard brev i Payment Management BetalingsID definitionskode Her kan du angive en kode til en maske, som angiver hvordan betalingsidentifikationen er opbygget på de bilag du modtager fra kreditor. Programmet bruger Betalingsid.-def.kode så det automatisk kan udfylde betalings-id i forbindelse med bogføring af købsbilag. Afsenderadvis Her kan du krydse af, hvis du vil have en kvittering fra banken, når betalingen er gennemført. Vær opmærksom på, at de fleste banker opkræver gebyr for denne service.

43 Kapitel 5 Kreditor betalingsoplysninger I dette kapitel vil du primært lære om betalingsoplysninger på kreditor og kreditors bank, og hvordan de overføres til købsbilag : 5.1 Kreditor betalingsoplysningskortet 5.2 Betalingsoplysninger på Kreditor betalingsmetode 5.3 Kreditor Bank 5.4 Køb betalingsoplysninger

44 Payment Management Kreditor betalingsoplysningskortet Som nævnt i tidligere kapitler, skal det på kreditoren sættes op, hvorledes denne betales. Det gælder både betalingsmetode, bank, advisering etc. Dette er et af de vigtigste punkter i Payment Management, da det bl.a. er her den største tidsbesparing ligger, når alle kreditorer er oprettet med betalingsoplysninger. For at se kreditorens betalingsoplysninger, skal du på kreditorkortet trykke på CTRL+F12: Kreditors betalingsoplysninger Generelt Kreditor-betalingsgruppe Ved at tilknytte en betalingsgruppe til en kreditor, vil de standardoplysninger som er oprettet på bet alingsgruppen, blive tilknyttet kreditoren. Dette kan være en stor fordel hvis der findes mange kreditorer der betales på samme måde, da de så vil få tilknyttet betalingsmetode mm. automatisk. Se Appendiks A for en oversigt over hvordan stamoplysninger hentes når en kreditor betalingsgruppe tilknyttes en kreditor. Alt. Afsendernavn Alternativ afsender skal kun udfyldes, hvis du skal lave en betaling på vegne af et andet firma, end det er er angivet i Navisions stamoplysninger. Vores kontonummer Her angives vores kontonummer hos den pågældende kreditor.

45 Payment Management 5-3 Afsenderreference Afsenderreference, er den tekst man vil få tilbage på sit eget kontoudtog. Det kunne evt. være kreditornavn, som standard bliver sat ind i Payment Management, hvis andet ikke angives. Tillad samlebetaling Her kan du krydse af, hvis du vil tillade, at betalinger bliver samlet på kreditoren. Dette gør, at det er muligt at samle flere betalinger til en betaling, så man bl.a. kan spare gebyr. Undlad kreditnota Dette felt skal krydses af, hvis du ikke vil have kreditnotaer med i betalingsforslaget. Der vil heller ikke blive taget kreditnotaer med, når du vil lave samlebetaling. Udenrigshandel Hvis der er tale om en udenlandsk kreditor, skal du også over på fanen Udenrigshandel for at sætte betalingsoplysningerne korrekt op. På Udenrigshandel fanen findes følgende felter: Kurstypekode Det er muligt med sit pengeinstitut at lave en aftale vedr. valutakurser, når du betaler dine udenlandske kreditorer. Denne aftale kan ske på forskellige vilkår, og disse vilkår kan du vælge i kurstypekode. Det er forskelligt fra pengeinstitut til pengeinstitut hvilke aftaler, der kan laves, så derfor vil vi ikke nævne de forskellige muligheder her. Formålskode Når en betaling passerer landegrænsen, skal beløbet anmeldes til Nationalbanken, hvis beløbet overstiger ,- (Beløbet er grænsen gældende fra 2001, sat af Nationalbanken). Formålskoden beskriver hvad denne betaling dækker. Tal evt. med dit pengeinstitut hvis du er i tvivl om hvilken formålskode du skal benytte. Modtagerlandekode I forbindelse med anmeldelse til Nationalbanken, skal modtagerens land også oplyses. Feltet bliver automatisk udfyldt med kreditorens landekode. Læg mærke til, at du selv kan oprette nye landekoder. Hvis du benytter dig af det, skal du være helt sikker på at den kode du opretter også accepteres i din banks betalingssystem. Hvis der ikke er overensstemmelse mellem

46 Payment Management 5-4 disse koder, kan du risikere at bankens betalingssystem afviser de betalinger du prøver at overføre. (De fleste banker benytter ISO landekoder.) Beregn indførsel udfra Når der anmeldes til Nationalbanken, skal der også angives et tidspunkt for indførsel af varerne. For ikke at skulle taste dette tidspunkt ind på hver eneste post, er det lavet på den måde, at du kan angive det i forhold til nogle kendte datoer på posten. Disse 3 muligheder er følgende: Forventet modt.dato, Bogføringsdato Bilagsdato Indførsel datoformel Her skal du indtaste det tidsrum, der skal lægges til den dato du valgte i Beregn indførsel udfra. Datoen vil så automatisk blive beregnet for hver eneste pos t. Du kan udfylde feltet med følgende datotyper (foranstil antal. Eks. 10D) D Dag UD Ugedag U Uge M Måned K Kvartal Å År Supplerende anmeldelse Supplerende anmeldelse bruges til yderligere information om varer i forbindelse med anmeldelse til Nationalbanken. Omkostningstypekode Når der overføres betalinger til udlandet, er der forbundet omkostninger med dette. I Omkostningstypekode, kan du angive hvem, der skal dække hvilke omkostninger. Læg mærke til at du selv kan oprette nye omkostningstypekoder. Hvis du benytter dig af det, skal du være helt sikker på, at den kode du opretter

47 Payment Management 5-5 også accepteres i din banks betalingssystem. Hvis der ikke er overensstemmelse mellem disse koder, kan du risikere, at bankens betalingssystem afviser de betalinger du forsøger at overføre. Generelt gælder om oplysningerne til udlandet, at man altid kun bør påføre oplysninger der altid gælder denne kreditor. F.eks. bør supplerende anmeldelse kun udfyldes hvis teksten altid er ens for denne kreditor. Betalingsmetode Nederst på formen Kreditor betalingsoplysning, finder du de betalingsmetoder som er tilknyttet den aktuelle kreditor. På baggrund af det du har valgt i feltet Yderligere betalingsmetoder da du satte Payment Management op, er det disse, eller relaterede betalingsmetoder, du har mulighed for at væ l- ge imellem, når du laver købsfaktura etc. Til højre finder du Standard feltet. Her angiver du om betalingsmetoden skal være standard for denne kreditor, hvilket gør at betalingsmetoden automatisk vælges af programmet ved oprettelse af betaling til kreditor. Hvis du ønsker betalingsmetoden som standard, skal feltet være markeret. Det er kun muligt at have én betalingsmetode værende markeret som standard.

48 Payment Management Betalingsoplysninger på kreditor betalingsmetode Når du står på en betalingsmetode i den nederste halvdel af Kreditor betalingsoplysningsvinduet, og trykker på SHIFT+F5, eller Linje, Betalingsmetode kommer du ind på betalingsoplysningerne for den valgte betalingsmetode. Betalingsoplysninger på kreditor betalingsmetode Her kan du angive en række kreditor specifikke bet alingsoplysninger, der skal gælde for denne betalingsmetode. Disse opsætningsmuligheder er lavet for at kunne have forskellige oplysninger på forskellige betalingsmetoder. Primært advisering, da der er stor forskel på adviseringsmuligheder mellem de forskellige betalingsmetoder. Den opsætning du foretager på denne form, vil naturligvis bliver overført automatisk, når du laver betalinger med denne betalingsmetode. Husk at flere af disse oplysninger allerede er udfyldt på kreditorbetalingsmetode, da de bliver udfyldt ved hjælp af opsætningen på Kreditorbetalingsgruppen. Adviseringsmetode Du kan vælge mellem følgende måder at advisere på. Bank, hvor advisering foregår via bank. , hvor der sendes en til modtageren. Udskrift, hvor du selv skriver advisering ud og sender til modtageren. Bank adviseringsdefinitionskode Når du sender adviseringen med dine betalinger, kan du i feltet Bank adviseringsdefinitionskode definere nøjagtig hvilken advisering Payment Management skal opbygge. Det er beskrevet i et andet kapitel hvordan du selv opretter adviseringsdefinitioner.

49 Payment Management 5-7 Manuel adviseringsdefinitionskode Hvis du har valgt udskrift i Adviseringsmetode, kan du her f.eks. vælge at advisere din kreditor via et brev, som du sender manuelt. Du kan evt. se de eksempler, der allerede er lavet i Payment Management. BetalingsID definitionskode Her kan du angive en kode til en maske, som angiver hvordan betalingsidentifikationen skal opbygges. Programmet bruger Betalingsid.-def.kode til at udfylde BetalingsID på købsbilag. Når en maske er lavet ud fra oplysninger, der ligger på købsbilaget, kan Payment Management automatisk udfylde betalingsid, så man er fri for det hver gang man modtager et købsbilag fra kreditoren. Modtagerreference Her kan du angive en modtagerreference, som er den reference kreditor vil få via sit kontoudtog. Hvis kreditor har angivet en reference, der ønskes opgivet ved betaling, skal den anføres her. Feltet kan også sættes op til at blive udfyldt via Bank adviseringsdefinition. Standard Her angiver du om betalingsmetoden skal være standard, så betalingsmetoden automatisk vælges af programmet ved oprettelse af betaling til kreditor. Hvis du ønsker betalingsmetoden, som standard skal feltet være markeret. Det er kun muligt at have en betalingsmetode værende markeret som standard. Afsenderadvis Afsenderadvis er en kvittering man kan modtage fra banken, som garanti for betalingen er gennemført. Kreditornummer Kreditornummeret kan indeholde 2 forskellige numre: Hvis det er et alm. indbetalingskort, skal du indtaste kreditorens FIKnummer. Er det et girokort, skal du skrive Gironr.

50 Payment Management Kreditor Bank Kreditor Bank er en del af Navision standardapplikationen. I Payment Management er der kun tilføjet 5 felter på Kreditor Bank kortet, og disse felter samt de andre informationer på Kreditor Bank, der er relevante for Payment Management, er det eneste der vil blive beskrevet i dette kapitel. Standardoplysninger på Kreditor Bank Navne og adresseoplysninger er for nogle betalingsmetoder meget vigtige at udfylde korrekt. Hvis dette ikke sker, kan det især ved udenlandske betalinger, være et problem at finde banken. Valutakode skal naturligvis også gerne udfyldes. Bankkontonummer og registreringsnummer sammen med IBAN, er naturligvis det vigtigste at udfylde, for at betalingen overhovedet kan finde sted (bortset fra FIK betalinger). Bankregistreringskode og Banknummer Bankregistreringskode bruges til at identificere kreditors bank i udlandet. Dette svarer faktisk til det danske registreringsnummer. Husk dog på at SWIFT adressen som nævnes senere også kan bruges. SWIFT adressen er også mere udbredt, så det er normalt den, man vil benytte. Bankregistreringskode består altid af to bogstaver: AT Bankleitzahl (Østrig) BL Bankleitzahl (Tyskland) 5 cifre 8 cifre CC Canadian payment association (Canada) 9 cifre CP CHIPS participant id (USA) 4 cifre CH CHIPS code (UID no.) (USA) 6 cifre FW FEDWIRE (ABA no.) (USA) 9 cifre SC Sort Code (Storbritannien/Irland) 6 cifre Feltet Banknummer hører sammen med feltet Bankkode. Det er forskelligt hvor langt nummeret skal være, med de respektive koder, og længden står til højre i listen ovenfor. SWIFT-Adresse

51 Payment Management 5-9 Her angives eventuel SWIFT-adresse for kreditors bank. SWIFT er et internationalt betalingsorgan, der har mere end 7000 banker i mere end 192 lande som medlemmer. Alle medlemmer af SWIFT får deres egen adresse; SWIFT-adressen. For visse betalingsmetoder i visse banker er SWIFT-adressen en betingelse for at kunne få betalingen gennemført til en speciel lav pris. Hvis kreditors bank har en SWIFT-adresse, vil denne som regel være anført på kreditors faktura. Standard for valuta Feltet udfyldes, såfremt denne bankkonto er den, der som standard skal bruges for den pågældende valuta. Der kan vælges én bankkonto pr. Valuta, man ønsker at betale kreditor i. Når feltet er udfyldt, vil denne konto automatisk blive valgt når der oprettes en kreditorbetaling i den pågæ ldende valuta for denne kreditor. Valutabestemt modkonti På knappen Kreditor, findes punktet Modkonti. Her er det muligt at sætte op hvilken bankkonto der skal hæves fra, når betalingen foregår i den angivne valuta. Denne funktion benyttes kun, når det gælder at en bestemt valuta skal hæves fra en bestemt konto, kun ved brug på denne kreditor. Hvis det er generelt for denne valuta, bør det sættes op under opsætning. Kort og godt, udfyld valutakode, og derefter vælg hvilken bankkonto der skal betales fra, når der betales i denne valuta.

52 Payment Management Køb betalingsoplysninger På alle købsbilag, vises der ved tryk på SHIFT +F12 betalingsoplysninger tilknyttet det enkelte købsdokument. Ved registrering af købsbilag tilknyttes der betalingsoplysninger på baggrund af det du har opsat på Kreditors betalingsoplysninger og Kreditors betalingsmetode. Disse oplysninger kan naturligvis ændres i betalingsoplysningerne til købsbilaget og ved bogføring af købsbilaget overføres oplysningerne til Købsfakturaens betalingsoplysning. Dermed bliver betalingsoplysningerne tilpasset den enkelte faktura, når betalinger dannes i udbetalingskladden og består ikke bare af de generelle oplysninger fra kreditors betalingsoplysning. Det er vigtigt at man er opmærksom på, at det er de rigtige betalings o- plysninger, man tilknytter på købsbilagene, da det altid er de betalings o- plysninger som står på det bogførte købsbilag, som bliver hentet frem i betalingsforslaget. At ændre på kreditorens betalingsoplysninger, vil IKKE ændre på bet alingsoplysningerne på det bogførte købsbilag, og dermed på de senere betalingsoplysninger i udbetalingskladden. Bemærk! Der vil i det følgende ikke blive beskrevet felter, da alle felter er beskrevet tidligere i denne vejledning. Vejledning i opbygning og brug af adviseringsdefinitioner findes i kapitel 6. Felter på betalingsoplysningsformen, der ikke kan benyttes ved den valgte betalingsmetode, bliver automatisk inaktive. Formen Køb-betalingsoplysning Generelt På fanen Generelt, bliver oplysningerne vedr. betalingsmetode og kreditorens navn etc. hentet frem. Disse oplysninger bliver naturligvis sjældent ændret på dette tidspunkt. Advisering På adviseringsfanen ser du alle adviseringerne på det respektive bilag. Afhængigt af hvilken betalingsmetode det er, kan Betalingsidentifikation, Modtagerreference, Manuel advisering, Dokumentreference etc. blive udfyldt. Den lange advisering vil først blive opbygget, når man kører Lav Forslag i udbetalingskladden.

53 Payment Management 5-11 Til højre på fanen findes definitionerne, hvor du kan sætte op, hvorledes adviseringen skal opbygges. Opsætning af advis definitioner vil blive beskrevet i næste kapitel. Betaling På dette faneblad findes alle oplysninger vedr. bankkonto inklusiv konto og registreringsnummer. Desuden findes feltet Kreditornummer, hvor der skal tastes henholdsvis FIK nr. eller GIK nr., når der er tale om Indbetalingskort. Desuden kan der også angives modkonto, som bestemmer hvilken konto betalingerne skal betales fra. Indholdet af dette felt vil også afgøre hvilke valideringsregler der vil blive brugt, hvis der ikke under opsætningen allerede er valgt en standard modkonto for den valuta der bliver brugt. Udenrigshandel Når der laves betalinger til udlandet, er fanen Udenrigshandel naturligvis vigtig at have udfyldt korrekt. Informationer om f.eks. anmeldelse til Nationalbanken, Valuta og fordeling af omkostninger angives på dette faneblad. Yderligere funktioner i Køb-betalingsoplysninger Validering Når betalingsoplysningerne udfyldes på købsbilaget, sker der samtidig en validering, af de data der tastes ind. Valideringsreglerne er bankspecifikke, og det er bestemt i opsætningen eller på betalingsoplysningerne hvilken bank der skal valideres efter. Hvis der er fejl eller mangler, når du vil bogføre købsbilaget, vil der komme en fejlbesked, som fortæller at der er fejl i fejlloggen. Fejlloggen findes inde på betalingsoplysningskortet CTRL+F12, efterfulgt af CTRL+F5 Det er også muligt at gå uden om valideringerne ved bogføring af købsbilag, hvis man har lyst til dette. Som standard er valideringen slået til, og det anbefaler vi naturligvis at man benytter, da man ellers på et senere tidspunkt vil skulle rette fejlene. For at undgå validering ved bogføring af købsbilag skal du gå ind i Finans => Opsætning => Betalingsformidling => Opsætning => Validering ved bogf. af købsbilag og fjerne krydset I dette felt.

54 Payment Management 5-12 Fjern krydset i Valider ved b ogf. Af købsbilag, hvis man ikke ønsker at validere på dette tidspunkt. Betalingsmetoder Hvis du vil vælge betalingsmetoder, skal man være opmærksom på opsætningen. Som standard vil du kun kunne se de betalingsmetoder, der er oprettet på kreditoren, og det kan jo sagtens være, at du engang imellem vil vælge en anden betalingsmetode til at betale en af dine kreditorer med. Hvis det er tilfældet skal du under Finans => Opsætning => Betalingsformidling => Opsætning => Yderligere betalingsmetoder vælge, hvad du vil have i stedet. Praktisk eksempel For at få et indtryk af hvordan Payment Management arbejder med feltvalidering på de forskellige betalingsmetode etc. kan du gennemgå dette eksempel. Opret en faktura til kreditor Gå ind på betalingsoplysninger med CTRL+F12. Læg bl.a. mærke til felterne Betalingsidentifikation og Kreditornummer er aktive og udfyldt automatisk. På adviseringsfanen er bl.a. betalingsidentifikation automatisk udfyldt.

55 Payment Management 5-13 På betalingsfanen er kreditornummer automatisk blevet overført. Det vil sige at Payment Management til enhver tid tilpasser sig til den betalingsmetode som man benytter på denne kreditor. Vi kan nu prøve at gå tilbage på Generelt fanen, og ændre betalingsmetoden til Kont ooverførsel med kort advis. Hvis du så kigger på de samme faneblade (Advisering og Betaling), kan du se at Payment Management automatisk opdaterer formen, og deaktiverer de felter som ikke må beny ttes på denne betalingsmetode. Med en kontooverførsel bliver bl.a. Betalingsidentifikation deaktiveret, og i stedet aktiveres Modtagerreference. Nu er adviseringen ændret, så den passer til kontooverførslen med kort advisering. Modtagerreference er udfyldt på baggrund af Bank adviserings def. kode.

56 Payment Management 5-14 Betalingsfanen er automatisk udfyldt med bankoplysninger. Også på betalingsfanen er der sket store ændringer. FIK nummeret som stod i feltet Kreditornummer, er fjernet, og kreditors bank er nu udfyldt med navn og kontooplysninger. Med denne fleksibilitet i Payment Management er det gjort meget nemmere og mere overskueligt at udfylde de relevante betalingsoplysninger, og meget af det sker endda helt af sig selv, når der en gang er sat betalingsoplysninger op på kreditoren, eller en kreditor gruppe.

57 Kapitel 6 Advisering I dette kapitel vil du primært lære hvorledes man opretter og benytter adviseringsdefinitioner og udenlandske advisbenævnelser: 6.1 Bank advis 6.2 Manuel advis 6.3 Betalingsdefinitioner (Betalingsid) 6.4 Udenlandske adviseringsbenævnelser

58 Payment Management Bank advis Når du sender betalinger til din kreditor, skal det selvfølgelig være muligt for denne at vide hvad betalingen dækker. Derfor sender man en/flere linjer tekst, med en elektronisk betaling. Dette kaldes advisering. Der er i Payment Management lavet en del for at man automatisk kan opbygge sin advisering, og præcis med det indhold man vil have, ud fra de oplysninger som er registreret på posten. Det følgende kapitel vil indeholde beskrivelse af, hvordan man opbygger den automatiske advisering. Kort advisering Der findes i banksektoren flere forskellige måder at advisere på. Først og fremmest er der den korte advisering, som er posteringsteksten på kreditorens kontoudtog. Feltet for den korte advisering, hedder i Payment Management Modtagerreference. Den korte advisering kan normalt være 20 tegn lang. Lang advisering Der findes naturligvis også en lang advisering, hvor det er muligt at specificere mere præcist hvad betalingen dækker. Denne advisering er normalt på 41 linjer, med 35 tegn på hver linje. Den lange advisering kan ses i adviseringsvinduet, som du finder på betalingsoplysningerne under knappen Betaling, Advisering. Generelt Under Finans, Opsætning, Betalingsformidling, Advisering kan adviseringsdefinitionerne bygges op. De definitioner der laves under de enkelte punkter, vil være at finde på betalingsoplysningerne overalt i Payment Management. Såsom Kreditors betalingsoplysninger, bet alingsoplysninger på købsbilag, betalingsoplysninger på poster i udbetalingskladden etc. I dette vindue vedligeholdes advis definitioner. Først og fremmest giver man sin definition en kode, og derefter en tilhørende beskrivelse. Når dette er gjort, skal du tage stilling til, om den advisering du sender med betalingen skal komprimeres. Komprimering af advis kan forklares på denne måde:

59 Payment Management 6-3 Eks. 1 Advis uden komprimering Faktura 1 Faktura 2 Faktura 3 Faktura 4 Eks. 2 Komprimeret advis Faktura Du kan altså spare en del linjer i adviseringen, hvis de komprimeres, og derved kan du, hvis du har mange betalinger, måske undgå problemer med at have det hele med. Som standard er komprimeret altid slået til. Opbygning af advis maske Opbygningen af advis maske er ens, hvad enten det er til kort eller lang advis. Eneste forskel er at den lange advisering normalt indeholder lidt flere oplysninger. For at lave en lang advis maske, skal du trykke på assistbutton helt til højre i Lang advis. Maske. Der vil nu komme en form op, hvor du kan vælge det første felt i adviseringen. Hvis adviseringen skal sammensættes af flere felter/oplysninger, følger du bare samme procedure. Liste over felter som kan benyttes i advis definition. Bare markér feltet, og tryk på OK. Vær opmærksom på at du manuelt kan taste i advismasken, så du evt. kan indsætte mellemrum eller en fast tekst. Hvis du trykker på Assistedit (knappen med en pil op), kan du for hvert felt du har indsat, sætte nogle præferencer op for dette. I dette vindue sættes forskellige kriterier op for de felter der findes i advis definitionen

60 Payment Management 6-4 Antal positioner: Her kan du angive hvor mange positioner i adviseringen indholdet af dette felt skal fylde. Foranstilles: Her kan du angive et tegn som skal foranstilles, indtil der er udfyldt med det antal tegn som du har tilladt i Antal positioner. Efterstilles : Her kan du angive et tegn som skal efterstilles, indtil der er udfyldt med det antal tegn som du har tilladt i Antal positioner. Vend fortegn: Her kan du angive hvorvidt du ønsker at vende fortegn, for beløb medtaget i advi seringen. Hvis feltet ikke er markeret, vil betalte beløb stå angivet som negative. Reducer fra venstre: Her kan du angive, om du ønsker at slette karakterer fra venstre. Som standard sletter Payment Management karakterer fra højre. Feltet benyttes i sammenhæng med Antal positioner, hvis du f.eks. kun ønsker de sidste karakterer af et felt medtaget i adviseringen. Læg mærke til at der nederst på den første form bliver opbygget et eksempel på adviseringen, så du kan se hvordan adviseringen vil se ud.

61 Payment Management Manuel advis Hvis du vil sende adviseringer manuelt, det kunne f.eks. være via brev eller via , kan dette også foregå fra Payment Management. I dette afsnit vil der blive beskrevet hvordan du opbygger sådan en manuel advi sering. Der vil i næste afsnit blive beskrevet hvordan disse adviseringer udskrives i forbindelse med overførsel af betalinger etc. Under Finans, Opsætning, Betalingsformidling, Advisering, finder du Manuelle advis. definitioner, hvor man kan opbygge de manuelle adviseringsskabeloner. I dette vindue vedligeholder du manuelle advis definitioner. Kode og Beskrivelse Øverst på formen udfylder du Kode og Beskrivelse, for at give definitionen et navn. emne maske Her opbygger du en maske for emne (Subject) i en evt. mail man vil have Payment Management til at generere. Klik på AssistButton til højre i feltet, for at se hvilke felter masken kan opbygges af. Når du har fundet feltet, der skal indsættes, markeres det, og der trykkes på ENTER. Gentag proceduren hvis der skal flere felter i masken. Det er naturligvis også muligt at skrive en fast tekst, eller kombinere begge muligheder. Manuel advis. ref. maske Her opbygger man den tekst, som ønskes brugt som reference til den manuelle advisering. Referencen til adviseringen sendes via banken til modtageren, hvis advi s-

62 Payment Management 6-6 ering kræves af banken. Man sikrer sig således at kreditor har mulighed for at se, at betalingen også er kommet frem, som det også fremgik af den manuelle advisering. Klik på AssistButton til højre i feltet for at se de felter, der kan indsættes. Herudover kan man frit indskrive tekst. Filformat Her vælger du det Filformat som du ønsker adviseringen skal sendes i. Tekst Vælger man at sende adviseringen i en og vælger formatet tekst, vil adviseringen blive vedhæftet i tekstform. HTML Vælger man HTML format, kan filen printes og sendes via almindelig post eller den kan vedhæftes en og modtageren kan se den i en browser. XML Hvis man vælger XML-formatet, får man mulighed for at kunne indlæse filen i sit økonomisystem. Dette kræver dog et konverteringsprogram. Type Tryk på AssistButton knappen for at vælge typen, der kan have følgende værdier: Hoved eller Bund. Adviseringen, der når ud til betalingsmodtager er by gget op som følger: Hoved Et vilkårligt antal adviseringslinier Bund Brugeren har indflydelse på Hoved og Bund. Opbygningen af adviseringslinierne sker på baggrund af Manuel advis ref. Maske. Formatering Formateringen bestemmer om linien skal være med normal eller fed skrift. Den fede skrift kan eksempelvis bruges som overskriftslinie. Maske Dette felt er som alle de andre steder, hvor man opbygger adviseringer. Du vælger bare de felter, der skal være på linjerne, og der kan naturligvis også bruges fast tekst.

63 Payment Management Betalingsdefinitioner (Betalings-ID) Når du modtager en faktura med et indbetalingskort påtrykt, står der for neden på disse indbetalingskort et betalings-id. Dette betalings -ID er normalt opbygget af nogle oplysninger, som i forvejen kendes af dig, eller står på fakturaen. På baggrund af disse oplysninger er det muligt for Payment Management selv at finde ud af, hvad der står i Betalings-ID et, og selv udfylde feltet, så du er fri for det. For eksempel kunne et betalings -ID være opbygget af vores kundenr. hos kreditor efterfulgt af faktura nr. Dette er to oplysninger, som Payment Management kender, og det vil derfor være muligt at udfylde automatisk. Under Betalingsdefinitioner i Opsætning, Advisering, kan du opbygge Betalings-ID definitioner. Opbygningen af Betalings -ID foregår på nøjagtig samme måde som de andre adviseringsskabeloner. Du giver definitionen en kode, en beskrivelse, og så danner du masken, nøjagtig som beskrevet tidligere ved de andre adviseringsmuligheder. Og som de andre adviseringer, kan du også opbygge Bet alingsid med antal positioner, foranstillede og efterstillede karakterer. I dette vindue styres indholdet i Betalings ID. Tekst I feltet Tekst, står der hvilke felter der findes i Betalings-ID et. Hver af disse felter, kan hver især sættes op ved at udfylde de 3 næste felter. Antal positioner Her bestemmer du hvor mange positioner dette felt må fylde i Betalings - ID et. Foranstilles Her bestemmer du hvilke tegn der skal foranstilles, hvis feltet ikke har den længde som er sat i Antal positioner.

64 Payment Management 6-8 Efterstilles Her bestemmer du hvilke tegn der skal efterstilles, hvis feltet ikke har den længde som er sat i Antal positioner. Vend fortegn Her kan du angive hvorvidt du ønsker at vende fortegn, for beløb medtaget i adviseringen. Hvis feltet ikke er markeret, vil betalte beløb stå angivet som negative. Reducer fra venstre Her kan du angive, om du ønsker at slette karakterer fra venstre. Som standard sletter Payment Management karakterer fra højre. Feltet benyttes i sammenhæng med Antal positioner, hvis du f.eks. kun ønsker de sidste karakterer af et felt medtaget i adviseringen. Eksempel Du får en faktura. Øverst på fakturaen står konto nr./kunde nr. : Faktura nr. : 15 Betalings -ID et på indbetalingskortet, ser således ud: Så skal betalings-id definitionen bygges således op: Feltnavn Antal tegn Foranstilles Efterstilles Vores Konto nr Faktura nr. 4 0 Modulus 10 kontrolciffer 1 (skal ikke angives) Det sidste Modulus 10 kontrolciffer, er et tegn, som automatisk genereres, så betalings-id et overholder modulus 10, ellers vil det ikke blive accepteret i bankens betalingssystem.

65 Payment Management Udenlandske advisbenævnelser De oprettede advisbenævnelser bruges til at oversætte de danske betegnelser for faktura, kreditnota, rykker, rentenota samt betaling og vores kontonr. til et vilkårligt sprog. Payment Management vil så via kreditors sprogkode oversætte advis til det angivne sprog. Som standard er Payment Management udbygget med engelsk og tysk oversættelse, men der kan oprettes advisbenævnelser for alle de sprogk o- der der er behov for. I dette vindue vedligeholdes de udenlandske advisbenævnelser. Det er muligt selv at oprette nye benævnelser, og de vil blive aktiveret, efter kreditorens sprogkode.

66 Kapitel 7 Betalinger I dette kapitel vil du primært lære hvordan man laver betalingsforslag, samler og prioriterer sine betalinger, og derefter sender dem til banken. 7.1 Lav forslag 7.2 Samlebetalinger 7.3 Betalingsprioritet 7.4 Opret gebyr 7.5 Betalingsoversigten

67 Payment Management Lav forslag (Udbetalingskladden) De foregående registreringer bl.a. på kreditorer og på købsbilag, skal nu danne grundlag for betalingsforslaget. Efter installation af Payment Management vil der normalt være 2 udbetalingskladder. En til elektroniske betalinger, og en standard udbetalingskladde. Vi koncentrerer os naturligvis om Elektroniske Betalinger. Før en Udbetalingskladde kan bruges til Elektroniske betalinger, skal den oprettes som Kladdetype. Dette gøres under Finans, Opsætning, Kladdetyper, hvor der skal sættes et kryds i kolonnen Elektroniske Betalinger. I udbetalingskladden henter du via et betalingsforslag poster frem, som du ønsker at betale. Der vil i denne vejledning kun blive gennemgået betalingsforslag, og ikke manuelle oprettelser af linjer i udbetalingskladden, da Payment Management primært er designet til benyttelse af betalingsforslag. Da det meste af udbetalingskladdefelterne, er standard i Navision, vil vi ikke beskrive dem. Fejlretning på poster etc. vil komme i afsnittet Betalingsoversigt. Betalingsforslagsopsætning Nøjagtig som i en standard udbetalingskladde, skal man gå ned på knappen Betaling, og vælge Lav forslag, for at lave betalingsforslaget. Men før dette, er det muligt at sætte nogle standard parametre op for betalingsforslaget, så man ikke nødvendigvis bliver nødt til at udfylde disse hver eneste gang man laver et betalingsforslag. Betalingsforslag opsætning. Her sætter du standard parametre op, så det ikke er nødvendigt at indtaste disse oplysninger hver gang der køres et udbetalingsforslag. Sidste betalingsdatoformel Når du laver et betalingsforslag, skal du angive Sidste betalingsdato, for de poster der skal med i forslaget. Dette felt giver dig mulighed for selv at indtaste en datoformel, som vil blive anvendt ved beregning af Sidste betalingsdato, når du laver et forslag.

68 Payment Management 7-3 Hvis du f.eks. vil medtage betalinger der forfalder 16 dage frem i tiden, skriver du 16D og programmet vil så selv beregne Sidste betalingsdato ud fra denne. Find kontantrabatter Markering af dette felt bevirker, at programmet finder de kontantrabatter, hvor kontantrabatdato ligger indenfor sidste betalingsdato. Programmet vil sammenligne kontantrabat %, med den aktuelle bankkontos Interne rent e- sats, og foretage rentabilitetsberegning. Der vil kun blive aktiveret kontantrabat frem til kontantrabatdatoen, hvis det kan betale sig at rykke betalingsdat oen frem. Sammenfat pr. Kreditor Markering af dette felt, bevi rker, at de betalinger, hvor der er tilladt samlebetaling, på Kreditor-betalings oplysninger eller Kred./betalingsmetode at samle betalingerne, vil blive samlet. Bemærk Det afhænger af den valgte bankcentral om det er muligt at samle betalingerne på de forskellige betalingsmetoder. Bogføringsdatoformel I dette felt kan du indtaste en datoformel, hvis du ønsker at benytte en fast bogføringsdato (f.eks. dags dato + 16 dage, 16D) når der genereres betalinger. Hvis feltet ikke udfyldes, vil der ikke blive brugt fast bogføringsdato, hvor programmet så vil benytte forfaldsdato som bogføringsdato. Nyt bilagsnr. pr. Dette felt angiver hvordan bilagsnr. tildeles linier i udbetalingskladden, når der dannes betalingsforslag eller man efterfølgende udfører funktionen Renummerér bilagsnr.. Bilagsnr. kan nummereres på følgende vis: Udbetalingskladde: Der anvendes samme bilagsnr. i hele udbetalingskladden. Linie : Bilagsnr. er fortløbende med skift pr. linie i udbetalingskladden. Kreditor : Der skiftes Bilagsnr. hver gang Kreditornr. skifter i udbetalingskladden eller valutakoden skifter for den enkelte kreditor. Anvend kred. bet. opl. Anvend kreditor betalingsoplysninger Her kan du angive hvorvidt betalingsoplysningerne skal tages fra det bogførte købsbilag, eller direkte fra kreditoren. Dette kan være hensigtsmæssigt, hvis du f.eks. har ændret på be-

69 Payment Management 7-4 talingsoplysningerne på kreditoren, efter at have bogført købsbilag. Rettede - Tager oplysninger fra kreditorens betalingsoplysninger, hvis der er ændret på disse, efter bilaget er bogført. Altid - Tager altid oplysninger direkte fra kreditors betalingsoplysninger. Blank - Tager altid oplysninger fra det bogførte købsbilag, hvis dette indeholder betalingsoplysninger. Ellers tages oplysninger fra kreditors betalingsoplysninger. Beskrivelse maske Her angiver du hvordan feltet Beskrivelse skal udfyldes, når du lavet et betalingsforslag. Tryk F6, for at se en liste over de felter der kan angives i masken. Det er senere muligt at formatere disse felter, som det kendes fra formatering af advisering. Ydermere er det også muligt at taste fri tekst i feltet. Bankbetalingstype Hvis du bruger en bankkonto som modkontotype, kan du vælge den bankbetalingstype (checktype), du ønsker at bruge. For at se de modkontotyper, der findes, skal du klikke på AssistButton. Gentagelseskladdetypenavn Her angives gentagelseskladdetypenavn på den gentagelseskladde der ønskes brugt, når der laves forslag ved brug af kørslen Lav betalingsforslag. Hvis man har gentagne betalinger, kan man oprette disse i en gentagelseskladde. Når man laver betalingsforslaget, vil programmet fortælle, at der ligger linier i gentagelseskladden, som skal bogføres. Gentagelseskladdenavn Her angives gentagelseskladdenavn på den gentagelseskladde der ønskes brugt når der laves forslag ved brug af kørslen Lav kred.-betalingsforslag PM. Gebyrkonto Her kan du angive den konto, der skal oprettes som gebyrkonto, i forbindelse med valutaafregning. Funktionen Opret Gebyr, indsætter en linie i Udbetalingskladden, med den angivne konto som Kontonummer. Opret Negative beløb Afkryds dette felt, hvis du vil have oprettet linjer for kreditoren i udbetalingsforslaget, på trods af at kreditor i praksis skylder dig penge. Dvs. hvis beløb

70 Payment Management 7-5 på kreditnotaer overstiger beløbene på fakturaer der skal betales, vil der ved afkrydsning af dette felt, blive oprettet linjer i udbetalingsforslaget. Hvis feltet ikke afkrydses, vil forslaget ikke oprette nogle linjer til kreditor. Lav Forslag For at lave et betalingsforslag, skal du trykke på Betaling, Lav forslag. På de første faneblade, kan du filtrere på hvilke kreditorer, du vil have med i forslaget. Her foretages betalingsforslaget, fanebladene kan afgrænse til de ønskede betalinger. Vi har valgt på første faneblad at fremhæve Kreditor betalingsgruppe, men det er naturligvis muligt at filtrere på alle felter i Kred./betalingsoplysninger tabellen. På fanebladet Betalingsmetode, kan du afgrænse på betalingsmet ode(r), men også her er hele betalingsmetode tabellen mulig af afgrænse på. Tredje faneblad, Kreditor, kan afgrænse på kreditorer, og alle felter i Kreditor tabellen. På fanen Indstillinger, sætter du Sidste betalingsdato, Bogføringsdato og Start bilagsnr. op. Disse felter er beskrevet tidligere i dette kapitel. Du kan også se om forslaget kigger efter, om det kan betale sig at benytte kontantrabat, og om forslaget samler betalingerne. Også disse to punkter er beskrevet tidligere, og sættes op i Betalingsforslagsopsætning.

71 Payment Management Samlebetalinger Efter du har kørt Lav forslag, er det også muligt at samle betalinger, såfremt de ikke allerede er samlet. Der blev i et tidligere kapitel beskrevet hvordan man opsatte kriterierne for at betalingerne blev samlet. (Afsnit 3.2). Fordelen ved at bruge samlebetalinger, er bl.a. at spare gebyrer på de betalingsmetoder du betaler for at sende. Det er især på udenlandske overførsler, at der kan være penge at spare. Analyse Hvis du har to eller flere betalinger du ønsker at samle, eller finde ud af hvorfor de ikke er blevet samlet, efter betalingsforslaget er lavet, kan du markere de linjer der ønskes samlet. Derefter er det muligt først at checke om betalingerne kan samles. Dette gøres ved at benytte Samlebetalingsanalysen. Tryk på knappen Betaling, Samlebetaling, Analyse, Når du har kørt analysen, vil du få en form frem, hvor resultatet står. Hvis der er komplikationer, kan du vælge at se bort fra enkelte betalinger, rette i din samlebetalingsopsætning, eller rette på betalingsoplysningerne. Når alt er i orden, vil du få en form, efter du endnu engang har kørt analysen, hvor der står Der er ingen problemer med samlebetaling af afmærkede linjer. Sådan foretages samlebetalingsanalyse. På billedet markeres de 3 betalinger som ønskes samlet, og derefter trykker på knappen Analyse. Lav samlebetaling Når du skal samle betalingerne, markerer du de ønskede linjer, og såfremt at alle krav er opfyldt fra Samlebetalingsopsætning, samlebetaling er tilladt

72 Payment Management 7-7 på kreditor og betalingsmetoden, vil betalingerne blive samlet til en enkelt linje i Udbetalingskladden. Denne fremgangsmåde benyttes dog kun hvis du ikke har valgt ja til samlebetaling i opsætningen, eller hvis opsætningen på anden vis ikke har resulteret i en automatisk samling ifm. dannelsen af betalingsforslaget. Samtidig vil adviseringen naturligvis også blive samlet, og her kan det måske være en fordel på forhånd at have valgt Komprimér advis, så adviseringen ikke overskrider de tilladte antal linjer. Efter betalingerne er samlet, fortsætter du som du altid ville have gjort.

73 Payment Management Betalingsprioritet Når du har lavet dit betalingsforslag, og har adskillige poster liggende til betaling, kan det i mange tilfælde være nødvendigt at skulle prioritere disse betalinger af den ene eller anden grund. Det kunne være manglende likvi d- itet etc. Tryk på knappen Betaling, Betalingsprioritering for at komme ind i Betalings-prioritering. Betalingsprioritets vindue På denne form vil der blive vist alle de linjer, der findes i udbetalingskladden. Læg mærke til kolonnen yderst til venstre, Betal, som viser om denne betaling skal betales eller ej. Der er flere forskellige værktøjer at bruge, når man skal prioritere hvilke betalinger, der skal betales - både manuelle og automatiske. Disse muligheder vil blive beskrevet følgende. Beløb til rådighed Hvis der er problemer med likviditet, kan Beløb til rådighed være en god hjælp til at få prioriteret betalingerne, så de rigtige bliver betalt. Tryk på knappen Funktion, Beløb til rådighed

74 Payment Management 7-9 Betalingsprioriteringsvinduet. Her angives bl.a. beløb til rådi ghed. Øverst på formen ser du feltet Anvend kreditorprioritet. Hvis det krydses af, vil Payment Management prioritere de kreditorer med højeste prioritet først. Prioritet sættes op på fanen Betaling på kreditor kortet. Hvis man ikke anvender kreditorprioritet, vil prioriteringen foregå via kreditornummer. Herudover er Beløb til rådighed det eneste felt du skal/kan udfylde på denne form. Når det er udfyldt trykker du på OK, og Payment Management vil vælge at betale så mange betalinger som muligt indenfor det beløb der er afsat. Som sagt kan den sortere via Kreditor prioritet, eller Kreditornummer. I feltet Udfør angives om der skal tjekkes for beløb på denne konto. Fjernes markeringen benytter systemet ingen beløbsgrænse i prioriteringen for denne konto. Det er naturligvis stadig muligt at ændre denne prioritering, ved blot at fjerne, eller sætte et kryds i kolonnen Betal, yderst til venstre. Samtidig kan du holde øje med beløbet nederst på formen. Her finder du både beløbet i hele forslaget, og det samlede beløb for de poster der er sat til at skulle betales. Vælg / fravælg betalinger Hvis du klikker på knappen Funktion, Vælg/fravælg betalinger finder du det andet værktøj til betalingsprioritering.

75 Payment Management 7-10 I dette vindue kan du vælge/fravælge betalinger. Til at starte med skal man vælge om man vil betale, eller ikke betale. Derefter kan der afgrænses. Aktuel linje Afgrænser til den linje du stod på, da du klikkede dig ind på Vælg/fravælg betalinger. Samtlige linjer Afgrænser til samtlige linjer i betalingsforslaget. Kreditor Afgrænser til alle poster med samme kreditor som på den aktuelle linje. Modkonto Afgrænser til alle poster med samme modkonto som den aktuelle linje.

76 Payment Management Opret gebyr Med denne funktion kan du håndtere afregning af valutabetalinger i Udbetalingskladden før betalingen bogføres; et alternativ til at bogføre betalingen til den forventede kurs og bogføre kursdifferencer og gebyrer efterfølgende. Der skal angives en konto i Betalingsforslag, Opsætning i Udbetalingskladden. Betalingen skal have status Sendt før funktionen kan kaldes og funktionen kan ikke bruges på valutakonti. Når den endelige afregning kommer fra banken kan afregningsbeløbet angives i feltet 'Nyt beløb' og pålignet gebyr i feltet 'Gebyr'. Hvis der er angivet et gebyr på den anvendte betalingsmetode vil dette tal blive foreslået i feltet, når formen åbnes. Gebyrbeløb angives enten i 'Betalingsmetodeplanen' under opsætning eller på Bankkontoen. Efter indtastning opdateres afregningskursen og der oprettes en gebyrlinie på den opsatte gebyrkonto.

77 Payment Management Betalingsoversigten Når der oprettes betalinger i Udbetalingskladden, bliver der samtidig oprettet en betaling i Betalingsoversigten. Modsat hvis en betaling slettes bliver den naturligvis også fjernet i Betalingsoversigten. Dvs. Når alt er ordnet i Udbetalingskladden, herunder prioritering, samle betaling etc. er det tid til at behandle betalingerne. Først og fremmest skal du være opmærksom på feltet Status yderst til venstre. I det felt skal der gerne stå Valid. Hvis der står Valid kan betalingen gennemføres uden flere tilføjelser. Når du har sat betalings o- plysninger på dine kreditorer korrekt op, skulle det faktisk være muligt hver gang at lave et betalingsforslag, hvor alle poster får status Valid. Efterfølgende vil menupunkterne på de forskellige knapper blive beskrevet. Betaling Kort Dette kort viser betalingsoplysningerne på betalingen. Hvis der skal rettes på betalingen, skal det gøres her. Du vil til enhver tid kunne se status og i fejl loggen, om det du retter er i orden. Hvis oplysningerne er i orden, er status Valid. Alle felterne på Betalingsoplysningerne er tidligere forklaret under Kreditor Betalingsoplysninger, så derfor vil de ikke blive forklaret igen. Advisering Dette er vinduet hvor du finder den lange advisering. Det er naturligvis muligt at ændre adviseringen, og indtaste præcis hvad man har lyst til, inden for de grænser der er på betalingsmetoden. I adviseringsvinduet kan du altid opbygge adviseringen igen, hvis du har ændret, eller slettet den advisering der lå i forvejen. Bare tryk på Opbyg adviseringslinjer. Bemærkning I vinduet Bemærkning vises intern bemærkning til betalingen. Her kan du selv tilføje bemærkninger til bet alingen. Fejllog Når der i Status står Fejl, skal du kigge i fejlloggen, for at se hvad problemet er. Dog er det også muligt at udskrive en kontrolliste fra Udbetalingskladden. Denne indeholder alle fejl fra alle posterne i kladden. Derefter retter du de forskellige fejl på betalingen, og fejlloggen vil igen blive tom, når alle fejl er rettet. For at rette en fejl, går man ind på betalingsoplysningerne til betalingen, og

78 Payment Management 7-13 retter fejlen. Det er naturligvis også vigtigt at sørge for evt. at rette fejlen på kreditoren, så den ikke opstår næste gang der skal overføres betalinger. Vær også opmærksom på flere felter hvor knappen med de 3... forefindes. Under denne knap gemmer sig nemlig flere oplysninger. Det findes bl.a. ved navn og adresse oplysninger, og ved kreditors bank oplysninger. Ved tryk på knappen med 3... får du flere oplysninger frem. Her ses vinduet for kreditors bank. Historik I Betalingshistorik kan du se historikken over den enkelte betaling. Det vil sige hvad der er sket med betalingen siden den blev oprettet i Udbetalingskladden. Betalingshistorik, hvor du kan se hvad der er sket med betalingen efter den blev oprettet. Statistik I vinduet Statistik vises statistik for betalingsposter. Her kan du se statistik for betalingsmetoder. Stat istikken viser Antal betalinger pr. Metode, Antal samlebetalinger, Beløb og eventuelt Gebyr på betalingen. Som udgangspunkt er alle betalinger på den enkelte betalingsmetode repræsenteret. Dvs. også eventuelle bet alinger man har liggende i Udbeta-

79 Payment Management 7-14 lingskladden og som endnu ikke er færdigbehandlet. Poster Når du vælger Poster får du adgang til disse menupunkter: Kreditorpost Bankpost Betalingspost-prokurapost Finanspost Under hver af disse punkter, vil du kunne finde relaterede poster til den betaling du står på i øjeblikket. Dimensioner Benyt evt. Navisions standard hjælpefunktion, for at få forklaret Dimensioner. Prokura Når du vælger Prokura får du adgang til disse menupunkter: Betalingspost-prokurapost Når der på en bankkonto er opsat prokuraregler, dannes der på en betalingspost prokuraposter, når en godkendelse finder sted. På den enkelte betalingspost kan man se prokura-poster som indeholder oplysninger omkring, hvem der har godkendt og med hvilken procent-andel. Hvis en betalingspost har status Delvis godkendt så er der prokuraregler på bankkontoen. På betalingen kan man se hvilke brugere der skal godkende næste gang. Disse brugere findes dynamisk ud fra prokuraopsætning og prokuraposter. Vis mulig prokurist Når du vælger Vis mulig prokurist, ser du mulige prokurister oprettet i tabellen Bank-prokurabruger, som kan findes via bankkontoen. Funktion Validér Når du vælger funktionen Validér kontrolleres betalingerne med udgangspunkt i den bankcentral, man har valgt at sende dem fra og hvis der ikke er fejl sættes status til Valid. Hvis der er fejl i betalinger sættes status til Fejl.

80 Payment Management 7-15 Validering af betalinger sker løbende når der ændres i betalingen, inden betalingen godkendes. Derfor er det ikke nødvendigt at udføre denne funktion manuelt, med mindre der ændres i forudsætningerne for validering. Det kunne være stamoplysninger på modkontoen eller valideringsregler der ændres. Godkend Når betalingerne har status Valid, er det muligt at godkende posterne. Det er derefter muligt at sende godkendte betalinger. Send Når du sender en betaling, får du et vindue op der fortæller dig hvilken bank(er) du udlæser betalinger til. Derefter udlæses en betalingsfil i bankens format. Filen lægges i det bibliotek du har angivet under Bank i opsætningsmenuen. Sæt status Sæt status bruges til at ændre status for en betaling eller alle betalinger. Den nye status og hvilke bet alinger den skal gælde for angives. Betalingen eller betalingerne vil efterfølgende have den nye status. Sæt status vinduet Lav manuel advis Hvis du har valgt at benytte manuel advis, skal du klikke på dette punkt, og advis vil blive dannet. Det kan være en , eller en udskrift. Adviseringen er bygget op af den adviseringsdefinition, der tidligere blev sat op på kreditoren. Stort set er alt hvad man skal gøre i Betalingsoversigten, er at sørge for at alle betalinger er valide. Hvis de ikke er, skal man få rettet de fejl der står i fejlloggen, og derefter skal betalingerne godkendes og sendes.

81 Kapitel 8 Bankkontoafstemning Payment Management kontoafstemning er et selvstændigt granul i Payment Management. Det er samtidig et alternativ til det kontoafstemningsgranul, der følger med til Navision Attain og Navision Financials. I dette kapitel gennemgås det, hvordan afstemningen af bankposter kan gennemføres på baggrund af elektroniske kontoudtog fra banken. Kapitlet er opdelt i følgende afsnit: 8.1 Elektronisk Kontoafstemning 8.2 Opsætning af kontoafstemningsgranulet 8.3 Indlæsning af elektronisk kontoudtog 8.4 Udligningslogik 8.5 Praktisk eksempel

82 Payment Management Elektronisk kontoafstemning Kontoafstemningsgranulet til Payment Management giver mulighed for at afstemme bankkonti helt automatisk. Det kræver blot, at banken kan levere et kontoudtog i elektronisk format (understøttes pt. ikke af BG Bank og BEC). Kontoudtoget indlæses i Payment Management, hvor der dannes et kontoudtogshoved med bl.a. saldooplysninger samt naturligvis alle posteringslinierne i udtoget. Programmet finder herefter de tilsvarende bankposter i Navision og udligner dem, eller danner forslag til udligninger, hvis der er flere udligningsmuligheder. Bankkontoafstemning efter indlæsning af kontoudtogsfil. Endvidere kan granulet automatisk oprette forslag til modposter i indbetalingskladden, hvis der f.eks. er foretaget direkte indbetalinger på konti, kan en debitorpost findes ud fra f.eks. bilagsnummeret i kontoudtogets posteringstekst. Herudover dannes automatisk forslag i indbetalingskladden, hvis der er tale om FI-indbetalinger, hvor betalingsid et er dannet i henhold til Payment Management fakturaer eller kontoudtogsudskrifterne. Tilsvarende kan granulet oprette forslag til posteringslinier i kassekladden for renter, gebyrer m.m., der er tilskrevet kontoudtoget af banken. Dette sker på baggrund af de regler i form af tekststrenge, der opsættes herfor i tabellen afstemningsregler. Endelig kan man naturligvis foretage en manuel udligning af en eller flere bankposter.

83 Payment Management Opsætning af kontoafstemning For at anvende kontoafstemningsgranulet skal nogle få men væsentlige ting opsættes: Der skal angives kladdetype og kladdenavn for den indbetalingskladde, som afstemningssystemet skal oprette forslag til indbetalingslinier i. Der skal angives kladdetype og kladdenavn for den kassekladde som afstemningssystemet skal oprette forslag til pålignede udgiftsposteringer i. Evt. kan angives et max. beløb som kontoafstemningsbeløbet må afvige fra fundne debitorposter, så der trods en mindre afvigelse alligevel oprettes forslag i indbetalingskladden. Alle tre oplysninger angives på bankkontokortet på fanebladet Bogføring. På fanen bogføring skal du udfylde 3 felter, for at kunne køre kontoafstemning. Endvidere skal der angives en Afsenderreference kode på bankkontoen, som bestemmer den posteringstekst banken påfører som posteringstekst på udbetalingsposter i kontoudtoget. Det anbefales at angive koden AFSEND, der tilknytter en unik reference i form af et fortløbende nr. Dette gøres tilsvarende på bankkontokortet men på fanebladet Betaling Hvis du ønsker at Payment Management automatisk skal oprette pålignede udgiftsposteringslinier i den angivne kassekladde, skal reglerne herfor opsættes i tabellen Afstemningsregler. Eksempler på sådanne påligninger er renter og gebyrer. Der kan angives, om der skal søges på den eksakte tekst eller om teksten blot skal være indeholdt i posteringsteksten.

84 Payment Management 8-4 Afstemningsreglerne sættes op i dette vindue. Du får adgang til tabellen afstemningsregler fra Bankkontokortet via knappen Konto. Generelle regler kan dog også sættes for alle konti under Finans, Opsætning, Betalingsformidling, Afstemning, Generelle Afstemningsregler; dette vil dog sjældent kunne anbefales, bortset fra steder, hvor man anvender en del bankkonti og kun bruger én bank. Hvis der af kontoudtoget fremgår debitornavne i posteringsteksten, kan disse konverteres til debitornumre ved at angive debitornavn og tilhørende debitornr under Finans, opsætning, betalingsformidling, afstemningsregler, Debitor udligningsregler. Efter der er angivet posteringstekst og tilhørende debitornr., kan kontoudtogs indlæsningen sammenholde posteringen med åbne debitorposter, selvom debitor ikke angiver bilagsnummer eller eget kontonummer ved betalingen. Det vil dog altid være at foretrække, at debitor angiver betalingsid eller bilagsnummer i alle indbetalinger. Herefter er det blot at gå i gang. Før en optimal automatisk udligning opnås skal Payment Management dog have været anvendt et stykke tid. Således skal kontoudtogslinierne omhandle linier, der refererer til udbetalinger og indbetalingskort, der er dannet i Payment Management. Det er her vigtigt, at Afsenderreferencekoden har været angivet på bankkontoen og betalingsid et er opbygget tilsvarende som i de medfølgende faktura- og kontoudtogsrapporter. For BetalingsID et gælder at det skal være opbygget efter følgende skabelon: 0000XXXXXYM Hvor X er Fakturanr. eller Kontoudtogsnr, foranstillet med 0. Y angiver Bilagstype (0=faktura, 1=kontoudtog, 2=rykker og 3=rentenota) M angiver modulus kontrolciffer.

85 Payment Management Indlæsning af elektronisk kontoudtog Det elektroniske kontoudtog leveres normalt som en fil fra banken og skal ofte bestilles som postkasseleverance. For nogle bankers vedkommende er der dog tale om udlæsninger af posteringer fra Bankbetalingsprogrammet. Du skal vide i hvilket bibliotek kontoudtogsfilen fra banken bliver gemt i, når den hentes eller udlæses fra bankbetalingsprogrammet. I Navision vælger du under Finans menupunktet Bank og finder den bankkonto, som du vil afstemme kontoudtog på. Tryk på Bankkonto, Afstemning og du er nu i bankkontoafstemningsvinduet. Vælg herefter Funktion, Indlæs kontoudtog og vælg kontoudtogsfilen. Angiv filnavn, og tryk på ok for at indlæse kontoudtoget Tast OK og kontoudtoget indlæses og den automatiske afstemning begynder. Af kontoudtogshovedet fremgår oplysninger om kontoudtogsnr., saldo før og efter indlæsning af kontoudtoget, samt hvor mange linier der oprettes forslag på i henholdsvis indbetalingskladde og kassekladde. Af linierne fremgår udover udligningsbeløb, dato m.m. følgende vigtige

86 Payment Management 8-6 oplysninger: om der er advarsler i afstemningen af den pågældende post Hvor mange debitorposter der er fundet forslag til at udligne Hvorvidt afstemningen er fundet på baggrund af betalingsid, bilagsnr eller debitornr. om der findes yderligere advisering til posten Endvidere fremgår i bunden af vinduet status for den linie man står på; Status kan være Ok, Uafklaret, Kassekladde venter, Indbetalingskladde venter m.m. Man kan ved valg af Funktion, Kontoudtog, Kassekladde se og tjekke evt. oprettede kassekladdelinier for pålignede renter og gebyrer; som modpost på udgiftsposteringerne er sat den aktuelle bankkonto og der dannes således relaterede bankposter ved bogføring af kladden. Når kassekladden forlades vil programmet automatisk søge efter nye bankposter og afstemme dem med kontoudtoget. Efterfølgende kan man ved valg af Funktion, Kontoudtog, Indbetalingskladde bogføre indbetalinger som programmet automatisk har fundet tilhørende åbne debitorposter til. Hvis der er en lille udligningsdifference skal man manuelt i en anden kladde bogføre differencen som fejlindbetaling, hvis man ønsker debitorposten lukket. Efter indbetalingskladden er bogført og vinduet forlades, vil programmet endnu engang automatisk køre funktionen Afstem kontoudtog, så bankpostafstemningen opdateres. Denne funktion kan også kaldes manuelt. Eventuelle øvrige poster, der stadig ikke er afstemt med bankposter, skal manuelt vælges før kontoudtoget kan bogføres. Afstemningsforslaget sker som nævnt i forbindelse med indlæsningen af kontoudtoget og forløber efter algoritmen beskrevet i følgende afsnit 8.4. I afsnit 8.5 gennemgås et praktisk eksempel.

87 Payment Management udligningslogik (afstemningsalgoritme) De indlæste kontoudtogslinier indeholder 3 referencefelter, som i forskellig grad udfyldes alt efter hvilken bank kontoudtoget kommer fra, og hvad afsenderen har sendt med. Felterne er: Egenreference, Posteringstekst og Afsenderreference. Afstemningen foretages efter nedenstående algoritme. Hver kontoudtogslinie gennemgås selvstændigt og findes der flere forslag, vil det fremgå af feltet Antal afstemningsforslag, og man skal da selv vælge den rigtige linie. Først forsøges det at finde bankposter, der svarer til kontoudtogslinierne til direkte afstemning. Programmet leder efter bogførte betalingsposter ud fra feltet Afsenderreference. Feltet Afsenderreference vil for alle udbetalinger foretaget via Payment Management optimalt være udfyldt med det unikke UPR-nummer; udfyldningen af feltet defineres som ovenfor beskrevet via Afsenderreferencekoden på bankkontokortets faneblad Betaling. Transaktionsnummeret på den fundne betalingspost vil herefter blive brugt til at finde den tilhørende bankpost, som herefter markeres til afstemning. Herefter forsøges det at finde lukkede debitorposter, der svarer til oplysningerne i kontoudtogslinien; dette sker ud fra Debitornr., Betalingsid eller Bilagsnr - samt naturligvis beløb og dato Findes en lukket debitorpost, findes den tilhørende bankpost der herefter markeres til afstemning. Herefter forsøges det at finde afstemningsforslag ved at søge direkte på bankposter med beløb og dato som søgenøgle. Er der stadig ikke fundet en bankpost for posteringslinien gennemløbes de åbne debitorposter igen med Debitornr, Betalingsid eller Bilagsnr. som søgenøgle dette gøres med henblik på at finde debitorposter, der er blevet betalt uden det endnu er registreret i Navision. For åbne debitorposter fundet ud fra den sidste måde, opretter systemet samtidig forslag til indbetalingerne i indbetalingskladden lige klar til at bogføre Efter bogføring vil betalingen således være lavet og den tilhørende bankpost vil kunne afstemmes kontoudtogslinien. Til sidst vil alle ikke afstemte kontoudtogslinier gennemløbes for at se om der er nogen, der matcher med de afstemningsregler, der er opsat på bankkontoen. Findes en sådan regel, oprettes forslag til ud- eller indtægtsposteringslinier i kassekladden. Når kassekladden bogføres, vil de tilsvarende indbetalingslinier være dannet som betalingsposter og den tilhørende bankpost vil kunne afstemmes med kontoudtoget. Linier der endnu ikke er afstemt korrekt må håndteres manuelt via knappen Udlign.

88 Payment Management Praktisk eksempel I det følgende gennemgås et praktisk eksempel på indlæsning af et elektronisk kontoudtog eksemplet kan bruges som opgave og kan laves direkte i det medfølgende demoregnskab, som findes på installations CD en i biblioteket demo under den respektive version af Navision. Find Bankkontoen KB-KASSEKREDIT under Finans Vælg menupunktet Bankkonto, Afstemning Vælg menupunktet Funktion, Indlæs kontoudtog og vælg den medfølgende demofil (konto.xml), som tilsvarende findes i demo biblioteket på CD en. Vælg ok og kontoudtoget indlæses og afstemningsforslaget dannes efterfølgende. Betragt kontoudtogshovedet med udtogsnr, dato, saldooplysninger og angivelse af oprettede linier i henholdsvis indbetalings - og kassekladde. Betragt posteringslinierne, herunder den gule markering til venstre, der angiver om der er advarsler ved afstemningen af linien. Løb ned over linierne og læg mærke til liniens status, som fremgår nederst i vinduet. Bemærk linierne med posteringsteksten Renter og Gebyr Status er for begge linier: Kassekladde venter. Se linierne, der ligger klar til bogføring i kassekladden ved at vælge menupunktet Afstem, Kassekladde. Bogfør kladden og gå tilbage til kontoudtoget (luk kassekladdevinduet eller tast esc.) Læg mærke til, at advarslerne forsvinder på de to linier med rente og gebyr teksten. Nedenunder fremgår linier med status Indbetalingskladde venter. Vælg Afstem, Indbetalingskladde og se de dannede linier i indbetalingskladden, der ligger klar til bogføring. Bogfør kladden, gå tilbage til kontoudtoget og bemærk hvordan de gule advarselstegn forsvi nder. Bemærk linen med posteringsteksten Faktura og status uafklaret. Vælg menupunktet Linie, Vælg afstemning (Ctrl + F9) og bemærk at linen ikke er udlignet fordi, der er indbetalt en krone for lidt Udlign posten alligevel ved at trykke ok og bemærk at status ændres til Indbetalingskladde venter. Se evt. Adviseringen på linien Gå herefter over i indbetalingskladden (som ovenfor) og læg mærke til bemærkningen om at kladden ikke stemmer. Opret en linie på den resterende krone på en tabskonto med bankkontoen som modpost og bogfør indbetalingskladden. Gå tilbage og se advarslen forsvinde. De resterende to poster, der er tilbage med status uafklaret, er mere avancerede og mest for den garvede bogholder.

89 Kapitel 9 Payment Management Indbetalinger Dette kapitel beskriver hvordan du anvender indbetalingsdelen i Payment Management. For at anvende Indbetalingsdelen i Payment Management, er det nødvendigt at medsende et indbetalingskort, når der sendes fakturaer, Ry k- kere, Rent enotaer eller kontoudtog til debitorerne. Når debitorerne betaler med dette indbetalingskort, kan du hente oplysningerne om indbetalingerne via dit bankbetalingsprogram og derefter indlæse og bogføre dem i Payment Managements indbetalingsdel. Kapitlet indeholder følgende afsnit: 9.1 Sådan bruges Fælles/Giro Indbetalingskort 9.2 indlæsning af FIK/GIK Indbetalinger

90 Payment Management Sådan bruges Fælles/Giro Indbetalingskort For at du kan bruge Payment Management til indbetalinger, skal du kunne modtage elektroniske adviseringer om modtagne betalinger fra din bank. Inden du kan hente disse oplysninger skal du: Tilmeldes Det Fælles Indbetalingssystem. Have aftalt med din bank, at du kan modtage indbetalings o- plysningerne via dit bank betalingsprogram. Fakturere med Fælles Indbetalingskort FI-kort, kortart 71, 73 eller 75), eller med Giro indbetalingskort (GI-kort). Alternativt angive kortart, betalingsid og kreditornr på fakturaen, hvis kunden altid anvender et bankbetalingsprogram til håndtering af betalinger. Indbetalingerne skal være foretaget med FI eller Giro indbetalingskort eller på baggrund af oplysninger på disse. Du kan bruge FI kort på fakturaer, rykkermeddelelser, rentenotaer og kontoudtog. Fælles / Giro Indbetalingskort Før du kan fakturere med FI-kort, skal du som allerede nævnt via dit pengeinstitut tilsluttes Det Fælles Indbetalingssystem. Her vil du så blive tildelt et kreditornummer (FIKnummer). Hvis du derimod anvender GI-kort, skal du via BG Bank have tilladelse til at fremstille giroindbetalingskort. Når du skal udsende FI/GI-kort, er det vigtigt at overholde de regler, der er for FI/GI-kort, da der ellers opkræves et gebyr ved brug af kortet. Derfor skal dine FI-/GIkort godkendes, inden du tager dem i brug. FI/GI-kortet består af en hoveddel og en kvittering. På hoveddelen står beløbsmodtageroplysninger, indbetaleroplysninger samt de oplysninger banken i øvrigt skal bruge for at kunne overføre betalingen. Sidstnævnte skal være identiske med oplysningerne på OCR-linien nederst på hoveddelen. Opbygningen af en indbetalingskort

91 Payment Management 9-3 Sådan opsættes FI/GI stamoplysninger Da programmet skal bruge dit FIK/Giro-nummer samt Kortart på FI/GIkortet, skal det angives i Payment Management. Dette gøres under Betalingsopsætning. Vælg Finans, Opsætning, Betalingsformidling, Opsætning På denne form skal du indtaste dit FIK/GIRO nummer, som skal bruges på faktura, kontoudtog etc. De medfølgende rapporter understøtter kortart 71, 73 og 75. Sådan er OCR-linien på FI/GI-kortet opbygget Når en debitor har indbetalt med et FI/GI-kort, er FI/GI-kortets betalings -ID (OCR-linien) det man bruger til at identificere indbetalingen med. På en faktura vil betalingsid et være opbygget på følgende måde: Fakturanummer checkciffer. På kontoudtog, rykkermeddelelse og rentenota er 0 afløst af henholdsvis 1, 2 og 3. Denne opbygning af betalings-id en gør det muligt at udligne debitorposterne med indbetalingen automatisk. Du er nu klar til at udskrive FIK/GIK-fakturaer og kontoudtog. Læs mere om dette i næste afsnit. Udskrivning af FI-kort Når der udskrives faktura, rentenota, rykkermeddelelse og kontoudtog, skal man kunne vælge udskrifterne under menupunktet Dokumenter i menuen Salg. Rapporterne - f.eks. Faktura PM m/fi-kort - er en del af de medfølgende rapporter til Payment Management og kan tilføjes under salgsdokumenter ved at gøre følgende: Vælg fra hovedmenuen Salg, Dokumenter.

92 Payment Management 9-4 Klik på Ret. Vælg fra menulinien Rediger, Indsæt ny. Klik på feltet Rapport-ID, og klik på AssistButton. Klik på rapporten, f.eks. Faktura PM m/fi-kort, og klik på OK. Vælg fra menulinien Rediger, Indsæt ny. Tilsvarende for de øvrige rapporter Hvis du f.eks. vil bruge rapporten Faktura PM m/fi-kort som standardudskrift ved bogføring og under bogførte fakturaer, gør du følgende: Vælg fra hovedmenuen Salg, Opsætning, Rapportvalg (Salg). Klik på AssistButton i feltet Rapporttype, og vælg Faktura. Klik på feltet Rapport-ID, og klik på AssistButton. Klik på Faktura PM m/fi-kort, og klik på OK. På grund af kravet om OCR-liniens nøjagtige placering på FI-kortet skal der typisk sættes en anden margen på rapporten, end den programmet normalt bruger på fakturaudskrifter. Margen skal kun sættes op, inden man bruger rapporten første gang, og når man ændrer på rapportens udseende. For at printe FIK-udskriften skal du i hovedmenuen vælge: Salg, Dokumenter og derefter FIK-udskriften. Du får nu et vindue med 2 faneblade: Salgsfaktura vinduet Vælg menupunktet, Filer, Sideopsætning. Klik på feltet Venstre under Margener og sæt værdien til ca. 9 mm (tallet kan variere, afhængigt af printer). Klik på feltet Bund under Margener og sæt værdien til ca. 6 mm (tallet

93 Payment Management 9-5 kan variere, afhængigt af printer). Indstillinger ser nu sådan ud: Opsætning af salgsfaktura Klik på OK. Bemærk: Sideopsætning skal indstilles igen, hver gang der ændres i rapporten. Du er nu klar til at bruge Payment Management Indbetalinger med FI-kort på dine fakturaer.

94 Payment Management indlæsning af FIK/GIK Indbetalinger Før du kan indlæse FIK/GIK-Indbetalinger i Payment Management, skal du hente FIK/GIK-indbetalingsfilerne med dit bank betalingssystem. I Payment Management skal du desuden have oprettet den bankkonto, indbetalingerne er indsat på - modkontoen for indbetalingerne. For at du kan bruge din bankkonto til indbetalingshåndtering, skal du udfylde felterne Bankregistreringsnr. og Bankkontonr. Når du skal hente filer fra banken med bankens betalingssystem, er der forskellige måder at gøre det på, afhængigt af, hvilket betalingssystem du anvender. Det du skal være opmærksom på er, at udlæsningen skal ske i fast format. For GIK indbetalinger gælder, at de skal udlæses I PBS format. Husk: Vær opmærksom på hvor bankens betalingsprogram placerer filen, da du skal bruge denne placering, når du skal indlæse filen I Payment Management Sådan kontrolleres FIK/GIK filen For at gennemføre en kontrol af FIK/GIK-filen gør du følgende: Vælg fra hovedmenuen Salg, Indbetalingskladder. Klik på knappen Betaling, og vælg Kontroller FIK/GIK fil. Fra dette vindue kan indbetalingsfilen kontrolleres Indtast navnet på den fil, der skal kontrolleres, og vælg derefter udskrivning på skærm eller printer. Rapporten kontrollerer, om FIK/GIK-filen er i det rigtige format og om den bankkonto, beløbene er indsat på, er oprettet i Navision. Endvidere tjekkes det om den pågældende dokumentreference I form af en kontoudtogslinie, rykkermeddelelse, rentenota eller faktura findes, samt om det indbetalte stemmer overens med det fordrede. Hvis FIK/GIK-filen er i det rigtige format, vil du altid kunne indlæse FIK/GIK

95 Payment Management 9-7 betalingerne i din indbetalingskladde, uanset om bankkonto, debitor eller faktura ikke kunne findes. Efter at du har indlæst indbetalingerne, kan du tilføje eventuelt manglende oplysninger, inden du bogfører indbetalingerne. Gebyr Bankkonto Hvis betalings-id en på FI/GI-kortet (OCR-linien) ikke har været korrekt skrevet eller placeret, vil din bank opkræve et gebyr for ekspedition af FI/GI kortet. Dette gebyr vil blive hævet på din bankkonto, og oplysningen om gebyret vil ligge sammen med FIK/GIK-betalingen. I indlæsningen opretter systemet en linie med ekspeditionsgebyret og en beskrivelse af årsagen til gebyrpålæggelsen. For at programmet kan finde ud af, hvor i finanskontoplanen gebyret skal posteres ved bogføringen, skal du på den bogføringsgruppe, bankkontoen bruger, vælge en gebyrkonto: Vælg fra hovedmenuen Finans, Bank, og blad frem til den bankkonto, hvortil FIK/GIK-indbetalingerne går. Vælg fanebladet Bogføring, klik i feltet Bank-bogføringsgruppe, og klik på AssistButton. Klik i feltet Gebyrkontonr., og klik på AssistButton. Vælg den finanskonto, bankgebyrer skal føres på, og klik på OK. Bank bogføringsgrupper Indlæsning af FIK/GIK filen For at indlæse FIK/GIK filen skal du i indbetalingskladden trykke på knappen Betaling og vælge menupunktet Indlæs FIK/GIK fra fil. Herefter fremkommer indlæsningsvinduet:

96 Payment Management 9-8 I Filnavn angives sti og filnavn til den FIK eller GIK-fil, der er hentet hjem fra banken. I kladdedato vælger du den dato som indlæsningen skal bruge i kladden; det kan enten være Indbetalingens indbetalingsdato eller bogføringsdato. I feltet Evt. beskrivelse kan du indsætte en beskrivelse til kladdeteksten. Hvis der ikke angives en beskrivelse, vil programmet indsætte debitorens navn. I Ingen udligning på debitorer med udligningsmetode = Saldo skal du sætte et hak, hvis debitorer hvorpå der anvendes saldometode ikke skal udlignes automatisk. I samling af modkonto pr. dag skal du sætte et hak, hvis der ønskes en samlet modpostering på bankkontoen pr. dag. Når felterne er udfyldt klikker du på Ok og indbetalingslinierne indlæses: Afhængigt af om du har valgt at samle modkonto pr. dag, vil der enten blive dannet en bankpostering pr. linie eller blive oprettet en bankpostering pr. dag. Bilagsnummeret udfyldes automatisk af kørslen med det næste ledige nummer i nummerserien for de kladdenavne, der hører til indbetalingskladden. Bilagsnummeret er det nummer, der står på den første indbetalingskladdelinie. De efterfølgende kladdelinier bliver nummereret

97 Payment Management 9-9 fortløbende. Du kan dog også udfylde feltet manuelt. Bemærk: FIK/GIK-filen bør altid kontrolleres inden indlæsningen. Manuel udligning af indbetalinger Alle indbetalinger hvor debitornr. eller fakturanummer findes bliver normalt påført et udlignings-id, når de bliver indlæst i indbetalingskladden. De eneste tilfælde hvor ID ikke bliver indsat er: Hvis debitor har udligningsmetode = saldo, og der i indlæsningen er valgt, at disse ikke skal udlignes. Hvis debitor har udligningsmetode = saldo, og indbetalt beløb ikke stemmer med fakturaens restbeløb. Hvis faktura allerede er udlignet. I det sidste tilfælde kan det være nødvendigt at sætte en udlignings-id på manuelt. Bogføring af indbetalingskladden Når indbetalingerne er indlæst og eventuelle tilretninger foretaget, er kladden klar til bogføring: Vælg fra hovedmenuen Salg, Indbetalingskladde, og vælg den kladde du har indlæst indbetalinger i. Klik på Bogføring og vælg Bogfør eller Bogfør og udskriv, hvis journalen ønskes udskrevet.

98 Payment Management 9-10

99 Appendiks A Struktur i betalingsopsætning Dette appendiks beskriver strukturen bag bet a- lingsopsætningen i Payment Management. Appendikset indeholder følgende afsnit: A.1 Tabelstrukturen bag betalingsopsætningen i Payment Management.

100 Payment Management A-2 A.1 Tabelstrukturen bag betalingsopsætningen i Payment Management. Ved tilknytning af Kreditor Betalingsgruppe til en kreditor overføres en række stamoplysninger fra tabellerne Kreditor Betalingsgruppe og Betalingsmetodegruppe (via den angivne betalingsmetode på Kreditor Betalingsgruppen).