MDOC Dokumenthåndtering, MDOC FM & Digital aflevering Få mere tid til jeres forretning MDOC og MDOC FM skaber overblik! Vibeke Petersen & Anders Tolstrup Torshavn 6. marts 2018
Hvem er vi? Konsulent og Product owner MDOC Ingeniør Arbejdet hos Rådgivere NTI 10 år, med bl.a. implementering af MDOC og MDOC FM Chefkonsulent Cand. Merc Salg af IT systemer til Byggebranchen NTI 7 år, Salgsansvarlig i forhold til Bygherrer og Bygningsejere med særlig fokus på MDOC og MDOC FM Udviklingshus i forhold til Produkter der supplerer Autodesk og Understøtter vores kunders behov i sammenhæng med dette F.eks. MDOC og MDOC FM
Agenda for eftermiddagen 12:45 - MDOC dokumenthåndtering 13:30 - Kort pause 13:40 MDOC FM, Facility management, Helpdesk & Spacemanagement Digital aflevering Opsamling og spørgsmål? 14:30 Kaffe og networking
NTI organisation og omsætning Danmark År 2013 År 2014 År 2015 År 2016 Samlede Nettoomsætning i de seneste disponible regnskabsår i danske kroner excl moms. Egenkapital de seneste disponible regnskabsår i danske kroner 164,1 mill 184,5 mill 180,0 mill 196,8 mill 16,2 mill 13,6 mill 13,8 mill 15,6 mill Samlede aktiver de seneste disponible regnskabsår 59,1 mill 68,2 mill 70,5 mill 67,2 mill Soliditetsgrad de seneste disponible regnskabsår på baggrund af følgende formel: Soliditetsgrad=egenkapital/samlede aktiver 27,3% 24,3% 19,6% 23,2%
Udviklingen af NTIs software MDOC og MDOC FM udvikles af NTI i Århus Udvikles i samarbejde med vores kunder MDOC er Microsoft Gold Independent Software Vendor (ISV) Er skrevet i og efter nyeste Microsoft standarder. Bygger på Microsoft SQL.Net Følger alle Microsofts guidelines SharePoint løsninger/integrationer bygger på gældende Microsoft standarder NTIs udviklingsafdeling består af 50 personer. Derfor kan vi blandt andet tilbyde: Løsninger, der er tilpasset til den enkelte virksomhed Korte arbejdsgange fra idé til produkt Indgående kendskab til danske forhold og standarder som f.eks. IKTlovgivningen.
Dokumenthåndtering - overblik Alle firmainterne dokumenter Kræver firmalogin Dokumenter pr. projekt Fælles adgang for projektets parter 6
MDOC Få mere tid til jeres forretning MDOC skaber overblik! Tjek mdoc.dk Udviklet af NTI MDOC har 25 år på bagen Bruges af 130 virksomheder/kommuner i DK Over 10.000 brugere
Dokumenthåndtering hvorfor? Kan du finde kollegaens dokumenter Har du styr på navngivnings-koderne Er alle projekt e-mails tilgængelige for teamet Hvor er gældende version Hvor er revisionen, der var gældende dengang Kan du åbne fx tegninger uden AutoCAD Er der forskel på tekster i tegningsliste og tegningshoved 9
Struktureret arkivering Mappestruktur Filnavngivning Tegnings- og dokument-numre 10
Styring af revisioner og versioner Dokument-status viser gyldighed Altid direkte adgang til nyeste version Tidligere versioner gemmes 11
Arkivering af e-mail Fælles adgang til projekt korrespondance Oprydning i Indbakken Dokumentation for sendt/modtaget 12
Søgning og sortering Find nemt relevante dokumenter Grupper på type, ansvarlig, Forhåndsvisning 13
Brug af MDOC (TAdok) Sikring af Teknisk Anlægsdokumentation struktureret efter KKS Workflow styring af tegninger fra drift til projekter til drift Linker fra APIpro (vedligeholdelsessystem) til Mdoc Genforhandlingsdatoer på kontrakter Få brugere opretter, men mange anvender dokumentationen, f.eks. driftspersonalet
MDOC hos Frederikssund Kommune Styr på tegningsarkivet, hvad er de gældende tegninger Mulighed for at søge relevante tegninger frem hurtigt Skabe PDFér til brug for driftspersonalet Sikre at Kommunen lever op til deres dokumentationskrav Gevinst sparer tid og øger kvaliteten
MDOC hos TVIS Samtlige dokumenter arkiveres i MDOC MDOC bruges i alle afdelinger Outlook integration til dokumentation af kommunikation Word skabeloner og skabeloner til tegningshoveder, til brug for standardisering af materiale og kommunikation Brugerstyring i forhold til afdelinger og brugergrupper
Udvalgte referencer Frederikssund Kommune Gladsaxe Kommune DONG ARC Odense Universitets Hospital Hundsbæk & Henriksen Herning Vand Air Team Tvis Nordsjællands Hospital Hillerød EKJ Rådgivende Ingeniører Babcock & Wilcox Vølund Region Nordjylland A2SEA A/S Syddjurs Spildevand HTK Forsyning Fredensborg Forsyning TDC NIRAS NCC
Kort pause til kl. 13:30
De samlede udgifter til et byggeri under hele dets levetid Design 1% Opførelse 10% Drift og Vedligehold 89% Her ses tydeligt hvor mange ressourcer der bruges i drift og vedligeholdelsesfasen af byggeriet. Hele 89% af udgifterne ligger i Drift og Vedligehold, hvor kun 1% i designfasen og 10% i opførelsen af byggeriet. Kilde: Det Digitale Byggeri
Facility Management hvorfor? Er der overblik over ejendomsporteføljen Bliver alle bygninger udnyttet optimalt Hvor stort burde D&V budgettet være Hvilke D&V opgaver skal prioriteres ift. budget Hvordan håndteres Helpdesk / akut vedligehold Er der styr på data, for at kunne træffe de rigtige beslutninger 21
Facility Management - overblik FM information (og dokumenter) FM information pr. projekt Fælles adgang for projektets parter Digital Aflevering Alle firmainterne dokumenter Dokumenter pr. projekt Fælles adgang for projektets parter 22
Portefølje og arealanvendelse Ejendomme og bygninger er udgangspunktet Arealer og etageplaner fra BIM modeller Info om Klassifikation, Bruger/Lejer, Rengøring, 23
D&V opgaver og økonomi Ejendomme og bygninger er udgangspunktet Systemer, hovedkort og evt. bygningsdele fra BIM modeller Bygningssyn ved brug af app Bygninger: Systemer, Hovedkort, (Bygningsdele) D&V opgaver m. beskrivelse, prioritet, frekvens, økonomi Økonomisk overblik Konsekvens v. manglende bevilling Opgaver løses internt eller eksternt via rekvisition Ikke udførte opgaver bliver til efterslæb 24
Bygningssyn via app
Integration til Økonomisystemer f.eks. Opus Informationsudveksling sker via elektroniske fakturaer Status kan gennem hele forløbet følges i MDOC FM 26
Helpdesk / Akut vedligehold Alle kan indberette opgaver (via link) Opgaver kan håndteres centralt, eller fordeles f.eks. efter type Helpdesk-opgaver kan omdannes til planlagte opgaver Helpdesks kan løses internt eller sendes til eksterne håndværkere 27
Digital aflevering Kvalitetssikring inden levering til FM-system Web portal til indsamling/indtastning af driftsinformationer i forbindelse med afleveringen af et byggeri, når det går fra Projekt til Drift Fordeling af bygningsdele til relevante aktører Oplysninger om vedligeholdelsesintervaller & Priser Vedligeholdelses vejledninger og produktblade
Københavns Kommune har klare mål for digitaliseringen af Ejendomsdriften og gevinsterne ved indførelsen af MDOC FM (KASA) Linked in 28. februar 2018 KASA Helpdesk gik live medio marts 2017 i Københavns Ejendomme & Indkøb og det gik rigtig godt! 24 sager blev oprettet i KASA Helpdesk på den første dag, det nye system gik live. KEIDs superbrugere var på pletten og hjalp kunder og kollegaer, mens medarbejdere fra Digitalisering fulgte slagets gang tæt for at samle op på forbedringsmuligheder. Tekniker Jan Bech Jensen fra Service & Kunder, BUF/ØKF var den første til at oprette en sag på vegne af en kunde, han havde i røret: - Det er nemt at gå til, og jeg tror, vi bliver glade for det, især når vi får økonomidelen med. Digitaliseringschef Janni Nordstrøm Conradsen konkluderer om denne første dags forløb: - Det har været en god dag. Det er gået stille og roligt. Superbrugerne siger, at deres kollegaer og kunderne synes, at systemet er nemt at bruge. Der er selvfølgelig nogle opmærksomhedspunkter, som vi skal have løst, men brugerne har taget rigtig fint i mod systemet. Alt i alt en stor dag for projektet samt forretningen og alle de medarbejdere, som har arbejdet hårdt på at få den nye helpdesk i luften.
Gevinster ved brug af MDOC FM Københavns Lufthavne CPH For CPH har Spacemanagement det største fokus i første omgang, men også systematisering af bygningers tilstandsvurderinger samt en hurtig og nem arbejdsgang ved brug af mobile enheder har høj prioritet. MDOC FM skal med Spacemanagement være med til at sikre optimeringen af de mange udlejede arealer i CPH. Der er penge at tjene ved at have bedre overblik over lejemålenes størrelse, løbetider, tilstande og kvalitet, således at arealerne hele tiden er udlejede til optimale priser. Desuden er der brug for ad hoc at kunne finde ledige områder til særlige behov. Mdoc FM tager udgangspunkt i CPH s eksisterende MicroStation tegninger. CPH har 700.000 kvm. som er underlagt konstant ombygning, tilbygning og renovering. Disse ændringer registreres løbende i MDOC FM, hvorfra CPH s samlede Spacemanagement håndteres. Digitaliseringen med Mdoc FM, skal sikre genbrug af data og optimering af arbejdsgange og tidsbesparelser. Alt i alt forventes det at MDOC FM kommer til at betyde penge sparet i forbindelse med optimering af indtjeningen på udlejningsforretningen, samt en standardiseret opsamling af bygningers tilstande
Professionshøjskolerne vil udvikle fælles system til Facility Management Med det nye fælles system kan professionshøjskolerne drive sine bygninger mere effektivt. Systemet giver også mulighed for at benchmarke på udvalgte nøgletal eksempelvis på drift og vedligehold og energi på tværs af sektoren. I forhold til de kommende års besparelser på uddannelsesområdet er det helt afgørende at vi kan effektivisere på bygningsdriften, så der er flest mulige midler til kerneydelserne siger Nicolai Kragh Petersen, professionshøjskoledirektør Metropol, og sektorens projektejer for udvikling af det fælles FM-system. MDOC FM skal understøtte en række opgaver Med det nye fælles system vil professionshøjskolerne kunne understøtte styring og optimering af de daglige facilityserviceopgaver samt drift og vedligeholdelse af campusserne. Professionshøjskolerne har opstillet følgende mål for, hvilke typer af opgaver det valgte digitale FM-system skal understøtte: Styring og optimering af indvendige og udvendige drifts- og vedligeholdelsesopgaver på de mange bygninger samt det tilhørende terræn Styring og optimering af forsyningsleverancer, renhold, miljø og materiel Projektledelsesopgaver ved ny- og ombygninger såvel som vedligehold af bygninger Effektiv arealudnyttelse, styring af inventar, lokaler og arbejdspladsindretning samt flytninger Styring og optimering af facility-serviceopgaver, herunder servicedesk, kantine, reception, sikkerhed og vagt, undervisnings- og kontorservice samt datanetværk Troværdig leverance af transparent information, budgetter og nøgletal til professionshøjskolernes ledelse. http://mdocfm.dk/professionshoejskolerne-vil-udvikle-faelles-system-til-facility-management/
Odsherred Kommune Læs mere her: http://bips.dk/nyhed/odsherred-kommuneklassificerer-150000-m2-bygningsmasse
Spørgsmål