Payment Manage- ment

Transkript

1 Payment Management

2

3

4 Indholdsfortegnelse Kapitel 1 Introduktion Om Payment Management kurset Kursets indhold Kursets indhold Målgruppe Forudsætninger Udbytte Varighed Demonstrationsdata Kapitel 2 Payment Management Betalingsformidling Udbetalinger Kreditor Købsregistrering Udbetalingsforslag Prioritering Samlebetaling Betalingsoversigten Prokura Advisering Indbetalinger Kontoudtog Kapitel 3 Payment Management opsætning Basisopsætning Betalingsformidling Opsætning Samlebetalingsopsætning Bank og bankcentral Bankcentral Bank Bankkonto Valutabestemt modkonto Bankhelligdage Kreditor betalingsgruppe Kapitel 4 Betalingsmetoder

5 Indholdsfortegnelse Betalingsmetodeplan Statistik Poster Gebyrer Opsætning af en betalingsmetodegruppe Kapitel 5 Kreditor betalingsoplysninger Kreditor betalingsoplysningskortet Generelt Udenrigshandel Betalingsmetode Betalingsoplysninger på kreditor betalingsmetode Kreditor bank Standardoplysninger på Kreditor bank Valutabestemt modkonti Køb betalingsoplysninger Formen Køb-betalingsoplysning Yderligere funktioner i Køb-betalingsoplysninger Praktisk eksempel Kapitel 6 Advisering Bank advis Generelt Manuel advis Betalingsidentifikationer (Betalings-ID) Eksempel Udenlandske advisbenævnelser Kapitel 7 Betalinger Lav forslag (Udbetalingskladden) Betalingsforslagsopsætning Lav forslag Samlebetalinger Betalingsprioritet Beløb til rådighed Vælg/fravælg betalinger Betalingsoversigten Betaling Funktion Kapitel 8 Bankkontoafstemning Elektronisk kontoafstemning ii

6 Indholdsfortegnelse Opsætning af kontoafstemning Indlæsning af elektronisk kontoudtog Udligningslogik (Afstemningsalgoritme) Praktisk eksempel Kapitel 9 Payment Management indbetalinger Sådan bruges Fælles/Giro indbetalingskort Fælles/Giro indbetalingskort Sådan opsættes FI/GI stamoplysninger Sådan er OCR-linien på FI/GI kortet opbygget Udskrivning af FI-kort Indlæsning af FIK/GIK indbetalinger Sådan kontrolleres FIK/GIK filen Gebyr bankkonto Indlæsning af FIK/GIK filen Manuel udligning af indbetalinger Bogføring af Indbetalingskladden Appendiks A Tabelstruktur - Betalingsoplysninger iii

7 Kapitel 1 Introduktion Dette kapitel beskriver den strukturelle opbygning af Payment Management kurset. Kapitlet indeholder følgende afsnit 1.1 Om Payment Management kurset 1.2 Kursets indhold

8 Payment Management Om Payment Management kurset Dette kursus er et målrettet undervisningskursus i Payment Management. Kurset kan anvendes som instruktør baseret, såvel som selvstudium. Kurset giver deltagerne en dybdegående viden om standardversionen af Payment Management. Payment Management er både lavet til Navision Financials og til Navision Attain Skærmbilleder i dette kursusmateriale illustrerer Navision Attain DK 3.70, men funktionaliteten er ens i de alle Navision versioner. Kapitlerne introducerer et område af programmet, og beskriver detaljeret funktionaliteten indenfor det pågældende område. Ofte suppleres med eksempel på hvordan det virker. I forlængelse af kursuskapitlerne findes 2 appendiks, der giver dig supplerende information. Appendiks A: Datastruktur i betalingsoplysninger Appendiks B: Installation

9 Payment Management Kursets indhold Inden du begynder kurset er det nødvendigt, at du har en komplet installation af Navision Attain med Payment Management installeret på din maskine. For korrekt installation af Payment Management henvises til Appendiks B. Kursusmaterialet indeholder følgende kapitler: Kapitel 1, Introduktion: Beskriver den strukturelle opbygning af Payment Management kurset. Kapitel 2, Payment Management: Beskriver på overordnet niveau hvilke funktioner du finder i produktet. Kapitel 3, Payment Management opsætning: Kapitlet gennemgår den grundlæggende opsætning af produktet. Kapitel 4, Betalingsmetoder: Beskriver idéen bag begrebet Betalingsgrupper for kreditorer og betalingsmetoder og opsætningen heraf. Endvidere gennemgås hele Betalingsmetodeplanen En samlet oversigt over alle mulige betalingsmetoder i systemet. Kapitel 5, Kreditor Betalingsoplysninger: Beskriver hvordan kreditor betalingsoplysninger opsættes på kreditoren og overføres/dannes på købsbilagene. Kapitel 6, Advisering: Gennemgår de forskellige adviseringsmuligheder, herunder de nye og lettere måder at definere opsætningen på. Kapitel 7, Betalinger: Beskriver hvordan betalingsforslaget dannes, hvordan der kan prioriteres, samles, godkendes og endelig sendes til banken. Kapitel 8, FI-advisering: Gennemgår faciliteterne til dannelse af FIadvisering på salgsbilaget samt indlæsning af FI-indbetalingsfil. Kapitel 9, Bankkontoafstemning: Gennemgår faciliteterne til håndtering af bankkontoafstemning via det elektronisk kontoudtog. Målgruppe Forudsætninger Målgruppen for kurset er alle personer, der skal til at arbejde med Payment Management eller som ønsker at få større udbytte af produktet. Det forventes, at du besidder basiskendskab til Navision Attain svarende til niveauet i et Navision Attain grundkursus eller tilsvarende. Endvidere vil basis kendskab til generel betalingsformidling også være anbefalet.

10 Payment Management 1-4 Udbytte Varighed Kurset er designet til at opbygge det fornødne produktkendskab til Payment Management for at kunne håndtere såvel det daglige arbejde med betalingsformidling, samt at kunne varetage opsætnings- og superbrugerrollen, hvor du også skal kunne supportere andre. Kurset er tiltænkt et halvdags forløb. Kapitlerne 3,4 og 6 kan evt. gennemgås overordnet, da det udelukkende er opsætning.

11 Kapitel 2 Payment Management Dette kapitel gennemgår Payment Management på overordnet niveau. Her finder du således en kort gennemgang af den funktionalitet du finder i produktet, samt en oversigt over relevante links. Kapitlet indeholder følgende afsnit: 2.1 Betalingsformidling 2.2 Udbetalinger 2.3 Indbetalinger 2.4 Kontoudtog

12 Payment Management Betalingsformidling Payment Management er først og fremmest et bankintegrationsprodukt, der skal lette og overskueliggøre betalingsformidlingen mellem Navision og bankens betalingsprogram. Payment Management er udviklet til både Navision Financials og Navision Attain og består af tre moduler: Ind & udbetalinger Indbetalinger Kontoafstemning Modulet Payment Management Ind & udbetalinger indeholder basisfunktionalitet inkl. en lang række meget anvendelige værktøjer til håndtering af virksomhedens ind- og udbetalingsstyring. Modulet understøtter alle danske pengeinstitutters formater til indlæsning af ud- og indbetalinger. Modulet Indbetalinger er en del af Ind & udbetalinger, og håndterer udelukkende FI indbetalinger. Dette modul er lavet til de kunder der udelukkende ønsker at kunne indlæse indbetalinger. Modulet Payment Management Kontoafstemning indeholder funktionalitet til indlæsning af elektroniske kontoudtog fra bankens betalingsprogram. Modulet indeholder udbygget funktionalitet til automatisk afstemning af bankposter, samt automatisk oprettelse af udgiftsposter som tilskrevne gebyrer og renter. Kontoafstemning med Payment Management Leverandør Leverandør Faktura Faktura Leverandør Pengeinstitut Betaling & Adviserings anmodning til leverandør Kontoudtog med afs. ref.(upr) & deb. Advisering(UPR) Egen Pengeinstitut Betaling fra debitor Kunde/Debitor Debitor Pengeinstitut

13 Payment Management Udbetalinger Kreditor Der skal indtastes en række basale betalingsoplysninger i form af f.eks. kontonr, kreditornr, foretrukne betalingsmetoder m.m. på de kreditorer, som man ønsker at betale elektronisk. Oprettelse af kreditor-betalingsoplysninger kan foregå automatisk, ved at angive Kreditor-betalingsgruppekode, som indsætter foruddefinerede væ r- dier, herunder betalingsmetode og adviseringsmetode. Dermed skal man kun angive få oplysninger pr. kreditor, da oplysningerne overføres fra gruppeoplysningerne. Kreditor betalingsoplysning Købsregistrering Ved registrering af et købsbilag det være sig et købsfakturahoved, købsordrehoved eller blot en linie i købskladden - tilknyttes betalingsoplysningerne hertil, i henhold til det på kreditoren specificerede. Betalingsoplysningerne kan herefter ændres, så de afspejler den aktuelle købsfaktura; f.eks. kan betalingsmetoden hurtigt ændres fra en betalingsmetode til en anden, hvis der f.eks. ønskes en hurtigere betalingsmetode i enkelte tilfælde, frem for kreditorens normale betalingsmetode. Betalingsoplysningerne kan endvidere også tilknyttes købshovedet helt uden de er oprettet på kreditoren. Når købsbilaget bogføres, valideres det såfremt man har valgt at validere købsbilag - om betalingsoplysningerne er korrekte og fyldestgørende. En fejllog kan herefter hurtigt og præcist spec ificere evt. fejl.

14 Payment Management 2-4 Fejllog for købsfaktura Betalingsoplysningerne overføres til den bogførte faktura ved bogføring af købsbilaget. Dermed er betalingsoplysningerne altid eksakte for den enkelte faktura, når betalingerne senere skal dannes i udbetalingskladden - og altså ikke bare generelle oplysninger fra kreditor-betalingsoplysning. De tilhørende betalingsoplysninger på en bogført købsfaktura. Fejlen vedr. Betalingsidentifikation på ovenstående billede er nu rettet. Udbetalingsforslag I udbetalingskladden kan der dannes forslag til betalinger, så fakturaer kan betales ved forfald, ud fra økonomisk formåen eller anden prioritering og på den mest hensigtsmæssige måde. En lang række værktøjer gør det nemt, at håndtere de åbne poster. Udbetalingsforslaget kan opsættes efter en række kriterier, der er faste hver gang der dannes en udbetalingskladde. Til hver udbetalingskladde findes således et opsætningsvindue, hvor de normalt anvendte parametre for dannelse af udbetalingsforslag i denne kladde kan angives. Bl.a. kan det angives, om der ønskes udnyttelse af evt. kontantrabat. I valget af om en kontantrabat skal anvendes eller ej, udføres en egentlig rentabilitetsberegning ud fra kontantrabatten, en intern rentesats angivet på modkontoen og naturligvis perioden mellem alm. forfaldsdato og kontantrabat dato. Når udbetalingskladden er dannet, kan en række statistiske oplysninger give et billede af virksomhedens likviditetsmæssige status, før og efter betalingerne gennemføres.

15 Payment Management 2-5 Eksempel på statistikoplysninger vedr. et betalingsforslag. Når betalingsforslaget dannes, sker der samtidig en validering af de enkelte betalinger, således at eventuelle fejl på de enkelte linier skrives ind i en fejllog. Denne log kan efterfølgende hjælpe brugeren til at rette eventuelle fejl i betalingslinierne, så betalingerne sendes korrekt til betalingssystemet. I forbindelse med udbetalingskladden findes en række værktøjer, der kan benyttes i forbindelse med bearbejdningen af betalingerne; det være sig prioritering, samlebetalingsanalyse m.m. Prioritering Payment Management indeholder en række gode værktøjer til prioritering af betalinger og således på denne måde bl.a. styre virksomhedens likviditet. Der kan prioriteres efter kreditor, rådighedsbeløb på bankkonti osv. Betalingsprioritering her kan for hver konto angives et rådi ghedsbeløb, der ønskes fordelt på betalingsforslagslinier med denne modkonto. Samlebetaling Samlebetalinger kan sammenlægge flere betalinger til samme kreditor. Det kan bl.a. være en fordel i relation til bankens gebyrer på betalinger. Sammenlægning af betalinger kan ske efter at udbetalingskladden er dannet. Hvis en betaling ikke umiddelbart kan samles, kan en analyse fortælle om grunden hertil. Således kan udbetalingsforslaget altså bearbejdes på flere måder efter selve forslaget er dannet. Man behøver f.eks. ikke tage stilling til prioritering og samlebetaling før udbetalingsforslaget sættes i gang, men kan arbejde

16 Payment Management 2-6 Betalingsoversigten på selve forslaget. Desuden er det muligt i samlebetalingsopsætningen at bestemme hvilke krav der skal være opfyldt for at man kan samle de forskellige bet alinger. Som noget nyt dannes der i Payment Management egentlige betalingsposter. Tidligere blev betalingsoplysningerne tilføjet på kreditorbetalingsposten, men omfanget af betalingsoplysninger har gjort det mere hensigtsmæssigt at danne egentlige betalingsposter. Dette har også skabt mulighed for at håndtere historik og status på den enkelte betaling, mere dok u- menteret. Betalingsposten dannes sammen med dannelsen af betalingsforslaget og er nøje knyttet til betalingskladdelinien i udbetalingsforslaget med opdatering begge veje. Der opstår på denne måde også et arbejdsrutinemæssigt skel, idet der i udbetalingsforslaget opereres med begreber i forhold til Navision og i betalingsoversigten med forhold af mere bankmæssig karakter. Betalingsoversigten I oversigten over betalinger kan brugeren således styre betalingerne, herunder bl.a. godkende dem. Fra denne oversigt kan betalingerne ligeledes sendes til banken. Status findes på alle betalinger og viser hvor langt betalingen er i forløbet. Udover historik findes der i betalingsoversigten også en udbygget fejllog, som er meget anvendelig til at oplyse om, og rette evt. fejl på betalingen. Fejlsøgning og -rettelse foretages mest hensigtsmæssigt ved både at åbne fejllog og betalingsoplysningskortet samtidigt:

17 Payment Management 2-7 Denne opstilling af skærmvinduer, er meget nyttig, når der skal rettes fejl i flere betalinger. Her ses både fejllog betalingsoplysninger og betalingsoversigten. Når betalingsposterne er kigget igennem og fundet rigtige skal posterne godkendes og sendes til betalingssystemet. Der er i forbindelse med godkendelsen mulighed for at udøve en vis form for prokura. Prokura Advisering På alle konti kan der oprettes prokura forhold, der fortæller hvem, der kan godkende betalingerne og eventuelt I hvilken rækkefølge. Status for de enkelte betalinger indikerer bl.a. hvor langt i prokuraproceduren betalingen er. Der er i Payment Management gjort meget ud af at forenkle og udbygge mulighederne for at advisere og ikke mindst definere adviseringsreglerne, som vi kommer ind på senere. En af nyhederne er det manuelle advis, hvor man udover bank advis også kan advisereg med f.eks. en mere uddybende . Nogle af fordelene ved det manuelle advis er, at en kan indeholde rigtig mange liniers tekst, er meget hurtigt fremme hos modtager og så er den praktisk talt gratis.

18 Payment Management Indbetalinger I salgsdelen kan brugeren udskrive fakturaer, kontoudtog, rykkere og rentenotaer med standard FI-kort påtrykt. Når kunderne indbetaler kan indbetalingsfilen indlæses og bogføres automatisk. Debitor indbetalingerne kan automatisk udlignes via betalingsidentifikationen. Indbetalingskladden efter indlæsning af indbetalingsfil fra banken.

19 Payment Management Kontoudtog Med granulet Kontoudtog giver Payment Management nu mulighed for at afstemme bankkonti helt automatisk. Det kræver blot, at banken kan levere et kontoudtog i elektronisk form. Dette kontoudtog indlæses i Payment Management, der finder de tilsvarende bankposter eller danner forslag, hvis der er flere muligheder. Endvidere oprettes der automatisk forslag til modposter, hvis bankposten ikke kan findes. Det kan f.eks. være indbetalinger, renter, gebyrer med mere, hvis det er nødvendigt. Kontoudtog Efter indlæsning af kontoudtogsfil fra banken.

20 Kapitel 3 Payment Management Opsætning I dette kapitel vil du primært lære om basisopsætningen af Payment Management : 3.1 Basisopsætning 3.2 Samlebetalingsopsætning 3.3 Bank og bankcentral 3.4 Bankkonto 3.5 Valutabestemt modkonto 3.6 Bankhelligdage 3.7 Kreditor Betalingsgruppe Udover ovenstående hører til opsætningen af Payment Management også opsætningen af Kreditor- og betalingsmetodegrupper, kreditorbetalingsoplysninger og adviseringsopsætningen. Disse områder gennemgås separat i de efterfølgende kapitler, (Kapitel 4, 5 og 6).

21 Payment Management Basisopsætning Dette afsnit gennemgår en del af den basisopsætning, der er nødvendig eller hensigtsmæssig at have på plads før Payment Management tages i anvendelse. Det meste af opsætningen er allerede via installationsprogrammet udfyldt med værdier og parametre, der tilsvarer en normal opsætning. Betalingsformidling Basisopsætningen af Payment Management foretages mest overskueligt ved fra Finansmenuen at kalde menupunktet Opsætning Herfra kan du vælge menupunktet Betalingsformidling, der giver en oversigt over opsætningsmenuer i Payment Management. Under Finans, Opsætning, Betalingsformidling opsættes Payment Management Opsætning Betalingsopsætningsformen indeholder generelle oplysninger som f.eks. virksomhedens FIK/Gironr, hvilken FI-Kortart der anvendes i virksomheden, samt en række funktionalitetsvalg for programmet. FIK/GIRO-nr. felt Her angiver du virksomhedens kreditornummer overfor PBS (FIK) eller BG- Bank (Giro). Kreditornummeret vil blive brugt på indbetalingskort, der sendes til debitorer.

22 Payment Management 3-3 Opsætningsformen IK Kortart Her angiver du kortartkoden for virksomhedens indbetalingskort. Kortartkoden vil blive brugt på indbetalingskort, der sendes til debitorer. De mest anvendte kortarter er kortart 71 og de nyere kortart 73 og 75. Af figuren nedenfor fremgår forskellen mellem kortart 71, 73 og 75 Type af kort Afsenders navn med til modtager Adviseringstekst med til modtager Betalings Identifikation 71 Nej Nej Ja 73 Ja Ja Nej 75 Nej Ja Ja Forskellen mellem hvad der sendes med kortart 71, 73 og 75. Betalingsidentifikation tilsvarer betalingsid i OCR linien på indbetalingskortet. Valider ved bogf. af købsbilag Her kan du markere om der skal ske validering af betalingsoplysninger allerede ved bogføring af købsbilaget, så eventuelle fejl allerede fanges her. Hvis feltet ikke markeres, vil validering af betalingsoplysninger først ske i udbetalingskladden. Her valideres til gengæld altid, også ved ændring af betalingsoplysninger i kladden, der kan ske helt frem til betalingen sendes til banken. Debitor kontoudtogsnumre Ønsker virksomheden, at der skal kunne foretages indbetalinger på baggrund af kontoudtogsudskrifter, så skal du angive den nummerserie, der skal anvendes i forbindelse med dannelse af kontoudtoget her. Nummeret trækkes i forbindelse med udskrivningen af kontoudtog til printer og benyttes som betalingsid på kontoudtogets FI-kort. Tilsvarende dannes oplysninger om hvilke debitorposter, der skal udlignes. Oplysningerne gemmes i et par specielle tabeller, så Payment Management kan foretage en korrekt udligning når indbetalingen modtages.

23 Payment Management 3-4 Yderligere betalingsmetoder Her kan du bestemme hvilke valgmuligheder, programmet skal vise, når du ønsker at ændre betalingsmetode på et købsbilag f.eks. hvis et traditionel FI-75 indbetalingskort ønskes ændret til en hurtigere betalingsmetode som f.eks. en konto til konto overførsel Der gives 3 muligheder: Ingen: Vælg mellem de betalingsmetoder, der er tilknyttet den aktuelle kreditor. Relaterede: Vælg mellem de betalingsmetoder, der er indenfor samme interval i betalingsmetodeplanen. Dvs. mellem en fra- og tilbetalingsmetode. se evt. betalingsmetodeplanen i et senere kapitel. Alle: Vælg frit mellem alle betalingsmetoder. Flyt kontantrabatdato Her kan du bestemme om du vil flytte kontantrabatdatoen, hvis den rammer en bankhelligdag. Der kan vælges mellem 3 muligheder: Frem: Kontantrabatdatoen flyttes frem til næste bankdag. Tilbage: Kontantrabatdatoen flyttes tilbage til forrige bankdag. Giv Advarsel: Der vil blive advaret, hvis der findes kontantrabat på bankhelligdage. Kreditor-betalingsgruppekode Værdien i feltet angiver hvilken betalingsgruppe programmet, som standard skal knytte til en kreditor se evt. beskrivelsen af kreditor betalingsgruppe senere. Ved at udfylde feltet, vil alle generelle informationer tilhørende gruppen blive indsat på nyoprettede kreditorers betalingsoplysninger. Feltet bør kun udfyldes hvis man har en meget ens kreditormasse altså hvis de fleste kreditorer benytter samme betalingsmetoder og udfyldelse af kreditorernes betalings -ID er ens opbygget. Synkroniser med kreditor Her kan du angive hvorvidt oplysninger som er fælles for kreditor og dennes betalingsoplysninger skal opdateres, når der rettes i et felt der er fælles. Hvis du f.eks. retter adressen på kreditorens betalingsoplysninger vil adressen på kreditorkortet blive rettet tilsvarende, hvis der er sagt ja i dette felt. Feltet bør normalt være sat til Ja, men i få tilfælde ønskes denne opdat e- ring ikke foretaget et eksempel kunne være, hvis du vil have en separat fakturerings adresse stående på betalingsoplysningerne.

24 Payment Management 3-5 Version Endvidere er det på opsætningsformen, at du kan se den nøjagtige version af Payment Management programmet, bankopsætning og integrationskomponenten. Hvis der er indlæst flere bankopsætningsfiler, vil du se en stjerne ud for Opsætning. Du kan så trykke på Bankcentraler, for at se versionen for hver enkelt bankcentral. Payment Management er fundamentalt ændret, på en række områder, i forhold til forgængeren NAVIBanking. Det vil vi komme ind på flere gange i det følgende. For det første er alle kontroldata- og valideringsregler i stor udstrækning forsøgt lagt som data i tabeller i stedet for som hardcoded. Dette gør at opdateringen af disse bankspecifikke kontroldata sker via en opsætningsfil, og dermed kan man meget nemt og hurtigt få opdateret sin Payment Management. For det andet sker ind- og udlæsninger af betalingsfiler til og fra de forskellige pengeinstitutters betalingssystemer via en ekstern integrationskomponent. Det vil sige via et selvstændigt program på den enkelte pc, der uden det bemærkes af brugeren konverterer formaterne på ind- og udlæsningsfilerne mellem et fælles Navision in-house format og betalingsprogrammernes forskellige formater. Denne integrationskomponent er også hurtig at opdatere, og er samtidig en nødvendig komponent til fremtidens betalingssystemer. Versionen af dette kommunikationsprogram fremgår tilsvarende af ve rsionsvinduet. Af versionsvinduet fremgår de aktuelle versioner af Navision programmet, Payment Management objekter, bankopsætning og kommunikationsmodul. Læg mærke til stjernen ud for Opsætning, der angiver at der er læst flere bankopsætninger ind.

25 Payment Management Samlebetalingsopsætning Samlebetalingsopsætning vedligeholder opsætning for samlebetaling. Opsætningen bruges når betalinger skal samles i udbetalingskladden. For at flere betalinger kan samles, skal visse betingelser være opfyldt. Nogle betingelser er fast i systemet. Det vil sige oplysninger som Bankkonto, Valuta og Kreditor skal være ens på alle betalingerne, før betalingerne kan samles. Derudover kan du i samlebetalingsopsætningen angive hvilke andre kriterier der skal opfyldes for at samle betalingerne. I bund og grund er det et spørgsmål, om hvilke oplysninger man ønsker at bevare, når man samler betalingerne. Hvis indholdet for et felt angives til at skulle være ens, vil betalinger kun blive samlet hvis indholdet i felterne, fra posterne er nøjagtig ens. Det betyder også at i et felt som Supplerende anmeldelse er Overførsel vedr. lastbiler ikke det samme som Overførsel vedr. lastbil. Hvis felterne ikke er ens, og de ikke er krydset af til at skulle være ens vil det være indholdet fra den første linje i udbetalingskladden, der vil blive brugt. Samlebetalingsopsætningsvinduet.

26 Payment Management Bank og Bankcentral I Payment Management er Bankdelen delt op i 3 niveauer. Bankcentral, Bank og Bankkonto. For at forstå hvad punktet Bank dækker over, vil begrebet bankcentral kort blive forklaret først. Bankcentral Øverste led er Bankcentralen. I Danmark findes der 7 bankcentraler/bogføringscentraler. DBTS (Danske Bank) Unitel (Unibank/Nordea) BG Bank BEC (Bankernes EDB Central) BD (Bankdata) Jyske Bank SDC (Sparekassernes Datacenter) Under hver bankcentral er der tilknyttet en eller flere banker. Du kan i HTML menuen på Payment Management Produkt Cd en se hvilke banker der tilhører hvilke bankcentraler. Payment Management bliver leveret med alle 7 bankcentraler på cd en. Dvs. man til enhver tid er i stand til at skifte bank uanset bankcentral, nemt og hurtigt. Vinduet viser de indlæste Bankcentraler, og hvilken programversion Payment Management er lavet til. Både tidligere og senere versioner kan være understøttet. Programversionen viser udelukkende hvilken version der var aktiv da seneste opdatering af Payment Management blev frigivet. Bank Under dette punkt i Opsætning, skal du oprette de pengeinstitutter der benyttes i forbindelse med Payment Management. Der er kun tale om selve

27 Payment Management 3-8 pengeinstituttet. Bankkontoen er det tredje niveau, som hører til under banken, og skal ikke oprettes i denne forbindelse. Når du opretter en Bank, skal du først og fremmest give den et navn. Derefter skal du angive hvor på harddisken filen med betalingerne skal plac e- res. De fleste betalingssystemer har en standard mappe, hvor det kunne være fordelagtigt at lægge filen i, men samtidig er det ikke nødvendigt at lægge filen i et specielt bibliotek da du kan angive i systemerne, hvor du vil indlæse betalingsfilen fra. Enkelte betalingssystemer kræver en separat fil for ind- og udenlandske betalinger. Hvis din bank er en af disse, skal feltet Filnavn udland også udfyldes. For at Payment Management kan validere dine data, og udlæse dine bet a- linger i det rigtige format, skal du også tilknytte en Bankcentralkode på din Bank. Du kan i HTML menuen på Payment Management Cd en se hvilken bankcentral dit pengeinstitut benytter. Det er meget vigtigt at få valgt den rigtige bankcentral, da dine betalinger ellers ikke vil kunne indlæses i dit betalingssystem. Når du har oprettet banken, skal du sikre dig at der er sat kryds i feltet Anvendes. Hvis du på et tidspunkt ikke længere benytter dig af denne bank, fjerner du krydset i anvendes, og derefter vil banken ikke kunne benyttes til betalinger. En standard opsætning af Bank. Vær altid opmærksom på at Bankcentralkode er udfyldt, og at der er kryds i Anvendes.

28 Payment Management Bankkonto Det tredje niveau mht. Bank i Payment Management, er bankkontoen. Du skal oprette alle bankkonti du benytter i dit/dine forskellige pengeinstitutter, for at være i stand til at overføre betalinger til dem. Bankkonti administreres under Finans og ikke under opsætningsmenuen. De 3 første faneblade: Generelt, Kommunikation og Bogføring, er standard i Navision. Derfor vil disse ikke blive gennemgået i dette kursus. Hvis du ønsker at vide mere om disse felter og faner, kan du evt. se hjælpen i Navision. Fanebladet Overflytning er udelukkende oplysninger der drejer sig om betalinger. Bankkontokortet med Payment Management oplysninger. Bankregistreringsnr. Feltet er hentet fra generelt fanen, og indeholder kontoens registreringsnummer. Dette skal som regel være udfyldt, for overhovedet at foretage betalinger. Bankkontonr. Feltet er hentet fra generelt fanen, og indeholder kontoens kontonummer. Dette skal som regel være udfyldt, for overhovedet at foretage betalinger. Transitnr. Feltet er fra standard Navision, og bliver ikke benyttet i forbindelse med Payment Management. SWIFT-adresse SWIFT er et internationalt betalingsorgan, der har mere end 7000 banker i mere end 192 lande som medlemmer. Alle medlemmer af SWIFT får deres egen adresse; SWIFT-adressen. Dette felt er ikke nødvendigt at udfylde, da det er meget få betalingsmetoder der kræver SWIFT-adresse af afsen-

29 Payment Management 3-10 der kontoen. Hvis dette er tilfældet, vil man blive gjort opmærksom på dette i fejlloggen. IBAN Dette er kontoens internationale bankkontonr. Det er ikke normalt ikke nødvendigt at udfylde det på afsenderkontoen. Hvis det skal bruges på et betalingsmetode, vil du blive gjort opmærk som på det i fejlloggen. Bankkode For at Payment Management kan validere dine data, og udlæse dine bet a- linger korrekt, skal du først og fremmest tilknytte en bankkode. Valgmulighederne, er de banker du oprettede i forrige afsnit (3.3), og skulle gerne afspejle de pengeinstitutter i hvilke du har bet alinger til. Det er meget vigtigt at bankkode er korrekt, og at Bank peger på den korrekte Bankcentral da dine betalinger ellers ikke vil kunne overføres til betalingssystemet. Afsenderref.-def.kode Når du sender en betaling, bliver der på ens eget kontoudtog naturligvis lavet en postering. Du kan selv bestemme hvad der skal stå på denne postering ved at udfylde feltet Afsenderref.-def.kode. Der er mange muligheder for at lave automatisk afsender ref. og du kan i et senere afsnit lære mere om hvordan man opbygger disse. Benytter du elektronisk kontoudtog, bør du vælge UPR-koden, der påfører kontoudtoget en unik referencekode, så betalingen kan genkendes ved indlæsning. Intern rentesats I dette felt indtaster du den rentesats, der skal bruges på bankkontoen. Den interne rentesats på kontoen bestemmer om betalingsdatoen sættes til kontantrabatdatoen, eller forfaldsdatoen, når man laver et betalingsforslag. Hvis du mister mere (eller skal betale mere) i rente ved at trække på bankkontoen, kontra det man kan tjene ved at betale sine kreditorer og opnå kontantrabat, vil programmet automatisk vælge om den skal bruge kontantrabatdatoen eller ej. Funktionaliteten er betinget af, at man sætter ja i feltet Find kontantrabatter i Betalingsforslags-opsætning. Bemærk! Hvis man skal betale rente ved træk på kontoen (f.eks. Kassekredit, hvor man trækker på kreditten). Sættes den interne rente til 0,00. Tilladt diff. v/prioritering Når der laves betalingsprioritering i udbetalingskladden, på beløb til rådighed, beregnes beløb til rådighed som saldoen på bankkontoen minus tilladt min. saldo på bankkontoen. Feltet Tilladt diff. v/prioritering sikrer en yderligere buffer således at de sidste betalinger i prioriteringen ikke sorteres fra ved en mindre difference. Beløbet angives pr. bankkonto i den valuta bank-

30 Payment Management 3-11 kontoen føres i. Eksempel: På en bankkonto er der til rådighed. Der prioriteres og vælges automatisk betalinger for Den sidste betaling på 7500 medtages ikke fordi det totalt overstiger I dette eksempel kan Tilladt diff. v/prioritering f.eks. sættes til og den sidste betaling medtages alligevel.