STYRINGSMANUAL for gennemførelse af universitetssygehuset i Køge

STYRINGSMANUAL for gennemførelse af universitetssygehuset i Køge Dato: 26-04-2012 Sagsnummer 1-60-0279-11 Kvalitet & Udvikling KU Byg Alleén 15 4180 Sorø D:\Adlib Express Server\Files\MNJ_09052012093657611\fcs_2369799208.doc Side 1

Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 Formål... 4 Baggrunden for Styringsmanualen... 4 1. Projektbeskrivelse... 5 1.1. Vision... 5 1.2. Plangrundlag... 5 2. Organisation og ansvar... 5 2.1. Tilsynspligt... 5 2.2. Finansiering... 6 2.3. Styringsmanual... 6 2.4. Lov om offentlig byggevirksomhed... 6 2.5. Organisationsmodel... 7 2.5.1. Grænsefladeproblematik... 13 2.6. Ansvarsbeskrivelse... 13 2.6.1. Roller og ansvar... 13 2.6.2. Dispositionsbeføjelser.... 18 2.6.3. Kvalitetssikring... 18 2.7. Mødestruktur... 18 2.7.1. Hyppighed... 19 2.7.2. Form... 20 3. Økonomistyring... 20 3.1. Kalkulationsproces... 20 3.1.1. Udførelsesrisiko... 20 3.1.2. Entreringsrisiko... 21 3.1.3. Uforudseelige forhold... 21 3.1.4. Reservepulje... 21 3.2. Investeringskalkulation / Totaløkonomi... 21 3.2.1. Kalkulation af anlægsomkostninger... 21 3.2.2. Kalkulation af driftsomkostninger... 21 3.2.3. Datakilder, periodisering, indeksering... 22 3.2.4. Change request... 22 3.2.5. Kvalitetssikring... 22 3.3. Regnskabspraksis... 22 3.3.1. Kontoplan og konteringsvejledning... 23 3.3.2. Kontrolspor... 23 3.3.3. Uvildig Controlling... 23 3.3.3.1. Controlling procedure... 23 3.3.4. Håndtering af claims... 24 3.3.5. Bilagshåndtering... 24 3.4. Afstemninger / interne kontroller... 25 3.4.1. Periodisering... 25 3.4.2. Opfølgning... 25 3.4.3. Funktions- og personadskillelse... 25 3.5. Revision og regnskab... 25 3.6. Systemunderstøttelse... 25 4. Risiko... 26 Side 2

4.1. Risikopolitik og ansvar... 26 4.1.1. Risikostyringsmål... 26 4.2. Risikovurdering... 26 4.2.1. Særlige risikoelementer... 26 4.2.2. Risikoværktøjer... 27 4.3. Risikorapportering... 28 4.4. Risikostyring... 28 4.4.1. Risikohandlingsplan... 28 4.5. Risikoopfølgning... 28 5. Forsikring... 29 6. Rapportering... 29 6.1. Rapporteringsstruktur og beslutningsveje... 29 6.2. Rapporteringsværktøj... 29 7. Dokumentation, arkivering m.v.... 29 8. Aftale- og kontrakts forhold... 30 8.1. Aftale- og udbudsstrategi... 30 8.2. Valg af entreprise- og samarbejdsform... 30 8.3. Incitamentsstruktur... 30 8.4. Inddragelse af eksterne kompetencer... 30 9. Kommunikationsstrategi... 31 9.1. Intern kommunikation... 31 9.2. Ekstern kommunikation... 31 10. Personale... 31 10.1. Tavshedspligt... 31 11. Miljø og sikkerhed... 32 Side 3

Styringsmanual for nyt universitetssygehus i Køge Formål Formålet med denne styringsmanual er at skabe det administrative grundlag for gennemførelse af universitetssygehuset i Køge. Styringsmanualen er Regionsrådets middel til at kommunikere bygherrens krav til byggeorganisationens styring af byggeriet. Styringsmanualen er den ramme der anviser retningslinjerne for, hvordan byggeprocessen for det nye universitetssygehus i Køge tilrettelægges. Styringsmanualen understøttes af en række specifikke administrative retningslinier, der med respekt for manualens rammer, øvrige relevante regler og politiker i regionen samt aktuelle lovkrav, beskriver hvordan de anførte rammer udfyldes. Styringsmanualen ajourføres og opdateres løbende med angivelse af konkrete sagsspecifikke navne på personer og firmaer. Denne styringsmanual er udarbejdet med udgangspunkt i forslag fra KPMG som anført i deres rapport Økonomisk styring af større anlægsprojekter / sygehusbyggerier, Rapport til Danske Regioner af den 2.oktober 2008, Styringsmanual for gennemførelse Af nyt Psykiatribyggeri i Slagelse (GAPS) af 21. februar 2011, økonomiaftalen mellem Regeringen og regionerne for 2012, samt ved inddragelse af Statsrevisorernes beretning 3/2011 om sygehusbyggerierne. Baggrunden for Styringsmanualen Danske Regioner har i 2008 af KPMG fået gennemført et analysearbejde, der har resulteret i en rapport indeholdende principper for økonomistyring af større sygehusbyggerier (med anlægsøkonomi på 1 mia. kr. og derover pr. projekt). Med udgangspunkt i KPMG s anbefalinger, har regionerne vedtaget at følge fem hovedprincipper for økonomisk styring af større anlægsprojekter. Principperne tager særligt sigte på at sikre, at der er en betryggende økonomistyring af projekterne, og at den politiske ledelse har løbende og tilstrækkelig indsigt i projekternes udvikling og økonomi. De fem hovedprincipper er: 1. At den politiske ledelse skal fastlægge de strategiske beslutninger for det enkelte byggeprojekt, herunder økonomi, visioner, strategiske målsætninger og succeskriterier. Den politiske ledelse skal gennem styringsmanual sikre at der følges systematisk op i forhold til byggeriets økonomi og fremdrift 2. At der skal udarbejdes en projektspecifik styringsmanual for hvert projekt. Styringsmanualen skal beskrive hvordan de centrale dele af byggeprocessen skal tilrettelægges og styres, herunder den løbende økonomiopfølgning og rapportering. Styringsmanualen definerer pejlemærker for hvordan og på hvilke tidspunkter der skal rapporteres til den politiske ledelse. Styringsmanualen godkendes af regionsrådet. 3. At der skal etableres en robust og beslutningsdygtig projektorganisation der i hele projektets forløb har de rigtige kompetencer og dermed kan matche de eksterne samarbejdspartnere. 4. At der er defineret en risikopolitik, hvis indhold bygger på politisk vedtagne målsætninger og politikker, herunder hvordan styringsparametre som tid, kvalitet og økonomi skal prioriteres. Der skal være en tæt sammenhæng mellem risikovurderingen og de opfølgningsprocedurer, som besluttes. 5. Der skal etableres en uafhængig controlling af hvert byggeprojekt. Region Sjælland har den 27. september 2007 vedtaget et Byggeregulativ for Region Sjælland. Formålet med Byggeregulativet, er at skabe klare og ensartede retningslinjer for den administrative og politiske behandling af alle Region Sjællands bygge- og anlægssager. Side 4

Byggeregulativet for Region Sjælland lever op til anbefalingerne fra KPMG ved at de strategiske overvejelser finder sted i forbindelse med vedtagelse af budget og investeringsoversigt. Regionsrådets tilsyn med byggeprojekterne sikres gennem rammestyring, ved godkendelse af idéoplæg, program, projektforslag og endeligt byggeregnskab. Byggeregulativet indeholder således retningslinjer for gennemførelse af bygge- og anlægssager i Region Sjælland. Byggeregulativet understøttes af en række administrative retningslinjer der bl.a. omhandler organisering, håndtering af anlægsbevillinger samt paradigmer for rådgiverkontrakter, entreprisekontrakter, sikkerhedsstillelser, accepter mv. Regionsrådet følger endvidere byggesagernes fremdrift i forbindelse med de årlige budgetopfølgninger, der gennemføres tre gange årligt, henholdsvis 31. marts, 31. maj og 31. august. Byggeregulativet og de tilhørende administrative retningslinjer vil fortsat være gældende. For de større projekter (med anlægsøkonomi på 1 mia. kr. og derover pr. projekt) som forudsættes medfinansieret af den statslige Kvalitetsfond skal der, med baggrund i de fem hovedprincipper, udarbejdes en projektspecifik styringsmanual. Styringsmanualen skal sikre at det konkrete byggeprojekt følger de fem hovedprincipper for økonomisk styring af større anlægsprojekter, som regionerne med udgangspunkt i anbefalinger fra KPMG har tilkendegivet at ville følge. Herudover sikrer styringsmanualen at økonomiaftalen mellem Regeringen og regionerne for 2012, samt bemærkningerne i Statsrevisorernes beretning 3/2011 om sygehusbyggerierne følges. 1. Projektbeskrivelse 1.1. Vision Universitetssygehuset i Køge skal være hovedsygehus for Region Sjælland, med samling af alt specialiseret sygehusbehandling for Region Sjælland. Fremtidens sygehusvæsen i Region Sjælland, herunder universitetssygehuset i Køge, skal sikre, at det sygehusvæsen vi planlægger i dag, indtænker de tendenser og muligheder, der tegner sig i morgen. Der er formuleret seks visioner der understøtter den overordnede visionen: Vi sikrer sammenhæng i patientens behandlingsforløb Sygehuset er en attraktiv arbejdsplads Vi satser på forskning, læring og innovation Sygehuset er fleksibelt, effektivt og bæredygtigt Sygehuset helbreder og skaber trivsel Vi udnytter de teknologiske muligheder 1.2. Plangrundlag I dette sygehus etableres ca. 870 senge inkl. akut- og intensiv senge. Universitetssygehuset i Køge på ca. 200.000 m 2 etableres med udgangspunkt i det eksisterende sygehus i Køge på ca. 57.000 m 2 samt nybyggeri af ca. 130.000 m 2. I forbindelse med projektet skal der gennemføres en screening for at indkredse hvilke energi- og miljøparametre, der vil være relevante at fokusere på. Umiddelbart vil det være relevant at fokusere på: Bæredygtighed, energioptimering, dagslysforhold, rengøringsvenlighed, arbejdsmiljø, ressourceforbrug og støjforhold. 2. Organisation og ansvar Som følge af den statslige medfinansiering af projektet og projektets størrelse vil projektets fremdrift og styring blive fulgt tæt af Regionsrådet, Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse, Rigsrevisionen m.fl. 2.1. Tilsynspligt Side 5

Jf. Styrelsesvedtægten for Region Sjælland 9 skal Forretningsudvalget fører tilsyn med bl.a. At forvaltningen af økonomiske midler sker i overensstemmelse med Regionsrådets beslutninger og i øvrigt på forsvarlig måde At forvaltningen af regionens kasser og regionens regnskabsføring er forsvarlig At de på årsbudgettet meddelte bevillinger og rådighedsbeløb samt de ved særlig beslutning bevilgede beløb ikke overskrides uden Regionsrådets samtykke 2.2. Finansiering Gennemførelse af Universitetssygehuset i Køge sker som et Kvalitetsfondsprojekt, hvilket betyder at finansieringen af projektet tilvejebringes af de centrale kvalitetsfondsmidler med ca. 60% og en regional egenfinansiering med ca. 40%. 2.3. Styringsmanual Til at understøtte Forretningsudvalgets tilsynspligt med de større byggesager (med en anlægssum på mere end 1 mia. kr.) som er medfinansieret af den statslige kvalitetsfond, og for at sikre entydige rammer for de enkelte projekters gennemførelse, udarbejdes der i Region Sjælland for disse sager (herunder Universitetssygehuset i Køge) en projektspecifik styringsmanual, der bl.a. indeholder krav til beslutningsgrundlaget for den politiske involvering. 2.4. Lov om offentlig byggevirksomhed Kvalitetsfondsfinansieringen af gennemførelsen af Universitetssygehuset i Køge medfører at projektet er omfattet af lov nr. 623 af 14. juni 2011 Lov om om offentlig byggevirksomhed. Følgende bekendtgørelser vurderes at være gældende for projektet: Nøgletalsbekendtgørelsen Kvalitetssikringsbekendtgørelsen IKT-bekendtgørelsen Bekendtgørelse om anvendelse af OPP, partnering og nøgletal OPP-bekendtgørelsen For gennemførelsen af universitetssygehuset i Køge forventes bekendtgørelserne anvendt på følgende vis: Nøgletalsbekendtgørelsen I forbindelse med prækvalifikation af tilbudsgivere (totalrådgivere og entreprenører) skal der indhentes nøgletal Kvalitetssikringsbekendtgørelsen Programoplæg,byggeprogram og projekt skal være udtryk for: en tilfredsstillende brugsværdi og arkitektonisk fremtræden, en forsvarlig byggeteknisk udformning og holdbarhed, hensyntagen til miljø, energiforbrug og økologiske forhold en realistisk anlægs- og driftsøkonomi. Der skal udføres totaløkonomiske beregninger af byggeprojektet, for at sikre at bygningen er omkostningsoptimal. Totalrådgiveren skal inden aflevering af deres del projekter have gennemført projektgranskning, og entreprenørerne skal inden projektgennemgang have gennemført procesgranskning. Side 6

IKT-bekendtgørelsen Alle deltagere skal under byggeprocessen anvende projektweb som medie for løsning af arbejderne, digitale bygningsmodeller i 3D ved gennemførelsen af byggeriet, anvende en digital udbudsportal ved alle udbud og anvende digital aflevering af de projektinformationer, som vurderes relevant for dokumentation af byggesagen, det afleverede byggeri (som udført), og den fremadrettede drift, vedligehold og forvaltning. Bekendtgørelse om anvendelse af OPP, partnering og nøgletal og OPP-bekendtgørelsen Der skal foretages en systematisk vurdering af, om en projektet eller dele heraf kan gennemføres som et offentlig-privat partnerskab eller på grundlag af en partneringsaftale. Hvis byggeriet genneføres som OPP, skal der anvendes nøgletal ved tilrettelæggelsen af byggeriet. 2.5. Organisationsmodel Organiseringen af sygehusbyggeriet i Køge foregår ved en justering af det ordinære princip for organisering af bygge- og anlægssager, som er godkendt af regionens MED- Hovedudvalg den 8.april 2008 og anført i notat om organisering af bygge- og anlægssager. Den anvendte organisationsmodel for gennemførelse af universitetssygehuset i Køge er udarbejdet med baggrund i den godkendte organisationsmodel for gennemførelse af psykiatribyggeriet i Slagelse. Organisationsmodellen er i øvrigt opbygget i henhold til de principper, der anvendes i byggebranchen for organisering af byggesager og med respekt for regionens overordnede projektstyringssystem PRINCE2. Organisationsmodellen for gennemførelse af psykiatribyggeriet i Slagelse blev taget til efterretning af Regionsrådet på mødet den 8. april 2010. I det ordinære princip for organisering af bygge- og anlægssager, samt organiseringen af psykiatribyggeriet i Slagelse er organisationen bygget op omkring ledelsen af det aktuelle virksomhedsområde. Gennemførelse af universitetssygehuset i Køge er et fælles projekt for Region Sjælland, hvorfor organisationen bygges op med reference til direktionen. I den indledende fase frem til indgåelse af aftale med totalrådgiver medio 2013, forankres projektet i direktionen, med deltagelse af repræsentanter fra regionens somatiske sygehuse og med en koncerndirektør som projektejer og styregruppeformand. Til det indledende arbejde med projektet etableres der i lighed med GAPS et projektteam. Som leder af projektteamet tilknyttes en projektchef for bygherreorganisationen. Til at styre, koordinere og kontrollere det samlede projekt tilknyttes en gennemgående bygherrerådgiver. I forbindelse med indgåelse af aftale med totalrådgiveren medio 2013 udvides projektorganisationen med en programledelse og der ansættes en projektdirektør for projektet. Projektdirektøren vil med reference til direktionen varetage rollen som projektejer og formand for programledelsen i de efterfølgende faser med projektering og udførelse. Regionsrådet Regionsrådet involveres i de overordnede strategiske beslutninger og har herunder til opgave at sikre, at projektets vision, strategiske målsætninger og succeskriterier defineres. Regionsrådet vedtager budget og investeringsoversigt. Disse indeholder rådighedsbeløb til projektet fordelt over årene. Til gennemførelse af universitetssygehuset i Køge er der i Side 7

budgettet og på investeringsoversigten for 2012 afsat rådighedsbeløb. Rådighedsbeløbene er afsat efter forhåndstilsagn fra Finansministeren og Indenrigs- og Sundhedsministeren. Regionsrådet vil herudover, i henhold til økonomiaftalen for 2012, hvert kvartal blive orienteret om projektets fremdrift i projekt- og udførelsesfasen. Forretningsudvalget Forretningsudvalgets indstilling skal indhentes for enhver sag, der forelægges Regionsrådet til beslutning. Udvalget for fremtidens sygehuse Udvalget for fremtidens sygehuse skal som politisk høringsgruppe bl.a. følge planlægning og etableringen af sygehusbyggeriet i Køge. Direktionen Direktionen har ansvaret for, at de politiske beslutninger føres ud i livet og tegner administrationen i forhold til det politiske niveau. Styregruppen, der varetager rammerne for projektet Med delegation fra Regionsrådet og Direktionen etableres der en styregruppe som fungerer som bygherre. Styregruppen varetager, med reference til Direktionen, rammerne for projektet og sammensættes af: Koncerndirektør (formand), som projektejer og repræsentant for direktionen Ledelsesrepræsentant(er) for de nuværende sygehuse i regionen Økonomidirektør for regionen, med særligt ansvar for den overordnede kvalitetssikring af økonomien i projektet Byggechefen for regionen, med særligt ansvar for kvalitetssikringen af byggefagligheden, herunder tid og kvalitet i projektet Projektdirektøren, som den ansvarlige for projektet (tilknyttes i forbindelse med indgåelse af aftale med totalrådgiveren medio 2013) Ledelsesrepræsentant fra totalrådgiveren der ikke er involveret i det konkrete projekt, som den ansvarlige for projektets indhold og udførelse Styregruppen nedsætter en koordineringsgruppe der fungerer som bindeled mellem projektledelsen og styregruppen. Som rådgiver for styregruppen deltager projektcheferne, der orienterer om fremdriften i projektet og indstiller til nødvendige beslutninger i styregruppen. Koordineringsgruppe, der forestår den daglige ledelse af projektet Som bindeled mellem programledelsen og styregruppen sammensættes en koordineringsgruppe. Koordineringsgruppen sammensættes af: Ledelsesrepræsentant(er) for de nuværende sygehuse i regionen Byggekonsulent fra KU Byg Brugergruppeformanden Formanden for den sundhedsfaglige rådgivning Projektdirektøren (tilknyttes i forbindelse med indgåelse af aftale med totalrådgiveren medio 2013) Projektcheferne Bygherrerådgiveren Herudover deltager projektets totalrådgiver med projektlederen i koordineringsmøderne efter behov. Side 8

Ekstern Controller I økonomiaftalen mellem Regeringen og Danske Regioner er det aftalt at der for de enkelte kvalitetsfondsbyggerier skal udarbejdes kvartalsvise, revisorpåtegnede redegørelser til Regionsrådet. Disse kvartalsrapporter skal efterfølgende tilgå Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse for status vedrørende kvalitetsfondsbyggeriet. Intern Controller Til støtte for styregruppen varetager Koncernøkonomi og KU Byg den kontrollerende funktion, der kvartalsvis foretager revision og kvalitetssikring af projektets tids- og økonomistyring, herunder kontrolleres også risikovurderingerne for projektet. Funktionen sammensættes af uvildige, hvorved forstås medarbejdere der ikke er direkte involveret i det konkrete projekt. Sundhedsfaglig rådgiver Til støtte for styregruppen etableres der en sundhedsfaglig rådgivning, som har til opgave at sikre udvikling, herunder at den nyeste viden inden for det somatiske område inddrages i byggeriet. Den Sundhedsfaglig rådgivning, sammensættes af: Kvalitetsdirektør Kvalitet og Udvikling (formand) Lægefaglig vicedirektør i Sygehus Nord Lægefaglig vicedirektør i Sygehus Syd Interne personer fra de somatiske sygehuse samt Kvalitet og Udvikling Internationale eksperter Programledelsen, der har ansvaret for processen Med reference til koordineringsgruppen etableres en programledelse. I den indledende fase frem til indgåelse af aftale med totalrådgiver medio 2013 er projektchefen for bygherreorganisationen formand, herudover kan der tilknyttes et antal projektchefer som projektledere for en række udvalgte faglige områder. I forbindelse med indgåelse af aftale med totalrådgiveren medio 2013 udvides programledelsen med en projektdirektør. Projektdirektøren vil med reference til direktionen varetage rollen som projektejer og formand for programledelsen i de efterfølgende faser med projektering og udførelse. Udover projektdirektøren og projektcheferne deltager repræsentanter fra planlægning, det tekniske område på de somatiske sygehuse og KU Byg i programledelsen. Programledelsen deltager i møder i koordineringsgruppen og er repræsenteret i brugergruppen. Programledelsen sammensættes af: Projektchefen for bygherreorganisationen (formand i den indledende fase) Projektdirektøren (formand i faserne med projektering og udførelse. Tilknyttes i forbindelse med indgåelse af aftale med totalrådgiveren medio 2013) Øvrige projektchefer (feks. Brugerinvolvering, økonomi, drift, planlægning mv.) Til programledelsen tilknyttes bygherrerådgiver og projektlederen fra den eksterne totalrådgiver. Til støtte for programledelsen sammensættes et projektteam. Projektteamet Projektteamet varetager, som administration, det daglige faglige arbejde med projektet og dermed sekretariats-betjeningen af brugergruppen og de forskellige arbejdsgrupper. Der er behov for en dynamisk sammensætning af projektteamet, således at den løbende kan tilpasse sig projektets behov, herunder sikre at de eksterne rådgivere hele tiden har de rigtige input til at planlægge og projektere byggeriet. Den endelige bemanding vil blive fastlagt i forbindelse med de enkelte faser bl.a. som følge af kompetence registreringer og Side 9

vurderinger. Den endelige arbejdsdeling mellem projektteamet og de eksterne rådgivere vil kunne få indflydelse på bemandingen af projektteamet. Projektchefen for bygherreorganisationen etablerer i den indledende fase projektteamet og har som formand for programledelsen i den indledende fase ansvaret for projektet. Projektdirektøren vil i de efterfølgende faser med projektering og udførelse varetage rollen som formand for programledelsen og dermed overtage ansvaret for projektet. Projektteamet vil kunne sammensættes af medlemmer, der er projektansat eller udlånt fra den eksisterende organisation. Hvor der er tale om udlån fra den eksisterende organisation, sker honorering af den enkelte medarbejders deltagelse i projektet, inden for en på forhånd aftalt ydelses- og budgetramme. Den aftalte budgetramme afsættes inden for anlægsrammen for projektet. Ved projektansættelser skal disse omkostninger ligeledes honoreres af den givne anlægsbevilling. Projektansættelser skal ske med faglig reference til den eksisterende organisation. Der kan som udgangspunkt blive tale om ansættelse inden for sygehusene i Regionen, Ledelsessekretariatet eller i et af de tværgående centre Koncernservice, Koncernøkonomi, Kvalitet og Udvikling, Koncern HR eller Koncern IT. De medarbejdere, der tilknyttes projektet uanset om de er udlånt fra den eksisterende organisation eller er projektansatte får i den indledende fase projektreference til projektchefen for bygherreorganisationen, og i de efterfølgende faser til projektdirektøren, eller en af disse udpeget. Projektteamet skal placeres samlet. Det vil være hensigtsmæssigt, om der i forbindelse med lokalerne til projektteamet også sikres lokaler til de faste medarbejdere fra bygherrerådgiveren og den totalrådgiver, som tilknyttes projektet. Den fysiske placering vil kunne være tæt på lokaliteten i Køge eller omkring Regionshuset. I opstartsfasen vil projektteamet blive lokaliseret omkring Regionshuset. I starten af programfasen, hvor udarbejdelsen af konkurrencemateriale til totalrådgivningsudbuddet finder sted, forventes projektteamet at bestå af 1-2 medarbejdere udover projektchefen for bygherreorganisationen. Efter valget af totalrådgiver arbejdes der med færdiggørelse af program, og her forventes projektteamet at bestå af 4 8 medarbejdere udover projektdirektøren. I projektforslagsfasen forventes projektteamet at bestå af 6 12 medarbejdere udover projektdirektøren. Efter projektforslagsfasen forventes projektstaben reduceret i projekteringsfasen og yderligere i udførelsesfasen. Brugergruppe, der definerer indholdet i projektet Med reference til koordineringsgruppen etableres en gennemgående brugergruppe for sygehusbyggeriet i Køge med inddragelse af kompetencer fra sygehusene i Region Sjælland. De af brugergruppen nedsatte arbejdsgrupper sammensættes af repræsentanter med udgangspunkt i deres nuværende funktion og faglige kompetencer. Brugergruppen sammensættes af: Sundhedsfaglig direktør eller vicedirektør (formand) Ledelsesrepræsentanter for de fagligt berørte områder En arbejdsmiljørepræsentant udpeget af MED-udvalget En medarbejderrepræsentant udpeget af MED-udvalget Medarbejderinddragelse sker ved repræsentanter udpeget af MED-sundhed. Brugergruppen faciliteters af programledelsen. Herudover deltager bygherrerådgiveren og totalrådgiveren i brugergruppemøderne efter behov. Støttefunktion for fremtidig drift, der vurderer de fremtidige driftsformer Til støtte for styregruppen etableres der her, hvor der er tale om samling af flere funktioner og nuværende geografier, med udgangspunkt i den eksisterende driftsorganisation på Køge Sygehus, en støttefunktion, som har til formål at arbejde med Side 10

tilrettelæggelse af den fremtidige drift, herunder organisationsopbygning og processer for det nye byggeri. Denne støttefunktion sammensættes af repræsentanter for den nuværende driftsorganisation på Køge Sygehus samt de øvrige geografier / funktioner, hvor MEDsundhed udpeger en medarbejderrepræsentant. Herudover deltager en eller flere personalerepræsentanter udpeget af sygehusledelserne med udgangspunkt i deres nuværende funktion og deres faglige kompetencer. Formanden for denne støttefunktion udpeges af sygehusmødet og er en ledelsesrepræsentant typisk en direktør eller vicedirektør fra et af de somatiske sygehuse i regionen. Arbejdsgrupper, der arbejder med indholdsmæssig afklaring Arbejdsgrupperne sammensættes i forbindelse med konkrete forhold. De forskellige arbejdsgrupper sammensættes af ressourcepersoner fra såvel ledelse, personale, brugere og interesseorganisationer. De af brugergruppen nedsatte arbejdsgrupper sammensættes af repræsentanter med udgangspunkt i deres nuværende funktion og faglige kompetencer. Repræsentanter, der som følge af deres funktion som arbejdsmiljørepræsentant og/eller medarbejderrepræsentant i MED-Udvalget, vælges af medarbejdersiden i MED-sundhed. Det er i arbejdsgrupperne, at ledere og medarbejdere sammen med repræsentanter for patienterne og de pårørende, herunder interesseorganisationer, har mulighed for at blive inddraget med deres erfaringer og får mulighed for at bidrage med råd og idéer. Arbejdsgrupperne skal bl.a. bidrage til bygningernes funktion, brug, dimensionering, indretning, sikkerhed og velfærd. Arbejdsgrupperne skal ligeledes forholde sig til forhold som bl.a. areal standarder, indretning, drift, miljø, logistik, energi, IT, serviceløsninger etc. Bygherrerådgiver Bygherrerådgiverens opgave er at organisere, samordne og kontrollere den samlede byggesag. Bygherrerådgiveren får reference til projektchefen for bygherreorganisationen. Bygherrerådgiveren udpeges efter EU-udbud. Totalrådgiver Til projektet tilknyttes der en totalrådgiver. Totalrådgiveren varetager hele den tekniske rådgivningsdel, herunder arkitekt- og ingeniørdiscipliner. Totalrådgiveren får reference til bygherrerådgiveren. Totalrådgiveren forventes tilknyttet efter gennemførelse af en to faset projektkonkurrence Side 11

Organisationsmodel for universitetssygehuset / hovedsygehuset i Køge i projektfasen Regionsrådet Forretningsudvalget Udvalget for fremtidens sygehuse Direktion Styregruppe (rammer) sundhedsfaglig rådgivning Ekstern Controller Intern Controller Koordineringsgruppe Programledelse (facilitering) Bygherrerådgiver Brugergruppe (indhold) Totalrådgiver Arbejdsgrp. Arbejdsgrp. Arbejdsgrp. Arbejdsgrp. Brugergruppe *) Projektteam Støttefunktion for fremtidig drift (organisering, processer mv.) *) Eksterne rådgivere (Arkitekt, ingeniør mv.) Tværgående enheder *) Er gennemgående, og formanden er fast deltager i koordineringsgruppen. Side 12

2.5.1. Grænsefladeproblematik Interface og afhængigheder mellem bygningsetaper, entrepriser, bygherreleverancer mv. skal tydeliggøres, præciseres og forenkles. Bygherrerådgiveren vil i forbindelse med udarbejdelse af byggeprogrammet foretage overvejelser og udarbejde anbefaling til styregruppen om entreprise-, udbuds- og samarbejdsformer, herunder også præcisering af eventuelle bygherreleverancer. 2.6. Ansvarsbeskrivelse 2.6.1. Roller og ansvar Regionsrådet Regionsrådets rolle er defineret i Byggeregulativet og omfatter den overordnede fysiske og økonomiske planlægning af regionens byggearbejder. Regionsrådet skal opnå en tæt føling med projektet uden at det medfører beslutningsmæssige flaskehalse, der påvirker fremdriften og økonomien i projektet negativt. Regionsrådet vedtager budget og investeringsoversigt med rådighedsbeløb til projektet fordelt over årene. Regionsrådet meddeler anlægsbevilling til projektet i forbindelse med godkendelsen af de enkelte faser i byggeriet. Regionsrådets tilsyn med byggeprojekterne sikres gennem rammestyring ved behandling af sagen i forbindelse med de enkelte faser som anført i afsnit 2.6.1 om rådets involvering i sygehusbyggeriet i Køge. Forretningsudvalget Forretningsudvalgets indstilling skal indhentes for enhver sag, der forelægges Regionsrådet til beslutning. Forretningsudvalget fører desuden løbende tilsyn med sygehusbyggeriet i Køge, samt med, at den meddelte anlægsbevilling for det samlede projekt og de frigivne rådighedsbeløb i de enkelte år overholdes. Udvalget for fremtidens sygehuse Udvalget fungerer som rådgivende høringsorgan for Forretningsudvalget og Regionsrådet i forbindelse med fremlæggelse af projektets faser til godkendelse i Regionsrådet via Forretningsudvalget. Endvidere skal udvalget inddrages i forbindelse med fremlæggelse af projektets faser til godkendelse i Regionsrådet via Forretningsudvalget. Direktionen Direktionen har ansvaret for, at de politiske beslutninger føres ud i livet og tegner administrationen i forhold til det politiske niveau. Direktion har ligeledes ansvaret for at MED-Hovedudvalget og MED-sundhed orienteres undervejs i projektforløbet. Styregruppe, der varetager rammerne for projektet Styregruppen følger projektet gennem hele forløbet og er desuden ansvarlig for at projektets overordnede økonomiske, tidsmæssige, funktionelle og bygningsmæssige mål og rammer overholdes. Det er således styregruppen der fastlægger rammerne for arbejdet med projektet og træffer de nødvendige beslutninger inden for de overordnede rammer efter indstilling fra programledelsen. Styregruppeformanden er ansvarlig for at forelægge de overordnede beslutninger vedr. projektet for Regionsrådet. Styregruppen nedsætter en koordineringsgruppe som bindeled mellem programledelsen og styregruppen. Styregruppen har ansvar for og til opgave: Side 13

At tilse at projektet til enhver tid overholder Regionsrådets vedtagne politikker og strategier At overvåge at den økonomiske ramme for projektet overholdes At overvåge at de kvalitative mål for projektet overholdes At overvåge at den tidsmæssige ramme for projektet overholdes At godkende forslag til brug af 5 % reservepuljen på baggrund af indstilling fra koordineringsgruppen At godkende forslag fra koordineringsgruppen om change request At godkende forslag fra koordineringsgruppen om disponeringsregler for anvendelse af pulje til uforudseelige udgifter At godkende disponeringsbeføjelser på baggrund af indstilling fra koordineringsgruppen At godkende alle indstillinger der ligger op til overordnede beslutninger vedr. projektet i Regionsrådet. Koordineringsgruppe Som bindeled mellem programledelsen og styregruppen sammensættes en koordineringsgruppe. Koordineringsgruppen og programledelsen forestår den daglige ledelse af projektet. Koordineringsgruppen har deltagelse af programledelsen, der orientere om fremdriften i projektet og indstiller til nødvendige beslutninger i styregruppen. Koordineringsgruppen har ansvar for og til opgave: At den fysiske ramme for sygehusets organisatoriske og tekniske udvikling er i overensstemmelse med de af styregruppen fastsatte rammer og målsætninger At projektet er organiseret, ressourcesat og bemandet forsvarligt igennem hele projektet At der løbende sker opfølgning på indhold, økonomi, tid, kvalitet og risikovurdering, herunder kvartalsrapportering via Regionsrådet til staten At der udarbejdes sagsfremstillinger til udvalget for fremtidens sygehuse, forretningsudvalget og regionsrådet, herunder ansøgninger om bevillinger til de forskellige faser i byggeriet At de rationaliseringsgevinster, der er forudsat i forbindelse med projektet, efterfølgende kan realiseres At organiseringen af projektet muliggør ibrugtagning således, at personalet er forberedt på og trænet i at arbejde i det realiserede byggeri At fastlægge og følge op på rammerne for programledelsens mandat At fastlægge og følge op på regler for disponeringsbeføjelser Ekstern Controller Regionens revisor afgiver revisorerklæring om de kvartalsvise redegørelser for gennemførelse af universitetssygehuset i Køge. Denne revisorerklæring skal ligeledes indeholde en byggefaglig vurdering af projektets stade. Intern Controller Til støtte for styregruppen varetager Koncernøkonomi og KU Byg den kontrollerende funktion, der kvartalsvis foretager revision og kvalitetssikring af projektets tids- og økonomistyring, herunder kontrolleres også risikovurderingerne for projektet. Denne kontrol vil typisk ske i forbindelse med den kvartalsrapportering som programledelsen, i henhold til økonomiaftalen for 2012 udarbejder og via Regionsrådet sendes til staten i projekt- og udførelsesfasen. Side 14