2. 10 veje til forenkling på tværs af sektorer og kommuner
|
|
- Cecilie Juhl
- 8 år siden
- Visninger:
Transkript
1 2. 10 veje til forenkling på tværs af sektorer og kommuner Der er stor forskel på den statslige og den kommunale afbureaukratiseringsproces. I den statslige proces handler det om at pege på lovgivning, bekendtgørelser mv., som bør lempes til gavn for alle kommuner. I den kommunale forenklingsproces handler afbureaukratisering og forenkling om en lang række forskellige fokusområder og redskaber, der hver især kan bidrage til forenkling. I dette kapitel skitseres 10 forskellige veje til forenkling i en kommune. Der er tale om generelle anbefalinger til forenklingsarbejdet, der kan anvendes i alle kommuner og på tværs af sektorområder. 19
2 Forenkling også et kommunalt ansvar I en konkret forenklingsproces kan der være stor variation i, hvilke elementer den enkelte kommune vælger at lægge vægt på. Det afhænger bl.a., hvem målgruppen for forenklingen er, hvad målet er og hvor ambitiøst forenklingsprojektet tænkes. Det gælder endvidere, at det, der konkret er brug for i den ene kommune for at skabe forenkling, ikke nødvendigvis er det, som skal til i den anden kommune. I dette kapitel præsenteres 10 veje til intern forenkling i kommunerne. De 10 veje er tænk så generelle, at de kan anvendes uanset den konkrete kommunale organisation og de konkrete kommunale udfordringer. 10 veje til forenkling 1. Afvej den administrative byrde med gevinsten 2. Bedre balance mellem tilskyndelser og kontrol 3. Undgå overimplementering af statslig lovgivning 4. Sammentænk nationale krav med lokale behov 5. Find spildtid og fjern den! 6. Gør oplevet bureaukrati meningsfuld 7. Sammentænk politikker 8. Genbrug oplysninger 9. Udnyt IT-potentialerne 10. Sats på let forståelige vejledninger, redskaber og standarder 2.1. Afvej den administrative byrde med gevinsten Der kan med fordel kastes et kritisk blik på, hvor meget tid administrative procedurer lægger beslag på i forvaltninger og institutioner og om den administrative byrde står mål med gevinsten. Der er som regel gode hensigter bag alle administrative tiltag og arbejdsgange. Kommunen har behov for styring af økonomi og kvalitet. Og tiltag kan være indført som konsekvens af uheldige enkeltsager med den hensigt at undgå den slags sager fremover. 20
3 2. 10 veje til forenkling på tværs af sektorer og kommuner Men i processen har man måske ikke gjort sig klart, hvad det er for administrative byrder, man dermed pålægger forvaltninger og/eller institutionerne. Og der kan måske være andre og mindre bureaukratiske måder at sikre kvaliteten på. Endvidere kan der være historiske årsager til, at man indhenter forskellige oplysninger fra institutionerne men oplysningerne bruges måske ikke mere. Her gælder det om at få ryddet op, så der alene spørges efter information, som reelt bruges til noget. Udfordringen er, at de folk, der oplever gevinsten af et tiltag, ofte ikke er de samme, som dem, der har den administrative byrde. Dialog med institutionerne om omfanget af den administrative byrde og om alternative løsninger kan være vejen frem. Det kan føre til dokumentation, der i højere grad er meningsfuld for institutionerne. Ligeledes kan det være hensigtsmæssigt at lave vurderinger eller egentlige målinger af den administrative byrde af forskellige tiltag. Det gælder både eksisterende tiltag og nye tiltag. Vurdering af de administrative byrder i Københavns Kommune Københavns Kommune er i gang med at undersøge muligheden for at indføre en procedure, der skal sikre, at forvaltningerne vurderer sagers administrative konsekvenser. Det skal ske ved, at der ved alle sager til politikerne skal anføres, hvad de administrative konsekvenser er. Hermed sikres politikerne et bedre beslutningsgrundlag. Der skal alene være tale om et skøn. Tidsmåling i Næstved Kommune Næstved Kommunes direktion har et ønske om at reducere antallet af fremsendte breve til de decentrale virksomheder i kommunen. De har derfor i efteråret 2008 undersøgt et udvalg af kommunens decentrale virksomheders post. I en periode på 6 uger skulle al indkommen post fra administrationen registreres. Virksomhederne blev bl.a. bedt om at vurdere, hvor lang tid de brugte på hver af henvendelserne, og om henvendelsen blev vurderet at være relevant. Direktionen skal nu vurdere, hvordan den fremsendte post kan reduceres. 21
4 Forenkling også et kommunalt ansvar Ugepakker til institutioner i Københavns Kommune Skoler og daginstitutioner i Københavns Kommune oplevede en omfattende og ukoordineret kommunikation af opgaver og information fra forvaltningen. Det medførte frustration, unødigt tidsforbrug og manglende muligheder for at kunne planlægge det administrative arbejde. Derfor indførte Børne- og Ungdomsforvaltningen i august 2008 en ny praksis, så opgaver og vigtig information fra forvaltningen samles i en ugepakke, der udsendes hver onsdag til skoler og institutioner. Samtidig er der indført en standard minimumsfrist på 14 dage til skoler og institutioners løsning af opgaver. For de ca. 750 skoler og institutioner betyder ugepakken bl.a.: At de kun modtager opgaver og information målrettet til dem At de har bedre mulighed for at planlægge deres administrative arbejde At forvaltningen foretager en prioritering af informationsstrømmen der sondres mellem need to know og nice to know information At opgaverne bestilles på en ensartet og kvalitetssikret måde, så der fx altid er klar angivelse af, hvem man kan kontakte for at få hjælp i forbindelse med en opgave 2.2. Bedre balance mellem tilskyndelser og kontrol Institutioner og medarbejdere oplever ofte reguleringer og kontrol som mangel på tillid til, at de selv evner at løse opgaven. Det kan gå ud over engagement og arbejdsglæde. Forskellige redskaber indført for at højne kvaliteten risikerer derfor at have den modsatte virkning. Kontrol er selvfølgelig både et legitimt og nødvendigt redskab i den kommunale styring. Det gælder både i forhold til økonomien og i forhold til det faglige indhold. Men ofte kan man helt eller delvist erstatte kontrol med tilskyndelser og konsekvens og dermed sikre styring uden kontrollens demotiverende effekt. Det kan reducere kontrolomfanget og dermed den administrative byrde. 22
5 2. 10 veje til forenkling på tværs af sektorer og kommuner Tilskyndelser kan ske ved belønning fx som anerkendelse, synliggørelse af gode resultater og som resultatløn. Konsekvens kan ske som sanktion ved, at der i en periode sker en tættere opfølgning over for en institution eller en leder. Tilsvarende kan kontrollen lempes i forhold til velfungerende institutioner fx i form af færre tilsyn eller budgetindberetninger. Hvis fx overskridelser af budgettet gentagne gange bliver tilgivet i form af tillægsbevillinger, så forsvinder incitamentet til at overholde budgettet. En konsekvens kan her være at lade institutionen selv finansiere overskridelsen næste år. Tilsvarende kan der arbejdes med positive og negative konsekvenser i forhold til at leve op til de faglige målsætninger på området. I nogle tilfælde kan mange kontroller i sig selv føre til, at opgaven ikke løses godt nok. Tilskyndelsen til selv at lave et stykke arbejde af ordentlig kvalitet kan forsvinde, hvis det opleves at der er overordnede led, som sørger for at kvalitetssikre. Konsekvensen kan være, at dokumenter cykler frem og tilbage mellem fx institutioner og forvaltning eller mellem forvaltning og direktion. Der bør derfor sendes klare ledelsessignaler om, at det forventes at det materiale der leveres er i orden. Mere fleksibel visitation i hjemmeplejen i Gladsaxe Kommune Som mange andre kommuner har Gladsaxe Kommune en visitering til hjemmepleje, hvor der til hver enkelt opgave knyttes et bestemt tidsrum. Hver enkelt delopgave står på hjemmehjælpernes kørelister og på deres PDA. Nogle hjemmehjælpere oplever dette som mangel på tiltro til, at de bruger deres tid rigtigt. Siden 2008 har kommunen eksperimenteret med forskellige alternative måder at visitere på og dokumentere de opgaver, som løses hos borgerne. I plejeboligerne vil kommunen i 2009 formentlig gå over til at visitere borgerne til pakker på baggrund af individuel visitation. I hjemmeplejen er det understreget at den enkelte hjemmehjælper sammen med sin daglige leder eller koordinator selv kan vurdere, hvor lang tid de enkelte opgaver hos borgeren skal tage, sådan at kørelisten kan tage udgangspunkt i dette. 23
6 Forenkling også et kommunalt ansvar Mindre bureaukrati ift. kommunalbestyrelsens dagsorden i Fredericia Kommune I Fredericia Kommune oplevede man, at de forskellige fagforvaltninger havde en noget differentieret måde at håndtere fremlæggelse af sager for de politiske udvalg. Samtidig var det kutyme, at sagerne der gik videre fra fagudvalgene til Økonomiudvalg og Byråd blev kvalitetssikret i stabene og påført nye vurderinger, inden de gik videre. Det betød at Byrådssekretariatet brugte en del tid på at kvalitetssikre økonomiudvalgets og byrådets dagsorden. I forbindelse med indførelse af et elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem i 2003 overtog vicekommunaldirektøren selv opgaven med at samle og udsende dagsordenen til Økonomiudvalg og Byråd, men sendte samtidigt et signal til alle forvaltningerne om, at alle sager, der blev forelagt de politiske fagudvalg var færdigbearbejdede og helhedsvurderede, så de umiddelbart og uden yderligere sagsbehandling kunne gå videre til Økonomiudvalget og Byrådet. Arbejdsprocesserne fra sagens opstart i fagudvalg til endelig afgørelse i Byrådet blev nu strømlinet og ensrettet. Alle sagsbehandlerne i kommunen, der leverede sager til politisk behandling, blev instrueret i de nye krav til sager, der skulle forelægges de politiske udvalg. Konsekvensen var højere kvalitet i alle dagsordenerne til de politiske udvalg og Byrådet, bedre arbejdsforhold for politikerne, og betydelig mindre tidsanvendelse til dagsordensproduktion i Fredericia Kommune. Og sagsbehandlerne følte sig ikke længere kontrolleret på samme måde som tidligere Undgå overimplementering af statslig lovgivning Alle kommuner er nødt til at anlægge en fortolkning, når statslige lovgivning skal implementeres. En given lovtekst kan derfor blive implementeret på mange forskellige måder i forskellige kommuner. Det er en god ting, for der er et behov for, at implementeringen tilpasses de lokale forhold. Men i fortolkningen af den statslige lovgivning sker det ofte, at kommunen pålægger sig en større administrativ byrde end loven egentlig foreskriver. I en forenklingsproces kan kommunen med fordel sætte skarpt på, om lovgivningen kan overholdes på en enklere måde. 24
7 2. 10 veje til forenkling på tværs af sektorer og kommuner Et andet fokus i implementeringen bør være at sørge for, at de incitamenter, der er i lovgivningen, rent faktisk kommer til at virke i kommunerne. Ellers får kommunerne blot bureaukratiet uden at indhøste gevinsterne. I forbindelse med opgave- og strukturreformen indførtes fx kommunal medfinansiering af de regionale sundhedsopgaver for at kommunerne skulle have et incitament til at forebygge. Men skal incitamentet virke skal der etableres mekanismer internt i kommunen, der sikrer, at de kommunale ledere målretter arbejder for at reducere den kommunale medfinansiering. Forenklet egenkontrol ift. hygiejne på lokalcentre i Århus Kommune Århus Kommune indledte i 2008 en dialog med fødevareregionen om forenkling af egenkontrollen på lokalcentrene ift. hygiejne. Kommunen var interesseret i at få afklaret, hvor meget der var nødvendigt for at overholde lovgivningen. Samarbejdet har resulteret i mærkbare forenklinger ift. egenkontrollen på de to lokalcentre, der har været omfattet af projektet. Det viste sig bl.a., at det kun var nødvendigt med månedlig dokumentation frem for ugentlig dokumentation af den kontrol, der gennemføres fx af de madvarer, lokalcentret modtager. Ressourceprofil light i Rebild Kommune Rebild Pilotjobcenter ønskede at optimere deres sygedagpengeopfølgning ved hurtigt at give borgerne i risikosagerne et afklaringstilbud og efterfølgende fx virksomhedspraktik. Det kræver, at der er udarbejdet en ressourceprofil. Men loven siger intet om, hvor omfattende den skal være. Rebild laver nu version 1 af ressourceprofilen på 1 time sammen med borgeren. Herefter arbejder borgeren selv med profilen sideløbende med et tre ugers tilbudsforløb. Kilde: Arbejdsgangsbanken 25
8 Forenkling også et kommunalt ansvar 2.4. Sammentænk nationale krav med lokale behov Meget dokumentation og tilsyn med institutioner sker som følge af statslige krav herom. Uanset om disse aktiviteter ind imellem synes for bureaukratiske, så skal de laves. Med det udgangspunkt bør kommunerne søge at få størst mulig lokal nytte ud af de lovkrævede aktiviteter. Eventuel irritation over lovgivningen bør ikke afholde kommunerne fra at bruge dokumentationen bedst muligt. Dokumentation som indsamles til staten kan med fordel tænkes ind i den lokale styring og kvalitets udvikling. Her får man så at sige data foræret uden at skulle sætte yderligere aktiviteter i gang. Hvis der kommer nye statslige krav på et område kan det også være en anledning til, at nogle lokale reguleringer i kommunen kan falde bort. Omvendt bør kommunen ikke lade sig styre alene af, hvad staten stiller af krav. Den kommunale styring bør naturligvis være bestemt af kommunens behov. I nogle tilfælde er disse heldigvis forenelige med de statslige krav. Lokal anvendelse af kvalitetsrapporter i Næstved Kommune I Næstved Kommune har kvalitetsrapporten dannet grundlag for initiativer på skoleområdet, som nok ikke ville have fået samme opmærksomhed uden kvalitetsrapporten. På udvalgsbehandlingen i 2007 rettede politikerne specielt deres opmærksomhed på elevernes fravær. Det gav anledning til, at der i kvalitetsrapport 2008 blev lavet en særskilt analyse af fraværsmønstrene. Kvalitetsrapporten har således givet politikerne indsigt i forhold, som de derefter bad forvaltningen rette en særskilt opmærksomhed på. Ikke kun i form af en mere detaljeret og validerende indsamling af data, men også gennem tematiseringen på ledelsesmøder og lignende. Skoleafdelingen i Næstved Kommune har endvidere sat fokus på anvendelsen af kvalitetsrapporten som grundlag for dialog. Udover et omfattende indsamlingsarbejde af data følges kvalitetsrapporten op af samtaler mellem skolens ledelse og såvel afdelingens kvalitetskonsulenter som afdelingens ledelse. 26
9 2. 10 veje til forenkling på tværs af sektorer og kommuner Sammentænkning af APV, trivselsundersøgelser og undersøgelser af stress i Næstved Kommune Kommunerne har pligt til mindst hvert tredje år at gennemføre en Arbejdspladsvurdering (APV) og afledt heraf skal der udarbejdes en handlingsplan, som der skal ske en løbende opfølgning af. Endvidere er det med trepartsaftalen blevet lovpligtigt at gennemføre trivselsundersøgelser hvert tredje år. De formelle procedurekrav til trivsel ligner kravene til APV. Endelig er der en række kommuner, som i personalepolitikken har valgt at sætte fokus på stress, og som derfor har gennemført særskilte stressundersøgelser blandt medarbejdere. I Næstved Kommune vil man fremover sammentænke procedurer i forhold til henholdsvis APV (inklusiv opfølgning på sygdom), stress og trivsel, så det hele integreres i handleplanen for APV. APV indeholder vurdering af sygefravær, psykisk arbejdsmiljø m.v., og det er naturligt at lade stress og trivsel indgå som en integreret del af den løbende opfølgning i sikkerhedsgrupperne ift. APV. Stress og trivsel er jo udtryk for det psykiske arbejdsmiljø. I stedet for tre opdelte procedurer anvendes ét system i én kendt procedure Find spildtid og fjern den! Spildtid og fejl gør, at processer bliver ineffektive og langsomme, og der bruges tid på at rette fejl samt at kontrollere hinanden. Ved at tilrettelægge arbejdsgange og processer mere hensigtsmæssigt kan der være store gevinster at hente både for borgerne i form af hurtigere sagsbehandlingstider og bedre service og for medarbejderne i form af mindre arbejdspres, overskuelighed i opgaverne og større effektivitet. Mange medarbejdere oplever, at dokumentationsforpligtelserne hober sig op med frustrationer og dårlig samvittighed som konsekvens. Det kan skyldes, at der opstår akutte situationer med brugerne, som kræver umiddelbar handling. Men ofte skyldes det dårligt tilrettelagte arbejdsgange, hvor opgaver ikke bliver afsluttede, men løses fragmentarisk. Gennem optimerede arbejdsgange kan dokumentationsopgaverne blive integreret bedre i det løbende arbejde. 27
10 Forenkling også et kommunalt ansvar Der findes flere forskellige metoder til at identificere potentialerne for bedre arbejdsgange. Den hyppigste anvendte metode er nok lean. Mange kommuner har anvendt lean til at få smidiggjort arbejdsgange og til at få skabt en løbende forandringskultur. I nogle tilfælde vil der kunne hentes hjælp i KL s arbejdsgangsbank. Arbejdsgangsbanken er en tværkommunal vidensbank for, hvad love og regler kræver som minimum, og for hvordan de bedste kommuner håndterer opgaverne. Læs mere om lean og arbejdsgangsbanken i kapitlet Sådan sparkes en forenklingsproces i gang. Forkortelse af sagsbehandlingstiden for sygedagpengemodtagere i Greve Kommune I Greve Kommune kunne der gå lang tid fra modtagelsen af en sygemelding i dagpengekontoret til første samtale med borgeren. Den enkelte sag var igennem flere led inden den nåede en rådgiver i opfølgningsteamet. Arbejdsgangene blev gennemgået, og det viste sig, at visitationsteamet, der visiterer til en rådgiver i opfølgningsteamet var en flaskehals. Dette betød forsinkelser i opfølgningsarbejdet. Kommunen skar ind til benet og indførte nye arbejdsgange. Når en sygemelding nu modtages i dagpengekontoret, bliver alle straks indkaldt til samtale hvis de fortsat er syge, medmindre der er tale om graviditetsgener eller at borgeren er indlagt. Den enkelte rådgiver har faste tider i mødekalenderen som dagpengekontoret kan disponere over. Det betyder, at den sygemeldte med det samme kan indkaldes til samtale hos en rådgiver i opfølgningsteamet. Bedre fremmøde i jobcentret i Helsingør Kommune I Helsingør Kommune oplevede man, at en del borgere havde svært ved at huske møder i jobcenteret. Det var borgere der generelt havde svært ved at organisere deres hverdag. Sagsbehandlerne begyndte nu at sende en SMS 1 time før det aftalte møde. Antallet af udeblivelser raslede ned og Jobcenteret og Ydelseskontoret kunne undlade at skulle påbegynde arbejdet med rådighedsvurdering. Kilde: Arbejdsgangsbanken 28
11 2. 10 veje til forenkling på tværs af sektorer og kommuner 2.6. Gør oplevet bureaukrati meningsfuld Hvornår er opgaver, reguleringer og arbejdsgange bureaukratiske? Det er i mange tilfælde en subjektiv vurdering. De tiltag, som i nogle kommuner opleves som fornuftige og nødvendige kan i andre kommuner opleves som en stor byrde. Også indenfor den enkelte kommune kan der være store variationer. Det, som i den ene forvaltning opleves som hensigtsmæssigt, kan skabe stor utilfredshed i en anden forvaltning. På samme måde kan der være store forskelle på oplevelserne i forskellige institutioner inden for den samme fagforvaltning. De opgaver, som opleves som meget belastende behøver heller ikke nødvendigvis at være opgaver, der tidsmæssigt fylder meget. Men tiltagene kan fylde meget i den irritation eller frustration, som de skaber. Dialog er nøgleordet i forhold til at nedbringe det oplevede bureaukrati. Gennem dialog er det muligt at skabe forståelse for, hvad årsagen er til en given administrativ opgave hvad skal det bruges til, og hvem skal bruge det? Gennem dialogen gøres opgaverne meningsfulde. En af de måder dialogen kan udmøntes på er gennem feedback på de mange indberetninger, som institutionerne laver. Det kan fx være en dialog mellem forvaltning og institution om formålet med den dokumentation, der skal sendes ind, om, hvad resultaterne viser og hvordan de kan bruges i den fremadrettede styring og kvalitetsudvikling i institutionen. Når institutionerne oplever, at det, som de indsender faktisk bliver brugt til noget, så bliver indberetningerne mere meningsfulde. Et andet nøgleord til nedbringelse af det oplevede bureaukrati er nærhed. Bureaukratiet opleves ofte som mindre, når forvaltninger og institutioner får sat ansigt på hinanden. Der kan være tale om fysisk nærhed, som når de økonomiske og personalemæssige støttefunktioner er tilgængelige i samme bygning som fagforvaltningen er placeret i. Dette fremmer muligheden for løbende personlig sparring. Der kan også være tale om nærhed gennem interaktion i såvel faglige som sociale arrangementer. Begge dele er med til at skabe fællesskab om opgaverne og ophæve osdem -tankegange. 29
12 Forenkling også et kommunalt ansvar Opbakning til aftalestyringen i Rødovre Kommune Rødovre Kommune indførte aftalestyring i år Interview med forskellige forvaltninger i forbindelse med kvalitetsprojektet om administrative modeller viste varierende grad af tilfredshed med det nye aftalesystem rundt om i organisationen. Tilfredsheden med aftalestyringen var markant højest i Social- og Sundhedsforvaltningen, hvor man havde prioriteret dialogen med institutionerne meget højt. Dels havde Social- og sundhedsdirektøren holdt stormøder med alle institutionslederne i opstartsfasen. Endvidere prioriterede direktøren en individuel dialog med hver enkelt institution i forbindelse med aftalen. På institutionerne oplevede man således, at aftalestyringen banede vejen for en tættere dialog med forvaltningen. Det var det, som var afgørende for deres opfattelse af aftalestyringen ikke den administrative belastning, der fulgte med. Anvendelse af dokumentation til dialog og læring i Gribskov Kommune Gribskov Kommunes styringsmodel indebærer en tæt kobling mellem evaluering og brug af målinger som styringsprincip, og evaluering bruges som et redskab til kvalitetsudvikling. Evaluering anvendes desuden til at vurdere sammenhæng mellem en bestemt indsats og effekten af denne. To gange årligt foretages der status gennem en resultatrapport, der også afrapporterer til det politiske niveau. Rapporteringen indeholder den måling/opfølgning, der er gennemført i den pågældende periode. Formålet med at lave statusrapporter og evaluere er at sikre, at der hele tiden følges op på servicen til borgerne, og at der arbejdes med løbende forbedringer. Filosofien er at man skal kende sit udgangspunkt for at skabe forbedringer. Der måles og evalueres på indikatorer, der siger noget om den faglige kvalitet, den oplevede kvalitet og økonomiske forudsætninger/nøgleresultater. Formålet med såvel målinger som rapportering er, at de skal tilføre værdi, at de bruges aktivt af ledere og medarbejdere til selvevaluering og forbedringer af indsatserne, og til at definere mål i nye resultatkontrakter. Desuden er statusrapporten en lejlighed til at skabe dialog om målsætningerne mellem forvaltning og institution. 30
13 2. 10 veje til forenkling på tværs af sektorer og kommuner 2.7. Sammentænk politikker Mange institutioner oplever at blive overvældet af en række forskellige kommunale politikker, som kommer fra forskellige sektorområder. En institution kan fx opleve, at der kommer en ny politik for sundhed, miljø, seniorer, og at der skal laves særskilte handleplaner og tilbagemeldinger for hver af disse politikker. Der er ofte gode faglige og politiske begrundelser for hver enkelt af de mange politikker. Men mængden af dem bliver overvældende. Endvidere kan det være frustrerende, når indberetningerne i forhold til de mange politikker ikke er koordinerede. En mulighed er, at alle politiker, som institutionerne skal forholde sig til integreres i institutionsaftalerne. Det vil også kunne sikre en ensartethed i tilbagemeldingerne. Institutionerne kan tilsvarende opleve, at der er for mange nye projekter og tiltag, der skal gennemføres eller implementeres på en gang. Integrering af relevante politikker i institutionsaftalerne i Silkeborg Kommune Silkeborg Kommune indførte i 2008 et nyt koncept for aftalestyring. I aftalerne for den enkelte institution skal de kommunale politikker integreres, som er relevante for den enkelte institution i form af overordnede mål. For den enkelte institution er der oftest frihed til selve at bidrage til, hvordan målene på området skal nås. Ved at integrere politikker i institutionsaftalerne sikres det, at implementeringen af de enkelte politiker forankres i kommunens generelle styringsmodel. Endvidere sikres det, at der skabes et helhedsbillede over, hvor mange mål den enkelte institution skal forfølge. Endelig sikres det, at implementering og opfølgning på politikkerne følger institutionsaftalernes "årshjul". 31
14 Forenkling også et kommunalt ansvar 2.8. Genbrug oplysninger Oplysninger som en gang er indhentet fra institutionerne bør ikke indhentes igen, men genbruges fra første gang de blev indberettet. Og de samme oplysninger bør ikke skulle tastes ind i forskellige IT-systemer. I nogle tilfælde kræver dette dialog og koordinering mellem forvaltninger så fx økonomiforvaltningen ikke anmoder om det, som fagforvaltningen lige har fået tilsendt. Der kan også findes hjælp i ESDH-systemerne, der gør det nemmere for forskellige forvaltninger at dele dokumenter og informationer om institutionerne. I andre tilfælde er der behov for bedre og mere sammenhængende IT-systemer, så de samme oplysninger ikke skal tastes ind flere gange i forskellige systemer. Allerbedst er det, hvis forskellige oplysninger kan trækkes automatisk i forskellige administrative registre. Dog kan opbygningen af ambitiøse data-warehouses, der trækker data automatisk, være en dyr affære og systemet kan i sig selv være bureaukratiserende. Genbrug af oplysninger gælder ikke kun kvantitative oplysninger, men også viden af mere kvalitativ karakter. Institutioner oplever her ind imellem, at overlappende projekter efterspørger den samme type af viden. 32
15 2. 10 veje til forenkling på tværs af sektorer og kommuner Færre dobbeltregistreringer og ensartet dokumentationspraksis i Næstved Kommunes ældresektor Næstved kommune fokuserer på ældreområdet på kvalitetssikring af ydelserne ved at skabe tilgængelig information for medarbejderne. Der er først og fremmest tale om etablering af en elektronisk håndbog. Håndbogen er et dynamisk vidensdelingsværktøj, der er baseret på best practice. Håndbogen sikrer, at arbejdsgange, vejledninger, links til websider med opdateret faglige vejledninger o.l. er tilgængelige for medarbejderne. En arbejdsgruppe barslede lige før december 2008 med en vejledning i skriftlig dokumentation på ældreområdet, herunder en ny og forbedret udgave af Ældreområdets Bog. Vejledningen i dokumentation vil indgå i den elektroniske håndbog. Der er tale om en præcisering og en forenkling af den faglige dokumentation. Alle 1200 medarbejdere vil blive undervist og trænet i dokumentværktøjet. Ældreområdet har med det elektroniske omsorgssystem, den elektroniske håndbog, herunder vejledning i dokumentation, brug af PDAér m.v. systematiseret adgangen til information og data, således at data altid kan genfindes, data kan let og hurtigt udveksles, og det er muligt via søgefunktioner at få et hurtigt overblik Udnyt IT-potentialerne Det overordnede rationale i digital forvaltning er effektivisering og øget service. Det er vigtigt at kommunerne ikke glemmer den ene i bestræbelserne på at hente den anden. It-investeringerne skal understøtte forretningens opgaver, og ikke omvendt. Det er derfor forretningsbehovet, der skal drive og definere løsningerne. Det gælder om at have styr på de forretningsmæssige mål, som digitaliseringen skal medvirke til at nå, og have styr på de processer digitaliseringen skal understøtte. 33
16 Forenkling også et kommunalt ansvar Derfor skal indkøb af IT styres og tænkes godt igennem. Der skal sættes konkrete mål for digitaliseringen også for effektiviseringer og der skal arbejdes metodisk med projektstyringen i gennemførslen. Brugen af business case modeller er med til at sikre ledelsesmæssig fokus på realisering af gevinster. I den proces er der både brug for sagsbehandlere og ledere fra opgaveområderne, der kan forklare hvad de har brug for, arbejdsgangskonsulenter der kan kortlægge processerne og IT-professionelle, der kan tænke IT-sammenhænge og IT-strategi. Tages det ikke alvorligt medfører det ofte, at de potentialer, der er ved at digitalisere kommunale arbejdsgange, ikke høstes. Et eksempel er webbaserede selvbetjeningsløsninger. Webbaserede selvbetjeningsløsninger handler om at eliminere dobbeltarbejde (effektivisering) og øge åbningstiden til 24 timer (service). Men det kræver, at der er lavet integration mellem den webbaserede selvbetjeningsløsning og det fagsystem, hvor de indberettede data i sidste ende skal hen. Ellers skal den kommunale sagsbehandler alligevel sidde og indtaste noget, borgeren allerede har indtastet én gang. I sådanne tilfælde har man nok øget serviceudbuddet i forhold til borgerne, men man har ikke skabt grundlaget for at hente gevinsten i kommunen. Det er imidlertid ikke tilstrækkeligt at udvikle løsningerne. Vi skal også have borgerne og virksomhederne til at bruge dem. Borgere og virksomheder skal kunne se en fordel i at benytte digitale selvbetjeningsløsninger frem for at benytte de andre kanaler kommunerne stiller til rådighed. Kommunerne skal derfor være gode til at sælge deres løsninger. Kommunerne har også en stor udfordring i digitialiseringen af sagsbehandlingssystemerne og de interne arbejdsgange. Ofte oplever sagsbehandlere, at nye systemer ikke i tilstrækkeligt omfang tilfredsstiller netop deres behov og de er nødt til at opfinde egne parallelle skuffesystemer for at få opgaverne løst. Men skuffesystemer opretholdes også, fordi ledere eller sagsbehandlere ikke er villige til at tilpasse rutiner og arbejdsgange til nye systemer. 34
17 2. 10 veje til forenkling på tværs af sektorer og kommuner Der sker også det, at over tid kan en sagsbehandler sidde med 10 forskellige systemer, der hver især løser en opgave, men som ikke hænger sammen. I jagten på løsninger, får vi derfor måske skabt nye problemer. Konsekvensen kan bl.a. være, at de samme data skal registreres i flere forskellige systemer. Det sker fx, når fagsystemer ikke kan snakke sammen med henholdsvis ESDH-systemer og økonomisystemer. Hertil kommer dog, at de eksisterende IT-systemer ofte kan mere eller kan bruges mere hensigtsmæssigt, end medarbejderne er klar over. Der ligger derfor et potentiale i at udnytte de eksisterende systemer bedre. Nogle kommuner arbejder med nyttiggørelsesprojekter. Kommunerne løser i sagens natur mange af de samme opgaver, hvorfor kommunerne med fordel kan gå sammen om digitaliseringsprojekter. De fællesoffentlige samarbejder hjælper også til med udviklingen af løsninger kommunerne kan benytte sig af, herunder f.eks. Borger.dk, Virk.dk, digital signatur og dokumentboks. Digitalisering af personaleområdet i Rødovre Kommune Rødovre Kommune gennemførte i en ændret og i stor udstrækning elektronisk baseret arbejdsgang på personaleområdet. Der blev ikke indkøbt et nyt IT-system i forbindelse med digitaliseringen. Det var muligt at gennemføre omlægningen med udgangspunkt i de eksisterende systemer. Personalesagerne opbevares nu kun elektronisk i kommunens ESDH-system. Før omlægningen kunne der ligge fysisk kopi af personalesagen tre steder i kommunen. Ændringerne har betydet en lettelse i dagligdagen med langt færre papirer og kopier. Projektet indebar endvidere et udbygget samspil mellem 3 eksisterende IT-løsninger i Rødovre Kommune (organisationsbasen, gruppepostkassen og Cirius personalebase). 35
18 Forenkling også et kommunalt ansvar E-boks til lønsedler i Faaborg Midtfyn Kommune betyder mindre papir og mindre administration Fra januar 2009 vil Faaborg-Midtfyn Kommunes ansatte modtage lønsedler i e-boks, som er en elektronisk postkasse tilgængelig for alle i Danmark. Kommunen vil herved spare mellem kr. årligt på forsendelse. Herudover vurderes det, at der ligger endnu en besparelse på ca kr. årligt ved, at de ansatte der også er borgere vælger at modtage anden korrespondance fra kommunen i deres e-boks. Implementeringen har taget 3 måneder. Det vigtigste element i implementeringen har været at få informeret alle godt og få ledernes opbakning i selve implementeringsfasen. Bl.a. skal lederne understøtte de medarbejdere, der ikke er pc-vante, i at få adgang til deres lønseddel. Kommunen ser potentiale i at udbrede e-boks til øvrige områder, men vurderer, at e-boks skal indføres gradvist, så ikke pc-vant personale ikke skubbes ud. Sociale refusioner i Egedal Kommune et nyt IT-system var ikke løsningen I Egedal Kommune havde man problemer med at få indhentet sociale refusioner. Det er en omfattende proces med gennemgang af mange enkeltsager for især at finde ud af hvilke borgere der samlet modtager for mere end kr. årligt. I stedet for bare at købe et system kortlagde man processerne og opdagede, at der primært var brug for fælles sprog når man indrapporterer. I stedet for atter et nyt system bliver løsningen nu et regneark der samler oplysninger på tværs af områder. 36
19 2. 10 veje til forenkling på tværs af sektorer og kommuner 34 kommuner samarbejder om bedre selvbetjeningsløsninger Umbrella er et samarbejde mellem p.t. 34 kommuner, KL og EDBgruppen omkring udvikling af digital selvbetjening. Målet er, at arbejdet skal føre til ægte selvbetjening, hvor kommunerne leverer god digital service til borgerne samtidig med, at den kommunale forvaltning opnår effektiviseringsgevinster. I projektet skal der bl.a. udvikles en ny digital selvbetjeningsløsning til, når borgerne skal flytte. Umbrella-projektets potentiale er hurtigt at få formuleret krav til og udviklet sådanne selvbetjeningsløsninger. Undervejs i for-projekterne er der identificeret flere tværgående udfordringer. Det drejer sig om regelbarrierer, manglende standarder og infrastruktur m.v. Her er det afgørende at udnytte, hvad der allerede findes. For eksempel stiller OIB (Den Offentlige Informationsbase) en infrastruktur til rådighed, hvor der på alle de borgerrettede serviceområder er defineret standarder for data Sats på let forståelige vejledninger, redskaber og standarder På mange områder kan lovgivningen være kompliceret, og der kan være behov for, at man i forvaltningen udarbejder let forståelige vejledninger til de elementer, som det er vigtigt, at institutionerne er opmærksomme på. Ligeledes kan der være interne regler eller redskaber, som med fordel kan hjælpes på vej af enkle vejledninger, pixibøger eller lignende. Det gælder fx diverse IT-redskaber, eller vejledninger i forbindelse med ansættelser eller afskedigelser. Mange kommuner anvender deres intranet som det sted, hvor vejledninger mv. kan findes. Gode vejledninger kan reducere omfanget af personlige henvendelser til den centrale forvaltning. Kommer der mange henvendelser på udvalgte områder bør det give anledning til at vurdere vejledningsmaterialet og dets tilgængelighed. 37
20 Forenkling også et kommunalt ansvar I udarbejdelsen af vejledninger og øvrigt materiale til institutionerne kan der med fordel ske en prioritering/målretning ift. typer af institutioner så institutionerne kun modtager information, som faktisk er relevant for dem. Ikke mindst på områder, hvor personalet har en kortere uddannelse eller ingen uddannelse er det vigtigt, at materialet skrives på en sådan måde, at det er let tilgængeligt. En standard kan være en skabelon for, hvordan noget skal dokumenteres eller skrives. En standard kan dog også være en procedure eller en arbejdsgang ift. hvordan en opgave skal løses. Standarder kan for det første betyde, at det er hurtigere at udføre en opgave man skal ikke selv opfinde en måde at gøre det på og noget er måske allerede løst på forhånd. For det andet kan standarder været begrundet i et ønske om at gøre noget ens så alle borgere får samme service eller at indsamlet materiale har en form, så det er let at sammenligne på tværs af enheder. Endelig kan ønsket om standarder skyldes, at man ønsker at gøre det, der er bedst. Den bedste praksis bliver således standardiseret. Enkelhed og god formidling er afgørende hensyn ved udarbejdelsen af både standarder, vejledninger mv. Omvendt, bliver de for komplicerede, omfattende eller svært tilgængelige vil de i stedet i sig selv komme til at virke bureaukratiske. Formidling af Sundhedsaftalen mellem Silkeborg Kommune og Region Midtjylland/Regionshospitalet Silkeborg 1. april 2007 indgik Silkeborg Kommune og Region Midtjylland/Regionshospitalet Silkeborg en sundhedsaftale. Sundhedsaftalen danner rammerne for den sundhedsindsats, der skal leveres i Silkeborg Kommune. Det er vigtigt, at de enkelte medarbejdere kender indholdet i aftalen. Silkeborg Kommune og Region Midtjylland har derfor udarbejdet en let tilgængelig pjece, der sammenfatter indholdet i sundhedsaftalen. Pjecen indeholder en tjekliste for kommune, region og praktiserende læger i forbindelse med indlæggelser og udskrivninger. Målgruppen er såvel kommunalt ansatte som hospitalsansatte. 38
21 2. 10 veje til forenkling på tværs af sektorer og kommuner Lettelse af det administrative arbejde vedr. BUM-modellen i Københavns Kommune BUM-modellen på ældreområdet opleves af mange medarbejdere i Københavns Kommune som administrativ tung, tidskrævende og bureaukratisk. Ældreforvaltningen har derfor igangsat et arbejde med nye kvalitetsstandarder, der skal skabe en tættere kobling mellem lovgivningen på området, kommunens nye ældrepolitik og det serviceniveau, der danner rammen for indsatsen. Endvidere er man i gang med at udvikle en række faglige redskaber, herunder operationelle visitationskriterier og beskrivelser af de konkrete faglige indsatser. De faglige redskaber skal sikre en smidig tilrettelæggelse af arbejdet med plads til fleksibilitet i mødet mellem borger og medarbejder. Opgaveløsningsportal i Københavns Kommune Skoler og daginstitutioner i Københavns Kommune oplever, at det er svært at få overblik over de administrative opgaver og mulighederne for at få hjælp til at løse dem. Derfor har Børne- og Ungdomsforvaltningen udviklet en målgrupperettet opgaveportal, som giver overblik over skoler og institutioners administrative opgaveansvar og tilhørende support. Alle administrative opgaver skal indgå i opgaveportalen med: Beskrivelse af skolens/institutionens konkrete ansvar Trin-for-trin vejledninger, der kort beskriver, hvordan opgaven løses Direkte links til relevante redskaber og systemer Kontaktinformation til personlig hjælp i forbindelse med opgaven For skoler og institutioner betyder portalen dels, at der er et bedre overblik over det konkrete administrative opgaveansvar, og dels at det er lettere at finde de relevante redskaber, informationer og kontaktpersoner. 39
Forenkling også et kommunalt ansvar
Det Fælleskommunale Kvalitetsprojekt Forenkling også et kommunalt ansvar Inspiration til intern forenkling i kommunerne 1. Hvad er intern forenkling? 10 2. 10 veje til forenkling på tværs af sektorer og
Læs mere1. Hvad er intern forenkling?
Hvad er intern forenkling? Det er vigtigt, at kommunen har et fælles svar på dette spørgsmål, når de går i gang med at forenkle egne regler og procedurer. Ellers risikerer man, at arbejdet trækker i forskellige
Læs mereReglerne om sygedagpenge skal afbureaukratiseres
NOTAT 13. juni 2008 Reglerne om sygedagpenge skal afbureaukratiseres Baggrund for afbureaukratiseringen Reglerne på beskæftigelsesområdet er over mange år blevet ændret og justeret gennem politiske aftaler.
Læs mere12. Forenkling på beskæftigelsesområdet
Forenkling også et kommunalt ansvar 12. Forenkling på beskæftigelsesområdet Kommunernes indsats på beskæftigelsesområdet er i høj grad reguleret af statslige regler, og kommunerne har længe efterspurgt
Læs mereVision og strategi for DIGITALISERING & VELFÆRDSTEKNOLOGI for SÆH-forvaltningen
Vision og strategi for DIGITALISERING & VELFÆRDSTEKNOLOGI for SÆH-forvaltningen 2016-2020 VISION PERSPEKTIVER OVERORDNEDE MÅL ORGANISERING ROLLER OG ANSVAR INDSATSER BAGGRUND I Hjørring Kommune vil vi
Læs mereSamarbejde om modernisering af den offentlige sektor Samarbejde om nytænkning og effektivisering Viden er grundlaget Flere fælles løsninger
Principper for kommunal-statsligt samarbejde Principper for kommunal-statsligt samarbejde I aftalen om kommunernes økonomi for 2008 indgik en række principper for god decentral styring, der tager afsæt
Læs mereDigitaliseringsstrategi
Digitaliseringsstrategi 2010-2014 Indledning Staten, regionerne og kommunerne udarbejdede i 2007 en fællesoffentlig digitaliseringsstrategi, der på væsentlige områder indeholder forpligtende initiativer
Læs mereStrategi: Velfærdsteknologi og digitalisering
Strategi: Velfærdsteknologi og digitalisering Fremtidens senior- og handicapservice 2014 2018 Indledning Strategien er en del af den samlede strategi for Fremtidens senior- og handicapservice 2014-2018,
Læs merePrincipper for digitalisering og ny teknologi i Brønderslev Kommune
Principper for digitalisering og ny teknologi i Brønderslev Kommune v. 1.0 22032017 Godkendt i Økonomiudvalget Dette dokument beskriver Brønderslev kommunes 5 overordnede digitaliseringsprincipper: 1.
Læs mereDigitaliseringsstrategi
Digitaliseringsstrategi Godkendt i xx den xx.xx.2010 Digitalisering i Viborg Kommune skal understøtte en helhedsorienteret og effektiv service over for borgere og virksomheder effektivisere de kommunale
Læs mereTilsynspolitik. Gældende fra 1. januar 2016 Acadre 15/18085
Tilsynspolitik Retningslinjer for tilsyn med levering af personlig og praktisk hjælp m.v. til borgere i eget hjem efter reglerne om frit valg af leverandør Gældende fra 1. januar 2016 Acadre 15/18085 I
Læs mereLønområdet tast kun én gang
Lønområdet tast kun én gang Skal I i udbud med jeres lønsystem? Kig på jeres arbejdsgange og hent gevinsten hjem Arbejdsgangsbanken og KLK En genvej til effektivisering på lønområdet En undersøgelse fra
Læs mereTilsynspolitik Gældende fra 1. januar 2017 Acadre
Tilsynspolitik 2017 Retningslinjer for tilsyn med levering af personlig og praktisk hjælp m.v. til borgere i eget hjem efter reglerne om frit valg af leverandør Gældende fra 1. januar 2017 Acadre I det
Læs mereStrategi: Velfærdsteknologi og digitalisering
Strategi: Velfærdsteknologi og digitalisering Fremtidens senior- og handicapservice 2014 2018 Indledning Strategien er en del af den samlede strategi for Fremtidens senior- og handicapservice 2014-2018,
Læs mereKANAL- OG DIGITALISERINGSSTRATEGI 2011 2015. Januar 2011
KANAL- OG DIGITALISERINGSSTRATEGI 2011 2015 Januar 2011 Indhold 1 INDLEDNING 2 STRATEGIGRUNDLAGET 2.1 DET STRATEGISKE GRUNDLAG FOR KANAL- OG DIGITALISERINGSSTRATEGIEN 3 VISION - 2015 4 KANAL- OG DIGITALISERINGSSTRATEGIEN
Læs mereAftale mellem Staben i Job og Borgerservice og Job- og Borgerservicechef Michael Maaløe
Aftale mellem Staben i Job og Borgerservice og Job- og Borgerservicechef Michael Maaløe 1. Indhold Styringsmodellen i Silkeborg Kommune baserer sig på gensidige aftaler mellem institutionslederne og den
Læs mere11. Forenkling på dagtilbudsområdet
Forenkling også et kommunalt ansvar 11. Forenkling på dagtilbudsområdet På dagtilbudsområdet er der mange små institutioner, hvilket er en udfordring, når mange administrative opgaver decentraliseres.
Læs mereEvaluering af forsøg med samtaler under sygefravær
Evaluering af forsøg med 1-5-14 samtaler under sygefravær Forsøg er kørt over 16 uger og gennemført i 2015. 49 arbejdspladser har deltaget i forsøget. 1 Som led i sygefraværsindsatsen besluttede direktionen
Læs mereVi vil tættere på naturen! Vi vil være nysgerrige og lærende! Fordi vi kan mere i fællesskaber
NOTAT Allerød Rådhus Bjarkesvej 2 3450 Allerød kommunen@alleroed.dk alleroed.dk Morten Knudsen 5. januar 2019 Allerød Kommunes politiske styringsmodel Visionen er det helt overordnede pejlemærke for kommunens
Læs mere7. Forenkling af aftalestyring
Forenkling også et kommunalt ansvar 7. Forenkling af aftalestyring Aftalestyring er i de senere år blevet en af de mest udbredte styreformer i de danske kommuner. Aftalestyringen, der her også dækker over
Læs mere9 forslag, som gør det lettere at drive virksomhed
9 forslag, som gør det lettere at drive virksomhed Ny undersøgelse fra Dansk Erhverv og Dansk Byggeri viser, at danske virksomheder fortsat rammes af administrativt bøvl. På baggrund af undersøgelsen har
Læs mereVelfærd gennem digitalisering
Velfærd gennem digitalisering Sorø Kommunes Strategi for velfærdsteknologi og digitalisering 2011 2016 1. Indledning Strategi for velfærdsteknologi og digitalisering er udarbejdet i 2011 over en periode
Læs mereApril Sygefraværspolitik
April 2010 Sygefraværspolitik Indledning Kalundborg Kommune ønsker, at sygefraværspolitikken skal være med til at skabe forståelse, accept og klarhed om kommunens holdning til håndtering af sygefravær.
Læs mere1. august Sagsnr Notat om tillidsdagsordenen og arbejdsfællesskaber. Dokumentnr
KØBENHAVNS KOMMUNE Økonomiforvaltningen NOTAT 1. august 2019 Notat om tillidsdagsordenen og arbejdsfællesskaber Tillidsdagsordenen er bredt forankret i Københavns Kommune, og dagsordenen har stor opbakning
Læs mereI det følgende er der omtalt nogle emner, der også kan indgå i kommunens politiske drøftelse af strategien.
N OT AT Høring Kommunernes fælles digitaliseringsstrategi Repræsentanter fra en lang række kommuner har sammen med KL udarbejdet et udkast til en fælleskommunal digitaliseringsstrategi, der nu er sendt
Læs mereTilsynspolitik. Gældende fra 1. januar 2015 Acadre 14/16713
Tilsynspolitik Retningslinjer for tilsyn med levering af personlig og praktisk hjælp m.v. til borgere i eget hjem efter reglerne om frit valg af leverandør Gældende fra 1. januar 2015 Acadre 14/16713 I
Læs mereKANALSTRATEGI Fredensborg Kommune 2012-2015 1
KANALSTRATEGI Fredensborg Kommune 2012-2015 1 1. Formål og baggrund Fredensborg Kommunes kanalstrategi er en tværgående strategi, der angiver målsætninger for, hvilke kanaler 1 vi benytter og hvordan vi
Læs mereFra Sundheds-, Ældre- og Handicap Til Handicaprådet
Høringsmateriale budget 2020-2023 Fra Sundheds-, Ældre- og Handicap Til Handicaprådet Kapitel 4.6 Øget tilgang til substitutionsbehandling og vikar for lægekonsulent Overordnet type: DRIFT Budgettype:
Læs mereAlle borgere er blevet bedt om at vurdere deres generelle tilfredshed med og vigtighed af følgende tre forhold på ældreområdet:
Bilag 1: Særlige fokuspunkter for Sundheds- og Omsorgsudvalget Alle borgere er blevet bedt om at vurdere deres generelle tilfredshed med og vigtighed af følgende tre forhold på ældreområdet: 1. Indsatsen
Læs mereLedelsestilsyn på børne- og ungeområdet
Ledelsestilsyn på børne- og ungeområdet Rebild Kommune Opsamling Deloitte Consulting 4. november 2013 Indhold 1. Grundlag 2. Konklusioner 3. Anbefalinger 4. Øvrige perspektiver - 2 - 1. Grundlaget Ledelsestilsyn
Læs mereLOKAL OG DIGITAL - ET SAMMENHÆNGENDE DANMARK
V. PIA FÆRCH (PAH@KL.DK) KONTORCHEF, KL 1 FÆLLESKOMMUNAL DIGITALISERINGSSTRATEGI 2016-2020 UDGANGSPUNKT FOR DEN NYE STRATEGI Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi 2011-2015 Fælles beslutnings- og
Læs mereRedegørelsesskema for den lokale indsats for at sænke sygefraværet og øge medarbejdernes gennemsnitlige
N O T A T Marts 2018 Redegørelsesskema for den lokale indsats for at sænke sygefraværet og øge medarbejdernes gennemsnitlige arbejdstid på ældreområdet J.nr. 2018-579 Center for Arbejdsliv (I) Kommune:
Læs mereEffektiv drift. KKR Styringskonference den 6. november 2015
Effektiv drift KKR Styringskonference den 6. november 2015 Leverandørområdet i Psykiatri og Handicap Dag- og Botilbud Gefion Botilbud Ebberød og Dagtilbud Bøgen Værkstederne ved Rude Skov: Beskyttet beskæftigelse,
Læs mereDigitaliseringsstrategi 2011-2014
Digitaliseringsstrategi 2011-2014 Indholdsfortegnelse: Hørsholm Kommune vil være en digital kommune...3 Hvor skal vi hen...3 Mål for digitalisering...5 Strategiske spor...6 A. Alle ledere og medarbejdere
Læs mereOmstilling og effektivisering
Nr. 39 Område: Indsatsområde: Emne: Aftaleholder: Fagudvalg: Funktion: Omstilling og effektivisering Plan og kultur Afbureaukratisering og effektivisering Reduktion i Plan og Kulturs personale Christian
Læs mereDen danske kvalitetsmodel Arbejdsmiljø i Handicap, psykiatri og udsatte
Den danske kvalitetsmodel Arbejdsmiljø i Handicap, psykiatri og udsatte Dansk Kvalitetsmodel Kort om kvalitetsmodellen Dansk kvalitetsmodel på det sociale område udfoldes i et samarbejde mellem Danske
Læs mereSTRATEGIENS SAMMENHÆNG
Godkendt af kommunalbestyrelsen den. 18.april 2012 1 Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING 3 Modernisering og effektivisering af den kommunale service 3 2. STRATEGIENS SAMMENHÆNG 4 3. STRATEGISKE INDSATSER
Læs mereGladsaxe en kommunikerende kommune
Økonomiudvalget 18.01.2011 Punkt 14, bilag 1 Gladsaxe en kommunikerende kommune Kommunikationsstrategi for Gladsaxe Kommune 11.01.2011 Baggrund Gladsaxe Kommune ønsker en fælles kommunikationsstrategi,
Læs mereDigitalisering af straffeattester
Digitalisering af straffeattester Baggrund Når kommunerne skal ansætte nye medarbejdere, skal der indhentes straffeattester, og hvis medarbejderne skal arbejde med børn og unge, skal der samtidig indhentes
Læs mereSygefraværspolitik. Kalundborg Kommune har fokus på indsatsområder, der skal forebygge og fremme sundhed og trivsel.
marts 2015 Sygefraværspolitik Indledning Kalundborg Kommune ønsker, at sygefraværspolitikken skal være med til at skabe forståelse, accept og klarhed om kommunens holdning til håndtering af sygefravær.
Læs mereKanalstrategi 2012-2015
Kanalstrategi 2012-2015 Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi 2011-2015 giver retningen for arbejdet med digitalisering i de kommende år. Målene i strategien er høje, og der ligger store udfordringer
Læs mereDigitaliseringsstrategi
Dragør Kommune, november 2015 Justeret november 2016 Digitaliseringsstrategi UDKAST TIL OPDATERING Dragør Kommune 2016 2020 1 Indholdsfortegnelse 0. Forord...3 1. Indledning...3 2. Fællesoffentligt samarbejde
Læs mereService og kvalitet. Politik for administration og service for borgerne i Randers Kommune
Service og kvalitet Politik for administration og service for borgerne i Randers Kommune Indledning Service og kvalitet er nøgleordene i Politik for administration og service for borgerne i Randers Kommune.
Læs mereEn metode med arbejdsgangsbanken som ressourcer
HVORDAN ANVENDER MAN ARBEJDSGANGSBANKEN? K A A R E P E D E R S E N, P R O J E K T C H E F, K L S A R B E J D S G A N G S B A N K Den 12. juni 2008 KLs Arbejdsgangsbank er en ressource, der kan målrette
Læs merePLAN OG UDVIKLING GIS-STRATEGI 2012-2016
PLAN OG UDVIKLING GIS-STRATEGI 2012-2016 Indhold 1 INDLEDNING 3 2 STRATEGIGRUNDLAGET OG HANDLINGSPLAN 5 3 VISION 6 4 PEJLEMÆRKER OG PRINCIPPER 8 4.1 TEKNOLOGI 8 4.1.1 Principper 8 4.2 KOMMUNIKATION 9 4.2.1
Læs mereAftalestyringskoncept for Syddjurs Kommune
1 of 6 26-11-2015 Sagsnummer.: 14/37310 Aftalestyringskoncept for Syddjurs Kommune Indledning Dialogbaseret aftalestyring er et af de centrale styringsværktøjer i Syddjurs Kommune, der er baseret på dialog
Læs mereKvalitetskonferencen. Hovedkonklusioner fra de seks debatmøder
Kvalitetskonferencen Hovedkonklusioner fra de seks debatmøder Attraktive arbejdspladser Attraktive arbejdspladser Attraktive arbejdspladser Dødens gab i Århus Kommune i 2015: SOSU-hjælpere: 1093 Sygeplejersker:
Læs mereSygedagpenge-området Jobcenter Nordfyn
Sygedagpenge-området Jobcenter Nordfyn Målformulering: Målet er at leve op til budgetforudsætningerne for 2008 på sygedagpengeområdet samt at overholde opfølgningsreglerne for udbetaling af sygedagpenge.
Læs mereHOLBÆK KOMMUNES STRATEGI FOR VELFÆRDSTEKNOLOGI. Version 1 (2013)
HOLBÆK KOMMUNES STRATEGI FOR VELFÆRDSTEKNOLOGI Version 1 (2013) INDHOLD Indhold... 2 Forord... 3 1 Om Holbæk Kommunes Strategi for velfærdsteknologi... 4 1.1 Strategiens sammenhæng til øvrige strategier...
Læs mereFremtidens hjerter. hjertekarpatienter og pårørende
Fremtidens hjerter Anbefalinger fra hjertekarpatienter og pårørende Fra Hjerteforeningens dialogmøde på Axelborg, København onsdag den 18. april 2012 Verdens bedste patientforløb og et godt liv for alle
Læs mereNotat. Bilag: Samlet udspil til tættere opfølgning på frit valgs-området. Udvalget for Sundhed og Omsorg. Kopi: til: Århus Kommune. Den 5.
Notat Emne: Til: Kopi: til: Bilag: Samlet udspil til tættere opfølgning på frit valgs-området Udvalget for Sundhed og Omsorg Den 5. juni 2007 Århus Kommune Økonomi og Myndighed Sundhed og Omsorg Bilag:
Læs mereDUBU digitalisering af udsatte børn og unge
R E SULTATKONTRAKT DUBU digitalisering af udsatte børn og unge Projekt 3.6 i handlingsplanen for den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Fra den 19. december 2011 har første fase af DUBU kunne tages
Læs mereArbejdsmarkedsudvalget (2. samling) AMU alm. del - Bilag 130 Offentligt. Ex. 1 Rødovre Et eksempel på organiseret spil af tid i Jobcentrene.
Arbejdsmarkedsudvalget (2. samling) AMU alm. del - Bilag 130 Offentligt Ex. 1 Rødovre Et eksempel på organiseret spil af tid i Jobcentrene. Borgeren indkaldes rettidigt til jobsamtale/kontaktsamtale. Borgeren
Læs mereBilag 4: Status på handleplan for en styrket kvalitetssikring af aktiveringstilbud
Bilag 4: Status på handleplan for en styrket kvalitetssikring af aktiveringstilbud Nr. Handlinger Tema 1: Systematisk kvalitetstjek af tilbudsviften Forventet afslutningstidspunkt Status efterår 2011 Status
Læs mereDet Fælleskommunale Kvalitetsprojekt. Styringsudfordringer og -anbefalinger
Det Fælleskommunale Kvalitetsprojekt Styringsudfordringer og -anbefalinger Kommuneforlaget A/S KL 1. udgave, 1. oplag 2009 Pjecen er udarbejdet af KL Forlagsredaktion: Lone Kjær Knudsen Design: Kommuneforlaget
Læs mereStil skarpt på jeres dokumentationspraksis. Inspirationskatalog
Stil skarpt på jeres dokumentationspraksis Inspirationskatalog Inspiration til arbejdet med dokumentation i dagtilbud 3 Skab mening og tydelighed i forhold til en god dokumentationspraksis til forvaltningen
Læs mereAfrapportering af genopretningsplan for Center Familie og Handicap, Rebild Kommune
Afrapporter af genopretnsplan for Center Familie og Handicap, Rebild Kommune November /MT Mål Handl Indikatorer Status Tid/Deadline Øget faglighed og opfølgn Socialfaglig ledelse, opnormer Medio august
Læs mereVoksenudredningsmetoden.
Voksenudredningsmetoden. Pjece om metoden Maj 2011 1 Voksenudredningsmetoden en ny metode til sagsbehandling og udredning på handicap- og udsatte voksneområdet Socialministeriet og KL har udviklet en ny
Læs mereRollebeskrivelser i borgervisitationen
Rollebeskrivelser i borgervisitationen Udgangspunktet er ledelsesgrundlaget med de 4 fokuspunkter: Ta ledelse, Skab følgeskab, Ha styr på driften og Vær fornyende. Følgende roller er beskrevet: Visitator
Læs mere2. Fødevareministeriet er en koncern
Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri Fødevareministeriets effektiviseringsstrategi 1. Indledning 2. udgave af Fødevareministeriets effektiviseringsstrategi er udarbejdet i 2007. Effektiviseringsstrategien
Læs mereDialogbaseret styring
Dialogbaseret styring Indledning Furesø er kendetegnet ved aktive, kreative borgere og velfungerende stærke lokalsamfund. Den politiske styring afspejler en tradition og kultur i Furesø, der bygger på
Læs merePOLITIK FOR ADMINISTRation OG SERVICE FOR BORGERNE I RANDERS KOMMUNE. Vi sætter os i borgerens sted...
POLITIK FOR ADMINISTRation OG SERVICE FOR BORGERNE I RANDERS KOMMUNE Vi sætter os i borgerens sted... Målsætninger for administration og service i Randers Kommune Helhed og Sammenhæng Mødet med borgeren
Læs mereNotat. Projekt vedrørende etablering af fremtidens Borgerkonsulentfunktion. Etablering af fremtidens Borgerkonsulentfunktion og
Notat Emne: Til: Kopi: til: Etablering af fremtidens Borgerkonsulentfunktion og Tværgående visitation Udvalget for Sundhed og Omsorg Den 29. november 2010 Århus Kommune Økonomi og Personale Sundhed og
Læs mereFælleskommunal digitaliseringsstrategi
Fælleskommunal digitaliseringsstrategi Projektbeskrivelse 1.1: Obligatorisk digital service KL, September 2011 Baggrund Hvert år håndterer kommunerne mange millioner ind- og udgående henvendelser. Håndtering
Læs mereVIDEN FOR VERDEN VORES ORGANISATION / INDSATS 12.1 STRATEGI FOR DET ADMINISTRATIVE OMRÅDE
VIDEN FOR VERDEN VORES ORGANISATION / INDSATS 12.1 STRATEGI FOR DET ADMINISTRATIVE OMRÅDE Marts 2016 FORORD Formålet med strategien for de administrative områder på AAU er at opfylde den overordnede ambition
Læs mereStyrings- og Visitationsmodel Aktivitetsstyring og rehabilitering på tværs af udvalg og driftsområder
Sundhed & Omsorg Ledelse & Udvikling Dato: 04-06-13-2013 Sagsnr.: 13/10181 Dok.nr.: 75441/ Sagsbehandler: LHH/TGS/JCK Styrings- og Visitationsmodel Aktivitetsstyring og rehabilitering på tværs af udvalg
Læs mereSUOC - Team Sundhed og Udvikling
NOTAT SUOC - Team Sundhed og Udvikling 20-10-2017 M-sag ÆSU januar 2018 Uanmeldt kommunalt tilsyn 2017 i Hjemmeplejegruppen Nord På foranledning af Ældre- og Sundhedsudvalgets forespørgsel om at se tilsynsrapporterne
Læs mereBilag 1. Principper for kommunaltstatsligt
Regeringen KL Bilag 1. Principper for kommunaltstatsligt samarbejde Nyt kapitel 25.09.2015 Regeringen og KL er enige om, at udviklingen af velfærdsområderne er et fælles ansvar for stat og kommuner, og
Læs mereResultatdokumentation og evaluering Håndbog for sociale tilbud. Temadag om resultatdokumentation Socialtilsyn Øst, 16. januar 2016
Resultatdokumentation og evaluering Håndbog for sociale tilbud Temadag om resultatdokumentation Socialtilsyn Øst, 16. januar 2016 Disposition for oplægget 1. Håndbogen i (videns-)kontekst 2. Præsentation
Læs mereNOTAT. Uanmeldt kommunalt tilsyn. Din Fleksible Service 1. december 2014. Tilsynsrapport Endelig version. Sag nr. 13/25329 Dok.nr.
NOTAT SUOC - Team Udvikling 17. marts 2015 Uanmeldt kommunalt tilsyn Din Fleksible Service 1. december 2014 Tilsynsrapport Endelig version Indledning Kommunerne har efter Lov om Social Service (SEL) 151
Læs mereFakta om undersøgelsen af plejeboliger
Fakta om undersøgelsen af plejeboliger Målingen af administrative opgaver i plejeboliger viser, at den største gruppe ansatte social- og sundhedshjælpere bruger 71 pct. af deres tid på direkte brugerrettede
Læs mereKøbenhavns Kommune gennemfører hvert andet år en fælles trivselsundersøgelse på alle arbejdspladser i kommunen.
TRIVSELSUNDERSØGELSEN 2015 Indhold Indledning 3 Fase 1: Før Forberedelse af undersøgelsen 5 Fase 2: Under Gennemførelse af undersøgelsen 8 Fase 3: Efter Analyse og dialog om undersøgelsen 11 Indledning
Læs mereTrivselsundersøgelse
Trivselsundersøgelse En trivselsundersøgelse er et øjebliksbillede og en god anledning til at tale om, hvad der skaber trivsel på arbejdspladsen. Brug den aktivt og vis, at svarene kan være med til at
Læs mereMere nærvær - mindre fravær. Børne- og Ungeområdets Handleplan for nedbringelse af sygefravær
Mere nærvær - mindre fravær Børne- og Ungeområdets Handleplan for nedbringelse af sygefravær Børne- og Ungeområdet Oktober 2011 Frederiksberg Kommune Børne- og Ungeområdet Rådhuset Smallegade 1 2000 Frederiksberg
Læs mereResultataftale 2013 for Sygeplejen
Resultataftale 2013 for Sygeplejen Evaluering af resultataftalen og effektmålene for 2012. Vi har i 2012 arbejdet målrettet med præcisering af dokumentation. For at gøre journalen mere overskuelig og ensartet,
Læs mere1. Ledelsesresumé. Den 2. juli Jnr Ø90 Sagsid Ref NSS Dir /
F ORELØBIG BUSINESS CASE F OR PROJEKT VEDR. SAGER P Å TVÆRS AF IT - LØSNINGER O G ORGANISATORISKE S K E L 1. Ledelsesresumé Der anvendes i dag mange ressourcer på at integrere forskellige it-løsninger
Læs mereHjælpemiddelservice Vejen
Vejen Drifts- og Kirsten Dyrholm Hansen Afdelingschef Rene Sigvartsen Afdelingsleder Gyldigheden af aftalen bekræftes herved: Egon fræhr Borgmester Sonja Miltersen Direktør 1. Drifts- og udviklingsaftaler
Læs mere6. Forenkling på løn- og personaleområdet
6. Forenkling på løn- og personaleområdet Kommunerne ligner generelt hinanden meget, når der ses på placering af det styringsmæssige ansvar på løn- og personaleområdet. Institutionerne har ansvaret for
Læs mereAfbureaukratisering anbefalinger til jobcentrenes modtagelse
NOTAT 13. juni 2008 Afbureaukratisering anbefalinger til jobcentrenes modtagelse Baggrund for afbureaukratiseringen Reglerne på beskæftigelsesområdet er over mange år blevet ændret og justeret gennem politiske
Læs mereDigital Post - Fjernprint - Sikker mail. Erfaring fra Næstved Kommune. Lean metoden
Erfaring fra Næstved Kommune Implementering med Lean metoden Helle Bonvang, Projektleder hebon@naestved.dk Lean i sig selv må ikke blive målet Lean er en metode til at opnå målet Outputmanagement system
Læs mereDigitaliseringsstrategi
Dragør Kommune, november 2015 Digitaliseringsstrategi UDKAST Dragør Kommune 2016 2020 1 Indholdsfortegnelse 1. Indledning...3 2. Fællesoffentligt samarbejde om digitalisering - infrastrukturen...5 3. Borgerbetjening
Læs mereRIGSREVISIONEN København, den 10. maj 2006 RN A403/06
RIGSREVISIONEN København, den 10. maj 2006 RN A403/06 Notat til statsrevisorerne i henhold til rigsrevisorlovens 18, stk. 4 Vedrører: Statsrevisorernes beretning nr. 4/05 om digitale løsninger i staten
Læs mereDriftsaftaleopfølgning pr. 31. marts 2014 på Socialområdet
Dato: 27. maj 2014 Brevid: 2309476 Driftsaftaleopfølgning pr. 31. marts 2014 på Socialområdet I dette notat gives en endelig opfølgning på Driftaftale for Socialområdet 2013 og den afledte effekt for målopfyldelsen
Læs mereDigitaliseringsstrategi 2011-2015
Digitaliseringsstrategi 2011-2015 Dokumentnr.: 727-2011-34784 side 1 Dokumentnr.: 727-2011-34784 side 2 Resume: Digitaliseringsstrategien for Odder Kommune 2011-2015 er en revidering af Odder Kommunes
Læs mereBorgerservice og administration opfølgning på indsatsområder 2011
Borgerservice og administration opfølgning på indsatsområder 2011 2. Indsatsområder under Økonomiudvalget 2.1 Rekruttere, fastholde og udvikle de rigtige medarbejdere Det er afgørende at kunne rekruttere,
Læs mereRegeringens svar på fem forslag fra Virksomhedsforum
Regeringens svar på fem forslag fra Virksomhedsforum der gennemføres Én indgang til det offentlige på miljøområdet (Miljøministeriet) Én indgang er særlig relevant på miljøområdet, idet virksomheder blandt
Læs mereOversigt over de 62 forenklingsforslag i projekt administrativ forenkling samt status for gennemførelse pr. februar 2010
Oversigt over de 62 forenklingsforslag i projekt administrativ forenkling samt status for gennemførelse pr. februar 2010 Emne Nr Forslag Samarbejde og rollefordeling Organ i- sering Kommunikation & information
Læs mereSUOC - Team Udvikling 11.marts 2016 Bilag til politisk sag Bilag til politisk sag ÆSU maj Tilsynsrapport Uanmeldt kommunalt tilsyn
NOTAT SUOC - Team Udvikling 11.marts 2016 Bilag til politisk sag Bilag til politisk sag ÆSU maj 2016 Tilsynsrapport Uanmeldt kommunalt tilsyn Baldersbo Plejecenter 13. oktober 2015 Sag nr. 14/33092 Dok.nr.
Læs mereDet Fælleskommunale Kvalitetsprojekt. Den Kommunale Kvalitetsmodel
Det Fælleskommunale Kvalitetsprojekt Den Kommunale Kvalitetsmodel Kommuneforlaget A/S KL 1. udgave, 1. oplag 2009 Pjecen er udarbejdet af KL Forlagsredaktion: Lone Kjær Knudsen Design: Kommuneforlaget
Læs mereNye rammer for sygefraværsindsatsen
Aftale mellem regeringen (Venstre og Konservative), Dansk Folkeparti, Det Radikale Venstre og Liberal Alliance Nye rammer for sygefraværsindsatsen Partierne bag sygefraværsaftalen er enige om, at der fortsat
Læs mereVelfærdsministeriet J.nr. 2008-3296 9. december 2008
Velfærdsministeriet J.nr. 2008-3296 9. december 2008 Information om udfordringsretten I samarbejde med KL og Danske Regioner gennemfører regeringen nu en udfordringsret. Udfordringsretten betyder, at de
Læs mereDigitalisering - hvordan håndterer vi det i SU?
Digitalisering - hvordan håndterer vi det i SU? Nye IT-systemer, digital kontakt til borgerne, mere selvbetjening, digitale redskaber integreret i ens arbejde. Den offentlige sektor er i rivende udvikling
Læs mereDIGITALISERINGS- OG IT-STRATEGI
DIGITALISERINGS- OG IT-STRATEGI SKANDERBORG KOMMUNE 2017-2020 Strategiens formål og baggrund Med Digitaliserings- og IT-strategien skal borgere, virksomheder og medarbejdere i Skanderborg Kommune opleve
Læs mereRigsrevisionens notat om beretning om brugervenlighed og brugerinddragelse. digitale løsninger
Rigsrevisionens notat om beretning om brugervenlighed og brugerinddragelse i offentlige digitale løsninger September 2016 FORTSAT NOTAT TIL STATSREVISORERNE 1 Opfølgning i sagen om brugervenlighed og brugerinddragelse
Læs mereSvendborg Kommune Digitaliseringsstrategi 2012 2015
Svendborg Kommune Digitaliseringsstrategi 2012 2015 Digitaliseringsstrategi hvorfor gør vi det I dag er de mobile platforme en naturlig del af vores hverdag. Tablets, smartphones, bærbare pc er er med
Læs mereVejledning til ansøgning om deltagelse i et længerevarende Task Force forløb. Ansøgningsfrist d. 18. maj 2015 kl. 12
Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forhold Socialstyrelsen Den Permanente Task Force på området udsatte børn og unge Vejledning til ansøgning om deltagelse i et længerevarende Task
Læs mereKL s Handicap og Psykiatrikonference 22. november 2010
Digitalisering af handicap- og udsatte voksneområdet. KL s Handicap og Psykiatrikonference 22. november 2010 Indhold 1. Kort om behovet for projektet 2. Præsentation af DHUV projektet 1. Formål med metoden
Læs mereInspiration til arbejdet med kvalitetskontrakter
Inspirationsnotat nr. 5c til arbejdet i MED-Hovedudvalg 12. april 2010 Inspiration til arbejdet med kvalitetskontrakter Her er samlet en række forslag til udarbejdelsen af en kommunal kvalitetskontrakt.
Læs mere