ROSKILDE KOMMUNE Att.: Kristian Karstoft Rådhusbuen 1 4000 Roskilde Dato: 19/10/15 Oversigtsværktøj til aktiviteter, kampagner og arrangementer i Roskilde kommune Roskilde Kommunes Erhvervsafdeling har bedt Symbiotisk ApS beskrive et værktøj, der internt og eksternt kan være med til at give et overblik over, hvad der sker i kommunen, så både borgere og turister kan få indblik i de mange gode, lokale arrangementer, som ellers kan være nemme at overse. Det har i udvalgsarbejdet om en tættere koordinering af markedsføringen af arrangementer stået klart, at forskellige lokale arrangører ved for lidt om, hvad andre arrangører arbejder med. Dermed opstår der risiko for uhensigtsmæssige sammenfald af konkurrerende arrangementer. Samtidig går Roskilde som helhed glip af en optimal PR-udnyttelse af arrangementerne. Helt konkret er det i udvalgsarbejdet blevet nævnt, at potentialet i Roskilde Air Show og AC/DC koncerten, men også mindre arrangementer, ikke blev udnyttet fuldt ud. Værktøjet skal være klart primo januar. Sitet/værktøjet skal ses som et supplement til og yderligere markedsføring af de div. værktøjer i Roskilde kommune, såsom Roskilde Live, Kultunaut m.fl. Vi bygger et samlet og dedikeret site til løsningen, hvor de mest interessante/prioriterede tiltag kan samles under ét, så de besøgende kan få et hurtigt og kvalificeret overblik over, hvad der sker på en bestemt dag, uge, måned eller år helt op til tre år frem. Udvalgte partnere vil med et login selv kunne lægge aktiviteter og kampagner m.m. ind, ydermere hentes arrangementer ind fra Kultunaut ud fra en række specifikationer som redaktørerne udtrykker behov for. Prioriterede oplysninger på arrangementer Alle arrangementer vil indeholde prioriterede oplysninger såsom: Afsender Måned/uge/dag (tidsrum) Beskrivelse af arrangementet (kort og lang til forskellige visninger) Link til afsenderen af arrangementet Kontaktinformation Placering af arrangementet på et kort Evt. link til køb af billetter Evt. foto Evt. bemærkninger
I udvikling af sitet/værktøjet er vores fokus på: Interaktionsdesign Brugergrænsefladen skal være moderne og lækker. Visuelt skal det virke indbydende, og appellere til brug for redaktører og interessenter. Såkaldt embed" til diverse aktører og medejere, så de kan indlejre årshjulet/kalenderen på deres egne sites. Det vil også kunne indlejeres på andre dedikerede sites, så man nemt og lækkert kan vise det på sit eget site eg. visitroskilde.dk. Denne embed opdateres således hvis der kommer ændringer eller nye arrangementer. Et arbejdsværktøj der sikrer datakvalitet gennem solide processer. Først og fremmest skal værktøjet være brugbart, så det viser det brugeren har brug for. Derfor bygger vi solide processer, som er med til at sikre at hjulet altid fungerer bedst muligt - både når der skal hentes data ind (arrangementer), men også når den skal præsenteres til de rette interessenter. Vi opbygger et godkendelsesflow for redaktørerne, der sikrer at man på en nem og overskuelig måde kan få de rette arrangementer med i hjulet, om de hentes fra systemets backend eller fra Kultunaut, eller på sigt fra andre arrangementstjenester. Bag om kulisserne vil redaktørerne have mulighed for hurtigt at få et overblik, over nye events, hvad der skal godkendes, oprettelse af nye kategorier m.m. Mobilvisning Det er en selvfølge at værktøjet skal kunne fungere på mobil, og derfor er der fokus på de muligheder og begrænsninger der ligger i denne brugerflade. Vi opbygger et dedikeret site og ikke en app, for at sikre at arrangementerne kan leve på nettet, så de nemt kan blive delt på sociale tjenester, og tilgået af andre, der ikke nødvendigvis har en bestemt app installeret. Deling via sociale medier Data vil blive præsenteret så det enkelte arrangement kan deles via sociale medier, og give optimal markedsføring. Tilgængelighed Vi sørger for at overholde alle W3C standarder om tilgængelighed, så løsningen vil kunne benyttes af alle interesserede. Branding Det er vigtigt at sitet får sin egen selvstændige identitet, som de forskellige ejere/afsendere (ca. 15 partnere) kan spejle sig i, og som de føler støtter deres øvrige markedsføring. Derfor foreslår vi, at vi i en workshop finder frem til, hvad den præcise funktionalitet, det rigtige navn og visuelle udtryk skal være, så vi tilgodeser de forskellige interessent- og målgrupper. Vi vil komme med et oplæg til workshoppen. Udrulningsplan intern Vi gennemfører et kursus for brugerne for at sikre deres optimale udnyttelse af sitet. Succesfaktorer er: Brugerne skal forstå systemet og selv være i stand til at formidle deres viden til andre i deres organisation.
Brugerne skal vide, at sitet er understøttet af en helpdesk. Brugerne skal forstå vigtigheden af, at den tilgængelige information i vidt omfang er gratis stof til deres egne (sociale) medier. Først da opnår vi den spredningseffekt, som er sitets egentlige eksistensberettigelse. Når sitet har kørt tre måneder, samler vi op på et fællesmøde for at sikre, at evt. tvivl, uhensigtsmæssigheder m.m. bliver ryddet af vejen. Udrulningsplan ekstern Eksternt vil der være behov for en løbende markering af det nye site og de muligheder, som borgere og turister får for at skaffe sig viden om arrangementer i Roskilde kommune. Som udgangspunkt skal sitet brandes, så det klart og tydligt bliver identificeret som stedet, man skal konsultere, hvis man skal vide noget om arrangementer. Som et eksempel på en effektiv branding kan nævnes AOK.dk. En klarlæggelse af sitets identitet og brandmæssige potentiale tilvejebringes gennem en workshop, hvor sitets identitet bliver defineret og hvor det sker under iagttagelse af, hvordan andre, konkurrerende sites har valgt at fremstå. PR Der findes en række platforme, hvorfra sitet kan profileres. Det er blandt andet Facebook og LinkedIn, hjemmesider, heriblandt kommunens hjemmeside, samt de lokale og regionale medier, der dækker Roskilde. Et eksempel på det sidste er Oplev fra Sjællandske Medier, der vil ramme potentielle nærturister. Det er derfor naturligt, at sitet indarbejdes i den generelle markedsføring af Roskilde. Desuden vil det være et centralt budskab, at Roskilde fremstår som en kommune med myndigheder, institutioner og foreninger, der er gode til at samarbejde om løsninger, der giver klare fordele til borgerne, kunderne, turisterne dem, der skal have fordele af det overblik, vi skaber. Det er derfor oplagt, at vi formulerer pressestof, der kan blive brugt i lokale og regionale medier (og måske også fagmedier), hvor Erhvervsafdelingen profilerer sitet og samarbejdet. Tilsvarende kan budskabet kommunikeres i interessenternes egne medier, som for eksempel Roskilde Handels nyhedsbrev, DGI s interne kommunikation, Roskilde Kommunes medarbejderblad, Erhvervsafdelingens nyhedsbrev m.fl.
Prisramme - fase 1 Udvikling af værktøj/site Opsætning af branded arrangementsoversigt baseret på krav og behov defineret på opstartsmødet, oprettelse af partnere, brugeradgange etc, udvikling af brugervenlig front-end med dynamisk årshjul i aftalte visualiseringer, integration med Kultunaut etc., opbygning af bruger/redaktionsflows, undervisning/workshops. Estimat: 190-210.000,- ex. moms Drift og service af projektværktøj Vi sørger for at alle partnere har en bruger i projektværktøjet bag visualiseringen, samt har mulighed for at få hjælp hvis de har problemer. Der er en grundpris på 1.050,- om måneden, som dækker op til 3 brugere. Herefter koster det 100,- kr pr måned pr. bruger. Estimat: 1.050,- 2.250,- ex. moms/pr. måned Drift og hosting af website Vi tilbyder både drift og hosting af løsningen, så vi sikrer at værktøjet har en solid oppetid, og at der løbende kan udbedres eventuelle fejl på løsningen. Estimat: 1.050,- ex. moms Prisramme - Diverse tilkøb Gem til kalender Ønsker I, at besøgende skal kunne tilføje arrangementer direkte til deres egen kalender, sørger vi for at udvikle en komponent, hvor man kan få tilsendt eventet i.ics-format. Det kan være med e-mail eller med en SMS-gateway så man får det direkte ind på telefonen. Estimat: 30-50.000,- ex. moms Udveksling af data til Kultunaut Ønsker I, at man skal kunne sende data fra events I selv opretter i løsningen tilbage til Kultunaut, sørger vi for projektledelse, samt udvikling, i samarbejde med Kultunaut, så man kan indtaste events i podio, som efterfølgende bliver hevet ind i Kultunauts database, og vist på kultunaut.dk under Roskilde. Estimat: 25-50.000,- ex. moms
Branded embed Ønsker I, at partnerne skal kunne tilpasse visningen af årshjulet/kalenderen på deres egne sites, hvor typografi, basisfarver m.m. kan justeres, så det passer til deres identitet, kan vi udbygge embedden, så de kan justere på komponenterne så hjulet matcher deres look på deres sites. Estimat: 25-35.000,- ex. moms o Tidshorisont Når vi i fælleskab er blevet enige om de overordnede rammer for projektet, laver vi en udviklingsaftale og en specifik tidsplan med henblik på lancering i starten af januar. Såfremt denne deadline skal kunne nåes, er det vigtigt at vi hurtigst muligt bliver enige om produktet. Vi vil kunne påbegynde arbejdet ret hurtigt efter et opstartsmøde. Vi håber at dette giver et godt overblik over projektets omfang. Mette Hertzmann Symbiotisk ApS