2 Revisionsprotokol Meddelelser Nyt fra afdelingerne Eventuelt Næste møde... 7

Transkript

1 Referat Referat af organistionsbestyrelsesmøde nr. 120, den 21. august 2017 kl Adelgade 107, Bogense Udsendt til:, Dorte Haugaard,, Lars Haugaard Sørensen og Knud Vingaard Afbud: Maibritt R. Nielsen Fraværende: Bente Warberg Fra administrationen deltager: Dan Helberg, Kim Johansen og Line Højsgaard Udsendt den: 28. august 2017 Indhold 1 Godkendelse af referatet fra sidste møde Revisionsprotokol Meddelelser Nyt fra afdelingerne Eventuelt Næste møde Godkendelse af referatet fra sidste møde. Fremstilling: Referatet fra det sidste møde er tidligere udsendt, og der er ikke indløbet kommentarer. Organisationsbestyrelsen godkender og underskriver referatet fra sidste møde. Bilag: Referatet er tidligere udsendt. Indstilling godkendt. 2 Revisionsprotokol Fremstilling: Der er ikke kommet nyt revisionsprotokol. Revisionsprotokollen tages til efterretning. Bilag: Revisionsprotokollen medbragt til mødet. side 1/7

2 3 Meddelelser A. Formanden. Konstituering af bestyrelsen Formand: Næstformand: Bestyrelsesmedlem: Bestyrelsesmedlem: Bestyrelsesmedlem: Oslovej 28 Enggade 13 E Bendte Warberg Skovvej 31B Oslovej 18 Dorthe Haugaard Ahornvej Suppleant: Knud Vingaard Søndermarksvej 7 st. 2. Suppleant: Maibritt Rosendahl Nielsen Mågøvej 24 Byggeudvalg: Dorthe Haugaard Kim Johansen Personale og kursusudvalg: Kim Johansen Line Klelund Højsgaard Arrangementsudvalget: Maibritt R. Nielsen Bente Warberg Bente B. Christensen Kommunikationsudvalg: Lene Jensen Bente Warberg Vedtægtsudvalg Kim Johansen side 2/7

3 Revision af vedtægter * Vedtægtsudvalg samt tidsplan Udvalget blev nedsat under konstitueringen Der har været holdt fødselsdag for Per, der fyldte 60 og Jan Bøtcher og Carsten havde 25 års jubilæum ved brandvæsnet, hvor boligforeningen deltog. deltager i besigtigelsestur med KUBEN 29. og 30. september 2017 Bestyrelsen konstituerer sig som ovenfor anført Konstituering som ovenfor anført Meddelelser taget til efterretning B. Administrationen. Budgetter 2018 Selskabsbudgettet Administrationsbidrag kr. pr. lejemål nu 4.165,- Budget 2018 er for 401 lejemålsenheder mod tidligere 365 De største ændringer i selskabsbudgetter er Nedsættelse af mødeudgifter, Kontorholdsudgifter, kontorlokaleudgifter Der er stigning på Personale udgifter, da hele udgiften til kontorpersonale er flyttet i selskabsbudgettet, samt forretningsførelse, da der er kommet 36 boliger mere til end sidste år. Afdelingsbudgetter Gældende for alle er at der ikke skal indbetales til dispositionsfonden, da minimumsbeløbet er opfyldt, der indbetales fortsat til arbejdskapitalen. Der er lavet en ny fordelingsnøgle på lønudgifterne da der er kommet nye boliger til. Over og underskud afvikles som udgangspunkt over 3 år. Afd. 1 huslejestigning på 1,9 % Afd. 4 huslejestigning på 4,24 % Afd. 25 huslejestigning på 0,62 % Renovation lægges på lejen i stedet for at der opkræves som et acontobeløb. Ingen huslejeændring i afd. 6, 7, 10, 14, 18, 19, 22, 24 og 26 Målsætninger Nybyggeri, Nybyggeri renovering, indkøb (målsætninger er vedlagt) punktet udsættes til næste møde. Der afholdes møde med Flemming Gitz fra Nordfyns Kommune, i løbet af september, vedr. budgetterne i Nordfyns Kommune kommunale boliger. E-syn, der vil blive foretaget opmåling uge 34, 35 og 36. igangsætning 1. november 2017, der skal forhandles fastpris aftaler med de nuværende leverandører på hver enkelt behandling, dette foreslås med udgangspunkt i de netop indkomne enhedspriser fra Boligforeningen Lillebælt. Tvillingværktøj: liste sendes ud med referatet Tvillingeværktøjet viser hvorledes Bogense Boligforening ligger iblandt landets øvrige sammenlignelige selskaber og afdelinger på: Størrelse af afdelinger, personer uden uddannelse, Ikke vestlige borgere, udenfor arbejdsmarkedet og indkomst Ventelisteudtræk: liste sendes ud med referatet Bogense Boligforening har 1158 medlemmer på ventelisten, heraf 383 aktivt boligsøgende og 775 i bero. Antallet af ventelistemedlemmer er steget med 5,7 % siden januar Boligforeningen havde i 2. kvartal fraflytninger, svarende til en fraflytningsprocent på 4,35%. Den samlede fraflytningsprocent for afdelingskontoret i odense er 2,72%. side 3/7

4 Boligforeningens 14 fraflytninger i 2. kvartal 2017, fordeler sig ud over 7 afdelinger. Afdelingerne 4, 6 og 14 var de afdelinger der havde den højeste fraflytningsprocent. De 3 afdelingers fraflytningsprocent ligger alle på 8,33 %. Afdeling 1 er den afdeling i boligforeningen der har den højeste statistiske anciennitet. Afdeling 4 er den afdeling der har den laveste statistiske anciennitet. Afdelingerne 4 er vurderet gul i 2. kvartal Dette skyldes afdelingens fraflytningsprocent sammenholdt med antallet af tilbudsbreve. Det indstilles at bestyrelsen tager ovenstående punkter til efterretning. Bestyrelsen tog alle punkterne til efterretning C. Byggeudvalget. Sct. Anna park Byggeriet skrider planmæssigt frem, der er dog lidt forsinkelser på montering af de påsatte altaner på blokkene. Det vil ikke i det samlede billede betyde en forsinkelse på afleveringen, men der skubbes på milepælene på de enkelte opgaver ind aflevering så aftalerne overholdes. Der er aftalt opsætning af murværk med kunst fra det gamle sygehus ved indkørslen til området, denne vil blive monteret hurtigst muligt så der kan føres strøm til belysning og arbejdet med etablering af parkerings og gangarealerne kan fortsætte. Der er endnu ikke truffet aftale med Danmark Ejendomme vedr. den endelige udgiftsfordeling og BB har derfor ej heller igangsat kontraktskrivning med entreprenør for disse ting er fuldstændigt på plads er Danmark Ejendomme igen rykket for en afklaring. Dan Mark Ejendomme ( Søren Peter V2C ) er vendt tilbage på henvendelsen og det blev aftalt at der fra deres side arbejdes på en aftale inden 28. august 2017, hvor DME og BB underskriver en aftale på de resterende arbejder og aftaler afregning af de arbejder hver især har lavet udlæg på. side 4/7

5 KIJO har tilbudt aftale hvor de ønsker for at sikre at der indgås aftale hurtigst muligt så de restrende arbejder kan sættes i ordre og derved være udført inden indflytning 1. november Arbejderne på de udvendige arealer er aftalt igangsat primo september. Belægningerne er foreslået udarbejdet så de både tager højde for beboernes færdsel på p arealerne men også nedsivning af regnvand. Klaus har været forbi byggeriet i ferien og kunne se en tydelig farveforskel i fugerne/mørtlen, der er blevet gjort opmærksom på dette, leverandøren mener et det kommer til at tørre ens op, der følges løbende op på dette. Det kan ikke accepteres, at der er så stort en farveforskel på mørtlen. Punktet tages op på næste byggemøde. KIJO fremskaffer en uvildig vurdering samt overblik over de juridiske muligheder i sagen. D. Arrangementsudvalget. Evaluering Rosenfestival 2017 Skal vi fortsat deltage i for vi udbytte, der står mål med de anvendte ressourcer? Arrangementet gik rigtig godt og der var knap personer til åbent hus på Sct. Anna Park, efterspørgslen på brochurer var så stor at brochurene var væk inden lukketid den første dag. Der skal næste år være mulighed for at have et beredskab, så det er muligt at sende nogle afsted til at lave mere materiale. Der har været 22 opskrivninger på standen henover weekenden. Der var en enkelt der havde klaget over en ballon, der var faldet ned på en strand i Skælskør. Evaluering af DHL stafet i Odense Personalet var rigtig godt repræsenteret på løbeholdet. Klaus og Bente hjalp til med at riste pølser. Godt arrangement på trods af vejret. side 5/7

6 og besluttede at boligforeningen deltager til Rosenfestival i 2018 og arrangementsudvalget har ansvaret. E. Personale- og kursusudvalget. Kort orientering om personalesituationen, samt overvejelser om fremtiden. Bente stopper den 19. december 2017 Klaus og Kim er i gang med at finde en løsning, både med antal timer og løn. Det er kun Klaus og Kim der kan oplyse om det nye job. Til jubilæet blev problematikken omkring frivillige brandmænd der kan træde til i arbejdstiden. Pt er der to fra boligforeningen og en 3. er på vej. Der laves retningslinjer for, hvor mange der kan tage af sted fra boligforeningen af gangen på spidsbelastningstidspunkter. F. Kommunikationsudvalget. Beboerblad Ros til Lars 4 Nyt fra afdelingerne Præcisering af aftale med Nordfyns Kommune: Der har været afholdt møde med Nordfyns Kommune omkring fordeli9ng af omkostninger til de afdelinger hvor vi administrerer selskab 585 samt SØBO hvor vi i fællesskab ejer bygningen. Der på baggrund af det materiale vi har fremsendt indgået aftale omkring følgende som vil danne grundlag for den fremtidige vedligeholdelse og drift, der er ikke ændret i forhold til den tidligere procedure. Bryggergården.pdf Kærgården.pdf Fredensbo 2.pdf Møllehaven.pdf Søbo.pdf Beboermøder 2017 Der vedlægges her en oversigt over samtlige beboermøder og indkaldelser hvor i meget gerne må deltage 2561_001.pdf side 6/7

7 5 Eventuelt BDK prisen ligger klar til anvendelse, pengene er disponible og kan anvendes efter de givne retningslinjer: BDK pris kr BDK pris Lokal kr Bestyrelsen træffer afgørelse omkring kontering af de ekstra midler som er tildelt i forbindelse med prisoverrækkelsen kr som foreslås taget af arbejdskapitalen. Bestyrelsen fulgte indstillingen. 6 Næste møde Kommende møder: Afventer ny dato Besigtigelsestur personale Danfoss klokken Fælles afdelingsbestyrelsesmøde, budget klokken og Budgetmøder afdelinger klokken Budgetmøde afdeling 25 holdes i afdelingen klokken og Budgetmøder afdelinger klokken og Budgetmøder afdelinger Heldagsarrangement Udflugt med lokalrådet invitation følger klokken OB Møde klokken Julefrokost!!!! klokken OB Møde klokken (frokost) Juleafslutning bestyrelse og ansatte side 7/7