Tips & Tricks nr. 83 Webhold på danskuddannelsen og intro-dansk

Transkript

1 LUDUS Helpdesk T sc-ludus@dxc.cm CSC Scandihealth A/S - en del af DXC Technlgy P.O. Pedersens Vej Aarhus N T Tips & Tricks nr. 83 Webhld på danskuddannelsen g intr-dansk Juni CVR Cpyright 2017 DXC Technlgy. All rights reserved.

2 Webhld på danskuddannelsen g intr-dansk Indhldsfrtegnelse 1. Hld på danskuddannelsen g intr-dansk Opsætning Opsætning skal udføres først Knfiguratin Knfiguratin af Infbks g Send besked Arbejdsgange ved prettelse af hld g tilmeldinger Opret Hld Opret skema til et hld Tilmeld kursister Uddannelsesplan Indskriv kursist på danskuddannelse Ansøgninger (DU) Kursistadm Håndtering af intr-dansk Kursistadm >> NY >> Opret ID-kursist med ansøgning Kursistadm >> NY >> Opret ID-kursist med henvisning Viderebehandling af ansøgning Frløbskntrl (DU) Kmmuneadgang Registrering af fravær/fremmøde Opfølgning på registrering af fravær/fremmøde Skabelner Løntimer Statistik (DU) Side 2 af 22

3 Webhld på danskuddannelsen g intr-dansk 1. Hld på danskuddannelsen g intr-dansk I denne vejledning bruges betegnelsen Hld fr hld prettet i LUDUS Web. Hvis der refereres til hld prettet i LUDUS kerne, vil dette fremgå. Al nyudvikling til vres kunder, sm udbyder danskuddannelse g intr-dansk 1, fretages i den nye del af LUDUS Web. Med den nye mdel fr registrering af kursister på danskuddannelsen g intr-dansk, er der bedre håndtering af: Skema Registrering af tilstedeværelse g lektier Hld uden mødepligt Uddannelsesplaner Angivelse af % løn g lærertype Desuden kan der prettes g behandles ansøgninger g henvisninger til intr-dansk g danskuddannelse. Kursister kan endvidere hldsættes med samlæsning på disse uddannelser. Der gives mulighed fr at prette bruger-adgang til kmmuner (herunder sagsbehandlere) med henblik på behandling af henvisninger/ansøgninger direkte i systemet. Der er understøttelse af pgaver, der skal udføres i frbindelse med Medbrgerskabsprøven g Indfødsretsprøven. Læs mere herm i Tips & Tricks nr. 116: Håndtering af indfødsrets- g medbrgerskabsprøve. Ligeledes understøttes arbejdsprcedurerne mkring mdultest. Læs mere herm i nlinehjælpen til LUDUS Web. Det er vigtigt, at du læser hele denne vejledning, inden funktinaliteterne tages i anvendelse. Vejledningen beskriver, hvrdan du kmmer gdt i gang med den nye del af LUDUS Web herunder muligheder g funktiner. Nærværende vejledning vil blive pdateret løbende på kundenettet kntrller derfr altid, at du arbejder med den seneste. I nlinehjælpen kan du læse m arbejdsgangen til menupunkterne. Vær pmærksm på følgende ved anvendelse af hld: Hld med tilhørende kursisttilmeldinger g fraværsregistreringer kan ikke ændres i LUDUS kerne. Rapprten DU LUDUS Web detaljeret fravær med fraværsårsag [S] vil ikke vise fraværsårsager, der er registreret i skemaer fr hld. I stedet anvendes menupunktet Detaljeret fravær med udskriftsmulighed. Der kan ikke dannes lektinstakst (skemalagt) på baggrund af tilmeldinger til hld. Der kan ikke beregnes frventet slutdat fr kursister på hld på baggrund af skemalagte lektiner men det er muligt på tilbudte lektiner. 1 I nærværende dkument g LUDUS anvendes knsekvent betegnelsen Intr dansk (ID) fr arbejdsmarkedsrettet danskundervisning (AD) Side 3 af 22

4 Webhld på danskuddannelsen g intr-dansk 2. Opsætning 2.1 Opsætning skal udføres først Inden hld tages i brug, skal kørslen System >> Oprydningskørsler : Oprydning til LUDUS (pret DU-uddannelsesplaner) i LUDUS Sikkerhedsadministratin afvikles. Kørslen skal udføres, mens der ikke er brugere på systemet. Kørslen skal gentages, hvis man pretter nye kursister med mdulplaceringer i LUDUS, efter at kørslen er udført. Når Oprydning til LUDUS (pret DU-uddannelsesplaner) er udført, vil alle sklens kursister (på danskuddannelsen) få prettet en uddannelsesplan i LUDUS Web på baggrund af deres hidtidige mdulplaceringer. Desuden vil uddannelsestypen på disse uddannelsesplaner blive sat til Ordinær, sm indberettes (via LUDUS: System >> Udtræk >> Ministeriet - rdinær DU aktivitet...). Bemærk: Kørslen pretter ikke uddannelsesplaner fr kursister, sm er aktive eller har været aktive på et hld (prettet i LUDUS Web). Efter prydningskørslen skal systembrugeren i LUDUS Web s systemdel tilføje menupunkter til relevante brugergrupper, knfigurere kursisternes menu. Systemindstillinger i LUDUS Web er på en administratrside. Det vil sige, hvis de almindelige brugeres adgang til LUDUS Web fx sker via adressen: vil systembrugerens adgang ske via adressen: I menupunktet Brugeradministratin tilføjes nedenstående menupunkter, funktiner, faneblade samt rettigheder fr de brugergrupper, sm skal anvende de nye funktiner. Den enkelte lærer g administrative medarbejder skal efterfølgende selv placere menupunkterne i sin menu ved hjælp af funktinen >> Indstillinger. Fr administratinsgrupper: Ajurfør meddelelser Ansøgninger (DU) Detaljeret fravær Frløbskntrl (DU) Hld Intr-dansk ansøgninger (DU) Kursistadm Husk at tilføje de ønskede faneblade samt funktinsrettigheder. Dette menupunkt skal desuden knfigureres af hver enkelt bruger vha. Kder Kursistbreve (DU) Kørsler Lkaleversigt Manglende registrering af fremmøde Meddelelser Side 4 af 22

5 Webhld på danskuddannelsen g intr-dansk Pstkasse Prøve (DU) Skabelner Skemaer Statistik (DU) System Tilmeldinger (DU) Timeversigt Uddannelsesplan (DU) Bemærk: Sletning af et hld vil bl.a. medføre, at fremmøderegistreringer fr kursister slettes. Derfr bør tildeling af rettighed til sletning af hld kun gives til få medarbejdere (pret evt. en ekstra administratinsbrugergruppe til dette). Fr lærergrupper: Detaljeret fravær Kursistadm - Tilføj de ønskede faneblade samt evt. funktinsrettigheder sm eks.vis: Fraværsårsager, Stamdata, Henv./Ansøg., Tilmeldinger, Prgressinsversigt. Dette menupunkt skal desuden knfigureres af hver enkelt bruger vha. Hld Tilføj funktinen Se andres hld, såfremt lærerne skal kunne det. Kursistbreve (DU) Lkaleversigt Manglende registrering af fremmøde Meddelelser Pstkasse Skabelner såfremt lærere skal kunne prette/redigere skabelner til breve. Skemaer - Undlad at tilføje fanebladet Fabrikken samt Værkstedet medmindre lærerne skal kunne masse-prette g redigere skemaer. I menupunktet Brugeradministratin kan du på fanebladet Medarbejdere fremsøge g markere en medarbejder g herefter vælge funktinen Tilknyt LUDUS-bruger. Når initialer er tastet i feltet LUDUS bruger, vil du kunne se brugerens valgte brugerindstillinger fra LUDUS kerne. På fanebladet Kmmuneadgang kan du give adgang til persner, der er prettet sm kntaktpersn på en af de henvisere, sm sklen har prettet (i LUDUS under Kder >> Henvisere/Betalere). Såfremt kursister har (eller skal have) mulighed fr at lgge på, skal følgende udføres i menupunktet Menuknfiguratin >> fanebladet Kursist: Tilføj menupunktet Skemaer >> fanebladet Mit skema Tilføj menupunktet Kursist >> fanebladet Fraværsårsager Og/eller Dkumenter, hvis kursister skal kunne se dette. I menupunktet Regler >> Fraværsårsag skal det angives, m kursister må angive eller redigere fraværsårsager. Sm udgangspunkt er dette sat til Nej. En administratr/medarbejder skal lgge på LUDUS Web ( ) g i menupunktet Kørsler schedulere kørslen Opdater LUDUS-hld fra webhld til at afvikles hver nat. Side 5 af 22

6 Webhld på danskuddannelsen g intr-dansk Kørslen pdaterer følgende til LUDUS: Hld Tilmeldinger til hld Kursisternes uddannelsesplaner Registrering af tilstedeværelse (til hld, mduler, perider, tilmeldinger, fravær, kursistpauser). Desuden kan følgende kørsler sættes til schedulering, når undervisning på hld er i gang: Beregn frventet slut fr åbne ID-henvisninger DU statistik Læs mere m disse kørsler i nlinehjælpen. Side 6 af 22

7 Webhld på danskuddannelsen g intr-dansk 3. Knfiguratin 3.1 Knfiguratin af Infbks g Send besked I systemdelen ( ) skal der under fanebladet Indstillinger >> Knfiguratin psættes knfiguratin fr: Favritafdelinger: Her angives sklens afdelinger/inst.nr. der skal anvendes. Fravær/Fremmøde: Her angives m der registreres fravær eller fremmøde fr de enkelte hldtyper. Sm udgangspunkt er alle sat til Fravær. Fremmøderegistrering: Her kan angives en dat fr låsning af fravær/fremmøderegistreringer (denne gælder gså fr fraværsårsager). Infbks: Her kan angives - fr hver af de tre brugertyper - m der autmatisk skal vises infbks fr nye beskeder efter lgin. Sm udgangspunkt vises infbks autmatisk fr alle. Intr-dansk kursusbevis (kursusbevis i Arbejdsmarkedsrettet danskundervisning): Der kan knfigureres en signaturfil (billed-underskrift på kursusbeviset). Kursistadm: Her angives hvad der skal vises i infpanelet. Kursistmapper: Her angives Øvrige dkumenter (kursistbreve vil derved blive arkiveret her) Send besked: Her angives fr hver af de tre brugertyper, hvilke muligheder de har fr at udvælge mdtagere af en besked. Der kan freløbig vælges følgende: Kursister udvalgt på frnavn Kursister på hld Kursister med undervisning i en given peride Lærere Administratinen Sm udgangspunkt er ingen mdtagere tilvalgt. Hvis ingen er tilvalgt, vil Send besked ikke blive vist i menupunktet. Lærere g administrative medarbejdere vil dg kunne sende en besked via menupunktet Hld. Side 7 af 22

8 Webhld på danskuddannelsen g intr-dansk 4. Arbejdsgange ved prettelse af hld g tilmeldinger Når prydningskørslen i LUDUS g knfiguratinerne i LUDUS Web er fretaget, kan du (sm administrativ medarbejder) gå i gang med at prette hld. Overrdnet skal der udføres følgende fr at kunne arbejde med hld: 1. Opret hld i menupunktet Hld. 2. Lav skema til hldet via fanebladet Fabrikken i menupunktet Skemaer 3. Tilmeld kursister i menupunktet Tilmeldinger (DU). Her kan fremsøges kursister tilmeldt LUDUS hld. 4.1 Opret Hld Hld prettes i menupunktet Hld. Vælg i højre side g udfyld de bligatriske felter på fanebladene Basis g Undervisning, sm indehlder plysninger m hldet samt afdeling g undervisningssted. De bligatriske felter er markeret med en stjerne. Ved valg af Nej i Mødepligt, vil kursister ikke få fraværstimer, selv m de ikke registreres sm fremmødte. Når de registreres sm fremmødt, vil de få tilbudte timer. Du kan desuden redigere, slette samt pdatere et hld ved hjælp af funktinerne øverst til højre. Ved muse-ver vises frklaring på den enkelte funktin. Funktinen Opdater LUDUS-hld fra webhld straks-pdaterer hldets kursister herunder fravær m.m. til LUDUS. Opdateringen udføres gså ved den schedulerede kørsel: Opdater LUDUS-hld fra webhld under menupunktet Kørsler. Frskellen på g kørslen Opdater LUDUS-hld fra webhld, er at pdaterer ét hld i hele hldets løbetid. Hvrimd kørslen Opdater LUDUS-hld fra webhld pdaterer alle hld, men i en begrænset peride defineret ved psætning af kørslen. Kørslen pdaterer desuden, at løntimer fr lærere tilknyttet hld ses i LUDUS. Se mere i afsnit 10. Løntimer. 4.2 Opret skema til et hld Menupunktet Skemaer har et faneblad Fabrikken. På dette faneblad kan man både prette (samt eventuelt gemme) skabelner fr skemaer g rulle skemabrikker ud fr et hld. Der kan tilføjes skemabrikker til skabelnen på fire frskellige måder. Side 8 af 22

9 Webhld på danskuddannelsen g intr-dansk Tilføj fra ringetider: Her kan du udpege et ringetidssæt g vælge skemapsitiner, sm kan indsættes på ugedage. Ringetidssættet udpeges ved at klikke på den lille trekant fran navnet. Flere skemapsitiner vælges med Ctrl+klik (hld Ctrl-tasten nede, mens du klikker med musen). Ugedage vælges ved markering i tjekbksene. Tilføj nye skemabrikker: Her kan du angive start- g sluttidspunkt fr en skemabrik g vælge ugedage med tjekbkse. Tilføj fra skabeln: Her kan du supplere med skemabrikker fra en tidligere gemt skabeln. Du kan gemme de viste skemabrikker med valget Gem sm skabeln, så samme skabeln kan anvendes senere. Når du har skemabrikker i planen på skærmen, markeres dem, du vil arbejde med. Du kan markere ngle eller alle g dermed gøre dem klar til redigering af: Tilføj lærere med lønpl (skal anvendes fr udbydere af danskuddannelsen), fjerne lærere g lkaler eller fjerne de markerede skemabrikker fra skabelnen. Når du er tilfreds med den viste skabeln, kan du udrulle skemaet fr et hld i en given peride. Bemærk: Du kan med frdel anvende Simulér g frinden se resultatet af en udrullet skabeln. Hvis du ikke har fået angivet lærere eller lkaler eller har ændringer generelt til skemaet, er det nemmest at slette skemabrikker igen g udrulle nye. Vælg Slet skemabrikker g angiv hld g/eller lærere samt den peride der skal slettes. Hvis du angiver en peride, et hld samt en lærer, vil der blive slettet skemabrikker fr hldet, hvr denne lærer underviser. Tilføj fra hld: Her kan du vælge et skema fra et knkret hld g uge. Skemaet fra det valgte hld på den valgte uge kan nu anvendes sm udgangspunkt fr et nyt skema (inkl. lkaler g lærere). Du kan herefter evt. supplere med skemabrikker (ved hjælp af Tilføj fra ringetider g/eller Tilføj nye skemabrikker). Vær varsm med at bruge denne funktin, da alle ændringer (vikarer, lkaleændringer, ændrede tider sv.) vil kmme med ver i skemaet. 4.3 Tilmeld kursister I menupunktet Tilmeldinger (DU) kan du fremsøge en eller flere kursister i den øverste linje ved hjælp af hldid, hldstart, uddannelse mm. Du kan her fremsøge kursister på et LUDUS hld. De fremsøgte kursister vises i det nederste vindue Tilmeldinger til undervisningsmduler i LUDUS. Markér en eller flere kursister g vælg: Skift mdul eller Tilmeld. På den måde sikrer du at få alle kursister fra et knkret LUDUS hld på et hld. Det er uden betydning i hvilken rækkefølge, de t punkter fretages. Udmelding fra et LUDUS hld kan kun ske i LUDUS, hvilket skal/bør udføres først. Hvis kursisten har bestået mdultest, registreres dette samt udmeldelsesdat g årsag gså i LUDUS. Hvis kursisten ikke har fået prettet et nyt element i uddannelsesplanen, vil der kmme en besked m, at du mangler at prette dette. I det øverste vindue vises Tilmeldinger til hld det vil sige kursister, der er/har været tilmeldt et hld. Her vil naturligvis ikke fremfindes ngen, hvis den nye del lige er taget i brug. Du kan her registrere resultat fr mdultest. Det kan kun udføres fr én kursist af gangen, g samtidig vælges en af følgende funktiner (efter registrering af resultat): Skift hld g mdul Skift mdul Udmeld Side 9 af 22

10 Webhld på danskuddannelsen g intr-dansk Ingen handling Du kan desuden markere en eller flere kursister g vælge en af følgende funktiner: Skift mdul Tilmeld Udmeld OBS! Når du udmelder en kursist fra et hld, skal det være med den dat, hvr kursisten har bestået g/eller den sidste dag, hvr kursisten er til stede - idet en kursist i LUDUS Web (den nye del) er aktiv på udmeldingsdaten. I LUDUS (kerne) er en kursist ikke aktiv på udmeldingsdaten. Derfr knverteres udmeldingsdat fra LUDUS Web til LUDUS (kerne) til dagen efter udmeldingsdat, så det står krrekt i LUDUS (kerne), når der skal laves aktivitetsindberetning mm. Du kan endvidere tilmelde en enkelt kursist til hld på fanebladet Tilmelding DU i menupunktet Kursistadm. Side 10 af 22

11 Webhld på danskuddannelsen g intr-dansk 5. Uddannelsesplan Da kørslen System >> Oprydningskørsler : Oprydning til LUDUS (pret DU-uddannelsesplaner) i afsnittet m psætning blev udført i LUDUS, fik alle sklens kursister prettet en uddannelsesplan i LUDUS Web med deres hidtidige mdul-placeringer. Når en kursist på hld har bestået et mdul eller en prøve, skal der prettes et nyt element i deres uddannelsesplan i LUDUS Web. Dette kan gså (g nemmere) udføres i arbejdsgangen, hvr mdultest g prøveresultater registreres (se afsnittet Tilmeld kursister). I menupunktet Uddannelsesplan (DU) kan en kursist fremsøges ved hjælp af Persnnr./Kursistnr./Frnavn/Efternavn eller dele af det med indsættelse af jkertegn: %. Det er gså muligt at fremsøge flere kursister ved hjælp af Hldid, Hldstart, Akt. udd., Akt. Mdul. Hvis markeres, fremsøges der kun kursister med en intr-dansk uddannelse. Bemærk: Aktuel udd. = Danskuddannelse Aktuelt mdul = Mdul på danskuddannelse Når du markerer en række, vises kursistens uddannelsesplan, dvs. kursistens prgressin. Et element i uddannelsesplanen (en række) angiver kursistens mdulplacering fr en peride. Du kan prette et nyt DU-element ved at vælge g uddannelsesplan fr intr-dansk ved at vælge. Der kan ikke være verlappende perider på uddannelses-elementer. DU- g intr-dansk uddannelsesplaner må ligeledes ikke verlappe med hinanden. Du kan desuden prette ens uddannelsesplanselementer dg gså uden verlap med øvrige uddannelsesplaner. Hvis en kursist har negativ prgressin, kan du dermed prette et element, sm kursisten tidligere har været på. I disse tilfælde skal der slettes Bestået mdultest (i LUDUS), hvis kursisten skal tilmeldes mdultest igen på det nyeste uddannelsesplanselement. I mdsat fald vil den gamle dat fr bestået, gså være angivet på det nyeste uddannelsesplanselement. Fr DU-uddannelsesplaner skal du angive Udd. type. Sm udgangspunkt er uddannelsestypen Ordinær valgt. Det vil sige, at undervisning på denne uddannelsestype medtages i indberetning til ministeriet (rdinær DU-aktivitet). Du kan prette uddannelsestyper - sm ikke indberettes - i menupunktet Kder. Undervisning - med en uddannelsestype der ikke indberettes - vil blive registreret på fagkden Andet (når det knverteres til LUDUS). Ved at markere en række i uddannelsesplanen kan du slette elementet/uddannelsesplanen med. Ved at klikke på den understregede undervisning kan du redigere start- g slutdat, frventet slutdat samt evt. mdul (element i uddannelsesplanen). Kursistens henvisninger vises nederst i højre side. Henvisninger til danskuddannelse kan prettes/redigeres i LUDUS eller i menupunktet Kursistadm. Henvisninger til intr-dansk skal prettes/redigeres i LUDUS Web i menupunktet Kursistadm. Du kan gså prette g redigere uddannelsesplaner via menupunktet Kursistadm fanebladet TilmeldingDU. Bemærk: Lektiner (tilbudte samt fravær) fr kursister på intr-dansk uddannelse vil blive knverteret ned på fagkde ID1 uanset henvisnings-frløbsnummer. Side 11 af 22

12 Webhld på danskuddannelsen g intr-dansk 6. Indskriv kursist på danskuddannelse Der kan indskrives kursister g prettes henvisninger eller ansøgninger m henvisning i menupunktet Kursistadm >> Ny >> Opret DU-kursist med ansøgning/henvisning g Opret ID-kursist med ansøgning/henvisning. Det er desuden muligt at tilmelde hld på baggrund af de indtastede plysninger. Ansøgning m henvisning til danskuddannelse viderebehandles i menupunktet Ansøgninger (DU). Bemærk: ansøgninger vises ikke i LUDUS.. Side 12 af 22

13 Webhld på danskuddannelsen g intr-dansk 7. Ansøgninger (DU) Her kan du viderebehandle ansøgninger m henvisning til danskuddannelse. Ansøgningerne kan være prettet i menupunktet Kursistadm >> Ny >> Opret DU-kursist med ansøgning eller Kursistadm >> Henv./Ansøg eller i frbindelse med Afslutning af ID (i menupunktet Intr-dansk ansøgninger (DU). Side 13 af 22

14 Webhld på danskuddannelsen g intr-dansk 8. Kursistadm I dette menupunkt kan du fremsøge en kursist med følgende faneblade til rådighed: Fraværsårsager: Her kan du prette, ændre eller slette fraværsårsager fr en kursist på en knkret dag eller peride. Rettigheder, fr den brugergruppe du er tilknyttet, afgør, m du har visnings- eller redigeringsmuligheder. Stamdata (DU): Her kan du redigere i kursistens stamplysninger. Henv./Ansøg.: Her kan du redigere eller prette en henvisning eller ansøgning m henvisning fr en kursist på intr-dansk eller danskuddannelse. Når fanebladet åbnes, vil TL (tilbudte lektiner) g FL (fraværslektiner) blive genberegnet fr alle kursistens henvisningsfrløb. Der vil dermed blive vist de reelle antal lektiner, sm kursisten har haft fr de enkelte frløb. Ligeledes vil der ske en genberegning af lektinerne, hvis en henvisning ændres. Dette gælder fr både ID- samt DU henvisninger. Desuden kan du udskrive kursusbevis i Arbejdsmarkedsrettet danskundervisning fr afsluttede IDhenvisninger. Arbejdsgangen mkring henvisninger g/eller ansøgninger fregår i menupunkterne Intr-dansk ansøgninger (DU) fr kursister på intr-dansk g i Ansøgninger (DU) fr kursister på danskuddannelse. Tilmelding DU: Her vises plysninger m kursistens tilmeldinger på hld samt tilhørende plysninger m uddannelsesplaner g henvisninger. På eksisterende tilmeldinger kan du: Udmelde kursist, Rediger tilmelding, Slet tilmelding samt Ophæv udmeldelse. Du kan desuden tilmelde kursisten til nyt hld samt prette g redigere i uddannelsesplaner. Tilmeldinger: Her vises alle kursistens tilmeldinger gså til Kursus-, FVU-, OBU- g LUDUS hld. Du kan desuden redigere i disse tilmeldinger. Prgressinsversigt: Her vises (g medtages) plysninger m fravær g tilbudte timer, sm er tastet direkte ind i LUDUS eller LUDUS Web. Bemærk: prgressinen fr undervisning på intr-dansk frløb afspejles pt. ikke krrekt, idet der ikke tages hensyn til henvisningernes start- g slutdater. Skema: Her vises kursistens skema g du kan printe dette. Dkumenter: Her vises kursistbreve samt øvrige dkumenter, der kan være upladed. Der kan prettes, redigeres samt slettes dkumenter, såfremt du har fået tildelt denne rettighed. Kursistpauser: Her vises kursistpauser. Du har desuden mulighed fr at prette, redigere samt slette disse. Side 14 af 22

15 Webhld på danskuddannelsen g intr-dansk 9. Håndtering af intr-dansk De fleste skler har en generel aftale med deres kmmune/henviser m håndtering af ansøgninger g henvisninger. 1. Hvis I har en aftale m, at kursister må/skal henvende sig til sklen, når de ønsker intr-dansk undervisning uden at være henvist, skal du benytte menupunktet Kursistadm >> Ny >> Opret ID-kursist med ansøgning g undlade at have menupunktet Opret ID-kursist med henvisning tilgængeligt. Hvis det skal anvendes engang imellem, skal det naturligvis være tilgængeligt. Du kan knfigurere i menupunktet Kursistadm vha. hvad du ønsker at kunne vælge. En ansøgning m henvisning bevirker, at der prettes en uddannelsesplan fr kursisten, sm gså kan tilmeldes et hld. En ansøgning fungerer sm en henvisning ved hldtilmelding, men der vil ikke kunne dannes betalingstilsagn på baggrund af en ansøgning g en ansøgning vises ikke i LUDUS. En ansøgning kan sendes til kmmunen sm henvisningsblanket, elektrnisk vha. kmmuneadgang eller sm excel-fil. Hvis kmmunen gdkender ansøgningen, bliver ansøgningen til en rigtig henvisning. 2. Hvis kursister har en henvisning med fra kmmunen, når de skal indskrives, skal du anvende menupunktet Kursistadm >> Ny >> Opret ID-kursist med henvisning g undlade at have menupunktet Opret ID-kursist med ansøgning tilgængeligt. Hvis det skal anvendes engang imellem, skal det naturligvis være tilgængeligt. Du kan knfigurere i menupunktet Kursistadm vha. hvad du ønsker at kunne vælge. 9.1 Kursistadm >> NY >> Opret ID-kursist med ansøgning Her kan du indskrive kursist g prette ansøgning m henvisning fr det første frløb til intr-dansk. Du har efterfølgende mulighed fr at tilmelde kursisten et hld samt udskrive henvisningsblanketten. 9.2 Kursistadm >> NY >> Opret ID-kursist med henvisning Funktinen Dan betalingstilsagn i LUDUS Web danner udelukkende betalingstilsagn på baggrund af DU-webhld. LUDUS Web-løsningen kigger ikke på DU kernehld. Har en kursist kun undervisning på kernehld, dannes der ikke længere autmatisk betalingstakster fr sådanne kursister. Betalingstilsagn knyttet til kursisters aktiviteter på kernehld, skal fremver dannes manuelt. 9.3 Viderebehandling af ansøgning På menupunktet Intr-dansk ansøgninger (DU), har du følgende muligheder fr at massebehandle intr-dansk ansøgninger: Frny ansøgninger kan først anvendes, når kursisterne har gennemført det første intr-dansk frløb (henvisningsfrløbsnummer 1). Der fremsøges kursister, der pfylder følgende betingelser (på baggrund af den schedulerede kørsel eller en straks-beregning): Kursisten med en åben henvisning til intr-dansk - dvs. uden slutdat. Kursisten vil få tilbudt mindst 50 lektiner á 45 min. senest den dat, du angiver. Kursister uden en henvisningsansøgning fr det næste frløb. Herefter er der følgende muligheder: Side 15 af 22

16 Webhld på danskuddannelsen g intr-dansk Markering af hvilke kursister, der frtsætter efter deres nuværende frløb (enten på næste intr-dansk frløb eller danskuddannelse). Eksprtere en liste med kursister, der skal tage stilling til, hvrvidt de ønsker at frtsætte. Oprette ansøgninger g samtidig lukke de tilhørende henvisninger. Lukke henvisninger, udmeldelse fra hld g uddannelse i frbindelse med afslutning af intr-dansk samt frtsættelse på danskuddannelse. Lukke henvisninger g udmelde kursister fra hld g uddannelse i frbindelse med afslutning af intr-dansk uden frtsættelse til danskuddannelse. Send ansøgninger: Her kan du fremsøge de prettede ansøgninger g herefter vælge en af følgende muligheder: Eksprterer blanketterne (pdf-fil eller zip-fil). Eksprterer ansøgninger (der dannes en kmmasepareret csv-fil). Markerer ansøgninger sm sendt. Markeringen kan udføres uden at have eksprteret filer, såfremt sklens henviser benytter sig af kmmuneadgangen. Mdtag ansøgninger: Her kan du effektuere ansøgninger, sm er mdtaget med gdkendelse eller afvisning enten manuelt, en fil eller elektrnisk ved hjælp af kmmuneadgangen. Søg ansøgninger: Her har du mulighed fr at søge i samtlige ansøgninger, der findes i systemet. Menupunktet kan anvendes til at fremsøge ansøgninger, sm ikke er behandlet. Efter fremsøgning har du gså mulighed fr at behandle ansøgningerne (eksprtere blanketter, markere sm sendt mm). Bemærk: Ansøgninger, der gdkendes, bliver slettet i frbindelse med prettelse af henvisningen. Udskriv kursusbeviser: Her kan du fremsøge afsluttede ID-henvisninger fr en peride g udskrive kursusbeviser fr Arbejdsmarkedsrettet danskundervisning fr en eller flere af de fremsøgte kursister. Det er muligt at indsætte en indscannet signatur/underskrift på beviset. Dette skal udføres i systemindstillinger (af sklens administratr) i menupunktet Indstillinger >> Knfiguratin. 9.4 Frløbskntrl (DU) Her vises lgninger fra kørslen Beregn frventet slut fr åbne ID henvisninger. Disse kan eksprteres g/eller slettes. Side 16 af 22

17 Webhld på danskuddannelsen g intr-dansk 10. Kmmuneadgang Kmmuneadgang prettes af sklens administratr i systemdelen på fanebladet Kmmuneadgang under menupunktet Brugeradministratin. Her kan gives adgang til persner, der er prettet sm kntaktpersn på en af de henvisere, sm sklen har prettet. Den kmmunale medarbejder lgger på LUDUS Web (når kmmuneadgangen er prettet) ved at anvende følgende URL: - hvis øvrige lgger på ved hjælp af: Der er tildelt fire faneblade til kmmuneadgangen: Mine ansøgninger Vres ansøgninger Mine kursister Vres kursister Den kmmunale medarbejder skal/bør henvises til at læse i nlinehjælpen eller kntakte den administrative medarbejder hs jer vedrørende arbejdsgangen i menupunkterne. Side 17 af 22

18 Webhld på danskuddannelsen g intr-dansk 11. Registrering af fravær/fremmøde Her kan lærere registrere fravær/fremmøde via menupunktet Skemaer >> Mit skema g en administrativ medarbejder kan registrere fr en lærer via Skemaer >> Lærerskema. En lærer kan desuden Tilføj lektier, Tilføj dkumenter til sine kursister på hldet samt Tilføj lærernte, sm kan ses af andre lærere på hldet, hvis ikke de er markeret sm privat nte. I dialgen fr fremmøderegistrering vises kursisters samlede tidsrum, hvr læreren underviser disse - uanset m en anden lærer har registreret fremmøde på samme dag på samme hld. Det vil sige, når læreren skal registrere fremmøde, får læreren vist sine tidligere registreringer på hldet fr den pågældende dag. Hvis t eller flere lærere deler undervisningen af et hld, kan der således blive prettet flere fremmøderegistreringer fr samme kursist på samme hld g dag. Hvis én lærer fx har registreret en kursist til stede fra kl g en anden lærer har registreret kursisten til stede fra , vil kursisten have et fremmøde på 3 timer. Når en lærer registrerer fremmøde, kan vedkmmende således ikke umiddelbart se eventuelle eksisterende fremmøderegistreringer fra andre lærere på hldet. Når flere lærere fx har undervist dele af et hld samtidigt i frskellige lkaler, kan hver lærer trygt registrere fremmøde eller Ej mødt på samtlige kursister på hldet. En kursist, der er registreret sm Ej mødt af én lærer g med et fremmøde af en anden lærer, slutter med at få et fremmøde svarende til det registrerede. En lærer skal registrere fremmøde eller Ej mødt fr alle kursister, sm vises på lærerens fremmøderegistrering - gså selvm læreren ved, hvilke kursister på hldet, der sidder i et andet lkale med en anden lærer. Side 18 af 22

19 Webhld på danskuddannelsen g intr-dansk 12. Opfølgning på registrering af fravær/fremmøde Du har følgende muligheder fr visning samt pfølgning af fravær/fremmøde-registreringer: Manglende registrering af fremmøde: Sm administrativ medarbejder kan du her fremsøge en versigt - fr en peride - ver lærernes manglende registrering af tilstedeværelse fr kursister tilmeldt hld. Du kan desuden sende en besked til udvalgte lærere fra versigten. Hvis der er registreret en fraværsårsag fr en lærer på en eller flere skemabrikker/lektiner, vil læreren ikke være registreringspligtig fr disse g vil således ikke ptræde på listen med Manglende registrering af fremmøde. Både lærere g den administrative medarbejder (på vegne af en lærer) har endvidere direkte adgang fra versigten til at føre fravær/fremmøde fr hver enkelt dag. Detaljeret fravær (DU): Her kan du få vist samt printet en månedsversigt ver en kursists fravær samt tilbudte timer på danskuddannelsen fr hld. Hld fanebladet Fremmøderegistreringer: Her vises en versigt med samtlige dater, hvr der er registreret fravær/fremmøde fr hldet. Ved at klikke på de enkelte dater vises alle registreringer fr den pågældende dat. Side 19 af 22

20 Webhld på danskuddannelsen g intr-dansk 13. Skabelner Lærere g g administrative medarbejdere kan på dette menupunkt prette g redigere i brevskabelner til Prøve (DU) samt Kursistbreve (DU). Der kan afsendes kursistbreve ved hjælp af Print, Mail, Dc2Mail (de t sidstnævnte er tilkøb). Læs mere i nlinehjælpen. Side 20 af 22

21 Webhld på danskuddannelsen g intr-dansk 14. Løntimer Løntimer fra hld vises i LUDUS på lærernes løntimeskema. Timer vil sædvanligvis blive vist sm Skemalagte (S), indtil måneden er gået. Herefter vil de stå sm Læste (L) efter beregning af løntimer. Kørslen Opdater LUDUS-hld fra webhld sikrer bl.a., at løntimer vises i LUDUS. Derfr skal denne være kørt, før man kan se ændringer til LUDUS. Hvis man ønsker, at se løntimer g ændringer fr et hld i LUDUS, før kørslen er afviklet, kan man fremsøge hldet på Hld g vælge funktinen Opdater LUDUS-hld fra webhld. Funktinen straks-pdaterer hldet i LUDUS. Der kan fra menupunktet Skemaer, fanebladene Hldskema, Lærerskema, Lkaleskema samt Værkstedet redigeres på skemabrikker/lektiner. Der er desuden mulighed fr vikarpåsætning, prcentvis løntildeling, aflysning, sletning samt angive m en lærer har registreringspligt (mht. fremmøderegistrering). På menupunktet Timeversigt (DU) kan du fremsøge lærernes timer i en given peride (der vises udelukkende minutter). Resultatet kan eksprteres i csv- g pdf-frmat. Side 21 af 22

22 Webhld på danskuddannelsen g intr-dansk 15. Statistik (DU) Her kan du fremsøge statistikker på baggrund af kørslen DU statistik. Der er udelukkende beregnet data fra aktivitet på hld. Efter fremsøgning kan de viste data eksprteres til en pdf- eller csv-fil. Side 22 af 22