Velkommen til SKT, Aarhus Universitet og lidt om SKT

Transkript

1 Velkommen til og lidt om SKT v/ Skolechef Bodil Birn

2 Det er SKT s mission: At udvikle kompetente klinikassistenter, tandplejere og kliniske tandteknikere til det odontologiske team, og derved gøre det muligt at skabe høj kvalitet i tandplejen til lavest mulige omkostninger.

3 Facts om SKT Uddannelserne hører under UVM Administrativt tilknyttet Aarhus Universitet Egen styrelse (skolechef / skoleråd) og SU Beskæftiger ca. 63 årsværk Producerer ca. 175 STÅ og 200 ÅE Egen andel af omsætningen ca. 32 mio. Samarbejdsaftaler: Tandlægeskolen og ATS Har deltaget i store udviklingsprojekter for tandplejen i bl.a. Tanzania, Thailand, Grønland, Letland

4

5 Excellence Seminar 16. november 2006 Brugerfokus og brugerdialog hos SKT Rie Borgkvist & Bo Danielsen Skolen for Klinikassistenter, Tandplejere og Kliniske Tandteknikere Aarhus Universitet

6 Brugerfokus og brugerdialog hos SKT Hvilke værktøjer benytter SKT til at få viden om brugernes behov og hvordan indsamles viden fra den daglige kontakt med brugerne? Hvordan designes et intelligent metodeapparat i forhold til løbende at forstå brugernes behov og forventninger?

7 Brugerfokus holdning i arbejdet Brugerdialog metode/værktøjer til opsamling af viden

8 Brugerfokus Patienterne Klinikkerne (aftagerne) De studerende

9 udvikling udfordringer dynamisk samspil

10 Skolen har inddelt sine vigtigste kunder i fire hovedgrupper De nuværende studerende De færdiguddannede De fremtidige studerende Skolepraktikelever

11 Interessentanalysen A: Strategisk afgørende B: Vigtige C: Øvrige interessenter Studerende og elever, skolepraktikanter, kursister, AU, UVM, Sundhedsministeriet, Sundhedsstyrelse Medarbejdere, partnerskaber med OI og ATS, praktikværter, aftagere, patienter, fagligt udvalg, SKT-KU Censorer, faglige organisationer, studievejledningscentre, internationale kontakter, leverandører

12 Interessentanalysen omfatter: hvad er interessentens vigtigste behov og forventninger til os, - nu og fremover? hvordan er organisationens relation til den enkelte interessent? hvor ved vi det fra? er der behov for at udvikle relationen og i givet fald hvor/hvordan?

13 Interessentanalysen Det er en stor udfordring at afbalancere forskellige interessenters forskellige nuværende og fremtidige behov og forventninger til SKT s ydelser For eksempel: Sundhedsstyrelsens og de forskellige faglige organisationers kan have forskellige ønsker til kompetencer og arbejdsopgaver for skolens tre uddannelser. UVM og de studerende kan have modsatrettede krav og ønsker

14 Sådan indsamler vi viden om brugernes behov Generelt Specifikt Nu Fremtiden Systematisk Udviklende Kontrollerende 3 2 Spontant 1

15 Sådan indsamler vi viden om brugernes behov Generelt Specifikt Nu Fremtiden Systematisk Udviklende Kontrollerende 3 2 Spontant 1

16 Sådan indsamler vi viden om brugernes behov 1 Specifikt Spontant Nu Dialog i den daglige undervisning Åben dør Uformelt kaffe-møde

17 Sådan indsamler vi viden om brugernes behov Generelt Specifikt Nu Fremtiden Systematisk Udviklende Kontrollerende 3 2 Spontant 1

18 Sådan indsamler vi viden om brugernes behov 2 Specifikt Systematisk Kontrollerende Nu Skriftlige evalueringer - undervisningen -studiemiljøet -studievejledningen -studieadministrationen Karakterer Gennemførelses-%

19 Øget studentertilfredshed Mål Resultater BM %

20 Sådan indsamler vi viden om brugernes behov Generelt Specifikt Nu Fremtiden Systematisk Udviklende Kontrollerende 3 2 Spontant 1

21 Sådan indsamler vi viden om brugernes behov 3 Specifikt Systematisk Udviklende Nu Fremtiden Fokusgruppeinterviews Stop-op dage Cafe-læring Evaluerings/Udviklingssamtaler Undervisningsudvalg/elevudvalg Interviews med udmeldte

22 Skolen anser den daglige kontakt/dialog med de studerende af stor betydning for hurtigt at afdække og imødekomme de studerendes behov for læring at fastholde dem på uddannelsen at skabe øget tilfredshed at supplere de systematiske kundetilfredshedsmålinger. at øge skolens evne til hurtigt at opfange signaler om ændrede eller nye ønsker og behov

23 Dialog hviler på respekt, nærvær og nysgerrighed tilbyder et trygt klima med plads til at spørge og reflektere antager at man har tillid, lytter og er åben og parat til at lære af andre fungerer bedst, når den er ligeværdig Dialogen beriger fordi parterne ser og hører hinanden og derved bekræftes som mennesker samtidig skaber den læring og udvikling.

24 Ledelsesprocesser Skoleråd og skolechef Undervisnings og uddannelsesudvalg Ledelsesgruppe Koordinationsgrupperne Rekruttering/ markedsføring Undervisning Service/ administration Kundevendte processer

25 Kundevendte processer System til at styre og forny de Rekruttering -støtteproces Markedsførings- kundevendte Studievejledning gruppe processer Optagelse/ tilmelding -støtteproces Uddannelse -kerneproces -støtteproces Delprocesser Markedsføring Service Interview/samtale Service Administration Undervisning Lærings- /studiemiljø Studieadministration Studievejledning Lærerkompe-tencer Pædagogisk udvikling Fysiske rammer Processtyring og ansvar -håndbog til processtyring -procedurer Optagelsesudvalg/ Kontaktlærere -procedurer Sekretærer -procedurer Koordinations-gruppe -procesflow -processtyringsskemaer Ledelsesgruppen Ledelsesgruppen Ledelsesgruppen Procesevaluering -Effektmålinger -Tilfredshedsmålinger -Årsrapporter -Interviewguide -Frafaldsanalyser -Tilfredshedsmålinger -Eksamen -Tilfredshedsmålinger -Censorvurderinger -Årsrapporter -Forbedringsskema -Benchmarking -Resultater -Forbedringsskema -Årsrapporter Procesforbedring Årets gang plan med revurdering af metoder til processtyring, udvikling og forbedring Årlig revurdering af metoder til processtyring, udvikling og forbedring Årets gang plan med revurdering af metoder til processtyring, udvikling og forbedring Årets gang plan med revurdering af metoder til processtyring, udvikling og forbedring Klinikdrift Ledelsesgruppen

26 Kundevendte processer System til at styre og forny de Rekruttering -støtteproces Markedsførings- kundevendte Studievejledning gruppe processer Optagelse/ tilmelding -støtteproces Uddannelse -kerneproces -støtteproces Delprocesser Markedsføring Service Interview/samtale Service Administration Undervisning Lærings- /studiemiljø Studieadministration Studievejledning Lærerkompe-tencer Pædagogisk udvikling Fysiske rammer Processtyring og ansvar -håndbog til processtyring -procedurer Optagelsesudvalg/ Kontaktlærere -procedurer Sekretærer -procedurer Koordinationsgruppe -procesflow -processtyringsskemaer Ledelsesgruppen Ledelsesgruppen Ledelsesgruppen Procesevaluering -Effektmålinger -Tilfredshedsmålinger -Årsrapporter -Interviewguide -Frafaldsanalyser -Tilfredshedsmålinger -Eksamen -Tilfredshedsmålinger -Censorvurderinger -Årsrapporter -Forbedringsskema -Benchmarking -Resultater -Forbedringsskema -Årsrapporter Procesforbedring Årets gang plan med revurdering af metoder til processtyring, udvikling og forbedring Årlig revurdering af metoder til processtyring, udvikling og forbedring Årets gang plan med revurdering af metoder til processtyring, udvikling og forbedring Årets gang plan med revurdering af metoder til processtyring, udvikling og forbedring Klinikdrift Ledelsesgruppen

27 Potentiel elev Procesflow Information og vejledning Tilmelding Grundforløbsstart Undervisning Grundforløbsbevis Gennemført grundforløb Elev søger praktikplads

28 Procedurer Information og vejledning Sekretærinformation Studievejledning Tilmelding Modtagelse Tilbud om af tilmelding Registrering -elev for en af dag tilmelding Tildeling -åbent af Hus kontaktlærer Grundforløbsstart Indkaldelse til samtale om uddannelsesplan Undervisning Grundforløbsbevis

29 Processtyringsskema Grundforløb - Overordnede administrative processer I Administration og Service Procesansvarlig Aktivitet Dokument Koordinationsgruppe Administrativ leder Bo Danielsen Faglig leder Personaleleder Mitzie Abildgaard Studievejleder Lillian Hansen Studiesekretær Susanne Rimmer Studiesekretær Arne Jensen Sekretær Jette Woetman Sekretærinformationer /tlf. x x Information til UUvejledere /tlf. x Tilmelding Skema x Samtale Brev/samtale x x Test Brev/tid/test x x Henvisning til vejledning Vejleder Registrering Easy

30 Skabelse af viden om brugerne Fakta Udvælgelse eller skabelse af data Skabe mening ud af data Bearbejdning, strukturering og sammenføjning af meningsfulde data Den proces ansvarlige, koordinationsgrupperne og ledelsesgruppen

31 Brug af viden Straks justeringer Små løbende forbedringer Den proces ansvarlige Planlagte forbedringer Inkrementale forbedringer Uddannelsens koordinationsgruppe Strategiske udviklings aktiviteter Store radikale innovationer Ledelsesgruppen

32 Ledelsen Evaluerer og revurderer Koordinations gruppe Teams Sætter mål Læreren Studenten Udfører Planlægger

33 Vores læring Afbalancering af interessenternes nutidige og fremtidige behov Valg af værktøjer Tilpasning af system Metode triangulering flerhed af metoder Skabe mening ud af resultaterne Fra tal til forståelse Pligt til at handle på viden Tilbagemeldinger til brugerne Ruste medarbejderne til de nye opgaver

34 Et eksempel fra livet på SKT

35 Studenter frafald 'erne 80'erne 90'erne Cohorte 2000

36 Fokus: Handling: De studerendes gennemførelses-% Nedsættelse af en arbejdsgruppe -Indsamling af supplerende data -Forslag til forbedringer Implementering af forbedringer

37 System afklaring af de studerendes forventninger forbedring af studiemiljøet Stop-op dage, tid til refleksion og fordybelse differentieret undervisning hjælp til studerende med eksamensangst mv Kompetencer Leder- og lærerudvikling Kultur Fra hold op, hvis du ikke kan klare mosten attitude til tage hånd om kultur

38 Studenter frafald Cohorte 2000 Cohorte 2001 Cohorte 2002 Cohorte 2003

39 Udvikling af STÅ Antal STÅ

40 Samme kvalitet gennemsnitskaraktererne på fag med ekstern censur 9 8,75 8,5 8,25 8 7,75 7,5 7,

41 Øget studentertilfredshed Mål Resultater BM %

42 Øget medarbejdertilfredshed 4,5 4,25 4 3,75 3,5 3,25 3 2,75 2,

43 System til identifikation af udviklingsmuligheder til indsamling af data Kompetencer til bearbejdning og forståelse af data planlægning og implementering af forbedringer og udviklingstiltag Kultur der er parat til omstilling og udvikling på vej til en innovationskultur med øget brugerinvolvering