Bilag 13 Procedure for bestilling af Opgaver og indgåelse af Leveringsaftaler

Transkript

1 Bilag 13 Procedure for bestilling af Opgaver og indgåelse af Leveringsaftaler

2 2 I N D H O L D S F O R T E G N E L S E 1. Formål og indhold Generelle vilkår for Opgaver og Leveringsaftaler Varighed for Leveringsaftaler og Opgaver Kundens ret til materiale udarbejdet i forbindelse med Opgaver Aftaleimplementering Håndtering af ændringer ifht. Cosmic Roadmap Kundens interne afklaringsproces Proces for bestilling af opgaver Proces for indgåelse af leveringsaftaler Leveringsaftalens indhold og form... 10

3 3 1. FORMÅL OG INDHOLD Dette bilag indeholder procedure for bestilling af variable ydelser i form af Opgaver samt indgåelse af Leveringsaftaler. Idriftsættelse af løsninger, er omfattet af bilag 3. Variable ydelser kan være deltagelse i workshops, undervisning, udarbejdelse af analyser, udviklingsopgaver samt udviklingsprojekter og omfatter eksempelvis således ikke driftsrelaterede service requests samt spørgmål/svar; for disse se bilag 3. Alle ydelser, der udløser variabelt vederlag, skal være bestilt af Kunden enten ved en Opgavebestilling eller ved indgåelse af en Leveringsaftale. Dette bilag indeholder procedurerne for: Bestilling af Opgaver der håndteres som timeydelser (time material) med indsatsforpligtelse for Leverandøren Indgåelse af Leveringsaftaler der indebærer resultatkrav for Leverandøren. 1.1 Generelle vilkår for Opgaver og Leveringsaftaler Opgaver bestilles i henhold til kontraktens punkt og Leveringsaftaler indgås i henhold til kontraktens punkt For begge typer aftaler gælder de i kontrakten med bilag anførte vilkår med de tilføjelser, der fremgår af henholdsvis Opgavebestillinger eller Leveringsaftaler. Ændringer i aftalte Opgaver eller leveringsaftaler håndteres i henhold til kontraktens re t- ningslinjer for ændringsanmodninger, punkt 3.4.2, og bilag Varighed for Leveringsaftaler og Opgaver Ikrafttræden Leveringsaftaler træder i kraft ved underskrivelse. Lev eringsaftaler og Opgaver er uopsigelige for Leverandøren. Ret til opsigelse - Fast Pris eller Levering med Risikopulje Kunden kan opsige Opgaver med rimelig varsel.

4 4 Kunden er ikke berettiget til at opsige en Leveringsaftale, hvor den valgte vederlagsmodel er Fast Pris eller Levering med Risikopulje. Ret til opsigelse - Timebox leverance Kunden er berettiget til, på et hvilket som helst tidspunkt, med skriftligt varsel på 60 d a- ge at opsige en Leveringsaftale, hvor den valgte vederlagsmodel er Timebox, helt eller delvist. Ved opsigelse bortfalder begge Parters forpligtelser til videre opfyldelse af Leveringsaft a- len. Medmindre Kunden bestemmer andet, er Leverandøren fortsat forpligtet til at udføre su p- port, administration, rådgivning og vedligeholdelse relateret til eventuelle delleverancer, der måtte være overtaget af Kunden på tidspunktet for Kundens opsigelse af Leveringsa f- talen. Ved opsigelse betaler Kunden vederlag til Leverandøren. Vederlaget fastsættes i henhold til Leverandørens medgåede tid til opfyldelse af Leveringsaftalen i perioden fra unde r- skrift og frem til ophør. Vederlaget fastsættes ud fra Leverandørens dokumenterede tid s- forbrug, samt planlagt forbrug i varslingsperioden, i henhold til de i bilag 9 fastsatte timepriser. Kunden erhverver rettigheder til det overdragede som anført i Kontrakten, jfr. pkt Kundens ret til materiale udarbejdet i forbindelse med Opgaver Hvis en Opgave omfatter Leverandørens udarbejdelse af rapporter eller lignende, erhve r- hver Kunden ret til at viderebearbejde og offentliggøre dette materiale. 1.2 Aftaleimplementering Som del af den samlede kontrakt er det imellem parterne aftalt gennemført et aftalei m- plementeringsforløb, til præcisering og praktisk udmøntning af en række af de aftalte arbejdsgange. Nærværende bilag forudsætter en sådan præcisering i forhold til konkret værktøjsunderstøttelse, work products, formkrav til beskrivelser samt processer og flow.

5 5 Der er ved aftalens ikrafttrædelse ikke aftalt formkrav til Opgavebestillinger ud over skriftlighed. 1.3 Håndtering af ændringer ifht. Cosmic Roadmap Indgåelse af aftale om det tilbudte fra Leverandøren vil betyde et paradigmeskift i den måde hvorpå Systemet leveres til Kunden. For at høste de fulde gevinster af Underlev e- randørens produktudvikling under ydelsen Software Assurance vil Kunden fremadrettet skulle meget tættere på hovedsporet, og snarere end at bestille kundespecifik programmel hos Leverandøren modtage udvikling fra Underleverandøren, enten som ændringer til en del af eksisterende funktionalite t, køb af nye moduler, igennem påvirkning af standardproduktets udviklingsretning, eller igennem bestilling af særlige tilpasninger placeret i standardproduktet Kunden vil således fremadrettet i mindre grad bestille kundespecifik programmel end tidligere, men snarere med Leverandørens bistand afsøge om og hvornår udvikling af funkt i- onalitet i roadmap vil kunne understøtte Kundens behov. Nærværende proces for besti l- ling af Opgaver og Leveringsaftaler understøtter dette paradigmeskift. 2. KUNDENS INTERNE AFKLARINGSPROCES Følgende proces går forud for bestilling af Opgaver og leveringsaftaler og illustrerer, hvordan Kundens interne afklaringsproces forløber. RSD Leverandør Uddybes/Løst/Afvist Maximo Jira A. Forretningsbehov B. Indrapportering af behov C. Behandling i RSD COSMIC forvaltning E. RSD regional afstemning F. Indrapportering af behov til leverandør Uddybes/Løst/Afvist D. Afklaring ved Leverandør Jira (spørgsmål/ svar)

6 6 Intern afklaringsproces inden bestilling af Opgaver og indgåelse af Leveringsaftaler Trin A Forretningsbehov Forretningsbehov forstås primært som et aktuelt behov i klinikken, der er patientkritisk, et behov opstået af ny lovgivning eller nye standarder fx MEDCOM, der ikke er understøttet af eksisterende funktionalit et i COSMIC. Der kan desuden opstå andre forretningskritiske behov. RSD COSMIC forvaltning udarbejder en række kriterier for hvilke forre t- ningsbehov, der kan indgå i denne proces, og dermed oprettes i Maximo. Trin B Indrapportering af behov Såfremt kriterier for forretningsbehov er opfyldt, oprettes en sag i M a- ximo. Trin C Behandling i RSD COSMIC forvaltning RSD COSMIC forvaltning modtager Maximo sag. Sagen behandles og afvises hvis kriterier for oprettelse ikke er opfyldt. Er der behov for uddybning, tager RSD COSMIC forvaltning kontakt til opgavebestiller. I tilfælde af at behovet dækkes af standardfunktionalitet i COSMIC me l- des dette tilbage med enten vejledning til funktionalitet eller besked ti l- bage om, at løsningen er på vej og sagen dermed er løst. I denne proces kan RSD COSMIC forvaltning have behov for afklaring hos leverandør jf. trin D. Hvis kriterier er opfyldt, behov ikke er understøttet af eksisterende sta n- dard funktionalitet og ej heller planlagt i kommende funktionalitet, for t- sætter sagen til trin E. Trin D Afklaring ved leverandør I forbindelse med sagsbehandlingen i trin C kan RSD COSMIC forvaltning have behov for at afsøge følgende forhold om Opgaven hos Leverandøren: i hvilket omfang vil behovet kunne imødekommes i standardløsningen as is, ex. igennem konfiguration, tilkøb af yderligere modul eller funktionalitet eller på anden måde igennem eksisterende løsning Er behovet adresseret igennem løsninger allerede placeret i Cosmic roadmap, og i givet fald med hvilken leveringshorisont? Er Underleverandøren villig til at diskutere placering af løsning (eller dele heraf) som del af standardløsningen, og med hvilken tidshorisont for afklaring? Til denne forespørgsel oprettes Jira sag med typen spørgsmål/svar

7 7 Trin E Trin F RSD regional afstemning Sagen behandles og prioriteres af et regionalt beslutningsforum. På baggrund af denne sagsbehandling kan sagen sendes til uddybning, hvis der ikke er et tilstrækkeligt beslutningsgrundlag. Hvis der er regional opbakning og godkendelse, sendes sagen til videre behandling hos leverandør via trin E. Sagen afvises, hvis den ikke kan afstemmes regionalt eller understøtter de gældende RSD strategier for COSMIC og Sundheds -It generelt. Indrapportering af behov til leverandør Forretningsbehovet sendes videre til leverandør ved oprettelse gennem Jira af RSD COSMIC forvaltning. 3. PROCES FOR BESTILLING AF OPGAVER Dette afsnit beskriver processen for bestilling af Opgaver, som inkluderer timeydelser (time material) med indsatsforpligtelse for Leverandøren jf. afsnit 1. Dette simple flow illustreres i nedenstående flowdiagram. RSD Leverandør Frem til dette punkt honoreres Leverandøren igennem det faste vederlag Anmodning om udarbejdelse af tilbud Udarbejdelse af tilbud på opgaven Accept af tilbud Udførelse af opgave Proces for bestilling af Opgaver Trin 1 Anmodning om udarbejdelse af tilbud Kunden sender en Opgavebestilling til Leverandøren med en beskrivelse af Opgaven. Forud for anmodning om Opgave skal Kundens interne afklaringsproces være anvendt (se afsnit 2 for Kundens interne afklaringsproces). Trin 2 Udarbejdelse af tilbud på Opgaven Leverandøren skal give et tilbud på Leverandørens timeforbrug i for bindelse med udførelse af Opgaven samt afstemning vedr. kalendertid. Trin 3 Accept af tilbud Når Kunden har godkendt tilbuddet, kan Leverandøren udføre Opgaven. Kundens Opgavebestilling samt Leverandørens tilbud på Opgaven udgør Opgavegrundlaget.

8 8 Trin 4 Udførelse af Opgave Leverandøren udfører de ydelser, der er beskrevet i Opgavebestillingen. 4. PROCES FOR INDGÅELSE AF LEVERINGSAFTALER Følgende beskriver processen, som benyttes ved indgåelse af leveringsaftale, herunder de aktiviteter der går forud for dette. Hvis løsningen er af en særlig omfattende karakter, kan flere trin tilføjes, hvilket aftales mellem Kunden og Leverandøren i den aktuelle situ a- tion. Det bemærkes, at der skal indgås leveringsaftale for hver løsning, dvs. at der for en lev e- ringsaftale kun kan ligge én løsningsbeskrivelse. RSD Leverandør Frem til dette punkt honoreres Leverandøren igennem det faste vederlag Hvis løsningen ikke bestilles, betales kun for løsningsbeskrivelse Anmodning om udarbejdelse af tilbud Udarbejdelse af tilbud Accept af tilbud Udarbejdelse af løsningsbeskrivelse Bestilling af løsning Accept af løsning Udvikling af løsning samt test Proces for indgåelse af leveringsaftale Trin 1 Anmodning om udarbejdelse af tilbud Kunden sender en anmodning om udarbejdelse af tilbud på løsningsbeskrivelse til Leverandøren med en beskrivelse af Kundens behov i en indledende kravspecifikation. Anmodningen består af første udkast til leveringsaftale med de i afsnit 4.1 identificerede oplysninger og udfyldes i det omfang, det er muligt samt udbygges løbende i processen til og med trin 5 Bestilling af løsning. Forud for denne anmodning (se afsnit 2 for Kundens interne afklaringsproces) har Kunden igennem ydelsen om spørgsmål/svar (jf. bilag 3) fået afsøgt følgende forhold: - i hvilket omfang vil behovet kunne imødekommes i standardløsningen as is, ex. igennem konfiguration, tilkøb af yderligere modul

9 9 eller funktionalitet eller på anden måde igennem eksisterende lø s- ning - Er behovet adresseret igennem løsninger allerede placeret i COSMIC roadmap, og i givet fald med hvilken leveringshorisont? - Er Underleverandøren villig til at diskutere placering af løsning (eller dele heraf) som del af standardløsningen, og med hvilken tidshor i- sont for afklaring? Denne oplysning og afklaring medtages i den videre proces. Trin 2 Udarbejdelse af tilbud Leverandøren analyserer anmodningen og giver et tilbud på udarbejdelse af løsningsbeskrivelse inkl. kalendertid for udarbejdelse efter bestilling. Tilbuddet indeholder ligeledes et guestimate (bedste bud på det foreli g- gende grundlag) på løsningens omfang (tid og pris). Leverandøren giver i denne sammenhæng anbefaling på hvorvidt Opgaven, såfremt der er tale om en udviklingsopgave, bør løses i standardsystemet eller som speciel-løsning lavet specifikt til Kunden, baseret på bl.a. vurdering af løsningens forventede levetid, behov ifht. time to market samt u d- viklingsomkostninger ved hhv. standard- og specialløsning. Trin 3 Hvis det vurderes, at Kundens behov er af et sådant omfang og/eller kompleksitet, at det ikke umiddelbart er muligt at udarbejde en løsningsbesk rivelse og der er behov for yderligere analyse/udredning, bestilles dette som en Opgave jf. afsnit 3. Accept af tilbud Kunden gennemgår Leverandørens tilbud på udarbejdelse af løsningsbeskrivelse samt guestimate og vurderer, hvordan dette harmonerer med Kundens forventninger hertil. Kunden skal ligeledes tage stilling til Leverandørens anbefaling ifht. ra m- merne for udvikling (standand- eller specialudvikling). Såfremt Kunden ikke kan godkende Leverandørens afgrænsning men fortsat ønsker Opgaven gennemført gives feedback til Leverandøren herom, og processen ge n- tages fra Trin 2. Evt. uenighed ifht. gentagelse af trin 2 og 3 eskaleres jfr. bilag 8.

10 10 Trin 4 Trin 5 Er Kunden enig, godkendes tilbuddet om udarbejdelse af løsningsbeskr i- velse. Udarbejdelse af løsningsbeskrivelse Leverandøren udarbejder herefter en løsningsbeskrivelse som minimum bestående af design for den pågældende løsning, anbefaling ifht. idriftssættelsestidspunkt (under forudsætning af bestilling inden given dato) jfr. releaseplan, samt estimat (der således erstatter guestimatet). Leverandørens aktiviteter forbundet med formidling imellem Kunden og Underlev e- randør ifht. præcisering ifht. produktets roadmap er omfattet af dette pr o- cestrin. Såfremt løsningen ikke bestilles, honoreres Leverandøren for udarbejdelse af løsningsbeskrivelse. Bestilling af løsning Kunden godkender løsningsbeskrivelsen samt estimat for udvikling af lø s- ning. Leveringsaftalen, jf. afsnit 4.1, færdiggøres og underskrives. Når Kunden har godkendt og truffet beslutning ifht. releaseplan i samarbejde med Leverandøren under rammerne af release planlægning (se bilag 3) kan Leverandøren udvikle løsningen. Trin 6 Trin 7 Udvikling af løsningen samt test Leverandøren udfører de ydelser, der er beskrevet i leveringsaftalen. Accept af løsning Kunden sikrer, at løsningen opfylder kravspecifikationen. Leveringsaftalens ydelser kan leveres enten som agile eller som vandfaldsbaserede udvi k- lingsydelser. Agile udviklingsydelser afregnes med vederlagsmodellen timebox jfr. K ontraktens afsnit 9.3c. 4.1 Leveringsaftalens indhold og form Leveringsaftalen skal være det dokument, der underskrives ved bestilling af løsning og indeholder de for løsningen relevante oplysninger, fx: Kundens bemyndigede rekvirent (jfr. bilag 8) Kundens kontaktperson Entydig identifikation af Opgaven samt henvisning til JIRA nummer

11 11 Version af leveringsaftale Faktureringsoplysninger (EAN nr.) eller angivelse af at løsningen skal finansieres af timepuljer. Kravspecifikation Løsningsbeskrivelse Vederlag jfr. estimat (timer og pris), valgt vederlagsmodel samt betalingsplan Tidsplan, løbetid eller deadline for udførelse Kriterier for afslutning, herunder test og prøveaktiviteter Evt. andre dokumenter, der er nødvendige for gennemførelse, fx tidsplan for udf ø- relsen af de enkelte ydelser eller krav til Kundens it-miljø Hvis beskrivelsen af et givent område er af et større omfang udspecificeres yderligere informationer i et bilag med henvisning til det pågældende afsnit i leveringsaftalen. Skabelon for bilag udarbejdes i forbindelse med aftaleimplementeringen. Leveringsaftalen er en template med obligatoriske oplysninger, som kan udbygges efter behov.praksis vedrørende dokumentation præciseres som en del af aftaleimplementeri n- gen, herunder udarbejdelse af denne template.