Find klubregisteret... 2 Jeg kan ikke se klubregisteret?... 2

Transkript

1 Vejledning til klubregister Indhld Find klubregisteret... 2 Jeg kan ikke se klubregisteret?... 2 Grupper g ekstra felter... 3 Opret grupper... 3 Hvad er en gruppe... 3 Opret ekstrafelter... 4 Hvad er standartfelter... 4 Hvad er ekstrafelter... 5 Medlemmer... 6 Indlæsning af medlemmer Tilføj persner... 6 Tilføj enkelt medlem... 6 Tilføj flere medlemmer... 7 Udfyld skabelnen... 7 Indsæt eller fjern flere medlemmer fra en gruppe... 8 Søg medlemmer i klubregistret... 9 Send beskeder Indmeldelses prcedure Autmatisk prettelse af medlemmer i klubregistret ved indmelding Administrer indmeldinger Få ved nye indmeldinger Lister g listevisning Opret Gruppeejer Hvad er en gruppeejer Opret listevisning Knyt liste til gruppe Side 1 af 16

2 Find klubregisteret Fr at finde frem til klubbens klubregister skal du først lgge ind. Find herefter klubregisteret i venstremenuen under din klub Klik på Administratin g find Klubregister. Jeg kan ikke se klubregisteret? Hvis klubregisteret ikke er synligt, kan det skyldes, at du ikke er prettet endnu. Kntakt s fr at blive prettet. Side 2 af 16

3 Grupper g ekstra felter Opret grupper Gør følgende fr at prette en gruppe: 1. Gå til administratin under klubregister. 2. Klik på fanen rediger grupper. 3. Navngiv den ønskede gruppe i det tmme felt. 4. Klik på disketten fr at gemme gruppen. Vær pmærksm på, at så snart gruppen indehlder medlemmer, så kan denne ikke slettes. Hvad er en gruppe En gruppe giver mulighed fr inddele sine medlemmer efter ønske. Det kan f.eks være i frskellige træningshld, årgange sv. J bedre man er til inddele sine medlemmer i grupper, j nemmere bliver det at hlde verblikket, g samtidig nemmere at ramme de rigtige medlemmer med de rigtige beskeder. Der skal altid prettes en gruppe; Nye medlemmer. (Til indmeldingsfrmularen) Side 3 af 16

4 Opret ekstrafelter Udver systemets standart felter kan der prettes ekstrafelter. Gør følgende fr at prette ekstrafelter: 1. Gå til administratin under klubregister. 2. Klik på fanen Ekstra felter. 3. Navngiv det ønskede ekstrafelt i det tmme felt. 4. Klik på disketten fr at gemme feltet. Når der er prettet grupper g ekstrafelter, så er klubregistret klar til at få verført medlemmer. Hvad er standartfelter Standartfelterne er de infrmatinsfelter, sm systemet autmatisk pretter i klubregistret. Standartfelterne er: Navn Køn Født Gade Pstnr By Land Telefn Side 4 af 16

5 Hvad er ekstrafelter Ekstrafelter er de infrmatinsfelter, sm klubben ønsker udver standartfelterne. Ønsker man yderligere infrmatin m sine medlemmer, så kan ekstrafelter prettes. (Eksempelvis medlemsnummer, indmeldelsesdat, udmeldelsesdat mv.) Side 5 af 16

6 Medlemmer Indlæsning af medlemmer Tilføj persner Ved indlæsning af medlemmer er der t muligheder. - Tilføj 1 persn manuelt - Tilføj flere persner ved at kpiere dem ind fra en Excel-fil Tilføj enkelt medlem Find punktet Tilføj persner under Klubregister. 1. Udfyld data fr det pågældende medlem 2. Vælg herefter hvilket gruppe medlemmet tilhører. (Marker gruppen g brug pilene i midten til at flytte gruppen ver i bksen til højre) 3. Tryk gem Side 6 af 16

7 Tilføj flere medlemmer Klubben har gså muligheden fr, at tilføje flere medlemmer på en gang. Fr at dette kan lade sig gøre skal en bestemt skabeln følges. Sådan finder du skabelnen. Find punktet Tilføj persner under Klubregister. Klik Hent skabelnen her. Udfyld skabelnen 1. Udfyld skabelnen sm vist på billedet nedenfr. (Hvis der er prettet ekstrafelter, så vil disse gså indgå i skabelnen) 2. Kpier alle infrmatinerne (inklusiv øverste felt i arket) ind i det tmme felt på siden. Klik herefter på Uplad. Side 7 af 16

8 Indsæt eller fjern flere medlemmer fra en gruppe Fr at indsætte eller fjerne flere medlemmer fra en gruppe gøres følgende. 1. Gå til Klubregister under Administratin. 2. Søg på de medlemmer sm ønskes flyttet (Se næste punkt fr at lave smarte søgninger). 3. Ved klik i bksen i infrmatinslinjen VÆLGES ALLE. Hvis dette ikke ønskes, så sættes der flueben ud fr hvert medlem. 4. Klik herefter på blyanten fr at flytte gruppe. Herefter vælges hvilken gruppe medlemmerne indsættes i eller fjernes fra. 1. Vælg den gruppe sm medlemmer skal indsættes i/fjernes fra. 2. Klik herefter indsæt/fjern. Medlemmerne er nu indsat/ fjernet. Side 8 af 16

9 Søg medlemmer i klubregistret I klubregistret er det vigtigt, at man kan srterer i medlemmer, g via specifikke søgninger finde præcis de medlemmer man søger. Her vises hvrledes man effektivt srterer i medlemmerne. 1. Gå til Klubregister under Administratin. 2. Her gives der mulighed fr at srterer via navn, fødselsinterval g køn. 3. Ved at klikke Vis flere søgekriterier gives flere valgmuligheder. Her kan man srterer medlemmerne efter grupper. I det viste eksempel vil søgningen resultere i en visning af alle, sm er medlem af gruppen Ungdm, g uden at de er medlem af Senir. (Således srterers alle ungdmsspillere, der gså spille senir, fra.) Side 9 af 16

10 Send beskeder Det er muligt at sende beskeder til et eller flere medlemmer fra klubregisteret. Dette gøres således: 1. Gå til Klubregister under Administratin. 2. Søg g find de persner, sm skal mdtage beskeden. 3. Sæt hak i bksen ud fra de medlemmer, sm skal mdtage beskeden. (Du kan markere alle i bksen i tppen) 4. Klik herefter på Send besked. Angiv først beskedens Emne. (Vil fremgå i ens emnefelt) Skriv herefter en besked til medlemmerne g afslut med Send. Side 10 af 16

11 Indmeldelses prcedure Autmatisk prettelse af medlemmer i klubregistret ved indmelding Ved indmeldinger i klubben kan systemet prette medlemmerne autmatisk i klubregistret. Dette sikrer at alle nye medlemmer prettes krrekt, samt prettes øjeblikkeligt. Samtidig kan indmeldingen ske direkte på egen hjemmeside. Kntakt s fr at mdtage indmeldingsfrmularen, så den kan gøres tilgængelig på hjemmesiden. Administrer indmeldinger Når klubben mdtager en indmelding via hjemmesiden, så skal medlemmet flyttes fra gruppen Nye medlemmer til en relevante anden gruppe. Dette gøres således: 1. Gå til klubregistret. 2. Søg efter Nye medlemmer. 3. Klik på medlemmets navn fr at ændre gruppe. Benyt den nederste del til at flytte medlemmet til den krrekte gruppe. Rubrikken til venstre er Alle grupper g rubrikken til højre er Valgte grupper. Marker gruppen g benyt pilene i midten til at flytte fra den ene rubrik til den anden. Side 11 af 16

12 Når medlemmet er tilknyttet den krrekte gruppe trykkes Gem. Få ved nye indmeldinger Hvis administratren ønsker en med bemærkning m nye indmeldinger, så er dette gså muligt. 1. Gå til Administratin under klubregister. 2. Gå til fanen Gruppe admin. 3. Find gruppen Nye medlemmer. 4. Angiv den mail sm skal mdtage bemærkning m indmelding. Afslut med at trykke på det grønne plus. Side 12 af 16

13 Herefter skal funktinen aktiveres fr gruppen Nye medlemmer. Dette gøres således: 1. Gå til fanen Rediger grupper. 2. Find gruppen Nye medlemmer 3. Sæt flueben i bksen under . Afslut med at klikke på disketten. Nu er funktinen aktiveret, g administratren vil mdtage besked ved indmelding. Side 13 af 16

14 Lister g listevisning Klubben kan give adgang til at udvalgte flk kan se medlemslister. De kan derved få lister på de medlemmer, sm er knyttet til relevante grupper. Denne funktin er plagt til trænere, sm kan hente lister fra de grupper, sm er vigtig fr træneren. Her gives vejledning til, hvrledes listerne kan administreres g styres. Opret Gruppeejer Gør følgende fr at prette en gruppeejer. 1. Gå til Administratin under Klubregister. 2. Find fanen Gruppe Admin. 3. Udvælg den gruppe, sm persnen skal være gruppeejer fr. 4. Angiv persnens adresse, g klik på det grønne plus. (Persnen skal være medlem af klubben på prtalen). Hvad er en gruppeejer En Gruppejer er et medlem, sm får adgang til udvalgte lister fra klubbens grupper. Eksempelvis kan en træner gives adgang til medlemslister fr kun hans/hendes træninger. Side 14 af 16

15 Opret listevisning Listevisningen benyttes til, at angive hvilke infrmatiner sm er relevant fr gruppeejeren. Således kan man kntrllere, at persnfølsmme data ikke angives på de fficielle lister. Disse prettes således: 1. Find fanen listevisning. 2. Vælg blyanten fr at prette/ redigere en liste. Herefter specificeres listen. 1. Angiv titlen på listen. 2. Sæt flueben i de infrmatiner, sm skal være synlige på gruppeejerens liste. Afslut med Gem. Side 15 af 16

16 Knyt liste til gruppe Afslutningsvis tilføjes den prettede listevisning til den pågældende gruppe. 1. Find fanen rediger grupper. 2. Find listens titel under klnnen listevisning ud fra gruppen. Gem ved at trykke på disketten Nu kan gruppeejeren hente medlemslister, fr de relevante grupper. Side 16 af 16