VRIDSLØSELILLE ANDELSBOLIGFORENING 09-06-2015 Referat Bestyrelsesmøde tirsdag den 9. juni 2015 kl. 17.00 Deltagere: Vinie Hansen, Astrid Hansen, Henning Bjerre, Jørgen Fahlgren Per Larsen, Biba Schwoon, Erik Hansen, Jette Olsen, Flemming Vinther Wallin, Torben Riedel Adm.: Ulrik Brock Hoffmeyer og Louise Hansen Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden... 2 2. TEMA: Effektiv drift... 2 3. Budgetkontrol...2 4. Forretningsgang for håndtering af overskud i afdelingsregnskaber...3 5. Økonomisk orientering om helhedsplaner...3 6. Bestyrelsens forretningsorden...4 7. Konstituering...4 8. Dækning af vaskeriadministrationsgebyr for 2011, 2012 og 2013...5 9. Afd. 1 Toften - Rådgiverudbud og revidering af forslag til Helhedsplan... 6 10. Mødeplan for 2016... 7 11. Evaluering af VA s generalforsamling 2015...8 12. Folkemøde...9 13. Direktionens beretning...10 14. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen... 15 15. Bestyrelsesmøde i BO-VEST... 15 16. Orientering om aktuel boligpolitik...16 17. Generel Orientering (formand, øvrige bestyrelse)... 16 18. Punkter til næste møde...16 19. Næste møde og kommende møder...17 20. Eventuelt... 17
Til drøftelse og beslutning 1. Godkendelse af dagsorden 2. TEMA: Effektiv drift Bestyrelsen udtrykte anerkendelse af en godt og spændende oplæg. Drøftelsen gav anledning til følgende bemærkninger: - Fremadrettet ønsker bestyrelsen at blive orienteret om drøftelser i forbindelse med serviceniveau i afdelingerne forud for godkendelse af budget, hvis der er uoverensstemmelse mellem beboerdemokrati og administration. Bestyrelsen ønsker et redskab, der kan illustrere økonomisk gevinst på konto 115 ved at ansætte en ekstra mand/kvinde i afdelingen(til håndværksarbejde). Teknik-og driftchef Jeannette Pagh Schiller og Områderleder Martin Olsen deltager med et oplæg på mødet. Derefter vil der være mulighed for debat. 3. Budgetkontrol Bestyrelsen tog den fremlagte budgetkontrol til efterretning. Der er en bemærkning til antallet af lejemålsenheder på side 1 af budgetkontrolen, herunder lejemålsenheder i Gadekæret efter nedlagt børneindstitution. Bestyrelsen tog den fremlagte opgørelse af dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt til efterretning med følgende bemærkninger: Andelen, der indbetales til henholdsvis landsdispositionsfonden og VA s dispositionfondsende fra VAs afdelinger sendes ud med referatet. Hvad er grunden til det løbende tilskud til afd. 58 Bæk-og Fosgården? Svaret sendes ud med referatet. : - at bestyrelsen tager den fremlagte budgetkontrol til efterretning. - at bestyrelsen tager den fremlagte opgørelse af dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt til efterretning. Beskrivelse Budgetkontrol pr. 30. april 2015 viser et estimeret overskud for hele året på 17.173 kr. For organisationen gør det sig gældende, at der er en god overensstemmelse mellem budgettet og det forventede resultat. Det skal understreges, at der stadig kan ske væsentlige ændringer i året, da opgørelsen kun dækker de første 4 måneder. Bilag 2
Budgetkontrol pr. 30. april 2015 Kommentarer til budgetkontrol pr. 30. april 2015 Opgørelse af dispositionsfond, arbejdskapital og trækningsret Vridsløselille Andelsboligforening, pr. 30. april 2015 Forklaring til dispositionsfond, trækningsret, arbejdskapital og kapitalforvaltning pr. 30. april 2015. Dispositionsfondsudvikling 2014-2024, Vridsløselille Andelsboligforening, 30. april 2015 Forventet trækningsret pr. 30. april 2015. Kapitalrapportering pr. 31.marts 2015 4. Forretningsgang for håndtering af overskud i afdelingsregnskaber Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og forventer, at forretningsgangen håndhæves i afdelingerne. På bestyrelsesmøde i 28. januar 2011 besluttede bestyrelsen følgende: Bestyrelsen godkendte ikke forslaget om, at et overskud skal afvikles over 3 år, men går ind for at følge lovens bogstav om afvikling over højst 3 år. Det skal klart beskrives hvordan forløbet bør være, hvis der disponeres over midlerne i indeværende budgetår. Det skal være tydeligt, at der skal udarbejdes et revideret budget på fx regnskabsbeboermødet. : Administrationen indstiller, At bestyrelsen tager orienteringen til efteretning. Beskrivelse: På bestyrelsesmødet i april bad bestyrelsen om en orientering om procedure for afvikling af overskud og underskud i afdelingeren. En forretninggang, der beskriver hvorledes overskud skal afvikles er vedlagt. Forretningsgangen er godkendt af VA s bestyrelse i september 2011. Forretningsgangen beskriver, hvordan overskud eller underskud for en afdeling skal afvikles over højest 3 år. Såfremt en afdeling ønsker at disponere over et overskud i forbindelse med regnskabets godkendelse, skal der udarbejdes et nyt budget. Bilag: Forretningsgang for håndtering af overskud i afdelingernes regnskab 5. Økonomisk orientering om helhedsplaner Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning med følgende bemærkninger: 3
Der spørges til den skrivelse, der henvises til under Kanalens Kvarter. En orientering kommer ud med referatet. : - at bestyrelsen tager orienteringen til efteretning. Beskrivelse Organisationen har på nuværende tidspunkt helhedsplaner i 9 afdelinger med en samlet anlægssum på ca. 2.461.179 t.kr. Der er således igangværende helhedsplaner i de 9 af organisationens 15 afdelinger. Det svarer til 3.254 lejemål ud af boligorganisationens i alt 4.750 lejemål (69 %). Bilag Økonomisk orientering om helhedsplaner for bestyrelsen pr. 30. april 2015 6. Bestyrelsens forretningsorden Bestyrelsen godkendte forretningsordenen - at bestyrelsen tager stilling til forretningsordenen. Beskrivelse Bestyrelsen godkendte på bestyrelsesmødet den 12. marts 2014, at det fremover er formandsskabet, der varetager rollen som dirigent på VA s bestyrelsesmøder samt at dette blev ændret i forretningsordenen 5 stk. 6. Bilag Forretningsorden for bestyrelsen, 12. marts 2014 7. Konstituering Bestyrelsen valgte Astrid Hansen til næstformand og underskrev tro og love erklæringen. 1. suppleant: Torben Riedel 2. suppleant: Flemming Vinther Wallin 3. suppleant: Jette Olsen - at der vælges en næstformand til bestyrelsen, at rækkefølgen på suppleanterne afgøres samt at bestyrelsen underskriver tro og love erklæringen. 4
Beskrivelse Punktet omfatter: - Valg af næstformand til bestyrelsen. Nuværende næstformand er Astrid Hansen. - Konstituering af 1., 2. og 3. suppleant til bestyrelsen ved lodtrækning. - Underskrivelse af tro og love erklæring. Bilag - Tro og love erklæring 8. Dækning af vaskeriadministrationsgebyr for 2011, 2012 og 2013 Bestyrelsen besluttede, at den relevante afdeling betaler halvdelen af udgiften og halvdelen af dispositionsfonden. Beregningsmetoden beskrives i referatet. - at bestyrelsen beslutter hvordan den del af vaskerigebyret, der ved en fejl ikke er blevet opkrævet i 2011, 2012 og 2013, skal betales. Beskrivelse: VA behandlede denne sag første gang på mødet d. 16. marts 2015 og besluttede følgende: Bestyrelsen besluttede at sende beslutningen tilbage til BO-VEST med en opfordring til at udgiften for vaskerigebyr deles i lige dele, og at BO-VEST også skal betale en del af udgiften. BO-VEST bestyrelsen behandlede sagen d. 21. april 2015. De besluttede følgende: Bestyrelsen ønskede ikke, at BO-VEST skal være med til at betale en del af udgiften, men at der holdes fast i den oprindelige beslutning. Bestyrelsen skal derfor tage stilling til hvorvidt VA s andel betales af dispositionsfonden eller af de relevante afdelinger. Baggrund: Derfra 2011 har været en fejl i faktureringen af vaskekortadministrationsgebyr hos afdelingerne, som betyder, at der i 2011, 2012 og 2013 er blevet opkrævet for lidt. Årsagen er en fejlprogrammering af det program, der styrer faktureringen af vaskekortadministrations-gebyret. Der betyder, at BO-VEST forårene 2011, 2012 og 2013 mangler indtægter på i alt ca. 950.000 kr. Økonomi og ressourcer I VA mangler der opkrævning af i alt 544.985 kr. 5
Fordelingen mellem de forskellige afdelinger fremgår af vedlagte bilag. Vurdering Selvom Administrationen har begået en fejl ved ikke at få opkrævet alle gebyrerne, er det vurderingen, at Administrationen ikke skal dække udgiften. For det første er der ikke er nogen, der har lidt et tab - vaskekortene er jo blevet brugt, og Administrationen har håndteret opkrævningen hos beboeren, så ydelsen er leveret. Bilag : - Oversigt over vaskergebyr fordelt for afdelinger 9. Afd. 1 Toften - Rådgiverudbud og revidering af forslag til Helhedsplan Bestyrelsen godkendte, at der indenfor en samlet økonomisk ramme på 700.000 kr. igangsættes udbud af teknisk rådgivning med henblik på, at der indgås aftale med rådgiver om teknisk rådgivning for både planlægning, projektering, byggeledelse og tilsyn. Udgiften afholdes af dispositionsfonden i det omfang udgifterne ikke kan indgå i en kommende helhedsplan med støtte fra Landsbyggefonden. : at bestyrelsen godkender, at der indenfor en samlet økonomisk ramme på 700.000 kr. igangsættes udbud af teknisk rådgivning med henblik på, at der indgås aftale med rådgiver om teknisk rådgivning for både planlægning, projektering, byggeledelse og tilsyn. at udgiften afholdes af dispositionsfonden i det omfang udgifterne ikke kan indgå i en kommende helhedsplan med støtte fra Landsbyggefonden. Beskrivelse: Status På grundlag af beslutning i organisationsbestyrelsen på møde i november 2012 er der gennemført ombygning og renovering af en prøvelejlighed i afdelingen. Løsningerne i denne lejlighed er efterfølgende evalueret i dialog med afdelingsbestyrelsen. I januar 2015 besluttede afdelingsbestyrelsen, at de hidtidige løsninger i det foreliggende udkast til helhedsplan bør revurderes blandt andet på baggrund af erfaringerne fra prøvelejligheden. Da Toftens helhedsplanarbejde har oplevet både udskiftning af rådgiver og projektleder bl.a. i forbindelse med fratrædelser og orlov, har planlægningsarbejdet periodisk været udfordret. Nu er der igen skabt fremdrift og etableret god dialog med afdelingsbestyrelsen. Udbud af rådgiverydelsen Selve opgaven med at udbyde rådgiverydelsen placeres typisk når skema A er godkendt. I dialog med afdelingensbestyrelsen er det blevet foreslået at fremrykke dette og byde opgaven ud allerede nu - inden forslag til helhedsplan er udarbejdet og dermed inden skema A er godkendt. 6
Dette sker for, at sagsgangen og projektudviklingen kan effektiviseres og kvaliteten optimeres. Derudover er det en måde at få rådgiverforløbet til at opleves mindre komplekst for beboerne, da de allerede har oplevet skift af rådgivere. Rådgiverudbuddet sættes dermed i gang umiddelbart efter bestyrelsens godkendelse af nærværende indstilling. Den kommende rådgiver vil således både stå for at færdiggøre helhedsplanen samt planlægge, projektere og eksekvere selve anlægsprojektet og er således primær rådgiver på helhedsplanen helt frem til aflevering. Det forventes, at den endelige rådgiver er fundet ved årsskiftet 2015/2016, hvorefter revideringen af helhedsplanforslaget kan udføres og skema A kan fremsendes. Økonomi og ressourcer: Overblik over tidligere økonomiske tilsagn: 27. august 2007-250.000 kr. Bestyrelsen godkendte, at oplægget til helhedsplan sættes i gang for midler fra dispositionsfonden, kr. 250.000. 21.november 2012-500.000 kr. Bestyrelsen godkendte, at der fra dispositionsfonden afsættes et beløb på kr. 500.000 til prøverenovering af tre badeværelser/køkkener samt til forberedelse af helhedsplanen. 10.april 2014-250.000 kr. Bestyrelsen godkendte, at der ydes en garanti til det fortsatte arbejde med helhedsplanen i afd. 51 Toften indenfor en økonomisk ramme på 250.000 kr. Der foreligger tilbud fra ingeniørfirma Dominia om gennemførelse af udbud af den tekniske rådgivning. Udbuddet kan ske indenfor en økonomisk ramme på 350.000 kr. Derudover foreslås det, at der godkendes en økonomisk ramme på yderligere 350.000 kr. til den nye rådgivers arbejde med at færdiggøre skema A-grundlaget. Det bemærkes, at dette er en foreløbig ramme. Den endelige ramme fastsættes i dialog med den nye rådgiver. Således i alt en samlet økonomisk ramme på i alt 700.000 kr. frem til skema A. Det er administrationens vurdering, at udgifterne kan indgå som støtteberettiget udgift i skema A. Såfremt udgifterne ikke kan afholdes af i den kommende helhedsplan forslås udgiften afholdt af dispositionsfonden. Landsbyggefonden har i deres seneste udmelding fra januar 2015 meddelt, at der er reserveret 40 mio. kr. i støttede lån til helhedsplanen. 10. Mødeplan for 2016 Julefrokost blev d. 11. december 2015 og d. 2. december 2016. Bestyrelsen godkendte mødekalederen for 2016. 7
: Administrationen indstiller, - at bestyrelsen godkender mødekalenderen for 2016. Beskrivelse: Mødekalderen for 2016 er lagt med udgangspunkt i placeringen af møderne i mødekalenderen for 2015. Møderne i de tre organisationsbestyrelser er så vidt muligt lagt i de samme uger, for at sikre den bedst mulige koordinering. BO-VESTs bestyrelsesmøder er af samme årsag lagt ca. en uge efter organisationsbestyrelsesmøderne. Deruodver forslås det, at bestyrelsen fastsætter dato for julefrokost til 4. december 2015 samt d. 2. december 2016. Forslag til mødedatoer for VA s bestyrelse i 2016 Tirsdag d. 2. februar Onsdag d. 9. marts Tirsdag d. 12. april Onsdag d. 27. april (tentativt budgetmøde) Mandag d. 9. maj( i tilfælde af forslag til generalforsamlingen) Tirsdag d. 7. juni Mandag d. 29. august Onsdag d. 28. september Tirsdag d. 6. december Generalforsamling Torsdag 19. maj VA foreningsmøder: Torsdag d. 2. juni Tirsdag d. 4. oktober Bilag: -Mødekalender 2016 (med forbehold for ændringer, da mødekalenderen endnu ikke vedtaget af de øvrige bestyrelser) 11. Evaluering af VA s generalforsamling 2015 Bestyrelsen evaluererede generalforsamlingen med følgende bemærkninger: Beslutning om uddelegering af kompetence til godkendelse af afdelingernes regnskaber skal genfremsættes på det næste generalforsamling. - at bestyrelsen evaluerer VA s generalforsamling den 20. maj 2015 8
Beskrivelse Den 20. maj blev VA s ordinære generalforsamling afholdt i Musikteatret i Albertslund Der var i alt 124 stemmer. Sidste år var 132 stemmer. Administrationen har efter generalforsamlingen søgt efter hvornår generalforsamlingen overlod kompetencen til at godkende afdelingernes regnskaber til organisationsbestyrelsen jf. 7 stk. 5 og stk. 6 i vedtægterne. Administrationen har tilbage til 1970 ikke kunne finde beslutningen i referater fra generalforsamling. På denne baggrund forslås det, at emnet behandles på næstkommende generalforsamling - med henblik på at beholde den nuværende praksis. Økonomi: Der er indtil videre afholdt følgende omkostninger i forbindelse med generalforsamlingen: Udgifter: Albertslundposten Sydkysten Nord og Syd Forplejning(sandwich): Leje af musikteateret(inkl. drikkevarer) I alt(eksl. Medarbejdertimer) 5.587,50 kr. 8.274,25 kr. 700 kr. 18.800 kr. 33.361,75 kr. Bilag - Udkast til protokol for VA s ordinære generalforsamling den 20. maj 2015 12. Folkemøde Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Mødetid i lufthavnen er kl. 7.00 - der uddeles rejseinformation til deltagerne. De to afbudsbilletter er solgt til halvpris. - At bestyrelsen tager orientering til efterretning. Beskrivelse Lørdag d. 13. juni 2015 deltager VA s bestyrelse på Folkemødet på Bornholm. Vedlagt findes forslag til programpunkter, der kunne være relevante at deltage i i løbet af dagen. Forplejning: Det vil være fælles frokost i BL s dorne kl. 13.00. Transport: 9
Fly afgår fra København kl.08:00 med retur kl. 19:00. Mødetid i lufthavnen er kl. 07.15. Alle vil være checket ind på forhånd. Da der er et begrænset antal af taxaer tilstede på øen i forbindelse med Folkemødet på Bornholm, må det forventes, at tranport til og fra lufthavn sker via offentlig transport. Der skal forventes ca. 1/2 til 1 times transport hver vej. Fra bestyrelsen deltager: Per Larsen Flenning Bjerre Erik Hansen - Astrid Hansen Biba Schwoon Fra administrationen deltager: Ulrik Brock Hoffmeyer Jette Stenholt Carsten Brank Vinie Hansen deltager på hele Folkemødet sammen med BL. Økonomi: Den samlede pris for billetter til bestyrelsen og Ulrik Brock Hoffmeyer er 15,594.00 kr. Det er 1.949 kr. pr. billet. ( 8 stk. - heraf 2 afbud). Hertil kommer 800 kr. for at ændre navn på 2 gange 2 billetter. 13. Direktionens beretning Bestyrelsen tog direktionens beretning til efterretning. For VA er antallet af udsættelser 3. Der sendes en revideret oversigt ud med referatet. Bestyrelsen drøfter en udsættelsessag i 4 Nord. En redegørelse sendes ud med referat. Ang. ledige lejemål - hvis boligerne er taget ud af udlejning skal huslejen så fortsat dækkes af dispositionsfonden. Udlejning af prøvehusene i gårdhavehusene behandles som et punkt på næste måde med referat fra følgegruppemødet om hvad der er blevet aftalt. Bestyrelsen beder om, at vurdering af hvad BL nye udbudsregler betyder for kommende udbud i gårdhavehusene i Syd og Vest. Vinie Hansen orienterede for fællesmødet i Ishøj kommune. Referat vil blive sendt ud med bestyrelsens referat. - at bestyrelsen tager direktionens beretning til efterretning. 10
Beskrivelse: Status på udsættelser Fordelt på organisationer for april og maj VA: 2 udsættelser Tranemosegård: 3 udsættelser AB: 0 udsættelser Fordelt på afdelinger: Blokland - 1 Gadekæret - 1 Bilag: - Status på udsættelser for året 2015 for BO-VEST Status på ledige lejemål for VA Omkostninger til lejeledighed skal efter gældende regler afholdes af boligorganisationens dispositionsfond. Derfor er det væsentligt med særlig opmærksomhed på, hvor der er lejeledighed. Antal ledige lejemål pr. 31. maj 2015 Boliger: 7 Erhvervslejemål: Institutioner: Bilag: Status på ledige lejemål for VA Orientering om forsøg med digitalt beboerdemokrati Den 24. marts 2015 blev det sidste delvist digitale beboermøde i Flyldespjældet omfattet af VA s pilotforsøg afholdt. Beboermødet forløb efter planen. Beboermødene er efterfølgende blevet evalueringet med en spørgsskemaundersøgelse blandt alle beboere. En samlet evaluering af både beboermødet i marts 2015 og september 2014 er under udarbejdelse og drøftes på et projektgruppemøde d. 15. juni 2015. Bestyrelsen vil herefter blive den forlagt, inden den sendes til ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter som den endelig afrapporting forforsøget. Som bestyrelsen er blevet orienteret om, har ministeriet gennem længere tid antydet, at en lovændring på området var på vej. Derfor blev VA bedt om at lave en delevaleuring af det første beboermøde, således at resultaterne herfra kunne indgå i lovgivningsarbejdet. Delevalueringen blev indsendt til ministeriet i starten af december 2014. 11
På baggrund af den delevaluering, der blev indsendt til ministeriet, blev VA bedt om at komme med høringssvar på bekendtgørelse om ændring af normalvedtægter. Den væsentligste grund til uenighed i forhold til lovændring går på hvem der kan beslutte, om en afdeling kan gøre brug af digitale værktøjer som suppleamnet til beboermødet. FSB, blandt andre, støtter ministeriets forslag om, at det er afdelingsbestyrelsens kompetence, hvorimod BL mener, at det bør være beboermødet, der træffer den beslutning. BL nåede ikke i tide at indkalde til et fællesmøde inden høringsfristen udløb d. 18. maj 2015. BL har efterfølgende fået udskudt deadline for høringssvar på indtil videre ubestemt tid. BO-VEST deltager d. 3. juni i et fælles møde om emnet, hvorefter den videre proces for et evt. fælles høringssvar formentlig vil være klarere. Høringssvar fra FSB samt høringsmateriale er vedlagt. Overstående vil på mødet blive suppleret af Vinie Hansen. Nyt projektleder på helhedsplanen i Hyldespjældet På grund af længerevarende sygdom har administrationen besluttet at foretage projektlederskifte for helhedsplanen i Hyldespjældet. Fremover vil projektlederen være Christian Lind. Christian har været i BO-VEST siden 1. april, er uddannet arkitekt og har i de seneste 6 år arbejdet som bygherrerådgiver for ejendomsselskabet Nordicom. Følgegruppen for Hyldespjældet vil blive præsenteret for Christian på det førstkommende følgegruppemøde. Byggeafdelingen har stor opmærksomhed på sagen, og derfor vil byggeudviklingschef Jesper Rasmussen fortsat deltage i Byggeafdelingens varetagelse af opgaven. Orientering om håndtering af afdelinger uden ejendomsleder/ejendomsmester Der har gennem de sidste måneder været et par VA afdelinger, der i kortere eller længere tid har stået uden leder. Det har affødt spørgsmål om hvordan administrationen forholder sig i en sådan sitation. Der er flere ting at tage højde for, når en afdeling mangler en leder - hvad enten der er tale om en ejendomsleder eller mester. Fra administratioens side er det i første omgang områderlederen, der med støtte fra en driftskonsulent tager bestik af de medarbejdere samt kompetencer, der er i afdelingen. Med dette som udgangpunkt vurderes hvilken støtte, der er behov for i hver enkel situation. Typisk vil det således være tiistækkeligt i en periode at få ekstra støtte fra en driftkonsulent fra administrationen. Derudover kobles der i enkelte afdelinger en ejendomsleder kollega på i stedet for en driftskonsulent. 12
Samarbejde med Ishøj Kommune BO-VEST har gennem længere tid haft et godt samarbejde med Ishøj kommune. Fra d. 2. juni intensiveres samarbejdet ved, at en akutrådgiver fra Ishøj Kommune sammen med den økonomiske rådgivning i BO-VEST skaber rammerne for en fælles indsats for at hjælpe de beboere i Gadekæret, som er i størst risiko for at miste deres bolig. BO-VEST gældsrådgivning er, som det er nu tilstede, hver anden tirsdag fra 16-18 i beboerhuset i Gadekæret. Fremadrettet vil de beboere, der bliver indkaldt til samtale, hvis de er bagud med husleje, både møde gældrådgiveren fra BO-VEST samt akutrådgiveren fra kommunen. Forud for mødet er beboerne selvfølgelig blevet orienteret om grunden til mødet samt om hvem, der deltager. Men med den direkte tilstedeværelse af en rådgiver fra kommunen er det håbet, at sagsbehandlingen kan foregå hurtigt til gavn for kommune, BO-VEST og ikke mindst beboeren. Udlejning af prøvehusene - Gårdhavehuse Som et led i det fælles udviklingsprojekt for helhedsplanen i Albertslund Syd blev der udført syv prøvehuse i Viben 8C samt Lærken 15C, Lærken 16A, Lærken 16B, Lærken 18A, Lærken 18B og Lærken 20C. Prøvehusene blev udført i perioden fra september 2013 til december 2014. Seks af de syv prøvehuse er nu klar til udlejning via AB Syds intern venteliste. Udbedring af mangler i forbindelse med 1-årsgennemgangen forventes afsluttet senest ultimo juni 2015, umiddelbart herefter udlejes de 6 prøvehuse. Boligen i Lærken 15C, som er det sidst udførte prøvehus (skema A-bolig), udlejes ikke i denne omgang, da boligen ønskes jævnlig tilgængelig som referencebolig i opstartsfasen af renoveringen. Ny anbefaling fra BL om arbejdsklausuler I BL-Informerer nr. 24 fra maj 2015 er BL fremkommet med en revideret anbefaling omkring arbejdsklausuler til brug ved udbud og indgåelse af aftale om byggeopgaver. Hidtil har BL anbefalet en relativ kortfattet og blød formulering med krav til entreprenøren om at sikre, at de beskæftigede hos entreprenøren og hans underentreprenører ikke har løn-og ansættelsesforhold, der er mindre gunstige end dem, der gælder for tilsvarende arbejde i henhold til en kollektiv overenskomst i Danmark, et såkaldt kædeansvar. Den reviderede anbefaling bygger på en samarbejdsaftale om imødegåelse af social dumpning mellem BL og Dansk Byggeri indgået den 12. maj 2015. Kopi af samarbejdsaftalen vedlægges som bilag. I den tekst BL nu anbefaler de almene boligorganisationer at anvende ved udbud indgår specifikke krav til Forpligtelsen til at sikre løn, arbejdstid og andre vilkår, der ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de indenfor det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område (kædeansvar) Krav til ophold på byggepladsen og orientering om underentreprenører 13
Information til beboere, naboer m.v. Krav til registrering af udstationerede udenlandske tjenesteydere Dokumentation for overholdelse af forpligtelsen - Ansættelsesbevis Redegørelse (om løn- og ansættelsesforhold) Frister Kontrolbesøg Sanktioner BL har udarbejdet en vejledning til de nye krav. Kravene og den tilhørende vejledning kan ses i deres helhed på BL s hjemmeside. BO-VEST vil i kommende udbud indarbejde krav i henhold til BL s anbefaling. BL oplyser endvidere, at de er i gang med at undersøge mulighederne for, at indgå en aftale med en eller flere virksomheder, som kan hjælpe medlemmerne med kontrol og opfølgning på klausulen, når der er behov for det. For så vidt angår sociale klausuler om praktikpladser er BL s anbefaling fortsat at dette sker på grundlag af frivillige partnerskaber. Bilag: - Samarbejdsaftale mellem BL - Danmarks Almene Boliger og Dansk Byggeri om en fælles indsats mod social dumping på almene byggepladser Første spadestik - Robinielunden Den 8. maj 2015 blev der afholdt første spadestik for opførelsen af VA s nye afdeling. Samtidig blev navnet for den nye afdeling afsløret. Alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer i VA, betyrelserne for VA og BO-VEST, ledelsen i BO-VEST samt relevante rådgivere og kommunale samarbejdspartnere var inviteret til receptionen. Første spadestik er efterfølgende blev omtalt både i Albertslundposten og på BO-VEST hjemmeside. Styringsdialog med Albertslund kommune Der blev afholdt styringsdialogmøde med Albertslund kommune d. 2. febraur. Bestyrelsen er tidligere blevet orienteret om indhold og forløb af mødet. Vedlagt findes referatet. Kommunen bad i forbindelse med styringsdialog om en redegørelse for VA s dispositionsfond. En redegørelse på baggrund af det notat, der blev præsenteret for bestyrelsen ved mødet i april er sendt til Albertslund kommune d. 13. maj 2015. Der har indtil videre ikke været yderligere bemærkninger. Bilag: Referat fra styringsdialogmøde med Albertslund kommune. 14
Fællesmøde med Greve kommune Der blev d, 30. april afholdt fælles møde for boligorganisationerne i Greve kommune. På mødet fortalte BO-VEST blandt andet om arbejdet med at nedsætte antallet af udsættelser. Referat er vedlagt. Fra BO-VESTA/A deltog Annesophie Hansen, Astrid Hansen og gældsrådgiver Stine Hartmann. Referat fra fællesmøde i Ishøj kommune d. 29. april forligger ikke endnu. Bilag: Referat af styringsdialog fællesmøde d. 30. april med Greve kommune. 14. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Bestyrelsen tog de to orienteringer til efterretning. at bestyrelsen tager henvendelse fra beboer i Gadekæret til efterretning. - At bestyrelsen tager henvendelse og svar til person ang. uforskyldt udmeldelse til efteretning. Beskrivelse: Bestyrelsen har fået en række henvendelser fra en beboer i Gadekæret. Alle henvendelser er vedlagt. Bestyrelsen er d. 24. april 2015 blevet orienteret om baggrund for sagen samt det videre forløb. Orientering fra BO-VESTs jurist er vedlagt. Vinie Hansen har på baggrund af dette, svaret den omtalte beboer, at bestyrelsen ikke kan gå ind i den verserende sag. Sagen er afgjort ved boligrettet i Glostrup og BO-VEST har fået en mundtlig tilkendegivelse om, at beboeren kan sættes ud af lejemålet. Bestyrelsen vil få tilsendt det endelige svar, når administrationen modtager det. Bestyrelsen har fået en henvendelse person, der mener at være blevet udmeldt af VA uforskyldt. Administrationen har efter aftale med formanden orienteret personen om, at det desværre ikke er muligt at generhveve annciniteten. Henvendelse og svar er vedlagt til orientering. Bilag: Henvendelser fra beboer i Gadekæret Orientering fra BO-VESTs jurist Henvendelse og svar ang. uforskyldt udmeldelse 15. Bestyrelsesmøde i BO-VEST Bestyrelsen tog orienteringen til efteretning. - at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bilag 15
- Referat af bestyrelsesmøde i BO-VEST den 21. april 2015 - Referat af bestyrelsesmøde i BO-VEST den 13. maj 2015 16. Orientering om aktuel boligpolitik v / Vinie Hansen Vinie Hansen orienterede om, at hun blev genvalgt som næstformand for BL dags dato samt om det handlingsprogram, der netop er blevet vedtaget. Bestyrelsen drøftede vigtigheden af at sætte fokus på de stigende udgifter til energi, fx i forbindelse med VA s nye målsætningsprogram. Bestyrelsen tog orienteringen til efteretning. - at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 17. Generel Orientering (formand, øvrige bestyrelse) Vinie Hansen orienterede om to afholdte beboermøder på Galgebakken ang. den fremtidige udlejning af supplementsboliger i afdelingen. Der er fortsat uklarheder over, hvad status efter beboermødet e r- i forhold til om BO-VEST udlejede supplementsboliger - fortsat kan oprettes. Ang. supplementsrum i Hyldespjældet. Sagen behandles på beboermødet i september. Torben Riedel orienterede om fremdriften i forhold til ny ledningsføring i afdelingen. Projektet ser pt. ud til at blive dyrere end forventet. Bestyrelsen vil blive orienteret om beslutningen. Per Larsen orienterede om netop afholdt følgegruppemøde for renoveringen af gårdhavehusene i AB Syd, VA Syd og VA 6 Vest. Det blev besluttet, at der ikke nødvendigvis afholdes fælles følgegruppemøder fremadrettet. Det skyldes, at AB Syd er længere fremme. Per Larsen stiller spørgsmåltegn ved hvem, der betaler lejeledighed for anvendte genhusningsboliger i Vest. Sagen bør behandles på næste følgegruppemøde. Jørgen Fahlgren orienterede om den nuværende situation i Askerød. Ulrik Brock Hoffmeyer svarede på de berymringer, der blev beskrevet - sagen behandles efterfølgende blandt de relevante. Bestyrelsen tog orienteringen til efteretning - at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 18. Punkter til næste møde 16
Udlejning af prøvehuse i AB Vest - Gårdhavehusene. Målsætningsprogram Konstituering af udvalg at bestyrelsen drøfter evt. punkter til næste møde 19. Næste møde og kommende møder Fredag d. 26. juni 2015 Første møde efter sommerferien: Onsdag d. 26. august 2015 Onsdag d. 23. september 2015 Onsdag d. 2. december 2015 Boligpolitisk forum: Tirsdag d. 18. august 2015 Mandag d. 2. november 2015 BO-VEST konference: Lørdag og søndag d. 3.-4. oktober 2015 20. Eventuelt Glostrup den 9. juni 2015