Bestyrelsesmøde Referat Dato: 20.10.2014 Tidspunkt: 19.00-22.00 Mødested: Fællesrummet Møde indkaldt af Mødetype Mads Hauberg Ordinært bestyrelsesmøde Arrangør Referent Cæcilie Overby Sander Tidtager Deltagere Mads Hauberg, Henrik Bendtsen, Anne Johnson, Rasmus Raundahl, Nicolai Schmidt, Tais Nissen, Christian Witting og Cæcilie Sander Dagsorden 1. Registrering af fremmødte 2. Godkendelse af sidste mødereferat 3. Sidste nyt fra formanden, kasséren og barrepræsentanten 4. Nye højtalere til baranlæget 5. Evaluering velkomstmøde 6. Evaluering arbejdsdag 7. Postkasser 8. Mini- jack indgang til baranlæget 9. Metalaffald 10. Salg af ekstra router 11. Markise på grilplads 12. Eventuelt 13. Næste møde og kageansvarlig
1 Registrering af fremmøde Alle er fremmødt 2 Godkendelse af sidste mødereferat Sidste mødereferat er godkendt 3 Sidste nyt fra formanden, kasséren og barrepræsentanten Formanden 1. Det vil ikke kunne lade sig gøre at plante høje træer på kollegiet, der bliver klippet som hække, for at skærme for lyd, da det vil koste for meget i vedligeholdelse 2. Varmemesteren foreslår at man placerer en støvsuger i elskabet til benyttelse for alle på gangen. Man skal også gøre rent i elskabet når man gør gangen ren Når støvsugerne skal købes er det vigtigt at de har lange nok ledninger m og n bygning 3. Der kommer en lyscensor i alle gange og der kommer LED- pærer i alle lamper Det koster 1500 kr i året i strøm pr. gang Midterste lampe lyser + sencor registrerer bevægelse i gangene så alle lamper bliver tændt når folk færdes i gangene Denne løsning er for at spare penge på kollegiet 4. Ny gartner bliver ansat 5. Tamara siger at opvaskemaskinen ikke virker så godt for tiden Der bør komme et ekstra punkt på udlejningssedlen, der om at opvaskemaskinen skal tømmes for vand efter brug da det er et problem hvis dette ikke altid bliver gjort efter udlejning
1. Der vil komme en beplantning på kollegiet der er nem I vedligeholdelse. Hvilken type ved blive bestemt på senere møde efter forskellige tilbud er blevet hentet ind 2. Der vil blive placeret en støvsuger i alle elskabe på kollegiet med lange ledninger så de kan række over hele gangen. 3. 4. 5. Opvaskeren er blevet fikset ved sidste fredagsbar d. 17/10 hvis der kommer flere problemer med at folk glemmer at tømme opvaskemaskinen for vand vil vi tage problematikken med udlejningssedlen op igen Kasséren 1. Danske bank siger at kollegiet skal have et CVR nummer før man kan ændre fuldmagten fra Tais og Anne til Henrik. Vi kan derfor bestille et CVR- nummer En anden mulighed er at rykke pengene fra Danske bank og over til kollegiekontoret til en konto der er lavet til kollegiet Med et CVR- nummer er kassér- posten og fuldmagten mere flexibel Det kunne være en god ide også at få et hævekort 2. Kasséren mangler et regnskab for bierstube 3. Regnskab på dropbox skal laves og opdateres jævnligt og være færdiglavet d. 1/9 1. Vi vil anskaffe et CVR- nummer til kollegiet og derefter få oprettet en netbank anskaffe et hævekort. Nemid til netbank skal både Mads og Henrik være i bessidelse af 2. Regnskabet for bierstube vil komme senere 3. Bestyrelsens regnskab skal være opdateres jævnligt så man kan se den løbende udvikling i balancen. Regnskabet skal være helt færdigt d. 1/9-2015 hvor det skal sendes ind til kollegiekontoret CVR- nummer + netbank Henrik Næste møde Lave regnskab Henrik Snarrest
Barrepræsentanten Når baren har et overskud af fustager (8) fra bierstube plejer det at sætte dem ind under bardriften i regnskabet. Derfor foreslår Rasmus at de sælger dem til sig selv så regnskabet går op og underskudet fra festen bliver formindsket. Fustagerne koster 4-500 pr. styk. De købte 16 fustager øl og 4 fustager sommersby til festen og der er 8 i overskud Vi vil se hvordan de stiller det op i regnskabet når vi modtager dette og korrigere dem hvis de ikke sælger fustagerne til baren for at gøre underskuddet fra festen mindre 4 Nye højtalere til baranlæget Victor deltager i mødet for at fremlægge hans løsningsforslag Han fortæller at der ikke er nogen grund til at købe en forstærker Hi- fi klubben - 4 hifi højtalere for 5200 kr. De spiller kvalitet frem for kvantitet men de kan ikke så godt holde til at blive mishandlet. Bose 301 højtalere der er mere hårdføre 6400 for 4 højtalere. Går ikke så let i stykker men spiller ikke helt så godt som dem fra hi- fi klubben Boston Acoustics A26-4 for 3980kr fornuftig lyd, små og går ikke så let i stykker Da højtalerne skal op og hænge er der kun en lille risiko for at de bliver mishandlet. Det vil ikke blive et problem at højtalerne går i stykker når man skruer højt op for lyden med nogen af modellerne Når højtalerne skal hænges op kan man enten placerer dem mellem 2 hylder der kan blive lavet på arbejdsdagen eller man kan også skrue dem fast i væggen med beslag
Vi har ved afstemning afgjort hvilke højtalere vi vil købe: 4 stemmer på Boston Acoustics A26 2 stemmer på Bose 301 2 neutrale Vi vil derfor foreslå barbestyrelsen at vi køber disse højtalere og hører om de evt har nogen inputs eller indvendinger. Vi vil også forhøre os med Jimmy om han har invendinger eller bedre forslag 5 Evaluering velkomstmøde Der var et stort fremmøde af nye til velkomstmødet: omkring 31 deltog Der bør være en aktivitet efter fremlæggelsen for at de nye rigtigt bliver rystet sammen og ikke går efter mødet Til næste velkomstmøde bør man lave navnelege og/eller navneskilte for at folk lærer hinanden at kende Det kan overvejes om man bør man holde 4 velkomstmøder om året da fremmødet var så stort til dette ene møde Man bør måske til næste velkomstmøde have en der fremlægger og en der besvarer spørgsmål eller høre ad om der er spørgsmål midt i slideshowet Baren må godt fremlægge mere og promovere deres events bedre Vi vil se om der er lige så stort fremmøde til velkomstmødet i starten af næste år og derefter vurdere om man bør holde det 4 gange om året. Vi vil ved næste møde indføre aktiviteter (evt navneleg) efter oplæget og give folk navneskilte. Vi vil ved næste møde opfordre baren til at promovere deres kommende events
Vi vil give bedre plads til spørgsmål ved næste velkomstmøde 6 Evaluering arbejdsdag Til næste arbejdsdag skal vi have mere styr på hvad der skal købes til arbejdsdagen så det ikke bliver nødvendigt at sende indkøbere ud undervejs Udpege én indkøber Man kan have en tilmeldingsliste for at have en ide om hvor mange der kommer og spiser og for at folk binder sig til at deltage. Dette kan dog skræmme folk væk hvis de ikke er helt sikre på om de kan deltage Man bør have en backupliste over opgaver der kan udføres hvis der er et stort fremmøde Social aktivitet / underholdning under arbejdsdagen eller bagefter for at folk ikke keder sig og kan få afbræk i arbejdet Næste år bør man tage billeder af arbejdsdagen for at vise de der ikke deltager at det er sjovt og hyggeligt og for at dokumentere at vi gør noget for fællesskabet Evt. udnævne én fotograf Servere snacks i løbet af dagen Rose folk i løbet af dagen for at de gider arbejde hvilket kan sikre at de kommer igen året efter Udnævne køkkenmand der står for maden og planlægger indkøb INDEN arbejdsdagen Nye spil der skal købes: Cards against humanity Kalaha Den fede pingvin (ny) Disney trivial pursuit Tegn og gæt Vi vil med vores erfaringer fra dette års arbejdsdag planlægge bedre til næste års arbejdsdag.
Cæcilie vil købe de spil der mangler Købe brætspil + evt. kridt til poolkøer Cæcilie 7 - Postkasser 1. Skal vi have postkasser der er 11 cm i højden i stedet for 17 cm? Aviser og reklamer kan blive et problem hvis postkasserne bliver mindre da det fylder meget i en postkasse. Det kan også blive et problem hvis beboerne ikke har mulighed for at tømme deres postkasser fordi de er bortrejst. Pakker i brevstørrelse der ville kunne komme i postkasser på 17 cm i højden vil måske passe dårligt til postkasser der er 11 cm i højden En løsning kan være at sætte både 17 og 11 cm postkasser op alt afhængig af pladsen der er på væggene på den pågældende bygning Et alternativ til 11cm postkasser kan være dybere og smallere postkasser 2. Det er kun lågen der blivermulig at gøre en anden farve på bestyrelsens og varmemesterens postkasser. Der vil blive indgraveret bogstaver I disse postkasser 1. Vi vil sætte postkasser op der er bade 11 og 17 cm I højden alt afhængigt af hvad der er plads til på den pågældende bygning 2. Lågen på varmemesterens og bestyrelsens postkasse og bliver en anden farve med indgraverede bogstaver 8 Mini- jack indgang til baranlæget Vi ville i bestyrelsen gøre det muligt at man kan tilslutte sin telefon til anlægget og afspille musik derfra. Dog er problemet at hvis vi slutter et mini- jack stik til anlægget og kører det udenfor computeren vil musikken ikke have nogen højdebegrænsning og der er diverse fejl
Derfor skal vi have omprogrameret musikprogrammet for at det bliver muligt. Vi vil kontakte ham der i sin tid programerede musikprogrammet, Martin Gross, og høre om han kan gøre noget ved problematikken. Foreslå barbestyrelsen om de vil kontakte Martin Gross eller finde andre løsningsforslag Rasmus Næste møde 9 - Metalaffald Lave en nedgravet container til dåser og metalaffald for at være mere miljøvenlige på kollegiet. Mange dåser havner på storskrald da beboerne tror de ikke hører til affaldscontainerne. Dåsecontaineren skal erstatte en af papirscontainerne Vi er i tvivl om man i Århus kommune sorterer skraldet og om det vil gøre en forskel for miljøet at sortere dåserne Spørge jimmy om det er muligt og om man sortere metalaffald i Århus Spørge jimmy om man kan opsætte dåsecontainere Mads Næste møde 10 Salg af ekstra router Udsættes til næste gang
11 Markise på grillplads Udsættes til næste gang 12 - Eventuelt Bolignet Århus vil måske sponsorere spil, løbetøj og andet Velkomstkomiteen skal have ny pige i gruppen gerne en af de nye Vi vil høre om Bolignet Århus vil give et sponsorat til de brætspil vi skal have købt til fællesrummet Velkomstkommiteen skal have rekruteret en ny pige til gruppen
Høre om bolignet århus vil sponsorere spil Rasmus Næste møde Finde nyt medlem til velkomstkomiteen Velkomstkomiteen 13 Næste møde og kageansvarlig Kageansvarlig: Nico Næste møde: 17/11 kl. 19.00