1. Projektets baggrund, formål og organisering Projektets forløb Opstartsfase Kravspecifikation... 5

Transkript

1 Afsluttende projektrapport Af projektleder Dorthe Brandt Larsen ITK, Aarhus Kommunes Biblioteker 2. august 2013

2 2 Indhold 1. Projektets baggrund, formål og organisering Projektets forløb... 4 Opstartsfase... 4 Kravspecifikation... 5 Udvikling af projektets produkt Projektets udfordringer Resultater og erfaringer Projektets anbefalinger... 9

3 3 1. Projektets baggrund, formål og organisering På baggrund af det tidligere projekt Indholdskanalen, som var støttet af Kulturstyrelsen, søgte bibliotekerne i Aarhus, Aalborg, Gladsaxe, Odense, Roskilde og Silkeborg i 2011 støtte til et nyt projekt baseret hovedsagligt på erfaringerne fra det tidligere. Indholdskanalen pegede på nye formidlings- og kommunikationsmuligheder for bibliotekerne. Tekniske vanskeligheder var projektets største udfordring. Der var opbakning til idéen med at dele indhold mellem alle bibliotekerne hele vejen igennem, men projektet blev ofte forsinket og opholdt af leverandøren. Derfor skulle det nye projekt Indholdskanalen 2.0 fokusere på først og fremmest at være uafhængigt af proprietær software og at få udviklet en Open Source-baseret platform der fungerede, inden vi tog fat på indholdsproduktion. I forhold til det tidligere projekt var formålet og målene i dette mere konkrete eftersom projektet som udgangspunkt var sat til 1 år og budgettet var begrænset. På første styregruppemøde blev det fastlagt, at det i dette projekt var vigtigt at fokusere på, at vi fik udviklet et system, der har de basale funktioner, som vi har brug for, og som virker. I ansøgningen til Kulturstyrelsen står projektets formål anført som: at skabe mulighed for nationale temaer dedikeret til storskærme, nyheder fra f.eks. Borger.dk og Litteratursiden. Vi ved fra det nuværende projekt, at mange biblioteker efterspørger færdigt indhold leveret direkte og uden egen involvering. Målene er i ansøgningen anført som: en velfungerende visningsplatform med et redaktørværktøj. Andre mål er at udarbejde en strategi og udviklingsplan for produktion og deling af indhold samt sørge for integration til andre leverandører så indholdet vises i deres visningsværktøj. Formålet er nået, idet vi har skabt muligheden for nationalt indhold og temaer via den fleksible Drupal-platform, der er udviklet og som flere danske biblioteker allerede har adgang til. Det overordnede mål er således også nået, mens de sekundære mål delvis er nået. Der blev lagt en strategi og taget hul på en udviklingsplan for indhold i databasen Indholdskanalen, men der var enighed i projektgruppen om først at tage skridtet videre, når platform og database var klar til brug, og vi kunne begynde at producere indhold. Der er ligeledes skabt mulighed for at eksportere indhold og kanaler (samlinger af indhold) fra Indholdskanalen, så integration til andre leverandører er mulig og kan også tilpasses og udvides. Vi besluttede at projektet skulle fokusere på infoskærme og ikke storskærme, som efterhånden er et lidt ubestemt begreb, der kan dække mange skærme og i nogle tilfælde går ud fra skærmens størrelse mens det i andre tilfælde gælder skærmens funktion. Infoskærme indikerer at der er tale om ikke-interaktive skærme, hvilket vi ønskede som fokus i dette projekt. Forsøget på at producere indhold til flere former for skærme, såvel interaktive som infoskærme i Indholdskanalen, betød, at der ikke blev fokuseret på hvorledes indhold fungerer på den ene type skærm frem for den anden. Vi ønskede at Indholdskanalen 2.0 skulle have mere fokus på én type skærme i første omgang før man tog fat på andre skærmtyper.

4 4 Organiseringen i Indholdskanalen 2.0 så således ud: Styregruppe bestående af 3 medlemmer. Formand var Anne-Marie Schmidt (ITK, Aarhus Kommunes Biblioteker) og medlemmer var Esben Fjord (Gladsaxe Bibliotekerne) og Mogens Larsen (Silkeborg Bibliotekerne). Projektleder var Dorthe Brandt Larsen (ITK, Aarhus Kommunes Biblioteker) Projektgruppe/redaktionsgruppe bestod af personer fra de deltagende biblioteker Gruppen blev kaldt projektgruppe, da gruppens ansvarsområder inkluderede andet end funktionen som redaktionsgruppe, som først skulle komme til senere i projektet. Gruppens kompetencer lå især i kommunikation og formidling, men der var også webtekniske kompetencer. 2. Projektets forløb Opstartsfase Tidligt i projektet blev denne model udarbejdet. Den viste vores ønsker om processen: Først udvikling af den tekniske løsning så platformen kunne danne grundlag for alle efterfølgende processer Derefter redaktionsgruppe, indholdsproduktion, aftaler om indholdslevering fra eksterne Definitioner og anbefalinger til hardware, der fungerer godt med platformen Erfaringer med og anbefalinger til placering af skærme i det fysiske rum Teknik Indhold Hardware Placering Modellen kan ses både som et ønske om forløb og fremdrift i projektet og som et udtryk for alt det, vi fra starten ønskede at projektet skulle omfatte. På opstartsmødet den 2. maj 2011 deltog repræsentanter for alle projektpartnerne. Der blev nedsat en styregruppe og projektgruppe og projektlederen præsenterede planerne for projektet samt en overordnet tidsplan. Projektgruppen holdt opstartsmøde i august og alle i gruppen fik én eller flere opgaver, som de skulle stå for blandt andet kommunikationsopgaver, udkast til struktur på indhold og temaer samt overordnet liste over eksterne indholdsleverandører, som vi ville fokusere på når systemet var klar til indholdsproduktion. Derudover skulle nogle arbejde med en guide til skærmplacering og skærmkontekst. Den 9. Maj 2011 holdt projektleder og styregruppeformand møde med DBC. Vi ønskede en dialog med DBC om en eventuel overtagelse og tilpasning af værktøjet Sirpa, som tidligere har fungeret som et tilbud om storskærmsnyheder fra DBC til bibliotekerne men som ikke er blevet videreudviklet på siden. Tanken var at vi måske kunne videreudvikle og tilpasse Sirpaløsningen til en Open Source-løsning, som var brugbar som teknisk platform for Indholdskanalen. Efter mødet og undersøgelser fra DBC, vurderede vi, at det økonomisk set ikke kunne svare sig at bruge Sirpa, men var mere hensigtsmæssigt at iværksætte et system fra bunden. I

5 5 samarbejde med ITKs udviklingsafdeling vurderede vi, at de tilpasninger, Sirpa krævede, var for omfattende sammenlignet med udviklingen af et helt nyt system i f.eks. Drupal. Kravspecifikation Første skridt i udviklingen af platformen var kravspecifikationen, der blev udarbejdet i samarbejde mellem projektleder og en it-udvikler. Samarbejdet fungerede godt da projektlederen havde historikken og ønskerne til en platform og de funktionaliteter, den skulle have, og udvikleren kunne herefter udforme en specifikation i tekniske termer. Kravspecifikationen blev sendt rundt til såvel projektgruppe som styregruppe til kommentarer og input inden den blev sendt videre ud til udvalgte leverandører, der kunne være interesset i at byde på opgaven. Kravspecifikationen er vedhæftet som bilag 1. De tekniske krav i specifikationen indeholdt både det helt basale til oprettelse og redigering af indhold og de mere avancerede krav til struktur på indholdet, som i sagens natur udgjorde den vigtigste del. Uden styring af rettigheder og data på tværs af så mange organisationer, som potentielt ville blive medlemmer af Indholdskanalen, ville systemet hurtigt blive kaotisk og uoverskueligt for de individuelle organisationer. Det var nødvendigt at skabe en konsekvent struktur, der muliggjorde filtrering på indhold i forhold til såvel indholdets kategori som organisationen, der havde oprettet indholdet. I det hele taget fyldte behandlingen af struktur internt i databasen samt data-import og data-eksport mest i udformningen af kravspecifikationen, fordi vi var så opmærksomme på det tidligere projekts problemer på disse områder. I løbet af maj-august blev kravspecifikationen udarbejdet og udsendt til leverandører. Vi modtog 6 bud på opgaven fra hhv. Bellcom, Inlead, Greenweb, NodeOne, OnDisplay og MediaConnect. Budgettet til opgaven var meget beskedent og det afspejlede buddene fra leverandørerne. Buddene lå enten langt over budgettet eller der var reduceret i de ønskede funktionaliteter, så vi ville ende med en platform, der ikke opfyldte vores ønsker til funktioner eller som ikke var udviklet som Open Source, men var licensbaseret. I samarbejde med Inlead, der skulle stå for udviklingen af platformen i et andet ITK-styret projekt, nemlig BPI-projektet, undersøgte vi, om det kunne betale sig såvel økonomisk som tidsmæssigt at bygge systemets backend sammen med det, der skulle danne back-end i BPI. Der var nogle fælles ønsker til funktionaliteter i systemerne, men undersøgelserne viste blandt andet, at der var behov for en langt strammere struktur i forhold til organisationer og organisering af indhold i Indholdskanalen. På baggrund af undersøgelserne med BPI, der trak ud, blev projektet forlænget af Kulturstyrelsen til 1. september 2012 og vi fortsatte med at undersøge hvordan vi kunne udvikle et system til Indholdskanalen, med de ønskede funktionaliteter indenfor det fastsatte budget. ITKs egen udviklingsafdeling kom i foråret 2012 med et overslag på opgaven med en Drupalplatform, der opfyldte vores overordnede krav og ønsker til en Open Source-løsning, der var licensfri og ikke krævede installation af software til produktion eller visning af indholdet. Et tidsestimat blev også udformet og på den baggrund søgte vi Kulturstyrelsen om endnu en forlængelse af projektperioden til 1. april Roskilde Bibliotekerne sprang dog fra projektet ved denne forlængelse, da de ikke længere mente at have ressourcer dertil.

6 6 ITKs bud på opgaven blev vendt i projektets styregruppe i september Gruppen havde nogle forbehold og ønskede at igangsætte en undersøgelse blandt bibliotekerne for at vurdere om bibliotekerne fortsat havde interesse i en platform og i deling af indhold på tværs dvs. interesse i projektets overordnede formål. Et spørgeskema blev derfor udformet (bilag 2) og udsendt til alle danske biblioteker. 66 biblioteker besvarede spørgeskemaet, der viste en fortsat interesse i indhold på tværs og i lidt mindre grad, men dog stadig synligt, en interesse for en platform, som bibliotekerne kan bruge til såvel produktion af lokalt indhold og administration som til deling af indhold. Resultatet af undersøgelsen er forståeligt set i lyset af, at landskabet i danske biblioteker i forhold til skærme og skærmsystemer er meget broget og der findes efterhånden mange forskellige løsninger. Det er naturligt, at de biblioteker, der i forvejen har en platform især udtrykker ønske om deling af nationalt indhold og ikke uden yderligere information om den nye platform udtrykker ønske om at springe fra deres nuværende leverandør. På sigt er det vores håb at så mange danske biblioteker som muligt vil benytte Indholdskanalen 2.0 som platform til al skærmformidling, men det kræver en indsats på en række områder, som behandles senere i denne rapport. Udviklingen hos ITK blev igangsat i efteråret Udvikling af projektets produkt Da ITKs webafdeling udformede et bud på løsning af opgaven, kom de frem med 2 mulige løsninger. Den første løsning var at benytte TING som database for indholdet, men denne løsning ville blive dyr og meget tidskrævende og derudover ville den kræve aftale med DBC for alle de biblioteker, der gerne ville benytte indholdet fra Indholdskanalen og således ville det være i strid med vores ønske om at alle danske biblioteker skulle have adgang til indholdet uden at det skulle være licensbelagt. Løsning nr.2 var den løsning, vi valgte at satse på. Den indebar at vi bare udviklede et Drupal-site som database for indhold, redigeringsværktøj og visningsværktøj. Løsningen var billigere og hurtigere udviklet og vi fastholdt at alt indhold skulle stilles til rådighed for TING, men uden at TING indgik som en direkte del af projektet. I forbindelse med denne løsning blev der talt om, at DBC skulle kontaktes, når vi havde fået struktur på indholdsproduktionen ikke mindst den nationale produktion så vi kunne lave en aftale om indholdets overførsel til brønden. Projektet nåede dog ikke så langt som til en fast aftale med projektpartnerne om produktion af nationalt indhold til alle bibliotekerne. Dette uddybes i næste afsnit af rapporten. Udviklingsprocessen bød på mange drøftelser, som kravspecifikationen ikke havde været udpræget specifik omkring. For eksempel kom vi frem til, at vi som udgangspunkt ønskede at billederne skulle være det store og bærende element i visningen af indhold og at vi derfor ville arbejde med en standard-billedstørrelse i fuld HD: 1920x1080 pixels. Beslutningen var baseret på de erfaringer, vi har med det første projekt Indholdskanalen, hvor billedstørrelsen varierede meget og der var ikke en standardstørrelse, som brugerne kunne benytte som fast holdepunkt. Det skabte forvirring blandt brugerne og resulterede blandt andet i, at der meget ofte blev brugt billeder, der var alt for små til visning på skærmene og som derfor blev pixellerede i visningen. Vi ønskede derfor at melde en fast størrelse ud til brugerne denne gang. Naturligvis skaber den beslutning nogle andre problematikker fordi brugerne ind imellem har problemer med at finde billeder i den størrelse, men beslutningen blev taget både for at skabe et helt fast

7 7 holdepunkt for brugerne og af designmæssige årsager. Hele vejen igennem udviklingen af systemet er der afholdt møder mellem udviklerne og projektlederen hvor mange af den slags ting blev tilpasset i samarbejde og hvor både projektlederens erfaringer og udviklerens fokus på de tekniske processer blev taget i betragtning. Udviklingen fandt sted fra efteråret 2012 og frem til slutningen af januar 2013 hvor vi testede en betaversion og hvor projektgruppen også fik mulighed for at teste og vende tilbage med input. Yderligere tilpasning fandt sted i januar-februar 2013 inden systemet den 7. marts 2013 blev præsenteret på en workshop i Odense for biblioteksfolk fra 11 forskellige danske biblioteker. 3. Projektets udfordringer Først og fremmest er det vigtigt at pointere, at Indholdskanalen 2.0 har skabt mulighed for videreførelse med det overordnede resultat: vi har fået skabt den Open Source-platform, der kan danne grundlag for et fortsat forløb og udvikling af en national database for bibliotekerne i Danmark. Udfordringerne i projektet har især været tidsmæssige og derfor måtte der to forlængelser til inden færdiggørelse. Projektets start blev skubbet på grund af andre projekter og kravspecifikationen var længe undervejs. På baggrund af budgettet måtte den tilpasses flere gange før den var på plads. De bud, vi fik, levede ikke op til vore ønsker. Det var vigtigt for os at holde fast især i Open Source-princippet, men derudover en streng struktur, muligheden for nemt at dele indhold på tværs af organisationer samt import og eksport af indholdsfeeds. Disse ting kunne vi ikke få indenfor budgettet fra de eksterne leverandører, der bød på opgaven og derfor besluttede vi at lade ITK stå for udviklingen, selvom det betød yderligere forsinkelser eftersom projektet skulle ind i en løbende udviklingsplan. Fra begyndelsen af projektet havde vi fokus på at omvende den proces, der fandt sted i det første projekt Indholdskanalen. Vi ønskede at den tekniske platform skulle være udviklet og klar inden vi tog fat på udvikling og produktion af indhold, så projektgruppen fik et ordentligt udgangspunkt for at tage hul på indholdsproduktion. Så langt nåede vi ikke indenfor projektperioden da platformen først var færdig i februar/marts På den organisatoriske front har forsinkelserne betydet, at projektpartnerne ikke med sikkerhed kunne afsætte de nødvendige ressourcer på de nødvendige tidspunkter, og der har for projektgruppens vedkommende været en del udskiftninger af personale og lokale prioriteringer, der har nedprioriteret Indholdskanalen. Som konsekvens af udsættelser falder partnernes engagement oftest også - ikke mindst er det svært for deltagerne i projektgruppen at holde gejsten oppe, når udviklingen udsættes og den videre planlægning af opgaver må vente. På det tidspunkt hvor platform og database var under udvikling og nærmede sig en færdig version, havde de færreste i projektgruppen mulighed for at springe til, og flere af partnerne

8 8 meldte ud, at de kun havde mulighed for at deltage i begrænset omfang. Det havde krævet en koncentreret indsats fra alle projektgruppens medlemmer på dette tidspunkt at igangsætte indholdsproduktion og udbredelse af produktet blandt bibliotekerne i Danmark. Hvis ønsket om en national database skulle være gået i opfyldelse indenfor projektperioden skulle indsatsen gøres her. Denne indsats havde selvfølgelig ikke været mulig for partnerne at planlægge grundet udskydelserne. Vi mener stadig, at indholdsstrategien er realistisk og at systemet er anvendeligt som national database for deling af indhold til infoskærme og at det derfor vil være oplagt for Danskernes Digitale Bibliotek (DDB) at stå for den videre udvikling og udbredelse af Indholdskanalen. Sidste afsnit redegør for de tanker og anbefalinger, vi har til DDB med henblik på at videreføre platformen og sætte indholdsproduktion på et overordnet niveau i gang. 4. Resultater og erfaringer Systemet og databasen er blevet udviklet i Open Source-systemet Drupal og er nu i brug. Pt. har omkring 20 danske biblioteker fået adgang og benytter enten allerede systemet til produktion og visning af indhold eller også er de i gang med at teste om de ønsker at bruge systemet lokalt. I et projekt som Indholdskanalen 2.0, hvor man ikke inden projektstart har en aftale om udvikling, men skal undersøge, afsøge og indgå en aftale i selve projektet, er der mange ting, der kan ændre sig hen ad vejen. Det er en balancegang, der er svær at tage højde for inden projektstart, men det er vores erfaring at et realistisk budget til udvikling er nødvendigt så produktet i sidste ende kan stå mål med de ønsker, man har til funktionaliteter. I dette projekt har vi udviklet et system, der indeholder alle de basale funktionaliteter og mere til, men der er stadig ønsker til udvikling, der er vigtige at tage hånd om. I forhold til udbredelsen af kendskabet til Indholdskanalen har vi i projektperioden skrevet artikler til biblioteksfaglige magasiner. I forbindelse med Bibliotek og Videns tema om DDB i oktober 2012 bragte vi en artikel om Indholdskanalen 2.0 (bilag 3). Vi ønskede både at lade bibliotekerne vide, at udviklingen af systemet til en national database nu var i gang og ikke længere bare var på tegnebrættet. Desuden så vi en mulighed for at trække en vigtig tråd fra projektet til DDB, som vi jo håber, skal videreføre Indholdskanalen. I april 2013 blev der skrevet en artikel til Del din Viden, hvori vi gav alle danske biblioteker gratis adgang til Indholdskanalen for resten af 2013 (bilag 4). Artiklen var tænkt som en afslutning på projektet og eftersom vi ikke havde mulighed for at tilbyde nationalt indhold udover de kanaler, der trækkes ind i systemet via RSS-feeds fra f.eks. Litteratursiden og forbrugermagasinet Tænk, så ville vi give alle biblioteker mulighed for at bruge Indholdskanalen som system til produktion af lokalt indhold i første omgang og lade det nationale indhold vente til vi ved, hvordan Indholdskanalen skal videreføres og spredes til de danske biblioteker. I marts 2013 afholdt vi en workshop for biblioteksfolk hvor vi viste systemet, forklarede om vores idéer med projekt Indholdskanalen og hvor deltagerne fik mulighed for at afprøve og

9 9 stille spørgsmål til systemet. På workshoppen deltog både biblioteker, der ikke i forvejen havde et redskab til produktion af indhold til infoskærme og biblioteker, der havde et redskab allerede. Som nævnt tidligere var især de biblioteker uden et redskab interesserede i at komme i gang med at benytte systemet. De andre biblioteker var også interesserede, men udtrykte skepsis ikke mindst på grund af usikkerheden omkring Indholdskanalens fremtid og for de flestes vedkommende ønskede de ikke at skifte platform, uden at vide hvordan systemet skal fortsætte, og ikke mindst hvad det kommer til at koste i fremtiden. 5. Projektets anbefalinger Indholdskanalen benyttes lige nu af flere biblioteker i Danmark, men som nævnt i ovenstående afsnit, er det på lokal basis. Vores plan i projektet var at få etableret en national redaktionsgruppe til produktion af nationale emner og kanaler, der er relevant for alle biblioteker og som bibliotekerne frit kan vælge at benytte i sammenhæng med deres lokale indhold. Via erfaringerne blandt andet med det tidligere projekt Indholdskanalen og Klimakanalen, som var et gratis tilbud om en måneds adgang til relevant og dagligt opdateret indhold om klima under klimatopmødet i 2009, ved vi, at indholdet er den vigtigste del for bibliotekerne. De vil gerne modtage færdigt, centralt indhold der er nemt at koble på egne skærme i samspil med deres lokale indhold. Dette fremgår også tydeligt af spørgeskemaet til bibliotekerne (bilag 2). Vores anbefaling er, at DDB viderefører, udvikler og udbreder Indholdskanalen til de danske biblioteker. Hvad enten et bibliotek ønsker at fortsætte med deres lokale aftale med en leverandør og blot gerne vil trække på det nationale indhold fra Indholdskanalen eller om de ønsker at benytte Indholdskanalen som totalløsning til både at producere lokalt indhold og bruge det nationale indhold, bør begge muligheder være til stede via DDB. Videreudviklingen af Indholdskanalen kan deles op i tre områder, der alle kræver opmærksomhed og ressourcer: Indhold: En strategi og plan for indholdet bør udvikles. I projektets begyndelse arbejdede vi med begge dele og kom frem til, at man kunne køre et årshjul for indholdet og arbejde med faste kanaler indenfor emneområder, der så skifter hver anden eller tredje måned. Der er også udarbejdet en liste over forslag til samarbejdspartnere og indholdsleverandører af feeds. Der bør arbejdes videre med disse ting og sørges for, at der bliver en indholdsrigdom, der giver bibliotekerne rigeligt at vælge imellem. Teknisk udvikling: Der skal arbejdes på at finpudse og optimere en del tekniske ting. Et eksempel er billedarkivet hvor struktur, rettigheder og inddeling er specielt vigtigt at fokusere på. I forhold til tags skal der formentlig en kontrolleret liste til frem for fritagging, som eksisterer nu og som skaber en uoverskuelig mængde tags og alt for mange tags for samme emne. Udover disse strukturmæssige forhold er systemet udstyret med en mulighed for brugerinput og der er allerede nu indsamlet mange forslag til forbedringer i systemet. En fast aftale og en udviklingsplan med de fremtidige med-

10 10 lemmer/brugere af Indholdskanalen om drift, support og udvikling bør også iværksættes. Kommunikation: Udbredelsen af kendskabet til Indholdskanalen drejer sig især om at vise hvad Indholdskanalen kan og hvad bibliotekerne kan bruge den til hvad enten de har et system til infoskærme i forvejen eller ikke. Som nævnt flere gange spiller indholdet den vigtigste rolle og kommunikationen og planen derfor bør fokusere på mængden, kvaliteten og mangfoldigheden i indholdet når en redaktionsgruppe og plan for indhold er kommet på plads. I og med omkring 20 biblioteker på nuværende tidspunkt har fået adgang til systemet, er der tydeligvis en interesse og en mulighed for vækst for Indholdskanalen. Denne interesse skal dyrkes og suppleres med et tilbud til bibliotekerne om relevant indhold også på national basis, så databasen kan blive brugt som den hele tiden har været tiltænkt: som national database såvel som lokal. Projektet har i projektperioden skabt grundlaget for, at dette kan realiseres.