Vejledning til Klubadministratorer til vedligeholdelse af klub- og medlemsinformationer Følgende vejledning er udarbejdet til med henblik på at informere klubadministratorer om de selvbetjeningsmuligheder Dansk Sejlunion stiller til rådighed. Dette er primært med fokus på opdatering af klubbens stamoplysninger og indberetning af medlemsinformationer. Dansk Sejlunions Selvbetjening : mit.sejlsport.dk INDHOLDSFORTEGNELSE Indholdsfortegnelse... 1! Log på som klubadministrator... 2! Vedligeholdelse af klubinformationer... 3! Opdatering af klubbens medlemsinformationer til Dansk Sejlunion... 4! Anbefalede fremgangsmåde for vedligeholdelse af medlemsinformationer fra klubben til Dansk Sejlunion.... 4! 1. Hent medlemsinformationer fra Dansk Sejlunion... 5! 2. Indarbejd Dansk Sejlunions medlemsnummer i klubbens medlemsinformationer... 5! 3. Udform opdateret medlemsliste i overensstemmelse med Dansk Sejlunions dataformat.. 5! 4. Sende medlemsinformationer til Dansk Sejlunion... 7! Specifikation på dataformat... 9! Genkendelse af køn... 10! Genkendelse af person/medlem... 10! Indmeldelse... 10! Opdatering... 10! Udmeldelse af personer... 11! Ændringer i dokumentet... 12! Hvis du har spørgsmål eller kommentarer kontakt: Jacob Møhl Digital Strateg Dansk Sejlunion jacob@sejlsport.dk! Side 1 af 12
LOG PÅ SOM KLUBADMINISTRATOR En klubadministrator er en rolle man får tildelt sit normale SEJLER-LOGIN 1. Når denne rolle er tildelt kan man vedligeholde en specifik klubs oplysninger. Tildeling af roller forgår ved at kontakte Dansk Sejlunion via e-mail ds@sejlsport.dk. En klub kan godt have flere klubadministratorer (f.eks. formand, kasserer eller lign.). Du skal logge på som almindelig bruger på mit.sejlsport.dk. Dette gøres oppe i højre hjørne af mit.sejlsport.dk. Hvis du ikke kender dit SEJLER-LOGIN, findes dette bag på medlemsbladet SEJLER eller du kan gå ind på mit.sejlsport.dk/adgang/glemtadgangskode og få tilsendt dit SEJLER-LOGIN. Kan du ikke finde dine medlemsoplysninger kontakt support@sejlsport.dk. Når man som klubadministrator er logget på får man en række muligheder som almindelige brugere ikke har. Dette drejer sig om: Vedligeholdelse af klubinformationer Opdatering af klubbens medlemsinformationer til Dansk Sejlunion For at se en liste over de klubber som klubadministratoren kan administrere skal der klikkes på mit.sejlsport.dk Klubber Tryk på fanen Mine klubber. Her finder man den klub på listen som skal vedligeholdes og der trykkes på højre side af tabellen. ude i På administrationssiden er der to muligheder; Vedligeholdelse af klubinformationer og Opdatering af klubbens medlemsinformationer til Dansk Sejlunion præsenteret gennem de to faner Kluboplysninger og Opdater medlemsinformationer. 1 SEJLER-LOGIN: Et SEJLER-LOGIN er et brugernavn og adgangskode til Dansk Sejlunions selvbetjeningsmuligheder samt diverse tjenester (f.eks. TURSEJLER-appen og Sejlershoppen.dk). Side 2 af 12
VEDLIGEHOLDELSE AF KLUBINFORMATIONER For at vedligeholde klubinformationer skal man være logget ind som klubadministrator og finde den aktuelle klub på listen Mine klubber (se beskrivelse ovenfor). I fanen Klubinformationer har en klubadministrator mulighed for følgende: Opdatering af navn, kreds, hjemmeside og om klubben har tilknyttet en restaurant eller ej. Overblik over kontaktpersoner og hjælp til hvordan dette rettes. Angivelse af klubhusets adresse. Angivelse af klubbens position (dette gøres ved at zoome og klikke på kortet). Hvis position ikke er angivet beregnes denne ud fra klubhusets adresse. Når data er opdateret gemmes oplysninger ved at trykke på knappen Gem ændringer. Side 3 af 12
OPDATERING AF KLUBBENS MEDLEMSINFORMATIONER TIL DANSK SEJLUNION Under fanen Opdater medlemsinformationer kan en klubadministrator se en oversigt over klubbens medlemmer og medlemsinformation. Samt hente en fil og sende en fil med klubbens medlemsinformationer til/fra Dansk Sejlunion. For at læse mere om dataformatet som skal bruges til at hente og sende medlemsinformationer, læs da afsnittet Specifikation på dataformat. Anbefalede fremgangsmåde for vedligeholdelse af medlemsinformationer fra klubben til Dansk Sejlunion. Når klubben skal vedligeholde medlemsinformationer anbefales følgende fremgangsmåde: 1. Hent medlemsinformationer fra Dansk Sejlunion 1. Hent 2. Indarbejd Dansk Sejlunions medlemsnummer i klubbens medlemsinformationer 2. Indarbejd 3. Udform opdateret medlemsliste i overensstemmelse med Dansk Sejlunions dataformat 3. Udform 4. Sende medlemsinformationer til Dansk Sejlunion 4. Send Side 4 af 12
1. Hent medlemsinformationer fra Dansk Sejlunion For at hente medlemsinformationer trykkes der på knappen Hent klubbens medlemsliste. Denne fil kan åbnes i Excel. Dette igangsætter udformningen af klubbens medlemsliste og starter download af denne (kan tage et par sekunder). Det anbefales at denne liste anvendes som udgangspunkt for indsendelsen af medlemsinformationer til Dansk Sejlunion. 2. Indarbejd Dansk Sejlunions medlemsnummer i klubbens medlemsinformationer Fra den hentede medlemsliste fra Dansk Sejlunion indskrives Dansk Sejlunions medlemsnummer i klubbens medlemsinformationer. Dette hjælper med at identificere det enkelte medlem mellem klubbens system og Dansk Sejlunions system. Hvilket sikre at medlemmer ikke bliver oprettet flere gange. 3. Udform opdateret medlemsliste i overensstemmelse med Dansk Sejlunions dataformat Opdater den hentede liste fra Dansk Sejlunion så den passer med klubbens arkiv, eller eksporter en fil fra klubbens administrationssystem som overholder Dansk Sejlunions dataformat. Se afsnittet Genkendelse af person/medlem, Indmeldelse, Opdatering og Side 5 af 12
Udmeldelse af personer. Er der personer i klubbens arkiv, som ikke er på listen fra Dansk Sejlunion, indskrives disse uden Dansk Sejlunions medlemsnummer. Efter fuldendt importering til Dansk Sejlunion vil disse personer få tildelt et nyt nummer, som kan indskrives i klubbens arkiv. Processen med at udforme en opdateret medlemsliste kan skitseres på følgende måde. Opdater medlemsinformation i klubbens arkiv Udlæs medlemsliste fra klubbens arkiv. Flyt data over i Dansk Sejlunions data format. Send medlemsinformationer til Dansk Sejlunion. Side 6 af 12
4. Sende medlemsinformationer til Dansk Sejlunion For at starte processen med at sende medlemsinformationer til Dansk Sejlunion, er det vigtigt at have en fil med medlemsinformationer som er i overensstemmelse med Dansk Sejlunions dataformat (se afsnit Specifikation på dataformat ). Vigtigt: Hvis der arbejdes i Excel (både til Windows eller Mac), kan denne fil laves ved at overholde Dansk Sejlunions dataformat og gemme filen korrekt. I Excel til Windows gøres dette ved at trykker Filer Gem som og vælg datatypen/filtype Unicode-tekst (.txt). I Excel til OSX (Apple Mac) gøres dette ved at trykke på Filer Gem som og vælg format UTF-16 Unicode-tekst (.txt). Når denne fil er klar trykkes på knappen. Derefter vælges filen med medlemsinformationer ved at trykke på Gennemse eller Vælg fil (kan variere alt efter browser og styresystem). Når filen er valgt trykket på. Her er det vigtigt at understrege at systemet IKKE ændre på noget data under analysen. Dette trin i processen er kun til verifikation af den fremsende fil. Når der trykkes på Analyser fil beregner systemet hvilke ændringer den valgte fil vil medfører og præsenterer disse i tre kategorier. Antal vedligeholdte medlemmer: Antallet af medlemmer som i forvejen er medlem i klubben og som vedligeholdes med de fremsendte data. Antal tilmeldte medlemmer: Antal af medlemmer som oprettes i systemet og tilmeldes klubben. Antal udmeldte medlemmer: Antal medlemmer som meldes ud af klubben. Bemærk at personens SEJLER-LOGIN ikke slettes, men kun meldes ud af klubben. Hvilket sikre at man ikke sletter personer som er medlem af andre klubber. Side 7 af 12
Hvis tallene ikke stemmer trykkes der Afbryd og systemet vil ikke ændre data. Hvis de tre tal stemmer overens med indberetningen af medlemmer kan der trykkes på Godkend og systemet udfører opdateringen af data. Systemet vil nu bearbejde den fremsendte fil og præsentere et overblik over fuldførte (og evt. fejl) opdateringer. Hvis der opstår fejl ved import af medlemsdata kan der tages kontakt til Dansk Sejlunion med den oplyste reference.! Side 8 af 12
SPECIFIKATION PÅ DATAFORMAT Når der hentes og sendes medlemsinformationer fra/til Dansk Sejlunion gøres dette i et fast dataformat fastlagt af Dansk Sejlunion. Dette format består af: Filtype: Vælg Unicode-tekst (.txt) i Excel, se mere på side 6. Kolonner: 1. Dansk Sejlunions medlemsnummer (6 talcifre givet af Dansk Sejlunion) 2. Fornavn 3. Efternavn 4. Adresse 5. Stednavn 6. Postnummer 7. By 8. Land 9. E-mail 10. Mobiltelefon (uden landekode hvis denne er +45) 11. Telefon (uden landekode hvis denne er +45) 12. Køn (Mand / Kvinde) 13. Fødselsdag (dato formateret som dag-måned-år f.eks. 19-12-2013) 14. Udmeldt dato (dato formateret som dag-måned-år f.eks. 19-12-2013) Første linje filen anvendes til kolonneoverskrifter og behandles derfor ikke. Hvis filen udformes i andre systemer end Excel skal følgende specifikationer overholdes - Filen skal encodes i UTF-16 - Kolonner adskilles med tabulator - Filen skal ende på.txt Se eksempel på formatet ved at hente klubbens medlemsliste (se afsnittet 1. Hent medlemsinformationer fra Dansk Sejlunion ). Bemærk at fornavn og efternavn er adskilt i 2 kolonner, samt at dato formateres i rækkefølgen dag/måned/år. Side 9 af 12
Genkendelse af køn Da forskellige systemer notere oplysninger om køn på forskellige måder er der indbygget følgende genkendelse af køn: Input Output Mand Mand Kvinde Kvinde 0 Mand 1 Kvinde M Mand K Kvinde Genkendelse af person/medlem For at minimere oprettelsen af personer og medlemmer hos Dansk Sejlunion bliver der udført et tjek på om personen allerede er oprettet hos Dansk Sejlunion. Dette tjek kigger på følgende data i den nævnte rækkefølge: 1. Dansk Sejlunions medlemsnummer 2. Mobiltelefon 3. E-mail Hvis systemer finder personer med identisk data i en af de nævnte kolonner anvendes denne person. Hvis der ikke findes identisk data oprettes personen i systemet. Hvis der optræder flere personer med samme e-mail adresse så bliver genkendelse af person/medlem slået fra og der anvendes kun Dansk Sejlunions medlemsnummer. Derfor anbefales det at klubben indarbejder Dansk Sejlunions medlemsnummer i klubbens medlemsinformationer. Indmeldelse Personer som står på den fremsendte fil og som ikke er i Dansk Sejlunions system bliver automatisk indmeldt i klubben. Opdatering De fremsendte data opdateres på personen. Hvis en kolonne er tom anvendes denne ikke i opdateringen. Med dette menes at sendes et medlem med en tom adresse kolonne, overskrives den gamle adresse ikke. Denne fremgangmåde kan anvendes hvis klubben vurdere at Dansk Sejlunions informationer om medlemmet er nyere end klubbens informationer. Side 10 af 12
Udmeldelse af personer For at udmelde personer skal feltet Udmeldes dato udfyldes med datoen for udmeldelse (hvis denne ikke haves kan dags dato anvendes). Herefter vil systemet udmelde personen fra klubben, men stadig bevarer personens SEJLER- LOGIN 2 i tilfælde af at personen er aktiv i andre klubber, klasser, kurser eller på anden måde anvender Dansk Sejlunions selvbetjening. Sættes udmeldelsesdatoen til i fremtiden (altså efter dags dato) vil systemet håndtere dette som enten en opdatering eller indmeldelse. Udmeldelse sker kun hvis datoen er ældre end dags dato. 2 SEJLER-LOGIN: Et SEJLER-LOGIN er et brugernavn og password til Dansk Sejlunions selvbetjeningsmuligheder samt diverse tjenester (f.eks. TURSEJLER-appen og Sejlershoppen.dk). Side 11 af 12
ÆNDRINGER I DOKUMENTET Dato Ændring Side 27-03-2013 Kapitel om dataformat er ændre. Den korrekte fil-endelese er.txt og 8 ikke som skrevet.csv. Tilføjelse af afsnit om kolonneoverskrifter i 1. linje af filen. 27-03-2013 Præcisering af udmeldelses proces, specielt med fokus på 9 udmeldelsesdatoer i fremtiden. 15-04-2013 Præcisering af brug af data i feltet Udmeldt dato. 9 28-05-2013 Opdatering vedr. Genkendelse af køn 8 28-05-2013 Genkendelse af person/medlem bliver slået fra hvis der er e-mail 8 dubpletter. 23-04-2014 Tilføjelse af Excel-skærmbillede af filformat 8 02-01-2015 Præcisering af dataformat til brug ved andre programmer end Excel 9 Side 12 af 12