Maj 2018 Aftalekalender
Indholdsfortegnelse 1. Velkommen til aftalekalenderen... 4 Skjul tider... 6 2. Tider... 7 Opret ny tid... 7 Privatmarkerede aftaler... 9 Opret tid uden patient... 9 Find en ledig tid... 10 Højrekliksmenu... 12 Flag... 14 Status... 15 Find øvrige aftaler for patient... 17 Tider fra aftalebogen.dk... 18 Standardsvar til patienten... 21 3. Vis hurtige handlinger for aktuel dag... 22 Flyt aftaler... 22 Aflys aftaler... 24 Luk denne dag... 25 Åbn denne dag... 26 Redigér denne dag... 26 4. Brugerspecifik opsætning... 27 Personligt 1... 27 Personligt 2... 28 5. Aftaletyper... 29 Opret ny aftaletype... 30 6. Kalenderkolonner... 32 Opsætning af de enkelte kalendere... 33 Opsætning af en helt ny kalender... 33 Rediger opsætning af eksisterende kalender... 41 1
7. Aftalebogen... 45 Integration med aftalebogen.dk... 45 Konsultationstyper... 47 8. Ferie... 49 9. Faneblade... 53 10. Tekster... 56 11. Introduktionsvideo... 57 12. Genvejstaster... 58 3
1. Velkommen til aftalekalenderen Aftalekalenderen er den del af WinPLC, der håndterer patienternes aftaler i klinikken. Når WinPLC åbnes, åbner kalenderen op i et særskilt vindue. Ikonet for kalenderen vises på skærmens bundlinje. Kalenderen kan opsættes på mange forskellige måder mht. farver, tidsopsætninger m.m. i forhold til klinikken og den enkelte brugers ønsker. Her vises et eksempel på, hvordan kalenderen KAN se ud (uden patientaftaler). Aftalekalenderen består af forskellige faneblade. Hvert faneblad kan igen bestå af forskellige kalendere (kolonner). Du kan gå til en valgfri dato, komme retur til dags dato samt springe frem og tilbage i kalenderen vha. disse ikoner. Har du en patient aktiv i WinPLC, vises denne patient i venstre hjørne. En tidslinje markerer hele tiden det aktuelle klokkeslæt, når du står på dags dato. De enkelte kalenderkolonner kan være opbygget af forskellige tidsintervaller og aftaletyper. Aftaletyperne kan tildeles hver deres farve for at give et lettere overblik i kalenderen. I næste vindue vises aftalekalenderen med patientaftaler. Du kan på brugerniveau vælge hvilke oplysninger, der skal vises på patienterne. 4
Har aktiv patient aftaler i kalenderen, er disse markeret med en kraftig orange streg. Hvis du har dobbeltbooket en tid, vises aftale nr. 2 som en overlappende aftale (med en lilla kant). Da aftale nr. 2 slutter på et skævt tidspunkt i forhold til kalenderens intervaller, så vises sluttidspunktet her i en farvet kasse. Der eksisterer altså to aftaler med start kl. 10. En aftale der slutter som normalt kl. 10.15, og én der slutter kl. 10.25. Hvis du klikker på en aftale, og patienten på denne aftale også har andre aftaler, så markeres disse yderligere aftaler med en kraftig blå kant. Når du placerer musen på en aftale, vises en infoboks med aftalens informationer. 5
Skjul tider Du kan skjule indholdet af tiderne, således at hvis f.eks. en patient ser på skærmen, så er alle aftalerne blanke). Klik på ikonet Skjul indholdet af aftaler i øverste højre hjørnefor at skifte imellem alm. visning og skjult indhold. 6
2. Tider Opret ny tid Der er flere måder, hvorpå du kan oprette en tid til en patient. Hvis patienten er aktiv i WinPLC (står som aktiv patient i øverste venstre hjørne af kalenderen): Klik med musen på den ønskede tid og tryk på i på tastaturet eller højreklik på tidspunktet og vælg Ny aftale til aktiv patient. Vinduet Planlæg aftale kommer frem. Hvis patienten IKKE er aktiv i WinPLC: Klik med musen på den ønskede tid. Hvis du herefter begynder at indtaste et CPR-nummer, kommer patientvælgeren automatisk frem. Du kan også højreklikke på den ønskede tid og vælge Ny aftale. Klik her hvis du ønsker at oprette en ny patient (eller redigere i en kendt patients stamkort). Klik til sidst på Vælg patient (F10). Når patienten er valgt, kommer du videre til vinduet Planlæg aftale. 7
Du kan ændre på aftalens tidspunkt og længde. Hvis du har advisering slået til på kalenderen, kan du vælge, at patienten skal advisereres. Hvis du tilføjer/ændrer i mobilnummer og e-mail her, gemmes disse på stamkortet, hvis der er flueben i Gem. Du kan vælge, hvilken aftaletype aftalen skal have. De forskellige typer kan have forskellige farver. Hvis klinikken har en velkomststander, kan du skrive en besked, som vises til patienten, når han/hun kører sit sundhedskort igennem kortlæseren. Du kan også vælge imellem de beskeder, der er oprettet i WinPLC under Kartoteker- Standertekster. Klik på Gem (F10) for at oprette aftalen i kalenderen. 8
PRIVATMARKEREDE AFTALER Hvis du vælger en aftaletype, der er markeret med P, så betyder det, at aftalen er privatmarkeret. Dette vil sige, at der ikke sendes advisering ud for denne aftale, aftalen bliver ikke ankomstmarkeret, og hvis patienten logger på aftalebogen.dk og ser oversigten over sine aftaler, så vises den ikke her. Disse aftaletyper kan bl.a. bruges til interne beskeder i klinikken. Imens vinduet Planlæg aftale er åbent (når en bruger er ved at oprette en aftale), markeres tidspunktet på følgende måde i kalenderen, således at andre kan se, at den er ved at blive tildelt. OPRET TID UDEN PATIENT Du kan også oprette en aftale, uden at en patient er tilknyttet den. Stå på den ønskede tid i kalenderen, og tryk på Enter eller højreklik på tiden og vælg Ny aftale. Vinduet Planlæg aftale kommer nu frem, hvor der ikke er en patient tilknyttet. 9
FIND EN LEDIG TID Du kan også søge efter en ledig tid til en patient. Du kan højreklikke på en tid og vælg Find en ledig tid til aktiv patient (F4). Du kan også åbne vinduet Planlæg aftale og her vælge Find en ledig tid (F5). 10
Følgende vindue kommer frem. Heri kan der søges efter ledige tider. Vælg hvilke kalendere der skal søges efter ledig tid i. Vælg hvilken periode du ønsker tiden inden for. Eller klik på filterikonet for at vælge imellem følgende muligheder. Vælg hvilke aftaletyper i kalenderen, du ønsker at søge iblandt. Du kan klikke til/fra, om der skal sættes flueben i alle typer. Vælg også hvilken varighed, aftalen som minimum skal have. Hvis patienten har nogle bestemte mødepræferencer, kan du indtaste hvornår patienten kan eller ikke kan. Klik til sidst på Søg (F5). 11
De tider, der passer til søgekriterierne, vises i højre side. Klik på den ønskede tid og derefter på Vælg tidspunkt (F10). Højrekliksmenu Hvis du højreklikker på en aftale, vises en menu med forskellige muligheder for aftalen. 12
Genvejstaster som også kan benyttes. Springer til patientens journal i WinPLC. Dobbeltklik med musen kan også bruges som genvejstast. Flyt en aftale. Bemærk at aftalen ikke fjernes fra dens oprindelige placering, før du har indsat den et nyt sted i kalenderen. De flag på aftalen der kan sættes manuelt (uden brug af sundhedskort). Hvis en mødekortsprinter er tilsluttet, kan du udskrive et mødekort til patienten. 13
FLAG Med flag kan patienten markeres som ankommet, i gang, afsluttet m.m. Hvis patienten kører sit sundhedskort igennem kortlæseren, markeres patienten automatisk som ankommet. Følgende flag kan vises på en patientaftale: Bemærk at hvis et barn og en forælder er registreret som relaterede i WinPLC, og barnet har en aftale, men forælderen ikke har, kan forælderen, hvis barnets sundhedskort er glemt, i stedet køre sit eget kort igennem. Så bliver barnet registreret som ankommet. Hvis patienten kører sit sundhedskort igennem kortlæseren, får aftalen automatisk denne ankomstmarkering. Hvis du markerer patienten ankommet vha. højrekliksmenuen, vises dette symbol. Hvis patienten har kørt sit sundhedskort igennem, vises dette symbol, når der er taget en regning på patienten. Hvis du har markeret patienten som ankommet, vises dette symbol, når der er taget en regning på patienten. Du kan også benytte disse genvejstaster til manuelt at registrere flag på aftalerne. Hvis du registrerer afbud eller udeblivelse på en patient, så vises dette også på aftalevinduet i journalen: Der er registreret afbud på aftalen. Der er registreret udeblivelse på aftalen. 14
Filter Du kan vælge, om aftaler, der er markeret med afbud eller aflyst, skal blive stående i kalenderen, eller om de skal skjules (filtreres fra). Hvis du vælger at filtrere dem fra, så vises markeringen stadigvæk i aftalevinduet på journalen, men tiden vises som ledig i kalenderen og kan nemt tildeles til andre. Klik på filterikonet i øverste højre hjørne. Markér med flueben hvis aftalerne skal skjules. STATUS Du kan markere en aftale med en status i form af et valgfrit bogstav/tal. Du kan markere en aftale med en status vha. Status i aftalens højrekliksmenu, eller du kan benytte genvejstasten S+ det ønskede bogstav/tal. 15
Du kan opsætte, hvilke bogstaver klinikken ønsker at benytte. Så vises de i højrekliksmenuen inkl. deres betydning. Dette kan opsættes via menuen Vis indstillinger i kalenderens øverste højre hjørne. Herefter vælger du punktet Statusser. Her kan du indtaste betydningen af de bogstaver/tal, som du ønsker at benytte. 16
Klik herefter på Gem og luk (F10). FIND ØVRIGE AFTALER FOR PATIENT Her kan du få vist en liste over patientens tidligere og fremtidige aftaler. Fremtidige aftaler er markeret med fed. 17
Du kan vælge, om listen også skal vise aftaler, der har en privatmarkeret aftaletype. Hvis du højreklikker på en aftale, kan du også vælge at se aftalens historik (hvornår den er oprettet, evt. flyttet m.m.). Hvis aftalen er tildelt en aftaletype med en tilhørende farve, så vises farven her. Tider fra aftalebogen.dk Hvis en patient har anmodet om en aftale via aftalebogen.dk, så er dette markeret på tiden i kalenderen. Tiden kan stadigvæk godt tildeles andre, hvis du ønsker det. 18
For at se indkomne anmodninger skal du klikke på symbolet for aftalebogen.dk. Tallet i den røde cirkel viser hvor mange anmodninger, der venter. Når du klikker på ikonet for Aftalebogen, så åbnes en bjælke med anmodningerne. Du kan bladre imellem de forskellige anmodninger. Klik her for at gå til den ønskede tid i kalenderen. Du kan vælge at tildele tiden til patienten (husk at gå til tiden først, ellers tildeles patienten den tid, som cursoren står på/har markeret). Hvis du ønsker at afvise tiden klik på dette ikon. Et vindue kommer frem med et e-mailsvar til patienten. Du kan åbne patientens journal i WinPLC via dette ikon. 19
Vælger du at godkende en tidsbestilling, kommer et nyt vindue frem. Her kan du se det svar, som sendes til patienten. Som standard sættes det svar ind, som står under frasen Aftalebog.Godkend i WinPLC. Men du kan selv oprette andre fraser, og så vælge et af disse svar i stedet for. Du kan vælge, om oplysninger, vedr. telefon/mobil og e-mail fra anmodningen, skal gemmes på patientens stamkort i WinPLC. Klik på drop down menuen for at vælge en anden frase som svartekst. Du kan vælge, om patienten skal adviseres via e-mail eller sms. Bemærk om der er evt. advarsler vedr. aftalen. Klik til sidst på Godkend (F10) for at sende e-mailen til patienten. Vælger du i stedet at afvise tidsbestillingen, kommer følgende vindue frem. Her kan du se det svar, som sendes til patienten. Som standard sættes det svar ind, som står under frasen Aftalebog.Afvis. Men også her kan du selv vælge at benytte en anden frase i stedet for. 20
Klik på Afvis (F10) for at sende beskeden med afvisning til patienten. Standardsvar til patienten. Ønsker du at ændre i de standardsvar, som der sendes til patienten ved godkendelse eller afvisning af tidsbestillinger, så kan de ændres i WinPLC under pop in menuen Fraser (højre side). Klik på Ret for at rette i det markerede svar (frase) Disse fraser benyttes som standard til svar ved godkendelse/afvisning af tidsbestillinger. Du kan også oprette yderligere fraser, der kan vælges som svar. Klik på Ny for at få mulighed for at oprette en ny frase. 21
3. Vis hurtige handlinger for aktuel dag. Der findes en genvej til hurtigt at lave ændringer vedr. en enkelt dag i en kalender. Du kan hurtigt flytte alle aftaler på en dag, aflyse alle aftaler en dag, lukke kalenderen, åbne kalenderen eller ændre i den aktuelle dags opsætning. Klik på ikonet Vis hurtige handlinger for aktuel dag, på den ønskede dag og kalender. Flyt aftaler Hvis der f.eks. er sygdom i klinikken, kan du vælge at flytte afftalerne fra en dag til enten en anden dag og/eller en anden behandler. Klik på Vis hurtige handlinger for aktuel dag og vælg Flyt aftaler 22
Vælg hvilken kalender og hvilken dato, aftalerne skal flyttes. Skal nogle af aftalerne ikke flyttes, så skal du fjerne fluebenet fra disse. Klik på Flyt aftaler (F10), hvorefter aftalerne flyttes til den valgte kalender og dato. 23
Aflys aftaler Ønsker du at aflyse alle aftaler på en specifik dag, f.eks. pga. sygdom, så klik på Vis hurtige handlinger for aktuel dag- Aflys aftaler. Patienterne kan adviseres via sms, hvis de har et mobilnummer angivet på deres stamkort. Et vindue kommer frem med kalenderens aftaler. Du kan ændre i perioden, hvor der skal aflyses aftaler. Klik på Aflys aftaler (F10) for at aflyse de aftaler, der er markeret med flueben. 24
Luk denne dag Du kan lukke en enkelt dag i kalenderen, for den kalenderkolonne, som du står på. Vælg Luk denne dag når du står på den ønskede dag, og følgende vindue kommer op. Klik Ja for at fortsætte. Hvis der findes aftaler i kalenderen på den pågældende dag, så kommer følgende vindue frem Hvis du klikker Ja til denne besked, vises en liste med de aftaler, som det drejer sig om. Kalenderen er nu lukket. I kolonnen kan det ses, at den er lukket, samt hvem der har lukket den og hvornår. 25
Åbn denne dag Har du valgt at lukke en dag under menuen Vis hurtige handlinger for aktuel dag, så kan du også vælge at åbne dagen igen herfra. Redigér denne dag Du kan også vælge at redigere i opsætningen for en enkelt dag, hvis denne skal adskille sig fra den normale opsætning. Læs evt. mere om omsætning af kalenderen generelt i kapitlet om opsætning af de enkelte kalendere. 26
4. Brugerspecifik opsætning Kalenderen er meget fleksibel med hensyn til visningen. Du kan lave en hel del brugerspecifikke opsætninger, således at de forskellige brugere på klinikken ikke behøver benytte samme visning. Klik på ikonet for Vis indstillinger, som findes i øverste højre hjørne af kalenderen. Personligt 1 Under Personligt 1 er der en række parametre vedr. funktionalitet og visning af kalenderen, som du kan ændre på. I højre side vises hele tiden et eksempel på, hvordan kalenderen vil se ud med den valgte opsætning. Du kan bl.a. vælge af kalenderen skal have en anden baggrundsfarve ved at klikke på feltet. Alle tidsperioder, der ikke har fået tildelt en farve, vises med den valgte baggrundsfarve. Som standard er baggrundsfarven hvid. Alt efter din opsætning, kan dette få perioder uden aftaler til at stå tydeligere frem. En af de ting du også kan ændre i den personlige opsætning er hvilke oplysninger, der skal vises på aftaler (og i hvilken rækkefølge). I den øverste boks vises de elementer, der vises på aftalen. Du kan, med venstre musetast, trække rundt på disse, så de skifter rækkefølge. I den nederste boks vises de elementer, der IKKE vises på aftalen. Du kan, med venstre musetast, flytte elementerne imellem de to bokse. 27
Du kan også ændre på f.eks. tekstfarve, størrelse m.m. på de enkelte elementer på aftalen. Klik på ikonet med svensknøglen for at få en højrekliksmenu frem med elementets valgmuligheder. Hvis du sætter flueben i Skjul tomme felter, betyder det at elementerne på aftalen rykker sammen, hvis der er en tom plads. Personligt 2 Under Personligt 2 kan du vælge forskellige opsætninger vedr. bl.a. advisering af patienterne. Derudover kan du opsætte hvilke faneblade, du ønsker at se øverst i kalenderen. Du kan også opsætte hvilken rækkefølge, du ønsker at have fanebladene i. Klik på x for at slette et faneblad fra din visning. Fanebladene bliver ikke slettet, og kan altid tilføjes til din egen visning igen. 28
5. Aftaletyper Du kan ændre i kalendernes opsætning mht. tider, aftaletyper m.m.. Denne opsætning er ens for alle brugere, hvilket betyder, at I skal være enige på klinikken om, hvilke farver de forskellige aftaletyper skal have osv. Klik på ikonet for Vis indstillinger, som findes i øverste højre hjørne af kalenderen. De enkelte kalendere består af perioder med forskellige aftaletyper (f.eks. telefontid, akut, frokost m.m.) Aftaletyperne kan også bruges til markering af de enkelte aftaler (kontrol, børneundersøgelse m.m.) Under Vis indstillinger kan du opsætte de aftaletyper, som klinikken ønsker at benytte. Klik på Aftaletyper. Du kan vælge imellem at se listen over aktive aftaletyper eller de slettede (inaktive). Klik her for at oprette en ny aftaletype. Du kan ændre i aftaletypernes rækkefølge vha. pilene. Klik på den aftaletype, som du ønsker at flytte og klik på pil op eller ned. Denne rækkefølge er også den, som vises i vinduet Planlæg aftale. 29
Aftaletyperne på Planlæg aftale. OPRET NY AFTALETYPE Når du klikker på +, kan du oprette en ny aftaletype. Skriv aftaletypens navn. Du kan angive en kommentar. Den kan vises på aftalerne i kalenderen, hvis du tilføjer elementet Aftaletype til visningen under Vis indstillinger- Personligt 1- Aftaleopsætning. Du kan knytte en diagnose til aftaletypen, således at der evt. senere kan laves statistik over antallet af aftaler med de forskellige diagnoser. Du kan vælge at sætte aftaletypen til en fast varighed, (som så foreslås hver gang aftaletypen benyttes) ved at fjerne fluebenet og vælge ønsket varighed. 30
Du kan vælge at markere en aftaletype som privat. Aftaletypen vil så være markeret med P. Hvis aftaletypen kun skal bruges til perioder i kalenderen (f.eks. frokost). Hvis aftaletypen ikke længere ønskes benyttet, kan du markere den som inaktiv. Klik til sidst på Gem, for at gemme dine ændringer eller Gem og luk (F10) for at gemme dine ændringer og lukke vinduet. 31
6. Kalenderkolonner Under Vis indstillinger- Kalendere administrerer du hvilke kalenderkolonner, der kan vises i selve kalenderen. Du kan oprette en ny kalender (kalenderkolonne), hvis der f.eks. starter en ny bruger på klinikken. Det er under dette punkt, at du vælger hvilken WinPLC bruger, der evt. skal knyttes sammen med kalenderen. Du kan også vælge at lave en kalender uden nogle brugere tilknyttet, hvis du f.eks. ønsker en kolonne kun til notater eller til åben konsultation. Hvis der er en kalenderkolonne, som ikke længere ønskes benyttet, kan du deaktivere (slette) denne. Bemærk at al opsætning af kalenderkolonnen mht. tider, farver m.m. skal gøres under punktet Opsætning. Hvis der vises en blå kuvert ud for en kalender, betyder dette at advisering til patienten via sms/e-mail er aktiveret på kolonnen. Klik på Opret ny kalender for at oprette en ny kalenderkolonne. Du skal angive navn på kolonnen samt hvilken bruger i WinPLC, kolonnen evt. skal gælde for. Klik her hvis du ønsker at deaktivere den markerede kalender. 32
Opsætning af de enkelte kalendere Under punktet Opsætning kan du både lave opsætning til nye kalendere samt ændre i opsætningen på eksisterende. Vælg hvilken kalender du ønsker at lave opsætning for. Hvis denne kalender har en opsætning, vises denne. OPSÆTNING AF EN HELT NY KALENDER Har du oprettet en ny kalender, skal denne oprettes fra bunden med hensyn til perioder m.m.. En opsætning (ugedefinition) kan både være en ugekalender, som kører hver uge, eller en del af et ugerul. Ugedefinitionen kan også både gælde for en afgrænset periode (f.eks. 3 måneder) eller køre uden en slutdato. I det sidste tilfælde kører opsætningen, indtil der oprettes en anden i stedet for. 33
Vælg først kalenderen i venstre hjørne. Du kan skrive navnet på kalenderen, eller vælge på dropdown listen. Klik her for at oprette en opsætning for den valgte kalender. Følgende vindue kommer frem. 34
Navngiv ugedefinitionen. Du skal angive, fra hvornår opsætningen skal gælde. Derudover skal du enten sætte en slutdato eller sætte flueben i Slut ikke, hvis der ikke er et kendt sluttidspunkt. Hvis kalenderen skal køre med en form for rul, så skal dette opsættes her. Klik på Næste for at fortsætte. I næste billede skal der opsættes hvilke perioder, som de enkelte dage skal bestå af (f.eks. telefontid, akut, frokost m.m.). Du kan opsætte perioder med de aftaletyper, der er oprettet under Vis indstillinger- Aftaletyper. Kalenderen skal opsættes dag for dag i ugen. Du kan dog vælge at kopiere en dags opsætning til andre dage. 35
Her vises den tomme kalender (inden der er lavet opsætning): Du skal definere i hvilken tidsperiode, de enkelte dage skal være åbne. Hvis en ugedag skal være helt lukket (og slet ikke figurere i kalenderen), skal du fjerne fluebenet i Åben. I venstre side, opsættes de forskellige tidsperioder. 36
Definer hvilken tidsramme tidsperioden skal dække. Vælg hvilken aftaletype tidsperioden skal have. Tidsperioden vil bl.a. få den farve i kalenderen, som aftaletypen er oprettet med. Vælg hvor lange aftaler tidsperioden skal bestå af. Hvis du sætter tidsperioden til Optaget, betyder det, at aftalerne i denne periode ikke vil blive vist, når du søger efter en ledig tid. Markeres med en hængelås. Viser den tekst der vil stå på tidsperioden i kalenderen. Ønsker du ingen tekst så slet teksten i boksen og klik på mellemrumstasten. Her vises den periode, som du har defineret. Træk perioden med venstre musetast over på den dag, som den skal ligge på (Klik med venstremusetast på perioden, hold venstre musetast nede, mens du trækker perioden over på den ønskede dag). 37
Fortsæt med at oprette de resterende tidsperioder for ugedagen på samme måde. I næste billede vises et eksempel på, hvordan en opsætning for en ugedag kan se ud. Du kan kopiere en opsætning af en enkelt periode til en eller flere ugedage. Du kan også vælge at kopiere en hel ugedags opsætning til en eller flere andre ugedage. 38
Hvis du højreklikker på en ugedag/periode vises en højrekliksmenu, som du kan benytte til at kopiere opsætningen. Når alle ugedage er opsat som ønsket, klikker du på Næste. 39
Den fulde ugeopsætning vises. Klik på Opret (F10) for at afslutte opsætningen af ugedefinitionen. 40
REDIGER OPSÆTNING AF EKSISTERENDE KALENDER Hvis du ønsker at redigere i en eksisterende kalenderopsætning, skal du under Vis indstillinger- Opsætning først vælge hvilken kalender, du ønsker at ændre. Her vises den eller de ugedefinitioner, der eksisterer på den valgte kalender. Bemærk at den nyeste ugedefinition står nederst på listen. Marker den ugedefinition i højre side, som du ønsker at ændre i og klik herefter på ikonet for Rediger valgte uge. Den redigerede ugedefinition vil lægge sig nederst i listen og overtrumfe den tidligere. I næste vindue kan du ændre navnet på ugedefinitionen, hvis du ønsker, at den skal have et andet navn, så du kan kende den ændrede fra de(n) tidligere. Du skal også angive, hvornår ændringen skal gælde fra. 41
Klik på Næste for at komme videre til næste vindue. 42
Hvis du ønsker at slette en tidsperiode, skal du klikke på det røde kryds ud for perioden. Hvis du ønsker at ændre i tidsrummet for en tidsperiode (så tidsperioden er kortere eller længere), så skal du slette den pågældende tidsperiode og definere en ny i venstre side. Denne skal herefter med venstre musetast trækkes ind på den ønskede dag. Bemærk at kalenderen ikke vil tillade overlapning af tidsperioder. Hvis du på en tidsperiode ønsker at ændre den tilknyttede aftaletype, om tiden er markeret optaget (ikke kan søges frem i Find ledig tid), aftalernes varighed (inden for tidsperioden) eller aftaleteksten, så skal du klikke på tidsperioden, hvorefter du kan foretage ændringerne i venstre side. 43
Klik her hvis du ønsker at oprette nye tidsperioder. Når du har ændret de ønskede ting i ugedefinitionen, klikker du på Næste for at fortsætte til næste vindue. Hvis opsætningen ser ud som ønsket, klikker du på Opret (F10) for at godkende og oprette ugedefinitionen. 44
7. Aftalebogen.dk Integration med aftalebogen.dk Klinikkens kalender er opsat således, at du fra kalenderen bestemmer, hvilke tider, patienterne kan booke via aftalebogen.dk. Bemærk at nogle klinikker stadig skal rette dette via WinPLC. Du kan også selv ændre, hvilke konsultationstyper patienterne kan booke. Under Vis indstillinger Opsætning kan du ændre i, hvilke aftaler patienterne kan booke via aftalebogen.dk. Perioderne er markeret med. Marker kalenderdefinitionen, der skal ændres i, og klik på Rediger valgte uge. 45
Hvorvidt aftalerne i en tidsperiode kan bookes online, afgøres af, om der er flueben i ONLINE: på tidsperioden. Selve aftaletypen har ikke betydning for dette. Du kan altså markere alle aftaletyper til at kunne bookes online. Markerer du en periode, og sætter flueben i ONLINE:, kommer en boks frem, hvori du kan vælge, hvilke konsultationstyper patienten kan vælge imellem. 46
KONSULTATIONSTYPER Du kan selv tilføje yderligere konsultationstyper, som patienterne så kan vælge imellem. Klik på den bruger, konsultationstypen skal oprettes ved og Klik på ikonet for Opret ny konsultationstype Navn: det navn konsultationstypen vises med, når patienten booker aftale Besked: evt. suppl. besked, der vises til patienten Varighed: aftalens varighed i kalenderen. 47
Kopier konsultationstyper Hvis flere brugere skal have de samme konsultationstyper tilknyttet, kan du vælge at kopiere de oprettede typer imellem brugerne. Højreklik på listen med konsultationstyper (på en bruger), vælg at Kopiere alle til udklipsholder. Vælg herefter den bruger i listen, som konsultationstyperne skal kopieres over på. Højreklik i venstre side, og vælg Indsæt fra udklipsholder. Det er ikke muligt kun at kopiere nogle af typerne. Funktionen kopiere ALLE typerne fra brugeren. 48
8. Ferie Ønsker du at lukke en eller flere kalendere i en eller flere dage pga. ferie eller lign, så kan dette gøres via Vis indstillinger. Ifølge overenskomsten for almen læger, skal klinikker fra 2018 registrere fravær på en hjemmeside, som hospitalerne kan se. Hjemmesiden benyttes af hospitalerne til at undersøge om I kan honorere, at tage jer af De røde epikriser. Røde epikriser er udskrivningsbreve, hvor der ligger anmodninger til jer om at tage jer af udskrevne patienter uden ophold. Hvis du laver fraværsregistreringer under menuen Ferie, så sendes oplysningerne automatisk til hjemmesiden. Husk det er jeres ansvar at få fraværet registreret. Vælg menuen Ferie og sæt flueben ved den ønskede læge. Start med at oprette fraværsperioden med en start og slut dato samt en beskrivelse. Klik på Opret. Klik derefter på Opret. Hvis den valgte kalender indeholder aftaler i den valgte periode, kommer følgende advarsel. 49
Herefter vil en liste med de aftaler blive vist. Du kan bl.a. vælge at udskrive listen med aftalerne eller gå til en aftale i kalenderen. Klik på Afslut (ESC). Den lukkede kalender vil være markeret med grå, og der står tydeligt skrevet, at den er lukket. 50
Registrering af afløsning De ferier/lukninger du har registreret, vises under menuen Ferie. Her kan du klikke på dem med venstre musetast, hvorefter du får mulighed for at registrere oplysninger vedr. afløsning. For hver fraværsregistrering er det muligt at sætte flueben i Afløsning nødvendig og registrere afløsere. 51
Registrer perioden for afløsning i datofelterne, samt det ydernummer der afløser i den pågældende periode. Klik herefter på Indsæt. Bemærk at der kan registreres flere afløsere, og perioderne kan være delvise eller dække hele perioden. Afløsning er naturligvis ikke nødvendig, hvis der er andre i klinikken, der varetager dine opgaver under fraværet. Klik til sidst på Send for at sende oplysningerne til PLOFriFerie. Oplysningerne vil med det samme være afspejlet på https://plofriferie.plsp.dk 52
9. Faneblade Du kan også bestemme hvilke faneblade, klinikken skal kunne se i kalenderen, og hvilke kalendere disse faneblade skal indeholde. Klik på ikonet Vis indstillinger. Når du vælger punktet Faneblade, kan du i venstre side se de faneblade, der er oprettet. Ønsker du at ændre på et eksisterende faneblad, vælger du fanebladet i venstre side, hvorefter rettelserne kan laves i den højre side. Hvis du ønsker at inaktivere et faneblad (slette dette fra visningen), skal du vælge fanebladet i venstre side og sætte det til Inaktiv faneblad. Klik her for at oprette et nyt faneblad. 53
Navngiv det nye faneblad. Herefter skal du vælge hvilke kalendere, du ønsker vist på fanebladet. Klik på Indsæt kalender ud for et navn, hvis du ønsker én kalenderkolonne lagt på fanebladet for dette navn. Klik på Indsæt man-fre ud for et navn, hvis du ønsker at indsætte fem kolonner (mandag til fredag) for dette navn på fanebladet. De valgte kommer frem i vinduet: Vælg hvilken dag, kolonnen skal vise. Hvis du opsætter en ugekalender, skal der være en kolonne med for hver ugedag. Hvis du laver et faneblad, der kun skal vise en dag, vælger du i stedet Dags dato. Du kan også vælge at opdele en kalenderkolonne, således at to kalendere kan vises over hinanden. Når du har opsat de forskellige kolonner, klikker du på Gem for at gemme fanebladet. 54
Du kan ændre i rækkefølgen af oprettede faneblade vha. ikonerne med pilene. 55
10. Tekster Hvis klinikken benytter advisering og/eller mødekort, kan du redigere i teksterne hertil vha. ikonet Vis indstillinger. Vælg Tekster i venstre side. Du kan redigere i beskeden for hver af de tre typer af advisering til patienterne. Klik på en boks, for at tilføje informationen til mødekortet. I de forskellige faneblade vises de enkelte dele, som mødekortet består af. I højre side kan du se et eksempel på, hvordan din valgte tekst ser ud. 56
11. Introduktionsvideo Der ligger i kalenderen links til nogle forskellige instruktionsvideoer vedr. aftalekalenderen og dens funktioner. Disse kan findes via menuen i øverste venstre hjørne. 57
12. Genvejstaster Listen over genvejstaster i aftalekalenderen kan altid findes under Vis menu i øverste venstre hjørne. HÅNDTÉR AFTALER 58
REDIGÉR AFTALER NAVIGÉR I KALENDEREN 59
NAVIGÉR I MÅNEDSKALENDEREN FIND EN LEDIG TID ØVRIGE FUNKTIONER 60