Ordinær generalforsamling for Grundejerforeningen Kirsebærvangen Tirsdag den 12. Marts 2013 kl. 19.00 på Balsmoseskolen (Torvet) Agenda 1. Valg af dirigent 2. Valg af referent 3. Bestyrelsens beretning 4. Forelæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse 5. Forslag fra medlemmerne/bestyrelsen 6. Forelæggelse af budget samt fastsættelse af kontingent 7. Valg af medlemmer til bestyrelsen På valg er: Jeppe Pedersen K94 (modtager genvalg) Tina Pedersen K21 (modtager genvalg) 8. Valg af to bestyrelsessuppleanter På valg er: Steen Andersen K176 Jan Quistgaard K24 9. Valg af to revisorer På valg er: Paul Bahnsen K23 Michael Bjørneborg Å202 og to revisorsuppleanter På valg er: Claus Fiege K64 Flemming Blankholm K54 10. Eventuelt OBS! Materialet til generalforsamlingen bliver denne gang ekstraordinært delt ud til alle i kopi, da der er sket en masse i dette år, som vi håber alle har lyst til at læse. Materialet vil også være at finde på www.grf- kirsebaervangen.dk. Med venlig hilsen Bestyrelsen
Bestyrelsens beretning 2012/13 Et tilbageblik på året 2012/13 fortæller, at det har været et år med nok at se til. Der er lavet flere forbedringer og det sociale liv har været sat mere på dagsordenen. Vi har kigget på belysning, asfalt, træer, legepladser og affaldsordning. Læs det hele her. Affald biosortering og fællesopsamling I har hørt det før og det skal også nævnes i beretningen, for affaldssortering og fællesopsamling i Grf Kirsebærvangen har fyldt rigtig meget i løbet af året og det kommer til at fylde meget i 2013. Det handler om, at Egedal kommune vil indføre biosortering i hele kommunen. Det skulle have været implementeret i efteråret 2012, men det skulle vise sig, at der var flere bump på vejen end kommunens affaldsgruppe havde forudset. Ikke nok med biosortering, vil Egedal kommune indføre fællesopsamling af affald, bl.a. hos os i Kirsebærvangen. I maj 2012 fik bestyrelsen brev fra kommunen, som bad os (bestyrelsen) tage stilling til, hvilken løsning vi ønskede. Det resulterede i, at I alle fik en seddel ind ad døren, hvor I kunne "stemme", da det ikke er en beslutning, som bestyrelsen er bemyndiget til at tage på egen hånd. Affaldsopsamling er et anliggende mellem kommunen og den enkelte borger, hvilket fremgår tydeligt af affaldsregulativet. Egedal kommune vil have, at vi selv skal betale og stå for etablering af affaldsanlæggene, herunder gravearbejde m.v. Kommunen leverer og betaler kun anlæggene. Det har vi stejlt sat os imod. Vi mener at kommunen både bør stå for etableringsarbejdet og betale for det. På sigt vil kommunen opnå en besparelse på afhentning af affaldet, som vil kunne dække den udgift, det er at etablere et nyt system. Så vi er absolut ikke enige med kommunen. Det er Grf Astershaven og Grf Boesagerparken heller ikke. Derfor har vi indgået et samarbejde med vores to naboforeninger, som bor i samme slags rækkehuse som os. Hver gang vi har sendt mails og holdt møder med kommunen, har vi talt med én tunge. Det får os til at stå stærkere og vi vil kæmpe til det sidste. Lige nu er etableringen sat i bero. Vi har, som I nok har opdaget, fået leveret anlæggene, som står og venter. Kommunen vil have, at vi nu godkender det tilbud, som de har fået en entreprenør til at udfærdige. Men da vi på ingen måde ønsker at stå som bygherre for projektet (med det ansvar, som dette indebærer), ligger sagen nu hos Egedal kommune. Indtil nu vil de heller ikke være bygherre, trods det, at de har lovet at stå for økonomien og alt det praktiske på et møde i juni måned 2012. Vi har i en mail forklaret kommunen, at hvis vi skal stå for et sådant projekt, skal det først godkendes af generalforsamlingen OG vi skal have mindst to tilbud at vælge imellem. Vi har som bestyrelse ikke hjemmel i vedtægterne til at varetage denne opgave. Brevet har ligget hos kommunen siden den 7. februar og vi afventer i skrivende stund stadig på svar. Fællesområdet de grønne arealer I år skulle vi have fornyet vores kontrakt på vores fællesarealer. Efter at have indhentet nogle tilbud, og efter lidt forhandling med vores nuværende gartner, hvor vi fik forhandlet prisen ned både på de grønne områder og snerydning, valgte vi at bibeholde denne, da han er godt kendt i området og vi har et fortræffeligt samarbejde med ham.
De sidste sveller nede ved søen er blevet fjernet og gartneren har plantet hæk. Desværre bliver der knækket en del planter ved, at folk går igennem hækken i stedet for udenom. Gartneren er blevet bedt om, at udskifte de ødelagte hækplanter. Men de penge kunne vi godt bruge til noget andet, så hvis der er nogle der har nogle idéer til, hvad der kan sættes i det hjørne for at beskytte græsset, må i meget gerne sende en mail til bestyrelsen på bestyrelsen@grf- kirsebaervangen.dk. Vi er gået i gang med at tynde ud i de store træer i området, så grundejerne kan få lidt mere lys i haverne. Dette sker i samarbejde med vores gartner, så vores område stadig har en varieret og smuk beplantning. Vi skal huske at tænke på, at vores område er gammel mose og at der derfor er en del væde i jorden, som skal væk. Det betyder, at vi ikke kan skære alt ned til græshøjde, og der stadig vil være grundejere, som vil have træer udenfor deres haver. I den forbindelse vil vi gerne opfordre grundejerne til ikke selv at fælde/beskære træer og buske i vores fællesareal, men skrive en mail til bestyrelsen, hvis I mener, der er noget, der er til fare for at vælte eller på anden måde står uhensigtsmæssigt. Så vil vi hurtigst muligt kigge på det. Der er indkøbt fire bord/bænksæt i et yderst holdbart plastmateriale, som ligner træ. Det skulle være umuligt at save i og svært for graffiti at fæstne på. Bord/bænksættene er sat fast med wire og en hængelås, så de forhåbentlig ikke bliver smidt rundt med. Der har tidligere været en tendens til, at disse blev ødelagt. Vi håber at unge som gamle får glæde af, at kunne sidde og nyde vores smukke grønne områder. Legepladser Vores legepladser bliver løbende gennemgået af vores samarbejdspartner HENKA A/S med henblik på vedligehold. I foråret 2012 blev der konstateret en del mangler bl.a. manglende faldunderlag flere steder på legepladserne, hvilket udgjorde en sikkerhedsmæssig risiko. Derudover var der en del mindre reparationer, som var påkrævede, og sidst men ikke mindst trængte alle legepladserne til træbeskyttelse. Vi fik HENKA til at udføre de af reparationerne som vi ikke selv var i stand til at udføre. De mindre reparationer og behandling med træbeskyttelse blev gjort på en særdeles velbesøgt og meget produktiv arbejdsdag den 19/8 2012. Det var dejligt at se så mange slutte op om arrangementet på vel nok sommerens varmeste dag, men med godt humør og rigeligt med forsyninger, fik vi nået alt hvad vi havde planlagt. Vi fik udover træbeskyttelse på samtlige legepladser også sat et nyt basketball- net op ved legepladsen Elefanten. Vi sluttede arrangementet med en hyggelig fællesspisning. Legepladserne fremstår således nu i betydelig bedre forfatning både med hensyn til sikkerhed såvel som i udseende i forhold til sidste år på samme tid. Der vil selvfølgelig løbende være behov for mindre reparationer. Inden foråret vil fodboldmålene ved søen i øvrigt få udskiftet deres slidte net. Hvis I har idéer eller forslag til forbedringer/tilføjelser af legepladserne, er I altid velkomne til at rette henvendelse til bestyrelsen. Så vil vi undersøge om forslaget er praktisk og økonomisk muligt. Vi regner med fremover altid at have to arbejdsdage om året i april/maj og august/september og håber til den tid på lige så flot tilslutning som sidste år. Fastelavn Igen i år blev der holdt fastelavn. Med ca. 100 tilmeldte var der god opbakning til arrangement. Det var en kold og klar dag, men kulden havde heldigvis ikke afskrækket de
tilmeldte fra at møde op. Der var mange flot udklædte børn blandt de fremmødte og vi fik kronet kattedronninger og - konger samt givet præmier til de bedst udklædte. Vi håber på lige så flot tilslutning igen næste år. Stier og p- pladser Bestyrelsen har gennemgået asfalten på vores stier og p- pladser. Generelt er vores p- pladser stadig i god stand, men der findes flere steder revner. Derfor tilkaldte bestyrelsen det firma der i sin tid lagde ny asfalt på pladserne for at få rådgivning. Anbefalingen er, at fylde revnerne nu, mens der endnu ikke er rigtige huller, da disse hurtigt kan opstå og udvikle sig. Desværre er revner ikke dækket af den gamle kontrakt, så det vil være grundejerforeningen, der selv skal betale. Arbejdet kan dog gøres inden for de penge, der er henlagt til asfalt og derfor har bestyrelsen besluttet at iværksætte dette. Hvornår arbejdet udføres vil afhænge af vejret. Anderledes står det til med vores stier. De er desværre ved at være slidte, og flere steder er der begyndt at komme huller. Da det er en omfattende og bekostelig affære at lægge ny asfalt på vores stier, har bestyrelsen valgt ikke at se på dette i år. I stedet har fokus været på småreparationer, som kan begrænse at skaderne udvikler sig. Forventningen er, at der heller ikke næste år vil komme forslag om et omfattende arbejde, men at det vil være nødvendigt indenfor en overskuelig årrække. En stor tak til Martin, som har hjulpet med at udbedre småskader flere steder. Bestyrelsen er rigtig glad for initiativet og vil gerne rose det flotte arbejde, der er udført. Belysning på stier og p- pladser På sidste års generalforsamling blev der udtrykt et ønske om at etablere mere lys på vores p- pladser. Efter en gennemgang af, hvor behovet var størst (dvs. hvilke p- pladser der var mørkest), vurderede vi hvilke typer af belysning, der var mulig og nødvendig at gennemføre på de trængende p- pladser. Det vi har lagt vægt på er, at der både bevares et pænt helhedsindtryk af vores område samt at det øgede lys ikke vil være generende for dem, der bor tættest på. De valgte lamper og master blev derfor af samme slags, som dem der allerede er på de andre p- pladser og på vores stier. I starten af 2013 blev der indhentet tilbud og bestyrelsen har udvalgt DONG som udbyder. På dette års generalforsamling præsenteres bestyrelsens forslag. Generelt omkring belysning på vores stier og p- pladser vil bestyrelsen gerne opfordre til, at I som medlemmer fejlmelder direkte til DONG, hvis I opdager, at der er en pære, der er gået. Dette gøres på Dongenergy.dk under selvbetjening. Overdækninger af gårdarealer Der har været en del opmærksomhed omkring overdækning af vores gårdarealer. Bestyrelsen har sidste år hjulpet en grundejer med at tage en klage videre til kommunen. Det skal siges, at det vil bestyrelsen ikke gøre igen. Det er op til den enkelte grundejer selv, at klage til kommunen over sådanne ting. Overdækning af gårdarealer sorterer under lokalplanen, som varetages af kommunen. Bestyrelsen varetager udelukkende vedtægterne og de beslutninger, som vedtages på generalforsamlingerne. Vi lærer alle sammen af vores fejltrin også bestyrelsen. Det skal også siges, at udfaldet af klagen ikke ville have været anderledes, hvis grundejeren selv havde indbragt den for kommunen, da det er generalforsamlingens beslutning fra 2011, som er bestyrelsen svar til kommunen ved en høring.
Juridisk bistand Bestyrelsen har i år været nødt til at trække på juridisk bistand ifm. nogle forespørgsler og mails af en sådan karakter, at vi ikke selv kunne besvare dem. Det har vi gjort med baggrund i vedtægternes 11. Nyhedsbrev Vi har delt nyhedsbrev ud to gange i år, som noget nyt. Særligt det første nyhedsbrev gav rigtig mange positive tilbagemeldinger, så det agter vi at fortsætte med. Der bliver ikke noget fast interval på brevene, de udkommer, når vi har noget at fortælle. Du kan altid læse nyheder og referater på hjemmesiden www.grf- kirsebaervangen.dk. Nye tagmaterialer Vores beslutning om at godkende andre typer af tagbelægning i vores grundejerforening, er desværre ikke blevet godkendt som en generel dispensation i kommunen. Dog er det en stor fordel, at vi netop har taget beslutningen på generalforsamlingen, for når der næste gang er nogen, som skal lave nyt tag, er det muligt at søge hos Egedal kommune, med den trumf i hånden, at det på forhånd er godkendt af generalforsamlingen. Hjemmesiden Vi har fået ny hjemmeside med et lysere, mere grønt look, som afspejler vores område bedre. Den gamle hjemmeside var bygget lidt for kringlet op og lidt svær at vedligeholde, så da Claus Fiege tilbød at lave en ny side ganske gratis med et nyt design, skyndte vi os takke "ja". Claus har lavet et kæmpe stykke arbejde, som vi skylder ham stor tak for. Vi ved det har taget mange timer. Claus hjælper med at vedligeholde hjemmesiden ligesom bestyrelsen også har adgang til administrationen af siden. Loppemarked I sensommeren på en kølig dag havde vi loppemarked nede ved søen. Dette var kommet i stand ved initiativ af Lene og Karina, som i samarbejde arrangerede det hele. Det synes vi i bestyrelsen var et rigtig godt initiativ, som også får folk til at tale sammen. Tak for en hyggelig dag, som vi håber må gentage sig. Tilbage er der kun at sige tak for dette år! Med venlig hilsen Bestyrelsen
Forslag 1 Forslag fra bestyrelsen om belysning på vores p- pladser Se bilag Forslag 2 Forslag fra bestyrelsen om snerydning af alle stier Bestyrelsen foreslår at beboerstierne (stierne ud for vores egen bolig) bliver sneryddet/saltet sammen med resten af området. Motivation Når snerydningsmateriellet i forevejen er i gang, er merudgiften til også at feje/salte beboerstierne ikke særlig høj. Dette skyldes at det er nemmere for gartneren at fortsætte med sin snerydder af beboerstierne i stedet for, som han gør nu, gentagne gange at vende sit køretøj når han kommer fra de større stier. Da vi samtidig har opnået en besparelse i vores årlige gartnerudgift som følge at en ny forbedret kontrakt, vil merudgiften kunne dækkes af denne besparelse og ikke betyde nogen kontingentforhøjelse.
Forslag om etablering af lys på parkeringspladser Bestyrelsen i grundejerforeningen stiller som forslag at udvide den nuværende belysning på 4 af vores parkeringspladser (se billeder). Disse parkeringsplader er væsentlig mørkere end de andre i grundejerforeningen og det har gennem længere tid været et ønske fra medlemmer at få mere lys på disse p-pladser. Belysningen Bestyrelsen har valgt at indhente tilbud på en belysning, der ligner den eksisterende skotlamper på carporte og Icon master i kanten af pladserne (se billeder og skema). Dette er gjort dels, fordi belysningen ikke skal give gener og dels fordi vi derved får en ensartet løsning i hele området. Valg af udbyder Der er indhentet tilbud fra 3 uafhængige virksomheder (DONG, INSTA og JE-EL). Bestyrelsen har valgt DONG som udbyder, da tilbuddet havde en fornuftig økonomi og DONG efterfølgende skal overtage drift og vedligehold. 1 2 3 Kirsebærvangen 4 Åkandehaven Symboler for type af belysning Mast = Skotlamper = Uddybning af belysning P-plads nr. 1 K2A-K22 1 stk. Skotlampe 1 stk. Mast P-plads nr. 2 K47-K83 5 stk. Skotlamper P-plads nr. 3 K85-K153 1 stk. Mast P-plads nr. 4 Å180-Å242 9 stk. Skotlamper Betingelser for vedtagelse af forslaget Såfremt dette forslag bliver godkendt på generalforsamlingen, skal kommunen efterfølgende godkende den del af forslaget, der omhandler Icon masterne. Dette skyldes, at det er kommunen, der bagefter skal betale abonnementet for disse. Hvis kommunen giver afslag, gennemføres kun den del af forslaget, der omhandler skotlamperne. Økonomi Tilbuddet fra DONG for etablering på samtlige p-pladser lyder på 159.500kr. Dette er inklusiv moms, lamper og alle etableringsomkostninger (f.eks. gravearbejde). Efterfølgende kvartalsvise abonnementsbetaling (dvs. den årlige betaling for strøm og vedligehold): 128,60kr (eksl. moms) pr. skotlampe = årligt 9645kr (inkl. moms) ekstra for de 15 skotlamper Skal betales af grundejerforeningen 205,90kr (eksl. moms) pr. Icon mast = årligt 2059kr (inkl. moms) ekstra for de 2 Icon master Skal betales af Egedal kommune Der er henlagt 75.728kr til etablering af lys. Derfor betyder en godkendelse af dette forslag, at beløbet udover de henlagte midler skal hentes fra foreningens formue, i alt 83.772kr. BEMÆRK: DONGs tilbud for etablering er betinget af en svarfrist og da vi er afhængige af svar fra kommunen, kan det ikke garanteres, at svarfristen kan overholdes. DONGs tilbud på etablering kan derfor blive justeret i henhold til alm. prisudvikling. Også abonnementet vil løbende blive justeret i henhold til prisudviklingen. De præcise beløb for både etablering og abonnement kan derfor afvige fra de oplyste.
Resultat.opg. Grundejerforeningen "Kirsebærvangen" - Resultatopgørelse for regnskabsåret 2012 Indtægter Budget 2012 diff. Kontingent 215*800*4 = 688.000 688.000,00 0 Gebyrer 2.000 380,00-1.620 Renter konti 10.000 8.594,80-1.405 0 0,00 0 Ekstraordinære indtægter 500 900,00 400 Indtægter ialt 700.500 697.874,80-2.625 Udgifter Budget 2012 Drift og anlæg Gartner 308.700 282.022,69 26.677 Snerydning 43.000 34.037,50 8.963 Fællesarealer 22.000 47.532,57-25.533 Fastelavn 2.000 2.952,75-953 Legepladser 20.000 49.210,75-29.211 Asfaltarbejde 0 0,00 0 Tidligere henlæggelser 0,00 subtotal 395.700 415.756,26-20.056 Administration Opkrævning 7.000 6.810,49 190 Møder 10.000 3.874,98 6.125 Godtgørelser 21.000 19.500,00 1.500 Renter, Anlægslån samt låneomkostninger 92.300 73.488,33 Kontorhold 4.000 1.133,50 2.867 Advokat 0 5.000,00-5.000 Diverse 0 1.698,00-1.698 Regnskabshjælp 3.000 2.500,00 500 subtotal 137.300 114.005,30 23.295 Henlæggelser Henlæggelser til asfalt 27.000 27.000,00 0 Henlæggelse til lys P 20.000 20.000,00 0 subtotal 47.000 47.000,00 0 Tab Tilgodehavende - Konting. - Gebyr - PBS - tab 0 0,00 0 subtotal 0 0,00 0 Udgifter ialt 580.000 576.761,56 3.238 Årets reslutat 120.500,00 121.113,24 613 0 Likviditetoverskud 0 Afdrag Lån 213.900 213.900,00 0 Renter Lån 92.300 73.488,33 Året Likviditets overskud -1.100,00-19.298,43 18.198 Jan Rytter Tina Pedersen Jeppe Pedersen Anni S Ørndrup Anja Ravn Michael Bjørneborg Poul Bahnsen Dato for revision: / 2013 2012-regnskab.xls
Grundejerforeningen "Kirsebærvangen" - Balance for regnskabsåret 2012 Note Aktiver Kasse 689,50 Henlæggelses konto 696.954,39 Check konto 31.770,02 Tilgodehavende kontigent 6.460,00 Aktiver i alt 735.873,91 Passiver Fri egenkapital primo 2011-708.183,62 Årets resultat 2012 121.113,24 Fri egenkapital ultimo 2011-587.070,38 Henlæggelser asfalt primo 33.117,07 Henlæggelser asfalt i året 27.000,00 Forbrug asfalt i året 0,00 Henlæggelser asfalt i alt 60.117,07 Henlæggelser P-lys primo 55.728,20 Etablering af lys på P-plads 0,00 Henlæggelser P-lys i året 20.000,00 Henlæggelser P-lys i alt 75.728,20 Henlæggelse gartner 0,00 Samlede henlæggelser 135.845,27 1 Kortfristet gæld 52.142,15 Anlægslån 1.275.368,54 Anlægslån, renter 73.488,33 Anlægslån, afdrag -213.900,00 0,00 1.134.956,87 Passiver ultimo 2011 735.873,91 Difference 0,00 Jan Rytter Tina Pedersen Jeppe Pedersen Anni S Ørndrup Anja Ravn Dato for revision: / 2013 Michael Bjørneborg Poul Bahnsen Note 1 Gartner 1 mdr + saltning
Ark1 Indtægter Budget 2012 Budget 2013 Kontingent (215 x 800) 688.000 688.000 Gebyr 2.000 500 Renter konti 10.000 10.000 Tilgodehavende kontingent betalt 0 Ekstraordinære indtægter 500 500 Indtæger i alt 700.500 699.000 Udgifter Drift og anlæg Gartner 308.700 261.000 Snerydning 43.000 61.000 Fællesarealer 22.000 28.600 arbejdsdag 5.000 Fastelavn 2.000 3.000 Legepladser 20.000 25.000 Suptotal 395.700 383.600 Administration Opkrævning 7.000 7.000 Møder 10.000 10.000 Godtgørelser 21.000 21.000 Afdrag på lån (inkl. Renter) 218.400 Renter anlægslån 92.300 Kontorhold 4.000 4.000 Regnskabshjælp 3.000 3.000 Diverse 5.000 Kontingent betalt for meget modregnet Suptotal 137.300 268.400 Henlæggelser Henlæggelser til asfalt og kloaker 27.000 27.000 Henlæggelser til lys P-plads 20.000 20.000 Suptotal 47.000 47.000 Tab Tilgodehavende kontingent gebyr PBS Tab 0 0 Suptotal 0 0 Udgifter Total 580.000 699.000 Resultat 120.500 0 Renteudgifter på anlægslån kan den enkelte grundejer trække fra på sin selvangivelse 73488,33/215 = i alt fradrag pr. grundejer : 341,8 Side 1