DET FÆLLESKOMMUNALE KVALITETSPROJEKT

Transkript

1 DET FÆLLESKOMMUNALE KVALITETSPROJEKT Delprojekt 13: Fælleskommunal kvalitetsmodel, projektbeskrivelse 1. Baggrund I kommunerne er et behov for kvalitetsstyring på koncernniveau på tværs af sektorområder. Der findes imidlertid ikke i dag en kvalitetsmodel der på samme tid er orienteret mod hele den kommunale koncern, er så enkel, at den kan anvendes på alle niveauer og samtidig favner kravene til akkreditering. Det er målet med dette projekt at udvikle en sådan model, der står oven på konkrete kommunale erfaringer med kvalitetsudvikling. Den 27. marts 2008 Jnr A28 Sagsid Ref PEB peb@kl.dk Dir 3370 Weidekampsgade 10 Postboks København S Tlf Fax /12 Nogle af de dilemmaer og udfordringer der vil være i arbejdet med en kvalitetsmodel omfatter: Balancen mellem fokus på resultater og effekter på den ene side og fokus på arbejdstilrettelæggelse og proces En kvalitetsmodel skal på den ene side ikke være for detaljeret og sektorspecifik og på den anden side skal den være konkret nok til at give et reelt billedes af kvalitetsniveauet og -udviklingen i en organisation En kvalitetsmodel skal give mening og ledelsesinformation på koncern niveau til direktionen og kommunalbestyrelsen og samtidig give mening som udgangspunkt for kvalitetsudvikling og læring i den enkelte skole, dagtilbud eller afdeling. Projektet har været igangsat siden foråret 2007, og har indtil nu resulteret i etablering af flere udviklingsnetværk med en række kommuner om

2 forskellige temaer i kvalitetsarbejdet. Endvidere har Deloitte været inddraget til indsamling af nationale og internationale erfaringer med kvalitetsmodeller samt et oplæg om muligheder ved en kommunal kvalitetsmodel. Projektet har snitflader til kvalitetsprojekterne om Fælleskommunale ledelsesinformation, dagtilbud, styringsmodeller og administrative modeller. Koordineringen mellem projekterne sikres ved tæt kontakt med projektlederne i de tilgrænsende projekter samt ved delvist overlap bland deltagerne fra KL i de 5 projekter. 2. Formål Projektet har overordnet to formål som knytter sig til formålene for kommunernes kvalitetsprojekter: At udvikle kommunernes arbejde med kvalitetssikring og kvalitetsudvikling på både institutions-/afdelingsniveau og på koncernniveau for hele kommunen gennem udvikling og udbredelse af en systematik (kvalitetsmodel) til at håndtere kommunernes kvalitetsarbejde. At understøtte KL s interessevaretagelse overfor staten ved at argumentere for, at sektormodeller skal koncentrere sig om kvalitetsudvikling på det enkelte sektorområde, hovedsageligt inden for KVIK-modellens temaer om Processer og Nøgleresultater. De tværgående temaer vil der være taget hånd om i KL s koncernmodel. Derudover har projektet det formål at udvikle en kvalitetsmodel til kommunerne som Favner kommunernes behov for kvalitetsstyring på koncernniveau Det lokale kvalitetsarbejde på institutions- og afdelingsniveau Sætter rammerne for eventuelle frivillige akkrediteringsmodeller på sektorområderne En kvalitetsmodel er en bestemt systematik til at arbejde med kvalitetsudvikling eller kvalitetssikring i en kommune. Der kan være tale om en fælles kvalitetsmodel for hele kommunen på koncernniveau eller modeller som kun anvendes i en del af kommunen, fx som det kendes fra Den Danske Kvalitetsmodel på sundhedsområdet. Nogle modeller fokuserer mest på læringsaspektet, mens andre har et tydeligt kontrolaspekt../. Staten har udviklet en model til brug offentlige arbejdspladser der ønsker at forbedre sin praksis KVIK modellen (KvalitetsVærktøj til udvikling af Innovation og Kompetence), og det er KL s opfattelse, at KVIK-modellen 2

3 vil udgøre et godt udgangspunkt for udarbejdelsen af en fælleskommunal kvalitetsmodel. I bilag er argumentationen for valg af KVIK modellen som udgangspunkt for dette projekt foldet mere ud. Kort ridset op er begrundelserne herfor at KVIK modellen: Er en dansk kvalitetsmodel med et internationalt afsæt i CAF (Commom Assesment Framework EU værktøj til frivillig selvevaluering af offentlige arbejdspladser) Er en overskuelig og gennemprøvet ramme for kvalitetssikring og kvalitetsudvikling Har fokus på helheden, gennem sin opdeling i indsatser og resultater Vurderes at kunne give mulighed for akkreditering KVIK modellen, som den er i dag, er imidlertid tænkt som model for decentral kvalitetsudvikling i store institutioner (i kommunal forstand). Dette giver flere udfordringer, som kan føre til, at der bliver behov for videreudvikling af modellen i udarbejdelsen af den fælleskommunale kvalitetsmodel. For det første skal der tænkes et koncernfokus ind i modellen. For det andet skal politikernes rolle tænkes ind i modellen. Herunder skal der for det tredje tænkes i, hvordan der på de enkelte sektorområder kan opstilles centrale målsætninger for kvalitetsudviklingen. Endelig skal det sikres, at modellens kompleksitet ikke er til hinder for arbejdet med den i de forholdsvis små kommunale institutioner. Derudover skal fokus rettes mod, hvordan modellen spiller sammen med eksisterende og kommende kvalitetsmodeller på de kommunale sektorområder samt kommunernes brug af LIS, Balance Scorecard og andre styringsmæssige tiltag. Endelig skal der tænkes i, at kvalitetsmodellen skal kunne understøtte frivillig akkreditering for de kommuner der måtte ønske dette. 3. Mål, resultater og succeskriterier Der skal udvikles et bud på en kommunal kvalitetsmodel, der tydeligt markerer både retning og indhold for et systematisk kvalitetsarbejde, der favner alle væsentlige kommunale serviceområder. Kvalitetsmodellen skal bygge på tre grundlæggende principper: Kvalitetsmodellen skal være enkel og anvendelig, tilpasses en kommunal og lokalpolitisk kontekst og ikke mindst give mening i arbejdet med kvalitetsudvikling hvad enten den anvendes oppefra på koncernniveau eller nedefra i den enkelte institution. 3

4 Kvalitetsmodellen skal have fokus på sammenhænge. Modellen skal tage højde for konteksten de enkelte ydelser leveres i, i lovgivningen på området og allerede eksisterende krav og standarder. Samtidig skal modellen tage højde for kommunernes øvrige administrative tiltag herunder eksempelvis arbejdet med kontrakter og øvrige styringstiltag. Derudover skal modellen kunne spille sammen med frivillige akkrediteringsmodeller på sektorområderne../. I bilagene er der redegjort nærmere for principperne. Resultatmål At indsamle og formidle viden om kvalitetsmodeller og arbejde med kvalitetsudvikling i danske kommuner At udvikle en helhedsorienteret koncernmodel for kvalitetssikring og kvalitetsudvikling der både kan fungere som ramme for kommunernes kvalitetsarbejde på koncernniveau, på lokalt niveau og derudover kan rumme de obligatoriske krav til kvalitetsarbejdet indenfor de enkelte sektorområder At have testet implementering af modellen i udvalgte institutioner/forvaltninger i 1-3 kommuner og tilrettet modellen på baggrund af erfaringerne herfra At have etableret en organisering, der sikrer den videre drift og udvikling af modellen At have etableret en webbaseret it-understøttelse af modellen At udvikle en uddannelse i anvendelse af modellen Forslag til succeskriterier At modellen skaber et fælles sprog for kvalitetsarbejde i kommunerne som anvendes bredt i de danske kommuner At et stort antal kommuner vil anvende den (mindst 15 kommuner har besluttet at anvende den i 2009), så den kan danne baggrund for at koblingen mellem akkreditering og deregulering udløses i praksis (jf. Økonomiaftalen for 2008) At modellen vurderes som en god ramme for kvalitetsarbejdet på koncernniveau og som ramme for sektororienterede modeller af de deltagende kommuner i netværket og af de øvrige kommuner der har besluttet at anvende den 4. Deltagerkreds 18 Kommuner har tilmeldt sig projektet. 4

5 Projektet gennemføres som en fortsættelse af et udviklingsnetværk med deltagelse af 5 6 kommuner: Frederiksberg Kommune Høje Taastrup Kommune Roskilde Kommune Odense Kommune Ringkøbing-Skjern Kommune Derudover deltager kommuner i et dialogforum der skal styrke, skærpe og kvalificere udviklingsarbejdet med den fælles model: Brønderslev Kommune Egedal Kommune Greve Kommune Helsingør Kommune Københavns Kommune Morsø Kommune Næstved Kommune Silkeborg Kommune Struer Kommune Varde Kommune Vejen Kommune Vejle Aalborg Kommune KL vil desuden søge opbakning i Finansministeriet til at indgå i et samarbejde om projektets videre afvikling. På grund af projektet størrelse og for at undgå at staten og ikke mindst sektorministerierne arbejder i forskellig retning i denne sag vil et samarbejde via finansministeriet være et godt udgangspunkt for projektet. Det overvejes at involvere forskere og konsulentvirksomheder samt KREVI og SCKK i dele af arbejdet med udarbejdelse af modellen. Fra KL bemandes projektet med en arbejdsgruppe bestående af: Peter Bogh (projektleder), Anders Christian Dyhr, Lisbeth Rindom, Mads Jensbo, Christian Ahlmann Olesen, Jonas Groes og Anne Kathrine Fjord. Projektejer er afdelingschef Lars Holte. 5. Organisering Projektet organiseres med følgende elementer: Et dialogforum bestående af repræsentanter fra alle 18 kommuner der har tilmeldt sig projektet samt KLs projektsekretariat. Dialogforums formål er 5

6 at styrke, skærpe og kvalificere udviklingsarbejdet med den fælles model gennem drøftelse af rammer for arbejdet med kvalitetsmodellen og drøftelse og kvalificering af projektets (del)resultater. Dialogforum mødes 3-4 gange, første møde er opstartsmøde den 4. marts 2008 og sidste gang er til projektet afslutningskonference medio En styregruppe bestående af direktørniveau fra kommunerne i udviklingsnetværket samt 2 repræsentanter for KL. Styregruppens formål er tage stilling til projektet fremdrift og beslutte design af model mv. efter oplæg fra projektgruppen. Styregruppen mødes som afslutning på hver delproces. En projektgruppe bestående af faste og varierende repræsentanter fra de seks kommuner i udviklingsnetværket samt KL s arbejdsgruppe. Kommunerne forventes at deltage med én fast person, som også er kommunens kontaktperson til projektet, i projektgruppen. Derudover forventes det, at kommunerne derudover deltager med videnspersoner efter behov og emne. SCKK inviteres til fast at deltage i projektgruppens møder. Formålet med projektgruppen er at den skal udarbejde rammer og indhold i kvalitetsmodellen ligesom projektgruppen skal følge op på erfaringerne fra kommunerne afprøvning af dele af modellen. Projektgruppen mødes til todages workshops jf. nedenfor. Interne arbejdsgrupper i netværkskommunerne. Det forventes, at hver kommune i netværket nedsætter en intern arbejdsgruppe der skal stå for lokal forberedelse af møderne i projektgruppen samt stå for tilrettelæggelse og opfølgning af lokale afprøvninger af dele af modellens elementer. Intern arbejdsgruppe/projektsekretariat i KL. Fungerer som sekretariat for projektet, forbereder møder mv. i projektet samt står for en stor del af skrivearbejdet. 6. Arbejdsform Arbejdet i projektet forventes at blive en blanding af mødeforberedelse, workshops, beslutningsmøder i styregruppen, dialogmøder. Projektet deles op i en række milepæle og delprocesser jf. nedenfor. Fremdriften sikres ved, at der for de enkelte delprocesser opstilles resultatkrav, således at det allerede nu er muligt at danne sig et overblik over forventningerne til projektets fremdrift. Indholdet i projektgruppens workshops vil kunne knytte sig til flere af delprocesserne forstået på den måde, at projektgruppen i én workshop 6

7 sætter rammerne og skitserer de konkrete resultater af delprocessen. Frem til næste workshop arbejdes der så videre lokalt i kommunerne eller i nedsatte arbejdsgrupper med yderligere konkretisering og afprøvning i forhold til praksis med delprocessens indhold. På den efterfølgende workshop samles der så op og konkluderes på delprocessen. På den måde sikres det dels mulighed for grundighed og inddragelse af end projektgruppens medlemmer i udarbejdelsen af de konkrete elementer i kvalitetsmodellen, og dels at arbejdet med kvalitetsmodellen ikke ligger stille mellem møderne. Workshops i projektgruppen holdes som to-dages seminarer. Det første som internat, de øvrige i KL huset med overnatning på nærliggende hotel, for de der kommer langvejs fra. KL s arbejdsgruppe fungerer som projektsekretariat og står for den overordnede organisering af projektet, forberedelse af møder i projektet, hovedparten af det fælles skrivearbejde. Kommunernes forventes at foretage en aktiv og konstruktiv mødeforberedelse, især i forbindelse med workshopperne i projektgruppen. Her forventes det, at deltagerne fra kommunerne dels forholder sig til det udsendte materiale i både en generel og lokal kontekst, og at hver kommune i forlængelse af den enkelte workshop udarbejder materiale til den næste efter konkret aftale. 7. Tids- og aktivitetsplan Nr. Fase Start Slut mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec jan feb mar apr maj jun 1 Udvikling af skitse til kvalitetsmodel Gennemførelse af caseforsøg Udarbejdelse af færdig beskrevet model 4 Etablering af driftsorganisation Etablering af IT understøttelse Uddannelse, kommunikation og formidling Et samlet procesforløb frem mod en egentlig kommunal kvalitetsmodel kan overordnet opdeles i 6 faser hvor af fase 1 omfatter forberedelse og skitsemodel, fase 2-3 udarbejdelsen af en færdig model, mens 4-7 er etablering af en driftsorganisation og redskaber til driften af en kvalitetsmodel. 7

8 Fase 1: Udvikling af skitse til kvalitetsmodel Varighed: marts september 2008 Hovedspørgsmål der afklares i fase 1: Fastlæggelse af grundstruktur i modellen Fokus og evalueringsmetode Indhold og metode, herunder sammenhæng til eksisterende modeller og mulighed for akkreditering efter internationale standarder Sammenhængen mellem koncernmodel og sektorspecifikke behov Fase 2: Gennemførelse af caseforsøg i kommuner Formålet er, at afprøve centrale elementer i den fælleskommunale kvalitetsmodel i praksis inden det endelige design af første generationsmodellen. Varighed: september 2008 marts 2009 Aktiviteter i fase 2 Der gennemføres caseforsøg i et antal kommuner. Caseforsøgene søges gennemført både på institutionsniveau og afdelingsniveau. Fokus i caseforsøgene vil være anvendelse af grundstrukturen i modellen og metoden til selvevaluering. Kommunerne tilrettelægger og gennemfører selv caseforsøgene efter aftale i projektgruppen og styregruppen. KL har afsat 100 timer til at understøtte og samle op på kommunernes caseforsøg. Det drøftes i projekt- og styregruppe hvordan disse timer bedst anvendes; om de skal deles jævnt ud over de deltagende kommuner med få timer til hver, eller om de skal koncentreres på få kommuner med flere timer. Fase 3: Udarbejdelse af færdig beskrevet model på baggrund af erfaringerne fra caseprojekterne Formålet er, at på baggrund af erfaringerne fra caseforsøgene udarbejdes den færdige model. Varighed: Februar Marts 2009 Resultatkrav til fase 3: Forslag til færdig kvalitetsmodel for kommunerne der lever op til de opstillede forudsætninger Kvalitetsmodellen er fuldt beskrevet på både koncernniveau og sektorniveau 8

9 Der er beskrevet krav/snitflader/sammenhæng til akkrediteringsmodeller Der er beskrevet proces for gennemførelse af selvevaluering Fase 4: Etablering af driftsorganisation Formålet er at få beskrevet og etablere en fælleskommunal driftsorganisation der understøtter og udvikler kommunernes arbejde med kvalitetsmodellen. Varighed: November 2008 marts 2009 Hovedspørgsmål der skal afklares i fase 4 Hvad skal opgaverne være i en fælles driftsorganisation Vedligeholdelse/udvikling af modellen Udvikling af metoder Interessevaretagelse Akkreditering Support Uddannelse Andet? Den organisatoriske placering af driftsorganisationen Muligheder for finansiering af driftsorganisation Der er endnu ikke taget stilling til budget og arbejdsformen i projektets tre øvrige faser idet disse afhænger af projektets succes og udbredelse. 1. Budget og timeestimat Der er lavet økonomisk budget og estimat for timeforbruget for fase 1 3, dvs. for den del af projektet der omhandler udarbejdelsen af kvalitetsmodellen. Indtægter Bevilget fra KLs direktion vdr. fase 1-3 Ansøgning til Fællesvirksomheden kr kr. Der ansøges der Fællesvirksomheden for KL og COK om 300 udviklingstimer til afholdelse af konference i COK regi i december Dette svarer til ca kr. Der forventes i mindre omfang indtægter fra oplæg og temadage i kommuner mv. om kvalitetsmodellen i efteråret

10 Udgifter vdr. fase 1-3 Mødeafholdelse Transport Øvrige projektudgifter kr kr kr. Det økonomiske budget skal derudover dække udgifterne til de timer KL lægger i projektet. Deltagerkommunerne betaler selv transport, dagpenge mv. i forbindelse med deltagelse i møder i projektet. Projektet betaler for eventuel overnatning i forbindelse med workshops i projektgruppen. 2. Kommunikations- og formidlingsstrategi Det er afgørende, at kommunikations- og formidlingsindsatsen fra start tænkes med i de samlede overvejelser om tilrettelæggelsen af projektet. Den endelige kommunikations- og formidlingsstrategi vil blive færdiggjort sammen med kommunerne i forbindelse med projektets fase 1.1. Følgende elementer skal indgå i kommunikationsindsatsen: For det første skal det overvejes, hvordan KL og kommunerne eventuelt mere permanent kan dokumentere at kommunerne er aktive i forhold til sikring og udvikling af kvaliteten i udførelsen af ydelser. For det andet skal det overvejes, hvordan der i det fælleskommunale kvalitetsprojekt tilrettelægges en intern kommunikation dels mellem kommunerne i projektgruppen og dels i forhold til alle 98 kommuner. For det tredje skal det overvejes, hvordan der kommunikeres om projektet i forhold til medierne både lokalt og nationalt. Der udarbejdes på den baggrund en kommunikations- og pressestrategi, der bl.a. kan omfatte følgende emner: Dokumentere kommunernes kvalitetsarbejde hvad er de gode historier set fra en pressevinkel? Understøttelse af den kommunale vidensdeling Metoder til lokal presseomtale af resultater fra projektet Af konkrete tiltag til formidling og kommunikation omkring projektet og dets resultater kan nævnes: Artikler i danske kommuner om kvalitetsmodeller Artikler i fag- og dagblade om projektet og kommunernes konkrete arbejde med kvalitet i relation til kvalitetsmodeller 10

11 Oplæg og temadage i kommuner Oplæg på relevante konferencer Afholdelse af konference i december 2008 Afholdelse af konference ved afslutning af projektet Formidling af de gode historier med kommunernes kvalitetsarbejde og de gode resultater det har ført med sig Etablering af microsite på KLs hjemmeside med formidling af problemstillinger, resultater og erfaringer mht. kvalitetsmodeller og projektets fremdrift og resultater Der afholdes en konference i december 2008 der har til formål at udbrede kendskabet til kvalitetsmodellen i kommunerne generelt og at sætte fokus på, at kommunerne gør noget konkret for at forbedre kvaliteten af de kommunale ydelser. Udover at præsenteret modellen som den ser ud på nuværende tidspunkt kan der fremlægges erfaringer fra caseforsøg samt andre erfaringer, hvor det at systematisk at arbejde med kvalitet har medført øget kvalitet i ydelserne. 11

12 Bilag: Planlagte møder i projektet Dato Projektgruppe Styregruppe Dialogforum Tekst 4. Marts X Opstartsmøde Delproces 1.1: Fastlæggelse af grundstruktur i model April X Workshop 28. April X Beslutning om indstilling om grundstruktur i modellen Delproces 1.2: Valg af evaluringsspørgsmål v. selvevaluering, tilpasning af sektorspecifikke spørgsmål, maj X Workshop 16. Juni X Beslutning om model for selvevaluering Delproces 1.3: Fastlæggelse af indikatorer og sammenhæng med akkreditering September X Workshop September X Workshop 26- september X Beslutning om indikatorer og akkreditering Afslutning af milpæl oktober X Fremlæggelse af grunddesign af model Delproces 3.1: Endelig design af model på baggrund af erfaringer Primo marts 2009 X Workshop Medio marts 2009 X Beslutning om design af model 12

19 sætter rammerne og skitserer de konkrete resultater af delprocessen. Frem til næste workshop arbejdes der så videre lokalt i kommunerne eller i nedsatte arbejdsgrupper med yderligere konkretisering og afprøvning i forhold til praksis med delprocessens indhold. På den efterfølgende workshop samles der så op og konkluderes på delprocessen. På den måde sikres det dels mulighed for grundighed og inddragelse af end projektgruppens medlemmer i udarbejdelsen af de konkrete elementer i kvalitetsmodellen, og dels at arbejdet med kvalitetsmodellen ikke ligger stille mellem møderne. Workshops i projektgruppen holdes som to-dages seminarer. Det første som internat, de øvrige i KL huset med overnatning på nærliggende hotel, for de der kommer langvejs fra. KL s arbejdsgruppe fungerer som projektsekretariat og står for den overordnede organisering af projektet, forberedelse af møder i projektet, hovedparten af det fælles skrivearbejde. Kommunernes forventes at foretage en aktiv og konstruktiv mødeforberedelse, især i forbindelse med workshopperne i projektgruppen. Her forventes det, at deltagerne fra kommunerne dels forholder sig til det udsendte materiale i både en generel og lokal kontekst, og at hver kommune i forlængelse af den enkelte workshop udarbejder materiale til den næste efter konkret aftale. 7. Tids- og aktivitetsplan Nr. Fase Start Slut mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec jan feb mar apr maj jun 1 Udvikling af skitse til kvalitetsmodel Gennemførelse af caseforsøg Udarbejdelse af færdig beskrevet model 4 Etablering af driftsorganisation Etablering af IT understøttelse Uddannelse, kommunikation og formidling Et samlet procesforløb frem mod en egentlig kommunal kvalitetsmodel kan overordnet opdeles i 6 faser hvor af fase 1 omfatter forberedelse og skitsemodel, fase 2-3 udarbejdelsen af en færdig model, mens 4-7 er etablering af en driftsorganisation og redskaber til driften af en kvalitetsmodel. 7

20 Fase 1: Udvikling af skitse til kvalitetsmodel Varighed: marts september 2008 Hovedspørgsmål der afklares i fase 1: Fastlæggelse af grundstruktur i modellen Fokus og evalueringsmetode Indhold og metode, herunder sammenhæng til eksisterende modeller og mulighed for akkreditering efter internationale standarder Sammenhængen mellem koncernmodel og sektorspecifikke behov Fase 2: Gennemførelse af caseforsøg i kommuner Formålet er, at afprøve centrale elementer i den fælleskommunale kvalitetsmodel i praksis inden det endelige design af første generationsmodellen. Varighed: september 2008 marts 2009 Aktiviteter i fase 2 Der gennemføres caseforsøg i et antal kommuner. Caseforsøgene søges gennemført både på institutionsniveau og afdelingsniveau. Fokus i caseforsøgene vil være anvendelse af grundstrukturen i modellen og metoden til selvevaluering. Kommunerne tilrettelægger og gennemfører selv caseforsøgene efter aftale i projektgruppen og styregruppen. KL har afsat 100 timer til at understøtte og samle op på kommunernes caseforsøg. Det drøftes i projekt- og styregruppe hvordan disse timer bedst anvendes; om de skal deles jævnt ud over de deltagende kommuner med få timer til hver, eller om de skal koncentreres på få kommuner med flere timer. Fase 3: Udarbejdelse af færdig beskrevet model på baggrund af erfaringerne fra caseprojekterne Formålet er, at på baggrund af erfaringerne fra caseforsøgene udarbejdes den færdige model. Varighed: Februar Marts 2009 Resultatkrav til fase 3: Forslag til færdig kvalitetsmodel for kommunerne der lever op til de opstillede forudsætninger Kvalitetsmodellen er fuldt beskrevet på både koncernniveau og sektorniveau 8

21 Der er beskrevet krav/snitflader/sammenhæng til akkrediteringsmodeller Der er beskrevet proces for gennemførelse af selvevaluering Fase 4: Etablering af driftsorganisation Formålet er at få beskrevet og etablere en fælleskommunal driftsorganisation der understøtter og udvikler kommunernes arbejde med kvalitetsmodellen. Varighed: November 2008 marts 2009 Hovedspørgsmål der skal afklares i fase 4 Hvad skal opgaverne være i en fælles driftsorganisation Vedligeholdelse/udvikling af modellen Udvikling af metoder Interessevaretagelse Akkreditering Support Uddannelse Andet? Den organisatoriske placering af driftsorganisationen Muligheder for finansiering af driftsorganisation Der er endnu ikke taget stilling til budget og arbejdsformen i projektets tre øvrige faser idet disse afhænger af projektets succes og udbredelse. 1. Budget og timeestimat Der er lavet økonomisk budget og estimat for timeforbruget for fase 1 3, dvs. for den del af projektet der omhandler udarbejdelsen af kvalitetsmodellen. Indtægter Bevilget fra KLs direktion vdr. fase 1-3 Ansøgning til Fællesvirksomheden kr kr. Der ansøges der Fællesvirksomheden for KL og COK om 300 udviklingstimer til afholdelse af konference i COK regi i december Dette svarer til ca kr. Der forventes i mindre omfang indtægter fra oplæg og temadage i kommuner mv. om kvalitetsmodellen i efteråret

22 Udgifter vdr. fase 1-3 Mødeafholdelse Transport Øvrige projektudgifter kr kr kr. Det økonomiske budget skal derudover dække udgifterne til de timer KL lægger i projektet. Deltagerkommunerne betaler selv transport, dagpenge mv. i forbindelse med deltagelse i møder i projektet. Projektet betaler for eventuel overnatning i forbindelse med workshops i projektgruppen. 2. Kommunikations- og formidlingsstrategi Det er afgørende, at kommunikations- og formidlingsindsatsen fra start tænkes med i de samlede overvejelser om tilrettelæggelsen af projektet. Den endelige kommunikations- og formidlingsstrategi vil blive færdiggjort sammen med kommunerne i forbindelse med projektets fase 1.1. Følgende elementer skal indgå i kommunikationsindsatsen: For det første skal det overvejes, hvordan KL og kommunerne eventuelt mere permanent kan dokumentere at kommunerne er aktive i forhold til sikring og udvikling af kvaliteten i udførelsen af ydelser. For det andet skal det overvejes, hvordan der i det fælleskommunale kvalitetsprojekt tilrettelægges en intern kommunikation dels mellem kommunerne i projektgruppen og dels i forhold til alle 98 kommuner. For det tredje skal det overvejes, hvordan der kommunikeres om projektet i forhold til medierne både lokalt og nationalt. Der udarbejdes på den baggrund en kommunikations- og pressestrategi, der bl.a. kan omfatte følgende emner: Dokumentere kommunernes kvalitetsarbejde hvad er de gode historier set fra en pressevinkel? Understøttelse af den kommunale vidensdeling Metoder til lokal presseomtale af resultater fra projektet Af konkrete tiltag til formidling og kommunikation omkring projektet og dets resultater kan nævnes: Artikler i danske kommuner om kvalitetsmodeller Artikler i fag- og dagblade om projektet og kommunernes konkrete arbejde med kvalitet i relation til kvalitetsmodeller 10

23 Oplæg og temadage i kommuner Oplæg på relevante konferencer Afholdelse af konference i december 2008 Afholdelse af konference ved afslutning af projektet Formidling af de gode historier med kommunernes kvalitetsarbejde og de gode resultater det har ført med sig Etablering af microsite på KLs hjemmeside med formidling af problemstillinger, resultater og erfaringer mht. kvalitetsmodeller og projektets fremdrift og resultater Der afholdes en konference i december 2008 der har til formål at udbrede kendskabet til kvalitetsmodellen i kommunerne generelt og at sætte fokus på, at kommunerne gør noget konkret for at forbedre kvaliteten af de kommunale ydelser. Udover at præsenteret modellen som den ser ud på nuværende tidspunkt kan der fremlægges erfaringer fra caseforsøg samt andre erfaringer, hvor det at systematisk at arbejde med kvalitet har medført øget kvalitet i ydelserne. 11

24 Bilag: Planlagte møder i projektet Dato Projektgruppe Styregruppe Dialogforum Tekst 4. Marts X Opstartsmøde Delproces 1.1: Fastlæggelse af grundstruktur i model April X Workshop 28. April X Beslutning om indstilling om grundstruktur i modellen Delproces 1.2: Valg af evaluringsspørgsmål v. selvevaluering, tilpasning af sektorspecifikke spørgsmål, maj X Workshop 16. Juni X Beslutning om model for selvevaluering Delproces 1.3: Fastlæggelse af indikatorer og sammenhæng med akkreditering September X Workshop September X Workshop 26- september X Beslutning om indikatorer og akkreditering Afslutning af milpæl oktober X Fremlæggelse af grunddesign af model Delproces 3.1: Endelig design af model på baggrund af erfaringer Primo marts 2009 X Workshop Medio marts 2009 X Beslutning om design af model 12

Vis mere