Denne manual omhandler hvor og hvordan man ser og administrer sine boligsager pr. projekt/ejendom.

Transkript

1 Estatetl ApS BOLIGLISTEN Bliglisten Hvem har min. adgang til denne side: Mægler (Dette kan variere fra system til system - såfremt det er ændret af administratr) Her finder du funktinen: Menu -> Bliglisten 2. Infrmatin Denne manual mhandler hvr g hvrdan man ser g administrer sine bligsager pr. prjekt/ejendm. Bliglisten er den centrale del g kernen i systemet. Det er fra bliglisten at både de centrale bligdata, alle handlinger, øknmiske dele g dkumenter håndteres på hver enkel bligsag. Første gang bliglisten åbnes skal der vælges prjekt/ejendm.

2 BOLIGLISTEN SIDE 2 3. Bliglisten pdelt i 4 klnne afsnit Systemet er bygget til p.t. at indehlde 10 bligmærkninger fra nummer 0 til 9 1. klnne afsnit med ikner Slet hele bligsagen med skraldespanden kræver rllen Prjektadmin. Rediger bligsagens centrale data herunder data sm direkte sendes til hjemmesiden. Billedgalleri hvr alle bligen billeder styres. Bemærkninger på bligsagen kan ses g tilføjes her. Sagsverblik åbner vindue med mange nye funktiner. 2. klnne afsnit med t lyssignal Funktinen her kræver LICENS MODUL: Salg- g udlejning-statistik Handlinger - sm kan være grå, grøn, blå, gul, range eller rød afhængig af status på handlinger. Øknmi - sm kan være grå, grøn, blå, gul, range eller rød afhængig af status på øknmien. (Se mere m trafiklys g farver under pkt. 5 i denne manual) 3. klnne afsnit med centrale data Klnne adresse sm er den kmplette adresse på bligen indtastet under bligens centrale data. Klnne Prjekt nummer (eget nummer/tekst) på bligen indtastet under bligens centrale data. Klnne Blig nummer (eget nummer/tekst) på bligen indtastet under bligens centrale data. Klnne Opgang (eget nummer/tekst) på bligen indtastet under bligens centrale data. Klnne Type (eget nummer/tekst) på bligen indtastet under bligens centrale data. 4. klnne afsnit med centrale data Statusklnne med bligmærkninger efter eget valg g sm kan sættes af administratr under bligmærkning Læs mere m bligmærkning her: Bligmærkning PDF (Se gså mere m trafiklys g farver under pkt. 5 i denne manual) 4. Status bligmærkninger Systemet er bygget på at alle bligmærkninger kan redigeres af Administratren under bligmærkning. Teksten fra systemet vises på bligen status bligmærkning på bliglisten. Status bligmærkninger er afhængige af brugeres rller g det valgte prjekt/ejendm. Dg er farverne ikke de farver fra bligmærkningen til hjemmesiden farverne på bliglistens status er inddelt i de samme 4 farvekder sm benyttes ver hele systemet gså på dashbard.

3 BOLIGLISTEN SIDE 3 5. Trafiklys g farver Farver til status bligmærkninger er disse 4 farver uanset hvilken bligmærkning det er inden fr de 4 grupper. GRÅ - Status 0: Ikke aktive bligmærkninger GRØN - Status 1 4: Ledige bligmærkninger ORANGE - Status 5-7: Reserveret bligmærkninger RØD - Status 8-9: Optaget bligmærkninger Bemærk at tekster til bligmærkninger sættes af Administratr Farver på handlinger, øknmi, actins g alarmer følger disse farvekder på systemet GRÅ - Ingen data er indtastet - handlingen g øknmien kan ikke måles. GRØN - Alt er k ingen fare på færde. BLÅ - Infrmatin - Den er sm grøn - dg skal kræves lidt ekstra pmærksmhed. ORANGE - En advarsel evt. m at der er få dage til en handling udløber. RØD Alarm m at der er nget galt. Handling er udløbet eller øknmi stemmer ikke. 6. Styring af bligmærkninger Bligadmin kan styre bligmærkninger generelt / standard eller pr. prjekt / ejendm. Lær mere m bligmærkning her Bligmærkning PDF

4 BOLIGLISTEN SIDE 4 7. Opret eller tilret en blig/sag Brug til at tilføje en ny blig/sag til det prjekt/ejendm der er åben. Hld øje med hvilket prjekt/ejendm der er den aktive kan se i tppen af skærmen her: Brug til at redigere en blig/sag med generelle stamdata. Bemærk en bligsag kan ikke flyttes direkte til et andet prjekt / eller en anden ejendm. Ønsker man at prettes samme blig/sag på et andet prjekt. Gøres dette ved først at 1) Redigere bligsagen. 2) Tryk gem g derefter 3) Skifte prjekt 4) Tryk pret ny blig/sag. Så vil systemet tilbyde at bruge de tidligere gemte data. BEMÆRK: Både blig/sager fr salg g fr udlejning styres på sammen vindue, netp da en blig/sag - både kan være til salg g/eller udlejning på sammen tid. VIGTIGT: Alle data her kan benyttes gennem systemets API g derved blive præsenteret på egen hjemmesiden eller andre steder på Internettet. Det betyder at data der redigeres her direkte bliver fremvist nline gså gennem den dynamisk prjekt ismetri. Åben dkumentatin her m Prjekt ismetri Eksempel på en åben blig/sag med data.

5 BOLIGLISTEN SIDE 5 Der er 7 paneler ved pret/rediger en blig/sag: Emnestyring Her styres blig/sagens generelle data bla. Udbudstype g Bligens status. Mulige valg til Udbudstype g Bligens status, styres af Administratr under SYSTEM -> Datakntrl. Grunddata Her styres blig/sagens grunddata. Fritekst til eget prjektnr. g blignr. Disse fremvises generelt på ismetri tltip g ppup. Fritekst til bligtype g pgang/indgang sm kan benyttes sm det ønskes. Data fr salg Her styres blig/sagens data ifm. alle frmer fr salg. Salgsstart med felt til nline data + felter til styring af ry af salgsstart. Fritest felter til infrmatin m presalg betingelser g betingelser fr udskydelse sm fx kan benyttes sammen med Excel sag regneark, såfremt der er åbent fr mdulet Data til Excel. Data fr udlejning Her styres blig/sagens data ifm. alle frmer fr udlejning. Depsitum g frudbetalt leje vælges i frm af antal måneder sm efterfølgende kan udregnes autmatisk til fx ismetri label. Mediearkiv kpiering Har bligerne/sagerne mange ensartet billeder g/eller plantegninger, kan der med frdel bruges mediearkiv kpiering. Her kpieres billeder g plantegninger fra mediearkivet til den knkrete blig/sag. Det er en kpiering der fregår, således kan billeder g plantegninger redigeres direkte på blig/sagen efterfølgende, uden at det påvirker mediearkivet. Ligeledes kan billeder g plantegninger redigeres direkte på mediearkivet efterfølgende, uden at det påvirker blig/sagen. Faciliteter Er inddelt i 3 grupper: Egne ja/nej faciliteter, System ja/nej faciliteter g 6 felter til data. Egne ja/nej faciliteter styres på prjektet under SYSTEM -> Prjektstyring System ja/nej faciliteter er fast på alle prjekter g bliger De 6 datafelter kan benyttes, sm det ønskes til nline fremvisning af data gennem API. De 6 datafelter kan gså benyttes på prjekt ismetri. Emnebeskrivelse Her kan der med frdel beskrives en unik beskrivelse af den pågældende blig. Dette til frbedre Ggle SEO ptimering af bligens side på internettet, såfremt dette benyttes. Teksten benyttes gså på prjekt ismetri se billedet herunder fra en kundes eksempel.

6 BOLIGLISTEN SIDE 6 Eksempel på brug af tekst fra redigering af blig/sagen sm vises på ismetri ppup 8. Billeder g plantegninger Tryk på fr at styre billeder g plantegninger på den enkelte blig/sag. Herefter åbner dette vindue: Systemet er bygget til at mdtage landskab billede bedst i frmat JPG 1500 x 900 pixel. Men kan mdtage alle størrelser g frmater sm JPG, PNG, GIF. Hvert enkelt billede gemmes på systemet i 3 størrelser: A) JPG 300 x 180 pixel 96 dpi 24 bit sm bruges sm thumbnail. B) JPG 700 x 402 pixel 96 dpi 24 bit sm bruges til mindre fremvisning g gd til langsm internet. C) JPG 1500 x 900 pixel 96 dpi 24 bit sm bruges til hvedfrmat bla. ppup.

7 BOLIGLISTEN SIDE 7 Tryk på fr at uplade et billede eller en hel gruppe-samling af billeder, sm autmatisk skal beskæres i de 3 frmater A, B g C. Tryk på fr at uplade et billede til manuel beskæring g sm efterfølgende gemmes i de 3 frmater A, B g C. VIGTIGT: Alle billeder skal have et frmat på systemet afhængig af hvr de skal benyttes: Alm. billede ONLINE (JA): Benyttes i API sm fx blig/sags illustratiner hvr dette ønskes på hjemmesiden. ISOMETRI (JA): Fremvises nline under fanen Billeder på ismetri ppup. SYSTEMET (NEJ): Fremvises ikke internt på systemet. Frsidebillede ONLINE (JA): Benyttes nline sm fx frsidebillede på resultatsider g blig/sags slider. ISOMETRI (NEJ): Fremvises ikke nline på ismetri. SYSTEMET (JA): Fremvises internt på systemet på lister mm. Plantegning ONLINE (JA): Benyttes i API på bligsiden g ppup slideshw af plantegninger. ISOMETRI (JA): Fremvises nline under fanen Plantegning på ismetri ppup SYSTEMET (NEJ): Fremvises ikke internt på systemet. Oversigtsplan ONLINE (JA): Benyttes i API sm versigtsplan, kræver speciel psætning af API til hjemmesiden. ISOMETRI (NEJ): Fremvises ikke nline på ismetri. SYSTEMET (NEJ): Fremvises ikke internt på systemet. Sådan srteres srters billederne i rækkefølgen de ønsker fremvist både internt på systemet g nline: Venstre klik med musen g hld neden på billedet. Træk billedet til den ønskede psitin. Slip knappen på musen.

8 BOLIGLISTEN SIDE 8 Klik på på selve det lille billede fr at åbne slideshw af billeder på den pågældende blig/sag. 9. Bemærkninger til blig/sagen Tilbage på bliglisten klikkes på fr at åbne bemærkninger på blig/sagen. Alle bemærkninger på sagen vises med den seneste bemærkning øverst. Klik på fr at tilføje en bemærkning til sagen. Alle bemærkninger fremvises til alle brugere der er tilknyttet blig/sagen bla. på siden fr samlet bemærkninger. Bemærkninger kan inddeles i generelle kategrier fr alle prjekter/ejendmme, sm styres af administratr.

9 BOLIGLISTEN SIDE Sæt status på blig/sager Kernen i systemet er status g bligmærkning af hver enkel blig/sag. VIGTIGT: Status skiftes direkte på de hjemmesider der er tilknyttet med systemets API BEMÆRK: Ikke all brugere kan se alle de samme status muligheder på hvert prjekt, sm andre brugere kan se Det skyldtes rettigheder g bligmærkninger sm styres af administratr. 11. Start reservatin Næsten alle status skiftes simplet ved blt valg af de status der ønskes. Der kmmer dg en advarsel sm skal gdkendes med Ja skift status knappen. Dg er status med relatin til Reservatin bligmærkning nr. 5, 6 g 7 specielle åbner et specielt vindue fr start af Reservatin.

10 BOLIGLISTEN SIDE 10 Første vindue er til at indtaste kundens (lejerens, køberens) telefnnummer, fr at søge i kundekartteket efter data på denne kunde. Kendes telefnnummeret ikke kan der blt klikkes på Opret reservatin Herefter åbner siden fr indtastning af kundens data. Kender systemet kunden i frvejen, kan der blt vælges data fra karttek i højre siden af skærmen. Klik på kundens navn g data føres ver på vestre side af skærmen i felterne. VIGTIGT: Er der valgt en eksisterende kunden vil de data der tilrettes pdatere den eksisterende kundes kundekrt. BEMÆRK: System søger hele tiden efter match gså mens der indtastes data i venstre kundekrt. Det afgørende er m der er trykket på en eksisterende kunde eller ej. Det er det er afgør m der bliver indsat en ny kunde i kartteket eller m der bliver pdateret en eksisterende kunde g dennes kundekrt i kartteket. Næste frløb Når den rigtige kunde er enten indtastet eller valgt g evt. redigeret trykkes på knappen Tilknyt Hvilket betyder at kunden tilknyttes til reservatinen. Der åbnes nu en side med detaljer til reservatinen sm hentes fra stamdata. Reservatinen afsluttes ved at trykke på knappen Opret reservatin Først herefter prettes reservatinen g kunden tilknyttes rigtigt g sagens data tilføjes statistik mdulet g lg fr handlinger aktiveres. Den sidste del kræver licens til mdulet: Salg g udlejnings statistik. 12. Sæt blig tilbage ledig Det er kun Sagsbehandler g brugere med højere rettigheder der har ret til at sætte bligen ledig igen g når dette gøres vises en speciel advarsel:

11 BOLIGLISTEN SIDE 11 Her er det muligt, inden blig/sagen sættes tilbage til ledig, at få slettet alle data, fx i frbindelse med tidligere kunder (Købere g Lejere) g deres reservatiner, samt alle dkumenter g handlinger. Vælges der at slette data fra blig/sagen vil data rent fysisk blive slettet g kan ikke genskabes jf. GDPR lv. Mulighederne fr at slette data er: Slet stamdata på kunden Alle data på kunde (Købere g lejer) slette fra systemet med mindre kunden har andre tilknytninger til andre blig/sager. Slet relatin til kunderne Kundens stamdata frbliver intakte men relatinen sm er tilknyttet til denne blig/sag bliver slettet. Slet relatin til pengeinstitutter Pengeinstituttets stamdata frbliver intakte men relatinen sm er tilknyttet til denne blig/sag bliver slettet herunder persnlig infrmatin m rådgiveren. Slet relatin til rådgivere Rådgiverfirmaets stamdata frbliver intakte men relatinen sm er tilknyttet til denne blig/sag bliver slettet - herunder persnlig infrmatin m rådgiveren. Slet bemærkninger Alle bemærkninger på denne blig/sag slettes. Slet handlinger Alle handlinger på denne blig/sag arkiveres til ffline handlinger g kan kun ses af administratr under SYSTEM -> Datakntl -> Offline handlinger. Slet dkumenter Alle dkumenter g dkument-pakker herunder signeret kntrakter mv. under denne sag slettes g kan ikke findes frem igen. Er der tvivl her anbefales det at hente alle dkumenter på denne sag evt. sm zip pakke g frsvarligt arkivere dem manuelt.

12 BOLIGLISTEN SIDE Sagsverblik På bliglisten klik på fr at åbne sagsverblik g et ppup vindue med infrmatiner på den pågældende blig/sag åbner. Her er der samlet vigtige funktiner sm: Overblik, Øknmi, Handlinger, Købere g Lejere, Rådgiver g Pengeinstitut, Dkumenter, Elektrnisk Signering g EDH MinSag. BEMÆRK. Mange af disse funktiner kræver Licens Mduler sm salg- g udlejnings-statistik, Dkumenthåndtering, Elektrnisk signering g EDH MinSag. Dkumentatin m disse funktiner er samlet i manualen fr Sagsverblik.